Реферат: Крулькевич М. И., Сынкова Е. М. Информационная деятельность в организациях. Донецк: Донну украины, 2001. 176 с


ББКЧ23+Х623.4

Крулькевич М.И., Сынкова Е.М. Информационная деятельность в организациях. - Донецк: ДонНУ Украины, 2001. - 176 с.

18ВЫ 966-02-1141-4

Рассматриваются проблемы формирования, сущность, понятия и элементы информационной деятельности в организациях, основные направления совершенствования этой деятельности и правовое регулирование информационных процессов.

Для научных работников, специалистов информационной деятельности, преподавателей, аспирантов, студентов.

ББК Ч 23 + X 623.4

Розглядаються проблеми формування, сутшсть, поняття та елементи інформаційної діяльності в оргашзаціях, основш напрямки удосконалення цієї лояльное™ та правове регулювання шформацшних процес!в.

Для наукових робітників, спешшпспв у галузі управління, викладачів, аспірантів, студентів.

Научный редактор канд. экон. наук Щедрин А.Н.

Рецензенты:

Финагин В.В., доктор экономических наук, профессор БерсуцТсий Я.Г., доктор экономических наук, профессор

Рекомендовано к печати Ученым советом Донецкого национального университета.

) М.И.Крулькевич Е.М.Сынкова

15ВК 966-02-1141-4

© ДонНУ Украины, 2000

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 6

Глава 1. ИНФОРМАЦИЯ В ПРОЦЕССАХ УПРАВЛЕНИЯ 8

Основные характеристики информации 8

Менеджерский информационный цикл 13

Формирование первичной информации 17




Требования, предъявляемые к информационному обеспечению
системы управления 20

Повышение уровня достоверности информации 21

Хранение информации 25

Глава 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ 28

Формирование информационных потоков 28

Информационное обслуживание 29

Сжатие информации в информационных потоках 32

Совершенствование информационный потоков 39

Рационализация режима обмена информацией 40

Глава 3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ СОДЕРЖАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 45

Взаимодействие элементов системы в технологии управления 45

Организационные формы и функции управления 47

Технологическое содержание функции учета 49

Технологическое содержание функции контроля 51

Технологическое содержание функции анализа 56

Технологическое содержание функции планирования 63

Технологическое содержание функции выдвижения и принятия
управленческих решений Г. 67

3.8. Технологическое содержание функции прогнозирования 71

Глава 4. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ73

Структура информационного процесса 73

Основные формы и методы восприятия информации 76

Передача информации 78

Обработка информации 80

Представление информации 83

Глава 5. ОБЩЕНИЕ В ПРОЦЕССЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 87

Деловое общение 87

Процесс общения 90

Информационный процесс коллективных мероприятий 92

5.4 Представление новых идей 95

5.5. Оценка идей, предложений и рекомендаций 96

5.6 Обучение навыкам информационной деятельности 98

Глава 6. МЕТОДЫ И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА

^ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 101

6.1 Информационный кругооборот 101

Сбор информации 102

Обработка информации и документов 103

Предоставление информации потребителю 105

Документационные средства коммуникаций 107

Глава 7. ЭВОЛЮЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

^ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ ПО

Основные направления совершенствования информационной
деятельности 110

Методы делового взаимодействия менеджеров компании с
клиентами 113

Новые технологии в информационной деятельности 114

Характерные свойства современных информационных процессов ... 117

Роли, обязанности и ответственность сотрудников компании в
технологии управления, основанной на процессах 119

