Реферат: «Бизнес Системы Проекты» -bsp

«Бизнес Системы Проекты» -BSP




БОСС-Референт

Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт - это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур

Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности.

Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT-специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий.


Назначение.

Решаемые задачи и преимущества системы документационного обеспечения управления БОСС-Референт


^ Система обеспечивает поддержку следующих бизнес-процессов:

Работа с внутренними документами организации

Подготовка проекта документа, его согласование и визирование в электронном виде

Формирование поручений по документам

Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

Контроль прохождения документов; регистрация документов

Контроль ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.

Управление доступом к документу

Быстрый поиск нужного документа

Создание и хранения шаблонов документов

Обработка входящих и исходящих документов

Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей корреспонденции

Наложение резолюций

Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам

Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

Формирование истории переписки по вопросу

Формирование поручений по документам

Контроль исполнения документов

Статистика, отчеты

Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел

Управление доступом к документу

Управление внешними контактами

Регистрация различных видов контактов

Планирование контактов со сторонними организациями

Ведение истории контактов

Подписка на информацию о контактах в разных разрезах

Формирование отчетов по контактам

Быстрый поиск истории контактов с конкретной организацией

Работа с договорами организации

Работа с проектом договора

Создание и хранение шаблонов договоров

Согласование договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий

Ведение реестра договоров; планирование этапов и событий по договорам

Планирование платежей, сроков поставок и работ

Контроль исполнения договоров

Формирование отчетности

Хранение и быстрый поиск договоров

Организация новостных каналов и конференций

Информирование сотрудников о внутренних новостях организации

Создание библиотеки документов по областям знаний

"Доска объявлений"

Механизмы поддержки дискуссий и групповой работы

Создание иерархии замечаний

Предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей, с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы

Ведение справочника организации в электронном виде

Соответствие справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия

Поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий

Возможность генерации сводки по текущим контактам, поручениям, документам на исполнении и т.д.

Ведение справочника внешних организаций

Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации

Ведение реестра объектов инженерного хозяйства

Обработка в электронном виде заявок сотрудников на сервисное обслуживание и поставку оборудования

Проведение инвентаризации

Организация и планирование мероприятий

Оповещение и напоминания о мероприятиях

Проведение электронных конференций, совещаний

Индивидуальное и групповое планирование рабочего времени руководителя и персонала

Автоматическая координация деятельности


Можно выделить следующее преимущества решения АйТи по сравнению с конкурентами:

Система обладает высокотехнологичной архитектурой, которая обеспечивает: а) легкость настройки системы, б) возможность развития системы с учетом специфических требований заказчика, в том числе силами специалистов заказчика, в) высокую скорость развертывания системы.

Система является лидером на рынке систем документационного обеспечения управления по соотношению цена/функциональность.

Системе присуща высокая эргономичность и дружественный интерфейс; она подробно документирована в терминах бизнес-процессов, поддерживаемых системой, что обеспечивает высокую скорость ее внедрения.

Опыт успешного выполнения более чем 100 проектов по построению систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в государственных и коммерческих структурах.

Наличие в числе пользователей системы крупных государственных и коммерческих структур, в числе которых: пивоваренная компания "Балтика", Тюменская нефтяная компания, Магнитогорский металлургический комбинат, Министерство РФ по налогам и сборам, Министерство природных ресурсов РФ, МВД России, УпДК МИД и др.


^ Дополнительные функци

ToolKit - это база данных Lotus Notes, интегрированная с системой БОСС-Референт и предназначенная для применения в разработке новых Notes-приложений.

Report'sMan дает пользователям Lotus Notes и системы БОСС-Референт возможность автоматизировать процессы формирования отчетов.

АРМЗИ - это специализированное программное средство для шифрования и простановки ЭЦП под документами с помощью отечественных сертифицированных средств криптозащиты.

Система БОСС-Референт позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему.

