Реферат: Справочник "Запасы тмц на складах" 9

О Г Л А В Л Е Н И Е



ВВЕДЕНИЕ 3

РАЗДЕЛ 1. Начальная настройка программы 4

Создание и удаление складов 4

Указание реквизитов предприятия 4

Настройка параметров работы с программой 5

Начальные номера накладных 7

Рабочий период для работы 8

РАЗДЕЛ 2. Работа со справочниками 8

Справочник “Запасы ТМЦ на складах” 9

Справочник “Клиенты” 12

Справочник “Прайс-листы” 13

Справочник “Менеджеры” 15

РАЗДЕЛ 3. Работа с документами 16

Ввод и редактирование документов 16

Работа с проведенными документами 26

Порядок ведения реестра полученных налоговых накладных 27

Порядок ведения реестра выданных налоговых накладных 29

Журнала оплат 29

Инвентаризационные ведомости 30

РАЗДЕЛ 4. Отчеты 33

РАЗДЕЛ 6. Сервисные функции 36

Коррекция пересортицы 36

Разблокировать документ 37

Пересчет карточек 37

Проверка данных 38

Входящие остатки ТМЦ и сальдо по клиентам 38

Сворачивание данных 38

РАЗДЕЛ 7. Экспорт данных в модуль бухгалтерского учета 39

Заключение 41
ВВЕДЕНИЕ

Модуль складского учета, входящий в состав программного комплекса “КВИНТ” предназначен для организации учета ТМЦ на складах предприятий, занятых в различных сферах торговли и производства.

Возможности программы позволяют полностью автоматизировать ведение складского учета, а возможности в настройке - легко адаптировать ее к имеющимся особенностям работы Вашего предприятия.

Модуль может использоваться как в отдельности, так и совместно с модулем бухгалтерского учета, входящего в состав комплекса “КВИНТ”, который является полноценной системой обработки бухгалтерской информации.

Встроенные возможности экспорта данных из модуля складского учета в модуль бухгалтерского учета в виде уже готовых проводок, в значительной степени снижает трудоемкость ведения бухучета на Вашем предприятии и устраняет возможность ошибок, имеющих место при ручном переносе данных.

Следует отметить то, что настройка экспорта данных не является жестко заложенной в программе, а выполняется Вами так, как требуют условия работы и бухгалтерского учета именно Вашего предприятия.

Кроме этого имеются три подсистемы, тесно интегрированные с данным модулем:

- «Квинт – супермаркет» - подсистема предназначена для автоматизации процесса розничной торговли в мини и супермаркетах различного формата;

- «Квинт - ресторан» - подсистема предназначена для автоматизации процесса учета в кафе, барах, ресторанах и пр. подобных объектов;

- «Квинт - кулинария» подсистема предназначена для автоматизации учета в цехах связанных с кулинарным производством.

Модуль складского учета обеспечивает следующие возможности:

Организация учета ТМЦ на складах предприятия;

Получение оперативной информации о наличии и размещении ТМЦ по складам на текущий момент;

Подготовку, печать и хранение всех первичных документов, связанных со складским учетом и учетом движения ТМЦ;

Возможность оперативного анализа оборотов ТМЦ с разворачиванием от общих оборотов за заданный период, до первичных документов по конкретному наименованию;

Различного вида отчета с несколькими ступенями детализации (оборотно-сальдовая ведомость движения ТМЦ, ведомость остатков ТМЦ на любой прошедший период, движение и обороты по конкретному наименованию ТМЦ и т.д.);

Наличие экспорта данных из складского учета в модуль бухгалтерского учета;

Ведения взаиморасчетов с клиентами;

Получение дополнительной статистической информации.

Возможность работы как на отдельном компьютере (однопользовательский вариант), так и в локальной сети (несколько рабочих мест с общей базой данных).


В данном руководстве Вы найдете необходимую информацию по настройке программы, порядке и правилам выполнения всех необходимых операций и действий. Данное руководство ни в коей мере нельзя рассматривать как описание работы с ОС Windows. Наоборот – данный текст подразумевает наличие у пользователя базовых знаний по работе в операционной системе.


