Реферат: Задачи и функции структурных подразделений Службы Управление автоматизированного государственного учета и взаимодействия с муниципальными архивами Задачи управления

Задачи и функции структурных подразделений Службы


Управление автоматизированного государственного учета и

взаимодействия с муниципальными архивами


Задачи управления:


осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории автономного округа;

обеспечение качественного формирования Государственного и муниципальных архивов в автономном округе документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

Организация работ по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе.

Ведение автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе.

Внедрение автоматизированных архивных и информационных технологий в деятельность службы, Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе.

Взаимодействие с муниципальными архивами в автономном округе по вопросам архивного дела.


^ Функции управления:


анализирует тенденции развития архивного дела, разрабатывает целевые программы с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в автономном округе;

обеспечивает подготовку проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности службы;

обеспечивает реализацию целевых программ, а также разработку и выполнение перспективных и текущих планов деятельности службы по направлениям деятельности управления;

готовит предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок службы;

организует рассмотрение и согласование проектов планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении, при необходимости готовит по ним заключения;

вносит на рассмотрение Коллегии службы вопросы, относящиеся к компетенции управления, готовит необходимые материалы к обсуждению;

участвует в осуществлении подготовки доклада о результатах и основных направлениях деятельности службы как субъекта бюджетного планирования по вопросам, входящим в компетенцию управления;

готовит и предоставляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке официальную статистическую информацию в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в сфере архивного дела;

участвует в подготовке документов на проведение в установленном порядке размещения государственного заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в сфере архивного дела;

обеспечивает выполнение положений административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) по направлениям деятельности управления;

готовит информации о деятельности службы по запросам физических и юридических лиц, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления в установленном законодательством порядке по направлениям деятельности управления;

участвует в подготовке и работе конференций, семинаров, совещаний, других мероприятий, проводимых службой;

оперативно организует подготовку и представляет в установленном порядке информацию для размещения в сети Интернет;

осуществляет подготовку ежегодного доклада об осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;

организует и проводит мониторинг эффективности регионального государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;

обеспечивает подготовку и согласование в установленном законодательством порядке, ежегодного плана проверок, документов организационного и уведомительного характера;

организует проведение проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на основании утвержденного плана, оформляет документы (акт, предписание, протокол и др.) по итогам проведения проверок;

обеспечивает ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования муниципальных архивов;

организует в соответствии с утвержденным планом работу экспертно-проверочной комиссии службы (далее – ЭПК), обеспечивает своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, обеспечивает текущий контроль за выполнением решений ЭПК;

осуществляет координацию работ по экспертизе ценности документов и отбор их на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа и муниципальные архивы в автономном округе;

организует проведение и обработку данных мониторинга изменений, проходящих в организациях – источниках комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе;

обеспечивает ведение сводного списка № 1 источников комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе в электронном виде;

организует проведение и обработку данных мониторинга обеспечения состояния сохранности документов архивных фондов автономного округа;

организует работу комиссии службы по рассмотрению итогов проверки наличия и состояния архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе, обеспечивает своевременное предоставление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение комиссии;

организует работы по выявлению уникальных документов и особо ценных документов на территории автономного округа;

ведет реестр особо ценных дел, документов архивных фонов автономного округа, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;

организует проведение и обработку данных мониторинга качества информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории автономного округа;

организует работы по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;

осуществляет нормативно-методическое обеспечение работ в муниципальных архивах в автономном округе по составлению и ведению документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

обеспечивает контроль за качеством ведения муниципальными архивами учетных документов, отражающих полноту и достоверность государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

осуществляет координацию деятельности службы и муниципальных архивов в автономном округе по вопросам внедрения автоматизированных архивных и информационных технологий, ведения информационных баз данных, сопровождения программного обеспечения;

организует работу по защите информации в службе, в том числе документированной информации, отнесенной к категории ограниченного доступа;

определяет порядок обслуживания пользователей систем, правил формирования информационных массивов, доступа и защищенности информации;

в пределах полномочий и технического оснащения принимает меры по устранению неисправностей, аварийных ситуаций, сбоев возникающих при работе программного обеспечения и компьютерной техники в службе;

проводит текущий контроль состояния защищенности информации в структурных подразделениях службы. Ведет учет и анализ результатов контроля, вносит сведения в журнал учета состояния защищенности информации;

обеспечивает разработку и выполнение мероприятий по обеспечению целостности, сохранности и достоверности информационных ресурсов, обеспечения доступа к ним, в соответствии с категорией ресурсов и пользователей;

обеспечивает организационно-технический процесс и информационные потребности в службе;

планирует и реализует мероприятия по администрированию, информационной, технологической и технической поддержке и развитию интернет - представительства (сайта) службы;

обеспечивает ведение автоматизированных информационных систем по направлениям деятельности управления;

выполняет иные функции по вопросам, входящим в компетенцию управления.


