Реферат: Комплекс учебно-методических материалов нижний Новгород 2009 Печатается по решению редакционно-издательского совета гоу впо нглу специальность: Финансы и кредит

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ


НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Н.А.ДОБРОЛЮБОВА


Н.Н. Головкин


Контроллинг в бизнесе

Часть 2

ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА КОНТРОЛЛИНГА


КОМПЛЕКС УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ


Нижний Новгород 2009

Печатается по решению редакционно-издательского совета ГОУ ВПО НГЛУ


Специальность: Финансы и кредит

Дисциплина: Контроллинг в бизнесе

УДК 33

ББК 65.5

Г 612


^ Головкин Н.Н. Контроллинг в бизнесе Ч.2 Информационная поддержка контроллинга: комплекс учебно-методических материалов. - Нижний Новгород : Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А.Добролюбова, 2010.- с.


Часть 2 учебно-методического комплекса является продолжением части 1 и содержит опорный конспект лекций по информационной поддержке контроллинга.

Предназначена для студентов специальности "Финансы и кредит" очной и очно-заочной форм обучения.


Рецензент: Е.А. Нагаева, кандидат экономических наук, доцент каф. «Экономика и управление» НГЛУ .


Составитель: Н.Н.Головкин, кандидат технических наук, доцент


© Издательство ГОУ ВПО НГЛУ, 2010

© Головкин Н.Н., 2010

Содержание


Информационная поддержка контроллинга

Информационный компонент менеджмента и контроллинга

Формирование единого информационного пространства

Критические факторы комплексного решения управленческих задач

Тенденции развития информационной технологии

Источники информации

Потоки информации

Классификация источников информации

Принципы электронного документооборота

Основные функции системы поддержки принятия решений

Доставка информации

Управление информацией

Хранение информации

Анализ информации

Представление информации

Анализ информации. Система моделей поддержки принятия управленческих решений

Предварительная классификация аналитических задач

Типовые возможности аналитического наполнения СППР

Математические информационные методы поддержки принятия решений

Постановка задачи оптимизации

Векторная оптимизация и формирование обощенных показателей качества

Статистическая оценка показателей. Выявление зависимостей. Эконометрика.

Использование нейронных сетей для финансовых прогнозов.

Использование нечеткой логики

Представление информации. Пользовательский интерфейс менеджеров

Информационная система руководителя

Информационные системы для решения задач контроллинга

Лидеры современного рынка

Компонент контроллинга системы R/3 фирмы SAP AG

Российский опыт информационной поддержки контроллинга

Организация службы контроллинга

2.1 Организация подразделения контроллинга

2.2 Профессиональные и личностные качества контроллера

2.3 Фазы и темпы внедрения контроллинга

3. Практика применения контроллинга в современном бизнесе

3.1 Контроллинг на производстве

3.1.1 Анализ предпосылок формирования системы контроллинга

3.1.2 Проекты системы контроллинга

3.2 Контроллинг в банке

3.2.1 Задачи банка как кредитного института

3.2.2 Особенности банковского контроллинга

3.2.3 Стратегический и оперативный контроллинг в банке

3.2.4 Финансовое планирование и бюджетирование

3.2.5 Система показателей для банковского менеджмента

3.2.6 Особенности контроллинга рисков

3.2.7 Финансовый анализ в рамках концепции контроллинга

3.2.8 Методы калькуляции маржи

3.2.9 Особенности управленческого учета в банке. Конроллинг издержек

3.2.10 Требования к информационной поддержке управленческих задач


^ ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ


1. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА КОНТРОЛЛИНГА

Управление современным предприятием требует все большей опера­тивности. В период быстрых изменений на рынке, более короткого цикла обращения продукции и услуг, изменчивости потребительско­го спроса важна комплексность информационной базы для принятия оперативных и стратегических решений и контроля над их выполне­нием.

Традиционные бумажные носители информации служат явным барьером на пути внедрения передовых технологий управления. В этой связи использование современных методов сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации для подготовки управленческих решений является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

^ 1.1 ИНФОРМАЦИОННЫЙ КОМПОНЕНТ МЕНЕДЖМЕНТА И КОНТРОЛЛИНГА

Контроллинг как система управления будущим играет особую роль в обеспечении длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. Сердцевиной системы является сопоставление плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на плане развития и бюджетировании предприятия. По мере развития системы управления на предприятии контроль и управление уступают место самоконтролю и самоуправлению в кон­кретной организационной единице. При этом соблюдается цикл поддержки управленческих решений "план - организация выполне­ния - учет- контроль - анализ - регулирование" на каждом из трех уровней: стратегическом, оперативном и тактическом.

Взаимосвязи различных уровней управления, задач определения целей, планирования, анализа, контроля и регулирования, ответст­венности между службами за результаты деятельности по управле­нию представлены на рис. 1.1.

С информационной точки з р е н и я стержнем является система поддержки принятия решений (СППР) - своеобразная над­стройка над оперативными информационными системами, исполь­зуемыми на предприятии. Цель разработки и внедрения СППР - ин­формационная поддержка оперативных возможностей и комфорт­ных условий для высшего руководства и ведущих специалистов при принятии обоснованных решений, соответствующих миссии пред­приятия, а также его стратегическим и тактическим целям.




^ Рис.1.1 - Распределение функциональных обязанностей между службами менеджмента, контроллинга и информатики


Основой такой системы являются:

доставка данных и информации аналитического и сводного ха­
рактера как из внутренних, так и из внешних источников для
проведения экономических и финансовых оценок, сопоставления
планов, разработки моделей и составления прогнозов в бизнесе;

формирование во взаимодействии с руководством системы ин­
формационных, финансовых, математических и эвристических
моделей экономических и управленческих процессов.
Концептуально решение поставленной проблемы должно базиро­
ваться на обеспечении доступа к данным и информации и формиро­
вании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо
обеспечить:

доступ к данным внутренних и внешних источников информа­ции, использующих серийно выпускаемые базы данных;

управление данными и информацией в разнородных (многоплат­форменных) комплексах, что позволяет обеспечить их откры­тость;

хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления, включая модели "что..., если...";

анализ и синтез финансовой и экономической информации, мо­делирование состояний, процессов и условий;

представление информации в виде диаграмм, графиков и геогра­фических карт в форме, интуитивно понятной и удобной руково­дству для выработки решений.

Таким образом, целью создания системы является обеспечение методической и информационной поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе фактографического и статистического анализа и прогноза финансо­вых и экономических показателей. Это подразумевает использова­ние на постоянной основе методов прогнозирования, мониторинга, анализа и корректировки деятельности предприятия и его подразде­лений, а также сведений о состоянии рынков и условиях конкурен­ции


^ 1.2 ФОРМИРОВАНИЕ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА

Одним из основных отличий аналитической системы от системы оперативной обработки данных является не столько громадный объ­ем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации. Реализация поставленных задач немыслима без широкого использования автоматизированных информационных систем (АИС). Информационное, программное и техническое обеспечение АИС должно обеспечить оперативный доступ и систематизацию как внутренних, так и внешних источни­ков информации, формировать единое информационное пространст­во.

Под единым информационным пространством понимается сово­купность методических, организационных, программных, техниче­ских и телекоммуникационных средств, обеспечивающих оператив­ный доступ к любым информационным ресурсам предприятия в пределах компетенции и прав доступа специалистов.


^ 1.2.1. КРИТИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ КОМПЛЕКСНОГО РЕШЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗАДАЧ

Критическими при разработке стратегии построения интегрирован­ной АИС следует считать четыре фактора: времени, обеспеченности ресурсами, потенциального развития, преемственности.