^ РАЗДЕЛ 1. Начальная настройка программы

В данном разделе описываются шаги, которые Вам необходимо выполнить перед началом работы в программе.
Создание и удаление складов

Учет товароматериальных ценностей в программе ведется в разрезе складов. Программа позволяет создавать практически неограниченной количество их количество, что позволяет моделировать учет ТМЦ на предприятиях различного вида.

В дальнейшем выдача всех отчетных форм возможна как в разрезе конкретного склада, так консолидировано – в общем по всему предприятию.

Для создания, удаления или переименования складов служит пункт меню “^ Настройка | Склады...”. При выборе этого пункта меню на экране появится следующее диалоговое окно




Находясь в этом окне, нажмите кнопку «Добавить» и в появившемся окне введите номер склада, которым может быть любое целое неотрицательное число и его наименование. В списке складов появится запись с новым складом. Для того, что бы изменить наименование склада выделите его в списке и нажмите кнопку «Изменить». В появившемся окне введите нужное наименование. Вы всегда можете, в случае необходимости, переименовать любой из складов. Единственное требование состоит в том, чтобы наименование склада не было пустым.

Для того, что бы удалить склад, ставший ненужным, выберите его в списке и нажмите кнопку «Удалить». Программа проверит наличие остатков ТМЦ на этом складе и, если они отсутствуют, удалит его. В противном случае на экран будет выдано сообщение о невозможности выполнения данной операции.

По окончании настройки складов просто нажмите кнопку «Закрыть».


Примечание: перед началом работы Вы должны создать хотя бы один склад.


^ Указание реквизитов предприятия

Для того, что бы задать реквизиты Вашего предприятия или фирмы используется пункт меню “Настройка | Реквизиты предприятия”. Он выводит на экран следующее диалоговое окно, используя которое, Вы указываете необходимые реквизиты. Эти реквизиты будут использованы при печати накладных, налоговых накладных, прайс-листов и т.п.

Кнопка «Логотип» позволяет сохранить в базе данных файл в формате ВМР, содержащий рисунок с фирменным знаком Вашего предприятия, для возможности дальнейшего его вывода на печатных формах. Это не является обязательным, однако, придает особый “фирменный” вид Вашим документам.





Рисунок может быть любого размера, программа автоматически его масштабирует при печати документа. Для создания рисунка можно воспользоваться, к примеру, графическим редактором Paint, входящего в состав операционной системы Windows.

В случае необходимости, Вы всегда сможете внести изменения в реквизиты Вашего предприятия.

^ Настройка параметров работы с программой

Для настройки различных параметров, требуемых при работе с программой, используется пункт меню “Настройка | Параметры для работы”. Он выводит на экран соответствующее диалоговое окно.

Как видите, окно содержит несколько закладок в верхней части.

Используя закладку «Общие», Вы можете задать необходимую точность ввода и вывода значений цен и количества. К примеру, если Вы ведете учет ТМЦ только в фасованном виде, то можете установить степень точности для количества равную 0. Диапазон степени точности может лежать в пределах от 0 до 6 знаков после запятой.

Параметр «НДС по умолчанию» позволяет определить ставку НДС, которая будет использоваться по умолчанию при работе с программой. Эта ставка автоматически будет подставляться в формы ввода информации, однако Вы всегда имеете возможность изменить ее вручную на любое другое значение, к примеру, при вводе данных по ТМЦ с нулевой ставкой НДС. Иными словами программа позволяет вести корректный учет по ТМЦ со смешанным видом НДС.

Отметка “Автоматическое редактирование проводок” определяет то, как действует экспорт данных между модулями складского учета и бухгалтерии. Если отметка снята, то после проведения документов связь между проводкой по документу и самим документом разрывается. Это означает то, что если Вы впоследствии измените проведенный документ, или его удалите, то никаких изменений по проводкам в журнале операций сделано не будет. Вы должны будете эту коррекцию выполнить вручную. Если же указанная кнопка помечена, то происходит полностью автоматическое изменение проводок.





Отметка «Дата и номер в налоговых накладных» - если включена, то программа при выводе на печать налоговой накладной автоматически заполняет графы «Дата выписки» и «Номер накладной». В противном случае эти графы остаются пустыми.

