Реферат: Пособие по работе в Word, Excel, PowerPoint, Access практическое пособие

Автономная некоммерческая организация высшего профессионального образования
«ПЕРМСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ»



Пособие по работе

в Word, Excel, PowerPoint, Access


ПРАКТИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

(Microsoft Office 2003)


Пермь 2010

Составитель: Н.А. Тимохова, преподаватель кафедры общих гуманитарных, социально-экономических и естественнонаучных дисциплин


Утверждено на заседании кафедры общих гуманитарных, социально- экономических и естественнонаучных дисциплин протокол № 9 от 18 февраля 2010 г.


^ Пособие по работе в Word, Excel, PowerPoint, Access: практическое пособие для студентов заочной формы обучения / Составитель Н.А. Тимохова. – Пермь: АНО ВПО Пермский институт экономики и финансов, 2010 – 90с.


Практическое пособие по дисциплине «Информатика» предназначено для студентов заочной формы обучения специальностей 080109 “Бухгалтерский учет, анализ и аудит”, 080105 ”Финансы и кредит”, 080507 ”Менеджмент организации”, 080502 ”Экономика и управление на предприятиях туризма и гостиничного хозяйства”, 080107 ”Налоги и налогообложение”.

Практическое пособие подготовлено в соответствии с Государственным образовательным стандартом и составлено в соответствии с рабочей программой курса. В практическом пособии обобщена информация, призванная помочь студентам при самостоятельном изучении и работе в Word, Excel, PowerPoint, Access. Пособие носит контрольно-обучающий характер.


© Н.А. Тимохова, 2010


©АНО ВПО «Пермский институт экономики и финансов», 2010

ОГЛАВЛЕНИЕ


Основы работы в Windows 5

Текстовый редактор Word: начальные сведения 8

Рекомендации по оформлению текста в Word 11

Правила набора текста на компьютере 18

Панель «Стили и форматирование». Стандартные стили. Создание и применение пользовательских стилей. Шаблоны. 22

Оглавления и указатели. Сноски и колонтитулы. Списки 28

Электронные таблицы. Назначение и основные возможности 34

Excel: основные понятия и настройки 38

Создание и заполнение таблицы постоянными данными и формулами 45

Построение, редактирование и форматирование диаграмм 54

Примеры построения диаграмм в MS Excel 59

Примеры построения графиков функций в MS Excel 62

Некоторые полезные функции MS Excel 64

POWER POINT: Правила оформления компьютерных презентаций 68

ACCESS: Уроки по Access 73

Использованная литература 94
^ Основы работы в Windows
Windows — это операционная система с графическим интерфейсом пользователя. Она включает большое количество специальных программ, которые работают вместе и организуют работу пользователя. С помощью операционной системы (ОС) компьютер интерпретирует запросы от программ и команды пользователя. Эта ОС называется Windows (окна), т.к. каждая запущенная программа создает своё собственное рабочее окно.

Windows имеет интерфейс, имитирующий работу с объектами рабочего стола. Пользователь работает с условными графическими изображениями объектов (пиктограммами), которые он видит на экране монитора, как с объектами реального мира. Windows создаёт для пользователя многозадачный режим, чтобы можно было одновременно работать, например, в графическом редакторе Paint, в текстовом редакторе и электронных таблицах. Кроме того, Windows предлагает:

широкий выбор шрифтов, которые можно использовать всем программам;

совместимость форматов данных, так что можно просто переносить данные из одной программы в другую;

возможность легко и быстро переходить из одной программы в другую;

а также стандартизацию пользовательского интерфейса, т.е. меню, подпункты меню, пиктограммы, обозначающие однотипные действия сходны.

Особенностью ОС Windows является то, что практически каждое действие можно выполнить несколькими способами. В данном практикуме приводятся 1-2 способа, остальные вы можете узнать сами в процессе практической работы, читая Справку или литературу по Windows.

Рабочий стол

Windows автоматически запускается при включении компьютера и готовит ваш компьютер к работе.

Затем, если ваш компьютер работает в составе сети, на экране появляется окно регистрации пользователя.

В поле имя пользователя должно быть указано ваше имя, в поле пароль — требуется ввести пароль.

Введите пароль и нажмите Enter.

При вводе пароля печатаются символы «звёздочка», а не те символы, которые введены. Это применяется для сохранения вашего пароля в тайне.

