Реферат: Стрельцова Анастасия Станиславовна, Русин Олег Олегович, Мирошниченко Юлия Валерьевна гр. Ки-28бд Научный руководитель ст пр. Барбарук В. Н

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Стрельцова Анастасия Станиславовна, Русин Олег Олегович, Мирошниченко Юлия Валерьевна – гр. КИ-28бд

Научный руководитель - ст. пр. Барбарук В. Н.

Технологический институт

Восточноукраинского национального университета им. В. Даля


Документы - это основные информационные активы организации, работа с ними требует правильной постановки, документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают бизнес-процессы компании. Непрерывный процесс движения документов объективно отражает деятельность организации, а система электронного документооборота (СЭД) позволяет управлять этим процессом и может быть полезна при подготовке к сертификации систем менеджмента.

Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта. СЭД управляет всеми фазами жизненного цикла документа: создание, рассмотрение, редактирование, утверждение, публикация, изъятие из оборота и уничтожение. СЭД позволяет обеспечить работы с нормативной документацией в соответствии с требованиями международных стандартов [1].

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.

Функции СЭД можно разделить на такие категории:

хранение и поиск документов;

поддержка канцелярии;

маршрутизация и контроль исполнения документов позволяют управлять документопотоками на предприятии и контролировать исполнение работ по документам.

аналитические отчеты;

информационная безопасность;

управление проектами. Работа разбивается на отдельные этапы, назначаются исполнители, сроки, ресурсы и контролируется ход выполнения;

создание электронного архива. Создание долговременного хранилища документов и управление электронным архивом с учетом процедур списания и уничтожения документов. Создание надежного единого хранилища для документов и знаний;

многоязычная поддержка, локализации решения для любой страны.

Условия успешного внедрения СЭД заключаются в следующем:

наличие перспективного плана развития системы управления документами на предприятии, четкое соблюдение плана;

поддержка проекта высшим руководством заказчика;

соответствие объема внедрения информационных технологий уровню зрелости существующей системы управления документами у предприятия-заказчика;

наличие руководителя рабочей группы со стороны заказчика, наделенного правом принимать решение по усовершенствованию автоматизируемых технологических процессов;

согласованное выполнение взаимных требований сторонами.

Результатом внедрения системы документооборота является:

обеспечение более эффективного управления документами за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности организации на всех уровнях;

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности сохранения всей предыстории его деятельности;

устранение дублирования и многоразового преобразования информации;

обеспечение четкой авторизации доступа к коммерческой информации, благодаря чему повышается персональная ответственность сотрудников за выполненные действия строго в рамках предоставленных полномочий;

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации;

исключение необходимости или весомое упрощение и удешевление хранения бумажных документов благодаря наличию оперативного электронного архива.

Решение по автоматизации документооборота дает возможность территориально разветвленному предприятию функционировать в едином информационном пространстве, что позволяет ускорить принятие управленческих решений.

В настоящее время получили распространение следующие системы электронного документооборота:

^ 1. ЛЕТОГРАФ [2]

Компания ЛЕТОГРАФ (Москва, Россия), динамично развивающаяся российская компания, предоставляющая полный комплекс услуг по повышению конкурентоспособности организации и эффективности работы сотрудников клиентов за счет внедрения современных методов управления бизнес-процессами, перехода к безбумажной форме работы с информацией и управления электронными знаниями. Совместно с партнерами компания «ЛЕТОГРАФ» выполняет проекты «под ключ»: проводит обследование, осуществляет настройку и развертывание системы ЛЕТОГРАФ, разработку регламентов использования системы, обучение пользователей, а также интеграцию с корпоративными системами и сопровождение в режиме горячей линии. Приоритетной задачей для компании «ЛЕТОГРАФ» является достижение максимальной эффективности бизнеса клиентов и партнеров компании за счет индивидуального подхода к каждому клиенту.

Система ЛЕТОГРАФ – это принципиально новый, интегрированный, универсальный программный продукт, позволяющий организовать произвольную схему обработки документов любой структуры, на современном уровне решить задачи традиционного документооборота и различные специализированные управленческие задачи. ЛЕТОГРАФ – гибкий, производительный и надежный программный продукт, поддерживающий сложнейшие бизнес-процессы и обработку любых видов документов.