Отдел информационных технологий, государственного учёта и отчётности


^ Задачи отдела:


организация работ по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;

ведение автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;

внедрение автоматизированных архивных и информационных технологий в деятельность службы, Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе;

взаимодействие с муниципальными архивами в автономном округе по профильным отделу направлениям деятельности.


^ Функции отдела:


изучает тенденции и закономерности развития архивного дела в области обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий, разрабатывает программы и проекты его развития с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в автономном округе;

участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности службы, по профильным отделу направлениям деятельности;

готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации целевых программ, а также разработке и выполнении перспективных и текущих планов деятельности службы по профильным отделу направлениям деятельности;

готовит предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок службы;

принимает участие в рассмотрении проектов планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения;

вносит на рассмотрение Коллегии службы вопросы, относящиеся к компетенции отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению;

участвует в осуществлении подготовки доклада о результатах и основных направлениях деятельности службы как субъекта бюджетного планирования по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

готовит и предоставляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке официальную статистическую информацию в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в сфере архивного дела по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

участвует в подготовке документов на проведение в установленном порядке размещения государственного заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в сфере архивного дела по профильным отделу направлениям деятельности;

обеспечивает выполнение положений административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) по профильным отделу направлениям деятельности;

готовит информации о деятельности службы по запросам физических и юридических лиц, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления в установленном законодательством порядке по профильным отделу направлениям деятельности;

участвует в подготовке и работе конференций, семинаров, совещаний, других мероприятий, проводимых службой;

готовит и оперативно представляет в установленном порядке информацию для размещения в сети Интернет по профильным отделу направлениям;

участвует в проведении проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на основании приказа службы, оформляет документы по итогам проведения проверок;

организует проведение и обработку данных мониторинга обеспечения состояния сохранности документов архивных фондов автономного округа;

организует работу комиссии службы по рассмотрению итогов проверки наличия и состояния архивных документов, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе, обеспечивает своевременное предоставление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение комиссии;

организует работы по выявлению уникальных документов и особо ценных документов на территории автономного округа;

ведет реестр особо ценных дел, документов архивных фонов автономного округа, находящихся на хранении в Государственном архиве автономного округа и муниципальных архивах в автономном округе;

организует работы по повышению пожарной безопасности архивов, их антитеррористической защищенности;

осуществляет нормативно-методическое обеспечение работ в муниципальных архивах в автономном округе по составлению и ведению документов централизованного государственного учета, в том числе в автоматизированном режиме, с учетом специфики приема, хранения и учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

обеспечивает контроль за качеством ведения муниципальными архивами учетных документов, отражающих полноту и достоверность государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

изучает отечественный и зарубежный опыт в области информатизации государственных органов, применения современных информационных технологий, в том числе систем электронного документооборота, электронно-цифровой подписи;

осуществляет координацию деятельности службы и муниципальных архивов в автономном округе по вопросам внедрения автоматизированных архивных и информационных технологий, ведения информационных баз данных, сопровождения программного обеспечения;

организует работу по защите информации в службе, в том числе документированной информации, отнесенной к категории ограниченного доступа;

определяет порядок обслуживания пользователей систем, правил формирования информационных массивов, доступа и защищенности информации;

в пределах полномочий и технического оснащения принимает меры по устранению неисправностей, аварийных ситуаций, сбоев возникающих при работе программного обеспечения и компьютерной техники в службе;

проводит текущий контроль состояния защищенности информации в структурных подразделениях службы. Ведет учет и анализ результатов контроля, вносит сведения в журнал учета состояния защищенности информации;

обеспечивает разработку и выполнение мероприятий по обеспечению целостности, сохранности и достоверности информационных ресурсов, обеспечения доступа к ним, в соответствии с категорией ресурсов и пользователей;

обеспечивает организационно-технический процесс и информационные потребности в службе;

планирует и реализует мероприятия по администрированию, информационной, технологической и технической поддержке и развитию интернет - представительства (сайта) службы;

осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа работы по формированию дел, образующихся в процессе деятельности отдела согласно номенклатуре дел службы, обеспечивает их хранение до передачи в архив службы или уничтожения;

обеспечивает ведение автоматизированных информационных систем по профильным отделу направлениям деятельности;

выполняет иные функции по вопросам, входящим в компетенцию отдела.