Далее на экране появляется рабочий стол Windows, например:



Рис. 1. Рабочий стол Windows


На рабочем столе находится ^ Мой компьютер, лежат разные инструменты и папки, а также Корзина для бумаг. Главный инструмент — Мой компьютер. С его помощью мы отыщем любое устройство (диски А:, С: и др.,), программу, документ и т.д.

На рабочем столе находится также ^ Панель задач (или Панель управления) (полоса внизу экрана).

Панель задач содержит кнопку Пуск, значки, названия открытых окон, запущенных программ и даёт возможность переключения между ними.

В правой части панели задач находится область состояния или уведомления. В зависимости от выполняемой задачи здесь могут отображаться различные индикаторы (например, во время печати документа — пиктограмма принтера). Кроме того, в этой области могут быть расположены часы, (а если подвести к ним мышь, то они покажут и дату), указатель раскладки клавиатуры (Ru/En), регулятор громкости колонок и т.д.
^ Текстовый редактор Word: начальные сведения
Microsoft Word — это наиболее распространённый текстовый редактор. Рассмотрим версию Microsoft Word 2003. Если у Вас другая версия, то быть могут изменения в названиях пунктов меню и виде окон диалога.

Что же нужно пользователю от текстового редактора?

Набрать текст.

Сохранить текст на диске и загрузить его с диска при дальнейшей работе.

Отредактировать, т.е. исправить ошибки, вставить поправки.

Задать нужные вид и размер шрифта, отступы абзацев, заголовки, размер и поля, пронумеровать страницы, вставить таблицы, иллюстрации и т.д. и т.п.

Напечатать на бумаге.

MS Word — текстовый редактор, имеющий очень большие возможности, а главное — в нем текст документа мы видим так, как он будет на бумаге.

Запускается редактор двойным щелчком по пиктограмме программы на рабочем столе или на панели задач, либо^ Пуск - Программы - Microsoft office - Microsoft Office Word.

Сразу после запуска Word автоматически создает новый документ.

В открывшемся окне (см. ниже) мы видим текстовое меню, 2 строки панелей инструментов, горизонтальную и вертикальную линейки, собственно поле для набора текста со строками прокрутки и внизу строку состояния.



Рассмотрим только простейшие возможности программы. Также как в Windows, почти каждое действие можно выполнить разными способами. Мы проверим один способ, остальные вы найдёте сами, если вам потребуется. Необходимо отметить, что так же, как в Windows, при нажатии правой кнопки мыши появляется контекстно-зависимое меню для выделенного элемента.

Кроме того, в редакторе есть 2 вида курсора: курсор управления (мыши) и текстовый курсор. Текстовый курсор указывает место работы с текстом, а курсор мыши позволяет входить в меню и панели инструментов или перемещаться и выделять фрагменты текста.

Прежде чем начать ввод и оформление текста, рассмотрим вопрос о настройке окна Word.
^ Настройка окна редактора Word
В окне Word довольно много различных элементов управления. Большинство из них можно включать/выключать. Для удобной работы с документом должны быть включены две панели инструментов, полосы прокрутки и строка состояния. Настроенные один раз параметры окна будут запомнены, поэтому каждый раз вам не придется их настраивать. Вы должны уметь включать эти элементы управления на тот случай, если кто-нибудь, поработав на вашем компьютере, изменит настройку окна редактора.

Выполните следующие действия:

Выберите команду ВидПанели инструментовНастройка. Появится диалоговое окно со списком доступных панелей инструментов. Убедитесь, что включены две панели – Стандартная и Форматирования и Строка меню (включены – значит, помечены флажками). Все остальные панели инструментов отключите.

Если линейка включена, то отключите ее командой Вид Линейка.

Выберите команду СервисПараметрыВид. Убедитесь, что в нижней части диалогового окна, в разделе Окно, включены строка состояния и обе полосы прокрутки (горизонтальная и вертикальная).



Рис. 1. Вид окна Word, настроенного для удобной работы с типичными документами.


Теперь надо установить параметры, влияющие на отображение документа в окне Word. Установим их в расчете на работу с обычным документом, так, чтобы документ на экране был максимально похож на печатный результат.

Проделайте следующее:

Включите режим отображения, приближенный к печатной копии, выбрав команду ВидРазметка страницы.

В списке Масштаб панели инструментов Стандартная установите масштаб отображения По ширине страницы.

