Реферат: Автоматизация рабочего места менеджера по учету товара

МИНТРАНС

Московская Государственная Академия Водного Транспорта

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

РЕФЕРАТ

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">по предмету:

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">Автоматизированныесистемы обработки экономической информации

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family:«Times New Roman»;letter-spacing: -.1pt">Тема: «Автоматизация рабочего места менеджера по учету товара»

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

Выполнил:

студент 2 курса

группа ЭУ-99

шифр 99036

Чигир А.Н.

 Проверил:

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

<span Arial",«sans-serif»;mso-bidi-font-family: «Times New Roman»">

Москва

 2000
Содержание

Введение

1. Задача

2. Требования к системе

3. Пользователи системы

4. Обследованиепредметной области

5. Описание пользователей

6. Запросы и регламентныезадачи

7. Описание алгоритмаработы программы

8.<span Times New Roman"">    

9. Даталогическая модель

  10. Справочники

Приложение:

Схема данных

Словарь данных

Введение

Одной из самых сложных задачдля фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченныйучет материальных средств. При очень большом обороте первичных документовстановится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сихпор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программногообеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета.

Одной из проблемнесовершенства методов ведения учета – является недальновидность руководствафирм.

Мною рассмотрены программы 1С-СКЛАД и возможных ее аналогов, автоматизирующейскладской учет на малых и средних предприятиях. Наибольшее внимание мноюнаправлено на  анализ построенияправильных структур баз данных, т.е. на даталогическое проектирование.

<span Times New Roman",«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA">

1. Задачи.

Выделим предметную область. Это учет товарооборотана фирме занимающейся  торговойдеятельностью. Сюда входит и учет товаров на складе ( на нескольких складах),оформление документов по отгрузке и при оприходованию товара на склад, ведениереестра поставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими ичастными лицами и получение отчетной информации о продажах.

Основной задачей ставитсяправильнаяорганизации структуры хранения информации (т.е. структуры баз данных.),алгоритмов ввода, чтения, корректировки информации. А сама программапредставляет собой справочную систем.

2. Требованияк системе.

Требования к разрабатываемой системе:

·<span Times New Roman"">       

Четкая и логичная структура баз данных;

·<span Times New Roman"">       

Наличие минимум третьей нормальной формы для всех создаваемых структурданных;

·<span Times New Roman"">       

Наличие логически грамотных связей между компонентами структуры данных;

·<span Times New Roman"">       

Способы получения информации из системы.

Что касается требований к аппаратным ресурсам, тоздесь все зависит от размеров автоматизируемого учета, хотя бывает достаточнымплатформа на основе 386 процессора и операционной системы ДОС.

3 Пользователи системы

Система предназначена для оченьширокого круга пользователей.

Первыми пользователями этойсистемы будут кладовщик и/или менеджер, т.к. они будут вводит первичныедокументы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять ужесуществующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формироватьотчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователейне заканчивается.

Система может бытьиспользована бухгалтером для получении информации о суммах приходных ирасходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов нам. Кроме того, онимогут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которыебудут погашать задолженности.

Для главного менеджера фирмысистема тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемыпродаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся,который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другуюстатистическую информацию.

4.Обследование предметной области.

Необходимо проанализироватьпредметную область, т.к. обычно системы складского учета разрабатываются подконкретного заказчика.

Для анализа предметнойобласти выбрана конкретная фирма, и на ёё примере исследовались информационныепотребности менеджера, кладовщика, бухгалтера и других пользователей системы.

При более подробномрассмотрении работы менеджера был выявлен перечень документов и типовыхопераций, необходимых для ведения учета. Для оприходования товараиспользовались документы либо приходная накладная, либо возврат от покупателя.Расход товара оформлялся либо расходной накладной, либо возврат поставщику.

После выявления полногоперечня необходимых документов и выполняемых типовых операций была разработанасложная структура баз данных (приведена ниже) основным требованием к которой — были универсальность, логичность, наглядность.

Для проектирования структурбаз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум,проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей БД. Затемпутем нормализации структур данных они были сведены к структурам данных,удовлетворяющим требованиям третьей нормальной формы.

5. Описаниепользователей

Для рассматриваемой системыможет существовать большое множество категорий пользователей, но предлагаемаяпрограмма предполагает пользователя, которому необходима справочная информация.

