Реферат: Методические рекомендации по организации информационной работы в профсоюзных организациях Литературные источники

Методические рекомендации

по организации информационной работы в профсоюзных организациях


Литературные источники:

Дербин В.Г., Запесоцкий А.С., Бирженюк Г.М. Технологии информационной работы профсоюзной организации. – СПб.: Изд-во СПбГУП, 2009. – 172 с.

Дербин В.Г., Бирженюк Г.М., Лобок Д.В. Основные направления и приоритеты информационной работы профсоюзной организации. – СПб.: Изд-во СПбГУП, 2009. – 92 с.

Дербин В.Г., Запесоцкий А.С., Бирженюк Г.М. Организация и методика информационной работы профсоюзной организации. – СПб.: Изд-во СПбГУП, 2009. – 136 с.


I. Основные направления и приоритеты информационной работы профсоюзной организации


Информационная работа, с одной стороны, это деятельность по управлению информацией, социальными процессами на основе информации; с другой – деятельность по производству и целевому распространению информации. Информационная работа интегрирует РR, пропаганду, рекламу и другие формы социальной коммуникации.

Информационная работа в профсоюзной организации осуществляется с целью:

доведения информации до членов организации и других контактных групп о деятельности профсоюзного органа;

информирования положительного мнения об организации;

воспитания чувства солидарности;

содействия осуществлению профсоюзных акций;

установления оптимальных отношений между профсоюзом и работодателем, населением, властью и т.д.

Недостаточный уровень организации информационной работы связан со следующими факторами:

отсутствием специально назначенных работников, ответственных за данное направление;

недооценкой роли информационной работы в общей системе деятельности профорганизации или профоргана;

отсутствием специализированных профсоюзных изданий. Вместе с тем, анализ профсоюзных изданий показал, что слабое место специализированного профсоюзного издания в том, что оно занимается презентацией профсоюза для самого же профсоюза, главным образом – для его руководителей и активистов.

Сегодня перед профсоюзами страны стоит задача научиться организовывать на должном уровне информационное поле деятельности всех уровней профдвижения. Особое внимание стоит уделять демонстрации достижений и побед белорусских профсоюзов. Каждая масштабная или локальная акция профсоюзов должна преподноситься на уровне анонса, текущего освещения и постсобытийных действий. Умелый комментарий достигнутого, возможных ошибок и умеренная самокритика не только обеспечивают внимание и доверие населения, но и существенно сказываются на позитивной имиджевой оценке профсоюзов.


^ Современная концепция информационной работы профсоюзов:

формирование общественного мнения относительно роли профсоюзов в условиях рынка, завоевание доверия населения посредствам создания комплексных информационных программ, формирующих положительную репутацию профсоюзов;

определение и информационная поддержка приоритетов современного профсоюзного движения (коллективная защита экономических, социальных и профессиональных интересов трудящихся);

усиление осознанной мотивации профсоюзного членства как условия эффективной защиты социально-экономических прав и интересов трудящихся, привлечение трудящейся молодёжи в профсоюзы путём организации активной информационной работы как внутри профсоюзных ячеек, так и во внешнем информационном пространстве (сотрудничество со СМИ);

укрепление единства профсоюзного движения, повышение активности и солидарности членов профсоюза, содействие первичным профсоюзным организациям в защите социально-экономических интересов трудящихся, трудовых и профсоюзных прав.