SAPERION - это полнофункциональная система архивации электронных документов и управления электронным архивом с возможностью интеграции с системой БОСС-Референт.

Факс-сервер FaxChange предназначен для управления потоком исходящих и входящих факсов в среде Lotus Notes/Domino.


^ Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт

БОСС-Референт повышение эффективности управления организацией


Каждое предприятие, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. Важным шагом на пути достижения этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и документооборота на предприятии. Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления.


Опыт внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, разработанной компанией АйТи, показывает, что в короткие сроки предприятия и организации различного масштаба и форм собственности получают ощутимые выгоды и реальный экономический эффект.

^ Для государственных организаций это выражается в повышении производительности труда, экономии времени на всех этапах деятельности. Благодаря внедренной системе автоматизации делопроизводства повышается эффективность совместной работы разных подразделений, экономится до 30% рабочего времени. Как результат, производительность труда увеличивается на 20-25%.

^ Для коммерческих организаций внедрение системы БОСС-Референт означает, прежде всего, экономию на постоянных издержках и повышение эффективности управления, что ведет к увеличению конкурентоспособности компании на рынке. Исследования показывают, что на предприятиях, внедривших систему БОСС-Референт, затраты на постоянные издержки снизились на 5-20%, а сроки окупаемости системы составляют один-полтора года.


Высокое качество системы БОСС-Референт официально подтверждено лицензиями и сертификатам государственных органов Российской Федерации:


Сертификация Госстандартом РФ по системе сертификации ГОСТ Р (сертификат соответствия РОСС RU.МЕ20.H00207)

Сертификат Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации, удостоверяющий что модуль автоматизированной системы документооборота и делопроизводства БОСС-Референт «Автоматизированное рабочее место защиты информации. Версия 1.0» является защищенным программным средством обработки информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, и соответствует требованиям технических условий и руководящего документа Гостехкомиссии России «Защита от несанкционированного доступа к информации.


^ Возможности системы БОСС-Референт

Базовая версия выполняет следующие функции:

Автоматизация работы с документами

Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов

Автоматическое сканирование, распознавание, регистрация входящих документов

Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

Создание и хранение шаблонов стандартных документов

Автоматизация рабочих процессов

Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном/исполненном поручении

Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении

Работа с информацией о структуре организации и ее сотрудниках

Ведение истории внешних контактов с адресами, телефонами и контактными лицами, автоматическое напоминание о встречах и телефонных звонках

Оповещение и напоминание о мероприятиях, проведение электронных конференций, совещаний

Индивидуальное планирование рабочего времени руководителя и персонала, автоматическая координация деятельности подразделений и сотрудников

Информирование сотрудников о внутренних новостях организации

Предоставление внешней информации с разделением по характеру поступающих новостей с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы

Создание системы управления предприятий с территориально-распределенной структурой

БОСС-Референт предусматривает возможность расширения функционала за счет установки дополнительных модулей, обеспечивающих:

Учет и хранение договоров, планирование и контроль всех работ, связанных с выполнением условий договоров

Систематизацию и хранение информации о различных объектах инженерного хозяйства: обработку в электронном виде заявки сотрудников на ремонт оборудования и на новое оборудование, контроль финансово-хозяйственной деятельности инженерных служб

Автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, обеспечивающую документооборот, связанный с оформлением и согласованием заявки на получения пропуска, выдачей пропуска

Подготовку совещания: повестка дня, ведение протокола совещания, резервирование помещений, уведомления участников, контроль исполнения протоколов совещаний

Планирование мероприятий, формирование сводных планов, совмещение планов с внешними организациями


Кроме того, в состав системы входит инструментарий разработки “Toolkit”, который поможет разработчикам баз данных создавать дополнительные приложения, полностью интегрированные с системой БОСС-Референт.