Отметка «Удалять документы в корзину» - если включена, то при удалении документов они перемещаются в специальную папку «Удаленные документы». Это дает возможность позднее восстановить ошибочно удаленный документ, или удалить его окончательно. Если отметка снята – то полное удаление документов происходит сразу и в случае ошибки восстановить такие документы уже нельзя.

В строке ввода «Заголовок окна» Вы можете ввести текст, который будет отображаться в заголовке главного окна программы. Данная возможность используется, как правило, при ведении нескольких баз данных, для избежания путаницы при одновременном открытии нескольких программ с разными БД.

Закладка “Ввод расхода ТМЦ” позволяет определить то, каким образом будут вводиться отпускные цены (с НДС или без НДС) при формировании накладных на расход или возврат ТМЦ. Если Вы задали режим ввода цен с учетом НДС, то программа автоматически вычислит отпускную цену без НДС и занесет ее в накладную. В противном случае, Вы должны указывать отпускные цены без НДС.

Группа «Авт. Выбор карточек» определяет, как будет выбираться учетная цена по умолчанию при вводе расходной накладной. Подробнее см. ниже в разделе «Работа с документами».





Отметка «Печать складских групп в расходных накладных» - если включена, то при выводе на печать расходных накладных, ТМЦ разбиваются на соответствующие подразделы, которые Вы можете определить при заполнении справочника ТМЦ. Эта функция позволяет облегчить процесс подготовки к отгрузке товара на территориально разнесенном складе.

Группа «Не включать в коррекцию пересортицы» позволяет исключить определенные виды документов из соответствующей операции (подробнее см. ниже).

Закладка «Подключение» используется для настройки параметров соединения с базой данных на MS SQL Server. Порядок настройки описан в отдельном документе для системного администратора.

^ Начальные номера накладных

Для задания начальных номеров накладных используется пункт меню “Настройка | Начальные номера накладных...”, он выводит на экран диалоговое окно следующего вида:





Используя это окно, Вы можете задать начальные номера накладных, т.е. номера, которые программа будет предлагать по умолчанию при открытии нового документа. При желании Вы всегда сможете ввести в документе любой номер или шифр.

Для изменения начального номера накладной установите прямоугольник ввода на нужную строку в колонку “Нач. номер” и введите нужное значение. Для фиксации значения переместите прямоугольник ввода на другую строку, значение будет сохранено. Для отмены изменений нажмите клавишу ESC - будет восстановлено старое значение.

^ Рабочий период для работы

Характерной особенностью программы является отсутствие системных ограничений на изменение документов прошлых периодов работы. Вы можете абсолютно свободно поменять любой документ за любой период. При этом программа автоматически произведет все изменения в отчетах.

Однако при работе нескольких пользователей данное свойство может повлечь за собой неприятные последствия. К примеру, уже сдана отчетность за период, а после этого кто-либо поменял информацию в этом периоде. Для избежания подобных случаев Вы имеете возможность искусственно ограничить период, в пределах которого допускается ввод и изменение документов. Для этого используется пункт меню “Настройка | Рабочий период...”, он выводит на экран следующее окно:





В этом окне Вы указываете период в котором допускается ввод и изменение документов. При этом вид блокировки зависит от того, как установлен доступ к этой операции у пользователя. Если пользователь имеет право менять документы вне рабочего периода, то ему будет выдано предупреждение о том, что редактируется документ вне рабочего периода, в противном случае операция будет заблокирована. Для установки прав пользователей используется модуль «Администратор доступа», входящий в состав комплекса.

^ РАЗДЕЛ 2. Работа со справочниками

Перед тем, как начать работу непосредственно с документами, Вам необходимо заполнить необходимые справочные данные: наименования ТМЦ, наименования и реквизиты контрагентов и т.п. Для этой цели служат так называемые справочники. Благодаря их использованию вся необходимая информация вносится один раз и впоследствии может быть многократно использована.
^ Справочник “Запасы ТМЦ на складах”

Справочник “Запас ТМЦ на складах” служит для получения оперативной информации по остаткам ТМЦ на складах, ввода новых наименований ТМЦ, удаления ставших ненужными наименований ТМЦ, а также для их редактирования.

