Реферат: Интерфейс программы 6 1 Основные команды главного меню 6 2 Рабочая область 7

Министерство образования и науки РФ

Муниципальное общеобразовательное учреждение

средняя общеобразовательная школа №7


Реферат


по информатике и ИКТ на тему

«Электронные таблицы Excel»


Выполнила:

ученица 11-Б класса

МОУ СОШ №7

Зверева Маргарита Сергеевна


Проверил:

Учитель информатики и ИКТ

Стариков Валерий Алексеевич


Новочеркасск

2007

Содержание


Введение 3

1.Общие положения 3

1.1 Назначение и функциональные возможности Excel 3

1.2 Основные термины 4

2.Интерфейс программы 6

2.1 Основные команды главного меню 6

2.2 Рабочая область 7

2.3 Работа со строками и столбцами 9

2.4 Строка формул 10

3.Принципы работы в Excel 10

3.1 Работа с формулами 10

3.2 Работа с функциями 11

3.3 Работа с диаграммами 12

3.3.1. Изменение внешнего вида объемной диаграммы 14

3.4 Вставка, редактирование и удаление примечаний 15

3.5 Использование автофигур 16

3.6 Настройка и использование формы для ввода данных 17

3.7 Рисование таблиц 18

3.8 Расчет промежуточных итогов 18

3.9 Создание фигурного текста с помощью WordArt 20

3.10 Защита рабочего листа 23

3.11 Защита рабочей книги 24

3.12 Сортировка табличных данных 25

Учебно-методический комплекс “Электронные таблицы EXCEL” 27

Состав 27

Структура пояснительной записки 28

Презентация 28

Исследование 29

Тестовая программа 30

Руководство пользователя 34

Заключение 34

Список использованной литературы 35



Введение
Табличный редактор Excel является одной из программ, входящих в состав пакета Microsoft Office, и по своей популярности уступает, пожалуй, лишь текстовому редактору Word. В своей работе Excel используют представители самых разных профессий и сфер деятельности: бухгалтеры, экономисты, математики, IT-разработчики, инженеры, аналитики и т.д. Электронные таблицы позволяют обрабатывать большие массивы числовых данных, например результаты экспериментов или статистические данные. Такое распространение Excel объясняется широкими функциональными возможностями программы и вместе с этим простой в использовании (удобный и понятный пользовательский интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.). Пакет Microsoft Excel насчитывает около 300 встроенных функций: математических, статистических, логических, финансовых, для работы с текстом и базами данных.


^ 1.Общие положения


1.1 Назначение и функциональные возможности Excel

Редактор электронных таблиц Microsoft Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчеты на основе исходных данных, а также осуществлять многие другие операции. Задачи, решаемые с помощью Excel:

Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.

Выполнение расчетных действий на основе исходных данных с применением специального инструментария.

Сохранение созданного документа в различных формах (Excel, web-страница, шаблон, текстовый файл и др.).

Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и т.д.

Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).

Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание и др.).

Форматирование документа и его составных элементов, автоматическая проверка орфографии, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.

Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и их последующая обработка. Поддержка XML-формата.

Управление параметрами представления табличного документа на экране, а также настройка пользовательского интерфейса.

Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, PowerPoint, Access).

Формирование разнообразных отчетов (аналитических, сводных, графических и др.).

Выполнение стандартных функций Microsoft Office (поиск данных и их замена, печать документа и т.д.).

Создание приложений с применением языка программирования VBA.

Создание рисунков с использованием специально предназначенной панели инструментов.

Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.

Специфика использования редактора электронных таблиц Excel во многом определяется потребностями конкретного пользователя, поэтому перечень задач может изменяться в зависимости от ситуации.


^ 1.2 Основные термины



Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Excel поддерживает работу с разными видами диаграмм: гистограммами, круговыми, пузырьковыми, графическими и др.

Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т.д.).

Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число или какой-либо текст.