^ Приоритеты информационной деятельности профсоюзов в современных условиях:

формирование единой информационной политики на отраслевом и территориальном уровнях, налаживание эффективной системы информационной работы;

обеспечение центральных органов профсоюзов оперативной информацией о деятельности и проблемах первичных организаций, а также налаживание двусторонней связи территориальных органов и профкомов первичных организаций;

обобщение и анализ информации о социально-экономической ситуации в государстве, о деятельности и перспективах, формах и методах работы профсоюзов; об опыте работы зарубежных профсоюзов;

информирование членов профсоюзов о новых законодательных актах и действиях исполнительной власти в области трудовых отношений; о позиции органов ФПБ по социально-экономическим проблемам трудящихся;

формирование позитивного общественного мнения о деятельности профсоюзных организаций через организацию в СМИ выступлений профсоюзных лидеров и представителей профактива; распространение пресс-релизов, информационных сообщений, заявлений для освещения позиции и деятельности профсоюзов; приглашение представителей СМИ на мероприятия профсоюзных организаций; а также через сотрудничество со специализированными изданиями, обеспечивающими публикации материалов профсоюзов;

создание материально-технических условий для информационной работы; использование в информационной работе профсоюзов современных средств коммуникации; осуществление компьютеризации информационного процесса, сбор, анализ, накопление информации;

организация системы обучения информационной работе; содействие профактивам в оперативном овладении современными коммуникативными технологиями (реклама, PR-технологии); проведение семинаров для членов профсоюза, ответственных за информационную работу (обеспечение информационными материалами);

организация издательской деятельности: выпуск ежемесячных информационных бюллетеней; выпуск дайджестов материалов по проблематике профсоюзной жизни, социально-экономическим переменам в стране; оперативное издание информационных листков; выпуск видеофильмов; в рамках подготовки к съездам ФПБ и тематическим конференциям выпуск брошюр, буклетов, альбомов, плакатов; выпуск информационных листков, вестников, газет;

ежегодное проведение конкурсов на лучшие информационные проекты первичных и территориальных профсоюзных организаций.


PR-деятельность вытекает из целей и общей стратегии деятельности профсоюзов. Как и всякий вид деятельности она имеет бюджет, график, схему размещения ресурсов и т.д.

Специалисты информационных отделов призваны активно участвовать в формировании общественного мнения. Такой уровень задач они способны обеспечить, только используя современные PR-технологии.

PR-технологии – специализированная управленческая деятельность, нацеленная на установление взаимовыгодных гармоничных отношений организации с её социальной средой.

PR-технологии предполагают:

баланс интересов обеих сторон информационного взаимодействия;

научную обоснованность информационных проектов по формированию и коррекции общественного мнения средствами PR;

решительный отказ от необъективного освещения деятельности организации и силовых информационных действий в организации внутренних и внешних информационных контактов профсоюзов.

Основные направления реформирования современных профсоюзов, учитывая ресурсы и возможности современных PR-технологий:

стабилизация и мотивация профсоюзного членства;

завоевание пространства и места в социально-политической структуре белорусского общества и государства;

расширение представительства ФПБ в руководящих структурах;

формирование блоков и союзов с другими общественно-политическими силами;

повышение действенности акций, проектов и программ ФПБ;

повышение эффективности социального партнёрства бизнеса, государства и ФПБ;

воспитание профсоюзных лидеров и активистов профдвижения;

активизация международных связей ФПБ и входящих в неё организаций.


Информационный отдел организации может быть сформирован тремя способами:

1. При наличии необходимых ресурсов – как самостоятельное подразделение в управленческой иерархии профсоюзной организации отраслевого либо регионального уровня

Общую схему распределения функциональных полномочий данного отдела можно представить следующим образом:

- анализ общественного мнения;

- контакты со СМИ;

- разработка информационных акций;

- внутрикорпоративная пресса;

- корпоративный имидж-мейкинг.

2. Информационный отдел может быть создан как подразделение, выполняющее исключительно прикладные задачи. В его структуре может быть создан сектор по работе со СМИ, включающий два направления деятельности:

- мониторинг СМИ

- проведение информационных акций для представителей СМИ.

3. Работу информационного отдела может выполнять профессиональная фирма-консультант, специализирующаяся в области PR-проектов.

Таким образом, информационная деятельность организации может осуществляться в той или иной мере собственными силами либо при поддержке внешних консультантов.

^ II. Организация и методика информационной работы профсоюзной организации


Работу информационного отдела профсоюзной организации можно условно разделить на две сферы:

- внутреннюю;

- внешнюю.

