Реферат: Комплекс учебно-методических материалов нижний Новгород 2009 Печатается по решению редакционно-издательского совета гоу впо нглу специальность: Финансы и кредит
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ им. Н.А.ДОБРОЛЮБОВА
Н.Н. Головкин
Контроллинг в бизнесе
Часть 2
ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА КОНТРОЛЛИНГА
КОМПЛЕКС УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ
Нижний Новгород 2009
Печатается по решению редакционно-издательского совета ГОУ ВПО НГЛУ
Специальность: Финансы и кредит
Дисциплина: Контроллинг в бизнесе
УДК 33
ББК 65.5
Г 612
^ Головкин Н.Н. Контроллинг в бизнесе Ч.2 Информационная поддержка контроллинга: комплекс учебно-методических материалов. - Нижний Новгород : Нижегородский государственный лингвистический университет им. Н.А.Добролюбова, 2010.- с.
Часть 2 учебно-методического комплекса является продолжением части 1 и содержит опорный конспект лекций по информационной поддержке контроллинга.
Предназначена для студентов специальности "Финансы и кредит" очной и очно-заочной форм обучения.
Рецензент: Е.А. Нагаева, кандидат экономических наук, доцент каф. «Экономика и управление» НГЛУ .
Составитель: Н.Н.Головкин, кандидат технических наук, доцент
© Издательство ГОУ ВПО НГЛУ, 2010
© Головкин Н.Н., 2010
Содержание
Информационная поддержка контроллинга
Информационный компонент менеджмента и контроллинга
Формирование единого информационного пространства
Критические факторы комплексного решения управленческих задач
Тенденции развития информационной технологии
Источники информации
Потоки информации
Классификация источников информации
Принципы электронного документооборота
Основные функции системы поддержки принятия решений
Доставка информации
Управление информацией
Хранение информации
Анализ информации
Представление информации
Анализ информации. Система моделей поддержки принятия управленческих решений
Предварительная классификация аналитических задач
Типовые возможности аналитического наполнения СППР
Математические информационные методы поддержки принятия решений
Постановка задачи оптимизации
Векторная оптимизация и формирование обощенных показателей качества
Статистическая оценка показателей. Выявление зависимостей. Эконометрика.
Использование нейронных сетей для финансовых прогнозов.
Использование нечеткой логики
Представление информации. Пользовательский интерфейс менеджеров
Информационная система руководителя
Информационные системы для решения задач контроллинга
Лидеры современного рынка
Компонент контроллинга системы R/3 фирмы SAP AG
Российский опыт информационной поддержки контроллинга
Организация службы контроллинга
2.1 Организация подразделения контроллинга
2.2 Профессиональные и личностные качества контроллера
2.3 Фазы и темпы внедрения контроллинга
3. Практика применения контроллинга в современном бизнесе
3.1 Контроллинг на производстве
3.1.1 Анализ предпосылок формирования системы контроллинга
3.1.2 Проекты системы контроллинга
3.2 Контроллинг в банке
3.2.1 Задачи банка как кредитного института
3.2.2 Особенности банковского контроллинга
3.2.3 Стратегический и оперативный контроллинг в банке
3.2.4 Финансовое планирование и бюджетирование
3.2.5 Система показателей для банковского менеджмента
3.2.6 Особенности контроллинга рисков
3.2.7 Финансовый анализ в рамках концепции контроллинга
3.2.8 Методы калькуляции маржи
3.2.9 Особенности управленческого учета в банке. Конроллинг издержек
3.2.10 Требования к информационной поддержке управленческих задач
^ ОПОРНЫЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ
1. ИНФОРМАЦИОННАЯ ПОДДЕРЖКА КОНТРОЛЛИНГА
Управление современным предприятием требует все большей оперативности. В период быстрых изменений на рынке, более короткого цикла обращения продукции и услуг, изменчивости потребительского спроса важна комплексность информационной базы для принятия оперативных и стратегических решений и контроля над их выполнением.
Традиционные бумажные носители информации служат явным барьером на пути внедрения передовых технологий управления. В этой связи использование современных методов сбора, обработки, хранения, анализа и представления информации для подготовки управленческих решений является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.
^ 1.1 ИНФОРМАЦИОННЫЙ КОМПОНЕНТ МЕНЕДЖМЕНТА И КОНТРОЛЛИНГА
Контроллинг как система управления будущим играет особую роль в обеспечении длительного функционирования предприятия и его структурных единиц. Сердцевиной системы является сопоставление плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на плане развития и бюджетировании предприятия. По мере развития системы управления на предприятии контроль и управление уступают место самоконтролю и самоуправлению в конкретной организационной единице. При этом соблюдается цикл поддержки управленческих решений "план - организация выполнения - учет- контроль - анализ - регулирование" на каждом из трех уровней: стратегическом, оперативном и тактическом.
