Реферат: Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах:

получение информации, ее обработка;

анализ, подготовка, принятие решений;

выполнение решений;

учет и контроль принятых решений.

Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как «документальное обеспечение управления» (ДОУ), т.е. как систему вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.

Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:

документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т. е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций:

организационное и документационное обеспечение деятельности предприятия;

организация единого порядка работы с документами в подразделениях;

организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях;

обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации;

создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях;

использование унифицированных форм представления и обработки документов;

регистрация всех поступающих в организацию документов с последующим направлением на рассмотрение корреспонденции руководству и в подразделения;

регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов;

регистрация движения документов, включая направления, резолюции, отчеты о выполнении, согласование (визирование);

списание документов в дело и извлечение из дел; обеспечение сохранности, учета и использования документов;

обмен информацией между работниками одного или нескольких структурных подразделений;

осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций;

проверка правильности и своевременности исполнения документов;

создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации, своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений;

проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления;

получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения.

Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов

обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;

исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной

обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;

обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.

^ Специализированные системы делопроизводства и документооборота

Система «ДЕЛО»

(ЗАО «Электронные офисные системы», ООО «Компания НетКом Текнолоджи»)
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Система обеспечивает выполнение следующих операций.

- Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.

- Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.

- Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.

- Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.

- Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.

- Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.

- Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.

- Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.

- Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.

- Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.

- Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.

- Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.

- Хранение электронных образов документов.

- Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.

- Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet-технологии.

^ Система LanDocs (фирма АО «Ланит»)

Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Система LanDocs реализована как адаптивная CASE-модель электронного офисного документооборота и делопроизводства. Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-моделей без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные достоинства системы:

- высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);

- адаптивность (настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей);

- соответствие стандартам;

- открытость (легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД);

- доступность и легкость освоения конечными пользователями.

Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции по работе с документами:

- Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.

- Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.

- Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).

- Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

- Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

- Поддержка нескольких версий одного документа.

- Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).

- Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.

- Организация архивирования документов.

- Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.

- Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы.

^ Система «Золушка» (НТЦ «Институт развития Москвы»)

Программно-технологический комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия» состоит из трех функциональных компонентов программных систем.

«Служебная корреспонденция» характеризуется большим объемом переписки по предмету документа, т.е. большим количеством ответов, повторных документов, сопроводительных писем, у каждого из которых устанавливается свой срок исполнения и свой исполнитель.

«Решения и распоряжения» отличаются от служебной корреспонденции тем, что на контроль ставится не весь документ в целом, а отдельные его пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

«Письма граждан» характеризуются тем, что связующим началом пакета писем является адресат – отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.

Система «Золушка-WIN. Служебная корреспонденция» предназначена для автоматизации регистрации документов, их обработки и контроля исполнения. Система обеспечивает:

- регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке;

- регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;

- регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);

- контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;

- выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;

- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим руб.рикам и т. д.;

- поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);

- формирование истории движения документов;

- организацию доступа к электронным копиям документов;

- разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.

^ Система «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies»)

Система управления документами «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие функции:

- Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами.

- Контроль исполнения документов.

- Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.

- Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования.

- Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.

- Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

- Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются следующие версии системы:

- «Евфрат» – персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;

- «Евфрат@SOHO» – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;

- «Евфрат» – система автоматизации делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.

^ Комплекс PowerDOCS (компания «Весть АО»)

PowerDOCS – интегрированный комплекс автоматизации делопроизводства и документооборота предприятий и организаций. В основе решения, предлагаемого компанией «Весть», лежит сочетание программных продуктов – системы управления документами DOCS Open, системы гибкой маршрутизации документов и заданий с контролем их исполнения WorkRoute II, а также системы для работы с образами бумажных документов DeltaImage.

DOCS Open – корпоративная система управления документами, обеспечивающая создание, просмотр, систематизацию, хранение, сопровождение и защиту корпоративных информационных архивов произвольного уровня сложности и размеров. DOCS Open позволяет организовать единое виртуальное хранилище данных любых типов. Система обеспечивает конфиденциальность хранения данных.

WorkRoute II – система автоматизации деловых процессов. Основное назначение системы – создание электронных моделей деловых процессов (карт бизнес-функций), автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указать последовательные и параллельные маршруты прохождения документов по подразделениям и отдельным исполнителям, а также обеспечить участников процесса необходимыми материалами с соблюдением прав доступа к информации и в реальном времени проводить анализ состояния работ.

Модуль DeltaImage обеспечивает работу с изображениями, сканирование документов, сохранение их в многостраничном формате, просмотр, послойное нанесение на изображении информации пометок и поручений (по образу бумажных документов).