^ Контекстное меню – это открывающееся при щелчке правой кнопкой мыши меню, которое содержит список команд, предназначенных для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню можно также нажать комбинацию клавиш Shift+F10.

Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA). Переход в режим работы с макросами осуществляется с помощью команд подменю Сервис  Макрос.

Массив – набор ячеек либо значений, который используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.

Настройка – изменение существующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего окна программы. Параметры работы Excel можно разделить на два основных вида:

общие – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;

локальные – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.

Область задач – элемент программы, предназначенный для быстрого одной из нескольких связанных задач.

Операнд – элемент вычисления (константа, функция или ссылка).

Оператор – знак, либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: арифметические, сравнения, текстовый и ссылки.

^ Панель инструментов – панель, включающая в себя кнопки и иные элементы управления, которые используются для выполнения различных команд. Управление отображением панелей инструментов осуществляется с помощью команд подменю Вид  Панели инструментов. Для перехода в режим настройки панелей следует выполнить команду Вид  Панели инструментов  Настройка.

Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочую книгу, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек на рабочем столе, диапазон ячеек на нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.

^ Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, панели инструментов, полосы прокрутки, диалоговые окна, строка состояния и т.д. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows.

Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее и выбрать в контекстном меню пункт Добавить примечание, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

^ Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. В большинстве случаев рабочая книга имеет расширение XLS. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.

Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего лица является ячейка. В состав каждого рабочего листа входит 16 777 216 ячеек, которые образуют сетку из 65 536 строк и 256 столбцов.

^ Ссылка – адрес ячейки или диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения.

Форматирование – изменение отображения ячейки (ее внешнего вида) или представления содержащихся в ней данных. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображаемое в ячейке значение может не совпадать с ее фактическим содержимым (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться 0,2).

Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и функции. Операторы бывают четырех видов:

арифметические – операторы, предназначенные для выполнения арифметических действий и выдающие в качестве результата числовое значение;

сравнения – данные операторы используются для сравнения данных и выдают в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;

текстовый – оператор & используется для объединения нескольких текстовых строк в одну строку;

ссылки – применяется для описания ссылок на диапазоны ячеек.

Функция – готовая формула Excel для расчетов и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константы, операторы, ссылки, имена ячеек (диапазонов) и формулы.

Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.

Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу. Кроме того, при работе с ячейками используются следующие элементы:

адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанные (содержат или абсолютный столбец и относительную строку, или абсолютную строку и относительный столбец). Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.



^ 2.Интерфейс программы

Интерфейс Excel включает в себя следующие основные элементы: главное меню, контекстное меню, панели инструментов, строку формул, листы и ячейки.

^ 2.1 Основные команды главного меню

Главное меню по умолчанию расположено в верхней части окна программы под строкой заголовка. С помощью программ главного меню можно получить доступ ко всем инструментам программы.

Итак, главное меню Excel содержит следующие пункты: ^ Файл, Правка, Вид, Формат, Сервис, Данные, Окно и Справка.




Меню Файл

Большинство пунктов меню Файл предназначено для выполнения определенных действий с текущим документом. Остальные команды позволяют создавать, открывать или искать файлы, а также выходить из программы.

Команда ^ Создать (она вызывается также сочетанием клавиш Ctrl+N) используется для создания нового документа Excel, а Открыть (для ее активизации можно воспользоваться комбинацией Ctrl+O) – для открытия созданного ранее документа. При выборе пункта Открыть появляется диалоговое окно Открытие документа, в котором указывается путь к требуемому файлу.

Чтобы закрыть текущий документ, следует воспользоваться командой ^ Закрыть или Выход. В первом случае будет закрыт текущий документ, во втором – одновременно с закрытием документа будет произведен выход из Excel.

Для сохранения внесенных в рабочую книгу изменений предназначена команда Сохранить или Сохранить как.