В этом справочнике формируется вся необходимая информация, касающаяся ТМЦ, которая впоследствии используется при вводе документов, получения отчетов и т.п.

Для открытия справочника используется пункт меню “^ Справочник | ТМЦ”.





Окно справочника состоит из четырех панелей. В правой панели Вы можете видеть каталог групп ТМЦ. Использование групп в значительной степени облегчает классификацию ТМЦ и последующую работу с ними. В этом каталоге всегда присутствует группа “ТМЦ” и Вы не можете ее удалить. Все группы, создаваемые Вами принадлежат этой группе. Для изменения активной группы необходимо выбрать ее в каталоге и нажать клавишу пробел. Либо же, что проще, дважды щелкнуть на ней мышкой. При этом в средней панели отобразятся те наименования ТМЦ, которые относятся к данной группе.

Если активна группа “ТМЦ”, то Вы видите все ТМЦ в алфавитном порядке, независимо от их принадлежности к группам. Для того чтобы быстро найти нужное наименование – щелкните мышкой на нужной колонке таблицы и просто набирайте условие поиска. По мере ввода, содержимое таблицы будет прокручиваться, а курсор будет установлен на найденную строку.

Для добавления, удаления или переименования групп используйте соответствующие пункты контекстного меню (появляется при нажатии на правую кнопку мыши) или кнопки на инструментальной панели. При добавлении новой группы она всегда добавляется как подгруппа текущей (выделенной в настоящий момент) группы. При удалении группы ТМЦ, относящиеся к данной группе, не удаляются.

Для добавления новой группы выделите нужную группу в списке групп (щелкнув на ней мышкой) и нажмите правую клавишу мыши. В появившемся меню выберите пункт «Новая запись». Это приведет к появлению на экране следующего диалогового окна.





Введите наименование новой группы и нажмите кнопку ОК. В списке групп появиться новое наименование.

Для изменения свойства группы выделите ее мышкой и в контекстном меню выберите пункт «Изменить запись». На экране появится следующее диалоговое окно





В этом окне Вы можете изменить наименование группы, указать менеджера, отвечающего за эту группу ТМЦ и установить процент торговой наценки для автоматического формирования цен при вводе прихода ТМЦ. Для автоматической наценки необходимо ввести % наценки для нужной ценовой колонки и установить напротив нее отметку «авт. уст. цену от входной цены».

После этого программа будет автоматически рассчитывать новую цену для указанных ценовых колонок при проведении приходной накладной, содержащей ТМЦ из этой группы.

Вы всегда имеете возможность всегда отменить или, наоборот включить, автоматическую наценку для любой группы товара.

В правой верхней панели Вы видите информацию непосредственно по ТМЦ. Используя эту панель, Вы можете добавлять, удалять наименования ТМЦ или редактировать относящуюся к ним информацию. Для этого используются соответствующие пункты контекстного меню или кнопки на инструментальной панели. Для добавления нового наименования щелкните правой кнопкой мыши на таблице с ТМЦ и выберите пункт «Новая запись», появится диалоговое окно:





Введите наименование и единицу измерения ТМЦ, после чего нажмите кнопку ОК. Наименование будет добавлено в справочник и автоматически откроется окно для ввода свойств данного ТМЦ





Используя данное окно, Вы можете менять в любой момент реквизиты ТМЦ. Для заполнения таблицы «Виды упаковки» щелкните мышкой на нужной таблице, после чего на клавиатуре нажмите клавишу INSERT. В таблицу будет добавлена пустая строка. Введите описание упаковки и укажите количество ТМЦ в упаковке. После чего сохраните изменение в строке, для этого просто нажмите клавишу управления курсором на клавиатуре «стрелка вверх». Для отмены изменения нажмите клавишу ESC.

Отметка «Код активный» указывает на то, что данная позиция в настоящий момент используется для учета ТМЦ. Если данного ТМЦ нет на остатке и, в дальнейшем движения по нему не намечается, Вы можете сделать код неактивным, просто сняв эту отметку. При этом данное наименование не будет появляться в справочнике при вводе документов, хотя останется во всех отчетах.

