Реферат: Классификация архивных документов и дел в архивном фонде РФ

--PAGE_BREAK--Способ и техника закрепления информации, этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.
Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. ХХ в., после распада СССР, возникло новое государство — Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам
1) по формам собственности: архивные фонды и архивные документы государственной части АФРФ; архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ
2) по видам носителей, способам и технике закрепления информации: архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, машинописные электронные) документы;
3) по срокам хранения: архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах; архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;
Архивные фонды и архивные документы негосударственной части архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитном хранении в государственных архивах.
Все названные выше признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов. Например, условно разделительной датой между документами Русского архива древних актов (РГ АДА) в Москве и Российским Государственным историческим архивом (РГИА) в Санкт-Петербурге считается <metricconverter productid=«1984 г» w:st=«on»>1801 г. Здесь действует принцип разделения материалов по эпохам феодализма (РГАДА) и капитализма (РГИА), вместе с тем четверть материалов РГ АДА составляют материалы Межевого ведомства (Межевой архив), охватывающие период с середины XVIII в. до ХХ в. С другой стороны, в РГИА. Если буквально следовать принципу разделения материалов по эпохам, то эти комплексы должны быть разделены пополам: все материалы до <metricconverter productid=«1984 г» w:st=«on»>1801 г. отправлены в Московский РГАДА), а после <metricconverter productid=«1984 г» w:st=«on»>1801 г. — в Санкт-Петербург (в РГИА), поскольку и Межевой архив, и фонд Синода представляют собой исторически сложившиеся комплексы, согласно принципу недробимости они хранятся целостно в одном хранилище.
Как видно из приведенной классификации, в основе современной организации документов и дел лежит деление АФ РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 23 августа <metricconverter productid=«1984 г» w:st=«on»>1993 г.
Государственную часть Архивною фонда РФ составляют архивныe фонды и архивные документы: государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории. а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства; органов государственной власти. местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предпpиятий, действующих на территории РФ; государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей; предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности; органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ; других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России; юридических и физических лиц. поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие В собственность государства.
Негосударственную часть Архивною Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, ак­ционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).
Для документов государственной  и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории сроков хранения — постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.
Постоянное хранение — бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке или же архиве негосударственного учреждения.
Временное хранение — хранение документов АФ РФ до их передан на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной бы России (Росархив), которое осуществляют ведомственные
Ахивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов); наконец, учреждения Росархива, государственные музеи библиотеки могут осуществлять временное хранение документов
Негосударственной части АФ РФ по договору с их собственником. обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного, обеспеспечения работы данного учреждения. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.
Хранение в собственности государства — это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и д.р., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки.
Этим основанием, скорее всего, может быть договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, а также:
приобретение документов Росархива на аукционе или у торго­во-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом; передача государству так называемых бесхозных материалов в том случае, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников»).
Депозитарное хранение документов — временное хранение документов Архивного фонда РФ в отраслевых архивных фондах в течение срока и на условиях, оговоренных в договоре с собственником документов. По истечении срока депозита, установленного в договоре, совсем не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника. Услуги по депозиту, как правило, оказываются государственными архивами за плату.
Возникает вопрос: откуда взялись отраслевые фонды, ведь в законе об архивах ясно сказано: «государственное хранение — государственным архивам, а также государственным музеям и библиотекам»? Oтраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, которые имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (<metricconverter productid=«1984 г» w:st=«on»>2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивных документов, относящихся к государственной собственности (ст. 7), муниципальной собственности (ст.
8), частной собственности (ст. 9).
При этом государственная собственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности, и к собственности субъектов Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно при обретенные ими.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВОВ
Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам — фондам и коллекциям.
При классификации документов архива выбирают один из научных принципов классификации: принцип происхождения (организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).
В этом разделе рассмотрим вопрос организации дел в пределах архива с учетом принципа происхождения. В первую очередь остановимся на таких важнейших понятиях для архивоведения как архивный фонд и фондообразователь.
Архивным фондом организации или лица называется вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности какого-либо фондообразователя.
Фондообразователем называется учреждение или лицо, в деятельности которого отложился архивный фонд. Документальный фонд лица называют личным архивом. В соответствии (ГОСТ Р51141- 98 архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой
Виды и разновидности архивного фонда и приравненная к нем в качестве классификационной и учетной единицы.
Архивным фондом учреждения (организации) называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения (организации).
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому и др.). В табл. 4 перечислены признаки, по которым создаются архивные коллекции.
Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием.
Фондирование складывается из следующих видов работ:
1) определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;
2) определение фондовой принадлежности документов.
Архивные документы, сформированные в архивные фонды, объединенные архивные фонды и архивные коллекции, перефондированию не подлежат. Исключением являются грубые ошибки в фондировании.
Как было сказано ранее, пересистематизация материалов производится в редких случаях, особенно для фондов, уже введенных в научный оборот. Такой вид работы может встретиться в исторических архивах, сложившихся в XVIII-XIX вв., где фонды обрабатывались разными поколениями архивистов, которые руководство вались различными методическими принципами.
Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит образовался значительный массив россматериалов из разных фондов, разрозненных и неописанных. Образование россыпи может вызываться чрезвычайными обстоятельствами:
ü стихийными бедствиями и пожарами;
ü войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;
ü военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;
ü реформами госаппарата, органов власти и управления.
Предварительные этапы работы по фондированию. Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, познакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, задачами и функциями, возложенными на него, определить масштаб деятельности фондообразователя, т. е. кому он подчинялся и какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные ери оды его деятельности. Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями.
Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей, времени, причинах ликвидации фондообразователя.
По выясненным данным составляется историческая справка. Кроме названных выше данных о фондообразователе в исторической справке нужно раскрыть систему организации документов в делопроизводстве фондообразователя. Эту систему можно выявить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.
Далее в исторической справке следует изложить сведения по
истории фонда, выяснить:
ü когда поступил фонд на хранение;
ü степень его сохранности;
ü объем фонда;
ü крайние даты документов.
В исторической справке нужно раскрыть состав, содержание и значение документов для научного и практического использования. К исторической справке необходимо приложить графическую схему структуры фондообразователя, список источников и литературы, использованных при написании справки.
Определение границ архивного фонда. Далеко не из любого документального Фонда может быть сформирован архивный. При определении фондообразователя следует учитывать юридическую самостоятельность учреждения, признаками которой являются:
ü наличие правового акта об образовании учреждения (акт, устав, указ, декрет, закон, положение);
ü самостоятельный баланс, смета, счет в банке; штатное расписание;
ü самостоятельное ведение делопроизводства (бланк, гербовая печать и др.).
Вместе с тем, самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс.
В Основных правилах работы государственных архивов <metricconverter productid=«1984 г» w:st=«on»>1984 г. даны правила определения границ фонда в случае реорганизации, эвакуации учреждения и др.
Однако для материалов новейшего времени (периода 90-х гг. хх в.) задача определения границ архивных фондов является весьма актуальной, потому что часто возникает вопрос, присоединить ли новые поступления к уже существующему фонду или создать новый архивный фонд? В этом случае следует учитывать коренные изменения в жизни государства и общества.
Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официально принятое полное, а в скобках — сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу «не повезло» и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.
Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.
    продолжение
--PAGE_BREAK--