Реферат: В. Ф. «Что делать с «прошлогодними» делами кадровой службы?»

Янковая В.Ф.

«Что делать с «прошлогодними» делами кадровой службы?»

«Справочник кадровика, № 2, 2011

Дополнительные материалы: справочная информация


Сроки хранения документов кадровой службы


Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» (извлечение)


┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐

│Номер│ Вид документа │ Срок хранения │ Примечания │

│ста- │ │ документа <*> │ │

│тьи │ │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │

└─────┴────────────────────────────────┴───────────────┴──────────────────┘

18 │Протоколы, постановления, │ │(1) Присланные для│

│ │решения, стенограммы; документы │ │сведения - до │

│ │(справки, доклады, информации, │ │минования │

│ │докладные записки, сводки, │ │надобности │

│ │выписки) к ним: │ │(2) Оперативных │

│ │б) коллегиальных, совещательных,│Пост. <**> (1) │ │

│ │исполнительных органов │ │ │

│ │организации (организаций) │ │ │

│ │(коллегии, совета, дирекции, │ │ │

│ │правления и др.) │Пост. <**> (1) │ │

│ │в) контрольных (ревизионных) │ │ │

│ │органов организации │ │ │

│ │(организаций) (советов, комиссий│ │ │

│ │и др.) │ │ │

│ │г) по координации определенных │ │ │

│ │видов деятельности │Пост. <**> (1) │ │

│ │д) научных, экспертных, │ │ │

│ │методических, консультативных │ │ │

│ │органов организации │ │ │

│ │(организаций) (комитетов, │Пост. <**> (1) │ │

│ │комиссий, советов и др.) │ │ │

│ │е) совещаний у руководителя │Пост. (1) │ │

│ │организации (2) │ │ │

│ │ж) собраний трудовых коллективов│Пост. <**> (1) │ │

│ │организации │ │ │

│ │з) собраний структурных │5 л. (3) │ │

│ │подразделений организации │ │ │

│ │и) общих собраний акционеров, │Пост. <**> (4) │ │

│ │пайщиков │ │ │

│ │к) собраний, сходов граждан │Пост. <**> (1) │ │

│ │л) публичных слушаний │Пост. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 19 │Приказы, распоряжения; документы│ │(1) Присланные для│

│ │(справки, сводки, информации, │ │сведения - до │

│ │доклады) к ним: │ │минования │

│ │а) по основной (профильной) │Пост. <**> (1) │надобности │

│ │деятельности │ │(2) О │

│ │б) по личному составу (прием, │75 л. (2) ЭПК │дисциплинарных │

│ │перемещение, совмещение, │ │взысканиях, │

│ │перевод, увольнение; аттестация,│ │ежегодных │

│ │повышение квалификации, │ │оплачиваемых │

│ │присвоение званий (чинов); │ │отпусках, │

│ │изменение фамилии; поощрения, │ │отпусках, │

│ │награждения; оплата труда, │ │в связи с │

│ │премирование, различные выплаты;│ │обучением, │

│ │все виды отпусков работников с │ │дежурствах, │

│ │тяжелыми, вредными и опасными │ │краткосрочных │

│ │условиями труда, отпуска по │ │внутрироссийских и│

│ │уходу за ребенком, отпуска без │ │зарубежных │

│ │сохранения содержания │ │командировках - 5 │

│ │(заработной платы); дежурства по│ │л. │

│ │профилю основной деятельности; │ │ │

│ │длительные внутрироссийские и │ │ │

│ │зарубежные командировки, │ │ │

│ │командировки для работников с │ │ │

│ │тяжелыми, вредными и опасными │ │ │

│ │условиями труда) │ │ │

│ │в) по административно- │5 л. │ │

│ │хозяйственным вопросам │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 20 │Проекты приказов, распоряжений; │1 г. │ │

│ │документы к ним │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 21 │Документы (справки, доклады, │5 л. ЭПК │ │

│ │отчеты, переписка) о выполнении │ │ │

│ │приказов, распоряжений │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 27 │Правила, инструкции, регламенты:│ │(1) После замены │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │новыми │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │

┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐

│ 50 │Уставы, положения организации │ │(1) После замены │

│ │(типовые и индивидуальные): │ │новыми │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 55 │Положения о структурных │ │(1) После замены │

│ │подразделениях организации; о │ │новыми │

│ │филиалах, представительствах: │ │ │

│ │а) по месту разработки и │Пост. <**> │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 56 │Положения о подразделениях │ │(1) После замены │

│ │(управлениях, отделах, секторах)│ │новыми │

│ │в составе структурных │ │ │

│ │подразделений: │ │ │

│ │а) по месту разработки и │Пост. │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 57 │Положения о коллегиальных, │ │(1) После замены │

│ │исполнительных, контрольных, │ │новыми │

│ │научных, экспертных, │ │ │

│ │методических, консультативных │ │ │

│ │органах организации: │ │ │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 60 │Доверенности, выданные на │5 л. (1) ЭПК │(1) После │

│ │осуществление отдельных видов │ │истечения срока │

│ │деятельности филиалам, │ │действия │

│ │представительствам │ │доверенности │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 61 │Доверенности, выданные │Пост. <**> │ │

│ │руководителем организации, на │ │ │

│ │представление интересов │ │ │

│ │организации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 62 │Документы (перечень сведений, │Пост. <**> │ │

│ │положения и др.) по установлению│ │ │

│ │режима коммерческой, служебной, │ │ │

│ │профессиональной тайны в │ │ │

│ │организации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 64 │Структуры и схемы организации │ │ │

│ │управления; пояснительные │ │ │

│ │записки к ним: │ │ │

│ │а) по месту разработки и │Пост. │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │До замены │ │

│ │ │новыми │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 65 │Проекты структур и схем │5 л. ЭПК │ │

│ │организации управления │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 71 │Штатные расписания организации, │ │ │

│ │изменения к ним: │ │ │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 72 │Проекты штатных расписаний; │5 л. ЭПК │ │

│ │документы (справки, предложения,│ │ │

│ │заключения) по их разработке и │ │ │

│ │изменению │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 73 │Переписка по разработке и │3 г. (1) │(1) После │

│ │изменению штатных расписаний │ │утверждения │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 74 │Штатные расстановки (штатно- │75 л. │ │

│ │списочный состав работников) │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 75 │Номенклатура должностей: │ │(1) После замены │

│ │а) по месту разработки и │Пост. │новой │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 76 │Расчеты лимита должностей │5 л. ЭПК │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 77 │Положения, инструкции о правах и│ │(1) Индивидуальные│

│ │обязанностях должностных лиц │ │работников - 75 л.│

│ │(типовые): │ │(2) После замены │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> (1) │новыми │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (2) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 78 │Договоры о правах и обязанностях│5 л. (1) ЭПК │(1) После │

│ │с членами коллегиальных, │ │истечения срока │

│ │исполнительных и других органов │ │действия договора │

│ │организации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 79 │Акты приема-передачи; приложения│ │(1) После смены │

│ │к ним, составленные при смене: │ │должностного, │

│ │а) руководителя организации │Пост. <**> │ответственного и │

│ │б) должностных, ответственных и │5 л. (1) │материально │

│ │материально ответственных лиц │ │ответственного │

│ │организации │ │лица │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 80 │Должностные регламенты (типовые)│ │(1) Индивидуальные│

│ │государственных и муниципальных │ │работников - 75 л.│

│ │служащих: │ │(2) После замены │

│ │а) по месту разработки и │Пост. (1) │новыми │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (2) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 81 │Кодексы профессиональной этики: │ │ │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │До замены │ │

│ │ │новыми │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 82 │Отчеты о соблюдении кодексов │5 л. ЭПК │ │

│ │профессиональной этики │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 86 │Документы (аналитические обзоры,│Пост. (1) │(1) По оперативно-│

│ │доклады) об основной │ │хозяйственным │

│ │(профильной) деятельности, │ │вопросам - 5 л. │

│ │представляемые в органы │ │ │

│ │государственной власти, органы │ │ │

│ │местного самоуправления, │ │ │

│ │вышестоящие организации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 87 │Документы (доклады, обзоры, │5 л. ЭПК │ │

