Реферат: Электронные таблицы Microsoft Excel, как средство обработки финансово-экономической и статистической информации

Электронные таблицы Microsoft Excel, как средство обработки финансово-экономической и статистической информации.



Тема 1.1. Обзор программы и общие положения. 3

Создание книги 4

Тема 1.2 Редактирование рабочих листов табличного процессора. 5

Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel 5

Выделение листов в книге 6

Тема 1.3. Форматирование рабочих листов табличного процессора. 6

Создание нового стиля 8

Поиск и замена данных 8

Поиск текста и чисел 9

Замена текста и чисел 9

Подстановочные знаки, используемые при поиске текста и чисел 10

Поиск данных в списке 11

Условия отбора автофильтра 11

Удаление фильтра из списка 12

Примеры условий отбора расширенного фильтра 12

О заполнении смежных ячеек 14

Проверка орфографии 15

Исправление в процессе ввода орфографических ошибок и опечаток 15

Новые возможности форматирования и оформления 16

Тема 1.4. Использование формул и функций в табличном процессоре. 17

Новые возможности использования функций 18

Новые возможности работы с формулами и ввода данных 19

Тема 1.5 Создание и печать отчетов и диаграмм в табличном процессоре. 21

Печать листа, выделенного диапазона или книги целиком 21

Печать номеров строк и буквенных обозначений столбцов на каждой странице 23

24

Печать листа с примечаниями 24

Печать нескольких копий листа или книги 25

Изменение ориентации страницы 25

Задание размера бумаги 25

Изменение типа диаграммы 26

Сохранение нестандартного типа диаграммы для использования в других диаграммах 27

Создание отчета сводной диаграммы 27

Создание отчетов сводных диаграмм 28

Изменение размера и положения диаграммы на странице при печати 29

Новые возможности анализа и представления данных с помощью диаграмм 30

Тема 1.6. Управление данными и их анализ в табличном процессоре. 33

Использование списка в качестве базы данных 33

Рекомендации по созданию списка на листе книги 33

Сортировка строк по возрастанию (убыванию) данных в одном столбце 34

Сортировка строк по двум или или более столбцам 35

Создание пользовательского списка автозаполнения или порядка сортировки 36

Создание структуры листа 37

Структурирование листа вручную 38

Новые возможности работы со списками и итоговыми данными 39

Новые возможности анализа данных с помощью отчетов сводных таблиц 39

Тема 1.7. Автоматизация работы в табличном процессоре с помощью макросов. 43

Запись макроса 43

Изменение макроса 44

Выполнение макроса в Microsoft Excel 45

Назначение клавиши для запуска макроса 45

Удаление макроса 45

Проверка книг на макровирусы 46

Новые возможности обеспечения безопасности 46

Тема 1.8. Совместное использование текстового редактора и электронных таблиц. 47


^ Тема 1.1. Обзор программы и общие положения.

1


3

2

4
Данная программа позволяет производить расчеты по данным таблицы, практически любой сложности. Стандартная таблица имеет 256 столбцов, имена которым задаются латинскими буквами от А до IV. Строки имеют порядковые номера от 1 до 65536. Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, который складывается из имени столбца и номера строки, которые в ней пересекаются.






Активная ячейка

Строки заголовков столбцов и строк

Строка формул

Рабочий лист


При работе с ячейками курсор мышки имеет 3 основных вида:




- используется для выделения ячеек.




- используется для заполнения значениями прилегающих ячеек. Чтобы получить данный курсор, курсор мышки установить в нижний правый угол активной ячейки.


3. - используется для переноса значения из одной ячейки в другую. Чтобы получить данный курсор, курсор мышки установить на границе активной ячейки.

^ Создание книги
Выберите команду Создать в меню Файл.

Чтобы создать новую пустую книгу, выберите вкладку Общие и дважды щелкните значок " Книга" .

Для создания книги по шаблону выберите вкладку Решения или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем дважды щелкните шаблон, по которому создается книга.

