Реферат: В. Г. Швець, д-р екон наук, проф

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Автоматизація оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій / Ю. А. Кузьмінський
 

 

 

Монографія

 

 

 

 

 

 

 

Київ 2001

ББК 65.052            Розповсюджувати та тиражувати

                   К 89     без офіційного дозволу КНЕУ заборонено

Рецензенти:

В. Г. Швець, д-р екон. наук, проф.

(Київ. нац. ун-т ім. Тараса Шевченка)

^ Ф. Ф. Бутинець, д-р екон. наук, проф.

(Житомир. інж.-технол. ін-т)

Рекомендовано до друку Вченою Радою КНЕУ
Протокол № 10 від 24.05.2001 р.

                Кузьмінський Ю. А.

К 89     Автоматизація оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій: Монографія. — К.: КНЕУ, 2001. — 268 с.

ISBN 966-574-295-7

Монографія присвячена малодослідженій темі в обліку — автоматизації оперативного обліку та контролю, її місцю і ролі в галузі міжнародної фінан­сово-господарської діяльності. Висвітлюється механізм здійснення автомати­зованих процесів обліку та контролю на конкретних стадіях виконання основ­них міжнародних економічних операцій суб’єк­тами господарювання України.

Монографія може бути корисною для викладачів вузів і студентів еконо­мічних факультетів, наукових працівників, працівників державних еконо­мічних структур, спеціалістів підприємств.

ББК 65.052

Наукове видання

^ Кузьмінський Юрій Анатолійович.

Аавтоматизація оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій / Монографія

Редактор Л. Чуприна. Художник обкладинки О. Стеценко

Технічний редактор Т. Піхота. Коректор О. Уляницька. Верстка О. Бабич

Підписано до друку 19.11.2001. Формат 60´84/16. Папір офсет. № 1.

Гарнітура Тип Таймс. Друк офсетний. Умов. друк. арк. 15,57.

Умов. фарбовідб. 15,68. Обл.-вид. арк. 19,15. Наклад 500 прим. Зам. № 01-2206

Видавництво КНЕУ

03680, м. Київ, проспект Перемоги, 54/1

Тел./факс: (044) 446–64–58; 458–00–66

E-mail: publish@kneu.kiev.

Ю. А. Кузьмінський, 2001

ІSBN 966–574–295–7 begin_of_the_skype_highlighting              966–574–295–7      end_of_the_skype_highlighting            

КНЕУ, 2001

 

 

 

Бухгалтерія — мистецтво ведення, передбачення і регулювання адміністративних розпоряджень. Контроль — ось істинна функція обліку.

^ Джузеппе Борначіні
Вступ
На нинішньому етапі розвитку економічної науки вагоме значення має вдосконалення методів та механізмів управління господарством в умовах застосування ЕОМ та нових програмних про­дуктів. У вирішенні цих завдань важливу роль відіграє оперативний облік та контроль як частина загальної системи управління.

За умови застосування автоматизованої системи оперативного обліку та контролю керівництво підприємства матиме можливість оперативно отримувати інформацію про фінансово-госпо­дарську діяльність у різних зрізах, і на її підставі швидко реагува­ти на економічні процеси — виконувати управлінську функцію.

В останні десять років у спеціальній літературі широко висвітлені теоретичні та практичні питання організації бухгалтерського обліку на базі ЕОМ. Але питання автоматизації оперативного обліку та оперативного контролю не були відображені ані в літературі, ані в програмних продуктах.

Дані статистики свідчать, що з часу здобуття Україною незалежності, а відповідно самостійного права її підприємств та організацій вільно виходити на зовнішній ринок товарів та послуг (займатись зовнішньоекономічною діяльністю), близько 80 відсот­ків промислових та торговельних підприємств є учасниками зовнішньоекономічних операцій.

Деякі науковці та практики вважають, що зовнішньоекономіч­на діяльність це лише експорт, імпорт, бартер. Такі твердження не є правильними.

По-перше, зовнішньоекономічна діяльність передбачає наявність внутрішньоекономічної діяльності, а такі поняття в літературі не досліджуються, тому що безперервний облік (бухгалтерський) ведеться за будь-якими фінансово-господарськими опера­ціями: чи то зовнішньоекономічними, чи то внутрішньоекономічними. Тому краще застосовувати термін «міжнародна економічна діяльність (операція)».

По-друге, до міжнародних економічних операцій слід відносити всі операції, що відбуваються між резидентами та нерезидентами, незалежно від території діяльності.