Основные области применения Power DOCS – комплексная автоматизация делопроизводства и управления предприятием, организация технологического и организационно распорядительного документооборота, обеспечение коллективной работы над проектами, ведение электронных архивов, создание систем промышленного ввода информации для сканирования, распознавания документов и работы с их образами. PowerDOCS позволяет автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также оперативно анализировать и корректировать деятельность всей организации.

^ Система «Крон» (компания АО «Анкей»)

Электронная система автоматизации документооборота и делопроизводства «Крон» содержит следующие компоненты:

- подсистему документооборота;

- подсистему управления документами;

- почтовую подсистему;

- подсистему регистрации и исполнения документов.

^ Система Office Media (компания «InterTrust»)

Программный комплекс OfficeMedia предназначен для решения следующих основных задач:

- Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции.

- Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации.

- Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства.

- Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами.

- Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них.

- Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров.

- Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.

- Информационно-аналитическая работа.

- Управление проектами.

- Управление персоналом.

- Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т.д.

Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации работы служб документационного обеспечения предприятий и организаций на основе требований, предъявляемых Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Подсистема построена на модульном принципе и обеспечивает следующие основные функции:

- регистрация всех категорий документов, циркулирующих в организации;

- постановка на контроль документов и резолюций руководства организации;

- статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;

- автоматическая доставка электронных документов исполнителям;

- создание электронной библиотеки (архива) документов организации.

^ Система Optima Workflow (компания «Оптима»)

В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

Фирма «Оптима» официально объявила о начале продаж программного продукта Optima Workflow LAN Edition, предназначенного для автоматизации документооборота на предприятии. В отличие от системы Optima Workflow Enterprise Edition, поставляемой с 1996 года предприятиям под заказ, последняя представляет собой так называемое коробочное решение, доступное в установке и настройке. Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное хранение документов в электронном виде;

- формализация процедур создания и обработки документов;

- единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.

^ Система «Документ-2000» (фирма «Телком Сервис»)

В базовой модели системы Документ-2000 организована поточная обработка документов. Весь документооборот делится на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также делятся на потоки: должностным лицам и подразделениям. Полностью автоматизируется работа с отправляемыми и внутренними документами.

Функции системы:

- Регистрация документов.

- Поддержка разработки документов.

- Подготовка версий проектов.

- Направление на рассмотрение, ознакомление, выполнение.

- Поддержка исполнения документов, назначение документу индивидуального маршрута движения.

- Поиск документов по атрибутам.

- Контроль прохождения документов.

- Выдача отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и др.

- Администрирование, разграничение прав доступа к документам, настройка, поддержка справочников, настройка маршрутов обработки документов.

- Поддержка экспедиции исходящих документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).

Созданные внутренние документы не регистрируются, а получают номер версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и маршрут согласования. Разрешено параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам – корпоративным или индивидуальным. В кратчайшие сроки «Документ-2000» может быть переработан под какие-то особые требования заказчика.

^ Система Effect Office (фирма «Гарант International»)

Система управления документами Effect Office, представляемая фирмой «Гарант International», совмещает в себе функции электронного архива, транспорта и документооборота предприятия. Система предназначена для малых и средних предприятий, с числом рабочих мест – до 100. Между пользователями можно задавать вертикальные (подчиненные) и горизонтальные (двунаправленные) связи. Документы в системе явно не регистрируются, а привязываются к «карточкам задания» со следующими реквизитами: отправитель; исполнитель; получатель ответа; схема движения; тема задания; сообщение; список ссылок на файлы документов (до 32).

Контрольные параметры: срок исполнения в днях и часах. Все документы сортируются по разделам (папкам), определенным администратором.

^ Система «ЭСКАДО» (компания «InterProCom LAN»)

Система автоматизации документооборота «ЭСКАДО» ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем. Система обеспечивает следующие возможности:

- Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями.

- Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации.

- Создание, учет, хранение и обработка различных типов документов (входящие, исходящие, электронная почта и др.).

- Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержка различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.).

- Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота.

- Организация факсимильной / почтовой рассылки.

- Поддержка электронной подписи и факсимиле.

^ Система «Босс-Референт» (компания «Ай-Ти»)

Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим.

Учетная обработка всех видов документов.

В базах данных Notes можно хранить информацию практически любого типа и организовывать внутренними средствами учет и контроль за прохождением документов. Система Lotus Notes обеспечивает построение различных форм для регистрации документов, включающих в себя как формальные реквизиты, так и само содержание документов. При необходимости собственно содержание документа может храниться в отдельной базе данных, в том числе как образ сканированного бумажного документа.

Уникальность номера.

В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети. Поддержка работы с текстом документа. Среда Notes реализует встроенный мощный текстовой редактор, работающий по принципу «что на экране, то и в документе». Кроме того, возможно включение в документы (собственный формат системы Lotus Notes) файлов, подготовленных в других текстовых процессорах (Microsoft Word, Word Pro и др.), поддерживающих механизм встраивания и связки объектов, а также в электронных таблицах и графических пакетах. Notes включает средства полнотекстового поиска и мощный генератор построения запросов по образцу.

