Реферат: Методические указания к выполнению практических и лабораторных работ Москва 2010

Московский государственный университет
путей сообщения (МИИТ)




Кафедра “Экономическая информатика”


В.И. МОРОЗОВА, К.Э. ВРУБЛЕВСКИЙ


Управление бизнес-процессами средствами информационных технологий


Методические указания к выполнению практических
и лабораторных работ


М о с к в а - 2010

Московский государственный университет
путей сообщения (МИИТ)




Кафедра “Экономическая информатика”


^ В.И. МОРОЗОВА, К.Э. ВРУБЛЕВСКИЙ


Управление бизнес-процессами средствами информационных технологий


Рекомендовано редакционно-издательским советом университета в качестве методических указаний
для студентов специальностей
«Прикладная информатика (в экономике)»,

«Бухгалтерский учет, анализ и аудит»,

«Государственное и муниципальное управление»


М о с к в а - 2010

УДК 004

М 80


Морозова В.И., Врублевский К.Э. Управление бизнес-процессами средствами информационных технологий. Методические указания к выполнению практических и лабораторных работ. – М.: МИИТ, 2010. – 70 c.

В методических указаниях рассмотрены как основные особенности планирования и управления бизнес-процессами, так и основные приемы работы по разработке и обслуживанию баз данных предприятия.

Особенности планирования и управления бизнес-процессами рассмотрены на примере составления плана-графика проекта проведения обучения по программе «Мастер делового администрирования» с использованием средств Microsoft Project 2007. Представлены основные средства Microsoft Project 2007 для эффективного управления всеми задачами и ресурсами проекта.

Особенности разработки и обслуживания реляционных баз данных для эффективного анализа бизнес-процессов рассмотрены на примере информационных потоков по приему вкладов коммерческими банками с использованием средств Microsoft Access 2007. Представлены основные средства Microsoft Access 2007 для эффективного управления и рационального построения таблиц, запросов, форм, отчетов и макросов.

Приводятся задания к лабораторным работам по формированию проекта и анализу использования ресурсов с использованием Microsoft Project 2007, а также по построению и обработке баз данных с использованием Microsoft Access 2007.

Методические указания предназначены для студентов специальностей «Прикладная информатика (в экономике)», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит», «Государственное и муниципальное управление» при изучении дисциплин «Информационные технологии», «Информационные технологии в управлении», «Информационные системы в экономике».


© Московский государственный

университет путей сообщения

(МИИТ), 2010

С о д е р ж а н и е : стр.