Примечание.   Если нужный шаблон не отображается в диалоговом окне Создать, убедитесь, что шаблон установлен и существует в нужной папке.


^ Тема 1.2 Редактирование рабочих листов табличного процессора.


Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel
Книги  

Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи.

Листы  

Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. При создании диаграммы ее можно поместить на лист с соответствующими данными или на отдельный лист диаграммы.

^ Вкладки листов   Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку.



Электронная книга Excel может состоять из неограниченного количества листов. Благодаря этому можно хранить различные таблицы в одном файле, связывая их формулами. При записи формул имена листов от имен ячеек отделяются восклицательным знаком. Листы так же как и столбцы можно добавлять и удалять. Лист электронной таблицы можно переименовывать . Для этого в пункте меню "Формат" выбрать команду "Лист", затем "Переименовать".

Для копирования листов выполните следующие:

Щелкните на ярлыке листа , который хотите скопировать.

Нажмите "Ctrl" и перетащите лист вдоль ярлыков. При этом, во-первых, вдоль ярлыков указателем следует маленькая пиктограмма рабочего листа, во-вторых, между ярлыками появляется черный треугольник, показывающий, куда будет помещена копия листа.

Отпустите кнопку мыши, и копия появится в нужном месте. Excel использует для нее то же имя, что и для оригинала и добавляет(2) для идентификации копии. Во избежание путаницы желательно переименовать этот лист.

Для изменения порядка следования листов перетащите их закладки. Черный треугольник покажет, куда будет вставлен лист.
^ Выделение листов в книге
Если выделено несколько листов, изменения, сделанные на текущем листе, повторяются на всех остальных листах. Это может привести к потере данных.

^ Чтобы выделить

Сделайте следующее

Отдельный лист

Укажите ярлычок листа.




Два или более смежных листа

Щелкните ярлычок первого листа, затем, удерживая клавишу SHIFT, щелкните ярлычок последнего листа.

Два или более несмежных листа

Щелкните ярлычок первого листа, затем, удерживая клавишу CTRL, щелкните ярлычки остальных листов.

Все листы книги

Установите указатель на произвольный ярлычок листа и нажмите правую кнопку мыши. Затем выберите команду ^ Выбрать все листы в контекстном меню.

Изменение ширины и высоты столбцов.

С помощью мышки:Для этого используются строки заголовков столбцов и строк. Чтобы изменить шири­ну столбца, курсор мышки подводим к правой границе столбца. Нажимаем левую кнопку мышки и, не отпуская её, устанавливаем необходимую ширину.Чтобы изменить высоту строки, курсор мышки подводим к нижней границе строки. Нажимаем левую кнопку мышки и, не отпуская её, устанавливаем необходимую высоту. При использовании команд меню. В пункте меню «Формат» нужно выбрать команду «Строка», затем команду «Высота», для изменения высоты строки или «Столбец», затем команду «Ширина», для изменения ширины столбца.
^ Тема 1.3. Форматирование рабочих листов табличного процессора.
Изменение содержимого ячеек:

1. Для редактирования ячейки используется клавиша <F2>.

2. Для отмены редактирования используется клавиша <Езс>.

3. Для удаления содержимого ячейки .

Для изменения формата ячейки выбираем в пункте меню «Формат» команду «Ячей­ки».


^ Форматы ячеек

Чтобы изменить формат ячейки необходимо выбрать в пункте меню Формат команду «ячейки», или динамическое меню команду «формат ячеек».

^ С

войства:

1. Число - данное свойство позволяет изменить общий вид значения находящееся в ячейке.

а) общий - значение показывает так, как вводится с клавиатуры.

б) числовой, финансовый, денежный - позволяет показать число с фиксированием дробной части с разделением тысяч. Денежный и финансовый - позволяет добавить денежную единицу.

в) процентный - значение ячейки умножается на 100% и дописывается знак «%».

Для автоматического перехода в данный формат после ввода числа нужно добавить «%».

2. Выравнивание - позволяет изменить положение значения относительно границ ячеек его ориентацию.

а) «переносить по словам» - позволяет записать текст ячейки в несколько строк.