Связность документов.

Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных. Согласованность с другими подсистемами. Система Notes, наряду со средствами ее расширения, обеспечивает возможность интеграции с другими информационными подсистемами, в частности почтовыми, а также с системами, работающими с реляционными базами данных. Поддерживается доступ на уровне ODBC.

Распределенный документооборот.

Notes представляет собой систему, масштабируемую в широких пределах, от отдельно взятого ПК до систем с десятками серверов, к каждому из которых могут быть подключены до нескольких сотен пользователей. На каждом сервере могут размещаться несколько баз данных. Требуемая информация распределяется между этими базами, а информация, необходимая для всех пользователей, периодически синхронизируется. Ограничение доступа.

Защита данных реализуется на всех уровнях: сервер, база данных, форма, документ, секция документа и отдельное поле. При установлении сеанса связи обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная подпись и шифрование данных.

Начиная с версии 4 система Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

^ Система LinkWorks (компания Digital Equipment Corporation)

LinkWorks – среда, в которой приложения, данные и процедуры представлены в виде объектов и взаимосвязей, отображающих реальные процессы документооборота в организации.

Система LinkWorks ориентируется на привычную среду офиса (банка) и позволяет перенести ваш рабочий стол на экран компьютера. В системе имеются пиктограммы для представления приходящей и исходящей почты, текстовых и графических документов, электронных таблиц, «мусорной корзинки», «измельчителя бумаг», есть множество других приложений. Все они являются «объектами». Пользователь обращается к объектам нажатием кнопок мыши. Можно перемещать объекты на экране, помещать их в папки, извлекать из папок с приходящей почтой так же, как на обычном столе. Объекты со стола можно бросить в «мусорную корзинку» или полностью уничтожить, поместив их в «измельчитель бумаг».

С любым объектом в LinkWorks могут быть связаны программы обработки, метод доступа, права доступа, маршрут обработки и история обработки.

Объекты представлены пользователю на трех уровнях.

1. Инструменты: мусорная корзинка, часы, калькулятор, ежедневник и т. д. Эти объекты делают используемые офисные средства доступными непосредственно на экране.

2. Базовые объекты – фрагменты данных, к которым подключены прикладные программы. Ими могут быть текст, графика, электронные таблицы и т. п. или сочетание этих элементов. Такие объекты доступны на экране с помощью мыши. Обрабатывающие их приложения вызываются автоматически. Набор базовых объектов:

- адресная книга;

- изображение точечной графикой;

- календарь;

- база данных;

- упорядоченный список;

- изображение векторной графикой;

- документ в сверстанном виде;

- блокнот для записей;

- демонстрационная графика;

- система планирования и управления;

- инструмент поиска;

- электронная таблица;

- текстовый документ.

3. Составные объекты – окна, содержащие объекты. LinkWorks позволяет пользователю помещать любые объекты в такое окно для быстрой передачи данных из одной рабочей области в другую. Набор составных объектов:

- шкаф с объектами;

- секция картотечных «ящиков»;

- папка с объектами;

- раздел объектов по тематике;

- набор сопроводительных объектов.

Набор объектов и необходимое для их создания и обработки программное обеспечение определяются конкретными задачами.

^ Система Staffware (компания «Staffware PLS»)

Концепция системы Staffwаre предусматривает движение документа по определенным для него маршрутам. Сами маршруты описываются с помощью бизнес-функций. Бизнес-функция состоит из шагов, для каждого из которых задаются цель, исходные данные и порядок действий пользователя. Шаги бывают нормальными, автоматическими и событиями. Нормальные шаги определяют организацию взаимодействия с пользователем, экранные формы. Автоматические шаги применяются для автоматизации некоторых видов деятельности, например вызова нужного приложения, изменения базы данных. Событие управляет ходом выполнения (ветвлением) бизнес-функции. С помощью механизмов ожидания и напоминания обеспечивается синхронизация нормальных шагов.

Инструмент разработки бизнес-функций – графический построитель процедур Staffware. Данный инструмент предназначен для специалистов в конкретной прикладной области и не требует глубоких знаний аппаратной и программной платформы.

Для определения экранных форм применяется конструктор форм. В полях формы можно вводить запросы, ассоциированные с определенной процедурой. Данные в полях могут заполняться автоматически: дата, номер шага, различные ссылки.

^ Сравнение технологий делопроизводства

На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились в основном две технологии, которые в дальнейшем будем условно называть «отечественная» и «западная».

Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель – руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.

- современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Основная проблема традиционной технологии – централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек.

При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Еще одна особенность – относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы, в первую очередь, на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводс