Реферат: Автоматизированный анализ состояния документооборота организации

Автоматизированный анализ состояния документооборота организации

1. Классификация (тематическое направление, не более двух)

IT-технологии и телекоммуникации

2. Назначение и область применения

Система предназначена для автоматического сбора и анализа состояния документооборота.

Область применения: Организационное проектирование

3. Краткое описание (суть) проекта

Система позволяет автоматизировать сбор данных для анализа состояния документооборота, что само по себе уже является ее неоспоримым преимуществом. В настоящее время эта работа, если и осуществляется на предприятиях, выполняется вручную и требует больших трудозатрат, а также участия высококвалифицированных в области делопроизводства и управления кадров.

Предлагаемая система показателей оценки документооборота является уникальной. Впервые она учитывает не только показатели, отражающие специфику отдельно взятых документов, но и позволяет оценить всю совокупность документов, относящихся к одному бизнес-процессу.

Помимо анализа делопроизводства собранные данные о документопотоках значительно упрощают разработку номенклатуры дел организации, а значит, способствуют оптимизации информационно-справочной работы с документами на предприятии.

^ 4. Актуальность и новизна идеи (конкретное инновационное решение)

Сбор, обработка, использование и передача информации являются неотъемлемым элементом успешной предпринимательской деятельности. Любое предприятие функционирует в сложной системе рыночных отношений, и его успех во многом зависит от своевременного информирования всех сотрудников – от руководителей всех уровней до рядовых исполнителей - о состоянии дел в организации. Сегодня уже никого не надо убеждать в целесообразности автоматизации документооборота. Однако внедрение системы автоматизации любого уровня следует начинать с тщательного анализа документооборота организации, выявления и устранения его «узких» мест. В противном случае даже автоматизация документооборота не спасет от проблем в управлении предприятием.

^ 5. Научно-техническое описание

В системе реализована система показателей, позволяющих автоматически оценить состояние документооборота организации:

- состав документов каждого подразделения;

- объем документов каждого вида по подразделениям и организации;

- количество и состав документов, создаваемых, подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом;

- место хранения входящих и созданных документов;

- место и объем регистрации входящих и создаваемых документов;

- состав адресатов создаваемых документов;

- наличие и состав используемых унифицированных форм документов для каждого подразделения;

- маршрут прохождения каждого документа;

- состав документов, порождаемых бизнес-процессом;

- состав документов, получаемых из предшествующих процессов;

- состав документов, содержащих исходные данные для последующих процессов;

- последовательность подготовки отдельных документов процесса;

- степень завершенности документирования бизнес-процесса.

^ 6. Предлагаемая к выпуску продукция

Система автоматизированного анализа состояния документооборота организации

7. Существующие аналоги и преимущества перед ними

Система реализуется на базе широко применяемой СУБД MS Access, входящей в состав пакета Microsoft Office. Поэтому дополнительных затрат на приобретение лицензии на установку СУБД для использования системы не требуется. В случае применения СУБД MS Access становится возможным использование данных различных форматов из различных программ в знакомом пользователям интерфейсе.

^ 8. Анализ рынка (потенциальные потребители, география проекта)

На стадии технического проекта буду проведены детальные маркетинговые исследования состояния рынка в предметной области.

^ 9. Защита интеллектуальной собственности (наличие правоохранных и прочих документов)

Вид, название и номер охранного документа

Дата приоритета

Авторы

Правообладатель

Статус документа на дату предоставления информации о проекте

Св. об отраслевой регистрации электронного ресурса №00111 - ИИО РАО, ОФЭРНиО

Система автоматизации подготовки документов «Электромонтаж»

21.07. 2009

Мураева Н.Н. (RU), Усманова И.В. (RU), Баканова Н.Б. (RU)

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Пензенский государственный университет" (ПГУ) (RU)

Действует

Св. об отраслевой регистрации электронного ресурса №00113 - ИИО РАО, ОФЭРНиО Автоматизированное рабочее место инженера подготовки строительного производства

21.07. 2009

Журкина О.А. (RU) Усманова И.В. (RU), Баканова Н.Б. (RU)

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Пензенский государственный университет" (ПГУ) (RU)

Действует

^ 10. Информация об участии проекта в конкурсах инновационных проектов, в т.ч. в федеральных (название конкурса, организатор, сроки проведения, результаты участия)

Не участвовал

^ 11. Состояние проекта

Стадия разработки: НИР, эскизный проект.