Убедитесь, что кнопка отображения непечатаемых символов в панели инструментов Стандартная находится в нажатом состоянии. Если нет, нажмите ее. Во время работы с документом вы должны видеть маркеры абзацев и другие спецсимволы – так удобнее оформлять документ.

После настройки окно Word должно выглядеть так, как показано на рис. 1.
^ Рекомендации по оформлению текста в Word 1. Не вставляйте лишние пробелы
При смене форматирования, возможно, придется ставить или убирать их заново.

1. Чтобы поставить отступ первой (красной) строки, используйте треугольный маркер или выберите пункт меню ^ Формат | Абзац… В поле Отступ | Первая строка задайте нужное значение. Стандартный отступ – 1,27 см. Не используйте для вставки отступов табуляторы.

 

 

2. Чтобы текст был по центру страницы, либо справа, щёлкните по нужной кнопке на панели инструментов.

 

 


3. Чтобы отделить звание от подписи, после звания нажмите клавишу Tab. Теперь щелкните по линейке. Появится черный маркер в виде уголка. Дополнительно параметры (выравнивание, заполнитель) настраиваются через пункт меню Формат | Табуляция.

Таким простым способом можно формировать целые таблицы. При необходимости через пункт меню ^ Формат | Табуляция можно выбрать любые заполнители для пустого пространства и выравнивание. Чтобы удалить маркер, перетащите его за пределы экрана.

4. Чтобы текст был в правом углу, но выровнен по левому краю, сдвиньте квадратный маркер вправо или выберите пункт меню Формат | Абзац … В поле Отступ слева выберите нужное значение.



5. Чтобы сочетания «4 км.», «г. Пермь» в конце строки не разрывались, вместо пробела после цифры и символа населенного пункта вставьте неразрывный пробел Ctrl+Shift+Пробел. Вставляйте всегда неразрывные пробелы после сокращений населенных пунктов «г.» (город), перед сокращениями измерительных величин «км.» (километр), между инициалами и фамилией А.Б. Иванов, при отделении разрядов чисел 1 000 000, после знака номера №.

6. Чтобы текст шел вразрядку, выберите пункт меню ^ Формат | Шрифт…Закладка Интервал. В поле Интервал выберите значение Разреженный и задайте нужное расстояние между буквами. При этом слова, идущие вразрядку в тексте, переносятся правильно.

Чтобы убрать все лишние пробелы и табуляторы в началах и концах строк, выделите текст, задайте выравнивание по центру и верните выравнивание.

Чтобы убрать все лишние пробелы по всему тексту, выберите пункт меню ^ Правка | Заменить. В поле Найти введите два пробела (нажмите два раза на пробел). В поле Заменить на введите один пробел. Нажмите кнопку Заменить все. Нажмите еще раз – возможно в тексте были тройные пробелы.

Включите отображение невидимых символов для их просмотра¶. Тогда пробелы отображаются точками «·», табуляция стрелочкой «→», неразрывный пробел кружком «°».
2. Не вставляйте лишние абзацы (не жмите Enter каждый раз)
При смене форматирования, возможно, придется ставить или убирать их заново.

1. Чтобы установить расстояние перед (после) заголовком главы, раздела, измените ^ Формат | Абзац… В поле Интервал | Перед (После) измените значение на большее.

2. Чтобы текст (например, новая глава) всегда шел с начала страницы, выберите пункт меню ^ Вставка | Разрыв | Начать новую страницу.

Второй вариант – выберите пункт меню Формат | Абзац… Закладка Положение на странице. Поставьте галочку в поле С новой страницы.

3. Чтобы заголовок главы, раздела не оставался внизу предыдущей страницы, выделите его, выберите пункт меню ^ Формат | Абзац… Закладка Положение на странице. Поставьте галочку в поле Не отрывать от следующего.

см. подробнее правила набора текста
3. Не нумеруйте вручную абзацы
При их перестановке или вставке нового абзаца придется перенумеровать все вручную.

Чтобы автоматически пронумеровать строки, выделите нужные, щелкните по кнопке Нумерация на панели инструментов, либо выберите пункт меню Формат | Список… Через меню можно автоматически создавать сложные многоуровневые списки вида «1.1», «1.1.1» или автоматически дополнять нужными символами «Глава 1», «Глава 2»

 

 
4. Не вставляйте вручную переносы слов
Чтобы автоматически расставить переносы по всему тексту, выберите пункт меню ^ Сервис | Язык | Расстановка переносов… Поставьте галочку в поле Автоматическая расстановка переносов.

Иногда не переносятся слова, написанные через дефис (черно-белый). Вставьте в нужном месте мягкий перенос – нажмите Ctrl+– (знак тире).

Если слова не переносятся, проверьте язык документа ^ Сервис | Язык | Выбрать язык… Выберите русский язык, снимите галочку в поле Не проверять правописание, поставьте галочку в поле Определять язык автоматически.

Если слова не переносятся, выберите пункт меню Формат | Абзац… Закладка Положение на странице. Снимите галочку в поле Запретить автоматический перенос слов.

В заголовках переносы не ставятся – поставьте галочку в поле Запретить автоматический перенос слов.
5. Не нумеруйте страницы вручную
1. Выберите пункт меню Вставка | Номера страниц.

2. Чтобы изменить формат номера страницы, щелкните по ней 2 раза, либо выберите пункт меню Вид | Колонтитулы. Щелкните по рамке номера страницы, измените формат. Чтобы вернуться в текст, щелкните 2 раза в любом месте текста.

3. Чтобы удалить номера страниц по всему тексту, перейдите в колонтитулы, щелкните по рамке номера страницы, нажмите Delete.
6. Не вставляйте сноски вручную
1. Выберите пункт меню Вставка | Ссылка | Сноска…

2. Вынесите эту кнопку на панель инструментов.
7. Не набирайте заново уже набранный текст
1. Если ошиблись в наборе или удалили нужный текст, выберите пункт меню Правка | Отменить.

2. Если какой-либо текст был набран ранее, даже в другом документе, найдите его, выделите, выберите пункт меню Правка | Копировать. Перейдите в нужное место документа, выберите пункт меню Правка | Вставить. Чтобы выделить весь текст, выберите пункт меню Правка | Выделить всё.

3. Используйте перетаскивание текста – выделите текст, подведите курсор к выделенному тексту, нажмите кнопку мыши. Тащите выделенный фрагмент в нужно место и отпускайте. Держите Ctrl при буксировке, чтобы скопировать текст в новое место, а не перенести.
8. Активней используйте клавиатуру
Многие действия выполняются намного быстрее с помощью клавиатуры, а не мыши.

1. Используйте клавиши курсора (вверх, вниз, вправо, влево), чтобы перемещаться по тексту. Чтобы переместиться на целое слово, держите нажатой Ctrl.

2. Используйте клавиши Home, End, чтобы переместиться в начало, конец строки. Чтобы переместиться в начало, конец документа, держите нажатой Ctrl.

3. Используйте клавиши PageUp, PageDown, чтобы переместиться на страницу вверх, вниз.

4. Держите Shift и используйте вышеперечисленные клавиши для быстрого выделения текста. Например, чтобы выделить кусок текста от текущего места до начала строки, нажмите Shift+Home. Чтобы выделить слово, нажмите Shift+Влево.

5. Чтобы выделить с помощью мыши кусок текста на нескольких страницах, не перескакивая несколько лишних страниц, щёлкните мышью в начале текста, нажмите Shift. Перемотайте колёсиком или полосой прокрутки документ на нужное место, щёлкните мышью в конце текста. Точно так же можно выделять файлы в Проводнике.

6. Используйте клавиши Shift+Delete (Ctrl+X), чтобы вырезать текст в буфер обмена.

Ctrl+Insert (Ctrl+C), чтобы скопировать.

Shift+Insert (Ctrl+V), чтобы вставить.

Обратите внимание на сочетания клавиш, указанные в меню. Например, сохранить документ можно выбрав пункт меню ^ Файл | Сохранить. Можно щёлкнуть по кнопке на панели инструментов. А можно нажать Ctrl+S, что намного быстрее. Любым командам можно присвоить любые нужные сочетания клавиш – Сервис | Настройка | Команды | Клавиатура…

7. Не вставляйте русские буквы и цифры вместо латинских букв для ввода римских цифр. Вместо русской Ш набирайте три латинских III, вместо Y – V, вместо 1 – I и т.д.
^ 9. Чаще используйте стили
Используйте оформление текста стилями. Однотипные элементы (заголовки, подзаголовки глав, разделов, подписи, даты) помечайте одним стилем – это поможет при изменении их быстрого одновременного форматирования. Выделение стилями позволяет автоматически собирать оглавление со всеми заголовками и аккуратно проставленными номерами страниц.