б) «объединение ячеек» - позволяет объединить выделенные ячейки.

3. Шрифт - позволяет изменить шрифт в ячейке.

Чтобы применить несколько стилей шрифта данное свойство необходимо вызывать в про­цессе редактирования или набора текста.

4. Граница - позволяет нарисовать линии вокруг границы ячейки.

5. Вид - позволяет изменить цвет ячейки.

6. Защита - позволяет защитить ячейку от изменения информации.
Создание нового стиля
Выберите ячейку отформатированную с помощью комбинации форматов, которые необходимо включить в новый стиль.





В меню Формат выберите команду Стиль.

Введите имя для стиля в поле Имя стиля.

Для того чтобы определить стиль, а затем применить его к выбранным ячейкам, нажмите кнопку OK.

Чтобы определить стиль без его последующего применения, нажмите кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

Совет.   Если нет ячеек, имеющих формат, который должен быть включен в создаваемый стиль, можно самостоятельно указать форматы при указании имени стиля. Для получения
Поиск и замена данных
Существует возможность находить указанный текст или числа и автоматически замещать найденные данные. Можно найти все ячейки, содержащие один и тот же вид данных, например, формулы, а также ячейки, чье содержимое не совпадает с содержимым текущей ячейки.

Для поиска данных в списке служат фильтры, которые позволяют отобразить строки, содержащие нужные данные. Например, из списка, включающего данные по международным продажам, можно извлечь данные по национальным продажам.

Поиск текста и чисел
Выделите диапазон ячеек, в котором будет проводиться поиск.

Чтобы провести поиск по всему листу, щелкните любую ячейку.

В меню Правка выберите команду Найти.

В поле Что введите текст или числа, которые нужно найти.

В списке Область поиска выберите тип данных, среди которых будет производиться поиск.

Выберите команду Найти далее.



Примечание.   Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу ESC.
Замена текста и чисел
Выделите диапазон ячеек, в котором будет проводиться поиск.

Чтобы провести поиск по всему листу, щелкните любую ячейку.

В меню Правка выберите команду Заменить.

 

В поле Что введите текст или числа, которые нужно найти.

В поле Заменить на введите символы для замещения.

Чтобы удалить символы в поле Что оставьте поле Заменить на пустым.

Выберите Найти далее.

Чтобы заменить найденные символы, выберите команду Заменить.

Чтобы заменить все вхождения, выберите ^ Заменить все.

Примечание.   Чтобы остановить поиск, нажмите клавишу ESC.


Подстановочные знаки, используемые при поиске текста и чисел
Для поиска текста или чисел, содержащих общие символы или цифры, используйте подстановочные знаки. Подстановочный знак заменяет один или несколько неуказанных символов.

Используйте

Чтобы найти

? (вопросительный знак)

Любой одиночный символ в той же позиции, что и вопросительный знак
Например, «д?м» позволяет найти «дым» и «дом»

* (звездочка)

Любое число символов в той же позиции, что и звездочка
Например, «секр*» позволяет найти «секрет» и «секретер»

~ (тильда), за которой следует ?, * или ~

Вопросительный знак, звездочку или тильду
Например, «что~?» позволяет найти «что?»



Поиск данных в списке
В Microsoft Excel предусмотрены различные методы анализа данных в списке. К списку можно применить фильтр, чтобы отобрать только записи, соответствующие определенным условиям. Для этого служат команды Автофильтр и Расширенный фильтр. Чтобы определить значение из списка по другому значению — например, определить цену для изделия, указанного в списке изделий и цен — можно воспользоваться мастером подстановок









Условия отбора автофильтра
Чтобы

Действие

Все строки списка

Все

Заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца (например, можно отобразить 10% строк, имеющих максимальные значения суммы покупки)

Первые 10

Строки, удовлетворяющие двум условиям или одному условию с оператором сравнения, отличным от И (оператор по умолчанию)

Условие

Все строки, имеющие пустые ячейки в текущем столбце

Пустые

Все строки, имеющие непустые ячейки в текущем столбце

Непустые


Примечание. Условия ^ Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки.
^ Удаление фильтра из списка
Чтобы удалить фильтр для одного столбца списка, нажмите на кнопку со стрелкой, а затем выберите из развернувшегося списка ^ Все.

Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Показать все.

Чтобы удалить автофильтр из списка, выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем — команду Автофильтр.


^ Примеры условий отбора расширенного фильтра
В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых на несколько столбцов, а также условия, создаваемые как результат выполнения формулы.

^ Несколько условий для одного столбца.   При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Продавец» значения "Белов", "Батурин" или "Сушкин".

^ Одно условие для нескольких столбцов.   Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения "Продукты" в столбце «Товар», "Белов" в столбце «Продавец» и объем продаж более 1 000р.

Примечание.   Для наложения ограничений на значения в различных столбцах и отображения только нужных строк также можно использовать команду Автофильтр из меню Данные.

^ Разные условия для разных столбцов.   Для того чтобы найти данные, отвечающие одному условию, в одном столбце, или отвечающие другому условию, в другом столбце, ведите условия отбора в разные строки диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение "Продукты" в столбце «Товар», "Белов" в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1 000р.

^ Один из двух наборов условий для дух столбцов.   Для того чтобы найти строки, отвечающие одному из двух наборов условий, каждый из которых содержит условия для более чем одного столбца, введите эти условия отбора в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение "Белов" в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3 000р., а также строки по продавцу Батурину с объемами продаж более 1 500р.

^ Условия, создаваемые как результат выполнения формулы.   В качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка условия; либо оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца на листе. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце G значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона E5: E14; заголовок условия отбора не используется.

Примечания

Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать для ссылки на подпись столбца (например, «Продажи») или на соответствующее поле в первой записи относительную ссылку. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными, а формула должна возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ. В примере формулы "G5" является ссылкой на поле (столбец G) первой записи (строка 5) списка.

При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо ссылки или имени диапазона в ячейке будет выведено значение ошибки #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.


^ О заполнении смежных ячеек
Чтобы заполнить несколько ячеек прогрессией, следует либо перетащить маркер заполнения выделенного диапазона ячеек, либо воспользоваться командой Прогрессия (выберите пункт Заполнить в меню Правка, затем щелкните пункт Прогрессия).

Копирование данных в строке или столбце.   При перетаскивании маркера заполнения ячейки, содержимое этой ячейки копируется в ячейки вдоль стоки, либо вдоль столбца.

^ Заполнение прогрессии числами, датами либо другими элементами.   Если в выделенном диапазоне содержатся числа, даты или время, то есть возможность продолжить прогрессию. В таблице ниже приведены примеры продолжения прогрессии по ее начальным элементам. Элементы, разделенные запятыми, находятся в соседних ячейках.

^ Начальное значение

Продолжение ряда




1, 2, 3

4, 5, 6

9:00

10:00, 11:00, 12:00




пн

вт, ср, чт




понедельник

вторник, среда, четверг




янв

фев, мар, апр




янв, апр

июл, окт, янв




янв-99, янв-99

июл-99, окт-99, янв-00




15-янв, 15-янв

15-июл, 15-окт




1999, 2000

2001, 2002, 2003




1-янв, 1-мар

1-май, 1-июл, 1-сен,...

кв.3 (или квартал3)

кв.4, кв.1, кв.2...

товар 1, заказ

товар 2, заказ, товар 3, заказ,...

текст1, текстA

текст2, текстA, текст3, текстA,...

1-й период

2-й период, 3-й период,...

товар 1

товар 2, товар 3,...



Если выделенный диапазон содержит числа, то можно создать либо арифметическую прогрессию, либо геометрическую прогрессию.

^ Создание пользовательской прогрессии.   Для заполнения ячеек часто используемыми текстовыми записями можно создавать пользовательские прогрессии.
^ Проверка орфографии
Выделите диапазон ячеек, в которых необходимо проверить орфографию.