Отдел контроля и организации формирования архивных фондов


^ Задачи отдела:


осуществление контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории автономного округа;

обеспечение качественного формирования Государственного и муниципальных архивов в автономном округе документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами;

взаимодействие с муниципальными архивами в автономном округе по профильным отделу направлениям деятельности.


^ Функции отдела:


изучает тенденции и закономерности развития архивного дела в области формирования и экспертизы ценности документов, разрабатывает программы и проекты его развития с учетом существующих особенностей и состояния архивного дела в автономном округе;

участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов, отнесенных к сфере деятельности службы, по профильным отделу направлениям деятельности;

готовит и вносит на рассмотрение Правительства автономного округа предложения о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности автономного округа, в собственность Российской Федерации, в собственность других субъектов Российской Федерации и (или) в собственность муниципальных образований;

готовит предложения к проектам и принимает участие в организации реализации целевых программ, а также разработке и выполнении перспективных и текущих планов деятельности службы по профильным отделу направлениям деятельности;

готовит предложения к проектам планов основных мероприятий и командировок службы;

принимает участие в рассмотрении проектов планов работы муниципальных архивов, отчетов об их выполнении по профильным отделу направлениям деятельности, при необходимости готовит по ним заключения;

вносит на рассмотрение Коллегии службы вопросы, относящиеся к компетенции отдела, готовит необходимые материалы к обсуждению;

участвует в осуществлении подготовки доклада о результатах и основных направлениях деятельности службы как субъекта бюджетного планирования по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

готовит и предоставляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке официальную статистическую информацию в федеральные органы государственной власти, осуществляющие формирование официальной статистической информации в сфере архивного дела по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

участвует в подготовке документов на проведение в установленном порядке размещения государственного заказа на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд в сфере архивного дела по профильным отделу направлениям деятельности;

обеспечивает выполнение положений административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг) по профильным отделу направлениям деятельности;

осуществляет подготовку ежегодного доклада об осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;

организует и проводит мониторинг эффективности регионального государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела;

обеспечивает подготовку и согласование в установленном законодательством порядке, ежегодного плана проверок, документов организационного и уведомительного характера;

организует проведение проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов на основании утвержденного плана;

оформляет документы (акт, предписание, протокол и др.) по итогам проведения проверок;

в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в органах и организациях, выступающих в качестве источников комплектования муниципальных архивов;

участвует в решении вопросов фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации на территории автономного округа;

организует в соответствии с утвержденным планом работу экспертно-проверочной комиссии службы (далее – ЭПК), обеспечивает своевременное представление и рецензирование документов, поступающих на рассмотрение ЭПК, обеспечивает текущий контроль за выполнением решений ЭПК;

осуществляет координацию работ по экспертизе ценности документов и отбор их на постоянное хранение в Государственный архив автономного округа и муниципальные архивы в автономном округе;

проводит работу по согласованию инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования муниципальных архивов в автономном округе;

организует проведение и обработку данных мониторинга изменений, проходящих в организациях – источниках комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе;

обеспечивает подготовку вопросов по согласованию списков источников комплектования, описей дел по личному составу организаций - источников комплектования муниципальных архивов в автономном округе;

обеспечивает подготовку вопросов по утверждению описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования муниципальных архивов в автономном округе;

ведет сводный список № 1 источников комплектования Государственного архива автономного округа и муниципальных архивов в автономном округе в электронном виде;

проводит и анализирует итоги мониторинга качества информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории автономного округа;

осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством автономного округа работы по формированию дел, образующихся в процессе деятельности отдела согласно номенклатуре дел службы, обеспечивает их хранение до передачи в архив службы или уничтожения;

готовит информации о деятельности службы по запросам физических и юридических лиц, общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления в установленном законодательством порядке по профильным отделу направлениям деятельности;

участвует в подготовке и работе конференций, семинаров, совещаний, других мероприятий, проводимых службой;

готовит и оперативно представляет в установленном порядке информацию для размещения в сети Интернет по профильным отделу направлениям;

обеспечивает ведение автоматизированных информационных систем по профильным отделу направлениям деятельности;

выполняет иные функции по вопросам, входящим в компетенцию отдела.


