Реферат: Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «Информационные технологии управления»

Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «Информационные технологии управления»

 


СОДЕРЖАНИЕ

Введение 2

2. общие требования к курсовому проекту 3

3. Структура курсового проекта 4

3.1. Организационно-экономическая сущность объекта проектирования. 6

3.2. Задание на проектирование 7

3.3. Проектная часть 10

3.3.1. Разработка функциональной модели объекта 10

3.3.2. Разработка информационной модели объекта 15

3.3.3. Организационные изменения в объекте 27

3.3.4. Разработка способов формирования, обработки и передачи информациивнутри проектируемого объекта и вне его 30

3.3.5. Экономическое обоснование проектных мероприятий 51

3.4. Заключение 53

3.5. Литература 54

3.6. Приложения 54

4. оформление результатов 54

приложение 1 Типовая фирма титульного листа курсового проекта 55


Введение

Выполнение данного курсового проекта обеспечивает усвоение теории курса и приобретение практических навыков в области анализа действующих и проектирования новых информационных технологий управления организациями.

Структура курсового проекта строится в соответствии с основными разделами курса «Информационные технологии управления» и включает:

      аналитическое описание объекта проектирования;

      проектирование информационной технологии объекта с разработкой документационного, технического, программного обеспечения и коммуникационных систем;

      экономическое обоснование проектных предложений.

Первым этапом выполнения данного курсового проекта является выбор объекта проектирования. В качестве объекта проектирования может выступать:

       отдельная организация;

       функциональная подсистема организации;

       структурное подразделение или бизнес-единица организации;

       обособленный бизнес-процесс организации;

       отдельный исполнитель.

Рекомендуется использовать в качестве объекта проектирования организации, с которыми студенты связаны профессионально, то есть конкретные места работы или базы производственной практики.


^ 2. общие требования к курсовому проекту

Разработка курсовых проектов должна осуществляться на конкретных материалах организации по месту работы или практики студента и быть направлена на решение задач, актуальных для данной производственно-хозяйственной системы с точки зрения разработки и внедрения современных информационных технологий.

Темы курсовых проектов по дисциплине «Информационные технологии управления» имеют однотипную структуру и различаются наименованием конкретного объекта проектирования, в роли которого может выступать организация в целом, функциональная подсистема организации, структурное подразделение или бизнес-единицы, обособленный бизнес-процесс организации, конкретный исполнитель. В соответствии с вышеизложенным формулировки конкретных тем курсового проекта по дисциплине «Информационные технологии управления» могут выглядеть следующим образом.

      Проектирование (совершенствование) информационной технологии страховой компании (на примере СК «Ингосстрах»)

      Проектирование (совершенствование) информационной технологии финансово-экономического управления организации (на примере ЗАО «Луч»)

      Проектирование информационной технологии отдела маркетинга организации (на примере АО «ВЭБ»)

      Проектирование информационной технологии процесса распределения готовой продукции (на примере ЗАО «Маркет Бизнес Инвест»

      Проектирование информационной технологии бюро ценообразования отдела бюджетного финансирования префектуры Юго-западного округа г. Москвы

      Проектирование информационной технологии управляющего кадрами консалтинговой фирмы (на примере ЗАО «Мегаинтел»)

      Проектирование информационной технологии деятельности специалиста по маркетингу торговой организации (на примере АО «Ространслес»)

Может быть выбрана тема, не вошедшая в данный перечень, связанная с индивидуальными возможностями и интересами студента, но не выходящая за рамки курса «Информационные технологии управления».

Тема курсового проекта должна быть обязательно согласована с руководителем.

^ 3. Структура курсового проекта

Курсовой проект имеет следующую структуру.

     Введение

     Организационно-экономическая сущность объекта проектирования

     Задание на проектирование

     Проектная часть

     Заключение

     Список использованной литературы

     Приложения

Объем проекта составляет 40 страниц рукописного или 30 страниц машинописного текста, включая иллюстративный материал. Отклонения в объеме допускаются не более 15% в большую или меньшую стороны (табл. 3.1).