Укажите одну ячейку, чтобы проверить орфографию на всем листе.

Нажмите кнопку Орфография













^ Исправление в процессе ввода орфографических ошибок и опечаток
Для автоматического исправления часто встречающихся ошибок необходимо предварительно создать список соответствующих слов.

Выберите команду Автозамена в меню Сервис.

2.Проверьте, что установлен флажок Заменять при вводе.

Введите слово, написание которого наиболее часто ошибочно, в поле заменять. Например, слово борбьа.

Введите правильное написание слова в поле на. Например, слово борьба.

Нажмите кнопку Добавить.

Совет.   Используя автозамену можно вводить целые фразы по ключевым буквам. Выделите фрагмент текста и скопируйте его, а затем выберите команду Автозамена в меню Сервис. Введите ключевые буквы скопированного фрагмента в поле заменять. Выберите поле на и вставьте скопированный фрагмент, нажав клавиши CTRL+М, а затем нажмите кнопку Добавить. Например, используя ключевые буквы пит можно ввести текст " По итогам торгов"


^ Новые возможности форматирования и оформления
Расширенные возможности форматирования и оформления позволяют получать печатные отчеты и интерактивные формы желаемого вида.

^ Автоматическое заполнение списка (Введено в версии 2000).   Microsoft Excel 2000 автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.

^ Символ евро (введено в версии 2000).   Доступны новые числовые форматы с символом евро.

Режим разметки страницы (введено в версии 97).   Команда Разметка страницы в меню Вид дает возможность интуитивной настройки параметров печати листа. При перетаскивании разрывов страниц и границ области печати Microsoft Excel автоматически масштабирует данные по размерам печатаемой страницы. В этом режиме возможны и обычные операции редактирования, такие как перемещение и копирование ячеек и объектов и ввод текста.

^ Объединенные ячейки (введено в версии 97).   С помощью объединения ячеек возможно более качественное оформление интерактивных форм. Ссылки на такие ячейки могут быть использованы в формулах.

^ Отступ текста в ячейках (введено в версии 97).   Отступ может составлять до 15 единиц.

Поворот текста в ячейках (введено в версии 97). Текст в ячейке можно повернуть на любой угол. Перенос и поворот текста позволяет снизить горизонтальные размеры листа, сократив место для отображения длинных текстовых элементов, например, заголовков, и оставляя больше места для данных.

^ Условные форматы (введено в версии 97).   Microsoft Excel может динамически применять различные стили шрифтов, заливку и границы для ячеек, значения которых лежат или не лежат в заданных пределах. Это позволяет быстро выделить важные данные без просмотра большого количества ячеек.

^ Упрощенное форматирование чисел (введено в версии 95).   В Microsoft Excel можно легко изменять форматы чисел без использования кодов. Выберите в меню Формат команду Ячейки и перейдите на вкладку Число. Выберите нужный числовой формат, ориентируясь на пример отображения числа. В программу встроены форматы чисел для наиболее распространенных случаев.


^ Тема 1.4. Использование формул и функций в табличном процессоре.

Формулы начинаются со знака "=" (равенство), в них используются адреса ячеек, значения и функции.

Например:=А1+В1.


Excel используют более 300 различных функций. Для вызова мастера функций необходимо нажать на кнопку


^ Примеры функций:

=СУММ (интервал) - возвращает сумму значений в интервале

Например:=СУММ (А1; А10)

=ОКРУГЛ (выражение;n)-округляет выражение, где n количество знаков после запятой. Если n>0-округляется дробная часть числа. Если n=0-число округляется до целого. Еслиn<0-округляется целая часть числа, где n указывает на количество разрядов, которые необходимо округлить.

Например:

=ОКРУГЛ(12,236;2)=12,24

=ОКРУГЛ(12,236;0)=12

=ОКРУГЛ(17852,236;-2)=17900

=СРЗНАЧ(интервал)-возвращает среднее значение в интервале.

