Реферат: Основы секретарского дела и делопроизводства (Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов) Автор Бардо М. С. Москва, 2007 Делопроизводство и его определение

ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
(Учебное пособие для учащихся 10-11-х классов)


Автор Бардо М. С.


Москва, 2007


Делопроизводство и его определение


Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе, и любое управленческое решение обязательно фиксируется в форме документа. Если создание документа обычно является функцией руководителей и специалистов, то их оформление, как правило, поручается секретарям-референтам (секретарям) или работникам службы делопроизводства. Таким образом, фактически все работники сферы управления занимаются оформлением документов.

Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе предприятий, организаций и учреждений, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений.

Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь. Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени.

Благодаря четко организованному делопроизводству руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности организации, в противном случае работа ее сотрудников и все дальнейшее ее развитие будет носить хаотичный характер.

При отсутствии четко установленного порядка работы с документами руководство предприятия, организации, учреждения не сможет принимать юридически и организационно выверенные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

Документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого предприятия, организации, учреждения. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, определяющий правовое положение участников гражданского оборота, основания возникновения и порядок осуществления права собственности и других вещных прав, прав на результаты интеллектуальной деятельности, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий, организаций и учреждений;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого труда и охрана труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов.

При оформлении документов необходимо учитывать некоторые особенности унификации и стандартизации. В соответствии с законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993 г. стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества; технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии, единства измерений; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций; обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

На территории Российской Федерации действуют следующие виды стандартов:

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТы);

применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты: правила, нормы и рекомендации по стандартизации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

стандарты отраслей;

стандарты предприятий;

стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение.

Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации — иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;




ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;




ГОСТ 6. 10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;




ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;




ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;




ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;




ГОСТ 1487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.


В целях сокращения количества применяемых в деятельности предприятий, организаций и учреждений документов, типизация из формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) — совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. Метод унификации — установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

В перечисленной выше нормативно-методической базе делопроизводства была приведена Государственная система документационного обеспечения управления, которая является наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления. Этим документом является ГСДОУ — совокупность принципов и правил, которые устанавливают единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основной целью ГСДОУ является упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизация их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также из государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли;

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (от лат. Requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

С 1 января 1998 г. введен в действие Государственный стандарт Российской Федерации Р 6. 30 – 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации». Система ОРД устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности;

Государственный стандарт Р 6. 30 – 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации» устанавливает: требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.1

^ Состав реквизитов документов и их описание

01 — Государственный герб Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации.

^ 02 — герб субъекта Российской Федерации — помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Если на бланке помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, то эмблема организации не воспроизводится на бланке.

^ 04 — код организации — проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05 — код формы документа — проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

06 — наименование организации — должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

^ 07 — справочные данные об организации — почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

^ 08 — наименование вида документа — регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных УСОРД. В письмах наименование вида документа не указывают.

^ 09 — дата документа — это дата подписания документа и его утверждения, для протокола — дата проведения совещания, заседания, для акта — дата события. Дата документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 04. 03. 02. Дата документа может быть оформлена также — год, месяц, день месяца.

^ 10 — регистрационный номер документа — состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

^ 11 — ссылка на регистрационный номер документа — включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12 — место составления или издания документа — указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и включает только общепринятые сокращения.

^ 13 — гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) — проставляют без кавычек на первом листе документа, дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

^ 14 — адресат — может быть организация, ее структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:
^ Минюст России
Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже:

АОЗТ «Болшевский текстиль»
^ Бухгалтерия Старшему экономисту
Иванову И. П.
Президенту АОЗТ
«Ломоносовский фарфоровый

завод»

Сидорову О. П.

В состав реквизита Адресат может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного

дела

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д. 7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301242, Тверская область,

Бологовский район, г. Березайка,

ул. Железнодорожная, д. 4, кв. 24


Иванову О. И.