Внутренней сферой действия является сама организация, внешней – представители социальной среды, взаимодействующие с ней на различных уровнях по политическим, экономическим, социальным и прочим проблемам.

Важной составляющей управления внешней и внутренней информацией организации является создание концепции информационных отношений с социальной средой.

В оформленном виде информационная концепция профсоюзной организации включает:

краткое резюме PR-концепции;

данные ситуативного анализа состояния общественного мнения и имиджевого рейтинга профсоюзной организации;

аннотацию комплекса стратегических и тактических целей и задач информационной деятельности организации в рамках сформированной концепции;

перечень избранных для адресной информационной работы целевых аудиторий;

краткую характеристику форм и инструментов реализации заявленной концепции;

медиаграфик, фиксирующий последовательность и временные рамки реализации информационной концепции с перечнем статей расходов;

бюджет реализации информационной концепции с перечнем статей расходов;

мониторинг эффективности реализации PR-концепции информационных действий организации.

Все эти пункты структурируются в стратегически важный документ – план работы информационного отдела. Грамотно составленная концепция – залог успеха корпоративных коммуникаций.

Разработка концепции, стратегии и тактики информационных контактов с социальной средой невозможна без опоры на базовые ценности, приоритеты деятельности, которые можно обозначить термином корпоративная культура профсоюзной организации. В её формировании принимают участие все члены организации (в том числе её руководители и профсоюзный актив), а затем добровольно следуют принятым стандартам корпоративного взаимодействия.

Цель формирования ключевых ценностей – создать в глазах общественности, членов профсоюзной организации её позитивный имидж.

Преуспевающие профсоюзные организации придерживаются следующих принципов деятельности:

концентрация энергии на достижении успеха;

доверие другим;

стремление вперёд;

снисходительное отношение к ошибкам, их анализ;

работа методом вовлечения, а не принуждения.


Среди компонентов корпоративной культуры выделяют также стиль управления и способы мотивации профсоюзного членства. В организациях, разделяющих демократический стиль управления, приоритетным является коллегиальный способ взаимодействия, установка на консультативный, товарищеский, партнёрский тип отношений. Такой стиль управления предполагает активное включение рядовых членов организации в принятие стратегических управленческих решений.

В формировании мотивации профсоюзного членства необходимо делать акцент на использование социально-статусных стимулов – перспектив карьерного роста и продвижения членов организации, профессиональной самореализации и признания, невозможных без соответствующего обучения, повышения квалификации.


Кадровая политика профсоюзной организации должна строится на принципах уважения к индивидуальным правам рядовых членов организации, заботы об их нуждах. Важной составляющей мотивации профсоюзного членства должна стать справедливая и гласная оценка эффективности работы членов организации. Принятая в организации система поощрения и признания, при наличии обратной связи, конкретности и объективности, способно сформировать чувство гордости, собственного достоинства и значимости, удовлетворение от достижения целей организации. Серьезным стимулом членства в профсоюзной организации может стать высокий общественный статус её лидеров.

В мотивации профсоюзного членства возможно использование и материальных стимулов. Материальное стимулирование может включать оплату образовательных программ по повышению квалификации кадров; премиальные выплаты за инновационные разработки; оплату профессиональных стажировок членов профсоюза; материальное стимулирование может выражаться и в виде социальных льгот(оплата проездного, медицинская страховка, бесплатное питание и т.д.).

Одним из главных показателей наличия сформированной корпоративной культуры профсоюзной организации является полная идентификация членов коллектива с целями и политикой организации. Для привлечения и успешной адаптации новых членов профсоюза необходимо согласовывать цели организации с интересами её членов, вести мониторинг изменения корпоративных ценностей. При таком подходе процесс отождествления с корпоративной культурой профсоюзной организации будет менее длительным и более продуктивным.


Важным звеном корпоративной культуры так же является элементы внутреннего распорядка:

устав;

программа деятельности;

инструктивная информация;

распоряжения;

приказы;

должностные инструкции и т.д.


