Реферат: Монастириська районна державна адміністрація тернопільської області

УКРАЇНА
МОНАСТИРИСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
ГОЛОВИ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ


від 30 червня 2011 року м.Монастириська №299


Про Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію


Відповідно до Закону України „Про доступ до публічної інформації”, Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації”, на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 6 червня 2011 року №408 «Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію» та з метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять службову інформацію:

1. Керівникам управлінь, відділів, інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, виконавчим комітетам місцевих рад:

1.1. Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, затверджену розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 6 червня 2011 року №408 «Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію», взяти до відома.

1.2. Привести роботу із службовою інформацією у відповідність з вимогами цієї Інструкції.

2. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.


Голова районної державної

адміністрації І.П.БІЛИК





ЗАТВЕРДЖЕНО


Розпорядження голови

обласної державної адміністрації


06.06.2011 № 408



І Н С Т Р У К Ц І Я


з питань обліку, зберігання і використання документів

та інших матеріальних носіїв, які містять відомості,

що становлять службову інформацію


^ Загальні положення


1. Ця Інструкція визначає обов’язковий для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності (далі-організації) порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі-документи).

Перелік відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування” розробляється експертною комісією згідно з вимогами Закону України „Про доступ до публічної інформації” та орієнтовних критеріїв віднесення інформації до службової (додаток 1) і затверджується головою обласної державної адміністрації. Експертна комісія утворюється розпорядженням голови обласної державної адміністрації. До її складу входять представники режимно-секретного органу апарату обласної державної адміністрації та інших структурних підрозділів облдержадміністрації з числа найбільш кваліфікованих фахівців. У разі потреби для участі в роботі експертної комісії можуть залучатися фахівці інших підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з метою розгляду питань, що належать до їх компетенції.

Рішення експертної комісії оформляється протоколом, який затверджується головою облдержадміністрації. На підставі рішення експертної комісії інформація включається до Переліку відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування”.

У разі потреби на державних підприємствах, в установах і організаціях з урахуванням особливостей їхньої діяльності розробляються та за погодженням з міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, до сфери

управління якого вони належать, вводяться в дію переліки конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.

Відповідно до вимог частини другої статті 9 Закону України „Про доступ до публічної інформації” до службової може належати така інформація:

що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійснення контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень;

зібрана в процесі оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, у сфері оборони країни, яку не віднесено до державної таємниці.

Відповідно до вимог пункту 4 статті 21 Закону України „Про інформацію” до службової інформації не можуть бути віднесені такі відомості:

а) про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

б) про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні ситуації, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці людей;

в) про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;

г) про факти порушення прав і свобод людини і громадянина;

ґ) про незаконні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування, їх посадових та службових осіб;

д) інші відомості, доступ до яких не може бути обмежено відповідно до законів та міжнародних договорів України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

2. На документах, в яких міститься службова інформація, у правому верхньому кутку першої сторінки, проставляється гриф „Для службового користування” і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

3. Необхідність присвоєння документу грифу обмеження доступу „Для службового користування” визначається на підставі Переліку відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування”.

4. Керівники державних органів, підприємств, установ, організацій, які відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затвердили Перелік відомостей, що становить службову інформацію, якій надається гриф обмеження доступу „Для службового користування” мають право зняти гриф обмеження доступу „Для службового користування” з відповідних документів.

5. Керівники організацій несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання і використання документів та інших


матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію.

Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом обмеження доступу „Для службового користування”, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на загальні відділи організацій (далі-канцелярії).

6. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах з грифом обмеження доступу „Для службового користування” та випадкам втрат таких документів покладається на режимно-секретні підрозділи організацій.

7. Працівники організацій, які працюють з документами з грифом „Для службового користування” в обов’язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку з цією та відповідними відомчими інструкціями. Ознайомлення здійснюють канцелярії організацій.


^ Приймання і облік документів


8. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом „Для службового користування” здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.

На документи з грифом „Для службового користування”, як привило, поширюється вимога однократності реєстрації.

9. Кореспонденція з грифом „Для службового користування” що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), приймаються і розкриваються централізовано у канцелярії працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках (додаток 2), один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом „Для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

10. У разі надходження документів з грифом „Для службового користування” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.

Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом „Для службового користування” в організації, де немає постійних чергових працівників.

11. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом „Для службового користування”. Вони обліковуються за кількістю аркушів.

12. Облік документів та видань з грифом „Для службового користування” ведеться у журналах (додаток 3), як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації з грифом „Для службового користування” ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах (додаток 4).

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та скріплюються печаткою. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується керівником канцелярії та завіряється печаткою „Для пакетів”.

