Реферат: Сроки хранения документов

Сроки хранения документов

Извлечение из приказа Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41

Перечень типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов

ЧАСТЬ 1
ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ СОЗДАЮТСЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

^ Номер статьи


Вид документов


Срок хранения документов

Примечание

в организациях, в деятельности которых образовываются документы НАФ 

в организациях, в деятельности которых не образовываются документы НАФ 

1

2

3

4

5

^ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Распорядительная деятельность

...













14.

Протоколы общих собраний: 










а) работников организаций 

Пост.

До ликвидации организации




б) структурных подразделений организаций 

1 год

1 год




...













16.

Приказы, распоряжения министерств, других центральных и местных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций 










а) по основной деятельности 

Пост.1

До ликвидации организации1

1 Высланы для сведения — пока существует потребность

б) о приеме, переводе, поощрении, увольнении, совместительстве работников, о материальной помощи 

75 лет1

75 лет1




в) о предоставлении отпусков 

5 лет

5 лет




г) о взыскании, командировке работников; по административно-хозяйственным вопросам

3 года2

3 года2

2Относительно участия в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС — пост. в организациях

…













^ 1.3. Организационные основы управления

…













32.


Уставы и положения предприятий, учреждений, организаций (в том числе общественных): 










а) по месту составления и утверждения 

 

Пост.

До ликвидации организации




б) в других организациях

3 года1

3 года1

1После замены новыми

33.


Положение о структурных подразделениях предприятий, учреждений, организаций 

Пост.

До ликвидации организации




…













46.


Штатные расписания и перечни изменений к ним:










а) по месту составления 

Пост.

3 года




б) в других организациях

3 года

3 года




...













49.


Должностные инструкции работников предприятий, учреждений, организаций:  










а) по месту утверждения 

Пост.

До ликвидации организации




б) в других организациях  

3 года1

3 года1

1После замены новыми

…













54.


Учредительные документы (устав, учредительный договор; изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний учредительных негосударственных организаций, списки учредителей (участников):










а) по месту составления и утверждения  

Пост.

До
ликвидации организации

 

б) в других организациях 

До
замены новыми

До
замены новыми

 

…













58.


Документы (программы, планы, технические задания, доклады, справки, удостоверения, отчеты) о командировке:







(1) Относительно участия в ликвидации последствий аварии
на ЧАЭС — пост. 

а) в пределах Украины

3 года1

3 года1

1в организациях 

б) заграничные

Пост.

3 года

 

...













66.


Документы (договоры, докладные записки, справки, планы, отчеты) о предоставлении организациями помощи, в том числе благотворительной, учебным заведениям, интернатам, другим заведениям социально-культурной сферы 

Пост.

5 лет

 

…













^ 1.5. Организация документационного обеспечения управления
и ведомственного хранения документов

…










 

103.


Журналы учета:










а) бланков строгой отчетности

1 год

1 год

  

…







—

  

…













^ 3. ФИНАНСИРОВАНИЕ, КРЕДИТОВАНИЕ, НАЛОГОВАЯ ПОЛИТИКА

3.1. Финансирование

…










  

189.

Финансовые планы (балансы прибылей и расходов):










а) сводные годовые 

Пост.

10 лет




б) годовые 

Пост.1

10 лет

1По месту разработки, в других организациях — пока существует потребность 

в) квартальные 

3 года2

3 года3

2При отсутствии годовых — пост.

3При отсутствии годовых — 10 лет

г) месячные 

1 год4

1 год5

4При отсутствии годовых и квартальных — пост.

5При отсутствии годовых и квартальных — 10 лет

…













193.


Планы финансирования и кредитования организаций:







(1) По месту разработки, в других организациях -пока существует потребность

а) сводные годовые

Пост.

-




б) годовые

Пост.1

10 лет




в) квартальные

3 года (2)

3 года (3)




г) месячные

1 год (4)

1 год (5)

(2) При отсутствии годовых — пост.

(3) При отсутствии годовых — 10 лет

(4) При отсутствии годовых
и квартальных — пост.

(5) При отсутствии годовых
и квартальных — 10 лет

…










 

202.


Отчеты об исполнении валютных планов, платежей и поступления валюты: 







 

а) сводные годовые 

Пост.

До ликвидации организации




б) годовые 

Пост.