^ Фактор времени. С учетом стратегической важности своевре­менности информационного обеспечения для всех видов деятельно­сти и возрастающего уровня конкуренции необходимо, чтобы пер­вые этапы создания системы информационного обеспечения были завершены и первые результаты ее эксплуатации были получены че­рез максимально короткий срок после принятия решения о разработ­ке системы и начала ее финансирования. Сама разработка также должна быть завершена в максимально короткий срок.

Фактор времени должен быть принят во внимание и в процессе эксплуатации системы, поскольку в условиях возрастающей конку­ренции качество управления бизнесом и своевременность доставки информации пользователю для ее скорейшего анализа и принятия решений являются стратегическими составляющими успеха.

Фактор обеспеченности ресурсами. Вложения в финансирование разработки могут 1быть значительными, но при этом они должны:

достигать цели разработки и внедрения системы;

обеспечивать максимальную выгоду (прибыль) от разработки;

быть оптимальными по сравнению с другими вариантами реали­зации.

Для обоснования проекта должен разрабатываться бизнес-план. Требуется также учитывать экономические тенденции, например, имеющие место в России: относительно быстрое удорожание труда высококвалифицированных специалистов, интенсивное развитие рынка технических средств и информационных технологий, который по многим параметрам не отстает от мирового. При этом, как и во всем мире, в России имеет место относительное удешевление техни­ческих средств. С другой стороны, постепенное уменьшение доли пиратского, или неофициального, использования программных средств, в особенности для относительно новых технических плат­форм, приводит к росту стоимости программных средств при созда­нии интегрированной АИС.

^ Фактор потенциального развития. Поскольку ситуация в сфере бизнеса в России подвержена быстрым, порой скачкообразным из­менениям (законодательство, политические изменения и решения, макроэкономические решения, изменяющиеся методики и значения параметров расчетов различных существующих, а также введение новых показателей, появление новых сфер и видов деятельности), эти изменения должны легко и оперативно находить отражение в АИС путем модификации и расширения ее функциональных воз­можностей. Кроме того, требуется обеспечить переносимость реше­ний на новые вычислительные платформы, новые технологические и программные средства.

^ Фактор преемственности. В информационном обеспечении все­гда используются существующие на предприятии средства, а также ноу-хау. Это объясняется постепенностью перехода на новые техно­логии, привычками и наличием в каждом из предшествующих реше­ний положительных компонентов. Кроме того, преемственность крайне важна в аналитических системах для непрерывного анализа бизнеса и представления информации из внешних источников с це­лью получения существенно новой информации и принципиального расширения класса принимаемых решений.

Создание информационных систем требует системной ориента­ции разработчиков на всех стадиях жизненного цикла системы. Сис­темный подход предусматривает [4,5,10]:

определение концепции развития АИС;

выработку технологической платформы на основании концепции развития системы;

формирование модели системы бизнес-процессов и выработку бизнес-правил;

модернизацию правил работы (регламента) системы управления бизнесом;

разработку системы мероприятий по внедрению качественно но­вых элементов в работе персонала и всей организации в результа­те комплексной компьютеризации.

Успех во многом зависит от организационных мероприятий (включая усилия по формулировке миссии и целей фирмы, по рас­пределению ответственности и контролю), к проведению которых должно быть готово высшее руководство. Последовательное исполь­зование системного подхода предусматривает:

принятие решений по разработке архитектуры системы контрол­линга, требующих знаний как в предметной области, так и в об­ласти создания компьютерных систем;

выбор технологической платформы, системотехнических средств и технологии проектирования;

параллельную разработку документации, включая технологиче­скую;

разработку плана внедрения, сопровождения и развития.

На практике с учетом уровня квалификации обслуживающего персонала и пользователей, сроков на разработку и внедрение, нали­чия ресурсов, необходимости подготовки специалистов возможны модификации общей схемы при соблюдении основных требований и принципов.


