Реферат: Предложения по созданию единой архивной информационной системы ярославской области

предложения

по созданию единой архивной информационной системы ярославской области.

1. Содержание проблемы и обоснование необходимости

ее решения программными методами


Развитие архивного дела в России в предстоящие десятилетия будет характеризоваться противоречивым сочетанием разнонаправленных факторов и тенденций. Наряду с необходимостью сохранения в надлежащем порядке традиционных бумажных ресурсов, архивы встали перед необходимостью динамичного перевода систем управления архивным делом (учет, комплектование, ведение научно-справочного аппарата (НСА), хранение ресурсов) на электронные технологии.

Архивы будут играть важную роль в развитии новой информационной культуры, связанной с глобализацией мировых информационных потоков, становлением массовой компьютерной грамотности, ростом потребности граждан, государственных учреждений и общественных организаций в поиске и получении информации, в том числе и архивной, в электронном виде и по каналам электронной связи. Носители новой информационной культуры будут предъявлять все более высокие требования к услугам, оказываемым архивными учреждениями, что, в свою очередь, будет стимулировать развитие информационных технологий в архивах, приспособление этих технологий и богатейших информационных ресурсов традиционных архивов к новым потребностям.

В настоящее время деятельность государственных архивов регламентируется "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", сформулированными с учетом многолетней практической и исследовательской работы в архивах, что, несмотря на сложность архивных процессов, создает предпосылки для их полноценной формализации, т.е. описания в виде схем, алгоритмов и т.п.

Это, в свою очередь, позволяет эффективно применять современные информационные технологии для автоматизации деятельности архивов, результатом которой будет повышение эффективности их деятельности в десятки и сотни раз за счет перехода к созданию электронных информационных ресурсов архивов и средств оперативного доступа к ним.

На данный момент в Ярославской области существуют 25 архивных учреждения, в которых хранится почти 14 тысяч фондов и более четырех миллионов единиц хранения (дел) в традиционном (бумажном) виде. Научно-справочный аппарат (НСА) содержит более 24 тысяч описей дел в бумажном виде. Помимо этого, в состав НСА входят каталоги на бумажных носителях, указатели и картотеки в базах данных.

Поток обращений за ретроспективной информацией в архивные органы и учреждения со стороны органов власти, организаций, учреждений и физических лиц постоянно возрастает. Растет и количество документов долговременного хранения (ежегодный прием документов постоянного хранения без федеральных органов власти и учреждений в архивы области составляет более 10 тысяч дел).

Работа с документами в традиционной форме в условиях возрастающего потока запросов на получение ретроспективной информации и постоянного увеличения объема архивных фондов будет все более осложняться следующими факторами:

- большие затраты времени на выполнение технологических архивных процедур приемки, сортировки, регистрации и поиска документов, а также контроля их возврата в архив, в т.ч. влияние человеческого фактора (проблемы поиска документов, возникающие при смене сотрудников архива и т.п.);

- невозможность использования документов одновременно несколькими потребителями;

- большая вероятность утери и порчи документов.

Создав единую автоматизированную архивную информационную систему Ярославской области и обеспечив доступ к ней в режиме on-line по каналам связи, в т.ч. через Internet, можно решить несколько проблем, а именно:

- повышение эффективности деятельности управления по делам архивов Правительства области по организации комплектования и учета документов Архивного фонда РФ;

- улучшение качества информационных услуг;

- исполнение увеличивающегося потока социально - правовых и тематических запросов в установленные законом сроки;

- создание фонда пользования уникальных и особо ценных документов, обеспечив их физическую сохранность.


