Реферат: Организация службы делопроизводства

--PAGE_BREAK--• разработка классификационных справочников (номенкла­тура дел, классификаторы, перечни документов со срока­ми хранения и др.);
• организация и проведение мероприятий по совершенство­ванию квалификации работников службы делопроизводст­ва и специалистов аппарата управления.
4. Экспедиция — специализированный участок, осуществляю­щий прием и отправку поступающих по почте и курьерской свя­зи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:
• прием поступающих документов, их сортировку и распре­деление по структурным подразделениям;
• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
• количественный учет поступающих и отправляемых до­кументов.
5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• формирование и ведение справочно-информационного массива;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла­сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспек­ция) выполняет:
• контроль за сроками исполнения документов;
• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
• анализ исполнительской дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения доку­ментов и поручений.
7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:
• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
• подготовку обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их об­ращений;
• формирование и хранение дел с документами по обраще­ниям;
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
• организацию приема граждан по личным вопросам руко­водством организации.
8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) вы­полняет:
• перепечатку документов с черновиков;
• считку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.
9. Копировально-множительное бюро выполняет:
• копирование текстов;
• тиражирование текстов документов;
• подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.
10. Архив осуществляет:
• прием от структурных подразделений обработанных и под­готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
• учет, систематизацию, хранение и организацию использо­вания документов;
• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
• подготовку дел к передаче на государственное хранение.
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.
Нормативными доку­ментами за службой делопроизводства закреплены традицион­ные технологические функции.
По мнению специалистов-документоведов и практических ра­ботников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика­ции).
Функция «совершенствование применяемых форм и мето­дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку­ментов с использованием электронной обработки текстов, элек­тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле­фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот­рены специализированные, предназначенные для выполнения но­вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалифика­ции ее сотрудников.
Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме­нили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод­ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро­изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.
<line id="_x0000_s1028" from=«15.1pt,1.25pt» to=«245.6pt,1.25pt» o:allowincell=«f»><img width=«309» height=«2» src=«dopb141732.zip» v:shapes="_x0000_s1028"> 
* Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.,1998, с. 5-6.
Должностной и численный состав службы делопроизводства Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Еди­ной номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования долж­ностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народ­ного хозяйства.
В настоящее время основным нормативным документом, рег­ламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор про­фессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и слу­жащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характе­ру труда работники службы делопроизводства делятся на три ка­тегории: руководители, специалисты и технические исполнители.
<line id="_x0000_s1029" from=«15.1pt,4.75pt» to=«260pt,4.75pt» o:allowincell=«f»><img width=«329» height=«2» src=«dopb141733.zip» v:shapes="_x0000_s1029"> 
* Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. — М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М., Минтруд РФ, 1998.
Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцеляри­ей, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, цен­тром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. На­именование должности «начальник» или «заведующий» указыва­ется с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распреде­ление работы, подбор и расстановка кадров, координация дея­тельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Ко­личество руководителей не должно превышать 20% общего чис­ла делопроизводственного персонала.
Специалисты. В эту категорию включены документовед, по­мощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, коррек­тор. Функции специалистов связаны с выполнением как техни­ческих и оперативных задач, так и творческих операций по ана­лизу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно уста­навливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами долж­но быть 2: 1. В последнее время слово «специалист» стало обо­значением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.
Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Согласно принятой в стране классификации, преобладаю­щую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы ко­пировальных бюро.
Известны две методики расчета численности работников служ­бы делопроизводства.
Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко­эффициента среднего уровня производительности труда работ­ников службы делопроизводства.
 Численность = 0,00016 • Д (в степени 0,98) • Р (в степени 0,1), ъ
 где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производи­тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу­тем);
Д      — объем документооборота;
Р      — численность работников аппарата управления.
Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как меж­отраслевыми документами по нормированию труда, так и от­раслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные доку­менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод­ственные операции (регистрация, контроль, составление но­менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо­ты по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет числен­ности проводится по формуле:
<shapetype id="_x0000_t75" coordsize=«21600,21600» o:spt=«75» o:divferrelative=«t» path=«m@4@5l@4@11@9@11@9@5xe» filled=«f» stroked=«f»><path o:extrusionok=«f» gradientshapeok=«t» o:connecttype=«rect»><lock v:ext=«edit» aspectratio=«t»><imagedata src=«31024.files/image005.png» o:><img width=«184» height=«49» src=«dopb141734.zip» v:shapes="_x0000_i1025">
где Тн   — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра­ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес­та, отдых и т.п.);
Тн.н  — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас­считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);
Фп.в. — годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.
В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и уч­реждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в од­ной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как след­ствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на со­держание управленческого персонала, так как специалисты ап­парата управления начинают самостоятельно выполнять дело­производственные работы по созданию, подготовке, оформле­нию, транспортировке, учету документов.
Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная чис­ленность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для про­мышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.
Нормативная регламентация службы делопроизводства В числе организационных задач, решаемых в процессе созда­ния службы делопроизводства, стоит и задача нормативной рег­ламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положе­нии, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.
К числу важнейших организационных документов, закреп­ляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую­щего законодательства, государственных нормативно-методичес­ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламента­цию принятой технологии работы с документами.
В регламентации деятельности делопроизводственной служ­бы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организа­ции, ее функции, задачи, порядок работы (см. § 7.1).
Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз­водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю­щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо­оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и обя­занностей руководителей организации способствует регламен­тации информационных связей, возникающих в процессе вы­полнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управ­ления. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые бу­дут использоваться в управленческой деятельности. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной докумен­тации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры ин­формационных потоков и документооборота.
Подобную роль играют и положения о структурных подразде­лениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанно­сти, выполняемые в процессе деятельности конкретного струк­турного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей: все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (во­просы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения доста­точности для принятия управленческих решений.
Положение о службе делопроизводства создается с той же це­лью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в сфере документационного обеспечения аппарата управления тесно связаны с об­щими задачами организации (учреждения).
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функ­ций службы. При разработке индивидуальных положений кон­кретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым техно­логическим функциям могут быть добавлены функции прогно­зирования развития документационного обеспечения, унифика­ции документов, методического руководства постановкой дело­производства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавли­вает точное название службы делопроизводства, ее место в ор­ганизационной структуре организации, степень самостоятельно­сти службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:
1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под­разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».
2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчи­няется его начальнику».
В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение.
Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требова­ния к его квалификации и стажу практической работы.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кото­рыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные.
Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.
Второй раздел Положения формулирует общую цель и ос­новные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя.
Третий раздел Положения основной. Он содержит всесто­роннюю характеристику деятельности службы делопроизводст­ва и называется «Функции». Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подраз­делений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их на­званиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за опре­деленный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирова­ния и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При со­ставлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает уча­стие и в какой форме.
    продолжение
--PAGE_BREAK--