^ 1.2.2. ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ


При развитии информационной технологии проявляются пять со­временных взаимосвязанных и усиливающих друг друга домини­рующих информационных тенденций [4]:

усложнение информационных продуктов (услуг);

обеспечение совместимости;

ликвидация промежуточных звеньев;

глобализация;

конвергенция.

Усложнение информационных продуктов (услуг). В информа­ционной технологии можно выделить два компонента:

механизм генерирования информационного продукта по запросу;

средства доставки этого информационного продукта в удобное время и в удобной для пользователя форме.

Сам информационный продукт выступает в виде специфической услуги, когда некоторое информационное содержание предоставля­ется в пользование потребителю. Информационный продукт - это в общем виде и сообщение, и носитель этого сообщения (экран ком­пьютера, бумага, магнитная лента, магнитный диск, оптический

диск и т.д.).

^ Обеспечение совместимости. Ведущей технологической про­блемой для поставщиков и потребителей информации является обеспечение совместимости - возможности свободного обмена раз­личной информацией. Усилия по стандартизации программных, ап­паратных и информационных компонентов обеспечивают унифика­цию не их содержания, а внешних форм. Благодаря этому можно из­менять конфигурации программно-технических средств и обеспечи­вать передачу и хранение разнообразной информации.

Решение проблемы совместимости информации требует полного соответствия и взаимной сопряженности компонентов телефонии, обработки данных, средств ввода-вывода информации, передачи данных, хранения и преобразования, аудио- и видеоинформации. Пока совместимость и взаимодействие начинаются и заканчиваются человеческими видами информации - речь, данные черно-белые и цветные, изображения в статике и динамике - и тремя человечески­ми чувствами их восприятия - слух, осязание и зрение.

^ Ликвидация промежуточных звеньев. Разработка новых мето­дов, обеспечивающих преобразование информации в формы, удоб­ные и доступные для немедленного использования потребителем, породила тенденцию ликвидации промежуточных звеньев. Напри­мер, из телефонных систем в свое время были исключены телефони­сты ("соединители"), затем в результате внедрения кредитных теле­фонных карт - сотрудники, собирающие деньги. В банковской сфере часть денег выдается через банкоматы, а не через кассиров.

В более широком плане следует отметить изменение отношений на предприятии (производство - обеспечение), между предприятия­ми (продавец - посредник - покупатель), между предприятием и по­требителем. Нет необходимости поручать что-то посреднику, если производитель и конечный потребитель легко связываются друг с другом и их информационная осведомленность выравнивается. По­средник не может добавить стоимости за счет информации, так как потребитель получает ее прямо от первоисточника и без искажения и хлопот. В результате широко и по индивидуальному заказу пре­доставляется большой спектр телеуслуг. Исключение не только лиц-посредников, но и специальных посреднических предприятий, опто­вых и розничных складов, штатов регистраторов и многого другого упростит экономическую структуру бизнеса. Одновременно с изме­нением технологии и количества персонала изменяется подход к подготовке принятия решения, так как все больший объем вопросов можно переложить на модели, способные в интерактивном режиме учесть все пожелания потребителя информации, продуктов и услуг.

Глобализация. По мере развития средств информатики рабочим местом (офисом) делового человека становится борт самолета, палу-

ба теплохода или салон автомашины. Полноправными атрибутами делового человека стали мобильный телефон, пейджер, электронный блокнот, персональный компьютер. С помощью встроенных в эти и другие устройства средств связи можно легко включиться в плане­тарную информационную систему в любом месте Земли.

Круглосуточное подключение к информации о состоянии рынков коренным образом меняет условия проведения деловых операций. Информация легко передается через границы регионов и государств. Информационная изоляция государств и протекционизм в деле сво­боды передачи информации ведут к их экономическому отставанию. Экономика окончательно становится общемировой и открытой, а ее информационная инфраструктура определяется глобальным теле­коммуникационным комплексом.