15 — гриф утверждения документа — документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»


________________ И. В. Петров

(личная подпись)

12. 09. 02

При утверждении документа несколькими должностными лицами из подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
^ УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания акционеров
От 15. 09. 02 № 12

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

^ 16 — резолюция — пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату, например:

Зайцевой И. П.

Иванову А. П.

^ Прошу подготовить проект генерального
соглашения с фирмой «Митек» к10.08. 02


________________

И. В. Петров

(личная подпись)

12. 09. 02

17 — заголовок к тексту — включает краткое содержание документа и должен согласоваться с наименованием вида документа. Заголовок к тексту должен отвечать на вопросы: О чем (о ком)?

Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Должностная инструкция секретаря-референта.

18 — отметка о контроле — отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

19 — текст документа — составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.2

^ 20 — отметка о наличии приложения — оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

^ 21 — подпись — в состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Исполнительный директор (Личная подпись) Н. А. Федоров
^ АОЗТ «Партнер»

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор (личная подпись) М. А. Медведев


Главный бухгалтер (личная подпись) Н. И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра Заместитель Министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации


(личная подпись) В. М. Степанов (личная подпись) А. П. Миронов


В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии (личная подпись) Н. В. Куликов

Члены комиссии (личная подпись) К. М. Артемьева

(личная подпись) С. П. Матвеев

(личная подпись) В. А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

^ 22 — гриф согласования документа — состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

При Правительстве Российской Федерации


____________________ А. Г. Грязнова

(личная подпись)

23. 04. 01


23 — виза — согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату; при необходимости — должность визирующего, например:


Начальник юридического отдела

____________________ В. А. Сидоров

(личная подпись)


25. 11. 01

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Иногда визы могут быть оформлены на отдельном листе.

^ 24 — печать — проставляются на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаю печати гербовые и печати организации. В коммерческих организациях печати не используются.

^ 25 — отметка о заверении копии — при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату завершения, например:


Верно

Инспектор отдела кадров (личная подпись) М. В. Колосов

07. 09. 01

26 — отметка об исполнителе — включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

4530989 4523453


27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело — включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28 — отметка о поступлении документа в организацию — содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Можно проставлять данную отметку в виде штампа.

^ 29 — отметка для автоматического поиска документа — может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа, и образуют официальный бланк документа.

Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной

Для учреждений, предприятий, организаций, а также для должностных лиц предусмотрены следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Специальный бланк для писем разрабатывается в связи с тем, что на письме необходимо указывать адресные данные предприятия, организации, учреждения.

Реквизиты бланка письма:

герб;

эмблема предприятия;

код по ОКПО;

код по ОКУД;

наименование министерства или ведомства;

наименование предприятия, организации, учреждения;

адресные данные.

На бланке ограничительными отметками — черточками и уголками — отмечают места для таких реквизитов, как: дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле.

Общий бланк, используемый для всех остальных видов организационно-распорядительных документов, кроме писем, имеет несколько отличий от бланка для писем.

Вместо реквизита «Адресные данные» в общем бланке оставлено место для проставление реквизита «Название вида документа». Вместо «Ссылки на регистрационный номер и дату документа» — «Место составления и издания» — эти реквизиты являются взаимоисключающими.

На общем бланке не проставляется код формы документа по ОКУД, т. к. этот реквизит зависит от конкретного вида документа и будет проставлен при его составлении.

Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.3

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является более удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое размещение является наиболее рациональным для писем, т. к. правый верхний угол письма используется для указания адреса получателя. Угловое расположение реквизитов предпочтительнее для тех видов документов, которые требуют утверждения, резолюции, т. к. эти реквизиты также располагаются в правом верхнем углу.

В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210х297) и А5(210х148). Бланки документов должны иметь следующие поля (не менее): 20 мм — левое и верхнее; 10 мм — правое и нижнее.