│ │сводки, докладные, служебные │ │ │

│ │записки, справки), │ │ │

│ │представляемые структурными │ │ │

│ │подразделениями руководству │ │ │

│ │организации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 88 │Документы (служебные записки, │5 л. ЭПК │ │

│ │справки, сведения) работников │ │ │

│ │структурных подразделений │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 174 │Документы (акты, предписания, │ │ │

│ │заключения, справки, докладные │ │ │

│ │записки) ревизий организации (за│ │ │

│ │исключением документов │ │ │

│ │периодических бухгалтерских │ │ │

│ │ревизий, предусмотренных ст. │ │ │

│ │402): │ │ │

│ │а) по месту проведения │Пост. │ │

│ │б) в других организациях │5 л. ЭПК │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 175 │Переписка о проведении проверок │5 л. │ │

│ │и ревизий │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 176 │Журналы, книги учета │5 л. │ │

│ │(регистрации) проверок, ревизий,│ │ │

│ │их решений, определений, │ │ │

│ │предписаний, актов, заключений │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 177 │Журналы, книги учета │5 л. │ │

│ │(регистрации) контроля за │ │ │

│ │выполнением решений, │ │ │

│ │определений, предписаний, актов,│ │ │

│ │заключений проверок, ревизий │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 178 │Переписка о выполнении решений, │5 л. ЭПК │ │

│ │определений, предписаний, актов,│ │ │

│ │заключений проверок, ревизий │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐

│ 198 │Перечни документов: │ │ │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │До замены │ │

│ │ │новыми │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 199 │Типовые и примерные номенклатуры│ │ │

│ │дел: │ │ │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │До замены │ │

│ │ │новыми │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 200 │Номенклатуры дел организации │ │(1) Структурных │

│ │(сводные), классификаторы дел и │ │подразделений - до│

│ │документов: │ │замены новыми и не│

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. (1) │ранее 3 л. после │

│ │утверждения │ │передачи дел в │

│ │б) в других организациях │До замены │архив или │

│ │ │новыми │уничтожения │

│ │ │ │учтенных по │

│ │ │ │номенклатуре дел │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 201 │Табель форм документов, │ │ │

│ │применяемых в организации: │ │ │

│ │а) по месту составления │Пост. │ │

│ │б) в других организациях │До замены │ │

│ │ │новым │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 202 │Проекты документов (номенклатур,│3 г. (1) │(1) После │

│ │перечней, классификаторов дел и │ │утверждения │

│ │документов) об организации │ │ │

│ │документов в делопроизводстве │ │ │

│ │организации, о составе и сроках │ │ │

│ │их хранения │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 203 │Документы (докладные, служебные │1 г. (1) │(1) После снятия с│

│ │записки, сведения, справки, │ │контроля │

│ │сводки, отчеты) о снятии │ │ │

│ │документов с контроля и о │ │ │

│ │продлении сроков их исполнения │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 204 │Списки адресов обязательной │3 г. (1) │(1) После замены │

│ │рассылки документов │ │новыми │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 205 │Переписка о нарушении правил │1 г. │ │

│ │пересылки документов │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 206 │Отчеты, акты об использовании, │3 г. │ │

│ │уничтожении бланков строгой │ │ │

│ │отчетности │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 207 │Планы мероприятий по охране │5 л. (1) │(1) После замены │

│ │коммерческой тайны в организации│ │новыми │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 208 │Документы (списки, заявки, │5 л. (1) │(1) После снятия с│

│ │заключения) по учету и принятию │ │учета │

│ │на обслуживание обладателей │ │ │

│ │конфиденциальной информации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 209 │Документы (списки, │5 л. (1) │(1) После снятия │

│ │обязательства, расписки) лиц, │ │грифа ограничения │

│ │принявших обязательства о │ │доступа к │

│ │неразглашении сведений │ │сведениям │

│ │ограниченного доступа │ │ │

│ │(конфиденциального характера, │ │ │

│ │служебной и коммерческой тайны) │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 212 │Документы (акты, заключения, │5 л. ЭПК │ │