При выборе в меню Файл пункта Параметры страницы осуществляется переход в режим просмотра и редактирования параметров страницы текущего документа. При выполнении данной команды на экран выводится окно Параметры страницы. На кладке Страница данного окна выбирается ориентация страниц (книжная или альбомная), указывается масштаб выводимого на печать документа, а также размер применяемой бумаги и качество печати. С помощью вкладки Поля определяются размеры верхнего, нижнего, левого и правого полей документа, а также верхнего и нижнего колонтитулов. На этой же вкладке можно задать способ центрирования данных на странице. Вкладка Колонтитулы позволяет с помощью соответствующих параметров установить порядок расстановки колонтитулов. На вкладке Лист собраны параметры, позволяющие выводить на печать диапазон ячеек, сетку рабочего листа, заголовки строк и столбцов, примечания и другие элементы.

Команда ^ Предварительный просмотр предназначена для просмотра документа непосредственно перед выводом его на печать. Для вывода текущего документа на печать предназначена команда Печать.

Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств документа следует воспользоваться командой ФайлСвойства. При ее выполнении открывается диалоговое окно свойств рабочей книги.

^ Меню Правка

Команды меню Правка предназначены для отмены произведенных действий, выполнения операций с выделенными участками, автоматического заполнения предварительно выделенного диапазона, поиска требуемых частей документа (чисел, букв, аббревиатур и др.), замены одних фрагментов другими и перехода в указанное место рабочей книги.

Меню Вид

С помощью команд, входящих в меню Вид, осуществляется настройка представления информации в окне Excel, а также управление отображением панелей инструментов.

^ Меню Вставка

Команды меню Вставка предназначены для вставки в текущий документ ячеек, строк, столбцов, листов, диаграмм, специальных символов, разрывов, функций, примечаний, рисунков, гиперссылок и т.д.

^ Меню Формат

С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа (требуемый числовой формат ячейки, ее параметры, выравнивание, шрифт, стиль и т.д.)
^ 2.2 Рабочая область
Рабочая область Excel – это часть интерфейса программы, включающая в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул.


^ Рабочий лист

Любая книга Excel состоит из рабочих листов. В общем случае лист Excel представляет собой таблицу из строк и столбцов (65 536 строк и 256 столбцов).

По умолчанию в состав каждой книги включены три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены названия Лист1, Лист2, Лист3. Однако стандартное количество листов, которые содержатся в новой книге, можно изменить. Максимально допустимое количество листов в одной книге – 255.

Перечень ярлыков всех имеющихся в рабочей книге листов отображается слева внизу окна программы над строкой состояния. Ярлык активного в данный момент листа отображается тем же цветом, что и рабочее поле, ярлыки остальных листов затемнены. Порядок следования листов в книге можно изменить по своему усмотрению – для этого нужно просто перетащить с помощью мыши ярлык любого листа в требуемое место.







Также можно изменить присвоенные по умолчанию названия рабочих листов. Для переименования листа нужно щелкнуть на его ярлычке правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать команду Переименовать и ввести требуемое имя.

Для удаления листа из книги нужно щелкнуть на его ярлыке правой кнопкой мыши и в

открывшемся контекстном меню выбрать пункт Удалить. Если лист не содержит никаких данных, то он будет удален сразу после выполнения данной команды. Если же на листе имеются данные, то программа выдаст дополнительный запрос о подтверждении операции удаления. Удаление всех имеющихся в книге рабочих листов невозможно – в ней должен остаться хотя бы один лист. Если все же необходимо удалить все имеющиеся листы, то можно или просто удалить рабочую книгу (файл Excel), или добавить новый лист и после этого удалить все предыдущие листы.

В процессе работы иногда возникает необходимость скрыть от посторонних некоторые листы рабочей книги. Для этого нужно перейти на лист, который должен быть скрыт, и выполнить команду главного меню ФорматЛистСкрыть – в результате текущий лист будет скрыт без предупреждения. Впоследствии любой из скрытых ранее листов можно отобразить. Для этого следует выполнить команду ФорматЛистОтобразить (эта команда становится доступной только при наличии в книге скрытых листов) – в результате откроется окно Вывод на экран скрытого листа. В данном окне содержится список скрытых листов. Чтобы отобразить любой из них, нужно выделить его в списке и нажать ОК.