^ Таблица 3.1.

Структура и объем курсового проекта

Разделы проекта

Количество страниц

рукописных

машинописных

1

2

3

Титульный лист

1

1

Содержание (оглавление)

1

1

Введение

2

1

Организационно-экономическая сущность объекта проектирования

12

8

Задание на проектирование

3

2

Проектная часть

18

12

Заключение

1

1

Список использованной литературы

1

1

Приложения

3

3

ИТОГО:

42

30

При оформлении курсового проекта нумеруется каждый из трех основных разделов.

^ 1.    Организационно-экономическая сущность объекта проектирования

2.    Задание на проектирование

3.    Проектная часть

Детализация на параграфы внутри разделов осуществляется в соответствии с рассматриваемыми вопросами. Каждый из разделов и параграфов должен иметь заголовок, отражающий сущность исследований и разработок. Например:

Введение

1. Организационно-экономические особенности деятельности отдела систем и методов управления ЗАО «Вега»

            1.1. Характеристика ЗАО «Вега»

            1.2. Цели и задачи отдела систем и методов управления

            1.3. ………………………………………………….

2. Задание на проектирование

            2.1. Цель разработки проекта

            2.2. Основание для разработки проекта

            2.3. …………………………………………………

3. Проектирование мероприятий по совершенствованию информационной технологии отдела систем и методов управления

            3.1. Разработка функциональной модели отдела систем и методов управления

            3.2. Разработка информационной модели отдела систем и методов управления

            3.3. Организационные изменения в отделе систем и методов управления

            3.4. …………………………………………………

Заключение

Список источников и литературы

Приложения

Заголовки и нумерация в тексте курсового проекта и содержании должны полностью совпадать. При представлении материала в табличном виде каждая таблица нумеруется и имеет заголовок. Каждый рисунок, график должны иметь порядковый номер и быть подписаны. Примеры оформления представлены далее.

3.1.        Организационно-экономическая сущность объекта
проектирования.

Данный раздел является аналитической частью курсового проекта. Он содержит комплексное описание и исследование объекта проектирования. Обязательными составными частями данного раздела курсового проекта являются следующие.

1.       Характеристика основных элементов объекта проектирования.

1.1.    Цели и задачи объекта

1.2.    Организационная структура объекта

1.3.    Основные функции объекта

1.4.    Основные бизнес-процессы объекта

Важно соблюдение принципа комплексности и системности при описании объекта проектирования. Если в качестве объекта проектирования выступает организация в целом, дается описание всей организации по приведенным выше пунктам. Если в качестве объекта проектирования выступает функциональная подсистема, структурное подразделение организации или конкретный исполнитель, то первоначально дается характеристика организации в целом в соответствии с пунктом 1, 2, а затем показывается место рассматриваемого объекта в структуре управления организации и детализируются пункты 1-4 применительно к объекту.

2.       Характеристика обеспечивающих элементов объекта проектирования.

2.1.    Информационное обеспечение объекта

2.2.    Документационное и методическое обеспечение объекта

2.3.    Техническое обеспечение объекта

2.4.    Кадровое обеспечение объекта

3.       Направления совершенствования процесса управления объектом исследования с точки зрения внедрения новой или совершенствования действующей информационной технологии.

В каждом параграфе приводится фактический материал, на основании которого проводится анализ и делаются выводы по рассматриваемым направлениям. Представление материала должно быть логически взаимосвязанным. Данные целесообразно отражать в виде таблиц, графиков, схем, рисунков для наглядного представления рассматриваемых вопросов.

3.2.        Задание на проектирование

Данный раздел является обязательным для любого проекта. Задание на проектирование включает:

1.     Цель разработки проекта.

Как правило, целью разработки проекта является совершенствование существующей или разработка новой информационной технологии объекта на базе рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и программных средств и коммуникационных систем.