Також слід зауважити, що міжнародні економічні операції відбуваються не лише на території підприємства, а й у дорозі на території України, в інших країнах, нейтральних та територіальних водах, протоках, вільних економічних зонах тощо. Бухгалтерський облік ускладнюється тим, що відсутні первинні документи про рух та місцезнаходження товарів, обсяг виконаних робіт і т. ін. Керівництво підприємства (управлінський персонал) не володіє зазначеною інформацією і, відповідно, не має можливості виконувати свої функціональні обов’язки в повному обсязі. А тому необхідно керуватись оперативними даними — інформацією оперативного обліку.

А враховуючи те, що підприємство може одночасно здійснювати велику кількість різноманітних міжнародних економічних операцій, буде значний обсяг оперативно-облікової інформації.

Усе вищенаведене зумовлює необхідність створення на підпри­ємствах автоматизованої системи оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій, ураховуючи специфіку їх виконання, об’єкти оперативного обліку, технічне оснащення, організаційну структуру підприємства, підпорядкованість тощо.

З метою вивчення історичного розвитку автоматизації оперативного обліку та контролю торговельних операцій міжнародний економічний контракт розглядається з двох точок зору. З одного боку, він є юридичним документом, який засвідчує досягнення певних домовленостей між сторонами, що домовляються (контр­агентами). З другого боку, це документ, який передбачає певний набір фінансово-господарських показників. Показники в подальшому використовуються з метою проведення автоматизованого оперативного обліку та контролю виконання міжнародної угоди.

Ці дві сторони економічного контракту не є подібними і тотожними, а тому необхідно звернутись до історії обліку та знайти історичне підтвердження необхідності розгляду цих двох напрямів у даному дисертаційному дослідженні.

У 1522 р. іспанський математик і юрист Дієго дель Кастілло писав, що історія бухгалтерського обліку знає випадки, коли права та обов’язки, які випливають з договору виступали об’єктом обліку.

Він уважається основоположником юридичного напряму в бухгалтерському обліку. Усі господарські факти він розцінював як договір. На його думку, «мета обліку полягала у відображенні юридичних прав і вимог учасників договорів» [335, с. 80].

Дане дослідження теж торкається деяких юридичних аспектів. Багато хто з видатних представників теорії бухгалтерського обліку та юридичного напряму в обліку працювали в різний час над цим: Н. д’Анастасіо, Ф. Бесту, Г. Л. Бикова, О. С. Бородкін, Д. Бор­начіні, Ф. Ф. Бутинець, Ф. Виле, О. М. Галаган, А. М. Герасимо­вич, А. Гільбо, Л. І. Гомберг, Ф. Ескобар, І. І. Каракоз, С. Г. Карді­нель, Г. Г. Кірейцев, М. В. Кужельний, А. М. Кузьмінський, П. Кул, Д. Кріпу, В. Г. Лінник, Ю. Я. Литвин, Є. Леоте, В. Г. Макаров, Д. Манчіні, П. П. Німчинов, Ю. І. Осадчий, В. Ф. Палій, Л. Пачо­лі, Є. Є. Сіверс, Я. В. Соколов, Б. Солозано, В. В. Сопко, Г. Тек­сада, Д. Чербоні, М. Г. Чумаченко, І. Ф. Шер, Е. Шмаленбах, Я. Шуєр.

Їх праці в основному були присвячені правам на товари (інші товарно-матеріальні і нематеріальні цінності) у контексті виконання внутрішніх (внутрішніх на підприємстві або внутрішньодержавних) зобов’язань та їх відображенню в системі бухгалтерського обліку.

Але в науковій літературі відсутні будь-які дослідження, що торкались би відображення прав та зобов’язань за міжнародними угодами в системі обліку.

Вирішення цього завдання потребує посилення теоретичних досліджень, упровадження в практику нових підходів до організації оперативного обліку та контролю в умовах роботи автоматизованої підсистеми обліку міжнародних економічних опе­рацій.

Метою дослідження є вивчення закономірностей здійснення опе­ративного обліку та контролю суб’єктами господарювання Ук­раїни окремих міжнародних фінансово-господарських операцій, їх автоматизація.