Конвергенция. Конвергенция- это пятая и последняя из рас­сматриваемых нами тенденций, означающая сходимость, схо­димость информационных признаков, т.е. сходство в строении и функциях у относительно далеких по происхождению устройств.

Фактически элементы конвергенции в информационных системах рационализируют номенклатуру средств информатики и добавляют им потребительскую стоимость. Взаимоусиление информационных функций в одном устройстве снижает стоимость изделий, стимули­рует их спрос, ведет к расширению использования информационных технологий. Конвергенция рыночных услуг, развитие средств их те­ледоставки повышают возможность создания сложных интегриро­ванных информационных продуктов, доступ потребителей к кото­рым осуществляется посредством взаимодействующих друг с дру­гом информационных систем, а также способствуют "ликвидации промежуточных звеньев при работе предпринимателей на междуна­родном рынке.

В офисе или дома гораздо удобнее иметь не отдельно стоящие приборы: факс, принтер, ксерокс, сканер, а одно интегрированное устройство со всеми информационными функциями; первые версии та­кого устройства, названные МесНеу ("смесь"), появились в продаже.

Парадоксальным и неизбежным следствием информационной прозрачности действий предпринимателей является конвергенция конкурирующих интересов, которая ведет к изменениям не только в информационной индустрии, но и в предпринимательстве в целом. Принцип конкурентного сотрудничества предпринимателей реали­зуется при создании национальных и международных предпринима­тельских альянсов.


^ 1.3 ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ


Переход общества к постиндустриальной эпохе и наукоемким тех­нологиям вводит в активный оборот информационные ресурсы и еще более повышает требования к квалификации труда специали­стов. Но именно информация дает возможность рационально распо­ряжаться всеми иными видами ресурсов. Интенсивное использова­ние информации позволяет значительно снизить материалоемкость и энергоемкость продукции, изменить требования к кадровому потен­циалу организации.

Главная проблема любой экономики- преодолеть ограничен­ность ресурсов. Но имеющиеся ресурсы можно использовать раз­личным способом. Ключевым моментом здесь является решение о том, где и как сосредоточить экономические ресурсы. Концен­трация ресурсов в нужное время, в нужном месте для решения глав­ного, приоритетного направления - вот в чем помогает информация при принятии экономических решений [4, 11].

Информация- основа маневра в предпринимательской деятель­ности. Она позволяет получить решение, как эффективнее и эконо­мически выгоднее организовать производство товаров или услуг. Знания и информация становятся стратегическими ресурсами, поскольку наряду с эмпирическим знанием и повсе­дневным опытом в экономическую деятельность непосредственно вовлекается систематизированное теоретическое знание.

Требуемая информация рассеяна по множеству источников и мест хранения. Цель АИС - собрать, тематически объединить и об работать информацию так, чтобы ускорить доступ к информации и представить ее в виде, удобном для интерпретации человеком -пользователем. Сегодня практически нет ограничений на вид соби­раемой информации и тип используемых носителей информации.

^ 1.3.1. ПОТОКИ ИНФОРМАЦИИ


Предприятие можно рассматривать как информационную систему. В ней сходятся четыре потока информации: два внешних и два внут­ренних [4].

Внешняя деловая среда (или макросфера) - со­вокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношения, складывающиеся между ними и предприятием (рис. 1.2).





^ Рис. 1.2- Внешние информационные потоки предприятия


Отношения определяют взаимодей­ствие между предприятием, его реальными и потенциальными кли­ентами, а также конкурентами. Согласно оценкам экспертов, наи­большие возможности предприятию обеспечивают квалификация персонала и технологическая база, а наибольшая опасность заключа­ется в неожиданных действиях со стороны конкурентов.

^ Внутренняя деловая среда - это отношения в коллек­тиве, определяющие насыщенность информационных и интенсив­ность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.

Согласно современным оценкам, менеджер в своей деятельности играет три информационные роли:

приемника информации;

распространителя информации;

профессионального представителя во внешнем мире.