2.     ^ Основание для разработки проекта.

Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки объекта с точки зрения рациональности информационных технологий.

3.     ^ Краткая характеристика объекта проектирования.

В данном подразделе указывается вид объекта (организация в целом, функциональная подсистема, структурное подразделение, конкретный исполнитель), основные характеристики объекта (главные функции, численность, место в иерархии и пр.) и другие данные, необходимые для краткого описания объекта.

4.     Перечень проектных мероприятий.

Данный раздел задания на проектирование целесообразно представить в виде таблицы.

^ Таблица 3.2.

Перечень проектных мероприятий

Недостатки действующей информационной технологии

Проектные
предложения

Организационно-распорядительная
документация

1

2

3

Высокая трудоемкость процесса расчета потребности в материалах для обеспечения производства продукции

Рационализация процесса на базе внедрения современных технических средств

Оперограмма процедуры «Расчет потребности в материалах» в автоматизированном режиме

Отсутствие современных технических средств в объекте

Обоснование и выбор технических средств

Перечень технических средств

…

…

…

Отсутствие системы обмена информацией в объекте

Разработка конфигурации и типа ЛВС, маршрута обмена данными в ЛВС, организации управления ЛВС

Структура ЛВС

Схема движения информационных потоков в ЛВС

Структура организации управления ЛВС

 

5.     ^ Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий.

В данном подразделе задания на проектирование дается укрупненное (схематичное) описание предполагаемых затрат на проектные мероприятия и источников окупаемости этих затрат.

Затраты включают в себя покупку и установку технических средств, программных продуктов, оборудования ЛВС и т.д.

Источниками окупаемости могут быть:

–     сокращение численности управленческого персонала за счет снижения трудоемкости работ;

–     повышение прибыли организации;

–     снижение издержек производства и др.

Эти данные, например, могут быть представлены в следующем виде.

 

Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят 530 тыс. руб.
Из них:

            – на технические средства – 300 тыс. руб.

            – на программные средства – 150 тыс. руб.

            – на оборудование ЛВС – 100 тыс.руб.

Основным источником окупаемости затрат является прирост дохода банка за счет увеличения среднесуточного оборота платежных поручений на 4000 руб. в день.

3.3.        Проектная часть

Проектная часть содержит детальное описание проектируемых мероприятий, разработанных в соответствии с заданием на проектирование с представлением рабочей документации.

Проектная часть состоит из четырёх основных разделов в соответствии с методологией анализа и проектирования информационных технологий управления объектом.

1.   Разработка функциональной модели объекта.

2.   Разработка информационной модели объекта.

3.   Разработка организационных изменений в объекте.

4.  Разработка способов (методов) формирования, обработки и передачи информации в объекте.

Каждый из перечисленных разделов имеет свою детализацию, реализуемую в наличии соответствующих подразделов и наборе соответствующей документации. Рассмотрим подробнее содержание каждого раздела.

^ 3.3.1.  Разработка функциональной модели объекта

Этот раздел содержит три подраздела.

1.     Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям.

2.     Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта.

3.     Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ.

Рассмотрим подробнее каждый из подразделов подробнее.

^ 1.    Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям

Цель данного этапа состоит в поиске резервов сокращения трудоемкости существующих бизнес-процессов путем их рационализации и автоматизации.

Рабочей документацией этого этапа является:

1)      таблица состава функций по операциям и исполнителям;

2)      оперограммы бизнес-процессов.

Проектирование состава и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.

В результате выполнения этого этапа заполняется следующая таблица (^ Таблица 3.3.)


Таблица 3.3.

Состав функций объекта по операциям и исполнителям

Виды функций по положениям и другим нормативным
материалам

Фактически
выполняемые функции

Состав процедур (операций) по функциям

Основные
документы

Исполнители

1

2

3

4

5

…

…

…

…

…

Ведение клиентских счетов

Приём, оформление и отражение по счетам всех документов, поступивших в банк в течение операционного дня

1)    Проверка поступивших документов на правильность оформления и соответствие подписей образцам

Инструкция Центробанка, карточка с образцами подписей и оттиском печати, нормативные акты

Экономист

 

 

2)    Проведение операций по счёту (списание/зачисление денежных средств)

Платёжные поручения, мемориальные ордера, выписки по лицевому счёту.