Для досягнення цієї мети в процесі дослідження розв’язані такі проблемні питання, що мають практичне значення:

на підставі всебічного вивчення національного та зарубіжного досвіду розроблені і запропоновані основні напрями вдосконалення організації автоматизованого оперативного обліку і конт­ролю міжнародних економічних операцій з урахуванням особливостей сучасного становища її економіки;

виходячи зі специфіки конкретних стадій операцій і чинного законодавства вивчено основні форми та умови міжнародних розрахунків, оподаткування, вантажоперевезення, страхування та інших чинників, що регламентують зовнішньоторговельні операції, визначено найраціональніші з них з метою оперативного керівництва ними;

розроблена методика організації автоматизованого оперативного обліку та контролю і механізм її реалізації;

запропоновано механізм здійснення оперативного обліку та контролю міжнародних фінансово-господарських операцій в умовах застосування комп’ютерної обробки даних по мережі.

У процесі роботи автор ставив перед собою завдання створення моделі автоматизованої підсистеми оперативного обліку та оперативного контролю міжнародних фінансово-господарських операцій з метою забезпечення можливості оптимального прийняття управлінських рішень персоналом підприємства.

Предметом дослідження є міжнародна фінансово-господарсь­ка діяльність господарюючих суб’єктів України, що базується на взаємовідносинах з іноземними контрагентами в комерційній діяльності.

Об’єктами дослідження є майно підприємств, майнові та немайнові права, джерела їх утворення, господарські процеси, фінансові відносини та механізми їх здійснення, результати фінансово-господарської діяльності.

Методологія і методика дослідження базуються на інтегрованій системі запозичених знань з різних наукових та практичних сфер: інформатика, кібернетика, оподаткування, договірне право, фінанси, маркетинг, менеджмент, облік, контроль, валютне регулювання, міжнародне транспортне сполучення тощо. Їх використано при створенні автоматизованої підсистеми оперативного обліку та контролю.

Методологічною основою дослідження є діалектичний підхід до вивчення процесів і явищ, досвіду організації оперативного обліку та контролю міжнародних економічних операцій. Достовірність висновків і результатів забезпечена використанням таких методів дослідження: загальнонаукових (аналіз, синтез, індукція, дедукція, аналогія, абстрагування, конкретизація), методичних прийомів (огляд, запит, документальна перевірка, тестування, під­рахунок, аналітичні процедури, узагальнення), методів економічного аналізу (групування, математичне моделювання, аналіз інформації та інші).

Проведені дослідження ґрунтуються на фактичних матеріалах фінансово-господарської діяльності суб’єктів зовнішньоекономіч­них відносин України, банківських установ, митних та податкових органів з урахуванням чинного законодавства, впливу його змін на результати діяльності.

Інформаційною базою дослідження була навчальна література, наукові праці національних та зарубіжних авторів, нормативно-довідкова інформація, статистичні дані державних органів виконавчої влади, законодавчі акти України та інших держав, мате­ріали наукових конференцій, практика здійснення зовнішньоторговельних операцій суб’єктами господарювання України.

Наукову новизну роботи характеризують такі результати:

теоретичні дослідження комплексу питань з організації та практики автоматизації оперативного обліку і контролю міжнародних економічних операцій;

визначення основних теоретико-методологічних напрямів стра­тегічного управління міжнародною економічною діяльністю підприємства, його потенціалом та контроль за етапами здійснення;

розроблення пропозицій з удосконалення напрямів автоматизації міжнародних фінансово-господарських операцій у загальній системі оперативного обліку і контролю;

визначення основних напрямів удосконалення автоматизованої підсистеми оперативного обліку та контролю залежно від видів діяльності підприємства;

запропоновані алгоритми вирішення завдань оперативного обліку та контролю, форми автоматизованих документів — інформаційні повідомлення та їх основні реквізити.

Практичне значення одержаних результатів роботи полягає у виробничій спрямованості теоретичних розробок до практичних висновків і рекомендацій, які можуть бути використані в організації та створенні автоматизованої підсистеми оперативного обліку і контролю зовнішньоекономічної діяльності на підприємствах України. Це дасть змогу більш повно і оперативно викорис­товувати інформацію для потреб управління на всіх рівнях зовнішньоторговельного підприємства, своєчасно виявляти та усувати чинники, що негативно впливають на його діяльність, вишуковувати резерви для підвищення ефективності зовнішньоторго­вельної діяльності.

Автоматизація оперативного обліку і контролю забезпечує отримування більш розширеної аналітично-управлінської інформації щодо всіх видів процесів та етапів зовнішньоторговельної діяльності.

