Реферат: Методические рекомендации по ведению архива проектной документации в организациях членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство «Союз архитекторов и проектировщиков «волга-кама»

Методические рекомендации

по ведению архива проектной документации в организациях – членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство

«Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА»


1.1. Настоящие методические рекомендации направлены на оказание помощи в организации порядка учета и хранения проектной, рабочей и технической документации в архивах организаций - членов Саморегулируемой организации Некоммерческого партнерства «Союз архитекторов и проектировщиков «ВОЛГА-КАМА» (далее – Партнерство).

1.2. Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», ГОСТ Р 21.1003-2009 «Учет и хранение проектной документации», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Уставом Партнерства.

1.3. Каждый член Партнерства в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» должен обеспечивать учет и хранение документации, образующейся в результате проектной, изыскательской и иной технической деятельности.


2. Основные термины и определения


2.1. В настоящих методических рекомендациях применены термины, установленные законодательством Российской Федерации, а также используются следующие основные понятия:

2.1.2. электронный документ – документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством;

2.1.3. проектный документ - составная часть проектной и/или рабочей документации, имеющая самостоятельное обозначение;

2.1.4. подлинники в бумажной форме - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль;

2.1.5. подлинники в электронной форме - электронные документы, оформленные установленными электронными цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

2.1.6. единица хранения документации - учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том (альбом, папку), который может содержать один или несколько разделов проектной документации или иной технической документации, имеющих разные обозначения. К иной технической документации отнесены: материалы инженерных изысканий для строительства, технические отчеты о работах, выполненных в обоснование проектных решений, исходные данные и расчеты, полученные от заказчика, другие виды документации, подлежащей учету и хранению;

2.1.7. единица учета архивных документов - единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе;

2.1.8. инвентарный номер - номер регистрации документа в службе хранения.

^ 3. Общие положения


3.1. Учет и хранение проектной документации является частью процесса документационного обеспечения управления в организации.

3.2. Обеспечение сохранности и отбор документов на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» и иными нормативными правовыми актами.

3.3. Подлинники проектной и рабочей документации на строительство зданий и сооружений (далее - подлинники) подлежат учету и хранению в разработавшей их организации, если иное не оговорено договором с потребителем (заказчиком) документации.

3.4. Переданные в архив документы подлежат хранению в соответствии со сроками хранения, установленными федеральным органом исполнительной власти.

3.5. Бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характера использования подразделяют на оригиналы, подлинники, дубликаты и копии.

3.4. В состав документации, подлежащей учету и хранению в организации, включают:

- подлинники проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной собственными силами;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, представляемой на хранение;

- копии проектной, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями;

- разрешения на внесение изменений;

- документацию повторного применения (типовую).

3.5. В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соответствии с ГОСТ 2.004;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи, эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц;

- преобразование не должно изменять наименование документа и его вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия);

- документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- документы одного вида и наименования, независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.


^ 4. Прием, регистрация, учет и хранение подлинников


4.1. Подлинники документов, принимаемые на хранение, выполненные в бумажной форме, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ Р 21.1101 и ГОСТ 2.004.

4.2. Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

4.3. Сроки архивного хранения некоторых видов проектной, рабочей и иной технической документации


№

Вид документа

Сроки хранения документов


Примечания







в организациях, утверждающих и согласовывающих документы

в организациях – разработчиках/авторах документов

в организациях –заказчиках







1

2

3

4

5

1

Переписка о заключении договоров (контрактов) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы

5л

5л

5л




2

Договоры (контракты) на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним

5 л. <1> ЭПК

10 л.

ЭПК <1>, <2>


10л.

<1> После истечения срока действия договора

<2> При отсутствии (не составлении) планов проектно-изыскательских работ (заказ-нарядов)

3.

Субподрядные договоры о делегировании прав на осуществление отдельных градостроительных, проектных и проектно – изыскательских работ

5л <1> ЭПК

5л <1> ЭПК

5л <1>

<1> После истечения срока действия договора

4.

Протококлы экспертно-технических совещаний по градостроительному планированию и проектированию объектов строительства, проектно-изыскательскими работам, документы (акты, справки, докладные записки, сводки замечаний) к ним

5л. ЭПК

Пост.

5л. <1>

<1> После утверждения градостроительной и/или иной проектной документации

5.

Обзоры, справки, записки, подготовленные проектантами по проектированию отдельных объектов:

а) особой важности (по памятникам архитектуры, истории, культуры; по победителям международных конкурсов (тендеров); по особо охраняемым природным и административным территориям и пр.)

