Реферат: 2. Цели, функции и задачи деловой беседы 6

Содержание


Введение 3

1. Деловая беседа и деловое общение 5
2. Цели, функции и задачи деловой беседы 6
3. Структура деловой беседы 9

4. Проведение беседы 11

5. Деловая беседа по телефону 14

Заключение 15

Список использованных источников 16


Введение


Речевая деятельность (общение, коммуникативный акт) имеет социальный характер, поскольку она — часть общественной деятельности человека. Любая общественная деятельность невозможна без общения. Кроме того, есть виды деятельности, основу которых составляет общение. Это деятельность педагогов, преподавателей, юристов, политиков, журналистов, менеджеров, многих работников сферы обслуживания.

Общение для человека — это его среда обитания. Без общения невозможно формирование личности человека, его воспитания, а также развития интеллекта. Общение помогает организовать совместную работу, наметить, а также обсудить планы и реализовать их. Овладение искусством общения необходимо для каждого человека независимо от его вида деятельности.

Искусство общения - это сложная и ответственная сфера бытия. Слово имеет безграничную власть над самим человеком и над обществом.

Успешность общения зависит от способности говорящего варьировать способ языкового представления того или иного реального события.

Умение слушателя проникнуть в коммуникативный замысел говорящего — основное условие успешного речевого общения. Слу­шатель проделывает огромную работу по интерпретации речевого потока, по переосмыслению ранее сказанного, по соотнесению своей «модели» понятого с реальными фактами и поведением собеседни­ка. Именно в этой разновидности литературного языка имеет место самое сложное взаимодействие между говорящим и слушающим.

У руководителя любого ранга, ежедневно общающегося с разными людьми, нет ничего, кроме навыков общаться и знаний принципов, методов и искусства управления.

Не всегда и не везде, но в большинстве случаев люди могут вступать в контакт между собой. Речь является самой сутью социального взаимодействия.

Практически все дела начинаются, осуществляются и завершаются при помощи речевых взаимодействий между людьми.

В жизни каждой организации (предприятия) эти виды делового общения занимают очень важное место.

В современной трактовке деловые беседы -это устный контакт между людьми, имеющие необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения проблем.

В работе были определены решены следующие задачи:

- проанализированы особенности культуры речи;

- рассмотрены цели и структура деловой беседы;

- выделены функции и задачи деловой беседы



^ Деловая беседа и деловое общение


Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет собой сферу коммерческих и административно-пра­вовых, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Деловое общение на сегодняшний день проникает во все сферы жизни.

В теории управления беседа – это вид общения, предметный разговор, который служит принятию и решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров деловая беседа, имеет предмет, личностно ориентирована и в большинстве случаев происходит между представителями одной организации.

При проведении беседы необходимо уметь слушать так же важно, как и уметь хорошо говорить. Необходимо собеседнику дать возможность высказать все, что он хочет. В этом случае он должен непременно видеть вашу заинтересованность. Не в коем случае нельзя отводить взгляд в сторону, нужно смотреть прямо на своего собеседника.

Деловая беседа – это разговор преимущественно между двумя людьми, где сами собеседники принимают во внимание особенности личности.

Деловая беседа — это стремление человека или нескольких людей при помощи речи вызвать желание у другого человека или группы людей к какому-либо действию, которое изменит хотя какую-либо из сторон данной ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.


^ Цели, функции и задачи деловой беседы


Беседа является одной из форм общения между людьми. В каждом случае есть своя специфика и методика, а также правила реализации. Деловая беседа может протекать между равными партнерами, а также между начальником и подчиненным, мужчиной и женщиной, учителем и учеником, взрослым и ребенком т.д. Хорошее воспитание, высокий уровень интеллекта, профессионализм, а также знание правил этикета позволяют избежать стереотипа в выборе тем и в манере ведения беседы.

Успех беседы зависит от знания психических, а также от интеллектуальных особенностей собеседника, его проблем и желаний. Не в коем случае не следует быть уверенным в силе своей аргументации и недооценивать ум и профессионализм другого. Навязчивость, неумеренный пафос, скрытые угрозы, шантаж обычно дают обратный эффект, вызывают явное или скрытое противодействие.