Уперше запропоновано поєднання системи знань з різних наукових та практичних сфер: інформатика, кібернетика, оподаткування, договірне право, фінанси, маркетинг, менеджмент, облік, контроль, валютне регулювання, міжнародне транспортне сполучення тощо, що дало змогу автору відійти від традиційного підходу та вийти на більш високий рівень наукового дослідження. Такий теоретичний підхід уможливив обґрунтування необхідності та доцільності створення автоматизованої підсистеми оператив­ного обліку та контролю міжнародних фінансово-господарських операцій суб’єктів господарської діяльності України в загальній системі автоматизованого обліку.

Результати досліджень доповідалися, обговорювалися та отри­мали визнання серед науковців та практиків, зокрема на 5 міжнародних, республіканських та регіональних конференціях і науково-методичних семінарах.

Апробація проводилася за участю докторанта на зовнішньоторговельних підприємствах України та фірмах, що займаються створенням і налагодженням автоматизованих систем обліку.

 

 



^ 1.1. Еволюція механізації та автоматизації обліку
 

Як відомо, Росія була однією з перших країн, де почали використовувати рахункові машини. Уперше їх застосовували в Росії в 1887 р. під час перепису населення. В Англії в 1911 р. [127, с. 7].

За даними, що наводять різні автори та дослідники, можна у хронологічному порядку коротко простежити розвиток механізації в Росії, СРСР, Україні.

1874 р.  · Виготовлення російським інженером В. Т. Однером арифмометра.

1878 р.  · П. Л. Чебишев сконструював машину, яка складала суми.

1881 р. · П. Л. Чебишев сконструював обчислювальну машину.

1911 р.  · Під керівництвом академіка А. М. Крилова в Петербурзі була побудована перша у світі математична машина.

1923 р.  · Організація машинорахункових бюро.

1926 р.  · Створення машинорахункової станції (МРС) при ЦСУ СРСР.

                · Організація перших МРС на деяких великих промисло­вих підприємствах.

                · Установлення комплектів рахунково-перфораційних машин «Пауерс» у Харкові на заводі сільськогосподарських машин «Серп і молот».

1927 р.  · Створення МРС при Центральному відділі статистики і картографії.

                · Правління Держбанку СРСР почало проводити перші дослідження з механізації обліку.

                · Організовано МРС на Московському та Харківському заводах «Серп і молот», на Ленінградському заводі «Красная заря», на заводах Державного електричного тресту, в Першому шерстяному тресті і т. д.

12.1927 р.             · XV з’їзд ВКП(б) запропонував розширити досвід машинізації конторської та рахункової справи.

1928 р.  · Організована перша фабрика механізованого обліку Народного комісаріату шляхів сполучення (НКШС).

1929 р.  · Винахідник Г. Е. Лозовський створив першу у світі кон­струкцію сумарного перфоратора.

1930 р.  · Організована перша МРС у системі Держбанку при Харківській обласній конторі.

1931 р.  · На обліково-економічних факультетах економічних ву­зів введено курс механізації обліку.

У Москві відкрито факультет для підготовки інженерів з організації механізованого обліку.

Організована фабрика механізованого обліку при Прав­лінні Держбанку СРСР.

28.08.1931 р.       · РНК СРСР прийняла спеціальну постанову, де було ска­зано, що побудова системи єдиного обліку гальмується використанням недосконалої кустарної техніки обліку.

З 1932 р.               · Створено у Москві завод рахункових машин «САМ» і по­чався випуск клавішних сумарних записуючих машин.

А з 1934 р. — перфораторів і контрольників електромагнітної дії та електромеханічних сумарних табуляторів.

1934 —  · В. Е. Агаповим розроблені принципи використання

1935 рр.                енергії фотоелемента в рахункових машинах.

С. К. Неслуховський сконструював рахункові агрегати для виконання спеціальних математичних розрахунків.

З 1935 р.    Завод «САМ» почав виробляти десятиклавішні обчислювальні напівавтоматичні машини.

З 1936 р. Ленінградський завод «Лінотип» почав виробництво електромеханічних сортувалок.

СРСР відмовився від імпортування обчислювальної техніки.

З 1949 р.               · Поставлено завдання механізації всіх рахунково-обчислю­вальних робіт, і насамперед робіт, пов’язаних з веденням бухгалтерського, статистичного й оперативного обліку.