Для каждой хорошей системывсегда должен существовать администратор, который будет сопровождать систему,устранять ошибки, а при расширении предметной области дорабатывать программныемодули.

Что касается конечныхпользователей, то тут могут быть почти все сотрудники фирмы, причем для каждогосотрудника может быть запрограммирован тип доступа (чтение, изменение,добавление, удаление и др.) к документам, справочникам, регистрам и другойинформации в системе.

6. Запросы ирегламентные задачи

Для системы основнымзапросом является запрос на получение движения по определенному товару законкретный промежуток времени. Этот запрос выполняется на основании данныххранящихся в базах данных, которые можно условно отнести к «Регистрам».

Также в системе могутреализованы следующие запросы:

·<span Times New Roman"">       

информация о долге клиента (или нашем долге клиенту)

·<span Times New Roman"">       

любая информация, которая может быть получена на основании документов(например, сумма отгрузок клиенту за определенный период, и др.)

Регламентной задачей дляпроектируемой системы является расчет объемов продаж (например, за наличный илибезналичный расчет).

Регламентным запросомявляется получение информации об остатках товаров и движении товара подокументам и вывод полученной информации в видеоформу.

7. Описаниеалгоритма работы системы

В данном разделе,описывается: каким образом должна функционировать проектируемая система наосновании выбранной предметной области.

Рассмотрим цепочкудокументов, которые необходимо оформить для отпуска товара при расчете забезналичный расчет.

Сначала клиент выбираетнужный ему товар в необходимом количестве. На основании этой заявки (возможноустной) менеджер выписывает этому клиенту счет для оплаты. В случае если клиентеще не существует в системе, то его необходимо добавить. Когда клиенту выписансчет, это не говорит о том, что товар клиенту отдан, но документ в системувведен. Для этого этот вид документов не учитывается в базах учитывающихдвижение товаров (назовем их регистрами). Позже, когда клиент оплатил,выписанный ему счет, и деньги попали на наш расчетный счет, бухгалтер вводитвыписку из банка, соответствующим документом, например, «приход денег на счет».Соответственно в системе появляется наш долг клиенту на сумму, которую оноплатил. Через некоторое время клиент приходит, чтобы получить свой товар итогда менеджер выписывает ему расходную накладную и налоговую накладную побезналичному расчету (можно ввести на основании ранее выписанного счета). Привыписывании накладной  системаавтоматически заносит информацию о том, что клиенту был отдан товар на суммууказанную в накладной, и таким образом погашает наш долг клиенту. Кроме этогодокумент проходит по регистрам движений и остатков товаров, т.е. информация околичестве проданного товара заносится в соответствующие базы данных.

На основании выданнойклиенту накладной, кладовщик отдает товар. Таким образом, мы получили четкуюсистему отгрузки товара.

Процедура отгрузки товара заналичный расчет происходит аналогичным образом, только счет при этом невыписывается, деньги оформляются документом «приходный кассовый ордер» илидругим подобным и при оформлении накладных указывается что продажа произведена за наличный расчет.

Поступление товара на складможет возникать в двух случаях. Во-первых, при поступлении товара отпоставщика, а во-вторых, при возврате товара от покупателя.

В первом случае оформляетсяприходная накладная от поставщика за наличный или безналичный расчет, а деньгипоставщику (подразумевается в системе) отдаем документом «платежное поручение»или «расходный кассовый ордер» или другим документом.

Если оформляется возврат отпокупателя, то процедура идентична, только в накладной указываетсясоответствующий признак накладной.

8. Выбор СУБД

Для реализации спроектированнойсистемы могла бы подойти любая СУБД среднего уровня (например, MicrosoftAccess), может быть реализована в среде FoxPro.Эта система вполне подходит для составления программы, обслуживающейпроектируемую систему, а именно:

ü<span Times New Roman"">

СУБД являетсяспециализированной программой для работы с реляционными БД, что значительноупрощает процесс даталогического проектирования;

ü<span Times New Roman"">

У нее довольномощный язык, удобный для программирования приложений средней сложности;

ü<span Times New Roman"">

Наличие большого количествамастеров позволяет быстро создавать удобный для конечных пользователейинтерфейс, формировать красивые отчеты

ü<span Times New Roman"">

Эта система оченьнетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютерена котором установлена система Windows(и сама СУБД)

ü<span Times New Roman"">

Отдельные утилиты позволяютсоздавать конечный исполняемый файл, и тогда это очень значительно упрощаетраспространение программы.