Не изменяйте шрифт, выравнивание заголовков, помеченных стилями, нажатием кнопок на панели инструментов. Чтобы изменить формат заголовков по всему тексту, например, сделать выравнивание по центру вместо левого, достаточно будет изменить формат стиля – пункт меню Формат | Стили и форматирование. После этого все заголовки одновременно изменят свой вид.

^ Сервис | Параметры автозамены…. Закладка Автоформат при вводе, в поле Автоматически при вводе определять стили снимите галочку.

см. подробнее о стилях
^ 10. Не создавайте вручную оглавления
При смене форматирования, добавлении новых глав, страниц придется всё переделывать вручную.

1. Пометьте заголовки глав стилем Заголовок 1. Пометьте подзаголовки стилем Заголовок 2. При необходимости измените шрифт, выравнивание, интервалы – пункт меню Формат | Стили и форматирование

2. Выберите пункт меню Вставка | Ссылка | Оглавление и указатели…. Закладка Оглавление. Выберите нужный вид.

3. После изменения, вставки новых заголовков, смены страниц щелкните правой кнопкой по оглавлению, выберите пункт меню ^ Обновить поле либо вставьте оглавление заново, при этом оно заменит предыдущее.

см. подробнее о создании оглавлений
^ 11. Не создавайте вручную указатели терминов (именные, географические)
При смене форматирования, добавлении новых глав, страниц придется всё переделывать вручную.

1. Выделите нужный термин. Нажмите Alt+Shift+X. Нажмите кнопку Пометить либо Пометить все, чтобы пометить таким образом одинаковые термины по всему тексту.

Нажмите кнопку ¶ , чтобы были видны коды – {XE "термин"}.

2. Выберите пункт меню ^ Вставка | Ссылка | Оглавление и указатели…. Закладка Указатели. Выберите нужный вид.

3. После вставки, изменения терминов, смены страниц щелкните правой кнопкой по указателю, выберите пункт меню Обновить поле.

4. Чтобы вставить еще один указатель, его термины надо помечать особым образом – добавить тип указателя – {XE "термин" \f "a"}. Текст указателя будет формироваться кодом – {INDEX \f "a"}. Таким способом можно вставлять сколько угодно типов указателей. Код формирования указателя можно увидеть, нажав правой кнопкой по указателю и выбрав пункт меню Коды/Значения полей.
Заключение
Не ленитесь читать справку – выберите пункт меню ^ Справка | Справка: Microsoft Word. В справке в любой момент можно найти решение проблемы, почерпнуть новые знания. Все, что есть в этом тексте, есть и в справке.

Запомните клавишу F1 – так справка вызывается в любой программе, в любом её окне.

Попробуйте начать выполнять данные советы – набирать, форматировать тексты в Word можно намного быстрее и аккуратней.
^ Правила набора текста на компьютере
При компьютерном наборе текста необходимо соблюдать определенные правила. Это позволит получить тексты, близкие по оформлению к оригинал-макетам, используемым при издании книг. Кроме того, правильно оформленные и структурированные тексты легче перенести с одной платформы на другую (т.е. прочитать в другой операционной системе) или опубликовать в глобальной сети Internet.
^ Общие правила оформления текста
Точка в конце заголовка и подзаголовках, выключенных отдельной строкой, не ставится. Если заголовок состоит из нескольких предложений, то точка не ставится после последнего из них. Порядковый номер всех видов заголовков, набираемый в одной строке с текстом, должен быть отделен пробелом независимо от того, есть ли после номера точка.

Точка не ставится в конце подрисуночной подписи, в заголовке таблицы и внутри нее. При отделении десятичных долей от целых чисел лучше ставить запятую (0,158), а не точку (0.158).

Перед знаком препинания пробел не ставится (исключение составляют открывающиеся парные знаки, например, скобки, кавычки). После знака препинания пробел обязателен (если этот знак не стоит в конце абзаца). Тире выделяется пробелами с двух сторон. Дефис пробелами не выделяется.

Числительные порядковые и количественные выражаются в простом тексте словами (обычно, однозначные при наличии сокращенных наименований), цифрами (многозначные и при наличии сокращенных обозначений) и смешанным способом (после десятков тысяч часто применяются выражения типа 25 тыс.), числительные в косвенных падежах набирают с так называемыми наращениями (6-го). В наборе встречаются арабские и римские цифры.