З середини           · Головним ідеологом машинної бухгалтерії став В. І. Ісаков

50-х рр. (1913—1986). Він сформував таблично-перфокартну фор­му рахівництва, створив учення про комплексну механізацію та автоматизацію обліку. Коли В. І. Ісаков почав свою роботу, в розпорядженні бухгалтерів були дві групи машин: з ручним і автоматичним вводом первинних даних, або їх називали рахунково-клавішними та рахунково-перфораційними [335, с. 529].

                · Тоді ж виникли такі поняття, як «стандартизація та уні­фікація первинних документів», «класифікатори», «системи кодування» тощо.

                · Далі «… розповсюдження електронної обчислювальної техніки привело до виникнення нових понять: «автоматизована система управління» (АСУ) та «автоматизоване робоче місце» (АРМ). АСУ — стимулювало тенденцію до централізації обліку, АРМ — до децентралізації» [335, с. 529].

1952 р.  · У колгоспах Києво-Святошинського району вперше почали механізацію обліку та обчислювальних робіт із застосуванням рахунково-перфораційних машин фабрики механізованого рахунку (ФМР) Головного управління обчислювальних робіт ЦСУ СРСР у м. Києві.

1953 р.  · Організована МРС у м. Гатчині Ленінградської області для механізації обліку за допомогою рахунково-перфо­раційних машин у всіх колгоспах та на машинно-тракторних станціях (МТС) району.

1954 р.  · У колгоспах і на МТС почали застосовувати рахунково-клавішні машини.

1955 р.  · Уведена в дію МРС при Києво-Святошинській МТС.

1956 р.  · Створено дослідне МРБ при радгоспі «Комунарка» Ка­лінінградського району Московської області.

1957 р.  · Організована перша в країні кущова МРС для групи радгоспів Московської області.

1958— · Уведено в експлуатацію близько 15 кущових міжрадгосп-

1960 рр.                них МРБ та МРС.

З 1960 р.               · Почали створювати дослідні районні МРС при органах ЦСУ СРСР з метою обслуговування не лише сільськогосподарських підприємств.

1960       · У СРСР створено понад 70 дослідних районних МРС.

1964 рр.               

1966— · У різних галузях промисловості створено понад 300 АСУ.

1970 рр.               

1971— · Парк ЕОМ збільшився більш ніж утричі.

1975 рр.

З того часу науково-технічний прогрес сягнув значних вершин. Починаючи з кінця минулого тисячоліття, приблизно кожні півроку створюється вдвічі досконаліше обладнання для ЕОМ; 1—3 рази на рік удосконалюються програмні продукти.

Постійно збільшується коло користувачів ЕОМ та програмних продуктів, що спрощує роботу економічних і управлінських служб підприємства та допомагає їм приймати оперативні рішення.
^ 1.2. Інформація — основа побудови автоматизованої системи оперативного обліку та контролю
Існує відомий вислів: «Хто володіє інформацією — той володіє світом». Питанням теорії інформації всерйоз зайнялись наприкінці 40-х років минулого сторіччя. За даними А. Д. Урсула [387, с. 9—26], учені розглядали інформацію в різних аспектах. Розглянемо деякі з них (за його наведеними даними) та назвемо основних науковців — авторів і послідовників цих напрямів:

кількісний аспект інформації (К. Е. Шенон, І. А. Акчурін, І. І. Гришкін, А. М. Колмогоров, У. Р. Ешбі);

якісний аспект інформації (М. М. Амосов, Л. Б. Баженов, М. І. Жу­ков, С. Г. Іванов, В. А. Полушкін, І. С. Нарський, Е. К. Войшвілло, Ю. А. Шрейдер);

обсяг і зміст поняття інформації (Д. І. Дубровський, М. І. Жуков, А. М. Коршунов, В. В. Мантатов, Д. Н. Меницький, Л. М. Плющ, І. А. Акчурін, М. М. Амосов, Л. Б. Баженов, Б. В. Бірюков, А. Д. Урсул, І. Н. Бродський, В. М. Глушков, Д. А. Гущін, І. Земан, К. Е. Морозов, І. Б. Новік, В. А. Полушкін, Е. А. Седов);

основне питання філософії та поняття інформації (М. І. Жуков, І. Н. Бродський);

відображення і інформація (І. Б. Новік, Н. Вінер, Б. С. Українцев, Д. І. Юргеленас, В. С. Тюхтін, Б. В. Ахлібінінський, К. Е. Морозов);

інформація і мислення (І. Б. Новік, В. М. Глушков, М. М. Амосов, Т. Д. Павлов, Л. Б. Баженов, Л. Бріллюен, Е. К. Войшвілло, А. Д. Урсул, І. Земан);