Экономист

…

…

…

…

…

 

^ 2.   Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта

Это следующий этап работ по проектированию функциональной модели объекта. Оперограмма устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств.

^ Таблица 3.4.

Оперограмма процесса выполнения процедуры

«Разработка нового продукта»



 

Оперограммы отдельных бизнес-процессов позволяют определить:

–      дублируемые операции;

–      усложненные маршруты;

–      наиболее трудоемкие операции;

–      рациональность использования технических средств.

Результатом анализа процессов управления с помощью оперограмм является разработка мероприятий по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.

^ 3.   Определение трудоемкости выполнения отдельных видов работ

Это последний этап разработки функциональной модели объекта. Для наглядного отражения изменений, которые произошли в результате разработки проекта, целесообразно в таблице представить существующие и проектируемые показатели или дать ссылки на показатели, представленные в аналитической части. Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур может рассматриваться для различных временных интервалов (месяц, квартал, год) в зависимости от особенностей деятельности объекта. Примеры оформления результатов расчётов представлены в табл. 3.5 и 3.6.

^ Таблица 3.5.

Затраты времени по проектируемой технологии

№ п.п.

Операция

Затраты, мин.

1

2

3

1.

Ввод в компьютер № карты клиента

0,5

2.

Ввод в компьютер наименований и количества товаров, автоматическая проверка по БД, коррекция заказа

5-10

3.

Ввод данных о форме оплаты, автоматическое резервирование

2

4.

Ввод команды на принятие заказа

0,5

5.

Автоматическая постановка на контроль

0,5

6.

Определение объектов комплектования

10

 

ИТОГО:

макс. 23,5

 

^ Таблица 3.6.

Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур

№ п.п.

Процедура

Трудоёмкость

Периодичность

До внедрения
проекта

После внедрения проекта

чел.-час.

уд. вес, %

чел.-час.

уд. вес, %

1

2

3

4

5

6

7

1.

Проводка платёжных поручений (п/п)

33,5

47%

27

45%

250 п/п в день

2.

Формирование баланса

4

6%

3,5

6%

1 раз в день

3.

Формирование и отправка реестров в РКЦ

5

7%

4

7%

4-5 раз в день

4.

Ответы на запросы клиентов

2

3%

1

2%

10-15 писем в день

5.

Получение выписок из РКЦ и распечатка п/п по приходу

1,5

2%

1

2%

1 раз в день

6.

Открытие расчётных счетов

0,5

1%

0,5

1%

1 раз в день

7.

Сшив п/п и баланса в папки и их проверка

8

11%

7

12%

каждый день

8.

Проверка кассовых платёжных документов

17,5

24%

16

27%

каждый день

 

ИТОГО:

72

100%

60

100%

 

 

3.3.2.  Разработка информационной модели объекта

Данный раздел проектной части курсового проекта является самым важным с позиций проектирования информационных технологий и самым емким по объему представляемой информации и рабочей документации. Он включает два подраздела:

^ 1.      Разработка состава информации проектируемого объекта

2.      Разработка движения информации в проектируемом объекте

Остановимся подробнее на содержании каждого из вышеперечисленных подразделов.

^ 1.      Разработка состава информации проектируемого объекта

Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения проектируемого объекта на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов

Рабочей документацией этого подраздела является:

1)  логико-информационная схема объекта;

2)  таблица повторяемости показателей в документах;

3)  таблица документирования работ объекта.

1) Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в объекте (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте. ЛИС может разрабатываться как для всего объекта в целом, так и для отдельных процессов, выполняемых в объекте. Модель ЛИС отдела представлена в таблице 3.7.