До ликвидации организации

 

в) квартальные  

3 года1

3 года2

1При отсутствии годовых — пост.

2При отсутствии годовых — до ликвидации организации

г) месячные  

3 года3

3 года4

3При отсутствии годовых, квартальных — пост.

4При отсутствии годовых, квартальных — до ликвидации организации

203.


Отчеты о расходовании иностранной валюты в заграничных командировках

10 лет

—

 

...










 

205.


Планы капитальных вложений, материальных балансов:







1По месту разработки, в других организациях — пока существует потребность

2 При отсутствии годовых — пост.

3 При отсутствии годовых — 10 лет

4 При отсутствии годовых
и квартальных — пост.

5 При отсутствии годовых
и квартальных — 10 лет

а) годовые

Пост.1

10 лет

б) квартальные

3 года 2

3 года 3

в) месячные

1 год4

1 год 5

…













207.

Годовые планы по всем видам налогов

5 лет

5 лет

 

…










  

211.

Сметы административно-хозяйственных и управленческих расходов:







 

а) годовые

5 лет

3 года

 

б) квартальные

3 года

3 года

 

...













219.


Документы (справки, заключения, расчеты) о создании фондов предприятий, учреждений, организаций и их использовании

5 лет

5 лет

 

 

…













223.


Экономические нормативы, нормативы оборотных средств, распределения прибыли и др. и расчеты к ним

Пост.

5 лет

 

 

…













3.2. Кредитование

…













269.


Приходно-расходные кассовые ведомости и ордера:







 

а) месячные

1 год

1 год

 

 

б) ежедневные

1 год

1 год

 

 

^ 3.3. Государственная налоговая политика

...













284.

 

Документы (акты, справки, доклады) о проверке отчетов, балансов, деклараций прибылей предприятий, организаций, хозяйственных обществ:







 

а) годовых

5 лет

5 лет

 

б) квартальных

3 года

3 года

 

285.

 

Документы об административных нарушениях налогового законодательства (протоколы, постановления об административных правонарушениях, квитанции об уплате штрафов, переписка)

5 лет 1

5 лет1

1После наложения административного взыскания

 

286. 

Документы (акты, справки, доклады, переписка) об устранении недостатков и нарушений, выявленных во время проверок

3 года

3 года

 

 

287. 

Документы (обзоры, докладные записки, указания) об уплате налога на добавленную стоимость и акцизного сбора

10 лет

5 лет

 

 

288. 

Банковские документы (акты, справки, платежные реестры, поручения) о поступлении всех видов налогов в государственный бюджет

 

3 года1

3 года1

1При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства,а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии. В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения

...













^ 4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Оперативный и статистический учет и отчетность

306.


Переписка с органами государственной статистики о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

3 года

3 года

 

 

...













^ 4.2. Бухгалтерский учет и отчетность

308.


Бухгалтерские отчеты и балансы организаций и пояснительные записки к ним; приложения к балансу, специализированные формы: 







 

а) сводные годовые 

Пост.

До ликвидации организации




б) годовые 

Пост.

До ликвидации организации




в) квартальные 

 

3 года1

3 года2

1При отсутствии годовых — пост.

2При отсутствии годовых — до ликвидации организации 

309.


Отчеты по финансированию: 










а) сводные годовые 

Пост.

До ликвидации организации




б) годовые 

Пост.

До ликвидации организации




в) квартальные 

 

3 года1

3 года2

1При отсутствии годовых — пост.

2При отсутствии годовых — до ликвидации организации

г) месячные 

 

1 год3

1 год4

3При отсутствии годовых и квартальных — пост.

4При отсутствии годовых и квартальных — до ликвидации организации 

310.


Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним

Пост.

До ликвидации организации

 

311.



Протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов:







(1) При отсутствии годовых — пост.

(2) При отсутствии

а) годовых 

Пост.

10 лет

годовых — 10 лет 

б) квартальных

3 года 1

3 года 2

 

...













315.


Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и являющиеся основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и др.) 

3 года1

3 года1

1При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений
и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии. В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения

316.


Лицевые счета:







 

а) рабочих и служащих, студентов

75 лет -«В»

75 лет -«В»

(1) После завершения выплаты пособий и пенсий; для одноразовой помощи — 1 год

б) получателей пенсий и государственной помощи

5 лет1

5 лет1




317.


Расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, гонораров, материальной помощи и других выплат 

3 года1

3 года1

1При отсутствии лицевых счетов — 75 лет  

318.


Инвентарные карточки и журналы учета основных средств 

3 года1

3 год1

1После ликвидации основных средств 

319.


Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) 

3 года

3 года

 

 

320.

Гарантийные письма

3 года

3 года

 

321.


Учетные регистры (главная книга, журналы, разработочные таблицы и др.) 

3 года1

3 года1

1При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, которые находятся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, -
ревизии.

В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел — хранятся до принятия окончательного решения

322.


Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости

3 года1

3 года1

1 См. примечание к ст. 288

 

323.


Книги учета депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных писем

3 года

3 года

 

 

324.


Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений и др. 

3 года

3 года

 

 

325.


Корешки, копии ордеров, счетов, фактур, накладных, квитанций, чековых книжек 

3 года1


3 года1


1 См. примечание к ст. 288

 

326.

Реестры счетов к оплате

3 года1

3 года1

1 См. примечание к ст. 288

327.


Отчеты, сведения о поступлении, расходовании и остатках ценных металлов, алмазов и изделий из них 

3 года

3 года

 

 

328.

Сведения о расходовании кредитов: 







 

а) годовые 

Пост.

До ликвидации организации

 

б) квартальные 

3 года

3 года

 

в) месячные

1 год

1 год




329.


Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходам и задолженностям по заработной плате, об отчислениях из заработной платы, из средств социального страхования, об оплате отпусков, выходного пособия и др.

3 года

3 года

 

 

330.


Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации

3 года1

3 года1

1См. примечание к ст. 288

 

331.


Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования 

Пока
существует потребность

Пока
существует потребность




332.


Исполнительные листы

 

Пока
существует потребность

Пока
существует потребность




…

























































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































334.


Справки, которые подаются в бухгалтерию на оплату отпусков в связи с обучением, получение льгот по налогам и др.

Пока существует потребность

Пока существует потребность




335.


Документы (справки, акты, обязательства, переписка) относительно дебиторской задолженности, растрат, недостач, хищений

Пока существует потребность

Пока существует потребность

 

 

336.


Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства 

Пост.


До ликвидации организации


 

337.


Документы (акты, ведомости) о переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного строительства 

Пост.


До ликвидации организации


 

338.


Паспорта зданий, сооружений(1), оборудования

3 года (2)


3 года (2)


(1) Паспорта зданий, сооружений -
памятников архитектуры, которые находятся под охраной государства, -
пост.

(2) После ликвидации основных средств

339.


Надзорные дела по надзору за зданиями и сооружениями, которые находятся под охраной государства

Пост.

—

 

…










 

 

341.


Документы (планы, отчеты, переписка) о проведении документальных ревизий и контрольно-ревизионной работы

3 года


3 года


 

 

342.


Акты документальных ревизий финансово-
хозяйственной деятельности организаций, налоговых и других проверок; документы (справки, докладные записки) к ним

5 лет (1)


5 лет (1)


(1) См. примечание к ст. 288

 

343.


Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приемке, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

3 года


3 года


 

 

344.


Акты проверок кассы, правильности взимания налогов и др.

3 года


3 года


 

 

345.


Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и др.)

3 года (1)


3 года (1)


(1) По истечении сроков действия договоров, соглашений. См. также примечание к ст. 288

346.

Реестры договоров

3 года

3 года

 

347.

Договоры о материальной ответственности

5 лет (1)

5 лет (1)

(1) После увольнения материально ответственного лица

348.

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока существует потребность

Пока существует потребность

 

 

349.


Сведения о регистрации государственных предприятий, учреждений, организаций, кооперативов, малых предприятий
и т. п.

5 лет (1)


5 лет (1)

(1) После ликвидации предприятий, учреждений, организаций



350.


Расчетные ведомости уплаты взносов в различные фонды

3 года

 

3 года

 

 

 

^ 5. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТРУДОВЫХ РЕСУРСОВ

5.1. Набор и использование трудовых ресурсов

…













361.


Списки рабочих, набранных в организованном порядке

 

3 года


3 года





^ 5.2. Рынок труда, трудоустройство и помощь безработным, переселение

...