Возможности программы предусматривают перемещение либо копирование всей информации с одного листа книги на другой или вообще в другую книгу.


^ Работа с ячейками и диапазонами

Ячейка – это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек называется диапазоном.

Каждая ячейка характеризуется уникальными координатами (адресом). Адрес ячейки определяется буквой столбца и номером строки, на пересечении которых она находится.







Вводить данные в ячейку можно разными способами: с клавиатуры, расчетным путем (когда значение формируется с помощью формул на основании данных из других ячеек), из буфера обмена, путем импорта из других файлов (причем это могут быть не только файлы Excel, но и другие), с помощью макросов и т.д.

Информация в ячейках может быть представлена в разных форматах: числовом, текстовом, денежном, в формате даты и т.д. Выбор формата производится в окне Формат ячеек. Следует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. Числа и даты при вводе по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому. Любую ячейку можно перетаскивать с одного места на другое вместе с содержимым.

Ячейки могут быть связаны между собой в различных вычислениях (сложение, вычитание и т.д.), а также в функциях. Одна и та же ячейка может участвовать одновременно в нескольких формулах или функциях.

В любое место рабочей области при необходимости можно добавить ячейку. Для этого следует выполнить команду ВставкаЯчейки или выбрать в контекстном меню пункт Добавить ячейки, затем в открывшемся окне Добавление ячеек указать направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места под новую ячейку и нажать ОК.

Свои особенности имеются при написании дробей. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием / («слэш») Excel автоматически преобразует его в дату. Чтобы этого избежать, нужно сначала ввести 0, затем пробел и лишь после этого дробь.

В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Один из таких способов – построение прогрессии. Достаточно популярным является также способ автозаполнения: после ввода значения в ячейку нужно подвести указатель мыши к ее правому нижнему углу (он помечен жирной точкой) и, когда указатель превратится в небольшой крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить курсор в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. После этого нужно отпустить кнопку мыши – в результате все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме того, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразиться кнопка, при нажатии которой открывается меню:


В данном меню следует выбрать требуемый способ автозаполнения ячеек. Если указано значение ^ Копировать ячейки, то содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. При установленном значении Заполнить (этот вариант недоступен, если в первой ячейке диапазона введено текстовое значение) все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Если выбран вариант Заполнить только форматы, то во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).

^ 2.3 Работа со строками и столбцами
Строки и столбцы, наряду с ячейками, являются основными структурными элементами рабочего листа Excel. Столбцы по умолчанию именуются буквами латинского алфавита, а каждая строка имеет определенный номер. Чтобы быстро выделить строку, достаточно щелкнуть на ее номере. Аналогично выделяется столбец – щелчком на его названии. Для того чтобы быстро очистить все ячейки строки или столбца от содержимого, нужно выделить строку или столбец и нажать клавишу Delete.

Строку или столбец можно добавлять (для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на номере строки, над которой нужно добавить новую строку, и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки, аналогичным образом осуществляется добавление столбцов), удалять (для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на номере строки или названии столбца и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Удалить, при этом на место удаленной строки переместится информация, расположенная снизу, а на место удаленного столбца – данные, находящиеся справа) или перемещать вместе со всем содержимым. Также можно изменять предложенные по умолчанию размеры (высота строки и ширина столбца). Для редактирования высоты строки следует выполнить команду ФорматСтрокаВысота, а ширины столбца - ФорматСтолбецШирина. При выполнении любой из этих команд открывается окно, в котором с клавиатуры нужно ввести требуемое значение и нажать ОК.

^ 2.4 Строка формул
С
Строка формул
трока формул расположена над заголовками столбцов и предназначена для ввода и редактирования формул и иной информации.




Даже если содержащаяся в какой-то ячейке информация видна в ней не полностью, то в строке формул она всегда показывается целиком.