б) одинарного характера



Пост.


5л. <1>



Пост.


10л.



10л<1>


5л. <1>




<1> После окончания проектирования

6.

Протоколы огласования с уполномоченными органами технических условий и технических требований на подключение проектируемых объектов в внешним инженерным сетям

2г. <1>

5л.

ЭПК <1>

2г. <1>

<1> После сдачи объектов в эксплуатацию

7.

Технические условия на присоединение проетируемого объекта к инжененрным сетям и коммуникациям


__


Пост


__





8.

Переписка об организации и проведении градостроительных, проектно-изыскательских и проектных работ, составу, разработке, согласованию и утверждению градостроительной проектной документации

5л. <1>

5л. <1>

ЭПК

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

9.

Документы (протоколы разногласий, справки, извещения, переписка) о внесении изменений в утвержденную градостроительную, проектно – изыскательскую документацию

5л. <1>

10л.

ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

10

Наблюдательные дела проектов (копии распорядительных документов, заключения экспертизы, справки, разрешения, акты и пр.)

__

До ликвидации организации или прекращения проектной деятельности

5л. <1>

<1> После окончания проектирования

11

Акты-справки о ходе выполнения работ по градостроительному планированию:

а) годовые

б) квартальные

в) месячные



5л.

3г.

1г.



5л.

3г.

1г.



5л.

3г.

1г.




12

Журналы регистрации замечаний по  согласованию градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

3г. <1>

3г. <1>

3г. <1>

<1>После утверждения градостроительной и/или проектной документации

13

Каталоги, аннотированные списки и перечни проектов строительства и объектов градостроительного планирования, разработанных проектными организациями

1г. <1>

20л. ЭПК

. <1>

__

<1>После замены новыми

14

Документы (акты, справки, переписка) о пересмотре, приостановке или прекращении разработки градостроительной, проектно-изыскательской и проектной документации

__

5л. . <1>

ЭПК

5л. . <1>


<1>После пересмотра, приостановки или прекращения разработки документации

15

Акты сдачи-приемки заказчиками выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

10л. . <1>


5л. . <1>


<1>После завершения проектирования рабочей стадии

16

Документы (акты, перечни, переписка) о приеме-передаче градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации зарубежными странами

5л. . <1>

10л. . <1>

10л. . <1>

<1>После окончания приема документации

17

Заключения и отзывы заказчиков и иных организаций на градостроительную, проектную и проектно-изыскательскую документацию до ее направления на государственную экспертизу

5л. . <1>

10л.

ЭПК .

5л.




18

Акты готовности градостроительных, проектных и проектно-изыскательских работ с приложениями

__

5л.

5л.




19

Документы (акты, протоколы, справки) по рассмотрению проектов подготовленной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации и ее утверждению

5л. . <1>

5л. .

ЭПК<1>

5л. . <1>

<1>После утверждения проектной документации

20

Образцы оформления (эталоны) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

До замены новыми

До замены новыми

До замены новыми




21

Документы (акты, справки, переписка) по автоматизации градостроительных и проектных работ

__

5л. ЭПК

__




22

Документы (замечания, пречни претензий) о рекламациях по выполненной градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

5л.

5л.




23

Журналы (карточки) учета (регистрации) градостроительной, проектной и проектно-изыскательской документации

__

До прекращения проект

ной деятельности или ликвидации организации

__




24

Генеральные схемы инженерных сетей (внутригородского водоснабжения, канализации, отопления, электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения и пр.)

Пост <1>

Пост

5л.

<2> ЭПК

<1>В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми

<2> После утверждения схем

25

Совмещенные схемы – планы внутригородских подземных и наземных коммуникаций и инжененрных сетей

Пост. <1>

Пост.

5л.

<1> В организациях, согласовывающих схемы - до замены новыми

<2>После утверждения схем

26

Схемы внутриплощадочных инженерных сетей, необходимые для осуществления строительства предприятий, зданий и сооружений на конкретном участке (трассе):

а) проект


б) рабочая документация



__


__



5л. <1>


20л. <2>



5л. <1>


10л. <2>



<1> После утверждения схем


<2>После утверждения рабочей документации

27

Ходатайства (декларации) о намерениях проектирования объектов недвижимости

5л.

__

10л.




28

Задания на разработку обоснований инвестиций в строительстве предприятий, зданий и сооружений

__

10л.

ЭПК <1>

5л.

<1>


<1>

После утверждения обоснований

29

Бизнес-планы по строительству и реконструкции объектов и уточнения к ним

__

15л.