У разі коли обсяг документів з грифом „Для службового користування” незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому у журналі до реєстраційного номера документа додається позначка „ДСК”.

Проходження документів з грифом „Для службового користування” повинно своєчасно відображатися у журналах.

13. На кожному зареєстрованому документі з грифом „Для службового користування” проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

14. Додатково розмножені примірники документа обліковуються за номером цього документа, про що робиться позначка на розмноженому документі та у журналі обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.


^ Розмноження і розсилання (відправлення ) документів


15. Відповідальність за випуск документів з грифом „Для службового користування, що тиражуються, несуть керівники організацій (структурних підрозділів), у яких вини тиражуються.

Документи з грифом „Для службового користування”, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

Друкування документів з грифом „Для службового користування” з використанням інформаційної (автоматизованої) системи дозволяється після завершення робіт із створення комплексної системи технічного захисту інформації та отримання на ПЕОМ атестату відповідності.

На звороті останньої сторінки кожного примірника документа необхідно зазначати кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця і дату друкування документа.

16. Надруковані і підписані документи з грифом „Для службового користування” передаються для реєстрації співробітнику канцелярії, який здійснює їх облік.

17. Розмноження документів з грифом „Для службового користування” на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника організації (структурного підрозділу). Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

18. Під час розмноження документів з грифом „Для службового користування” з використанням засобів копіювально-розмножувальної техніки, заходи технічного захисту інформації здійснюються відповідно до законодавства.

19. Розсилання (відправлення ) документів з грифом „Для службового користування „здійснюється на підставі реєстрів розсилки, підписаних керівником підрозділу та працівником канцелярії, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

20. Пересилання документів з грифом „Для службового користування „ до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами організацій.

21. Документи з грифом „Для службового користування”, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.

На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки „ДСК”.

На конвертах (упаковках) документів з грифом „Для службового користування” забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

22. Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом „Для службового користування” та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовим дозволом голови обласної державної адміністрації, якому надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати перелік відомостей, які містять службову інформацію.

Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа „Для службового користування”, якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили початкове значення.

Якщо в документах з грифом „Для службового користування” містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.

Забороняється надсилати за кордон видання з грифом „Для службового користування”.


^ Формування виконаних документів у справи


23. Документи з грифом „Для службового користування” після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.

У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються журнали на документи з грифом „Для службового користування”.

24. Документи з грифом „Для службового користування” залежно від змісту та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.

Якщо в організації створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом „Для службового користування” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ „Індекс справи” до номера справи з документами з грифом „Для службового користування” додається позначка „ДСК”.

У разі долучення документа з грифом „Для службового користування” до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка „ДСК”, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

В організаціях, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом „Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено запровадження однієї справи із заголовком „Документи з грифом „Для службового користування”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка „ЕК” (експертна комісія).

25. Після закінчення діловодного року справа „Документи з грифом „Для службового користування” переглядається поаркушно членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі „Документи з грифом „Для службового користування” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка „ЕК” у графі номенклатури справ „Термін зберігання” закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

26. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом „Для службового користування”, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф „Для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

27. Справи з документами з грифом „Для службового користування” повинні мати внутрішні описи.


^ Використання документів. Зняття грифа

„Для службового користування”


28. До роботи із справами з грифом „Для службового користування” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із затвердженими списками, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників організацій.

29. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом „Для службового користування” для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, вітринах або інших громадських місцях.

30. Передача службової інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

31. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом „Для службового користування” з дозволу керівників організацій, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

Виписки з документів з грифом „Для службового користування”, що містять службову інформацію, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом „Для службового користування”.

32. Справи з грифом „Для службового користування” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ (додаток 5).

33. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів з грифом „Для службового користування” співробітниками організації, де перебувають документи, проводиться з дозволу керівника організації.

Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом „Для службового користування”, одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями – авторами цих документів.

34. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом „Для службового користування” періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифу. Рішення про зняття грифу „Для службового користування” приймається експертною комісією організації – автора документа (видання ) чи правонаступника. До складу комісії включаються працівники канцелярії, режимно-секретного та інших структурних підрозділів організації.

Рішення комісії оформляється актом, який складається за довільною формою та затверджується керівником організації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф „Для службового користування”.


Про зняття грифу обмеження доступу „Для службового користування” повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

35. На обкладинках справ гриф „Для службового користування” погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифу.

Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

36. Справи з грифом „Для службового користування”, передані організаціями до державних архівних установ використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.

Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо організація – фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.


^ Відбір документів для зберігання і знищення


37. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом „Для службового користування”, розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853.

38. Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу організації передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом „Для службового користування”, включаються в опис (додаток 6) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом „Для службового користування” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ.

39. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, описів справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Держкомархівом.

40. Справи з грифом „Для службового користування” постійного зберігання передаються до державних архівних установ в установленому Держкомархівом порядку з обов’язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

41. Відібрані для знищення справи з грифом „Для службового користування”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт (додаток 7) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі „Заголовки справ” після номерів цих справ проставляється відмітка ”ДСК”.

42. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом „Для службового користування” повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

43. Після знищення матеріалів з грифом „Для службового користування” в облікових документах (журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка „Знищено”. Акт № ____ від (дата).


Забезпечення збереження документів.

^ Перевірка їх наявності


44. Документи з грифом „Для службового користування” повинні зберігатися у службових приміщеннях в сейфах, які надійно замикаються та опечатуються.

45. Справи з грифом „Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ у той же день.

Окремі справи з грифом „Для службового користування” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу організації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

Передача документів з грифом „Для службового користування” іншим співробітникам здійснюється тільки через канцелярію.

46. Забороняється виносити документи з грифом „Для службового користування” за межі службових приміщень організації.

У разі потреби керівник організації може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення організації документи з грифом „Для службового користування” для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

47. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом „Для службового користування”. Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника.

В окремих випадках з дозволу керівника організації дозволяється перевезення документів з грифом ”Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

48. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом „Для службового користування”, складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником організації.


^ Особливості поводження з мобілізаційними документами


49. Працівники організації допускаються до роботи з документами мобілізаційного характеру, яким надано гриф „Для службового користування” (далі – мобілізаційні документи), на підставі списку, складеного мобілізаційними підрозділом та затвердженого керівником організації.

50. Під час підготовки та реєстрації мобілізаційних документів на кожному їх примірнику в правому верхньому кутку нижче грифу обмеження доступу „Для службового користування” проставляється позначка „Літер „М”.

51. Робота з мобілізаційними документами здійснюється в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які виключають можливість ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

52. Мобілізаційні документи пересилаються в пакетах з позначкою „Літер „М”.

Пересилати мобілізаційні документи в одному пакеті з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, забороняється.

53. Друкування та розмноження мобілізаційних документів здійснюється на друкарських машинках, ПЕОМ та розмножувальних технічних засобах організації, їх працівниками відповідно до вимог нормативних документів з питань технічного захисту інформації.

54. Мобілізаційні документи долучаються до справ з мобілізаційної роботи, які формуються відповідно до вимог цієї Інструкції.

Робочі папки виконавців та справи з мобілізаційними документами зберігаються в окремому сейфі (металевій шафі), що надійно замикається та опечатується.

Незначну кількість мобілізаційних документів дозволяється зберігати разом з іншими документами з грифом „Для службового користування”, але в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, опечатаних особистою печаткою виконавця, що безпосередньо з ними працює. На таких папках, футлярах або пакетах зазначаються ініціали та прізвища посадових осіб, які мають право їх розкрити, і номери особистих печаток таких осіб.

55. Контроль за роботою з мобілізаційними документами покладається на керівника організації, канцелярії та мобілізаційного підрозділу.


^ Охорона службової інформації, під час прийому

іноземних делегацій, груп та окремих іноземців

56. Рішення про можливість прийому організацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземців (далі – іноземці) приймається керівником організації, що несе відповідальність за прийом іноземців і проведення роботи за ними та вжиття необхідних заходів для охорони службової інформації.

Безпосередньо організацію прийому іноземців і роботи з ними забезпечує управління зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності обласної державної адміністрації.


57. Управлінням зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності обласної державної адміністрації разом з іншими підрозділами облдержадміністрації, що беруть участь у прийомі іноземців, розробляється програма роботи з іноземцями (додаток 8), яка повинна містити:

1) відомості про іноземців, іноземні підприємство, установу, організацію (викладаються в обсязі, відомому організації, що приймає іноземців, - прізвище, ім’я та по батькові (за наявності), посада, рік народження, громадянство, стать особи, найменування та місцезнаходження підприємства, установи, організації;

2) підстави, мету та строк перебування іноземців;

3) список посадових осіб, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ним, а також за здійснення інших заходів, пов’язаних з візитом;

4) переліки:

- питань які плануються для обговорення, із зазначенням обсягу і характеру інформації, що може бути передана іноземцям;

- структурних підрозділів та службових приміщень організації, які іноземцям дозволено відвідати;

- місць, де застосовуватимуться іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратура, інші технічні засоби і порядок їх застосування;

- маршрутів і порядок переміщення іноземців на території обласної державної адміністрації;

- інші необхідні відомості.

Програму роботи з іноземцями затверджує голова обласної державної адміністрації.