От того, как менеджер или предприниматель сыграют свои ин­формационные роли, организовав профессиональные информацион­ные потоки, в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Но производительность предприятия опреде­ляется не только количеством информации, но и ее качеством.

Информация- главный ресурс роста производительности пред­приятия, поскольку именно она позволяет:

устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и ис­пользовать открывающиеся возможности;

принимать обоснованные и своевременные управляющие реше­ния;

координировать действия разрозненных подразделений, направ­ляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

На любом предприятии должна систематически вестись работа в следующих направлениях:

выявление проблем и определение информационных потребно­стей;

отбор источников информации;

сбор информации;

обработка информации и оценка ее полноты и значимости;

анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;

разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;

оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и при­нятие управляющих решений для реализации стратегических планов.

Информационное обогащение современного бизнеса - его наибо­лее характерная черта. Выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию об открывающихся воз­можностях.

^ 1.3.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ


В качестве внутренних источников информации могут высту­пать:

транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;

система внутрифирменного электронного документооборота;

документы из электронных хранилищ;

документы на бумажных носителях. Квнешним источникам информации относятся:

материалы и данные информационных агентств как в электрон­ном виде, так и на бумажных носителях;

законодательные и нормативные материалы регулирующих орга­нов;

• материалы и данные, представленные клиентами и партнерами
предприятия в электронном виде или на бумажных носителях.
АИС должна обеспечить возможность комплексного использова­
ния всей гаммы информационных источников для решения традици­
онных и нерегламентированных аналитических задач. Для этого
система поддержки принятия решений должна базироваться на кон­
цепции единого информационного пространства.

Ключевыми направлениями в создании информационной систе­мы, отражающей указанную концепцию, являются внедрение элек­тронного документооборота и возможности работы с электронными образами бумажных документов, а также создание информационно­го хранилища [4]

^ 1.3.3. ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА


Стержнем электронного документооборота является система управ­ления электронным документооборотом (СУЭД), предназначенная для достижения следующих целей:

интеграции процессов документационного обеспечения управле­ния предприятием в рамках единой информационной системы;

повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централи­зованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов, подготовки отчетов и докладов, а также за счет по­вышения полноты и достоверности отчетов;

уменьшения стоимости документационного обеспечения управ­ления предприятием за счет перехода от бумажного делопроиз­водства к электронному, снижения стоимости копирования и пе­редачи бумажных документов;

уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
Система должна соответствовать существующей информацион­
но-организационной структуре предприятия (группы предприятий) и
обеспечивать свою модификацию по мере совершенствования этой
структуры. Система предназначена (рис. 1.3) для автоматизации до­
кументационного обеспечения управления предприятием, включая
процессы подготовки, ввода, хранения, поиски и вывода организаци­
онно-распорядительных документов и стандартных форм докумен­





^ Рис. 1.3 Основные компоненты СУЭД

тов, а также для управления делопроизводством (создание, обработ­
ка и систематизация архивного хранения документов)

Объектом автоматизации являются процессы:

создания документов;

подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-стати­стических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Структура, состав и функции типовой системы управления элек­
тронным документооборотом рассмотрены в [4].

^ 1.4. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ

При формировании информационных хранилищ как базы СППР следует предварительно обследовать потенциально интересные внутренние и внешние источники информации, оценить потенци­альный объем и содержание переносимых в информационное храни­лище сведений, определить требования к структуризации информа­ции и возможности ее поддержания.

^ 1.4.1. ДОСТАВКА ИНФОРМАЦИИ

Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными доку­ментами целесообразно использовать современные технологии фор­мирования электронных копий для последующего их использования в рамках электронного архива, анализа неструктурированной и сла­боструктурированной информации по запросу пользователя. При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов обычно предусматривается возможность получения ин­формации из различных территориально разнесенных источников.