Слева от строки формул расположено поле ^ Имя, в котором показывается адрес ячейки. Например, на рисунке в нем отображено значение C1, а в строке формул - формула =(B5*A3). Поле Имя предназначено для отображения адреса выделенной ячейки или диапазона ячеек, а также для ввода с клавиатуры требуемых адресов. Однако при выделении диапазона в адресной строке будет показан адрес только первой ячейки, расположенной в его левом верхнем углу.

Если в поле Имя ввести значение С5 и нажать Enter, то курсор автоматически переместится в ячейку С5. Если необходимо набрать адрес диапазона ячеек, расположенных в строках с 5 по 15 столбца В, то в поле Имя следует ввести значение В5:В15, то есть указать верхнюю левую и нижнюю правую ячейки диапазона.

Чтобы ввести в ячейку информацию с помощью строки формул, нужно выделить эту ячейку, щелкнуть в строке ввода информации и набрать требуемое значение. Если в строке формул находится формула, созданная по правилам Excel, то в соответствующей ячейке будет отображаться не формула, а результат вычисления по ней. После того, как вся необходимая информация введена в строку формул, нужно нажать клавишу Enter.

^ 3.Принципы работы в Excel 3.1 Работа с формулами
Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для вычислений и анализа данных. Формула начинается со знака «=», после чего следуют операнды и операторы.

Наиболее простой пример создания формулы можно представить следующим образом: сначала в ячейку вводится знак «=», затем – некоторое число, после этого – арифметический знак (+, -, * или /) и т.д. Завершается процесс ввода формулы нажатием клавиши Enter – в результате в ячейке отобразится результат вычисления формулы. Если выделить эту ячейку, то в строке формул будет показана введенная формула.

Однако подобный способ создания формул не всегда приемлем. Это обусловлено тем, что нередко для расчетов необходимо использовать не просто конкретные числовые значения, а данные, находящиеся в тех или иных ячейках. В этом случае в формуле указываются адреса соответствующих ячеек.

При необходимости любую созданную ранее формулу можно отредактировать. Для этого нужно выделить соответствующую ячейку и в строке формул ввести требуемые изменения, после чего нажать клавишу Enter. Изменять формулу можно и в самой ячейке: для перехода в режим редактирования нужно установить на нее курсор и нажать клавишу F2.

Возможности программы предусматривают ввод формулы одновременно в несколько ячеек. Для этого нужно выделить требуемый диапазон, затем в первую ячейку ввести необходимую формулу и нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter. Формулу можно скопировать в буфер обмена и вставить в любое место рабочего листа. При этом все используемые ссылки (адреса ячеек) в формуле-источнике будут автоматически заменены в формуле-приемнике на аналогичные ссылки, соответствующие новому размещению формулы. Например, если в ячейку А1 ввести формулу =В2+С1, затем скопировать ее в буфер обмена и вставить в ячейку А2, то формула будет выглядеть следующим образом: =В2+С2.

При необходимости не скопировать, а переместить формулу из одной ячейки в другую

следует выделить эту ячейку, подвести указатель мыши к любой ее границе так, чтобы он превратился в крестик, нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить формулу в требуемое место.

Если нужно скопировать в буфер и затем вставить в требуемое место не формулу, а только значение, полученное в результате ее вычисления, следует выделить ячейку, затем скопировать ее содержимое в буфер обмена, переместить курсор в то место, куда нужно вставить данные, и выбрать в контекстном меню пункт Специальная вставка. В результате откроется одноименное окно, в котором следует установить переключатель Вставить в положение значения и нажать ОК. В данном окне можно выбрать и другие режимы вставки содержимого буфера обмена.

Иногда бывает необходимо быстро просмотреть все формулы, находящиеся в ячейках рабочего листа. Для этого следует выполнить команду СервисПараметры, в открывшемся окне Параметры на вкладке Вид установить флажок формулы и нажать кнопку ОК. В результате в ячейках, содержащих формулы, отобразятся сами формулы, а не результат их вычисления. Для возврата в первоначальный режим отображения следует снять данный флажок.