Введение 4

1. Основные понятия и определения в среде Microsoft Project 2007 6

1.1. Структура и настройка основного окна 9

^ 1.2. Настройка окна задач 10

1.2.1. Добавление новой задачи 11

1.2.2. Связывание задач и разрыв связи задач 13

1.2.3. Итоговые задачи 13

1.2.4. Повторяющиеся задачи 14

1.2.5. Вехи проекта 15

^ 1.2.6. Сдвиг даты начала задачи 16

1.3. Создание списка ресурсов 17

1.3.1. Просмотр информации о ресурсах 19

1.3.2. Лист ресурсов 20

1.3.3. Использование ресурсов 21

1.3.4. График ресурсов 22

^ 1.4. Просмотр эскиза проекта 24

1.5. Настройка рабочего времени 29

1.6. Сортировка и фильтрация данных 32

1.7. Вывод проекта на печать 33

1.8. Задания к лабораторным работам (Project) 37

^ 1.9. Индивидуальное задание по MicroSoft Project 45

2. Основные понятия и определения в среде Microsoft Access 2007 46

2.1. Начало работы c Microsoft Access 2007 47

2.2. Построение таблиц 50

2.3. Формирование схемы данных 51

^ 2.4. Конструирование запросов 53

2.5. Создание форм 55

2.6. Создание отчетов 57

2.7. Создание макросов 58

2.8. Задания к лабораторным работам (Access) 60

3. Список литературы 70



Введение

Причиной развития рынка информационных и коммуникационных технологий является повышение требований к содержанию и формам представления данных. Прежде всего, это касается данных экономического характера. Во-первых, в результате законотворческой и регулирующей деятельности государства ужесточились требования к достоверности, своевременности и законности отчетно-статистической информации, вырабатываемой на уровне микроэкономического объекта. Во-вторых, информационное сопровождение производства и бизнеса является необходимым условием полноты и своевременности сбора налогов, что на сегодняшний день все в большей степени становится основным условием развития, процветания и самого существования государства, которое превращается в главного потребителя информации. В-третьих, для современных микроэкономических структур обладание информацией в связи с развитием рыночных процессов еще важнее, поскольку неопределенность в окружающей среде стократно возросла, что само по себе приводит зачастую к срывам в «жизнедеятельности» предприятий, организаций, фирм. Необоснованное принятие решений на любом уровне руководства может обернуться для них непоправимыми отрицательными последствиями.

В рыночных условиях актуальным для выявления результатов деятельности любой организации является минимизация времени между совершением бизнес-процессов и их информационным отображением для принятия управленческих решений. Эта проблема решается лишь внедрением новых информационных технологий.

При проведении организационного планирования и управления каждая задача может быть представлена как проект, который, как минимум, содержит перечень бизнес-процессов, т.е. работ, в логической последовательности их выполнения. Каждый проект имеет ограниченный срок выполнения, фиксированный бюджет и требует определенного объема работ.

Одним из наиболее популярных средств для автоматизации ведения организационного планирования и управления проектами является Microsoft Project 2007. Он ориентирован на пользователей, не имеющих специальных знаний в области управления проектами.

Microsoft Project 2007 представляет собой мощное средство для эффективного управления всеми задачами и ресурсами проекта. С помощью этой программы можно определить дату завершения работ по проекту, определить критические пути, анализировать использование материальных и трудовых ресурсов, а также отслеживать выполнение проекта. Данные проекта и результаты анализа можно рассматривать с помощью графиков, таблиц и диаграмм. Большое количество разнообразных видов отчетов позволяет создавать любые виды отчетной документации.

К разряду мощных средств по поддержанию своевременного изменения информации (в т.ч. справочной и нормативной), позволяющему эффективно выполнять:

- создание таблиц;

- связывание таблиц в схеме данных;

- запросы-выборки любой сложности;

- перекрестные запросы;

- запросы на любые действия с таблицами (создание новых таблиц, обновление данных, добавление данных, удаление данных),

относится система управления реляционными базами данных Microsoft Access 2007.

Все вышесказанное положительно отражается на эффективности бизнес-процессов организации.
^ 1. Основные понятия и определения в среде Microsoft Project 2007

Существует несколько понятий термина проект:

а) до недавнего времени в нашей стране под проектом понимался комплект текстовой и графической документации по сооружению или реконструкции какого-либо объекта;

б) английское «project» - то, что планируется;

в) американское «project» - некоторая задача с определенными исходными данными, требуемыми результатами (целями) и предложениями способа их реализации.

В данном случае под проектом будет пониматься последнее определение.

Любой проект должен иметь реальную конечную цель. Нельзя реализовать проект, для которого цель имеет слишком общий характер. В данных методических указаниях рассмотрен процесс формирования графика проекта по обучению по программе «Мастер делового администрирования».

После определения целей проекта необходимо определить основные требования к управлению проектом:

- количество уровней управления проектом;

- критерий оценки завершения проекта и его отдельных этапов;

- используемые методы отчетности;

- система и средства обмена информацией;

- регулярность проведения совещаний.

Следующим этапом после определения целей и стратегии управления проектом является создание расписания проекта. В расписании указываются все задачи проекта, их взаимосвязь, последовательность и сроки выполнения.

Под бизнес-процессом (т.е. задачей) в системах управления проектами понимаются все действия и события, имеющие начало и конец и необходимые для выполнения проекта. В любом проекте встречаются задачи, начало выполнения которых не связано с завершением других, но большинство задач не может начинаться до завершения некоторых других задач. Для связанных задач более ранняя называется предшествующей, а более поздняя – следующей.

^ Критический путь – набор задач, которые необходимо выполнить по календарному плану для окончания проекта. Каждая задача на критическом пути является критической задачей. Увеличение времени выполнения задачи, лежащей на критическом пути, вызывает увеличение времени выполнения всего проекта. Поэтому, при управлении проектом необходимо внимательно следить за ходом выполнения работ, находящихся на критическом пути. По остальным (некритическим) задачам имеются резервы времени. В Microsoft Project 2007 различаются общий и частный, т.е. свободный, резервы времени.