В современной деятельности важную роль имеют деловые беседы и переговоры. Изучением психологии и этики переговоров занимаются не только отдельные исследователи, но а также и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

Деловая беседа - это форма контактов между людьми, которые имеют полномочия от своих организаций, в ходе которой происходит обмен мнениями и целенаправленное обсуждение конкретной проблемы с целью поиска взаимовыгодного варианта решения.

Деловая беседа осуществляется в вербальной форме, что требует от собеседников не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, еще очень важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь. Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.

Деловая беседа включает в себя обмен мнениями или информацией, но не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.

К числу целей, которые требуют проведения беседы, относят, во-первых, стремление одного собеседника при помощи слова оказать какое-либо влияние на другого человека, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую на данный момент деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

Основные функции деловой беседы:

Начало мероприятий и процессов

Контроль и координирование е начатых мероприятий и процессов

Обмен информацией между собеседниками

Взаимное общение работников

Поддержание деловых контактов

Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов

Стимулирование движения творческой мысли.

По сравнению с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами:

– Быстрота реагирования на высказывания собеседников, которая способствует достижению поставленных целей.

– Повышение компетентности руководителя, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей» возражений и критических замечаний, высказанных в самой беседе.

– Возможность наиболее гибкого, подхода к объекту обсуждения а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа имеет эффект обратной связи, что позволяет реагировать на высказывания собеседника в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

При проведении деловых бесед рекомендуется следовать правилам речевой коммуникации. Деловую беседу необходимо строить на основе следующих важных принципов:

– Настройка на уровень собеседника, учет выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

–Организация беседы, или изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.

– Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.



Структура деловой беседы


     Деловая беседа состоит из пяти составляющих:

начало самой беседы;

передача информации собеседнику;

аргументирование;

опровержение доводов собеседника;

принятие решений.

Очень важной частью деловой беседы является ее начало. Инициатору самой беседы нужно выработать правильное, а также корректное отношение к своему собеседнику, так как начало беседы - это «связующая нить» между партнерами по деловой коммуникации.

     Исследователями выделены следующие факторы, которые позволяют деловой беседе пройти положительно:

– профессиональные знания дают возможность для реализации объективности, достоверности и глубины изложения самой информации;

– ясность позволяет увязать факты и детали, избежать двусмысленности, путаницы и недосказанности в процессе беседы;

– наглядность – это максимальное использование материалов, ассоциаций и параллелей - снижает абстрактность изложения информации;

–направленность - следует все время о держать в голове основные задачи беседы и в какой-то мере знакомить с ними собеседника;

– ритм - повышение интенсивности беседы по мере приближения ее к концу;

–повторение основных положений и мыслей помогает собеседнику воспринять информацию;

– элемент внезапности представляет собой продуманную, но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;

– «насыщенность» рассуждений - необходимо следить за тем, чтобы в ходе беседы чередовались «взлеты», когда от собеседника требуется максимальная концентрация, и «спады», которые используются для передышки и закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника;

– рамки передачи информации - французский писатель и мыслитель;

– юмор и ирония - в определенной дозе и ситуативно уместны, они поднимают дух собеседников, их готовность к восприятию даже неприятных аспектов беседы.


^ 4. Проведение беседы
При сознательной подготовке к беседе до разработки стратегии и подробного плана беседы проводится анализ личности своего собеседника, его служебного положения, а также прогнозируются последствия сообщения. План беседы можно представить в виде 6 групп вопросов, на которые необходимо ответить себе перед как начнется деловой разговора. Ответы на вопросы позволяют представить ожидаемую оперативную ситуацию, что может быть использовано при выработке стратегии, подробного плана и рабочего плана деловой беседы.

Путем анализа должно быть установлено, о каком виде деловой беседы идет речь: будет ли это беседа, в которой мы хотим ускорить принятие каких то решений, или же основной целью беседы будет передача информации собеседнику для пробуждения у него интереса к новой проблеме; может быть, речь идет об устранении чужих вариантов и проведении нашего решения; может быть, это беседа, где мы знакомим собеседника с новой темой.