Чтобы удалить формулу, достаточно выделить соответствующую ячейку и нажать клавишу Delete. Если формула стерта ошибочно, то сразу после удаления ее можно восстановить на прежнем месте, нажав сочетание клавиш Ctrl+Z.

^ 3.2 Работа с функциями
Функция представляет собой изначально созданную и заложенную в программу формулу, которая позволяет выполнять вычисления по заданным величинам и в определенном порядке. Каждая функция включает в себя следующие составные элементы: знак «=», название (СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и др.) и аргументы. Используемые аргументы зависят от конкретной функции. В качестве аргументов могут выступать числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и т.д.

Каждая функция имеет свой синтаксис, который обязательно должен соблюдаться. Даже незначительное отклонение от синтаксиса приведет к ошибочным расчетам либо вообще к невозможности вычисления.

Вводить функции можно как вручную, так и автоматически. Для автоматического ввода предназначен мастер функций, вызываемый с помощью команды ВставкаФункция. Набрать функцию вручную можно в строке формул (предварительно следует выделить ячейку, в которую вводятся данные) в следующем порядке: сначала указывается знак равенства, затем – название функции, а после – перечень аргументов, которые заключаются в круглые скобки и разделяются точкой с запятой. Например, нужно найти сумму чисел, находящихся в ячейках А1, В2, С5. Для этого в строку формул необходимо ввести следующее выражение: =СУММ(А1;В2;С5). В данном случае название введено русскими буквами, а аргументы, в качестве которых выступают адреса ячеек – латинскими. После нажатия клавиши Enter результат вычисления отобразится в активной ячейке.

Любая функция может использоваться в качестве аргумента для какой-либо другой функции. Это называется вложением функции. Возможности программы предусматривают до семи уровней вложенности функций.

^ 3.3 Работа с диаграммами
Одной из самых полезных возможностей программы Excel является механизм работы с диаграммами. В общем случае диаграмма является наглядным графическим представлением имеющихся данных. Построение диаграммы осуществляется на основании информации, находящейся на рабочем листе. При этом она может располагаться как на одном листе с данными, на базе которых она построена (такая диаграмма называется внедренной), так и на отдельном листе (в этом случае создается лист диаграммы).

Диаграмма неразрывно связана с исходными данными и при каждом их изменении автоматически обновляется соответствующим образом.

Для перехода в режим построения диаграммы служит команда главного меню ВставкаДиаграмма. При ее выполнении открывается окно мастера диаграмм:




Перед применением данной команды рекомендуется выделить диапазон с данными, на основе которых будет построена диаграмма. Но этот диапазон можно указать (или отредактировать) и позже, на втором шаге построения диаграммы.

На первом шаге построения диаграммы следует выбрать ее тип. Возможности программы предусматривают построение самых разных диаграмм: гистограммы, графика, круговой, точечной, лепестковой, пузырьковой и т.д. На вкладке Стандартные приведен список стандартных диаграмм. Если ни одна из них не удовлетворяет требованиям пользователя, можно выбрать нестандартную диаграмму, перейдя на вкладку Нестандартные.

Для выбора требуемой диаграммы нужно в левой части любой из вкладок выделить ее тип, а в правой – вариант представления.

Если при выполнении команды ВставкаДиаграмма был выделен диапазон данных, на основании которых должна быть построена диаграмма, то в окне мастера диаграмм с помощью кнопки Просмотр результата можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма при установленных в данный момент настройках. Готовая диаграмма отображается в правой части вкладки, только когда эта кнопка нажата.

Для перехода ко второму этапу построения диаграммы нужно нажать кнопку Далее.

Процесс создания диаграммы можно закончить в любой момент нажатием кнопки Готово. В результате будет создана диаграмма, соответствующая заданным настройкам.