В перечень корпоративных стандартов также входят внутренняя коммуникативная политика и коммуникативная культура профсоюзной организации, корпоративные ритуалы. К неформальным аспектам корпоративной культуры относятся – фирменный сленг, легенды, байки, анекдоты.

Таким образом, стоит отметить, что корпоративная культура должна складывается целенаправленно, являясь частью позитивного корпоративного имиджа, обеспечивая организации множественные преимущества.


^ Основы работы профсоюзной организации со СМИ

Обеспечению взаимовыгодных контактов со СМИ способствует наличие двухсторонних интересов. Для успешного взаимодействия со СМИ профсоюзным организациям следует руководствоваться следующими принципами:

принцип реализации паритета;

социальная ориентированность информационной деятельности;

принцип объективного информационного освещения деятельности профсоюзов.


Основные правила организации профессионального сотрудничества с представителями СМИ:

информационный отдел профсоюзной организации должен быть всегда доступным для контактов со СМИ;

должна соблюдаться некоммерческая основа информационного обмена;

в формировании контактов со СМИ профсоюзная организация должна быть заинтересована в инициативном установлении официальной политики двусторонних отношений;

сотрудники информационного отдела должны соблюдать пунктуальность и точность в сроках подачи информационных сведений;

информационный отдел профсоюзной организации в обязательном порядке должен учитывать специфику журналистского труда.


При сотрудничестве с отдельными представителями СМИ следует учитывать их статусные характеристики – являются ли они государственными, ведомственными, частными либо независимыми структурами.


При выборе СМИ следует обратить внимание на следующие их характеристики:

отраслевая специализация, тематическая привязка, опыт;

редакционная политика;

территория распространения информации;

рейтинг популярности СМИ;

частота выхода в эфир как фактор информационной оперативности контактов с целевой аудиторией;

лояльность СМИ в отношении профсоюзов, заинтересованность в социальной проблематике.


Критерии эффективности информационных контактов профсоюзной организации со СМИ:

актуальность информации для аудитории данного СМИ;

наличие в корпоративном материале новостийности;

наличие информативности, повышенной наглядности, эмоциональности корпоративных материалов;

оперативный порядок предоставления сведений;

точность, объективность и полнота изложения фактических материалов.


Особое внимание стоит уделить некоммерческому стимулированию интереса к деятельности организации, создание её популярности посредствам благоприятных публикаций в СМИ независимыми источниками, что обозначается термином корпоративное паблисити. Паблисити представляет собой рассказ об организации общеинформационного, нерекламного характера, который публикуется в печатных изданиях или других СМИ как некоммерческий материал. Как правило, это новости организации.


Сбор информации корпоративного паблисити может осуществляться по следующим тематическим разделам:

исторические справки о деятельности данной организации;

увлекательная статистика профдвижения, проектов, достижений;

биографические сведения членов профсоюзной организации;

календарь знаменательных дат профсоюзной организации;

информация о ветеранах предприятия;

информация и комментарии профсоюзных лидеров по важным законопроектам в области защиты прав трудящихся;

неформальные оценки, мнения, взгляды на современную роль профсоюзов членов этой организации.


В качестве инструментов корпоративного паблисити выступают: отраслевые печатные издания и публикации, информационные бюллетени; справочные пособия и информационные пакеты для СМИ, фото и аудиовизуальные материалы, выступления и встречи, посещения объектов, обзорные экскурсии, информационные семинары для внешних контактных аудиторий профсоюзной организации, консультации.

Как эффективное и малозатратное средство корпоративного паблисити могут быть использованы электронные средства массовой информации.


^ Оценка эффективности информационной деятельности профсоюзной организации: критерии и методы.


Оценка эффективности – это всегда сравнение достигнутых результатов с планируемыми, поэтому прежде всего необходимо определить стратегическую цель и тактические задачи проводимой PR-деятельности.