Проведение беседы предполагает наличии ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

Подготовительный этап. В этот период подготовки к предстоящей беседе нужно продумать вопросы ее необходимости, условия, а также время ее проведения и подготовить необходимые материалы и документы.

При выборе места проведения деловой беседы нужно учесть следующие рекомендации специалистов. В своем кабинете вы будете чувствовать себя увереннее, если инициатива разговора исходит от вас. В кабинете своего собеседника вам будет легче решать вопросы, по которым вы занимаете объективно более выгодную позицию. Если необходимо выработать совместное решение, программу совместных действий, имеет смысл назначить встречу «на нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.

Готовясь к предстоящей беседе, важно избежать 2-х крайностей: а именно:

излишней уверенности в своем умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор;

своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов.

В первом случае инициатива может перейти к партнеру, во втором – какое-либо отклонение от плана может привести к растерянности и неуверенности. Полезнее обдумать и спрогнозировать основные линии поведения.

Начало беседы. Задачи, решаемые в начале беседы, связаны с установлением контакта со своим собеседником, созданием определенной атмосферы понимания, побуждением интереса к беседе.

Именно от первых фраз каждого участника беседы зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

Перечислю несколько методов, которое эффективно использовать в начале беседы:

• Метод снятия напряженности.

• Метод «зацепки.

• Метод стимулирования игры воображения.

• Метод «прямого подхода.

Основная часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме или темы; а также выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

Откровенной, конструктивно-критической атмосфере деловой беседы противоречат:

– бестактное обрывание на полуслове;

– неоправданное решение собеседника возможности высказать свое мнение;

– навязывание мнения ведущего беседу;

– игнорирование или высмеивание аргументов собеседника;

– грубая реакция на высказывание партнерами противоположных точек зрения;

– подтасовка фактов;

– необоснованные подозрения, голословные утверждения, окрики за критику;

– давление на собеседника голосом, манерами.

Заключительная часть беседы служит общей ее оценкой. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником.

При ведении деловой беседы уметь слушать так же важно, как и уметь хорошо говорить. Предоставьте собеседнику возможность высказать все, что он хочет. При этом он должен непременно видеть вашу заинтересованность. Нельзя отводить взгляд в сторону, смотрите прямо на своего партнера.

Отвечать нужно искренне, однако предварительно следует хорошо взвесить свои слова. Если позиция вашего" партнера отлична от вашей, не стоит нервничать и раздражаться, вставлять собственные негативные замечания по ходу его речи. Но если собеседник говорит нечто схожее с вашей позицией, постарайтесь не проявлять лишних эмоций.


^ 5. Деловая беседа по телефону


Типов деловой беседы существует много, хотелось бы остановиться на телефонном разговоре. Это самый быстрый и надежный деловой контакт. Нельзя не вспомнить по подводу ряд высказываний. Пока слово не произнесено, оно - узник того, кто собирался его сказать. Когда же слово сказано, его пленником становится тот, кто произнес его (Древняя мудрость);

Значение телефонного общения трудно переоценить, т.к. он является самым простым способом установления контакта между людьми. Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет и на реноме фирмы, организации, которую они представляют.

Большое количество специалистов в деловом мире не имеют специальной подготовки для ведения телефонных бесед (переговоров), к тому часто не имеют ее и секретари приемных, хотя отвечать на телефонные звонки является их первоочередной обязанностью. В последнее время в зарубежной практике часто пристутствуют курсы по овладению навыками работы с оргтехникой, где особое внимание уделяется телефонам. Владение беседой по телефону рассматривается как неотъемлемая часть образования «белых воротничков» новой формации. Подсчитано, что телефоны разговор длится в среднем от 3 до 5 мин. Звонки по телефону нарушают обычный повседневный режим работы, разбивают рабочий день на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 мин. (а порой 5-10 мин.), что не позволяет сосредоточиться на проблемах и иногда провоцирует стресс. Около 60% разговоров по служебному телефону приходятся на первую половину дня. В этой связи требуется не только умение вести короткий разговор, но и мгновенно перестраиваться, мобильно реагируя на разных партнеров и разные темы.