^ Преимущества системы БОСС-Референт

Система автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, построенная на платформе Lotus Notes/Domino, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду преимуществ перед российскими и зарубежными аналогами в числе которых:

Высокое качество и надежность

Самые широкие функциональные возможности

Возможность интеграции с уже существующими на предприятии программными продуктами

Возможность настройки системы под специфику заказчика

Возможность масштабирования и настройки систем при изменении структуры предприятия

Интеграция с сертифицированной системой криптозащиты

Работа на лучшей документоориентированной платформе Lotus Notes/Domino

Опыт внедрения на более чем 100 предприятий страны


При создании корпоративной информационной системы предприятия или организации возможна интеграция БОСС-Референта с другими приложениями, входящими в состав комплексной системы управления БОСС: системами управления финансово-хозяйственной деятельностью БОСС-Корпорация и БОСС-Компания и системой управления персоналом БОСС-Кадровик.


БОСС-Референт - опыт внедрения

Компанией АйТи реализовано значительное количество проектов по внедрению системы на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.

В числе наиболее крупных проектов, выполненных компанией АйТи по внедрению системы БОСС-Референт можно выделить:

Поэтапный проект внедрения системы БОСС-Референт, охватывающий более 800 пользователей системы, в ^ Министерстве РФ по налогам и сборам. Особенности: кроме базовых модулей, установлена сканирующая линейка, новый модуль «генератор отчетов», эксплуатируются более 50 баз данных.

Автоматизация делопроизводства ^ МВД России. Внедрение системы помогло повысить оперативность деятельности Главного штаба МВД, впервые введена в эксплуатацию база данных «Планы и отчеты», создано и внедрено несколько новых специфических подсистем

Автоматизация Ситуационного Антикризисного Центра МинАтома РФ, включившее средства представления и отображения информации, электронный документооборот, службы системы (электронная почта, подсистема моделирования, экспертные системы, мониторинг, геоинформационная система), подсистемы обмена и передачи информации (доступ к удаленным объектам и системам, обеспечение информационной безопасности), корпоративное хранилище данных

Автоматизация процессов работы с документами подразделений и коллективной работы сотрудников ^ Магнитогорского металлургического комбината, в результате которого повышена эффективность бизнес-процессов и сокращены расходы, связанные с делопроизводством и документооборотом

Внедрение базовой версии системы БОСС-Референт в структуру^ Международного аэропорта «Шереметьево», позволившее самостоятельно развивать и масштабировать систему.

Создание единой системы электронного документооборота, объединяющей территориально распределенные структурные подразделения ОАО «Роснефть-Сахалинморнефтегаз»

Создание интегрированной информационной системы, обеспечивающей поддержку деятельности ^ Российского фонда правовых реформ, разработка и внедрение информационной системы «Грант»

Проектирование, разработка и запуск в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота БОСС-Референт для Главного производственно-коммерческого Управления по обслуживанию Дипломатического корпуса.

Построение комплексной системы управления ^ ОАО «Айс-Фили» на базе продуктов серии БОСС, обеспечившее повышение эффективности управления, улучшения контроля качества и исполнительской дисциплины

Автоматизация делопроизводства ТОО «Экстра М», учитывающее особенности рекламного бизнеса организации.

Внедрение системы делопроизводства и документооборота БОСС-Референт, учитывающей особенности структуры Богословского алюминиевого завода

совершенствование системы управления ОАО “Костромская ГРЭС” на основе использования современных информационных технологий

Индивидуальное решение автоматизации бизнес-процессов компании PricewaterhouseCoopers (на английском языке)

Мурманск ЗАО Гимея-Прдукт полностью автоматизирован центральный офис 50 рабочих мест

Мурманск ИМНС по г.Мурманск и МО

Мурманск управление Пенсионного фонда

Общее число пользователей системы БОСС-Референт составляет несколько десятков тысяч сотрудников различных организаций в разных точках России и СНГ.



«Бизнес Системы Проекты» -BSP

телефон (8152) 455-918, 450-478