ЭПК <1>

15л.

<1>

<1>

После окончания срока действия договора

30

Предпроектные предложения (проработки) по строительству и реконструкции объектов в различных вариантах

__

10л.

ЭПК <1>

15л.

<1>

<1>

После окончания срока разработки предложений

31

Эскизные проекты по различным вариантам проектирования и реконструкции объектов

__

15л.

ЭПК <1>

5 л.

<1>

После окончания разработки

32

Альбомы эскизных объемно-планировочных и технологических решений для строительства жилых и административных зданий

__

Пост

__




33

Проектные предложения (архитектурные концепции) по строительству и реконструкции объектов

__

Пост

10л.

<1>

<1>

После окончания срока разработки предложений

34

Технические условия на разработку специальных объектов и конструкций и их присоединение к инженерным сетям

До замены новыми

Пост

5л.

<1>

<1>

После окончания срока действия договора на разработку ТУ

35

Архитектурно–планировочные задания

5л.

<1>

Пост

5л.

<1>

<1>

После окончания разработки проекта

36

Индивидуальные проекты на строительствл предприятий, зданий и сооружений не оконченных проектированием:

а) задание на проектирование

б) проект (технико экономическое обоснование) при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»;

«Генеральный план и транспорт»;

«Технологические решения»;

«Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)» <3>

в) рабочий проект при наличии законченных частей

«Общая пояснительная записка»;

«Генеральный план и транспорт»;

«Технологические решения»;

«Архитектурно-строительные решения (стрительные решения; строительная часть)»

г) рабочая документация



5л.<1>

5л.<1>


5л.<5>


5л.<4>




5л.ЭПК <1>

Пост. <2>


Пост. <5>


10л. <4> ЭПК




5л.<1>

5л.<1>


5л.<5>


5л.<4>


.<1>После истечения контракта с заказчиком

.<2>При отсутствии этих частей или одной из них – 10л.

.<3>Для объектов жилищно гражданского строительства при наличии законченных частей «Общая пояснительная записка»; «Архитектурно-строительные решения»

.<4> После истечения срока действия контракта с заказчиком

.<5> После истечения срока действия контракта с заказчиком

37

Инженерно-технические паспорта проектов

__

Пост

5л. <1> ЭПК


<1> После окончания проектирования


38

Расчеты строительных конструкций, технологических процессов и инженерного оборудования к индивидуальным проектам на строительство предприятия, зданий и сооружений

__

Пост

5л. <1>

<1> После передачи рабочей документации заказчику

39

Технические заключения по инженерному обследованию существующих зданий (сооружений) для их последующей реконструкции с приложениями (обмерочные чертежи, инженерные записки, технические планы зданий и пр.)

__

10л. ЭПК. <1>


5л.

<1> Для памятников архитектуры, истории и культуры – Пост.

40

Типовые поекты, типовые проектные решения предприятий, зданий и сооружений:

а) задание на разработку типового проекта


б) проект


в) рабочий проект


г) рабочая документация



5л. <1>


10л. <2>


10л. <2>


5л.



5л. ЭПК.


Пост.


Пост.


5л. <3> ЭПК



5л. <1>


5л. <1>


5л. <1>


5л. <3>

<1> После передачи проекта заказчику

<2> Для важнейших проектов, до 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.

<3> После прекращения действия проекта

41

Рабочие чертежи типовых строительных конструкций, изделий и узлов:

а) технические решения


б) рабочие чертежи



10л. <1>


5л.



Пост.


До прекращения эксплуатации проекта



До прекращения эксплуатации проекта


3г.



<1>Для важнейших типовых конструкций, 1992г. утвержденных Госстроем СССР, - Пост.


42

Проекты для строительства предприятий, зданий и сооружений с применением типовых или повторно примененных частей индивидуальных проектов (проекты-привязки):

а) задание на проектирование


б) проект


в) рабочий проект


г) рабочая документация



5л. <1>


5л. <1>


5л. <1>


5л. <3>




5л. <1>


20л. ЭПК <2>


20л. ЭПК <1>


20л. ЭПК <3>




5л. <1>


5л. <1>


5л. <1>


5л. <3>




<1>После окончания срока договора с заказчиком

<2>При изменении базовых конструктивных решений и подземного хозяйства основного проекта –Пост.

<3> После ввода объекта в эксплуатацию


43

Журналы авторского надзора проектантов за строительством, реконструкцией и реставрацией объектов

__

20л. ЭПК <1>


__

<1> После сдачи объекта в эксплуатацию


44

Акты обследования работ по авторскому надзору за строящимися объектами

__

5л.ЭПК <1>


5л.