Взаимосвязи различных уровней управления, задач определения целей, планирования, анализа, контроля и регулирования, ответственности между службами за результаты деятельности по управлению представлены на рис. 1.1.
С информационной точки з р е н и я стержнем является система поддержки принятия решений (СППР) - своеобразная надстройка над оперативными информационными системами, используемыми на предприятии. Цель разработки и внедрения СППР - информационная поддержка оперативных возможностей и комфортных условий для высшего руководства и ведущих специалистов при принятии обоснованных решений, соответствующих миссии предприятия, а также его стратегическим и тактическим целям.
^ Рис.1.1 - Распределение функциональных обязанностей между службами менеджмента, контроллинга и информатики
Основой такой системы являются:
доставка данных и информации аналитического и сводного ха
рактера как из внутренних, так и из внешних источников для
проведения экономических и финансовых оценок, сопоставления
планов, разработки моделей и составления прогнозов в бизнесе;
формирование во взаимодействии с руководством системы ин
формационных, финансовых, математических и эвристических
моделей экономических и управленческих процессов.
Концептуально решение поставленной проблемы должно базиро
ваться на обеспечении доступа к данным и информации и формиро
вании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо
обеспечить:
доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно выпускаемые базы данных;
управление данными и информацией в разнородных (многоплатформенных) комплексах, что позволяет обеспечить их открытость;
хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего анализа, синтеза и представления, включая модели "что..., если...";
анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и условий;
представление информации в виде диаграмм, графиков и географических карт в форме, интуитивно понятной и удобной руководству для выработки решений.
Таким образом, целью создания системы является обеспечение методической и информационной поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе фактографического и статистического анализа и прогноза финансовых и экономических показателей. Это подразумевает использование на постоянной основе методов прогнозирования, мониторинга, анализа и корректировки деятельности предприятия и его подразделений, а также сведений о состоянии рынков и условиях конкуренции
^ 1.2 ФОРМИРОВАНИЕ ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА
Одним из основных отличий аналитической системы от системы оперативной обработки данных является не столько громадный объем обрабатываемых данных, сколько необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее нерегламентированных запросов из различных источников информации. Реализация поставленных задач немыслима без широкого использования автоматизированных информационных систем (АИС). Информационное, программное и техническое обеспечение АИС должно обеспечить оперативный доступ и систематизацию как внутренних, так и внешних источников информации, формировать единое информационное пространство.
Под единым информационным пространством понимается совокупность методических, организационных, программных, технических и телекоммуникационных средств, обеспечивающих оперативный доступ к любым информационным ресурсам предприятия в пределах компетенции и прав доступа специалистов.
^ 1.2.1. КРИТИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ КОМПЛЕКСНОГО РЕШЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ЗАДАЧ
Критическими при разработке стратегии построения интегрированной АИС следует считать четыре фактора: времени, обеспеченности ресурсами, потенциального развития, преемственности.
^ Фактор времени. С учетом стратегической важности своевременности информационного обеспечения для всех видов деятельности и возрастающего уровня конкуренции необходимо, чтобы первые этапы создания системы информационного обеспечения были завершены и первые результаты ее эксплуатации были получены через максимально короткий срок после принятия решения о разработке системы и начала ее финансирования. Сама разработка также должна быть завершена в максимально короткий срок.
Фактор времени должен быть принят во внимание и в процессе эксплуатации системы, поскольку в условиях возрастающей конкуренции качество управления бизнесом и своевременность доставки информации пользователю для ее скорейшего анализа и принятия решений являются стратегическими составляющими успеха.
Фактор обеспеченности ресурсами. Вложения в финансирование разработки могут 1быть значительными, но при этом они должны:
достигать цели разработки и внедрения системы;
обеспечивать максимальную выгоду (прибыль) от разработки;
быть оптимальными по сравнению с другими вариантами реализации.
Для обоснования проекта должен разрабатываться бизнес-план. Требуется также учитывать экономические тенденции, например, имеющие место в России: относительно быстрое удорожание труда высококвалифицированных специалистов, интенсивное развитие рынка технических средств и информационных технологий, который по многим параметрам не отстает от мирового. При этом, как и во всем мире, в России имеет место относительное удешевление технических средств. С другой стороны, постепенное уменьшение доли пиратского, или неофициального, использования программных средств, в особенности для относительно новых технических платформ, приводит к росту стоимости программных средств при создании интегрированной АИС.