Индексы и показатели между собой и от предшествующих и последующих элементов набора не должны быть разделены пробелом (Н2О, м3/с)

Нельзя набирать в разных строках фамилии и инициалы, к ним относящиеся, а также отделять один инициал от другого.

Не следует оставлять в конце строки предлоги и союзы (из одной-трех букв), начинающие предложение, а также однобуквенные союзы и предлоги в середине предложений.

Последняя строка в абзаце не должна быть слишком короткой. Надо стараться избегать оставления в строке или переноса двух букв. Текст концевой строки должен быть в 1,5-2 раза больше размера абзацного отступа, т.е. содержать не менее 5-7 букв. Если этого не получается, необходимо вогнать остаток текста в предыдущие строки или выгнать из них часть текста. Это правило не относится к концевым строкам в математических рассуждениях, когда текст может быть совсем коротким, например "и", "или" и т.п.

Знаки процента (%) применяют только с относящимися к ним числами, от которых они не отделяются.

Знаки градуса (°), минуты ('), секунды ('') от предыдущих чисел не должны быть отделены пробелом, а от последующих чисел должны быть отделены пробелом (10° 15').

Формулы в текстовых строках набора научно-технических текстов должны быть отделены от текста на пробел или на двойной пробел. Формулы, следующие в текстовой строке одна за другой, должны быть отделены друг от друга удвоенными пробелами.

Знаки номера (№) и параграфа (§) применяют только с относящимися к ним числами и отделяются пробелом от них и от остального текста с двух сторон. Сдвоенные знаки набираются вплотную друг к другу. Если к знаку относится несколько чисел, то между собой они отделяются пробелами. Нельзя в разных строках набирать знаки и относящиеся к ним цифры.

В русском языке различают следующие виды сокращений: буквенная аббревиатура — сокращенное слово, составленное из первых букв слов, входящих в полное название (СССР, НДР, РФ, вуз); сложносокращенные слова, составленные из частей сокращенных слов (колхоз) или усеченных и полных слов (Моссовет), и графические сокращения по начальным буквам (г. — год), по частям слов (см. — смотри), по характерным буквам (млрд — миллиард), а также по начальным и конечным буквам (ф-ка — фабрика). Кроме того, в текстах применяют буквенные обозначения единиц физических величин. Все буквенные аббревиатуры набирают прямым шрифтом без точек и без разбивки между буквами, сложносокращенные слова и графические сокращения набирают как обычный текст. В выделенных шрифтами текстах все эти сокращения набирают тем же, выделительным шрифтом.
^ Специфические требования при наборе текста на компьютере
При наборе текста одного абзаца клавиша «Перевод строки» («Enter») нажимается только в конце этого абзаца.

Между словами нужно ставить ровно один пробел. Равномерное распределение слов в строке текстовым процессором выполняется автоматически. Абзацный отступ (красную строку) устанавливать с помощью пробелов запрещено; для этого используются возможности текстового процессора (например, можно использовать бегунки на горизонтальной полосе прокрутки или табулятор).

Знак неразрывный пробел (^ Вставка → Символ, вкладка Специальные знаки или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+пробел) препятствует символам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках, и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться, в отличие от обычного пробела).

Выделением называют особое оформление отдельных слов или частей текста, которое подчеркивает их значение. Все виды выделений делят на три группы:

шрифтовые выделения, выполняемые путем замены характера или начертания шрифта, — набор курсивом, полужирным, жирным, полужирным курсивом, прописными или капительными буквами, шрифтами другого кегля или даже другой гарнитуры;

нешрифтовые выделения, выполняемые путем изменения расстояний между буквами (набор вразрядку) или между строками набора (дополнительные отбивки отдельных строк), изменения формата набора (набор «в красную строку», набор с одно- или двусторонними втяжками), подчеркивания текста тонкими или полужирными линейками или заключения отдельных частей текста в рамки и т. п.;

комбинированные выделения, выполняемые одновременно двумя способами, например, набор полужирным вразрядку, набор полужирным шрифтом увеличенного кегля с выключкой в «красную строку» и дополнительными отбивками, набор курсивом с заключением текста в рамку и т. п. Шрифтовые выделения (курсивом, полужирным, жирным) должны быть выполнены шрифтами той же гарнитуры и кегля, что и основной текст. Знаки препинания, следующие за выделенной частью текста, должны быть набраны шрифтом основного текста.

В текстовом наборе абзацные отступы должны быть строго одинаковыми во всем документе, независимо от кегля набора отдельных частей текста.