інформація і розвиток (І. Земан, А. Д. Урсул, Е. А. Седов, Д. А. Гу­щін, М. М. Жуков-Вережніков);

причинність та інформація (Г. Клаус, І. Н. Бродський, І. В. Куз­нецов, А. А. Марков, Б. С. Українцев);

система й інформація (У. Р. Ешбі, І. Земан, Л. А. Петрушенко, Л. Бріллюен, А. Д. Урсул, Б. В. Бірюков, В. С. Тюхтін);

ентропія та інформація (Л. Бріллюен, Л. Б. Баженов, А. І. Би­ховський, І. Земан, Л. А. Петрушенко, І. Б. Новік, Е. А. Седов);

проблеми соціальної інформації (В. Г. Афанасьєв, В. І. Чер­ниш, А. Д. Урсул);

інформаційний підхід до вивчення науки (Г. М. Добров, С. Е. Зло­чевський, А. В. Козенко, В. В. Косолапов, А. М. Половинчик, А. І. Ми­хайлов, А. І. Чорний, Р. С. Гіляревський, В. В. Налімов, З. М. Муль­ченко).

Як бачимо, питання теорії інформації цікавило багатьох учених. Але теорія інформації — це розділ математики, який вивчає кількісні закономірності, пов’язані зі збиранням, передаванням, збереженням, перетворенням, обчисленням інформації.

Починаючи з 50-х років минулого сторіччя, теорію інформації почали застосовувати в економічній науці, зокрема при побудові і реалізації інформаційних моделей, які є складовою частиною автоматизованої системи управління, як на підприємстві, так і загалом у господарстві.

Управління підприємством (організацією, установою) полягає у цілеспрямованих діях суб’єктів на економічні об’єкти і здійснюється шляхом спрямування їх дій з метою отримання певних результатів.

Кожний керівник підприємства в процесі підготовки управлінського рішення виконує інформаційні функції, такі як:

збір інформації;

вивчення інформації;

опрацювання та трансформування інформації;

оцінювання інформації;

аналіз інформації;

розроблення варіантів рішення;

видача нової (вихідної) інформації.

Тобто для прийняття управлінського рішення необхідний певний обсяг даних. Така інформація має бути своєчасною, точною, короткою, максимально вичерпною та легкодоступною для сприй­няття. Інформація використовується на всіх ланках системи уп­равління.

Складовими системи управління є: вибір мети діяльності, програмування, прогнозування, планування, організація, облік, контроль, аналіз, нормування, координація, регулювання. Розглянемо складові управління з точки зору використання в них облікових даних.

Вибір мети діяльності. При виборі мети діяльності підприємства застосовують самостійні розрахунки щодо майбутньої діяльності та/або аналіз фактичних даних (бухгалтерську та статистичну звітність) подібного підприємства з метою визначення ефективності такого виду діяльності.

Слід зазначити, що як на цьому етапі роботи засновників (керівництва) підприємства, так і постійно в подальшому проводяться маркетингові дослідження.

Програмування. Розроблення плану дій, що спрямовані на досягнення мети діяльності підприємства. Здійснюється на основі маркетингових досліджень, власних розрахунків, аналізу звітності (аудиторських висновків, оприлюднених балансів) про результати діяльності свого та аналогічних підприємств.

Прогнозування. Визначається ймовірність майбутнього стану підприємства, його основних економічних показників, що характеризують цей стан (прибуток, рентабельність, ефективність, випуск продукції, збут тощо). Застосовується на попередніх стадіях планування на підставі розрахунків економічних показників, що виражаються в натуральних та грошових облікових вимірниках.

Планування. Воно полягає в розробленні планів, які визначатимуть майбутній стан підприємства, у тому числі й фінансовий. При плануванні застосовують як економіко-математичні методи, експертні оцінки, дослідження попиту, так і балансові методи, що безпосередньо пов’язані з обліком.

Організація діяльності. Сутність її полягає у створенні окремих підрозділів підприємства та координації їх дій. Відразу визначається: які саме підрозділи необхідні; кількість працівників у підрозділах; їх забезпечення приміщенням, обладнанням, устаткуванням тощо з метою раціонального функціонування. Тут також використовують облікові розрахунки власні та/або на основі аналізу даних про аналогічні підприємства: попередній розрахунок заробітної плати, орендної плати за приміщення, кількість та вартість необхідного виробничого та офісного обладнання тощо.