Текст документа печатается через 1, 5 межстрочных интервала, расстояние между отдельными реквизитами 1, 5 — 3 межстрочных интервала. Если один из реквизитов растягивается на несколько строк, то расстояние между ними предполагает один межстрочный интервал.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, которая подлежит учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме — карточке, журнале.


место секретаря в структуре управления учреждением

В современном мире принято считать, что каждый человек представляет собой уникальную личность. В психологии под личностью понимается более или менее автономная, устойчивая система социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, которая делает его именно таким, а не другим, определяющая его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям. Эти характеристики обусловлены природными особенностями людей — возрастом, полом, темпераментом и т. п., их потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенными через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. п.

Каждый человек обладает индивидуальными особенностями психики, которые могут выражаться в его мимике, жестах, голосе, речи, состоянии здоровья, внешнем виде, а также в поступках и оценках, потребностях и моральных устоях. Личность всегда индивидуальна, неповторима.

Индивидуальные и социальные психологические качества можно изменить и пополнить. Путем специальных тренировок можно развить и укрепить память, улучшить дикцию, речь и здоровье, избавиться от дурных привычек, научиться навыкам общения, умению свободно держать себя в неформальной обстановке, терпеливо выслушивать других.

На основе полученных от природы данных любой человек может сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Профессия секретаря распространена во всем мире. Секретарь — лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме, в имидж которой он, вносит свой «первый» вклад.

Имидж — реальное или воображаемое представление о фирме, которое складывается из фирменного стиля, включающего оформительский и деловой стиль. Фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов только при условии безупречности качества производимых фирмой товаров и услуг.

При первоначальной характеристике секретарской деятельности необходимо сделать упор на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.

Основными документами в РФ являются:

единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

классификационный справочник должностей служащих;

государственная система документационного обеспечения управления.

В рамках любого учреждения, организации может быть составлена должностная инструкция того или иного сотрудника, в том числе и секретаря (в этом документе должна учитываться специфика организации, учреждения и т. п.).

Примерный состав должностной инструкции:

Общие положения — устанавливают область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит и т. п.

Функции работника — определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и др.

Должностные обязанности — указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы;

Права секретаря — закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции;

Ответственность — регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав;

Взаимоотношения — указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т. п.;

Оценка работы — перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав.

Специфика работы секретаря состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Эти функции, как правило, приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. Все вышеперечисленное необходимо выполнять на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

Каждый секретарь должен обладать своим имиджем. Под этим понимается опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к собственному времени и времени других, ровное, доброжелательное настроение и, как итог всего вышеперечисленного — укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Основные должностные обязанности секретаря по работе с документами (в соответствии с Типовым положением о канцелярии учреждения (ЕГСДОУ)):

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п.;

подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниями, совещаниям, съездам, конференциям, семинарам;

оформление протоколов, рассылка выписок из них;

контроль за исполнением решений дирекции;

прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб граждан;

организация приема посетителей;

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря входят также функции по бездокументному обслуживанию:

техническое обеспечение работы руководителя;

подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

организация приема работников и посетителей;

телефонное обслуживание;

подготовка командировок;

организация презентаций и специальных приемов гостей;

стенографирование;

контроль за праздничными и юбилейными датами;

обработка почты;

машинописные работы;

сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

сбор материалов для докладов и речей руководителя;

ведение табеля учета рабочего времени и т. п.

Организация рабочего места секретаря и руководителя.


Должностные обязанности секретаря-референта


Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует специальных профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа зависит оперативность, четкость, слаженность в деятельности любой организации, предприятия учреждения.

В сфере управления все работают главным образом с информацией и документами, выступающими ее носителями. Документ — объект и результат труда в сфере управления.

Информационно-документационное обслуживание выполняет специальное структурное подразделение: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат или секретарь-референт — секретарь-помощник.

На базе достаточно высокого культурного уровня секретарь-референт должен знать:

правовые основы управления: административное, трудовое и хозяйственное право;

законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

основы управления — систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

принципы организации государственных, общественных, частны