Информационная культура 120

Управление изменением уровней информационной культуры .... 124

7.8. Корпоративная информационная система "Интранет" 126

Глава 8. ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 128

8.1. Законодательство Украины в сфере информационной деятельности 128

82. Информационная деятельность как объект правового регулирования 130

Государственное регулирование информационной деятельности.... 131

Национальная Программа информатизации 135

Правовой режим государственных информационных ресурсов... 136

Защита информации в автоматизированных системах 139

Правовой режим государственных средств массовой информации 140

Глава 9. ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

^ ИНФОРМАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 142

Понятие информационного продукта и информационной услуги .. 142

Информационные рынки 144

Информационный риск и ответственность ]46

Права и обязанности участников информационных правоотношений 148

9.5. Право собственности на информационные продукты и услуги.... 150


Условия и порядок установления договорных отношений 151

Договор на создание информационной продукции 153

Договор на оказание информационных услуг 155

Глава 10. КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ 158

Проблемы, принципы и пути совершенствования коммуникаций 158

Роль управленческих ограничений в коммуникациях 162




Динамика коммуникаций в организации 163

Основные виды управленческой информации в коммуникациях. 164

Стандарт на поведение сотрудников в организации 165

Моделирование коммуникаций в иерархических организациях.... 166

Бюрократизм в менеджерской системе коммуникаций 169

Неформальные коммуникации в организациях 170

Воздействие на партнера в процессе неформальной коммуникации.... 173

10.10. Рекомендации по коммуникациям при осуществлении руководства 174

^ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 175

ВВЕДЕНИЕ

В среде, где постоянны перемены, существует необходимость в инструментах и методах, позволяющим помочь организациям стать более эффективными. В мире конкуренции существует потребность найти пути, чтобы стать первыми или догнать остальных, пока еще не слишком поздно. Поэтому новая система хозяйствования требует существенного улучшения системы информации и информационной деятельности в организациях. Изменение методов управления экономикой повлекло за собой необходимость ускоренного развития системы информации и информационной деятельности. Многие руководители организаций в настоящее время пришли к выводу, что без надлежащей информационной деятельности нет условий для плодотворной хозяйственной деятельности, невозможно принимать достаточно эффективные управленческие решения. Следовательно, перед руководством организацией стоит новая задача - поднять информационную деятельность на должный уровень.

В системе хозяйственного управления, которая предшествовала экономической реформе, также осуществлялась определенная информационная деятельность, существовали информационные органы как внутри организаций, так и за их пределами. Однако в условиях осуществления реформы эти информационные органы уже не могут удовлетворять возросшие потребности организаций в информации.

В целях успешного развития информационной деятельности недостаточно ограничиваться только правильным пониманием роли информации в управлении; необходимо также знать и умело использовать источники информации, эффективные методы и технику ее получения, обработки, храненная и использования.

Получение своевременной, и нужной информации об окружающей социально-экономической среде, об условиях реализации продукции и деятельности предприятий-смежников и конкурентов, о последних достижениях науки и техники, о методах организации информационной деятельности, направленной на достижение намеченных перед организацией целей, и предоставления исходящей информации о деятельности организации - все это обусловливает необходимость разработки хорошо продуманной политики в области информационной деятельности в соответствии с целями функционирования организаций и их структурных подразделений.

В этой связи перед руководством организацией возникают следующие новые задачи:

своевременно и правильно оценить значение информационной
деятельности;

правильно понять задачи, стоящие перед системой информации
организации;




организовать информационную деятельность, удовлетворяющую
поставленным задачам;

наладить необходимые коммуникации с внешними органами ин
формации;

своевременно внедрять новые технические средства и методы ра
боты с информацией;

правильно отбирать кадры для информационной работы, посто
янно повышать их квалификацию.

Сотрудники организации должны расширять знания по использованию внутренних и внешних источников информации, техники и технологии передачи, обработки и хранения информации.

Работники организации в настоящее время располагают определенным опытом, накопленным в различных областях информационной деятельности, в частности в области бухгалтерского учета, компьютерной обработки данных, документной информации и т.д. У этих работников, однако, зачастую отсутствует комплексный подход к методике и практике разработки эффективной системы информации.

Данная работа, посвящена созданию комплексной системы информации организации, вопросам теории, методологии и технологии информационной деятельности.

В книге, рассчитанной на административно-управленческий персонал организаций, предпринята попытка дать общий обзор, а также проанализировать специфические вопросы направлений информационной деятельности, ее технических средств и методов, которые до сих пор были малоизвестны, либо считались несущественными.