│ │справки, расчеты, обоснования, │ │ │

│ │планы, заказы, переписка) о │ │ │

│ │совершенствовании │ │ │

│ │документационного обеспечения │ │ │

│ │управления, внедрении │ │ │

│ │современных информационных │ │ │

│ │технологий │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 213 │Документы (заявки, наряды, │5 л. │ │

│ │сведения, переписка) об │ │ │

│ │оснащении рабочих мест │ │ │

│ │оргтехникой │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 214 │Переписка по вопросам │5 л. ЭПК │ │

│ │информационно-технического │ │ │

│ │обеспечения системы электронного│ │ │

│ │документооборота │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 215 │Договоры о проектировании, │5 л. (1) ЭПК │(1) После │

│ │разработке, внедрении, │ │истечения срока │

│ │эксплуатации, сопровождении │ │действия договора │

│ │автоматизированных систем и │ │ │

│ │программных продуктов │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 216 │Документы (справки, таблицы, │5 л. ЭПК │ │

│ │переписка) по совершенствованию │ │ │

│ │программного обеспечения │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 217 │Документы (акты, справки, │5 л. │ │

│ │заявки, расчеты, ведомости, │ │ │

│ │журналы учета сдачи и приемки │ │ │

│ │оборудования после ремонта, │ │ │

│ │переписка) о состоянии и │ │ │

│ │проведении ремонтных, наладочных│ │ │

│ │работ технических средств │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 218 │Программные продукты (комплексы)│Пост. <**> │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 219 │Распорядительная и │ │(1) После замены │

│ │эксплуатационно-техническая │ │новыми │

│ │документация (инструкции, │ │ │

│ │руководства и др.) │ │ │

│ │обслуживающему персоналу и │ │ │

│ │пользователям информации по │ │ │

│ │защите информации: │ │ │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │3 г. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 220 │Базы данных информационных │В соответствии │ │

│ │систем │со сроком │ │

│ │ │хранения │ │

│ │ │документов, │ │

│ │ │помещенных в │ │

│ │ │базу │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 221 │Списки лиц, имеющих допуск к │3 г. (1) │(1) После замены │

│ │компьютерному оборудованию, к │ │новыми │

│ │сети │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 222 │Перечни установленного и │5 л. (1) │(1) При условии │

│ │неустановленного компьютерного │ │проведения │

│ │оборудования │ │проверки (ревизии)│

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 223 │Договоры, соглашения об │5 л. (1) │(1) После │

│ │информационном обмене │ │истечения срока │

│ │ │ │действия договора,│

│ │ │ │соглашения │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 224 │Документы (акты, заключения, │10 л. ЭПК │ │

│ │справки, переписка) о состоянии │ │ │

│ │защиты информации в организации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 246 │Дело фонда (исторические и │Пост. (1) │(1) В │

│ │тематические справки, сведения о│ │государственные, │

│ │составе и объеме дел и │ │муниципальные │

│ │документов, акты проверки │ │архивы передаются │

│ │наличия и состояния документов, │ │при ликвидации │

│ │приема и передачи, выделения дел│ │организации │

│ │и документов к уничтожению, │ │ │

│ │утратах и повреждениях │ │ │

│ │документов, протоколы выемки │ │ │

│ │документов, акты рассекречивания│ │ │

│ │и др. документы, отражающие │ │ │

│ │работу с фондом) │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 247 │Документы (книги учета │Пост. (1) │(1)В │

│ │поступления и выбытия │ │государственные, │

│ │документов, списки фондов, │ │муниципальные │

│ │листы, карточки фондов, паспорта│ │архивы передаются │

│ │архивов, реестры описей) │ │при ликвидации │

│ │архивного учета │ │организации │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 248 │Описи дел (1): │ │(1) Структурных │