=МИН(интервал)-возвращает минимальное значение в интервале

=МАКС(интервал)-возвращает максимальное значение в интервале

=СЧЕТ(интервал)-подсчитывает количество числовых значений в интервале

=СЧЕТЗ(интервал)-подсчитывает количество непустых ячеек в интервале

=СЧЕТЕСЛИ(интервал;условие)-подсчитывает количество числовых значений в интервале, удовлетворяющие условию.

Например:

=СЧЕТЕСЛИ (А1:А10;">10)-посчитывает количество числовых значений в интервале, значение которых больше 10.

=ЕСЛИ(условие; серия1;серия2)-позволяет выбрать один из двух вариантов действий, где серия1-выражение, которое выполняется в случае выполнения условия;серия2-выражение, которое выполняется в случае невыполнения условия.

=ABS(выражение) - возвращает модуль числа.

^ Новые возможности использования функций
Новые и улучшенные функции Microsoft Excel теперь позволяют использовать итоговые значения сводных таблиц в формулах, подсчитывать количество пустых ячеек в диапазоне, а также предоставляют другие возможности.

^ ГИПЕРССЫЛКА (Введено в версии 97)  Создает ссылку, открывающую документ, находящийся на жестком диске, сервере сети или в Интернете.

ДИСПА (Введено в версии 97)   Оценивает дисперсию на основе выборки. В отличие от функции ДИСП, функция учитывает при вычислении ячейки с текстом и логическими значениями.

^ ДИСПРА (Введено в версии 97)   Оценивает дисперсию генеральной совокупности. В отличие от функции ДИСПР, функция учитывает при вычислении ячейки с текстом и логическими значениями.

^ МАКСА (Введено в версии 97)   Возвращает максимальное значение в диапазоне ячеек. В отличие от функции МАКС, в функции МАКСА в качестве аргументов могут быть использованы текстовые и логические значения.

^ МИНА (Введено в версии 97)   Возвращает максимальное значение в диапазоне ячеек. В отличие от функции МИН, в функции МИНА в качестве аргументов могут быть использованы текстовые и логические значения.

^ ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (Введено в версии 97)   Извлекает данные из отчета сводной таблицы.

СРЗНАЧА (Введено в версии 97)   Возвращает среднее значение диапазона ячеек. В отличии от функции СРЗНАЧ, в функции СРЗНАЧА в качестве аргументов могут быть использованы текстовые и логические значения.

^ СТАНДОТКЛОНА (Введено в версии 97)   Оценивает стандартное отклонение на основе выборки. В отличие от функции СТАНДОТКЛ, функция учитывает при вычислении ячейки с текстом и логическими значениями.

^ СТАНДОТКЛОНПА (Введено в версии 97)   Оценивает стандартное отклонение генеральной совокупности. В отличие от функции СТАНДОТКЛОНП, функция учитывает при вычислении ячейки с текстом и логическими значениями.
^ Новые возможности работы с формулами и ввода данных
Создавать формулы на листах стало легче чем когда-либо. Новые средства помогают выстраивать и редактировать формулы, вводить функции и создавать пользовательские формы и шаблоны.

^ Форматы дат с указанием года четырьмя цифрами (введено в версии 2000).   Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.

Панель формул и команда «Вставить функцию» (введено в версии 97).   Панель формул облегчает создание формул, автоматически исправляя распространенные ошибки и предоставляя во время работы справочные сведения с помощью мастера ответов.

^ Рекомендуемые функции (введено в версии 97).   Если при работе в диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 из 2 неизвестно, какая функция возвращает нужный результат, введите краткое описание нужной операции. Помощник предложит функции для использования.

^ Поиск диапазона (введено в версии 97).   При редактировании формулы все ячейки и диапазоны, на которые ссылается формула, выделяются цветными рамками, причем цвета рамок соответствуют цветному выделению ссылок.

^ Заголовки в формулах (введено в версии 97).   Заголовки строк и столбцов могут быть использованы как ссылки в формулах без создания имен.