^ Общим резервом времени является тот промежуток времени, на который можно сместить начало данной работы или увеличить ее продолжительность без сдвига даты окончания проекта. Частным резервом времени является тот промежуток времени для данной задачи, который не влияет на начало следующей задачи.

Сокращение срока выполнения проекта можно выполнять разными методами:

- изменением взаимосвязей критических задач путем изменения способа их связывания;

- уменьшением продолжительности критических задач путем назначения дополнительных ресурсов;

- введением сверхурочного времени при выполнении отдельных критических задач;

- перемещением задач с критического пути, в т.ч. запараллеливание задач.

Под ресурсами в системах управления проектами понимаются люди, оборудование и материалы, постоянные затраты (например, налоги и т.п.), необходимые для выполнения работ по проекту.

Под вехами в системах управления проектами понимают опорные точки, отмечающие важные события в проекте и используемые для контроля над ходом выполнения проекта.

Графической интерпретацией тактического плана реализации проекта является график Ганта, названный по имени первого его разработчика, ученика основоположника теории управления Ф.У. Тейлора - Генри Гантта. Дальнейшим развитием графического представления взаимосвязи работ и их параметров являются, так называемые, сетевые модели, впервые разработанные в США М. Уолкером и Д. Келли, на базе которых Главным управлением вооружений ВМС США была разработана система PERT (Program Evaluation and Review Technique), которая позволила планировать и управлять с применением ЭВМ реализацией проекта в несколько тысяч операций. Основные сетевые модели, используемые в Microsoft Project 2007, ориентированы на систему PERT. При этом в отличие от наиболее распространенных в нашей стране сетевых моделей типа «работы – дуги» здесь используется сеть типа «работы – вершины». В сетевых моделях такого типа работы представлены в виде узлов - вершин графа, связанных дугами - зависимостями, которые следуют одна за другой. Используются следующие виды зависимостей, представленных на рис. 1.1.




Рис. 1.1. Виды зависимостей работ.


Зависимости имеют, как правило, нулевую продолжительность, как и в сетях «вершины-события», но в отличие от последних изображаются сплошными стрелками. Причем в сетях «вершины-работы» они могут иметь положительную или отрицательную продолжительность, что соответственно называется запаздыванием и упреждением.

Таким образом, запаздыванием называют разницу между запланированной датой начала или окончания задачи и датой начала или окончания задачи по базовому плану. Запаздывание возникает, когда имеется базовый план, а затем для задач вводятся фактические даты, более поздние, чем базовые даты, или когда фактические длительности превышают базовые.

Расчет данной сетевой модели производится аналогично известным методам расчета сети «вершины-события», называемым методами критического пути. Вначале от первой работы до последней определяется раннее начало и окончание работы. Раннее начало принимается по дате начала проекта. Если работе предшествует несколько работ (при связях типа ОН), дата ее начала принимается по максимальной величине даты раннего окончания всех предшествующих работ с учетом запаздывания или упреждения. Позднее начало и окончание работ рассчитываются аналогично, но в обратном порядке – от даты окончания последней работы к первой.

^ 1.1. Структура и настройка основного окна

Прежде чем приступить к процессу создания проекта, необходимо познакомиться с элементами основного окна Microsoft Project 2007 (см. рис. 1.2). Здесь приведен проект курса обучения по программе «Мастер делового администрирования» в виде диаграммы Ганта.

Основное окно содержит меню команд и панели инструментов. В левой части окна ниже панели инструментов находится область таблицы (т.е. область ввода данных), которая организована аналогично электронной таблице Excel. Перечень задач в логической последовательности их выполнения является простейшим тактическим планом реализации проекта.




Рис. 1.2. Основное окно Microsoft Project 2007 (диаграмма Ганта).


В правой части окна отображается линейный график проекта в формате диаграммы Ганта. График наглядно показывает очередность выполнения задач, их длительность и ресурсы, используемые для выполнения задач.

Таблица и график разделены вертикальной линией, перемещая которую изменяют размеры этих областей. Для изменения масштаба отображения графика используются кнопки (Увеличить) и (Уменьшить).