Знак тире, или длинное тире, может быть набрано с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш CTRL+SHIFT+серый минус (серый минус располагается на цифровой клавиатуре, справа) или Вставка → Символ, вкладка Специальные знаки.
^ Панель «Стили и форматирование». Стандартные стили. Создание и применение пользовательских стилей. Шаблоны. Стиль как средство форматирования
Стиль форматирования — набор элементов форматирования (шрифта, абзаца и пр.), имеющий уникальное имя. Любой абзац документа Word оформлен определенным стилем, стандартным или пользовательским.

В Word существует четыре основных вида стилей:

стили символов;

стили абзацев;

стили таблиц;

стили списков.

Стилевое форматирование имеет ряд преимуществ перед ручным:

экономит время. Применить стиль как набор элементов форматирования значительно быстрее, чем применять их один за другим.

способствует единообразию оформления документа. При ручном форматировании одинаковые по смыслу форматирования разделы могут отличаться своими форматами, применение стиля же вносит строгость в оформление документа.

позволяет быстро изменить вид отдельных элементов во всем документе. В этом случае достаточно внести изменения в стиль, и оформление вступит в силу во всем документе.

Стили абзацев обычно объединяют элементы форматирования символов и абзацев и определяют вид абзаца. При этом должны быть заданы все элементы форматирования для абзаца.

Стили символов содержат один или несколько элементов форматирования, не требуя полного определения всех элементов форматирования для символа.

К одному и тому же тексту может быть применен стиль абзаца, стиль символов и ручное форматирование. Они выстраиваются в определенную иерархию: ручное форматирование имеет преимущество перед символьным, а стиль символов имеет преимущество перед стилем абзаца.

Если стиль необходимо применить к одному абзацу, то достаточно установить курсор в любое место этого абзаца или выделить необходимый фрагмент.

Стиль можно применить одним из способов.

Панель инструментов Форматирование, список Стиль, выбрать нужный стиль.

Панель задач Стили и форматирование, выбрать нужный стиль (для отображения панели задач использовать меню Формат ==> Стили и форматирование (рис.1)).

Установить курсор в абзац-образец, щелкнуть кнопку на панели инструментов Стандартная, применить стиль по образцу к нужному абзацу, переместившись к нему.



Рис. 1. Панель задач Стили и форматирование
Используя панель задач Стили и форматирование, можно выделить все фрагменты, имеющие одинаковый стиль форматирования. Это можно сделать, например, так. Установить текстовый курсор в абзац, имеющий нужное форматирование (стиль отобразится в окне Форматирование выделенного текста панели задач), после чего выбрать на панели задач Выделить все, затем выполнить с выделенным текстом необходимое действие. Можно также использовать контекстное меню. ^ Стандартные стили. Стили как средство создания структуры документа
Чаще всего новые документы создаются на основе шаблона normal.dot, который уже содержит предопределенные стили. Перечислим группы этих стилей.

^ Стили заголовков. Для поддержки многоуровневой структуры документа используются заголовки различных уровней. Для того, чтобы в дальнейшем можно было автоматизировать составление оглавления или содержания, заголовки необходимо форматировать именно с помощью стилей, соблюдая иерархию. Заголовок при этом рассматривается как абзац.

^ Стили текста. Наиболее распространенными являются стили Обычный и Основной текст, а также их модификации.



Рис 2. Стиль Обычный + 14 pt, по ширине, Первая строка: 1,27 см


^ Стили списков. Позволяют быстро придать оформление маркированным и нумерованным спискам. Стандартный набор состоит из достаточно ограниченного набора таких стилей, но он может быть расширен за счет пользовательских стилей.

^ Стили гиперссылок. Стиль Гиперссылка используется для оформления ссылок на web-документы.

Поскольку стили заголовков выстраиваются в определенную иерархическую структуру, то стилевое оформление можно использовать при выстраивании структуры документа, придавая стилям соответствующие имена, определяющие их место на ступеньке иерархии. Для оформления абзацев и их фрагментов также можно выстроить иерархию, построив необходимые стили и дав им соответствующие имена.
^ Пользовательские стили, их сохранение и использование. Использование стилей других документов
Кроме стандартных стилей и их переопределения пользователь может создавать собственные, причём как на основе существующих, так и полностью, от начала до конца, оформив элементы самостоятельно. Обычно к этому приему приходится прибегать в тех случаях, когда возникает необходимость часто применять одно и то же форматирование символов и абзацев, не предусмотренное стилями, предлагаемыми Word.