<1> После сдачи объекта в эксплуатацию

45

Опорные планы (схемы) привязки малых архитектурных форм к территории застройки

__

5л.ЭПК


5л.




46

Задание на проектирование малых архитектурных форм

5л. <1>


10л. ЭПК


5л. <1>


<1> После окончания разработки проекта

47

Художественно-эскизные проекты малых архитектурных форм

__

Пост.

5л. <1> ЭПК


<1> После окончания проектирования

48

Индивидуальные проекты малых архитектурных форм:

а) рабочий проект (документация)

5л. <1>


Пост.

5л. <1> ЭПК


<1> После истечения срока договора с заказчиком

49

Типовые проекты малых архитектурных форм:

а) рабочий проект

10л. <1>


Пост.

5л. <1> ЭПК


<1> После передачи проекта заказчику

50

Документы по расчету геометрии малых архитектурных форм (сводные расчеты поверхности, координатные ведомости и пр.)

__

15л. <1>

5л. <1>

<1>По окончании проектирования

51

Исходно-разрешительные документы на проектно-реставрационные работы (архитектурно-планировочные здания; историко- градостроительные заключения; протоколы, решения о необходимости реставрации объектов; ордера на производство археологических, земляных и иных работ и др.)

5л. <1>

5л. ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После окончания проектно-реставрационных работ

52

Технические требования на подготовку специальных технологических проектов нестандартного оборудования, спецсигнализации, оформительских проектов и других исходных данных для проектирования

__

5л. ЭПК <1>

5л. <1>

<1> После утверждения проектов

53

Строительные паспорта объектов реставрации (генпланы земельного участка с вертикальными отметками, ситуационные планы участка, геокарты и пр.)

__

10л.ЭПК

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

54

Технические условия на присоединение коммуникаций к объектам реставрации

5л. <1>

5л. <1>

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

55

Акты, отчеты, справки, эскизы художественного обследования объектов реставрации

__

Пост.

До оконч. реставрации объекта




56

Акты технического состояния объектов реставрации и их территории

__

15л. <1> ЭПК

20л. <1> ЭПК

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

57

Итоговые отчеты по всем видам инженерного, археологического, архитектурного, фотофиксационного обследования объектов реставрации

__

Пост.

5л. <1>

<1>После окончания проектно-реставрационных работ

58

Эскизные проекты реставрации (приспособления) объекта и/или ремонтно-реставрационных работ

__

Пост.

До окончания проектно-реставрационных работ




59

Журнал архитектурно-авторского надзора

__

20л. <1>

ЭПК

20л. <1>

ЭПК

<1>После ввода объекта в эксплуатацию или прекращения работ по реставрации

59

Заключительные отчеты, записки, справки с оценкой качества проведения проектно-изыскательских и проектных работ сторонними проектными организациями

__

Пост.

5л. <1>

ЭПК

<1>После окончания проектно-изыскательских работ

60

Отчеты, докладные записки, справки по проверке надежности, технического состояния и эксплуатационных свойств объектов строительства, возведенных по проектам сторонних организаций

__

Пост.

10л. <1>

ЭПК

<1>После ввода объекта в эксплуатацию

61

Каталоги авторской проектной документации, предлагаемой для рыночной реализации (приобретения)

__

10л.

ЭПК

До замены новым




62

Отчеты о проведении подготовительных работ по отбору и экспертизе самостоятельно разработанной проектной документации с целью инженерного сопровождения объекта в течение всего срока его эксплуатации сторонних организаций

__

5л. ЭПК

5л.




63

Конспекты лекционных курсов для подготовки и переподготовки кадров в области инвестиционного и инженерного проектирования

__

10л. ЭПК

5л.





Отметка "ЭПК", проставленная к конкретным видам архивных документов, означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.

Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.

Отметка "до минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5-ти лет.


^ 5. Восстановление подлинников

5.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

5.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

5.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

- размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;

- порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

5.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

5.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

5.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.

5.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.


^ 6.Учет и хранение копий документов


6.1. В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организацией и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах.

6.2. Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома - отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.



1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>3>2>1>3>1>1>1>3>1>2>1>3>1>1>1>1>1>3>2>1>3>1>1>1>3>2>2>1>1>1>1>1>1>1>5>4>3>2>1>4>5>1>1>4>5>2>1>4>5>1>1>3>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>2>1>2>1>2>1>2>1>1>2>1>2>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>1>2>1>2>1>1>