Архивное управление (Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа)


^ Задачи управления:


обеспечение сохранности документов, находящихся на хранении государственном архиве, улучшение их физического состояния;

комплектование государственного архива архивными документами;

учёт архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;

использование архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;

участие в осуществлении контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела.

организация научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения и документоведения;

создание и развитие информационно-поисковых систем и баз данных к архивным документам;

обеспечение информацией на основе архивных документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий, граждан;

оказание методической помощи организациям – источникам комплектования государственного архива автономного округа.


^ Функции управления:


хранение архивных документов и архивных фондов автономного округа, в том числе:

обеспечение соблюдения нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;

организация рационального размещения архивных документов в архивохранилище, обеспечивающего их комплексные учет, хранение и оперативный поиск;

осуществление контроля за движением архивных документов;

проведение анализа и контроля за физическим состоянием архивных документов, принятие мер по устранению причин старения и разрушения архивных документов, в том числе проведение проверок физического и технического состояния архивных документов;

обеспечение в случае необходимости обособленного хранения архивных документов;

проведение наличия и состояния архивных документов, выявление и устранения недостатков в учете архивных документов; выявление и учет архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению;

осуществление выдачи архивных документов из архивохранилища, а также осуществление иных действий связанных с такой выдачей (регистрация выдачи, контроль за сохранностью выданных архивных документов);

осуществление контроля за соблюдением требований обеспечения сохранности архивных документов при их экспонировании;

осуществление мер к созданию фонда пользования и страхового фонда на уникальные и особо ценные документы, фонда пользования копий архивных документов, поступивших из архивов других субъектов Российской Федерации;

обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях;

Комплектование документами архивных фондов автономного округа, подлежащих передаче на хранении в государственный архив, в том числе:

ведение списков государственных предприятий, учреждений, организаций, негосударственных организаций и граждан, документы которых подлежат передаче на хранение в государственный архив; ведение списка возможных источников комплектования (списки №1-4);

ведение наблюдательных дел организаций – источников комплектования государственного архива (наблюдательные дела, включающие документы, характеризующие правовой статус, деятельность, работу архива и организацию документов в делопроизводстве организации; а также наблюдательные дела, включающие документы по истории организации);

ведение учетной базы данных «Комплектование»;

обеспечение комплектования и постановки на учет управленческой, научно-технической документацией; фотодокументами и аудиовизуальными документами; документами личного происхождения;

принятие мер к пополнению архивных фондов документами негосударственных, в том числе общественных организаций и граждан;

проведение работы по инициативному комплектованию государственного архива документами по различной тематике, в том числе творческими работами ранее неизвестных одаренных и неординарных личностей жителей автономного округа с целью создания архивных коллекций документов;

проведение работы с владельцами личных архивов с целью комплектования архивных фондов автономного округа документами личного происхождения;

контроль за разработкой номенклатур дел, инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования. Оказание методической и практической помощи в установлении сроков хранения документов в соответствии с типовыми и ведомственными перечнями;

проведение совместно с экспертными комиссиями организаций - источников комплектования экспертизы ценности документов и постановка на учет архивных документов.

Подготовка заключений:

на номенклатуры дел, описи дел, инструкции по делопроизводству, положения об экспертных комиссиях, положения архивов организаций и представление их на согласование или утверждение экспертно-проверочной комиссии службы;

о месте дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации или ликвидации организации – источника комплектования государственного архива;

организация работы по созданию справочного аппарата к описям архивных фондов (предисловия, дополнения к предисловиям, титульные листы и т.п.) организаций – источников комплектования государственного архива;

осуществление в пределах своей компетенции контроля за научно - технической обработкой архивных документов в организациях;

анализ состояния работы по обеспечению сохранности архивных документов в организациях;

проведение в установленном порядке паспортизации архивов организаций (осуществление контроля за заполнением организациями паспорта архива организации, ежегодное заполнение сведений о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственного архива автономного округа);

определение места дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации или ликвидации организации - источника комплектования;

консультирование организаций, не являющихся источниками комплектования, по вопросам организации документов в делопроизводстве, упорядочения документов;

проведение работы с владельцами личных архивов с целью комплектования архивных фондов автономного округа документами личного происхождения;

осуществление планового приема документов архивных фондов автономного округа по истечении сроков их временного хранения в организациях;

организация приема на хранение документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования.