12. Фотоматериал (3-5 фотографий)



Рисунок 1 – Главная форма системы анализа документооборота



Рисунок 2 – Форма ввода сведений о поступающем документе




Рисунок 3 – Диаграмма распределения объёма документов по количеству согласований между должностными лицами. Аналитические данные

^ 13. Схема реализации проекта (предстоящие этапы и основные сложности - риски)

Вид сотрудничества, способ финансирования разработки: привлечение венчурного инвестора.

На этапе технического проекта при составлении бизнес-плана будут определены предстоящие этапы и основные риски.

^ 14. Имеющиеся ресурсы для реализации проекта (производственные мощности, сырье, трудовые ресурсы, инвестиционная площадка, инфраструктура)

Не имеется

^ 15. Необходимые ресурсы для реализации проекта

Наименование статьи затрат

Расшифровка статьи

Сумма, тыс. руб.

Затраты на исследовательские работы

Обследование структуры организации

Обследование организационных документов организации

Обследование документооборота организации

Анализ структуры управления

Анализ документопотоков

Оптимизация документопотоков

Разработка локальных нормативных документов



20


25


200


30


150


100


150




Итого по статье:

675

^ 16. Финансовые показатели проекта

Общая стоимость проекта, млн. руб.

Необходимые для привлечения инвестиций, млн. руб.

Срок реализации проекта, мес.

Период окупаемости проекта, мес.

Предполагаемый объем выпуска и реализации, млн. руб./год

Имеющиеся ресурсы для реализации проекта (производственные мощности, сырье, труд. ресурсы и др. )

0,675

0,675

5

На этапе технического проекта при составлении бизнес-плана будет проработан вопрос периода окупаемости проекта

На этапе технического проекта при составлении бизнес-плана будут проработаны вопросы предполагаемого объема выпуска и реализации продукции

Не имеется

^ 17. Перспективы развития (при получении инвестиций), возможные результаты по этапам реализации проекта

Перспективы развития проекта будут сформулированы по окончанию работ по текущему этапу.

Стадия разработки на завершающем этапе: технический проект.

Степень готовности на завершающем этапе: опытный образец.

^ 18. Ожидаемый социально-экономический эффект (количество создаваемых рабочих мест, налоговые поступления в бюджеты всех уровней)

На этапе технического проекта при составлении бизнес-плана будут проработаны вопросы ожидаемого социально-экономического эффекта.

^ 19. Команда проекта

19.1. Руководитель проекта (Ф.И.О., место работы/учебы, должность)

Фионова Людмила Римовна, факультет вычислительной техники, декан

^ 19.2. Участники проекта (Ф.И.О., место работы/учебы, должность, роль в проекте)

1) Кирюхин Юрий Григорьевич, кафедра "Информационное обеспечение управления и производства", доцент, исполнитель

2) Усманова Ирина Викторовна, кафедра "Информационное обеспечение управления и производства", доцент, исполнитель

3) Шокорова Нина Николаевна, кафедра "Информационное обеспечение управления и производства", доцент, исполнитель

4) Катышева Марина Александровна, кафедра "Информационное обеспечение управления и производства", ассистент, исполнитель

5) Кошелева Галина Викторовна, кафедра "Информационное обеспечение управления и производства", ассистент, исполнитель

6) Степнова Анастасия Владимировна, кафедра "Информационное обеспечение управления и производства", инженер, исполнитель

7) Баканова Наталия Борисовна, кафедра "Информационное обеспечение управления и производства", программист, исполнитель

^ 20. Контактная информация

20.1. Название предприятия (организации)

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пензенский государственный университет»

20.2. Информация о предприятии (сфера деятельности)

Образовательная деятельность, научная деятельность, инновационная деятельность

20.3. Руководитель (Ф.И.О., должность)

Волчихин Владимир Иванович, ректор

20.4. Адрес

440026, г. Пенза, ул. Красная, 40

20.5. Телефон/Факс, электронная почта, web-сайт

(8412) 56-35-11/(8412) 56-51-22, prorektorat@pnzgu.ru, http://www.pnzgu.ru/

21. Дата представления или последнего обновления информации

14.11.2010