^ Глава 1. ИНФОРМАЦИЯ В ПРОЦЕССАХ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Основные характеристики информации

Информация в философской интерпретации определяется как разъясне­ние или изложение. В тоже время это одно из основных понятий кибернети­ки, в которой под информацией понимают некоторые сведения, подлежащие приему, хранению, обработке и передаче в процессе реализации функции управления. В понятии "информация" следует различать два аспекта. Во-первых, информация представляет собой меру организации системы. В связи с этим математическое выражение информации тождественно выражению для энтропии, взятой в обратным знаком, Как энтропии системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация определяет меру ее органи­зации. Во-вторых, информация всегда связана с отношением двух процессов или предметов, Если в одном из них происходят изменения, отражающие воздействия другого, то первый из них становится носителем информации о втором. В кибернетических системах изменения в предмете (процессе) В, вы­званные воздействием предмета А, являются не только некоторыми характе­ристиками В, а становятся фактором функционирования кибернетической системы именно в качестве носителя информации о предмете А.

Таким образом, понятие "информация" может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи, Такое определение подчеркивает огромное многообразие содержания информации, которая является абстрактной категорией и проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явлениях.

Источниками информации являются процессы производства, обслу­живания и управления. Все процессы делят на 5 групп: технические, тех­нологические, организационные, экономические и социальные.

Информацию об объекте можно получить только путем воздействия на него одним из трех следующих методов: с использованием пассивного эксперимента (сбор статистических данных), с использованием активного эксперимента на основе специализированного внесения искусственных изменений в состояние объекта, а также с помощью комбинированного ак­тивно-пассивного метода.

Информация об объекте может быть априорной, текущей и апостери­орной, т. е. прошлой, сиюминутной и перспективной.

Любое сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы (объекта) заранее неизвестно. Неопределенность системы заклю­чается в том, что до воздействия на нее мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. Информация, полученная в резуль­тате воздействия, уменьшает неопределенность системы. Отсюда, следует


8

признать, что количество информации есть мера уменьшения неопреде­ленности ситуации.

В качестве меры неопределенности ситуации с п равновозможными исходами Р.Хартли предложил использовать величину Н * 1о§ п. Неопре­деленность сложной ситуации, состоящей из нескольких независимых опытов, равна сумме неопределенности каждого опыта.

Например, если производится два независимых опыта с щ и п2 рав­новозможными исходами соответственно, то неопределенности отдельных опытов Н| * 1о$ П| и Н}»1ов пг.

Сложный опыт, который имеет п - п, * щ равновоэможных исходов, имеет Н » 1о& п = Н|+На. При этом основание логарифма означает выбор единиц, в которых измеряется информация.

Когда исходы равновероятны, неопределенность зависит от числа ис­ходов и от их вероятностей. Чаще всего используют логарифм с основанием 2 и получают информацию в двоичных единицах, называемых битами.

Клод Шеннон предложил в качестве меры неопределенности опыта с п возможными исходами х,,хг,... а, энтропию Н определять по формуле

Н- Р(Х!)|08Р(Х,),

где Р(х(), >=1 ,п - вероятность исхода Х|.

При равновероятных исходах формула Шеннона дает Н = 1о& п.

Приведенные формулы характеризуют количественно-статистическую меру информации. Эта оценка определяет универсаль­ность меры, ибо она применима к информации любого вида и содержания. В то же время для случаев, когда необходимо принимать во внимание се­мантику и ценность информации эта мера не применима. Она может быть использована только для выбора характеристик технических средств.

Поэтому в теории передачи сообщений в человеко-машинных сис­темах выделяют три проблемы: техническую, семантическую и проблему эффективности.

Семантика учитывает такие свойства информации, как ценность, це­лесообразность, содержательность.

Проблема эффективности решается путем сравнения ценности ин­формации с затратами на ее получение.

Наиболее важными характеристиками информации в человеко-машинных системах является:

целевое назначение;

ценность;

надежность и достоверность;

избыточность;

быстродействие;

периодичность;

детерминированный или вероятностный характер;

затраты;

непрерывность и дискретность;

способ и форма представления.


9


Главным измерителем информации в процессах принятия управленческих решений является мера ее полезности, или эффект, который она оказывает на результаты управления.

Мера полезности может быть оценена следующим образом:

I пол = 1о§ Р - 1оё ро = Ь§ Р\Р0,

где 1о§ Р - неопределенность ситуации после получения сведений об объекте управления, 1о§ Р0 - неопределенность ситуации до получения сведений о ней.