^ Предложения по архитектуре системы

При создании автоматизированной системы должны соблюдаться следующие принципы:

строгого следования нормативным документам в области архивного дела в Российской Федерации;

преимущественного использования апробированных программно-технических компонентов при разработке, внедрении и текущем сопровождении;

системного ведения архива;

централизованного хранения электронных образов документов в едином специализированном программно-техническом комплексе – хранилище данных;

обеспечения возможности реализации катастрофоустойчивого решения;

сохранения общей структуры системы при любом частном изменении в структуре хранения и доступа к данным;

адаптации к задачам пользователей поисковых атрибутов информационных объектов, поисковых форм, структуры запросов;

реализации различных методов поиска (атрибутивного, полнотекстового);

централизованного администрирования системы (администратор системы управляет всеми жизненно важными параметрами);

исключения потери данных и их защита от НСД;

обеспечения быстрого восстановления системы в случае нарушения работоспособности вследствие сбоев системы или отказов оборудования.
^ Предложения по структуре Системы

Единая архивная информационная система Ярославской области состоит из следующих подсистем:

- подсистема органа управления архивным делом (реализуется в Управлении по делам архивов Правительства Ярославской области);

- подсистема государственного архива (реализуется в Государственном архиве Ярославской области(далее ГАЯО) и филиале ГАЯО -
Центре документации новейшей истории);

- подсистема «Центр обработки документов»(ЦОД);

- подсистема «Областной центр хранения данных открытого доступа».

^ Структура подсистемы органа управления архивным делом

Специализированное ПО для органа управления архивным делом состоит из следующих программных модулей :

- модуля «Отчетно-статистическая документация», обеспечивающего формирование, редактирование и выгрузку данных отчетных форм «Сведения о направлениях и результатах деятельности архивных учреждений» и «Сведения о состоянии документов в организациях-источниках комплектования»;

- модуля «Объединённый НСА», обеспечивающего формирование, пополнение и выгрузку сведений объединенного научно-справочного аппарата по документам государственных и муниципальных архивов края. Для работы данного модуля, нужен ИР в виде отсканированных и индексированных описей Государственного архива Ярославской области.

- модуля «Протоколы ЭПК»,: обеспечивающего:

- автоматизированное ведение списка подведомственных архивных учреждений, организаций-источников комплектования с указанием их отраслевой принадлежности и архивного учреждения, принимающего документы организации на постоянное хранение;

- автоматизированное ведение заголовков протоколов ЭПК с указанием повестки дня и состава участников;

- автоматизированное ведение информации по направлениям деятельности ЭПК;

- автоматизированное построение списков организаций-источников комплектования с устаревшими номенклатурами дел и неутвержденными описями постоянного срока хранения;

- построение экранных форм итогов работы ЭПК по требуемому направлению в различных разрезах – в целом, по архиву, в разрезе протокола, нарастающим итогом;

- построение выходных форм заголовочной и содержательной части протокола, листов протокола, итогов как по выбранному протоколу или виду работ, так и сводной формы по всем протоколам для всех видов работ;

- взаимодействие с организациями-источниками комплектования и государственными (муниципальными) архивами при передаче документов на государственное хранение;

- оказание государственной услуги «Проведение экспертизы ценности архивных документов, принятию решения о включении архивных документов в состав Архивного фонда Ярославской области» в электронном виде.

На 1-м этапе внедрения (2011 год) подсистемы органа управления архивным делом, предполагается, что реализация будет проводиться с использованием существующих в Управлении по делам архивов технических и программных средств.

Окончательный состав и количество программно-аппаратных средств, дополнительно приобретаемых при создании единой архивной информационной системы ярославской области, должен быть определен на этапе технического проектирования системы.

^ Структура подсистемы Государственного архива.

Типовой комплекс архивного учреждения (АИС «Архив») включает в себя программные модули автоматизации работ по комплектованию, учёту, хранению и использованию документов архива.


Модуль комплектования включает в себя: пополнение учетной информации, научно-справочного аппарата, учетных баз данных, фонда пользования на электронных носителях копиями поступивших документов.

Модуль учета включает в себя ведение учетных баз данных, с установленным набором реквизитов с выходом на основные учетные документы архива.

Модуль хранения включает проведение и учет работ по проверке наличия и состояния документов архива, ведение топографических указателей, учет движения документов в архиве.

Модуль использования - организация, проведение и учёт приёма и исполнения запросов пользователей, организация, проведение и учет работы пользователей в читальном зале.


На II этапе предлагается внедрить модуль комплектования и модуль использования.