9.Даталогическая модель

После подробного анализапредметной области на этапе инфологического проектирования были полученыреквизиты баз данных. После этого было произведено распределение этихреквизитов по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока неполучились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы иобладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствоватьдля ускорения процессов обработки информации).

10. Справочники

Теперь кратко опишемназначение каждого справочника.

Справочник товаровпредназначен для хранения товаров. Причем код должен быть уникальным во всемсправочнике. Каждый товар имеет приходную и продажную цены, ед. измерения ипроизводителя, который хранится в справочнике производители.

Справочник производителисохраняет код производителя и его полное наименование. Поле Comentпредназначено для дополнительной информации по производителю.

Справочник склад содержиткод и название всех складов в системе.

В справочнике клиентовхранится вся необходимая информация о фирме-покупателе или фирме-поставщике. Вто время как в справочнике  фирм хранитсяинформация о наших фирмах, т.е. фирмах от лица которых мы работаем.

Справочник Вид Накладнойхранит в себе все виды документов, которые могут быть выданы системой.Например:

-<span Times New Roman"">      

Приходная накладная;

-<span Times New Roman"">      

Расходная накладная;

-<span Times New Roman"">      

Счет;

-<span Times New Roman"">      

Перемещение;

-<span Times New Roman"">      

Налоговая накладная

           и другие.

Справочник виды продаж можетсодержать информацию такого рода: ЗаНал; ЗаБН; Вкредит. Что будет означать, какбыла проведена операция – за наличные, безналичные деньги или в кредит.

Справочник сотрудниковхранит всех возможных пользователей системы и краткую информацию о них, причемкаждому из них можно указать статус. Например: 1-Администратор;

2-Менеджер; 3-Бухгалтер, и т.д. А уже программистопределит для кого какие возможности доступны, а какие недоступны.

Справочник признаковнакладной хранит информацию Следующего вида, например: 1-Продажа; 2-ВозвратПоставщику; 3- Покупка; 4-Возврат Покупателю.

База данных в которойхранятся шапки документов – просто хранит все необходимые реквизиты документа.Уникальным во всей системе является номер документа. Он специально объявлентекстовым.  По этому номеру в базе,которая хранит табличные части, мы может отыскать те позиции, которыепринадлежат этому документу. Если построить индексный файл по полю Number(он построен в системе), то став на первый элемент, соответствующий этомудокументу, можно получить все остальные элементы по порядку, т.к. в шапкедокумента хранится количество строк в нем.

Регистры остатков товаровхранят остатки товаров по каждому складу в отдельности. Получается как таблица,где столбцы соответствуют складам, а строки – товарам, а на пересечении – будетколичество товара на конкретном складе.

В регистре движения остатковтоваров отражается каждая операция, над этим товаром (приход или расход) иуказывается, какой документ осуществил данное движение и когда.

Регистры взаиморасчетовидентичны регистрам остатков, только учитывают движение денежных средств.

Схема данных

<img src="/cache/referats/4056/image002.jpg" v:shapes="_x0000_s1027">

Словарь данных

Словарь данных, необходимыхдля хранения в системе, получается очень объемным. Поэтому сейчас приводитсятолько словарь данных для документов. Для упомянутых выше документов необходимосохранять следующие реквизиты:

№ пп

Наименование элемента данных

Имя

Примечания

1.

Номер документа

Number

Значение формируется автоматически

2.

Дата оформления

Date

3.

Вид документа

DocType

4.

Признак накладной

Priznak

Имеет смысл только для накладной

5.

Фирма

Firm

6.

Клиент

Klient

7.

Вид продажи

SailType

8.

Склад

Sklad

9.

10.

Основание для выписки документа

Osnov

11.

Автор документа

Author

12.

Наименование товара.

Tovar

13.

Цена за единицу

Price

14.

Количество

Kol

15.

Сумма

Sum

16.

НДС

NDS

17

Проведен

Proveden

Проходит документ по регистрам или нет

еще рефераты
Еще работы по программированию, базе данных