Как и во всех приложениях Microsoft Office, необходимую справку о Microsoft Project 2007 в целом и его отдельных операциях можно получить, обратившись в меню Справка к режиму О программе Microsoft Office Project. В этом же меню имеются встроенный учебник с подробной информацией Справка: Microsoft Office Project.

^ 1.2. Настройка окна задач

В окне задач отображаются:

- в строках – задачи, используемые в проекте;

- в столбцах – названия реквизитов задач (в видимой части видны самые важные реквизиты).

Для добавления нового столбца требуется установить курсор в столбце, перед которым выполняется вставка, и выбрать в меню Вставка режим Столбец. На экране появится диалоговое окно Определение столбца (см. рис. 1.3).




Рис. 1.3. Определение столбца – реквизиты задач.


В раскрывающемся списке «Имя поля» доступен выбор более 100 типов столбцов. В поле Текст заголовка допускается ввод названия столбца, отличного от стандартного наименования, выводимого на экран. В полях Выравнивание заголовка и Выравнивание данных выбирается способ выравнивания соответствующих элементов столбца.

Для перемещения лмюбого столбца можно воспользоваться возможностью перетаскивания столбца (аналогично Excel).

^ 1.2.1. Добавление новой задачи

Для добавления новой задачи (строки) следует нажать клавишу Insert (на строке, перед которой выполняется добавление) или выбрать в меню Вставка режим Новая задача, или в пустой строке столбца Название задачи ввести имя новой задачи, например, 1.1. Подготовка документов для обучающихся. При необходимости изменить реквизиты задачи требуется щелкнуть два раза «мышью» по имени этой задачи или вызвать контекстное меню в строке с именем задачи и перейти в режим Сведения о задаче, после чего на экране появится диалоговое окно Сведения о задаче (см. рис. 1.4).




Рис. 1.4. Основные сведения о задаче.


Вкладка «Общие» содержит наименование задачи, ее длительность, процент завершения, дату начала и завершения работы и ее приоритет. При указании длительности используются обозначения: м (минуты), ч (часы), д (дни), н (недели).

Вкладка «Предшественники» содержит список задач, которые предшествуют данной задаче, а также их тип (см. рис. 1.1).

Вкладка «Ресурсы» содержит список ресурсов задачи, единицы (процент или количество) используемых ресурсов.

Вкладка «Дополнительно» содержит ограничения задачи, накладываемого на сроки выполнения задачи, тип задачи и др.

При вводе новой задачи рядом с длительностью ее выполнения отображается знак вопроса, обозначающий, что указанная длительность предварительная, и ее нужно уточнить (т.е. ввести). Для того, чтобы при добавлении новой задачи длительность отображалась без вопросительного знака следует снять флажок Показывать наличие предварительных оценок длительности у задачи (меню Сервис, режим Параметры, вкладка «Планирование»).

Для удаления задачи следует вызвать контекстное меню на номере строки с именем задачи и перейти в режим Вырезать или, установив курсор на названии задачи, в меню Правка выбрать режим Вырезать.

^ 1.2.2. Связывание задач и разрыв связи задач

Для связывания задач в цепочку (убедитесь, что задачи в списке задач расположены в порядке их выполнения) выберите (выделите) цепочку задач
(с помощью клавиш Ctrl или Shift) и выберите кнопку (Связать задачи). Альтернативным способом связи является выполнение в правой части диаграммы Ганта перетаскивания «мышью» верхней (предшествующей) задачи на нижерасположенную (следующую) задачу.

Для удаления связи между выбранными (т.е. выделенными) задачами можно использовать кнопку (Разорвать связи задач) или в меню ^ Правка выбрать режим Разорвать связи задач.

Также для настройки связей задач можно воспользоваться в окне Сведения о задаче вкладкой «Предшественники» (см. рис. 1.5).




Рис. 1.5. Сведения о предшествующих задачах.
^ 1.2.3. Итоговые задачи

Многие задачи проекта могут иметь подзадачи. Создание подзадачи происходит аналогично созданию задачи проекта. Только на последней стадии с использованием кнопки (На уровень ниже) эта задача оформляется как подзадача (в левой части рабочего экрана подзадача сдвигается вправо на величину абзацного отступа). При этом задача более старшего уровня будет называться итоговой задачей (это также отражается на диаграмме в правой части рабочего экрана). Другим способом создания итоговой задачи является выбор (выделение) всех задач, которые будут являться подзадачами и нажатие кнопки .