^ Таблица 3.7.

Логико-информационная схема планово-экономического отдела
(фрагмент)

Перечень процедур

Исполнители

Входная
 информация

Выходная
 информация

Нормативно-справочная
информация

1*

2

...

N

1

2

3

4

5

6

7

8

…

…

…

…

…

…

…

…

Разработка бизнес-плана выпуска
новой продукции

 

+

 

 

Технические характеристики новой продукции

Проект бизнес-плана

Методика
разработки
бизнес-планов

Расчёт финансово-экономических
показателей
эффективности бизнес-плана

+

 

 

 

Данные бизнес-плана (объём выпуска новой продукции, цена, себестоимость налоги и т.д.)

Состав
финансово-экономических показателей с их подробным анализом

Методические указания по оценке
эффективности инвестиционных проектов и их отбору для финансирования (№ 7-12/47 от 31.03.94)

…

…

…

…

…

…

…

…

* ^ 1 – Экономист, 2 – Ведущий специалист; … N – …

На нижеприведенных рисунках представлена логико-информационная схема разработки бизнес-плана материально-технического снабжения организации.





2) От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

Данная таблица должна выявить:

–     дублирование отдельных реквизитов;

–     соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;

–     соответствие каждого документа своему целевому назначению;

–     характер использования документа в месте его назначения.

В таблице повторяемости показателей в документах по горизонтали указывается наименование документов, по вертикали – наименование реквизитов, в графах ставятся символы повторяемости (+).

Таблица 3.8.

^ Таблица повторяемости показателей в документах
(на примере форм финансовой и статистической отчетности)

Наименование отдельных реквизитов

Виды документов

Форма 1

Форма 2

Форма 3

Форма 4

…

Форма n

Итог

Численность персонала

+

+

+

+

…

+

15

Выручка от реализации

+

 

+

+

…

 

3

Прибыль

 

+

 

+

…

 

2

Стоимость активов

+

 

 

 

…

 

1

Сумма кредиторской
задолженности

+

+

 

+

…

 

3

…

…

…

…

…

…

…

24

 3) В таблицу документирования работ объекта вносятся все основные процедуры и операции (виды работ) исследуемого объекта (по вертикали) и все документы (по горизонтали). В клетках таблицы символами (например, О и Х) указывается, какие документы необходимы для начала каждой работы и какие документы возникают в результате (и после) того, как работа выполнена.

^ Таблица 3.9.

Таблица документирования работ отдела кадров по процедуре
«Прогнозирование потребности в кадрах»

Перечень процедур

Наименование документов

табель учёта рабочего времени

приказы, распоряжения

контракт

ведомость оплаты труда

налоговые
формы

1

2

3

4

5

6

1.   Получение информации о времени, отработанном каждым работником

О

 

 

Х

 

2.   Получение приказов, распоряжений о премиях, отпусках, командировочных, дисциплинарных нарушениях

 

О

 

Х

 

3.   Получение информации об условиях оплаты труда каждого работника

 

 

О

Х

 

4.   Расчёт заработной платы, отпускных, командировочных

О

О

О

Х

 

5.   Расчёт подоходного налога и отчислений

 

 

 

О

Х

Условные обозначения:

О – документ, необходимый для начала работ по процедуре;

Х – документ, возникающий по окончании работ.

 

Анализ таблицы документирования работ проводится по графам и строкам. По графам устанавливается, для скольких и для каких работ необходим каждый документ или результатом каких работ он является. В определенном смысле степенью использования документа можно считать число работ, для которых он создается (сумму знаков по столбцу). По строкам выявляют комплекс документов, характеризующих каждый вид работы, и роль каждого отдельного документа в этом комплексе.

Следует отметить, что возникновение всех оперативных документов должно быть связано с какой-нибудь работой и служить началом другой работы.

Учетные документы могут быть результатом работы, не будучи необходимыми для начала других работ, т.е. столбцы таблицы могут не содержать соответствующего символа.