Встроенные шаблоны (введено в версии 95).   Новые шаблоны обеспечивают создание интерактивных форм, с помощью которых можно вводить данные в списки или в базы данных. В число этих шаблонов входят отчет о расходах и бланк заказа.

^ Мастер шаблонов с функцией сбора данных (введено в версии 95).   Возможно создание собственных форм для ввода данных в списки или базы данных с помощью мастера шаблонов с функцией автоматического сбора данных.

^ Автовычисления (введено в версии 95).   При выделении диапазона сумма ячеек этого диапазона выводится в строке состояния.

Автозаполнение (Введено в версии 95).   При вводе текста в ячейку производится его сравнение с текстом других ячеек данного столбца и предлагается закончить ввод на основе уже введенного текста.

^ Автозамена (введено в версии 95).   При вводе текста в ячейки распространенные орфографические ошибки исправляются автоматически.

Проверка данных (введено в версии 97).   Можно задать ограничения на тип или значения данных, вводимых в ячейки, такие как ввод только текста, целых чисел, дат или ввод только чисел, меньших заданного, или только значений из заданного списка.

^ Задание ограничений ввода данных и сообщений об ошибках (введено в версии 97).   Проверка данных позволяет задать вывод пользовательских сообщений с правилами ввода (при переходе в ячейку с ограничениями) или сообщений об ошибках (при вводе недопустимых данных).

^ Поиск неверных данных на листе (введено в версии 97).   Панель инструментов Зависимости содержит кнопку Обвести неверные данные, позволяющую найти ячейки, содержащие неверные данные.


Тема 1.5 Создание и печать отчетов и диаграмм в табличном процессоре.
Форматы и макеты, которые хороши для просмотра на экране, не всегда дают хорошие результаты при выводе на печать. Возможно возникнет необходимость в проведении некоторых корректировок. Например, если на экране изображение является цветным, а печатается оно на черно-белом принтере, необходимо убедиться в том, что используемые цвета достаточно контрастны.
Печать листа, выделенного диапазона или книги целиком
Если на листе Excel задана область печати, будет распечатана только эта область. Если выделен диапазон ячеек и установлен флажок Выделенный диапазон, будут распечатаны ячейки из этого диапазона, а определенные на листе Excel области печати будут пропущены.

Выберите команду ^ Печать в меню Файл.

В группе Вывести на печать выберите необходимый параметр.


Совет.   При необходимости распечатать несколько листов за один раз, следует выделить их перед печатью.

Чтобы поместить числа или другой текст сверху или снизу данных листа на каждой странице, можно добавить верхний и нижний колонтитулы на печатаемый лист. Верхний колонтитул печатается наверху каждой страницы, нижний — появляется внизу каждой страницы.

Верхний и нижний колонтитулы отделены от данных на листе — они появляются только при печати или предварительном просмотре. Кроме колонтитулов на каждой странице можно выводить и данные с листа, чтобы использовать их как заголовки при печати. Для получения дополнительной информации щелкните «Повторение заголовков на каждой странице» в оглавлении в левой части этого раздела.

Чтобы просмотреть каждую страницу в том виде, в каком она будет напечатана, нажмите кнопку ^ Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра можно посмотреть колонтитулы и заголовки, выводимые на каждой странице.

Когда следует подгонять поля   Подгоните поля или столбцы, если данные немного не помещаются на странице и нельзя их сжать. В режиме предварительного просмотра можно изменить ширину полей и столбцов, перетаскивая маркеры изменения размера. Нажмите кнопку Поля для отображения маркеров.

^ Сетки, порядок страниц и другие параметры   В режиме предварительного просмотра можно изменить способ печати листа. Используя кнопку Страница можно включить или выключить вывод линий сетки, переключиться в режим быстрой печати черновика и изменить порядок печати страниц.

Чтобы просмотреть каждую страницу в том виде, в каком она будет напечатана, нажмите кнопку ^ Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра можно посмотреть колонтитулы и заголовки, выводимые на каждой странице.