Всегда при разработке проекта желательно иметь итоговую задачу, которая будет включать в себя все работы по организации фирмы. Начало итоговой задачи совпадает с началом самой ранней подзадачи, а дата завершения равна дате завершения самой поздней подзадачи (см. на рис. 1.2 самую первую задачу Курс обучения по программе «Мастер делового администрирования»).

Для того, чтобы скрыть подзадачи можно использовать кнопку (Скрыть подзадачи) или дважды щелкнуть «мышью» на номере строки с итоговой задачей.

Для того, чтобы раскрыть список подзадач итоговой задачи можно использовать кнопку (Показать подзадачи) или дважды щелкнуть «мышью» на номере строки с итоговой задачей.


^ 1.2.4. Повторяющиеся задачи

Многие проекты включают задачи, которые выполняются регулярно, например, еженедельные производственные совещания. Microsoft Project 2007 включает средство построения повторяющейся задачи, и позволяет создать ее с помощью одной команды.

Для ввода повторяющихся задач следует выбрать строку в таблице задач, выше которой требуется вставить повторяющуюся задачу, а затем в меню Вставка выбрать режим Повторяющаяся задача. На экране появится диалоговое окно Сведения о повторяющейся задаче (см. рис. 1.6).




Рис. 1.6. Основные сведения о повторяющейся задаче


В поле Наименование задачи следует вводить наименование задачи. В поле Длительность указывают длительность повторяющейся задачи. Из списка переключателей «Повторять» выберите периодичность выполнения задачи. Выбор значения переключателя определяет заголовок и поля области, уточняющей частоту выполнения. В зависимости от выбранного значения переключателя, область заголовка принимает значения «Ежедневно», «Еженедельно», «Ежемесячно», «Ежегодно». В области уточнения частоты выполнения задачи выберите требуемые значения (например, для «Еженедельно» указывают день недели, когда начинается выполнение задачи и каждую ли неделю выполняется задача). В области «Пределы повторения» вводят дату начала и окончания выполнения повторяющейся задачи.

Особенностью повторяющейся задачи является возможность раскрытия входящих в нее отдельных задач и определения для каждой подзадачи дополнительных ресурсов.


^ 1.2.5. Вехи проекта

Для оценки степени выполнения работ по проекту необходимо использовать вехи, которые являются значительными событиями, свидетельствующими о завершении выполнения ряда задач и возможности перехода к следующему этапу выполнения проекта. Рекомендуется устанавливать вехи, отстоящие друг от друга не очень далеко по времени. Частая расстановка вех позволяет быстрее оценить возникающие трудности реализации проекта и быстрее принять необходимые меры. Процедура установления вехи следующая:

- создать новую задачу в том месте, где будет расположена веха;

- ввести длительность задачи, равной 0 дней;

- в диалоговом окне Сведения о задаче во вкладке «Дополнительно» установить флажок Пометить задачу как веху (см. рис. 1.7).




Рис. 1.7. Дополнительные сведения о задаче


Вехи на диаграмме Ганта отображаются в виде черных ромбов.


^ 1.2.6. Сдвиг даты начала задачи

Теоретически очередная задача должна начинаться сразу же после завершения предыдущей. Однако на практике бывает невозможно приступить к новой задаче сразу же после завершения предыдущей задачи. В этом случае требуется сдвинуть начало работы на несколько дней после завершения предыдущей задачи. Для этого можно скорректировать начало задачи в таблице задач или же использовать «мышь» для перемещения графического элемента, обозначающего задачу в окне линейного графика.

Для установки прерывания задачи (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел) следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Прервать задачу. (Можно также использовать кнопку - Прервать задачу - на панели инструментов). После этого требуется мышью указать, где именно необходимо прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два.

При сдвиге связанной задачи влево мастер планирования предупреждает об ошибке и предлагает либо отказаться от сдвига задачи, либо разорвать существующую между задачами связь и выполнить сдвиг даты начала задачи (см. рис. 1.8).