Модуль комплектования состоит из подсистем «Автоматизированный научно-справочный аппарат», «Электронный архив». К внедрению модуля в настоящее время готовы практически все архивные учреждения, ведущие БД «Архивный фонд». Однако отсутствие современного компьютерного оборудования не позволяет организовать массовую оцифровку документов архивного фонда.

Для организации работ в этом направлении необходимо создание специального оснащенного участка для массовой оцифровки дел- подсистемы ЦОД. Это можно организовать путем оснащения отдела автоматизированных систем в ГАЯО, или создание самостоятельного учреждения, возможно и использования услуг третьих лиц. Однако в связи с большим объемом работ, а так же наличием документов с ограниченным доступом, для чего не желательно привлечение третьих лиц, предлагаем рассмотреть возможность создание двух участков оцифровки. Один будет обслуживать ГАЯО, другой муниципальные архивные учреждения. Возможно использование данных участков и на платной основе для оказания услуг федеральным организациям и учреждениям.

Организовать работы предлагается в три этапа, и осуществлять их на протяжении 2011-2013гг.

Экспертиза существующих бумажных массивов. Разработка ТЗ на создание электронного информационного ресурса(ЭИР) и загрузку в информационную систему(ИС).(2011 год).

Закупка оборудования необходимого для организации работ по массовому созданию электронных образов документов. (2012-2013гг.)

Загрузка ЭИР в ИС и получение первых результатов. (Конец 2013гг.)

Стоимость данного проекта составит приблизительно 20000 тыс. рублей.

Для реализации подсистемы автоматизации справочной службы архивов модуля использования необходимо следующее:

- приобретение 19 комплектов ПО «Учет обращений граждан» для всех муниципальных архивов области, стоимостью примерно 15 тысяч за комплект;

- обеспечение высокоскоростного доступа к сети Интернет всех муниципальных архивов области, организации у них электронной почты.

(В настоящее время из 26 архивных учреждений области подключены к Интернету и электронной почте только 8 (6 – с использованием высокоскоростного доступа):

Реализация данной подсистемы позволит во многих случаях осуществлять государственные архивные услуги в электронной форме.

Для внедрения в государственные архивы Ярославской области подсистемы организации, проведения и учета работы пользователей в читальном зале необходимо:

- 30 компьютерных рабочих станций стоимость примерно ;

- 1 сервер

- ПО для организации виртуального читального зала архива .

Подсистема «Областной центр хранения данных открытого доступа» включает в себя:

- создание Областного центра хранения данных – хранилища данных открытого доступа, предоставляющего пользователям в режиме on-line сведения об учреждениях архивной службы области, составе, содержании и местах хранения документов Архивного фонда области и порядке доступа к ним;

- создание Интернет-портала архивной службы Ярославской области, что позволит публиковать описи и каталоги о содержании дел и документов, проводить подготовку документальных обзоров, обеспечивающих расширение источниковедческой базы общественных наук, широкий доступ граждан к получению ретроспективной информации; размещать информацию об учреждениях архивной службы, их времени и порядке работы, ответственных сотрудниках учреждений, законодательную базу Ярославской области в области архивного дела, сведения об услугах, предоставляемых архивными учреждениями и порядке их предоставления; предоставит возможность подачи запроса в архивное учреждение; обеспечит обратную связь, поиск по объединенному информационному ресурсу архивов с возможностью просмотра электронных копий; позволит обслуживать пользователей архивов через «виртуальный читальный зал».


Создание единой информационной системы позволит :

Эффективно исполнять нормативы на реализацию прав граждан и организаций на получение архивной информации;

Значительно сократить время исполнения запросов пользователей;

Оказание ряда государственных услуг в электронном виде;

Предоставить свободный многопользовательский доступ граждан к культурно-историческому наследию;

Повысить эффективность ведения учета и подготовки отчетной документации за счет автоматизации процессов;

Обеспечить надежное долговременное хранение электронных копий архивных документов, исключающее их утрату, повреждение или модификацию;

Сократить затраты на восстановление физических оригиналов НСА и документов архивных фондов за счет ограничения к ним доступа.