В главном окне справочника можно выбрать режим его отображения. Для этого в списке «Показать» выберите нужный пункт:

- «Только активные» – показать только ТМЦ, у которых признак «Код активный» установлен. Используется по умолчанию при открытии справочника;

- «Только не активные» – показать только ТМЦ, у которых признак «Код активный» снят;

- «Все» - показать все ТМЦ.

При добавлении нового наименования ТМЦ оно автоматически включается в ту группу ТМЦ, которая выбрана в этот момент.

Вы, впоследствии, всегда сможете переместить ТМЦ в другую группу. Для этого откройте группу, в которой ТМЦ находится сейчас, дважды щелкнув на ней мышкой. На панели групп установите курсор на ту группу, в которую Вы хотите переместить ТМЦ, один раз щелкнув на ней мышкой. Щелкните на нужном наименовании ТМЦ правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Переместить в другую папку».

Вы можете пометить наименование ТМЦ как возвратную тару и упаковку. Для этого окне свойств ТМЦ отметьте кнопку “Возвратная тара и упаковка”. Для ТМЦ такого вида обработка и печать в документах идет несколько по другому, чем для простых наименований ТМЦ:

1. При печати документов - ТМЦ этого вида всегда перечисляются в нижней части накладных в разделе “Тара и упаковка”;

2. На ТМЦ этого типа НДС не начисляется;

3. Сумма по ТМЦ этого типа выносится отдельной строкой в налоговой накладной.

Совет: Создайте отдельную группу “тара и упаковка” и разместите в ней все ТМЦ, относящиеся к возвратной таре и упаковке. Это в значительной мере упростит ее учет. Вообще-то говоря, размещение по группам ТМЦ является вовсе не обязательным, но удобство в работе с лихвой компенсирует совсем незначительные усилия по организации групп.

Создав группы ТМЦ, Вы не только упростите работу по вводу информации, но и получите возможность детализировать отчеты по конкретной группе ТМЦ.

В двух нижних панелях отображается информация о наличии выделенного наименования ТМЦ на складах и об их учетных ценах.

Вы всегда можете распечатать содержимое справочника, нажав кнопку Печать. В появившемся окне выберите нужный вид отчета.

^ Справочник “Клиенты”

Справочник “Клиенты” служит для добавления, редактирования и удаления информации по контрагентам. Окно справочника можно открыть, используя команду меню “Справочник | Клиенты”.





Используя данное окно, Вы можете добавлять, удалять или редактировать уже имеющиеся записи - для этого используются соответствующие команды контекстного меню или кнопки на инструментальной панели.

Вы можете разбить всех контрагентов на отдельные группы (поставщиков, оптовых покупателей, реализаторов, производство и т.п.). Работа с группами аналогична работе с группами ТМЦ, описанной в предыдущем разделе.

Разбив клиентов на группы, Вы получаете возможность детализировать отчеты по этим группам, что в значительной степени упрощает получение нужной информации.

При изменении наименования клиента нужно быть осторожным, так как в данном случае наименование измениться во всех документах и бухгалтерских проводках.

Для добавления нового контрагента или изменения его реквизитов используется окно, появляющееся при выборе пунктов «Новая запись» или «Изменить запись» контекстного меню.





Группа «Цена по умолчанию» определяет ценовую колонку, по которой будет производится формирование расходной накладной на данного контрагента. Но, в случае необходимости, Вы всегда можете указать иную цену явным образов. О работе с документами см. ниже.

При необходимости Вы можете распечатать данные по клиенту. Для этого выберите его в списке и нажмите кнопку «Печать».

Кнопка «Реестр» служит для печати сводного реестра клиентов.


^ Справочник “Прайс-листы”

Справочник “Прайс-листы” предназначен для формирования Прайс-листов. Для того, чтобы открыть окно справочника используйте пункт меню “Справочник | Прайс-листы” - на экране появится соответствующее окно.

Окно справочника состоит из двух панелей. На левой панели Вы видите каталог прайс-листов. Работа с каталогом абсолютно аналогична работе с группами в справочнике “Запасы ТМЦ на складах” (подробнее см. соответствующий пункт в данном разделе).





Все создаваемые Вами прайс-листы принадлежат верхней группе “Прайс-листы” и могут содержать, в свою очередь вложенные прайс-листы. Например, прайс-лист “Канцтовары” может содержать вложенные прайс-листы “Бумага”, “Письменные принадлежности” и т.п. Вы можете распечатать как отдельный прайс-лист, так и группу прайс-листов. Для этого нажмите кнопку «Печать».