Структурный элемент

Примеры критериев

КТО

выбор спикеров;

цитаты ньюсмейкеров;

развитие индивидуальности ньюсмейкера

ЧТО

тон публикации (позитивная/негативная/нейтральная);

частота присутствия «дружественных» ключевых посланий;

характер информационных поводов

КАНАЛ

упоминаемость в СМИ;

характер публикации (аналитическая/фактологическая статья, интервью, рейтинг);

расширение числа каналов;

создание дополнительных каналов коммуникации

КОМУ

расширение целевых аудиторий;

характер воздействия на целевые аудитории;

число участников мероприятия (например, количество журналистов)

ЭФФЕКТ

развитие образа компании;

динамика месседжей и др.


Методы оценки эффективности:

контент-анализ;

экспертный опрос.



III. Технологии информационной работы профсоюзной организации


Важную роль в информировании членов профсоюзной организации играют корпоративные СМИ. Их цель – преодоление информационных барьеров в общении лидеров и рядовых членов профсоюза.


К традиционным формам организации печатной корпоративной информации относят:

корпоративный журнал;

многотиражную газету;

газету в газете;

газету в журнале;

листовку;

«телефонную горячую линию»;

доску объявлений;

ежегодные отчёты;

внутриорганизационные издания и публикации;

информационные бюллетени;

справочные пособия.

Выбор эффективной формы подачи корпоративной информации определяет успех создания конструктивных отношений между руководством и членами организации, а это ведёт к достижению социальных целей профсоюзного движения.


Мощным и оперативным способом подачи информации прессе выступает пресс-конференция. По мнению ряда специалистов, это самая эффективная форма взаимодействия профсоюзной организации с журналистами, так как происходит передача информации первоисточника, что особо ценится представителями СМИ.

Пресс-конференция используется в основном для передачи развёрнутой информации по особо важной теме, требующей дополнительных разъяснений.


^ Правила оформления информационного пресс-релиза.

Краткое описание события (программа, перечень важных персон, краткая аннотация вопросов, информация о регламенте встречи).

Место проведения события.

Время проведения.

Информация для контактов.


Подготовка заранее вопросов и предложенные исчерпывающие ответы на них по обсуждаемой проблематике служат серьёзным подспорьем в проведении пресс-конференции. Заготовленный материал раскладывается в специальные пресс-папки, раздаваемые в последующем участникам пресс-конференции. Вспомогательные информационные материалы помогают организовать плодотворную дискуссию. С полученным на пресс-конференции текстом журналисты могут поработать позже.

Важным моментом подготовки является выбор ведущего пресс-конференции. Следующим шагом – формирование единой информационной позиции организаторов.

Для реализации цели обеспечения активного участия в дискуссии самих журналистов практикуется создание вводных информационных докладов, основное значение которых сводится к стимулированию активного интереса журналистов к событию. Кроме информационных папок для оптимизации действий команды полезно приготовить различные демонстрационные материалы – графики, диаграммы, видеодайджесты и др.

В зависимости от тематики и целевой программы встречи организаторы могут раздать следующие документы: пригласительный пресс-релиз, факт-листы со статистическими данными по обсуждаемой проблеме, текст основного доклада, бэкграундеры, байлайнер с адресным обращением первых лиц организации к журналистам.

Предварительно обязательно составление организационного плана и сметы проведения пресс-конференции.


Процедура проведения пресс-конференции:

регистрация участников;

торжественное открытие пресс-конференции;

вступительное слово пресс-секретаря;

оглашение регламента;

изложение позиции организации по обсуждаемой теме;

ответы на вопросы журналистов;

подведение итогов пресс-конференции;

неформальная часть пресс-конференции (чаще всего проводится в форме фуршета).

После проведения пресс-конференции проводится мониторинг эффективности пресс-конференции.