Если перед выполнением команды ВставкаДиаграмма не был указан диапазон с данными, то на втором шаге в поле Диапазон следует его указать. Здесь же при необходимости можно отредактировать указанный ранее диапазон данных. С помощью переключателя Ряды выбирается требуемый вариант построения рядов данных: по строкам или по столбцам выделенного диапазона.

На вкладке ^ Ряд можно добавлять ряды данных в диаграмму и удалять их из нее. Для добавления ряда нужно нажать кнопку Добавить и в расположенном справа поле Значения указать диапазон данных, которые будут использованы при построении диаграммы. Чтобы удалить ряд из списка, следует выделить его название и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, так как программа не выдает запроса на подтверждение операции удаления. Нажатием кнопки Далее осуществляется переход к третьему этапу построения диаграммы.

Появившееся окно состоит из следующих вкладок: Заголовки (открывается по умолчанию), Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных и Таблица данных. Количество вкладок в окне зависит от выбранного типа диаграммы.

На вкладке Заголовки в соответствующих полях с клавиатуры вводятся название диаграммы и ее осей. Набранные значения сразу отображаются в расположенной справа области просмотра. Поля данной вкладки не являются обязательными для заполнения.

На вкладке Оси настраивается присутствие на диаграмме осей (горизонтальной и вертикальной). Если отображение какой-то оси отключено, то на диаграмме будет отсутствовать сама ось и расположенные на ней значения. Для включения отображения осей должны быть установлены флажки ось X (категорий) и ось Y (значений). По умолчанию они установлены.

Для настройки линий сетки диаграммы предназначена вкладка ^ Линии сетки. Здесь для каждой оси путем установки соответствующих флажков можно включить отображение основных и промежуточных линий.

На вкладке Легенда можно управлять отображением легенды диаграммы. Легендой называется список рядов диаграммы с указанием цвета каждого ряда. Чтобы включить отображение легенды, нужно установить флажок Добавить легенду (он установлен по умолчанию). При этом становится доступным переключатель Размещение, с помощью которого указывается расположение легенды по отношению к диаграмме: внизу, в правом верхнем углу, вверху, справа и слева.

На вкладке ^ Подписи данных осуществляется настройка подписей диаграммы. Например при установке флажка значения на диаграмме будут показаны исходные данные, на основании которых она построена. Если установить флажок имена рядов, то над каждым рядом данных будет отображаться его название (названия рядов отображаются в соответствии со списком рядов, который был сформирован на втором шаге построения диаграммы на вкладке Ряд).

Если на вкладке Таблица данных установить одноименный флажок, то сразу под диаграммой будет отображена таблица с исходными данными, на основании которых построена диаграмма.

При нажатии кнопки Далее выполняется переход к четвертому, заключительному этапу построения диаграммы.




На данном шаге определяется место расположения диаграммы. Если переключатель установлен в положении отдельном, то после нажатия кнопки Готово для диаграммы будет автоматически сформирован отдельный рабочий лист. По умолчанию этому листу будет присвоено имя Диаграмма 1, однако при необходимости его можно изменить.

Завершается процесс построения диаграммы нажатием кнопки ^ Готово. Если же переключатель установлен в положение имеющемся, то в расположенном справа раскрывающемся списке следует выбрать рабочий лист из имеющихся в текущей книге, на которой будет помещена диаграмма.

Подобным образом можно выполнять построение самых разнообразных диаграмм, в зависимости от потребностей пользователя.

Чтобы быстро перейти к данным, на основе которых была построена диаграмма, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Исходные данные. В результате откроется окно мастера диаграмм на втором шаге, в поле Диапазон которого будут указаны границы диапазона с исходными данными. Кроме того, после выполнения данной команды на рабочем листе будет выделен диапазон с исходными значениями.

При необходимости можно в любой момент изменить месторасположение диаграммы. Для этого нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт Размещение. При этом появится диалоговое окно (шаг 4), в котором можно указать новый порядок размещения диаграммы.

Для удаления диаграммы с рабочего листа нужно вы