В появившемся окне отметте ценовые колонки, которые должны быть распечатаны и введите их заголовки. В списке слева выберите те прайс-листы, которые Вы желаете распечатать (для выделения нескольких позиций нажмите клавишу CTRL на клавиатуре и щелкните последовательно мышкой на нужных наименованиях).

Для создания нового прайс-листа нужно просто добавить его наименование в каталог и заполнить содержание.

Для заполнения содержимого прайс-листа используйте команду контекстного меню “^ Новая запись”,





В появившемся диалоговом окне выберите нужное наименование ТМЦ и нажмите кнопку «Добавить». Для добавления всех наименований в прайс-лист нажмите кнопку «Добавить все». Если нужно добавить наименования ТМЦ, относящиеся к определенной группе, то выделите ее в верхнем списке, а затем повторите действия, описанные выше.

Вы можете удалять наименования из прайс-листов или перемещать их в другие прайс-листы аналогично тому, как это описано в разделе по работе со справочником “Запасы ТМЦ на складах”.

^ Справочник “Менеджеры”


Справочник «Менеджеры» служит для формирования списка работников предприятия, связанных с учетом или движением ТМЦ.

Для открытия справочника воспользуйтесь меню «^ Справочник | Менеджеры», на экране появится следующее окно:





Для добавления новой записи щелкните мышкой в любом месте таблицы и нажмите на клавиатуре клавишу INSERT. В таблицу будет добавлена пустая строка. Введите ФИО менеджера, после чего перейдите на другую строку в таблице. Введенная строка будет сохранена, при этом ему автоматически будет присвоен уникальный код.

Для удаления записи – выберите ее в таблице и нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш «Ctrl + Delete»


^ РАЗДЕЛ 3. Работа с документами


Весь учет движения ТМЦ в программе строиться на основании первичных документов. Для каждого вида операции существует свой вид документа (накладная, акт, ведомость и т.п.). Для учета остатков ТМЦ используется метод идентифицированных цен, с партионным учетом по поставщикам. Каждая единица ТМЦ на остатке имеет свою четкую закупочную стоимость (учетную цену).

^ Ввод и редактирование документов

Если Вы прочитали данное руководство до этого раздела, то это означает то, что Вы можете выполнить настройку программы и внести все необходимые данные в справочники. Если Вы пропустили первые разделы, то настоятельно рекомендуем хотя бы кратко просмотреть их.

Все движение ТМЦ по складам в данной программе происходит на основании первичных документов. Это означает то, что для того, чтобы поместить ТМЦ на склад Вы должны создать накладную на приход, заполнить ее и дать команду программе провести изменения по складам на основе этой накладной. Может это слишком сложно звучит сейчас, однако, на самом деле, все достаточно просто.

Все документы находятся в соответствующих журналах. Для того, чтобы открыть тот или иной журнал воспользуйтесь меню «^ Журнал» в главном окне программы.

Существует четыре основных вида журналов:

- «Рабочая папка» - содержит документы следующих видов: приходная накладная, расходная накладная, накладная на возврат от покупателя, накладная на возврат поставщику. До тех пор пока документ находится в этом журнале, он является не проведенным, т.е. его содержимое не влияет на состояние отчетов. При проведении документа он автоматически перемещается в следующий журнал.

- «^ Проведенные документы» - содержит те же документы, что и предыдущий журнал, но уже в проведенном состоянии.

- «Удаленные документы» - содержит удаленные документы. Здесь находятся те же документы, что, и в первых двух журналах, но уже в депроведенном виде. Используя этот журнал, Вы можете удалить документ окончательно, либо, восстановить его, проведя повторно.

- «^ Складские документы» - содержит следующие документы: акт на списание, накладная на внутреннее перемещение, акт ревизии и акт расфасовки ТМЦ. Документы в данном журнале имеют состояние только «проведенный». Этот же журнал позволяет просмотреть удаленные документы относящихся к нему видов.