Анализируя таблицу важно обратить внимание на документы, которые являются исходными для всех или значительной части работ.

^ 2.      Разработка движения информации в проектируемом объекте

Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.

Рабочей документацией этого раздела является:

1)  маршрутная схема движения документа;

2)  документограмма бизнес-процесса;

3)  схема документооборота;

4)  схема информационных потоков.

1)      Маршрутная схема движения входящего документа.



Обозначения к рис.

П – получение документа

С – визирование документа

У – изучение документа

Р – наложение резолюции

 

В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении (данным исполнителем).

Если анализируется состав работ по какой-либо функции и указывается маршрут документов по этой функции, то такой процесс фиксируется в документограмме.

2)      Документограмма процесса обработки результатов замеров времени.



3)      Схема документооборота устанавливает перечень входных и выходных документов, источник поступления и адресат, периодичность составления для отдельных подразделений системы управления организацией или для всей организации в целом.

Таблица 3.10.

Схема документооборота отдела совершенствования
организации труда и управления (фрагмент)

Виды документов, форм или данных, поступающих в структурное подразделение

Источник поступления

Виды документов, форм или данных, выходящих из структурного подразделения

Адресат

Периодичность

Входных

Выходных

1

2

3

4

5

6

Исходные данные для экономического анализа деятельности АО

Все подразделения по запросу

Материалы анализа

Директорат

1 раз в квартал

1раз в квартал

Исходные данные для разработки нормативно-методической документации

Все подразделения по запросу

Нормативно-методическая документация (положения об отделах, должностные инструкции и пр.)

Все подразделения по запросу

Не регламентиро-вано

Не регламентиро-вано

Исходные данные для подготовки справочной документации к заседанию правления АО

Все подразделения по запросу

Справочная документация

Все подразделения по запросу

Ежемесячно

Ежемесячно

Существуют количественные показатели оценки системы документооборота в организации.

^ Коэффициент прямоточности документопотока (Кпд). Он определяет рациональность маршрута движения документов:

Кпд = Дк/Дф, где:

Дк

–

кратчайший путь движения документа определенного вида;

Дф

–

фактический путь движения документа.

 

^ Коэффициент эффективности использования информации (Кэ):

Кэ= Нри/Нвх, где:

Нри

–

количество документов, используемых при выполнении управленческих работ;

Нвх

–

количество входных документов.

 

4)      схема информационных потоков.

Исследование информационных потоков имеет целью оценку рациональности его организации и выдачу рекомендаций по его совершенствованию.

Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркулирования.

Источники информации могут находиться как непосредственно в данной организации, так и вне её. Это государственные, общественные, налоговые организации.

Информационное сообщение является, как правило, документом и кодируется на схеме информационных потоков. В отдельных случаях возможно и безбумажное сообщение. Модель схемы информационных потоков может быть представлена в следующем виде.



 



Рис. 3.2. Пример оформления схемы информационных потоков кредитного отдела банка (фрагмент)

Обозначения к рис.

1 – информация о клиентских платежах, планируемые остатки по счетам клиентов.

2 – распоряжения на оплату, плановые платежи и поступления, подтверждения на оплату.

3 – распоряжения на оплату, плановые платежи и поступления, расшифровка дневной выписки по кредитным операциям.

4 – информация о ресурсах, свободных к размещению.

3.3.3.  Организационные изменения в объекте

Разработанный проект охватывает все стороны деятельности объекта исследования. В данном подразделе разрабатываются организационные изменения. Они могут охватывать различные стороны деятельности объекта. Основные изменения происходят в структуре, функциях управления, информационном, методическом и кадровом обеспечении.

Данный подраздел целесообразно выполнять в три этапа.

^ 1.      Проектирование структуры управления.

Здесь обосновываются изменения в организационной структуре, проводится расчёт количества звеньев и уровней управления. Проектируемая организационная структура может быть представлена на рисунках, схемах и т.д. (см. рис. 3.3).