374.


Договоры о предоставлении финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам 

3 года1


3 года1


1 По истечении сроков действия договоров

 

...













^ 5.3. Организация труда, производительность труда, трудовая дисциплина

...










 

 

399.


Документы (обзоры, справки, докладные записки) об организации труда на предприятиях при совмещении профессий 

Пост.


10 лет


 

 

400.


Журналы, листки учета рабочих, совмещающих профессии 

3 года


3 года


 

 

401.


Графики производственных процессов и рабочего времени (сменность, непрерывное производство и др.) 

3 года(1)


3 года(1)


(1) После замены новыми

 

…













406.

Коллективные договоры 

Пост.

До ликвидации организации

 

…













413.


Документы (сведения, ведомости, переписки) об учете рабочего времени

 

3 года


3 года


 

 

414.


Журналы учета потерь рабочего времени

 

3 года


3 года


 

 

415.


Табели (графики) выхода рабочих и служащих на работу 

1 год


1 год


 

 

…










  

^ 5.4. Техническое нормирование, тарификация, заработная плата

…










 

421.



Нормы выработки и расценки: 

 

 

 

а) по месту разработки и утверждения 

Пост.

-

 

б) в других организациях

 

До замены новыми

До замены новыми

 

 

…













425.



Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: 







 

а) по месту разработки

Пост.

-

 

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

 

...













429.


Тарификационные ведомости (списки)

25 лет(1)

-

(1) Для творческих профессий — пост.

...













442.


Списки профессий рабочих по разрядам и системам оплаты труда 

3 года


3 года


 

 

…













449.


Документы об утверждении персональных ставок и окладов, надбавок за отдаленность и вредность производства

50 лет — «В»


50 лет — «В»


 

…













^ 5.5 Охрана труда

...










  

456.


Документы (докладные записки, справки, информации) об улучшении условий труда, состоянии техники безопасности и промышленной санитарии 

Пост.


5 лет


 

 

…










 

458.


Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты) о состоянии условий труда женщин и подростков на производстве

 

5 лет


5 лет


 

 

…










 

 

461.


Документы (заключения, акты, протоколы, аттестационные карточки) по вопросам аттестации рабочих мест по условиям труда

 

Пост.


10 лет


 

 

…













464.



Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:

 







 

а) по месту разработки

 

Пост.


—


 

 

б) в других организациях

 

До замены новыми


До замены новыми


 

 

465.


Документы (акты, отчеты, аварийные карточки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин производственных аварий 

 

10 лет1


10 лет2


1Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — пост.

2Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — до ликвидации организации 

466.


Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений  

45 лет ЭПК


45 лет


 

467.


Аналитические обзоры аварийности на предприятиях 

Пост.


—


 

 

...













471.


Книги регистрации предупреждений об опасности работ на отдельных участках предприятий и организаций 

10 лет


10 лет


 

 

472.


Журналы учета профилактических работ по технике безопасности 

10 лет


10 лет


 

 

473.


Журналы учета инструктажа по технике безопасности 

10 лет(1)


10 лет(1)


(1) По окончании журнала 

...










  

475.


Сведения об авариях и несчастных
случаях  

5 лет1


5 лет2


1С летальным исходом — пост.

2С летальным исходов — до ликвидации организации   

476.

Книги учета аварий

Пост.

10 лет

 

…













478.


Документы (акты, заключения, протоколы) расследований несчастных случаев 

45 лет ЭПК


45 лет

 

479.


Журналы регистрации несчастных случаев 

45 лет1


45 лет1


1По окончании журнала  

…













484.


Докладные записки, справки о состоянии профессиональной вредности производства и профессиональных заболеваний

10 лет


—


 

 

486.


Документы (акты, списки, докладные записки, заключения) работников, работающих во вредных условиях труда 

Пост.


10 лет


 

 

...










  

489.


Постановления санитарной инспекции о наложении штрафов и закрытии предприятий за нарушение санитарно-гигиенических норм и правил 

10 лет(1)


10 лет


(1) В организациях здравоохранения — пост.

…













^ 6. РАБОТА С КАДРАМИ

6.1. Прием, распределение, перемещение и учет кадров

…










 

 

510.