Облік. Найширше поняття — господарський облік: спосіб кількісного відображення та якісної характеристики господарської діяльності з метою управління нею. У свою чергу поділяється на статистичний, оперативний (оперативно-технічний) та бухгалтерський. Останній поділяють на управлінський (ведеться підприємствами для забезпечення власних потреб в інформації всіх рівнів управління) та фінансовий (ведеться всіма підприємствами і забезпечує повне та комплексне відображення господарської діяльності за відповідний звітний період, стан фінансової звітності).

Застосування ЕОМ, диференціація видів обліку (а ніяк не інтеграція) та врахування потреби в ньому різних елементів системи управління приведе в майбутньому до утворення нових видів обліку, наприклад, прогностичного (очікуваного), маркетингового тощо, як це відбулося у свій час з появою фінансового, управлінського, податкового.

Але виникнення якогось нового виду обліку (а не розмежування та відокремлення якоїсь його конкретної функції) має бути прогресом, досягненням наукової думки і, головне, щоб це не було фіктивне комбінування або інтерпретація вже існуючого, бо такі спроби в історії обліку вже були.

Контроль. У свою чергу поділяється на дві найпоширеніші форми: ревізію й аудит. Останній на зовнішній та внутрішній. Полягає в перевірці об’єктів, процесів з метою виявлення відповідності фактичного їх стану до очікуваного, необхідного, що передбачений планами, програмами, законодавчо-нормативними ак­тами тощо. Використовують дані поточного та звітного обліку.

Аналіз. На підставі облікових та звітних даних про стан, рух об’єктів обліку та процесів, що обліковуються, вивчаються окремі складові досліджуваного об’єкта: аналіз постачання, виробництва, збуту, запасів тощо.

Нормування. Установлення певних норм: праці, видатків, витрат, запасів, основних засобів, оборотних коштів тощо. Здійснюється на основі попередніх розрахунків; даних обліку, контролю та аналізу фінансово-господарської діяльності.

Координація. Упорядкування дій та взаємодії різних складових системи на основі вихідних даних усіх економічних підрозділів підприємства (у тому числі облікових даних і даних контролю та аналізу).

Регулювання. Здійснюється на підставі всіх економічних показників діяльності підприємства за певний період (виробництво, реалі­зація, запаси товарної продукції на складах) та врахування зовнішніх чинників (попит на товар, сезонність, ринок збуту, виставлені рекламації) шляхом їх порівняння (аналізу) з плановими і прогнозними для впорядкування діяльності з метою досягнення обраної мети.

Як бачимо, усі складові системи управління використовують дані господарського обліку для виконання своїх функцій. Сам же облік, для виконання своїх функцій, не використовує інформацію ні одного з елементів системи управління.

Нас цікавить саме економічна інформація — дані, що відображають процеси, явища, об’єкти тощо, пов’язані з міжнародною економічною діяльністю підприємств з метою використання в процесі управління.

Для побудови будь-якої автоматизованої системи необхідно визначити певні показники та параметри, що будуть застосовуватись. Основний параметр — кількість інформації. Це конкретний набір кількісних та якісних показників, необхідних для вирішення певного завдання оперативного обліку з метою подальшого прийняття управлінського рішення.

Отже, основою будь-якої автоматизованої системи є інформація. В. І. Ісаков та Р. С. Рожнов зазначали, що «інформацією називаються дані про що-небудь або про кого-небудь, які є об’єк­том зберігання, передачі або перетворення» [129, с. 14].



Рис. 1.1. Класифікація економічної інформації за різними ознаками

З метою управління фінансово-господарською діяльністю ми завжди використовуємо економічну інформацію. Економічна інформація розрізняється за функціями, стадіями, насиченістю, стабільністю, за належністю до об’єкта регулювання, за формою подання величин, за ознакою обробки, з позиції істинності тощо. [129, с. 15—22].

Узагальнюючи варіанти розподілу економічної інформації, що наводяться в літературі, можна запропонувати таку її класифікацію за різними ознаками (рис. 1.1).

Сфера дії оперативного обліку (оперативно-технічного) та контролю постійно розширюється в процесі управління підприємством. Це пов’язано з тим, що в ринкових умовах господарювання збільшується конкуренція. А тому керівництву будь-якого підприємства необхідна достовірна оперативна інформація про фінансово-господарську діяльність для оперативного реагування (регулювання, втручання) на/в економічні процеси, явища та об’єкти.