Если при этом рассматривать информационную цепь всего процесса принятия управленческих решений, то количество информации, которое получит принимающий решение, равно

1ПР = Ноб + Нк + Нхр + Н„ +1„ где Но6 - неопределенность объекта управления, Нц - неопределенность каналов информации, Нхр - неопределенность, обусловленная хранением информации, Н„ - неопределенность, обусловленная обработкой информации, 1„ - объем информации, переданной ее источником, 1пр - объем информации, поступившей ее потребителю. В свою очередь потребитель сможет воспользоваться объемом информации, определяемой функционалом

*пот~ * [_К> 1 »*пр],

где К - коэффициент актуации потребителя, Т - тезаурус потребителя, 1пр - объем поступившей потребителю информации.

Система информации состоит из различных сведений о деятельности предприятия и внешнего его окружения. Данная система призвана отражать ход выполнения стратегического плана, а также функциональных планов подразделений предприятия по производству и реализации продукции и услуг, а также производственную, экономическую и социальную деятельность предприятия.

В структурном разрезе система информации состоит из подсистем информации:

организация производства;

финансовый менеджмент;

деловое администрирование;

маркетинг.

Организация производства включает технологию, техническое развитие, организацию управления.

Финансовый менеджмент объединяет учет и анализ хозяйственной деятельности, взаимоотношения с банком и бухгалтерию.

Деловое администрирование - стратегическое и функциональное планирование, контроль деятельности, административное управление.

Маркетинг - рекламу, перемещение продукции потребителю, материально-техническое снабжение, изучение рынков и конкурентов, ценообразование и др.

Информация системы управления предприятия подразделяется на входную, нормативную, оперативно-производственную и выходную.

Входная информация - это договора, контракты, планы, распоряжения, задания, которые надлежит реализовать объектам и органам управления.

Нормативную информацию представляют различного рода сборники норм выработок, расценок, расхода материалов, затрат времени; параметры и показатели технологических режимов; регламентные' показатели производства; законодательные и другие акты.

Нормативная информация является базой для всех видов планирования, организации труда и управления, учета, контроля и анализа хозяйственной и экономической деятельности предприятия.

Оперативно-производственная информация циркулирует непосредственно в производстве и управлении, представляет собой данные учета, контроля, анализа, планирования и принятия решений.

Выходная (промежуточная) информация представляет собой результаты логико-математической обработки производственно-управленческой информации. Это задания, наряды, графики, указания, отчеты, статистические сведения, управляющие воздействия, автоматически подаваемые на объекты управления. В последнем случае информация выдается в виде цифровых кодов, преобразуется специальными устройствами в управляющие воздействия.

К числу таких устройств относятся: электро-пневматические и цифро-аналоговые преобразователи, регистраторы цифровой и алфавитной информации, а также устройства цифровой, световой и звуковой индикации.

Выходная информация может преобразовываться непосредственно в ПЭВМ и в периферийных устройствах, выдаваться по адресам приемников и исполнительных устройств с использованием индивидуального или группового преобразования. Для выдачи выходной информации работниками используются запросно-ответные системы на базе дисплеев.

Такие особенности вытекают из наличия иерархий аппарата управления по уровням обработки информации.

На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление и регистрация сведений, характеризующих объект или процесс.

На втором уровне производится группировка и обобщение первичных данных с целью получения укрупненных показателей. Результаты обработки предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой для решения стратегических и сложных тактических задач управления.


10

11

Особенность системы управления в том, что высший ее уровень -решает стратегические задачи, связанные с перераспределением ресурсов в крупных масштабах. Решение тактических задач этот уровень может только контролировать. На низшем уровне решаются задачи тактического характера при наличии детальной информации о состоянии объекта. Имеющиеся у него кадровые и информационные ресурсы не позволяют решать долгосрочные задачи.

Эта особенность системы управления не всегда отражается в информационной системе. Часто потрки информации, идущие от низших уровней к высшим, представляют одни и те же сведения, которые лишь суммируются и обобщаются по мере продвижения к верхним уровням. Поэтому увеличивается дублирование и снижается коэффициент использования информации. Вместе с тем информацию по мере ее движения к верхнему уровню необходимо агрегировать, интегрировать и сжимать.