Итак, начнем. Создать новый документ Вы можете, используя журналы «Рабочая папка» или «Складские документы», в зависимости от вида документов. Рассмотрим журнал «Рабочая папка». Для ее открытия используйте меню «Журнал | Рабочая папка»,




В верхней части списка документов Вы видите закладки. Для того, чтобы выбрать нужный вид документа просто щелкните мышкой по нужной закладке. В списке документов Вы увидите перечень уже созданных, но еще не проведенных документов.

Вы можете открыть уже имеющийся документ для дальнейшей работы, выбрав его в списке и нажав кнопку «Изменить». Для создания нового документа нажмите кнопку «Новый». Программа создаст новый документ, присвоит ему очередной порядковый номер и откроет окно для его редактирования.

Если вдруг просто надо удалить документ, то выберите его в списке и нажмите на кнопку «Удалить».

При создании нового документа или его редактировании программы выводит на экран диалоговое окно, соответствующее типу документа.





Как видно из рисунка, окно редактирования документа состоит из двух частей: заголовка и содержания. Содержание этих частей может варьироваться в зависимости от типа документа, но основные приемы работы являются общими для всех типов.

В заголовке накладной Вы должны указать необходимые данные: дату операции, склад, к которому относится накладная, наименование контрагента и т.п. Следует отметить то, что если Вы не указали наименование склада и наименование контрагента (если оно требуется), то кнопки «Добавить» и «Провести» будут недоступными.

Всегда следует заполнять сначала шапку накладной, т.к. изменение некоторых реквизитов становится недоступным, если в накладную уже добавлены записи по ТМЦ.

После этого остается заполнить содержимое накладной. Для этого используйте кнопки на инструментальной панели - добавить запись и - удалить запись. Вы можете нажать соответственно клавиши F7 и F8. Или нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать нужную команду. Что использовать - дело Вашего вкуса и привычек. При команде «Добавить запись» на экран будет выведено окно для выбора ТМЦ, задания количества, цен и т.д.

Далее рассмотрим порядок работы по видам документов.

Начнем с приходной накладной, ее вид представлен на следующем рисунке:





В средней части находится инструментальная панель:

- - кнопка «Добавит запись»;

- - кнопка «Удалить запись»;

- - кнопка «Изменить запись»;

- - кнопки для печати документа;

- - кнопка журнала изменений по документу открывает журнал с перечнем того, кто и когда создавал, изменял, удалял, проводил и т.п. данный документ;

- - кнопка «Информации о товарном кредите» выводит окно с информацией по задолженности данного контрагента и состоянию его товарного кредита, для этого используются данные из справочника «Клиенты»;

- - формирование цен – открывает окно для возможности формирования цен по ТМЦ содержащихся в накладной. Для формирования цен укажите номер ценовой колонки и процент торговой надбавки, программа в таблице выведет цены старую (из справочника) и предлагаемую, причем расчет предлагаемой цены будет произведен с учетом индикатива, если он выставлен на тот или иной товар. После этого пометьте те позиции, по которым Вы хотите изменить цену. Для этого удерживая клавишу CTRL последовательно щелкните на них мышкой. Нажмите кнопку «Установить цены». Программа изменит справочник ТМЦ в соответствии со сделанными установками.




- - контроль цен, открывает журнал изменения входных цен, позволяет сравнить закупочную цену с предыдущим приходом;

- - контроль заказа, открывает окно для сравнения количества ТМЦ в накладной и заказе, если он был.

- - импорт документа – открывает диалог для ввода документа на основании электронной формы.

Кнопка «Скидка» в нижней части окна позволяет пересчитать учетные цены по каждой позиции в накладной на основании общей скидки (надбавки) по накладной.

Кнопка провести служит для проводки документа. При ее нажатии открывается следующее окно





В этом окне необходимо указать вид операции для формирования проводок в модуле «Квинт - бухгалтерия». Если отметка «Выполнить экспорт проводок в модуль бухгалтерского учета» снята, то будет выполнена проводка документов без формирования проводок (Подробнее о настройке каталога хозопераций см. раздел “Экспорт проводок” в данном руководстве).