^ 2. ЭР–ДЖИ-ДЕЙТА УКРАИНА (RGdata Ukraine) [3]

Программный продукт компании ЭР–ДЖИ-ДЕЙТА УКРАИНА - OPTIMA-WorkFlow – комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота. Система локализована на украинский язык, включая интерфейс пользователя, контекстную подсказку и учебные курсы.

Основное назначение системы:

автоматизация работы делопроизводственных и архивных служб предприятия;

автоматизация деловых процессов обработки документов на базе использования «электронных административных регламентов»;

повышение эффективности учета и контроля результатов работ по обработке документов подразделениями предприятия;

мониторинг выполнения работ и исполнения поручений;

обеспечение гарантированной сохранности и защиты информации от несанкционированного доступа;

обеспечение работы по безбумажной технологии.

Система позволяет автоматизировать практически любые бизнес-процессы современной организации. В состав базового набора функций системы входят:

надежное хранение всех версий документов и других информационных объектов, вовлеченных в процессы обработки;

систематизация хранилищ документов в соответствии с требованиями предприятия – по структурному, организационному, тематическому, персональному или любому иному принципу, или их сочетанию;

автоматизация резервирования и восстановления хранимой информации;

гарантированная защита информации от несанкционированного доступа; автоматизация использования средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи;

формализация технологических процессов обработки информации; возможность создания типовых маршрутных схем выполнения бизнес-процессов;

возможность задания круга лиц, участвующих в бизнес-процессах обработки информации; разграничение их полномочий и прав;

автоматическая доставка документов (и любых других информационных объектов) к месту обработки; рассылка обработанных версий объектов на последующие этапы маршрутной схемы;

автоматическое оповещение пользователей о поступивших на обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки; синхронизация работ в рамках одного бизнес-процесса и т. д.;

автоматизация конкретных видов работ с информационными объектами; в том числе – сканирования бумажных документов и распознавания их текстов, взаимодействия со службами факсимильной связи и специализированными архивными системами и т.д.;

автоматизация контроля выполнения технологических процессов движения и обработки информационных объектов;

автоматизация процессов регистрации документов по действующим правилам делопроизводства; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений;

поиск документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационных карточек и контексту (по отдельным словам и словосочетаниям, использованным в тексте документа).

3. "СВІТ Проф: ДОК Лайт" - Система учета и контроля исполнения документов

Основные задачи, которые решает автоматизированная система учета и контроля исполнения документов «СВІТ Проф: ДОК Лайт»:

организация системы хранения электронных копий документов (электронный архив документов);

уменьшение времени поиска документов;

организация системы контроля исполнения документов.

Система обеспечивает:

регистрацию входящих документов;

регистрацию исходящих документов;

регистрацию внутренних документов;

учет документов;

регистрацию и учет обращений граждан;

регистрацию и учет контрактов и приложений к ним;

автоматическую нумерацию документов;

ведение журналов регистрации входящих документов, журналов регистрации исходящих документов, журналов регистрации внутренних документов, журналов регистрации контрактов и журналов регистрации договоров с возможностью отдельной нумерации по подразделениям;

сканирование и привязку документов к карточкам;

поиск документов по атрибутам;

отслеживание сроков исполнения документов;

учет исполнителей;

учет контрагентов;

рассылку напоминаний исполнителям средствами электронной почты;

рассылку электронных версий документов исполнителям средствами электронной почты.

Пользователями системы могут быть как работники канцелярии или юридического отдела, так и руководители или ответственные за отработку документов в подразделениях.

Доступ к информации для каждого пользователя настраивается средствами администрирования, как на уровне подразделений, так и на уровне прав работы с конкретным типом документа.

Как и все в этом мире, электронный документооборот имеет две стороны медали. Исходя из данной статьи, можно выделить недостатки и преимущества электронного документооборота, его эффективность и перспективы.

Основная эффективность электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры вашей компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. Стоит еще упомянуть о том, что при использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Да и перспективы электронного документооборота достаточно большие, это видно из вышеописанных плюсов.

Добавим в этот перечень плюсов небольшое количество минусов, которые стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем документооборота. Если компания внедряет систему СЭД с самого своего основания, то нижеприведённый минус можно не учитывать. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд «стрессов» у сотрудников. Все новое, в нашей стране, принимается с трудностями. Также, принимайте во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание.

Литература:

Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.

www.letograf.ru

www.rgdata.com.ua