Рис. 1.8. Предупреждение при сдвиге даты начала задачи.


При изменении даты начала задачи отображается треугольник в углу поля Начало. Для того, чтобы этого не происходило, следует снять флажок Изменение дат начала и окончания (меню Сервис, режим Параметры, вкладка «Интерфейс»).

Для сдвига даты начала итоговой задачи необходимо выполнить сдвиг даты начала ее первой подзадачи.

^ 1.3. Создание списка ресурсов

Основным условием для успешного выполнения бизнес-процессов, составляющих проект, является рациональное и экономное использование ресурсов.

Для назначения ресурсов задачам проекта можно использовать:

- кнопку (Назначить ресурсы) на панели инструментов;

- в меню ^ Сервис выбрать режим Назначить ресурсы;

- комбинацию клавиш Alt + F10.

В результате этих действий на экране откроется диалоговое окно Назначение ресурсов (см. рис. 1.9).




Рис. 1.9. Назначение ресурсов.


В данном окне представлен полный список всех имеющихся ресурсов в проекте. При изменении количества ресурсов изменяется продолжительность выполнения задачи. Например, для задачи 3.1. Проведение Государственного экзамена увеличение единицы для Куратора и Руководства с 100% до 200% вызовет сокращение длительности этой задачи в два раза (с 1 дня до 0,5 дней).

При назначении задаче дополнительных ресурсов отображается треугольник в углу поля ^ Название ресурсов. Для того, чтобы этого не происходило, следует снять флажок Назначения ресурсов (меню Сервис, режим Параметры, вкладка «Интерфейс»).

Для просмотра и редактирования параметров ресурса в диалоговом окне Назначение ресурсов требуется на имени требуемого ресурса дважды щелкнуть мышью. На экране появится диалоговое окно Сведения о ресурсе, (см. рис. 1.10).




Рис. 1.10. Основные сведения о ресурсе.


В этом окне несколько вкладок. На вкладке «Общие» представлены: название ресурса, группа, тип ресурса, доступность ресурса (по дням проекта). На вкладке «Рабочее время» представлен календарь ресурса, который будет использоваться для определения рабочих часов. На вкладке «Затраты» представлены: стоимость использования ресурса (в рабочее время, за переработку, за вызов), а также способ начисления затрат (в начале, по окончании, пропорционально). На вкладке «Заметки» представлены заметки пользователя о ресурсе. На вкладке «Настраиваемые поля» можно задать несколько возможных значений, например, для затрат (30р., 50р., 100р., и т.п.), а потом просто выбирать их из списка.

^ 1.3.1. Просмотр информации о ресурсах

Для просмотра информации о ресурсах в Microsoft Project 2007 используются следующие элементы:

- лист ресурсов;

- использование ресурсов (таблица);

- график ресурсов.

^ 1.3.2. Лист ресурсов

Для просмотра листа ресурсов, использующегося для ввода, рассмотрения и представления информации по ресурсам, следует в меню Вид выбрать режим Лист ресурсов. Лист ресурсов (см. рис. 1.11) построен аналогично таблице задач и содержит:

- название ресурса;

- тип (трудовой, материальны, затраты);

- краткое название;

- максимально единиц (всего доступно в проекте);

- стандартная ставка (стоимость в течение рабочего дня);

- ставка сверхурочных (стоимость во внеурочное время);

- затраты на использование (стоимость работы по отдельному договору);

- базовый календарь.




Рис. 1.11. Лист ресурсов.


Проектировщик может добавить в таблицу дополнительно более тридцати разных типов столбцов. Для добавления столбцов следует в меню Вставка выбрать режим Столбец. При выполнении этой команды открывается диалоговое окно Определение столбца (см. рис. 1.3).

В этой же таблице разрешено вводить новые типы ресурсов.

Следует обратить внимание на ресурсы, обозначенные красным цветом, т.е. являющиеся критическими. Самый простой способ уменьшить нагрузку ресурсов – изменить максимальное количество ресурсов проекта.

Максимальное количество единиц ресурса может измеряться в процентах или десятичных числах. Для этого в меню ^ Сервис в режиме Параметры на вкладке «Планирование» следует выбрать для параметра Показывать единицы назначений в виде соответствующее значение.