^ Фактор потенциального развития. Поскольку ситуация в сфере бизнеса в России подвержена быстрым, порой скачкообразным изменениям (законодательство, политические изменения и решения, макроэкономические решения, изменяющиеся методики и значения параметров расчетов различных существующих, а также введение новых показателей, появление новых сфер и видов деятельности), эти изменения должны легко и оперативно находить отражение в АИС путем модификации и расширения ее функциональных возможностей. Кроме того, требуется обеспечить переносимость решений на новые вычислительные платформы, новые технологические и программные средства.
^ Фактор преемственности. В информационном обеспечении всегда используются существующие на предприятии средства, а также ноу-хау. Это объясняется постепенностью перехода на новые технологии, привычками и наличием в каждом из предшествующих решений положительных компонентов. Кроме того, преемственность крайне важна в аналитических системах для непрерывного анализа бизнеса и представления информации из внешних источников с целью получения существенно новой информации и принципиального расширения класса принимаемых решений.
Создание информационных систем требует системной ориентации разработчиков на всех стадиях жизненного цикла системы. Системный подход предусматривает [4,5,10]:
определение концепции развития АИС;
выработку технологической платформы на основании концепции развития системы;
формирование модели системы бизнес-процессов и выработку бизнес-правил;
модернизацию правил работы (регламента) системы управления бизнесом;
разработку системы мероприятий по внедрению качественно новых элементов в работе персонала и всей организации в результате комплексной компьютеризации.
Успех во многом зависит от организационных мероприятий (включая усилия по формулировке миссии и целей фирмы, по распределению ответственности и контролю), к проведению которых должно быть готово высшее руководство. Последовательное использование системного подхода предусматривает:
принятие решений по разработке архитектуры системы контроллинга, требующих знаний как в предметной области, так и в области создания компьютерных систем;
выбор технологической платформы, системотехнических средств и технологии проектирования;
параллельную разработку документации, включая технологическую;
разработку плана внедрения, сопровождения и развития.
На практике с учетом уровня квалификации обслуживающего персонала и пользователей, сроков на разработку и внедрение, наличия ресурсов, необходимости подготовки специалистов возможны модификации общей схемы при соблюдении основных требований и принципов.
^ 1.2.2. ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ
При развитии информационной технологии проявляются пять современных взаимосвязанных и усиливающих друг друга доминирующих информационных тенденций [4]:
усложнение информационных продуктов (услуг);
обеспечение совместимости;
ликвидация промежуточных звеньев;
глобализация;
конвергенция.
Усложнение информационных продуктов (услуг). В информационной технологии можно выделить два компонента:
механизм генерирования информационного продукта по запросу;
средства доставки этого информационного продукта в удобное время и в удобной для пользователя форме.
Сам информационный продукт выступает в виде специфической услуги, когда некоторое информационное содержание предоставляется в пользование потребителю. Информационный продукт - это в общем виде и сообщение, и носитель этого сообщения (экран компьютера, бумага, магнитная лента, магнитный диск, оптический
диск и т.д.).
^ Обеспечение совместимости. Ведущей технологической проблемой для поставщиков и потребителей информации является обеспечение совместимости - возможности свободного обмена различной информацией. Усилия по стандартизации программных, аппаратных и информационных компонентов обеспечивают унификацию не их содержания, а внешних форм. Благодаря этому можно изменять конфигурации программно-технических средств и обеспечивать передачу и хранение разнообразной информации.
Решение проблемы совместимости информации требует полного соответствия и взаимной сопряженности компонентов телефонии, обработки данных, средств ввода-вывода информации, передачи данных, хранения и преобразования, аудио- и видеоинформации. Пока совместимость и взаимодействие начинаются и заканчиваются человеческими видами информации - речь, данные черно-белые и цветные, изображения в статике и динамике - и тремя человеческими чувствами их восприятия - слух, осязание и зрение.
^ Ликвидация промежуточных звеньев. Разработка новых методов, обеспечивающих преобразование информации в формы, удобные и доступные для немедленного использования потребителем, породила тенденцию ликвидации промежуточных звеньев. Например, из телефонных систем в свое время были исключены телефонисты ("соединители"), затем в результате внедрения кредитных телефонных карт - сотрудники, собирающие деньги. В банковской сфере часть денег выдается через банкоматы, а не через кассиров.