58. Завідувач сектору режимно-секретної роботи апарату обласної державної адміністрації завчасно готує інформацію у письмовій формі до органу СБУ про склад закордонної делегації із зазначенням прізвищ, імен та посад її членів, а також про час перебування та мету відвідання організації. Разом з інформацією надсилається копія програми проведення роботи з іноземцями.

59. З метою запобігання просоченню службової інформації, всі матеріальні носії інформації, які плануються для передачі іноземцям, попередньо оцінюються експертною комісією. За результатами оцінки комісія складає акт експертизи:

- за наявності в матеріальних носіях службової інформації, згідно з додатком 9 ;

- за відсутності в матеріальних носіях службової інформації, згідно з додатком 10 .

Експертиза матеріальних носіїв інформації проводиться експертною комісією до затвердження головою обласної державної адміністрації програми проведення роботи з іноземцями.

60. У разі, коли експертною комісією виявлено в матеріальних носіях службову інформацію, у складеному, відповідно до додатка 9, в акті зазначається назва таких матеріальних носіїв та відповідний пункт Переліку відомостей, які містять службову інформацію.

61. Передача іноземцям зазначених в акті матеріальних носіїв, які містять службову інформацію, здійснюється з дозволу голови обласної державної адміністрації, якому надано право відповідно до пункту 1 цієї Інструкції затверджувати перелік відомостей, які містять службову інформацію.

62. У разі, коли експертною комісією не виявлено в матеріальних носіях службової інформації, рішення про передачу іноземцям таких носіїв приймається головою обласної державної адміністрації на підставі акта, складеного відповідно до додатка 10.

63. В організаціях, що систематично приймають іноземців, обладнуються виділені для цієї мети приміщення, які до початку відвідання іноземцями та після його завершення перевіряються працівниками підрозділу технічного захисту інформації.

У таких організаціях може складатися список посадових осіб, які беруть безпосередню участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями.

64. Повноваження осіб, на яких покладаються функції з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, визначаються у відповідних програмах та розпорядженнях голови обласної державної адміністрації. Працівники обласної державної адміністрації, які беруть участь у прийомі і проведенні роботи з іноземцями, повинні діяти лише в межах наданих їм повноважень і забезпечувати збереження службової інформації.

65. Під час прийому і проведення роботи за іноземцями забороняється залишати іноземців у службових приміщеннях та на території обласної державної адміністрації без супроводу.

66. В управлінні зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності обласної державної адміністрації ведеться журнал обліку ділових зустрічей за іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями згідно з додатком 11 .

67. За підсумками прийому і проведення роботи з іноземцями в управлінні зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності обласної державної адміністрації складається у довільній формі звіт про виконання відповідної програми, в якому зазначаються:

- відомості щодо іноземців (викладаються в обсязі, відомому в управлінні зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності обласної державної адміністрації, - ім’я та по батькові (за наявності), прізвище, рік народження, посада);

- інформація про виконання програми роботи з іноземцями (стисло розкривається зміст переговорів, зазначаються найменування структурних підрозділів, які відвідали та з роботою яких ознайомилися іноземці);

- відомості щодо передачі іноземцям службової інформації та ким надано дозвіл на таку передачу;

- пропозиції та рекомендації.

Звіт готується в кількох примірниках, затверджується головою обласної державної адміністрації та насилається за його рішенням заінтересованим організаціям.

68. Програма проведення роботи з іноземцями, та звіт про виконання програми зберігаються в підрозділі зовнішніх відносин в окремій номенклатурній справі.

69. Начальник управління зовнішніх зносин, зовнішньоекономічної та інвестиційної діяльності обласної державної адміністрації зобов’язаний здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладаються функції організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

70. У разі потреби в одночасному здійсненні охорони службової інформації і забезпечення режиму секретності під час прийому іноземців захист конфіденційної та секретної інформації провадиться відповідно до вимог розділу ХХ Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 р. №1561-12.


^ Заступник голови-керівник апарату

обласної державної адміністрації Ю.В. ЖЕЛІХОВСЬКИЙ


Додаток 1

до пункту 1 Інструкції


Основні критерії віднесення інформації до

службової згідно зі статтею 6 Закону України

„^ Про доступ до публічної інформації”


1.Обмеження доступу до службової інформації здійснюється

відповідно до Закону при дотриманні таких вимог:

1) виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

2) розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

3) шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

2. Інформація з обмеженим доступом має надаватися розпорядником інформації, якщо він правомірно оприлюднив її раніше.

3. Інформація з обмеженим доступом має надаватися розпорядником інформації, якщо немає законних підстав для обмеження у доступі до такої інформації, які існували раніше.

4. Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, кори