При просмотре листа ресурсов допускается установка и использование автофильтра (аналогично с Excel). Для этого в меню ^ Проект следует выбрать режим Фильтр: Все ресурсы, а в появившемся списке выделить пункт Автофильтр. Теперь справа от каждого имени поля появится черный треугольник, при щелчке по которому открывается список соответствующих значений.

В режиме просмотра таблицы ресурсов разрешено удалять пустые строки с ресурсами (удаление ресурсов в режимах обработки задач возможно только путем очистки названия ресурса).

^ 1.3.3. Использование ресурсов

Для просмотра использования ресурсов ежедневно используемых ресурсов следует в меню Вид выбрать режим Использование ресурсов. Таблица использования ресурсов (см. рис. 1.12) содержит список подзадач, не прикрепленных к ресурсам, наименования ресурсов и прикрепленные к ним подзадачи.




Рис. 1.12. Использование ресурсов.


При использовании контекстного меню в правой части диаграммы проектировщик может просмотреть другие представления ресурсов:

трудозатраты;

фактические трудозатраты;

совокупные трудозатраты;

превышение доступности;

затраты;

оставшаяся доступность.



^ 1.3.4. График ресурсов

Для просмотра графика ресурсов следует в меню Вид выбрать режим График ресурсов. График ресурсов (см. рис. 1.13) отображает информацию о загрузке ресурсов. Окно диаграммы состоит из двух частей. В левой части отображено название ресурса, а в правой части будет показана диаграмма для этого ресурса. Для просмотра графиков по другим ресурсам следует выбрать имя требуемого ресурса в левой части окна.




Рис. 1.13. График ресурсов.


При использовании контекстного меню в правой части диаграммы проектировщик может просмотреть другие представления ресурсов:

пиковые единицы;

трудозатраты;

совокупные трудозатраты;

превышение доступности;

процент загрузки;

оставшаяся доступность;

затраты;

совокупные затраты;

доступность по трудоемкости;

доступность в единицах.

Для настройки типа отображаемой диаграммы следует в меню Формат выбрать режим Стили отрезков. В этом случае откроется диалоговое окно Стили диаграмм (см. рис. 1.14). В этом окне в областях «Отфильтрованные ресурсы» и «Ресурс» выбирают настройку элементов: Ресурсы с превышением доступности (на рис. 1.13 выделено красным цветом для Ресурса) Выделенные ресурсы, Предложенные ресурсы. Для этих элементов, после выбора элемента в блоке Показывать как, устанавливаются Цвет и Узор.




Рис. 1.14. Настройка стилей отрезков.

^ 1.4. Просмотр эскиза проекта

При создании проекта форматирование текста и диаграммы осуществляется с помощью принятых по умолчанию установок. Для изменения внешнего вида проекта проектировщику требуется изменить эти установки.

Как и в Microsoft Word, для улучшения внешнего вида таблицы проекта (расположена в левой части основного окна Microsoft Project 2007) допускается устанавливать требуемый шрифт, задавать начертание шрифта и его цвет (меню Формат режим Шрифт).

В правой части основного окна Microsoft Project 2007 первоначально результат разработки проекта будет представлен в виде диаграммы Ганта, которая наглядно иллюстрирует взаимосвязь работ (задач), сроки начала и окончания работ (задач) проекта и связанные с этими работами (задачами) ресурсы.

Для форматирования диаграммы наиболее простым вариантом является использование мастера диаграмм. Следует в меню ^ Формат выбрать режим Мастер диаграмм Ганта. Мастер диаграмм шаг за шагом будет запрашивать требуемые параметры форматирования и форматирует диаграмму представления проекта в соответствии с заданными установками. При выборе форматов в левой части окна мастера будет представлен образец форматирования.

Для более сложных форматов следует в меню ^ Формат выбрать режим Стили отрезков. В этом случае на экране откроется диалоговое окно Стили отрезков (см. рис. 1.15). Другим способом открытия окна может послужить двойной щелчок мышью в любом свободном месте правой части диаграммы Ганта.

В верхней части окна содержится список всех элементов диаграммы и текущий формат их отображения.

Вкладка «Отрезки» используется для задания по каждому типу объекта (см. в графе «Название». Например, Задача, Веха, Суммарная задача и т.д.): формы, типа и цвета.