При движении информации "вниз" элементы системы управления генерируют дополнительную информацию, причем иногда в значительно больших объемах.

Степень интеграции и наоборот степень генерации (размножения) характеризуется коэффициентом (3, который равен

Р *вых '

где

'вы* - объем информации, выходящей из элемента системы; 1ВХ - объем информации, входящей в элемент системы.

Объемы могут быть измерены числом документов, показателей или трудоемкостью обработки.

При движении информации вверх обычно р < 1, а вниз - (3 > 1.

Агрегация информации может осуществляться с использованием трех направлений: функционально-логического, аналитического и статистического.

Первое основано на функциональных и логических связях параметров и показателей между собой, а также на их отношениях к состоянию объекта и целям функции.

Второе - на определении интегральных и экстремальных характеристик данных, связанных функциональными зависимостями.

Третье - на представлении параметров их статистическими распределениями и характеристиками.

Сжатие или свертывание информации предполагает преобразование информации на более короткое ее отображение с использованием меньшего числа символов.

При движении информации происходит изменение семантической ее ценности. Семантика обычно учитывает целесообразность, ценность, полезность или существенность информации. Полезность информации,

12

используемой в системе управления, оценивается по тому эффекту, который она оказывает на результат управления.

В связи с этим А.А.Харкевич предложил меру ценности информации, определяемой изменением вероятности достижения цели реализации какой-либо задачи при получении дополнительной информации. Если дополнительная информация не изменит вероятности достижения цели, то она называется дезинформацией и измеряется отрицательным количеством информации. При этом надо учитывать существенность самого события, существенность времени совершения события и получения информации о нем, а также существенность места, адреса и других характеристик реализации функции управления. Иногда надо учитывать и различные позиции, с которых решаются задача или выполняется управленческая функция.

Семантическая ценность информации изменяется во времени. Эти изменения особенно сильно сказываются в оперативном управлении. Информация о каком-либо событии, полученная слишком поздно, не обладает никакой ценностью, поскольку изменить уже ничего нельзя. Поэтому в оперативном управлении необходимо максимально сокращать длительность передачи и обработки информации.

Деятельность предприятия и его система управления динамичны, поэтому такой же должна быть и информационная система. Изменяя ценность информационных потоков, обусловленных внутренней и внешней средой, информационная система должна адаптироваться к этим изменениям, что повысит ее гибкость и увеличит значимость.

Относительная ценность информационных потоков и относительная важность решаемых задач может рассматриваться только в иерархии структуры системы управления. В качестве своеобразного фильтра информационных потоков может служить дерево целей и критериев, что даст возможность определить имеет ли данное сообщение отношение к решаемой задаче и установить уровень иерархии, к которому относится решаемая задача.

^ 1.2 Менеджерский информационный цикл

В менеджерском информационном цикле выделяют следующие фазы: восприятие, передача, хранение, обработка, представление и воздействие.

Восприятие состоит и формировании такого образа объекта, который включает свойства управляемого объекта, существенные для принятия в отношении его тех или иных решений.

Передача представляет собой обычный перенос информации на расстояние различными способами.

Хранение - это перенос информации во времени.

Обработка информации заключается в преобразовании ее при решении управленческих задач.

13

Представление информации - это приведение ее к форме, удобной для пользования человеком.

Воздействие состоит в преобразовании информации в сигналы, которые способны вызвать изменение в объекте управления. Такие сигналы могут производить регулирующие, управляющие или защитные действия в объекте. Воздействие обычно осуществляется как непосредственно для управления, так и для отбора информации.

Данные, циркулирующие в информационном цикле, могут быть охарактеризованы циклом "жизни", в котором основное значение имеют три аспекта - зарождение, обработка, хранение и поиск. Воспроизведение и использование данных может осуществляться в различные моменты их цикла. Выработанные системой данные должны быть отражены на материальных носителях и храниться в течение определенного времени.

Информация появляется в результате наблюдения и регистрации явления. Причем поступает в случайном порядке. Для уменьшения времени поиска требуемых данных и их обработки необходима предварительная сортировка данных по заданным признакам. Иногда для получения полного сообщения требуется объединить, агрегировать ряд отдельных данных. Значение данных зависит от потребности в них, достоверности, надежности и своевременности.