Використання обчислювальної техніки та відповідного програмного забезпечення сприятиме досягненню цієї мети.
^ 1.3. Основні завдання та організаційні підходи щодо створення автоматизованої системи оперативного обліку і контролю міжнародних економічних операцій
Завдання автоматизованої системи оперативного обліку та контролю міжнародної економічної діяльності зумовлені переважно завданнями оперативного обліку.

Професори О. Ф. Мухін і Ю. А. Григор’єв писали: «… до основних завдань обліку в зовнішній торгівлі належать:

Контроль за виконанням зовнішньоторговельних планів і угод.

Повсякденне спостереження за точним виконанням зобов’язань за зовнішньоторговельними угодами.

Контроль за рухом і збереженням експортних та імпортних товарів.

Забезпечення своєчасності та правильності розрахунків за зовнішньоторговельними операціями.

Правильне визначення величини засобів об’єднання та їх джерел і раціональне пришвидшення кругообігу цих засобів.

Точне обчислення рівня рентабельності (ефективності) реалізації товарів.

Визначення результатів господарської діяльності об’єднання.

Своєчасне та правильне складання звітності за зовнішньоторговельними операціями» [235, с. 10—11].

Автори визначили завдання в 1977 р., коли не було в СРСР широкого застосування комп’ютерної техніки. Але слід зауважити, що ці завдання залишились актуальними і дотепер.

Звичайно, їх можна розширювати, поглиблювати і т. ін. Але їх сутність буде незмінною. Змінюватись будуть методи та прийоми, що застосовуватимуться при функціонуванні автоматизованої системи оперативного обліку і контролю міжнародних економічних операцій.

Також залежно від специфіки виконання конкретної міжнарод­ної економічної операції необхідно буде застосовувати різні підходи.

Стрімкий розвиток і постійне вдосконалення електронно-об­числювальної техніки та програмного забезпечення, підвищення ефективності їх функціонування зумовлює високі вимоги до постановки завдання, до алгоритмів розв’язання конкретних та комплексних завдань, до вхідних і вихідних даних. Залежно від правильності обрання та вирішення цих завдань будуть прийматись правильні управлінські рішення (на всіх етапах і стадіях) щодо конкретних економічних операцій.

Автоматизована система має, як правило, великі обсяги інформації. Тому необхідно забезпечити наявність резервного копіювання баз даних. Тобто автоматичне копіювання (резервування) за певний проміжок часу — одна година, дві, три, день тощо всіх попередньо визначених файлів, необхідних для подальшої роботи.

Будь-яка автоматизована система оперативного обліку міжнародних економічних операцій має забезпечувати доступ до певної інформації лише конкретних осіб, тобто осіб, які:

безпосередньо займаються введенням первинних даних (опе­ратор відділу обліку міжнародних контрактів, митний брокер);

забезпечують контроль над первинною та проміжною інфор­мацією (відповідальні особи, начальники відділів, керівництво);

займаються міжнародними зв’язками підприємства (пошук партнерів, ринків збуту);

відповідальні за забезпечення підприємства товарно-мате­ріальними цінностями у необхідній кількості (відділ постачання);

відповідальні за оперативну звітність підприємства щодо виконання (невиконання) зобов’язань перед контрагентами за міжнародними економічними операціями.

Є різні способи доступу (допуску) певних осіб до автоматизованої системи (програмного забезпечення):

установлення паролів (кодів) допуску до програмного забезпечення (конкретного пакета даних);

застосування магнітних карток;

застосування різних електронно-механічних пристроїв розпізнання особи (по голосу, по рисунку райдужної оболонки ока — іридодіагностика, по рисунку відбитків пальців руки — дактилоскопія тощо).

Таким чином, буде забезпечено санкціонований доступ до програми, а відповідно і до інформації, що є комерційною таємницею підприємства.

Оскільки доступ до програми матимуть кілька осіб (а за умови роботи системи відразу кілька користувачів), то необхідно забезпечити авторський доступ.

Тобто необхідно створювати програмне забезпечення таким чином, щоб кожний користувач, який займається введенням первинної, контрольної та проміжної інформації перед цим уводив свій пароль (попередньо встановлений) і діяв лише «від свого імені».
^ 1.4. Технологія відображення облікової інформації в умовах застосування автоматизованої системи
Носії облікової інформації

Під носіями первинної облікової інформації розуміють те, на чо­м