Вкладка «Текст» используется для установки слева, справа, сверху, снизу и внутри каждого типа объекта (см. в графе Название. Например, Задача, Веха, Суммарная задача и т.д.) элементов проекта (например, Название ресурсов, Начало, Фактические затраты и т.д.).

Наиболее часто при анализе проекта используется диаграмма Ганта, но полезными бывают и другие формы отображения данных о проекте.






Рис. 1.15. Элементы настройки стилей отрезков на диаграмме Ганта.


Для просмотра сетевого графика в меню Вид следует выбрать режим Сетевой график. В открывшемся окне (см. рис. 1.16) приведены задачи проекта (в виде прямоугольников) и связи между ними. Для каждой задачи указаны: наименование задачи, ее идентификационный номер, длительность, даты начала и завершения работ, процент завершения. Связи между задачами указаны в виде стрелок.



Рис. 1.16. Сетевой график.


Для настройки диаграммы следует в меню Формат выбрать режим Стили рамок. В открывшемся диалоговом окне Стили рамок (см. рис. 1.17) устанавливают параметры каждого стиля (например, критическая задача, некритическая суммарная задача и т.д.), в т.ч. для выбранного стиля устанавливается шаблон данных, формат границы, формат фона рамки.




Рис. 1.17. Настройка стилей рамок сетевого графика.


Для просмотра календаря выполнения проекта следует в меню Вид выбрать режим Календарь. Откроется окно, в котором отображается перечень ежедневно выполняемых подзадач. Для каждого типа задачи разрешено настраивать свой вид отображения информации и вид отображения задачи в календаре, используя в меню Формат режим Стили отрезков (см. рис. 1.18).




Рис. 1.18. Настройка стилей отрезков календаря.


Для удобства одновременного просмотра двух ракурсов проекта в Microsoft Project 2007 существует возможность комбинированного представления. Для этого в меню Вид следует выбрать режим Другие представления. В открывшемся диалоговом окне Другие представления (см. рис. 1.19) следует нажать кнопку Создать.




Рис. 1.19. Список представлений проекта.


После этого в открывшемся диалоговом окне Определение нового представления (см. рис. 1.20) следует установить переключатель на Комбинированное представление и нажать кнопку ОК.




Рис. 1.20. Выбор способов представления.


Откроется диалоговое окно Определение представления в «Создание…» (см. рис. 1.21), в котором следует в списках Вверху и Внизу выбрать необходимое представление проекта и нажать кнопку ОК.




Рис. 1.21. Настройка комбинированного представления проекта.

^ 1.5. Настройка рабочего времени

Календарь определяет рабочие дни и часы, учитываемые в плане реализации проекта. Как правило, создается единый календарь для всего проекта, но в Microsoft Project 2007 имеется возможность создавать отдельные календари для отдельных групп ресурсов.

При определении сроков начала и окончания работ программа автоматически отслеживает выходные дни. Выходными днями (по умолчанию) являются суббота и воскресенье и это, как правило, совпадает с принятым на предприятиях режимом работы. Праздничные дни для разрабатываемого проекта требуется настраивать вручную, иначе они будут учитываться как рабочие.

Для настройки рабочих/нерабочих дней следует в меню ^ Сервис выбрать режим Изменить рабочее время. В открывшемся диалоговом окне Изменение рабочего времени (см рис. 1.22) белым цветом помечены рабочие дни, а серым – нерабочие дни.




Рис. 1.22. Просмотр рабочего/нерабочего времени проекта.


При значении поля «Для календаря», равном Стандартный (календарь проекта) стандартный календарь устанавливается для всех ресурсов. При выборе в поле «Для календаря» имени требуемого людского ресурса с помощью кнопки Создать можно установить собственный календарь для этого ресурса. В открывшемся диалоговом окне «Создание базового календаря» (см. рис. 1.23) следует ввести название нового календаря.




Рис. 1.23. Создание нового календаря проекта.


Для установки признака рабочего/нерабочего дня требуется ввести текст в графу Название, а затем в графе Начало выбрать дату начала изменения календаря, а в графе Окончание – дату окончания. После этого следует нажать кнопку Подробности. Откроется диалоговое окно «Сведения о …» (см.