Контракты, договоры о приеме
на работу, переводе, увольнении рабочих и служащих 

75 лет -«В»

75 лет -«В»


 

…













515.


Личные дела (карточки учета, приема,
перемещения и увольнения) лиц,
работающих по совместительству

 

75 лет(1)


75 лет(1)


(1) Документы (анкеты, копии дипломов, заявления, разрешения), которые являются основанием для приказов по личному составу, -
3 года 

…













519.


Личные карточки рабочих, служащих, инженерно-технических работников (в том числе временных сотрудников и работающих по совместительству)

75 лет — «В»


75 лет — «В»


 

…













521.


Журналы учета, алфавиты личных дел 

75 лет


75 лет


 

 

522.


Журналы, картотеки учета приема, перемещения, увольнения работников (в том числе временных сотрудников) 

75 лет


75 лет


 

 

525.


Списки (штатный состав) работников организаций 

75 лет


75 лет


 

 

...










 

527.


Должностные карточки учета руководящих работников организаций 

75 лет — «В»


75 лет — «В»


 

528.


Списки, картотеки учета руководящих работников 

Пост.


До ликвидации организации

 

...













539.


Оригиналы личных документов (дипломы, аттестаты, трудовые книжки)

 

До востребования, не востребованные — не менее 50 лет

До востребования, не востребованные — не менее 50 лет




...













541.


Журналы учета выдачи: 







 

а) трудовых книжек и вкладышей в них

50 лет

50 лет




...













552.


Журналы учета выдачи удостоверений
о командировке

3 года(1)


3 года(1)


(1) По окончании журнала

 

...













...













^ 7.3. Жилищно-бытовые вопросы и организация общественного питания

...










 

800.


Акты проверок состояния работы предприятий общественного питания

3 года(1)

 

3 года(1)

 

(1) См. примечание к ст. 288 

...













^ 10. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ СНАБЖЕНИЕ

10.1. Организация материально-технического снабжения

...










  

1065.


Договоры между заказчиками и поставщиками на все виды материально-технического снабжения и протоколы разногласий в них 

3 года(1)


3 года(1)


(1) По истечении срока действия договора

 

1066.


Журналы учета договоров на поставку продукции 

3 года


3 года


 

...










 

1081.


Спецификации, сертификаты на отгрузку
и отправку товаров

 

3 года(1)


3 года(1)


(1) Импортного оборудования -
до окончания эксплуатации

...













1093.


Коммерческие акты

 

3 года


3 года


 

 

...













1101.


Договоры о брокерском обслуживании

 

10 лет


3 года


 

 

...










  

^ 10.2. Организация хранения имущественно-материальных ценностей

...













1111.


Акты приемки товаров и материалов, поступивших на склад

3 года(1)


3 года(1)


(1) См. примечание к ст. 288

1112.


Карточки, кладовые и амбарные книги, описи, приходные и расходные накладные, ордера по учету прибыли, расходов, наличия, остатков товаров и материалов на складах, базах 

3 года(1)


3 года(1)


(1) См. примечание к ст. 288

 

...













1115.


Акты, ведомости проведения инвентаризации имущества

 

3 года(1)


3 года(1)


(1) См. примечание к ст. 288 

1116.


Документы (акты, ведомости, справки, переписка) о недостаче, растрате товаров, материалов 

5 лет


5 лет


 

 

...













1124.


Документы (акты, ведомости, сертификаты) о наличии, движении и возврате тары 

1 год


1 год


 

 

...













^ 11. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

11.1. Административно-хозяйственные вопросы

1129.


Правила внутреннего распорядка

1 год(1)


1 год(1)


(1) После замены новыми 

...













1133.


Журналы учета выдачи печатей и штампов

3 года(1)


3 года(1)


(1) После замены новыми

1134.


Акты уничтожения печатей и штампов

 

3 года(1)


3 года(1)


(1) При отсутствии журналов — пост.

(1) При отсутствии журналов -
до замены новыми 

…













1137.


Журналы регистрации удостоверений и пропусков 

3 года


3 года


 

 

…













1142.


Журналы, табели регистрации прихода на работу и ухода с работы рабочих и служащих 

1 год


1 год


 

 

1143.


Журналы регистрации местных командировок 

1 год


1 год


 

 

1144.


Пе