^ 1.4.2. УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ

Исходные данные, поступающие в систему из различных источни­ков, как правило, фильтруются. В частности, могут присутствовать следующие этапы преобразования данных:

• проверка корректности- внутренней непротиворечивости дан­ных, безопасности внесения данных и функционирования систе­мы в целом;

приведение к общему формату в соответствии с принципом ин-тегрированности данных и информации;

фильтрация и агрегирование данных;

исключение дублирования данных;

датирование данных (обязательное внесение временной метки в соответствии с принципом историчности).

Для управления информационным хранилищем и его модифика­цией целесообразно предусмотреть возможность описания различ­ных структур данных (создание и ведение метабазы) как админист­ратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя, должна быть на­страиваема и на конкретную группу пользователей, и на конкретную решаемую задачу.

^ 1.4.3. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ


Информационное хранилище должно быть построено с учетом предметной ориентации данных, их историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хра­нилище структурируются благодаря использованию структурных настроек в метаданных с учетом уровня их агрегирования.

Под агрегированием данных понимается использование механизмов получения системы взаимосвязанных данных различного уровня де­тализации, например по времени (час, день, неделя, месяц, квартал, год), по региону (отделение, район, город, республика, страна), по подразделению предприятия и т.д.

Максимальный срок хранения информации обычно составляет для агрегированной информации не менее 10 лет, для детализиро­ванной информации - до 4 лет. Исторические данные по истечении определенных сроков могут "складироваться" в общесистемном ар­хиве данных, предназначенном для долговременного хранения на различных видах носителей (на магнитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). Естественно, в случае

необходимости обеспечиваются запрос (например, для ретроспек­тивного анализа временных рядов) данных из архива и добавление их в аналитическую систему, в том числе и в автоматическом режи­ме.

Для экономии времени пользователя может быть организовано многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложно­сти многоуровневой структуры информационного хранилища необ­ходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных -данным оперативных и других внешних систем.

Для описания правил функционирования информационного хра­нилища, ведения журнала операций и реализации доступа к инфор­мации требуются развитые программные средства ведения метабазы и поддержания целостности метаданных. Особое значение как в це­лом для системы подготовки принятия решений, так и для каждой из рассматриваемых автономных задач в рамках многоуровневой орга­низации хранения информации имеет адекватное отражение имею­щихся в распоряжении и потенциально доступных данных при опи­сании и согласовании структуры данных и метаданных. Описание указанных структур должно опираться на внутренние стандарты до­кументооборота и представления информации в организации.

^ 1.4.4. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ

Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хране-'ние, главное уметь эффективно пользоваться ею. История учит* что на базе одной и той же информации могут делаться различные, не исключено что и противоположные выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики (рис. 1.4). Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированы в области компьютер- ных технологий и современных аналитических методов. Только не­большая часть их аналитических потребностей может быть предва­рительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержки подготовки принятия реше­ний.




^ Рис.1.4 – Классификация пользователей аналитических систем


Современные информационные системы поддерживают интер­претацию информации как совокупности данных о бизнес-объектах. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, а тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как "Клиенты", "Договоры", "Оплата труда" и др. В то же время более квалифицированный поль­зователь имеет возможность, описав -с помощью встроенного меха­низма формирования запросов новые функции и представления, со­хранить их для использования коллегами [4].

Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и мно­жественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмот­ря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не закан­чивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в про­шлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инстру­ментов является прогноз на будущее и наличие механизмов модели­рования по схеме "что ... , если ...". Именно на эти возможности и ориентированы многие программные продукты, появившиеся на рынке в последнее время.

^ 1.4.5. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

Представление информации - один из наиболее существенных фак­торов всей концепции СППР. Высшее руководство предприятия за­частую видит только этот компонент информационной системы, по­этому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления резуль­татов анализа и моделирования, будь то в электронной или бумаж­ной форме.

Обеспечение удобств