Массивы данных должны систематически пересматриваться с целью устранения устаревших и бесполезных данных.

Уничтожение данных может осуществляться после их многократного использования либо при отнесении их к классу устаревших. Уничтожение данных является концом цикла их жизни.

Менеджерская информация должна обеспечивать наблюдение за ходом производства, за реализацией продукции, за услугами, маркетингом и финансовой деятельностью, прогнозирование, стратегическое и календарное планирование, принятие различного рода управленческих решений, а также контроль людских, материальных и денежных ресурсов для корректировки решений, своевременной подготовки использования резервов в случае необходимости.

Основным требованием к системе информации является то, чтобы она при минимальных данных достаточно полно характеризовала состояние контролируемых системой управления предприятия всех видов процессов.

Кроме этого к ней предъявляются следующие требования:

Обеспечивать устойчивость производственно-экономической сис
темы при заданных стратегических и оперативных решениях.

Обеспечивать работу производственной системы в условиях неоп
ределенности окружающей среды.

Создавать возможности для организационных изменений в системе
управления при существенных изменениях ситуации в окружающей среде.




Обеспечить своевременную оценку окружающей среды для созда
ния условий эффективного функционирования предприятия.

Сочетать подцели системы управления для наиболее эффективно
го выполнения главной цели функционирования предприятия.

Обеспечивать прогнозы и подготовку к возможным изменениям
производственной системы.

Обеспечивать адаптацию предприятия к окружающей среде.

Обеспечивать разумное поведение системы управления предпри
ятием.

Система управления предприятием может быть отражена с позиций ее элементов, свойств объекта управления, входных и выходных данных.

Структурно систему управления в целом характеризует кибернетический блок, показанный на рис. 1.1:

Объект управления

iv.

Орган управления

*вых

Рис. 1.1 Схема системы управления.

X - миссия, целевая функция объекта управления,

2, - неуправляемые воздействия на объект,

22 - компенсирующие управляемые воздействия на объект,

Я - результаты деятельности объекта

К» - информация управляющих воздействий органа управления,

!„; - информация обратной связи,

1К - входная информация внешней среды,

1ВЬК - выходная информация во внешнюю среду.

Система управления - это структура, функции элементов и информация, циркулирующая как внутри функциональных элементов, так и между элементами системы управления и внешней средой.

Система информации предназначена для точного информационного отражения деятельности объекта управления и взаимодействия его с внешней средой.

Содержание управленческой информации составляет логический смысл передаваемых сведений об объекте, а форма сообщений представ-


14

15

ляет структуру, отражающую взаимное расположение символов, используемого языка или вид представляемой информации.

Одной из главных задач анализа информационной системы является измерение информации, так как измерять ее, как рекомендует теория информации, в двоичных единицах бессмысленно. Обычно в практике количество информации определяется на содержательном уровне, т.е. на уровне структурных единиц информации, которые имеют логический смысл. В связи с этим, вместо количества информации используют объем информации, измеряемый в знаках, реквизитах, сообщениях, показателях, документах и т.д.

При анализе информационной системы приходится учитывать то, что между структурой, функцией и информацией не существует однозначного соответствия. Любая функция может выполняться целым классом структур при наличии различной информации.

В этой связи анализ может решать две задачи:

определение возможных потоков информации по данным функциям системы управления;

определение функций по заданной входной и выходной их информации.

При решении указанных задач следует учитывать также принцип внешнего дополнения, который предопределяется структурой и функциями.

Синтез информационной системы включает устранение дублирования в потоках информации, сведение к минимуму объемов первичной информации, а также рационализацию потоков информации, ориентированную на конкретные функции элементов структуры системы управления.

Процесс синтеза информационной схемы состоит из следующих этапов:

Изучение существующих потоков информации.

Построение функциональной схемы системы управления.

Анализ структуры и функций управления.

Построение предполагаемой схемы системы управления.

5. Построение структурной схемы для функциональной схемы
создаваемой системы управления.

Определение рациональных потоков информации.

Синтез рациональных потоков информации.

Построение схемы потоков информации по структуре системы
управления.

^ 1.3 Формирование первичной информации.