Учет архивных документов и архивных фондов, находящихся на хранении в государственном архиве, в том числе:

определение состава и форм вспомогательных учетных документов государственного архива;

ведение основных и вспомогательных учетных документов государственного архива;

ведение учета поступления и выбытия архивных документов;

ведение учетных баз данных «Архивный фонд» и «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов»;

осуществление учета справочно-информационного фонда (СИФ) государственного архива и справочного аппарата к нему.

Выявление уникальных документов и особо ценных документов, в том числе:

проведение работ по выявлению и учету особо ценных документов;

участие в работе по ведению Реестра особо ценных документов архивных фондов Ямало-Ненецкого автономного округа.

Использование документов архивных фондов автономного округа, находящихся на хранении в государственном архиве, в том числе:

обеспечение доступа пользователей к архивным документам: организация работы пользователей по документам архивных фондов, выдача архивных документов для работы в читальном зале государственного архива, изготовление копий документов по заказам пользователей, предоставление пользователям справочно-поисковых средств к архивным документам;

осуществление приема пользователей, ведение учета работы с пользователями в государственном архиве, в том числе ведение личных дел пользователей, картотеки учета пользователей, журнала выдачи дел;

осуществление регистрации и учета поступающих обращений (запросов) в базе данных «Регистрация запросов», ведение журналов регистрации консультаций посетителей и учета использования документов архивных фондов автономного округа;

обеспечение в пределах своей компетенции режима секретности и защиты сведений, составляющих государственную тайну, и иную охраняемую законом информацию. осуществление контроля доступа к сведениям конфиденциального характера;

ведение анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата (НСА) государственного архива;

создание в государственном архиве архивных справочников, путеводителей по архивным документам;

описание архивных документов (создание информации для архивных справочников);

участие в проведение комплекса мер по повышению информативности описей к фондам - переработка и усовершенствование описей дел;

осуществление контроля за выдачей архивных документов во временное пользование организациям;

осуществление контроля за использованием тематических баз данных и систематического каталога, ведение журналов учета поступлений карточек в систематический каталог, учета использования каталога, картотек;

контроль за использованием тематических баз данных;

организация экспонирование архивных документов для размещения на выставках, публикация архивных документов, сотрудничество со средствами массовой информации, выявление и подготовка материалов для публикации в календаре памятных дат автономного округа;

информирование органов государственной власти, органов местного самоуправления автономного округа, организаций, граждан о документах, находящихся на хранении в государственном архиве для использования в экономических, научных и социально-культурных целях в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

подготовка и оформление в установленном порядке архивных справок, архивных выписок, архивных копий на основании архивных документов, находящихся на хранении в государственном архиве;

участие в работе экспертно-проверочной комиссии службы, редакционного совета, других совещательных органов службы;

участие в пределах своей компетенции в работе научно-методического Совета архивных учреждений Уральского федерального округа;

участие в подготовке и проведении научно-практических конференций, семинаров, совещаний по вопросам архивного дела;

осуществление деятельности по подготовке документальных публикаций, справочников, указателей;

организация работы по укреплению материально-технической базы государственного архива;

участие в осуществлении контроля за соблюдением федерального законодательства и законодательства Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела (региональный государственный контроль в области архивного дела на территории автономного округа) ;

оказание содействия негосударственным организациям в решении проблем хранения, комплектования и использования архивных документов, отнесенных к составу архивных фондов автономного округа;

согласование нормативно-методических документов, определяющих работу служб делопроизводства и архива организаций - источников комплектования государственного архива автономного округа;

участие в согласовании списков источников комплектования, описей дел по личному составу, номенклатур дел организаций - источников комплектования архивных учреждений в автономном округе;

участие в утверждении описей дел постоянного хранения организаций - источников комплектования архивных учреждений в автономном округе;

содействие в пределах своей компетенции федеральным органам государственной власти в осуществлении ими своих полномочий на территории автономного округа;

участие в организации мероприятий, направленных на развитие отношений с другими субъектами Российской Федерации в соответств