│ │а) постоянного хранения │Пост. <**> (2) │подразделений - 3 │

│ │(утвержденные) │ │г. после │

│ │б) по личному составу │Пост. (3) │утверждения ЭПК │

│ │в) временного хранения │3 г. (4) │(ЭК) сводного │

│ │ │ │годового раздела │

│ │ │ │описи │

│ │ │ │(2) Неутвержденные│

│ │ │ │- до минования │

│ │ │ │надобности │

│ │ │ │(3) На постоянное │

│ │ │ │хранение в │

│ │ │ │государственные, │

│ │ │ │муниципальные │

│ │ │ │архивы передаются │

│ │ │ │после ликвидации │

│ │ │ │организации │

│ │ │ │(4) После │

│ │ │ │уничтожения дел │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 249 │Топографические указатели │1 г. (1) │(1) После замены │

│ │ │ │новыми │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 250 │Документы (заявления, │10 л. ЭПК │ │

│ │разрешения, переписка) о допуске│ │ │

│ │к ознакомлению с документами │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 251 │Документы (постановления, акты, │3 г. (1) │(1) После │

│ │требования, заявки, заказы) │ │возвращения │

│ │учета выдачи дел (изъятия дел), │ │документов. Для │

│ │описей во временное пользование │ │актов выдачи дел │

│ │ │ │во временное │

│ │ │ │пользование другим│

│ │ │ │организациям - 5 │

│ │ │ │л. ЭПК │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 252 │Книги, журналы, карточки, базы │5 л. │ │

│ │данных регистрации выдачи │ │ │

│ │архивных справок, копий, выписок│ │ │

│ │из документов │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 253 │Копии архивных справок, выданные│5 л. │ │

│ │по запросам граждан; документы │ │ │

│ │(заявления, запросы, справки, │ │ │

│ │переписка) к ним │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 256 │Переписка по вопросам │5 л. ЭПК │ │

│ │делопроизводства и архивного │ │ │

│ │дела │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 257 │Отчеты, справки об объеме │1 г. │ │

│ │документооборота в организации │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 258 │Книги, карточки (базы данных), │ │(1) Хранятся в │

│ │реестры, журналы регистрации и │ │организации. │

│ │контроля: │ │Подлежат приему в │

│ │а) распорядительных документов │Пост. <**> (1) │государственный, │

│ │по основной (профильной) │ │муниципальный │

│ │деятельности │ │архив, если могут │

│ │б) распорядительных документов │75 л. (1) │быть использованы │

│ │поличному составу (2) │ │в качестве научно-│

│ │в) распорядительных документов │5 л. │справочного │

│ │по административно-хозяйственной│ │аппарата │

│ │деятельности │ │(2) О │

│ │г) поступающих и отправляемых │5 л. │дисциплинарных │

│ │документов, в т.ч. по │ │взысканиях, │

│ │электронной почте, отправлений │ │ежегодных │

│ │почты фельдъегерской связью │ │оплачиваемых │

│ │д) контроля исполнения │3 г. │отпусках, │

│ │документов │ │отпусках, в связи │

│ │е) обращений граждан │5 л. │с обучением, │

│ │ж) телеграмм, телефонограмм, │3 г. │дежурствах, │

│ │факсов, заявок на переговоры │ │краткосрочных │

│ │з) фотофонодокументов, │3 г. (1) │внутрироссийских и│

│ │видеодокументов │ │зарубежных │

│ │и) заявок, заказов, нарядов на │1 г. │командировках - 5 │

│ │ксерокопирование документов │ │л. │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 259 │Документы (журналы, книги, │ │(1) После │

│ │листы, сводки, акты) учета: │ │возвращения всех │

│ │а) приема посетителей │3 г. │дел │

│ │б) рассылки документов │2 г. │ │

│ │в) отсутствия (повреждения) │3 г. │ │

│ │документов (приложений) в │ │ │

│ │почтовых отправлениях │ │ │

│ │г) бланков строгой отчетности │3 г. │ │

│ │д) машинописных, компьютерных, │1 г. │ │

│ │копировальных работ │ │ │

│ │е) выдачи дел во временное │3 г. (1) │ │

│ │пользование │ │ │

│ │ж) регистрации показаний │1 г. │ │

│ │приборов измерения температуры и│ │ │

│ │влажности │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 260 │Книги, журналы учета: │ │(1) После │