Рис. 3. Диалоговое окно Создание стиля

Для создания стиля обратитесь к кнопке ^ Создать стиль на панели области задач Стили и форматирование (рис. 1).

В диалоговом окне Создание стиля (рис. 3) необходимо указать имя стиля, является ли он стилем абзаца, символа или таблицы, на каком стиле основан (либо указать отсутствие базового стиля), каким будет стиль следующего за оформленным данным стилем абзаца.

Затем указываются необходимые элементы форматирования: шрифт, размер, эффекты и т.д. Если нужно сохранить стиль в шаблоне, устанавливается флажок Добавить в шаблон.

Создать стиль можно также по образцу. Для этого необходимо выделить фрагмент текста, взятого как образец, ввести имя стиля в поле Стиль на панели Форматирование и нажать Enter. Созданный стиль будет действовать только в активном документе.

Применяются пользовательские стили аналогично стандартным.

В каждом шаблоне или документе хранятся только те стили, которые были созданы или изменены при работе именно с этим документом или шаблоном. Изменение стиля в текущем документе не влияет на другие документы, оформленные тем же стилем. Но иногда требуется скопировать стиль из одного документа в другой. Сделать это можно следующим образом.

Обратимся к инструменту Организатор: Сервис ==> Шаблоны и надстройки, кнопка Организатор.



Рис. 4. Диалоговое окно Организатор


В открывшемся диалоговом окне выбирается нужная вкладка (в нашем случае Стили). В диалоговом окне имеется ряд окон и кнопок. На рис. 4 слева находится окно текущего документа, справа — открыт некоторый документ MS Word «Билет № 22». Копирование может быть осуществлено в любом направлении (кнопка Копировать). Выбирается документ, из которого будут копироваться стили, и они поочередно помещаются в нужный документ. При необходимости обратиться к другому источнику стилей выбирается кнопка Закрыть файл, после чего файл закрывается, и на месте этой кнопки появляется Открыть файл. Таким образом, можно скопировать в данный документ стили из любого количества других документов.

^ Шаблоны документов и использование стилей в шаблонах документов
Как уже отмечалось выше, шаблоны документов содержат многие элементы оформления, что позволяет достаточно быстро создавать на их основе некоторые типовые документы.

В шаблоне могут быть сохранены следующие виды стилей:

стиль абзаца Обычный, стиль абзаца по умолчанию, стиль таблицы Сетка таблицы и стиль списка Нет;

все встроенные стили;

измененные версии встроенных стилей;

пользовательские стили.

Стили можно включить в шаблон, если при создании стиля установить соответствующий флажок. Кроме того, стиль может быть отредактирован непосредственно, если открыть в Word и внести необходимые изменения аналогично редактированию документа.
^ Оглавления и указатели. Сноски и колонтитулы. Списки Вставка оглавлений
В текстовом процессоре MS Word предусмотрена значительная степень автоматизации многих действий по оформлению отдельных структурных элементов документа. Это вставка сносок, колонтитулов, создание оглавлений (или содержаний) и предметных указателей.

Опишем процедуру создания оглавления.

Для того чтобы оглавление могло быть вставлено автоматически, при наборе или форматировании документа все заголовки определенного уровня должны быть оформлены с помощью соответствующего стиля заголовка (^ ЗАГОЛОВОК1, ЗАГОЛОВОК2 и т.д.). Всего в иерархии заголовков возможно девять уровней.

Затем в соответствующем месте документа (если это оглавление, то в начале, если содержание — в конце) осуществляется вставка оглавления.

Это можно проделать одним из способов: меню ^ Вставка ==> Ссылка ==> Оглавление и указатели или через панель инструментов Структура, инструмент Оглавление .



Рис. 1. Диалоговое окно ^ Оглавление и указатели, вкладка Оглавление

 

В диалоговом окне необходимо выбрать формат оглавления (т.е. один из вариантов оформления), ориентируясь на образец; заполнитель между последним словом пункта оглавления и номером страницы; задать, если необходимо, количество уровней заголовков в структуре документа, по которым собирается оглавление.

После этого оглавление можно вставить. Если что-либо в его оформлении не устраивает, вставку можно повторить. Довольно часто по ошибке стилем заголовков оформляют не являющиеся таковыми абзацы. Е