Печать номеров строк и буквенных обозначений столбцов на каждой странице
Заголовки столбцов и строк отражают положение данных на листе Excel. Заголовки строк - номера строк, отображаемые в левой части листа Excel; заголовки столбцов - буквы или числа, отображаемые в верхней части столбцов листа Excel.

Выберите лист Excel.

В меню Файл выберите команду Параметры страницы, и затем вкладку Лист.

Установите флажок Заголовки строк и столбцов.
Печать листа с примечаниями
Если нужно распечатать примечания на тех местах, в которых они появляются на листе, необходимо отобразить примечания, которые будут распечатаны. Для отображения всех примечаний выберите команду Примечания в меню Вид. В случае необходимости переместите и поменяйте размер примечаний.

Для отображения отдельного примечания щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую это примечание, и выберите команду Отобразить примечание в контекстном меню.

Выберите лист Excel.

В меню Файл выберите команду Параметры страницы, и затем вкладку Лист.

Выполните одно из следующих действий:

Чтобы распечатать примечания в конце листа, выберите значение ^ В конце листа из списка в поле Примечания.

Чтобы распечатать примечания в том виде, в каком они отображаются на листе Excel, выберите значение Как на листе из списка в поле Примечания.

Примечание.   Для печати примечаний необходимо также распечатать лист, содержащий их.

Печать нескольких копий листа или книги
1.Выберите команду ^ Печать в меню Файл.

2.В поле Число копий введите необходимое число копий.

Примечание.   Для сортировки страниц при печати нескольких копий листа Excel или книги установите флажок ^ Разобрать по копиям. В этом случае будет распечатана полная копия прежде чем начнется печать первой страницы следующей копии. Если необходимо распечатать все копии первой страницы, затем все копии последующих, следует снять этот флажок.
Изменение ориентации страницы
Выберите лист Excel.

В меню Файл выберите команду Параметры страницы, и затем вкладку Страница.

В группе Ориентация выберите Книжная или Альбомная.
^ Задание размера бумаги
Выберите лист Excel.

В меню Файл выберите команду Параметры страницы, и затем вкладку Страница.

В поле Размер бумаги выберите необходимый размер бумаги.



Электронные таблицы позволяют получить графический анализ данных таблицы.

Наиболее простой способ – использование мастера диаграмм, который вызывается нажатием на кнопку.


Построение диаграмм выполняется за 4 действия. В них нужно указать область данных, которые будут использоваться для построения диаграмм. Место размещения диаграммы (в таблице или на отдельном листе).
^ Изменение типа диаграммы
Для большинства плоских диаграмм можно изменить тип диаграммы как ряда данных, так и диаграммы в целом. Для пузырьковых диаграмм можно изменить только тип диаграммы в целом. Для большинства объемных диаграмм изменение типа затрагивает всю диаграмму. Для объемных линейчатых диаграмм и гистограмм есть возможность преобразовывать отдельные ряды данных к конусному, цилиндрическому или пирамидальному типу.

Выполните одно из следующих действий:

Для того чтобы изменить тип диаграммы в целом, щелкните диаграмму.

Для того чтобы изменить типа ряда данных, щелкните ряд данных.

Выберите в меню Диаграмма команду Тип диаграммы.

Щелкните нужный тип диаграммы на вкладке Стандартные или Нестандартные.

Для того чтобы применить конический, цилиндрический или пирамидальный тип к ряду данных объемной линейчатой диаграммы или гистограммы, щелкните Цилиндрическая, Коническая или Пирамидальная в поле Тип на вкладке Стандартные, а затем установите флажок Применить.

Примечания

Если флажок Применить снят, Microsoft Excel изменяет тип диаграммы в целом, даже если выделен один ряд данных.

Преобразовать отчет сводной диаграммы в точечную, пузырьковую или биржевую диаграмму невозможно.

Изменение типа диаграммы для отдельного ряда данных не сохраняется в отчетах сводных диаграмм при последующем изменении представления диаграммы или связанного отчета сводной таблицы. Прежде чем изменять тип диаграммы для одного или нескольких отдельных рядов данных в отчете сводной диаграммы, убедитесь, что