Производственно-управленческая система является динамичной, изменения в которой неизбежны. Поэтому для осуществления управления необходимо периодически или непрерывно оценивать состояние объектов управления для внесения необходимых коррективов в соответствии с изменениями окружающей среды или самих объектов. Так, например, необходимо следить за тем, является ли выпускаемая продукция приемлемой для потребителя. При этом управление осуществляется на основе информации, формирующейся по принципу обратной связи, что является весьма существенным для построения управленческой информационной системы. Часто работники системы управления не имеют четкого представления о будущих ситуациях, в силу чего они полагаются на информацию о прошедших ситуациях, которые оцениваются ими с задержкой во времени. Обычно системы учета и отчетности ориентированы на выдачу информации о том, что происходило в прошлом, а не о том, что произойдет в будущем. Поэтому переоценка принципов построения информационных систем с ориентацией на оценку будущих состояний, на принятие решений может обеспечить прогресс в развитии и организационном изменении системы управления предприятием.

Первичную информацию могут формировать сотрудники или технические средства. При формировании информации может происходить первичное ее преобразование с использованием квантования, кодирования, декодирования, масштабирования, классификации, приведения к единой форме цифровых сигналов.

При съеме информации об объекте имеем две энтропии (неопределенности) - измеряемого параметра и устройства (сотрудника) съема информации.

Величина совместной их неопределенности определяется выражением: Н(х,у)=! Р(х;,у01о§Р(х„У|)

|=Ч

В самом процессе съема приращение информации равно I = Н(у) - Н(у/х)

Слагаемое Н(у/х) не дает дополнительных сведений об объекте X, а отражает лишь свойства системы данных, т.е.

Н(у) - Н(у/х) = Н(х) - Н(у) - Н(х,у)

При корреляции между х и у, равной единице, неопределенность при
съеме информации отсутствует, т.е.
Н(х,у) = Н(х)=Н(у)
Н(у/х) = 0, 1 = Н(у)


16

П

Другими словами, вся информация, которая имеется в распоряжении устройства (сотрудника), будет полезной.

В связи с этим Н(х/у) = 1(у/х) - представляет собой величину избыточной информации.

В большинстве случаев устойчивая работа систем управления обеспечивается путем систематического создания новых, более эффективных алгоритмов контроля и управления. Этими алгоритмами предусматривается использование и выдача новых информационных потоков, представляющих собой комбинации существовавших сведений или дополнительное введение новых. Новые потоки могут создаваться также при изменении целей и критериев функционирования системы управления, ее структуры, функций, элементов, внедрение новых технологических средств управления, а иногда даже при замене сотрудников в подразделении. Старые, ранее установившиеся информационные потоки часто продолжают функционировать, что порождает дублирование, неполное использование части информации и снижает эГлава 2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ 2.1 Формирование информационных потоков

Источник информации это элемент информационной системы, способный распознавать состояние управляемого объекта и внешней среды и вырабатывать сообщения, однозначно описывающие эти состояния. Источники информации о состоянии внешней среды не обязательно входят в состав информационной системы.

Источником информации может быть человек или технические средства. Основной характеристикой источника информации является так называемый поток информации, определяемый как количество информации, вырабатываемой источником в единицу времени. Например, количеством символов в единицу времени. Производительность источника не всегда определяется его скоростными способностями, чаще частотой изменений наблюдаемых им состояний. В некоторых случаях сообщение формируется в течение длительного промежутка времени, значительно большего, чем требуется для его передачи. При этом возникает задача накопления формируемого источником сообщения в некоторой промежуточной (буферной) памяти, а затем передача его с максимально возможной скоростью. Чтобы рассчитывать информационную систему с учетом различия источников информации используются такие их характеристики, как активность, определяемую отношением времени передачи сообщений к общему времени работы источника, и коэффициент одновременности, учитывающий совпадение моментов работы нескольких источников.

Так как сообщения для системы управления не имеют одинаковой ценности, то вводится приоритетность на передаваемые сообщения. Информацию передает источник потребителю, поэтому он должен знать, устанавливая приоритетность, что важнее для потребителя информации в каждый конкретный момент. Наконец, важной характеристикой источника является уровень достоверности информации, кото
еще рефераты
Еще работы по разное