│ │а) электронных носителей │5 л. (1) │списания. │

│ │б) выдачи электронных дисков │5 л. (1) │При условии │

│ │в) паролей │5 л. (2) │проведения │

│ │г) ключевых носителей │5 л. (3) │проверки (ревизии)│

│ │д) сертификатов электронных │5 л. (3) │(2) После замены │

│ │цифровых подписей │ │пароля │

│ │е) выдачи ключевых носителей к │5 л. │(3) После замены │

│ │криптографическим средствам │ │ключа │

│ │защиты информации │ │ │

│ │ж) копирования баз данных │До минования │ │

│ │ │надобности │ │

│ │з) технических средств защиты │5 л. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 261 │Книги, журналы учета: │ │(1) После снятия │

│ │а) экземпляров (копий) │3 г. (1) │грифа ограничения │

│ │документов, содержащих сведения │ │ │

│ │конфиденциального характера │ │ │

│ │б) электронных носителей, │До минования │ │

│ │содержащих сведения │надобности │ │

│ │конфиденциального характера │ │ │

└─────┴────────────────────────────────┴───────────────┴──────────────────┘

┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐

│ 411 │Положения об оплате труда и │ │(1) После замены │

│ │премировании работников: │ │новыми │

│ │а) по месту разработки и/или │Пост. <**> │ │

│ │утверждения │ │ │

│ │б) в других организациях │5 л. (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 414 │Переписка о выплате заработной │5 л. │ │

│ │платы │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 415 │Документы (копии отчетов, │5 л. │ │

│ │заявления, списки работников, │ │ │

│ │справки, выписки из протоколов, │ │ │

│ │заключения, переписка) о выплате│ │ │

│ │пособий, оплате листков │ │ │

│ │нетрудоспособности, материальной│ │ │

│ │помощи │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 416 │Исполнительные листы работников │До минования │(1) Не менее 5 л. │

│ │(исполнительные документы) │надобности (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 417 │Документы (заявления, решения, │До минования │(1) Не менее 5 л. │

│ │справки, переписка) об оплате │надобности (1) │ │

│ │учебных отпусков │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 456 │Документы (акты, справки, счета)│ │(1) После │

│ │о приеме выполненных работ: │ │истечения срока │

│ │а) по договорам, контрактам, │5 л. (1) ЭПК │действия договора,│

│ │соглашениям на работы, │ │соглашения │

│ │относящиеся к основной │ │(2) При отсутствии│

│ │(профильной) деятельности │ │лицевых счетов - │

│ │организации │ │75 л. │

│ │б) по трудовым договорам, │5 л. (2) │ │

│ │договорам подряда │ │ │

│ │в) по хозяйственным, │5 л. (1) │ │

│ │операционным договорам, │ │ │

│ │соглашениям │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 457 │Договоры о материальной │5 л. (1) │(1) После │

│ │ответственности материально │ │увольнения │

│ │ответственного лица │ │материально │

│ │ │ │ответственного │

│ │ │ │лица │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 458 │Образцы подписей материально │До минования │(1) Не менее 5 л. │

│ │ответственных лиц │надобности (1) │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 463 │Заказы на бланки документов │1 г. │ │

│ │учета и отчетности │ │ │

└─────┴────────────────────────────────┴───────────────┴──────────────────┘

^ 7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ


7.1. Организация труда и служебной деятельности


┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐

│ 561 │Документы (информации, справки, │5 л. ЭПК │ │

│ │сведения, списки, отчеты) о │ │ │

│ │наличии, движении, │ │ │

│ │комплектовании, использовании │ │ │

│ │работников │ │ │

├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤

│ 562 │Документы (справки, сведения, │5 л. ЭПК │ │

│ │списки) о высвобождении и │ │ │

│ │потребности в работниках, │ │ │

│ │создании рабочих мест, │ │ │

│ │половозрастной структуре и │ │ │

│ │професс