2. Проектирование функций управления.

Здесь разрабатывается состав функций управления, определяется их трудоёмкость, проектируется функциональное разделение труда. Результаты проектирования могут быть представлены в различных табличных формах (в том числе, в виде матрицы функционального разделения труда – см. табл. 3.11).

^ Таблица 3.11.

Матрица функционального разделения труда в бухгалтерском отделе

ФУНКЦИИ

ИСПОЛНИТЕЛИ

Трудоёмкость

^ Главный бухгалтер

Зам. главного бухгалтера

Старший бухгалтер

Бухгалтер-кассир

чел.-час.

уд. вес, %

1

2

3

4

5

6

7

1.   Разработка учётной политики организации

ВУ

 

 

 

40

0,88

2.   Анализ данных и отражение достоверных данных в отчётности

У

 

В

 

160

3,54

3.   Учёт денежных средств

У

 

СВ

В

100

2,21

4.   Проведение всех видов платежей

У

 

СВ

 

222

4,90

5.   Анализ деятельности подведомственных предприятий

У

В

С

 

400

8,84

6.   Оформление необходимой документации для работы с казначействами, распределение и перечисление средств

У

СВ

 

 

200

4,42

7.   Учёт внешнеэкономической деятельности

У

В

С

 

750

16,57

8.   Учёт основных средств

У

 

СВ

 

4

0,09

9.   Учёт хозяйственных операций и формирование отчётов

У

 

СВ

В

2000

44,19

10.    Начисление и выдача заработной платы, отпускных и премий

У

 

 

СВ

650

14,36

ИТОГО:

 

 

 

 

4526

100

Условные обозначения:

У – утверждает;

В – выполняет;

С – собирает информацию.

^ 2.      Проектирование кадрового обеспечения.

Здесь разрабатываются:

–       требования к квалификации работников;

–       требования к стажу работы;

–       план повышения квалификации;

–       изменения в штатном расписании (см. табл. 3.12. и 3.13.).

^ Таблица 3.12.

Новые требования к квалификации работников

Должность

Образование

Стаж работы

План
повышения квалификации

Количество рабочих мест

1

2

3

4

5

Начальник отдела

Высшее
экономическое

От 5 лет по
специальности

Компьютерные курсы

1

Менеджер по рекламе и проведению
выставок

Высшее техническое или
экономическое

От 1 года в сфере сбыта

Компьютерные курсы

1

Экономист

Высшее
экономическое

От 2 лет

Компьютерные курсы

2

 

^ Таблица 3.13

Проектируемое изменение штатного расписания библиотеки

Отдел, сектор

Численность персонала

По штатному расписанию (чел.)

Фактическая (чел.)

Проектируемая (чел.)

1

2

3

4

1. Сектор абонемента

7

–  зав. сектором: 1

–  гл. библиотекарь: 1

–  библиотекари: 3

–  зав. сектором: 1

–  библиотекари: 3

ИТОГО:

 

5

4

2. Читальный зал

16

–  заведующий: 1

–  библиотекарь: 4

–  библиотекарь-чтец: 11

–  заведующий: 1

–  библиотекарь: 1

–  библиотекарь-чтец: 11

ИТОГО:

 

16

13

3. Сектор организации книжных фондов

3

–  зав. сектором: 1

–  библиотекарь: 1

 

–  зав. сектором: 1

–  библиотекарь: 1

 

ИТОГО:

 

2

2

ВСЕГО:

26

23

19

 

3.3.4.  Разработка способов формирования, обработки и передачи информации внутри проектируемого объекта и вне его

Этот этап состоит из следующих подэтапов:

^ 1.  Проектирование технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средств.

2.  Проектирование программного обеспечения управленческих процессов.

3. Проектирование коммуникационных взаимосвязей управленческих процессов.

Рассмотрим подробнее каждый из подэтапов.

^ 1.      Проектирование технических возможностей объекта и