     Попробую набросать план короткого телефонного разговора. Предположим, что на беседу отводится 3 мин.;

взаимное представление - 20±5 с;

введение собеседника в курс дела - 40±5 с;

обсуждение ситуации, проблемы - 100±5 с;

заключительное резюме - 20±5 с.

Навыки лаконичного собеседования приобретается у человека со временем, по мере повторения разговоров в регламенте.

Документация. Кроме самого плана, участник телефонного разговора должен знать, какие документы для разговора ему потребуются. 

 Поведение во время разговора. Следует, сняв трубку, представиться. Говорить в трубку, произносить слова четко. Узнать, если у собеседника время на разговор.

Настроиться на положительный лад. Стараться не возражать собеседнику, слушать его и не перебивать. Избегать монотонности, время от времени менять темы, а также интонацию разговора. В речи избегать жаргонизмов и примитивизма. Эффективно использовать паузу. Если собеседник чего-то не понимает, надо терпеливо пояснить сказанное. А в конце разговора уточнить его (разговора) перспективы.

Нельзя превращать деловую беседу в своего рода допрос. Нельзя задавать вопросы, такие как: «С кем я разговариваю?» или «Что вам нужно?». Необходимо следить и за своей дикцией, не зажимать микрофон рукой, когда передаете что-то из разговора тем, кто находится рядом - ваши комментарии может услышать партнер, разговаривающий с вами по телефону. Говорить необходимо медленно, спокойно, в меру громко, а также внятно. Чем меньше времени в распоряжении, тем меньше возможность себе позволить углубляться в разъяснения того, что ваш собеседник не понял с первого раза; выделять голосом особо значимые слова, менять интонацию; сознательно менять силу голоса, не говорить монотонно; употреблять короткие предложения, в которых формулируйте только одну мысль; периодически делать паузы, давая возможность собеседнику «переварить» сказанное вами; улыбаться во время разговора, тогда голос делается более приятным.

Заключение


Известный публицист и крупный ученый-юрист А. Ф. Кони говорил: «Нужно знать предмет, о котором говоришь, в точности и подробности, выяснив себе вполне его положительные и отрицательные свойства; нужно знать свой родной язык и уметь пользоваться его гибкостью, богатством и своеобразными оборотами». Культура речи – это единство составляющих: произношения, дикции, богатства словарного запаса, логической стройности, грамматической правильности и даже культуры жестов и мимики.

Можно сделать вывод, что деловая беседа рассматривается как некий вид взаимодействия в организационной среде. Конкретное осознание собеседниками целей, которые они преследуют, понимание особенностей каждого из этапов беседы и владение психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы - это является необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.

При умении правильно строить свое общение, использовать нормы правильной русской речи, специалист любого профиля будет работать намного успешнее, даже если он не будет работать в областях, предполагающих гуманитарное направление. И уж совсем невероятно добиться успеха в гуманитарных областях деятельности при неумении правильно строить свою речь и при незнании основных правил и законов речевого поведения.

Именно в связи с этим я считаю тему данной работы особенно актуальной именно в наше время. Правильно построенное речевое поведение является залогом успеха для каждого человека, а в наш век информации, которая, конечно же, передается с помощью речи и языка, это становится особенно важным.


Список использованных источников


Введенская Л.А. Культура речи. Ростов н/Д: «Феникс», 2001.- 448 с.

Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Катаева. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. Изд. 6-е. Ростов н/Д: «Феникс», 2001. - 544 с.

Культура русской речи. Учебник для вузов. Под ред. проф. Л. К. Граудиной и проф. Е. Н. Ширяева. — М.: « НОРМА—ИНФРА М», 1999. — 560 с.

Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет. Москва «Экономика», 2000. - 271с.

Русский язык и культура речи: Учебник / Под. ред. проф. В. И. Максимова. - М.: «Гардарики», 2001. - 413 с.

http://etiketdoma.narod.ru/deletik/dbesed.html