Краткая, сжатая по времени инструктивная встреча журналистов с представителями профсоюзной организации (до 15 мин.) называется брифингом. Здесь сообщение информации имеет односторонний характер: официальный представитель профсоюзной организации или зачитывает важный документ (сообщает о самом факте принятия решения), или излагает суть позиции, занятой профсоюзной организацией в ходе обсуждения сложившейся проблемы. Брифинг производится как по итогам завершившейся работы (события), так и по ходу самого процесса выработки управленческого решения, позиции, оценок. Журналисты получают из первых рук информацию, достоинство которой состоит в том, что заявлена официальная точка зрения официальных представителей профсоюзной организации.


Среди форм коммуникации со СМИ так же выделяют конференции, презентации и круглые столы.


^ Виды информационных текстов:

Пресс-релиз – краткая новостная информация о событиях, касающихся профсоюзной организации, оперативно передана СМИ. Выделяют пресс-релизы анонсы и новостные пресс-релизы.

Бэкграундер – комментирующая информация текущего характера, поддерживающая информационный имидж организации. Этот материал с неограниченным форматом текста не имеет характерных черт новости и является информационным продуктом, который рассматривают как дополнительный к пресс-релизу текст. От пресс-релиза его отличает более широкое освещение события.

^ Лист вопросов-ответов строится как форма ответов на потенциальные (наиболее часто задаваемые) вопросы общественности и нацелен на поддержание информационного имиджа организации.

Факт-лист – краткий текст, представляющий фактическую информацию новостного события, его участников либо организаций и её представителей. Он включает справочные данные об организации, её проектах и мероприятиях и наряду с бэкграундом поддерживает новостную информацию пресс-релиза. Его характерные признаки – фактическая точность, ориентированность на целевую аудиторию, информационная полнота. В нём много цифровой статистической информации, графиков и таблиц.

Биография – опорная фактическая информация о представителе профсоюзной организации. Это основная фактическая информация о конкретной персоне. Особой разновидностью биографии является некролог.

Заявление для СМИ – предназначено для случаев, когда лидеры профсоюзной организации хотят публично высказать свою позицию по той или иной теме. Может быть написано в форме открытого письма по определённой проблеме.

Байлайнер – это именная статья (авторитетный текст от первого лица), представляющая определённое новостное событие и параллельно формирующая информационный имидж организации. В байлайнере автор предстаёт как конкретное лицо, имеющее свою персональную точку зрения.

Авторская статья.

Поздравление.

Пресс-кит представлен комплектом информационных материалов для прессы, состоящим из разнообразных текстов, объединённых одним новостным поводом. Его основная задача – предоставить СМИ исчерпывающую информацию о происходящем событии и его основных действующих лицах. Минимальный набор документов пресс-кита включает: пресс-релиз, бэкграундер, факт-листы, брошюру, корпоративное издание, годовой отчёт, годовой отчёт, биографии с фотографиями.

Буклет, проспект, брошюра.

Годовой отчёт – важнейший документ, представляющий основные данные о деятельности организации за прошедший год.

Ньюслейтер – (листок новостей) является периодическим внутрикорпоративным листком-газетой или самостоятельной внутрикорпоративной газетой.


^ Использование в информационной работе современных технологий и средств.

Сегодня трудно переоценить роль современных компьютерных технологий в информационной работе профсоюзных организаций. В информационной работе специалисты постоянно сталкиваются с электронной почтой и сайтами.


Корпоративный сайт профсоюзной организации выполняет следующие функции:

представительскую;

информационную;

коммуникационную.


Этапы создания сайта:

определение главной цели и задач, которые призван решить сайт;

определение целевых аудиторий;

разработка технического задания на создание веб-сайта;

определение содержания страниц;

выбор места размещения сайта, провайдера услуг и доменного имени.


К сайту профсоюзной организации выставляются следующие требования:

информативность;

функциональность;

художественный дизайн;

поддержка и актуализация данных, постоянное обновление;

использование интерактивных элементов и обратная связь с посетителями;

оригинальность.


Материал подготовлен главным специалистом Минского городского объединения профсоюзов Новожиловой А.Л.