В проведенных документах кнопка меняет наименование на «Перепровести». При ее нажатии появляется показанное выше окно. Если отметка «Выполнить экспорт проводок в модуль бухгалтерского учета» снята, то будет выполнено удаление существующих проводок в бухгалтерии, без формирования новых. В противном случае проводки по документу будут переформированы на основании выбранной операции.

«Изменение отпускных цен» - эта отметка ставится автоматически, если при проведении накладной выполнена автоматическое изменение отпускной цены ТМЦ.

На следующем рисунке представлено окно для добавления записи в приходную накладную




При вводе накладной Вы можете определить, как вводится цена ТМЦ: с НДС, без НДС, Сумма с НДС, Сумма без НДС. На основании этого программа сама выполнит расчет учетной цены в накладной. Внизу справочно выводится цена предыдущего прихода и процент изменения цены.


^ Расходная накладная:

В заголовке имеет дополнительный параметр - № ценовой колонки, при выборе контрагента данный параметр заполняется автоматически на основании данных справочника клиентов. Может быть изменен вручную.

- - пересчет цен – позволяет переустановить отпускные цены в накладной на основании ценовой колонки, указанной в заголовке накладной.

- - экспорт документа – формирование внешнего файла с электронным содержанием документа

- - печать чека – оформление факта продажи с использованием фискального регистратора при оформлении продажи за наличный расчет.

Кнопка «Скидка» - выполнение скидки (надбавки) по накладной.

На основании данного документа Вы можете распечатать весь пакет документов: счет, накладная, налоговая накладная.

При печати налоговой накладной Вы можете автоматически внести запись в реестр выданных налоговых накладных.





На рисунке Вы видите окно, которое появляется для добавления записи в накладную на расход. При перемещении по списку наименований ТМЦ в правом списке отражаются количество и учетные цены, имеющиеся на указанном в заголовке складе. В колонке “Распред.” указано количество ТМЦ уже занесенные в другие накладные на расход, но еще не проведенные.

Для добавления записи выберите наименование ТМЦ, в правом списке укажите карточку, с которой будет отпущен товар, введите количество и отпускную цену. При нажатии на кнопку «Добавить» в накладную будет добавлена запись, а окно останется на экране для добавления следующей записи. Для того, что бы закрыть окно просто нажмите кнопку «Закрыть».

При выборе наименования ТМЦ программа сама подставит отпускную цену из справочника на основании номера ценовой колонки, указанной в заголовке накладной. Вы можете указать цену явно, просто щелкнув по нужной цене в таблице или ввести ее вручную. Возможно указать требуемый процент торговой наценки, цена будет рассчитана автоматически на основании учетной цены на выбранной карточке.

При заполнении накладной в заголовке отражается информация о суммах по данной накладной (сумма по учетным ценам, НДС и т.п.).

^ Накладная на возврат от клиента имеет в заголовке ссылку на расходную накладную, по которой выполняется возврат





Вид окна для добавления записи в возвратную накладную:





По существу, это содержимое расходной накладной, по которой выполнялась отгрузка. Необходимо просто выбрать ТМЦ, подлежащие возврату и указать количество.


^ Накладная на возврат поставщику – работа с этим видом документов ведется аналогично расходной накладной. Небольшое отличие заключается в том, что при корректном заполнении торговая наценка по накладной должна равняться нулю, по каким ценам оприходовали по таким и вернули.


Далее описываются работа с документами, которые находятся в журнале «Складские документы».

^ Акт на списание – документ служит для списания ТМЦ в случае их порчи, выдачи в производство, естественной убыли и т.п.





Работа с данным видом документов, как правило, не имеет особенностей и ведется аналогично тому, как было описано выше.


^ Накладная на перемещение – документ служит для фиксации факта внутреннего перемещения ТМЦ по складам.





Особенностью данного документа является то, что он затрагивает состояние двух складов. Содержимое накладной может вводиться как произвольно, так и на основании накладной на приход, в том случае, к примеру, если ТМЦ выгружены на транзитный склад, а потом передаются на склад хранения. При вводе содержимого данного документа следует избегать перемещение ТМЦ, которых нет на остатке в складе (например, если еще не проведена накладная на приход по этому складу).


^ Акт ревизии – документ служит для фиксации излишков или недостач по ТМЦ, выявленных в ходе инвентаризаций





Документ м