В более широком плане следует отметить изменение отношений на предприятии (производство - обеспечение), между предприятиями (продавец - посредник - покупатель), между предприятием и потребителем. Нет необходимости поручать что-то посреднику, если производитель и конечный потребитель легко связываются друг с другом и их информационная осведомленность выравнивается. Посредник не может добавить стоимости за счет информации, так как потребитель получает ее прямо от первоисточника и без искажения и хлопот. В результате широко и по индивидуальному заказу предоставляется большой спектр телеуслуг. Исключение не только лиц-посредников, но и специальных посреднических предприятий, оптовых и розничных складов, штатов регистраторов и многого другого упростит экономическую структуру бизнеса. Одновременно с изменением технологии и количества персонала изменяется подход к подготовке принятия решения, так как все больший объем вопросов можно переложить на модели, способные в интерактивном режиме учесть все пожелания потребителя информации, продуктов и услуг.
Глобализация. По мере развития средств информатики рабочим местом (офисом) делового человека становится борт самолета, палу-
ба теплохода или салон автомашины. Полноправными атрибутами делового человека стали мобильный телефон, пейджер, электронный блокнот, персональный компьютер. С помощью встроенных в эти и другие устройства средств связи можно легко включиться в планетарную информационную систему в любом месте Земли.
Круглосуточное подключение к информации о состоянии рынков коренным образом меняет условия проведения деловых операций. Информация легко передается через границы регионов и государств. Информационная изоляция государств и протекционизм в деле свободы передачи информации ведут к их экономическому отставанию. Экономика окончательно становится общемировой и открытой, а ее информационная инфраструктура определяется глобальным телекоммуникационным комплексом.
Конвергенция. Конвергенция- это пятая и последняя из рассматриваемых нами тенденций, означающая сходимость, сходимость информационных признаков, т.е. сходство в строении и функциях у относительно далеких по происхождению устройств.
Фактически элементы конвергенции в информационных системах рационализируют номенклатуру средств информатики и добавляют им потребительскую стоимость. Взаимоусиление информационных функций в одном устройстве снижает стоимость изделий, стимулирует их спрос, ведет к расширению использования информационных технологий. Конвергенция рыночных услуг, развитие средств их теледоставки повышают возможность создания сложных интегрированных информационных продуктов, доступ потребителей к которым осуществляется посредством взаимодействующих друг с другом информационных систем, а также способствуют "ликвидации промежуточных звеньев при работе предпринимателей на международном рынке.
В офисе или дома гораздо удобнее иметь не отдельно стоящие приборы: факс, принтер, ксерокс, сканер, а одно интегрированное устройство со всеми информационными функциями; первые версии такого устройства, названные МесНеу ("смесь"), появились в продаже.
Парадоксальным и неизбежным следствием информационной прозрачности действий предпринимателей является конвергенция конкурирующих интересов, которая ведет к изменениям не только в информационной индустрии, но и в предпринимательстве в целом. Принцип конкурентного сотрудничества предпринимателей реализуется при создании национальных и международных предпринимательских альянсов.
^ 1.3 ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ
Переход общества к постиндустриальной эпохе и наукоемким технологиям вводит в активный оборот информационные ресурсы и еще более повышает требования к квалификации труда специалистов. Но именно информация дает возможность рационально распоряжаться всеми иными видами ресурсов. Интенсивное использование информации позволяет значительно снизить материалоемкость и энергоемкость продукции, изменить требования к кадровому потенциалу организации.
Главная проблема любой экономики- преодолеть ограниченность ресурсов. Но имеющиеся ресурсы можно использовать различным способом. Ключевым моментом здесь является решение о том, где и как сосредоточить экономические ресурсы. Концентрация ресурсов в нужное время, в нужном месте для решения главного, приоритетного направления - вот в чем помогает информация при принятии экономических решений [4, 11].
Информация- основа маневра в предпринимательской деятельности. Она позволяет получить решение, как эффективнее и экономически выгоднее организовать производство товаров или услуг. Знания и информация становятся стратегическими ресурсами, поскольку наряду с эмпирическим знанием и повседневным опытом в экономическую деятельность непосредственно вовлекается систематизированное теоретическое знание.
Требуемая информация рассеяна по множеству источников и мест хранения. Цель АИС - собрать, тематически объединить и об работать информацию так, чтобы ускорить доступ к информации и представить ее в виде, удобном для интерпретации человеком -пользователем. Сегодня практически нет ограничений на вид собираемой информации и тип используемых носителей информации.
^ 1.3.1. ПОТОКИ ИНФОРМАЦИИ
Предприятие можно рассматривать как информационную систему. В ней сходятся четыре потока информации: два внешних и два внутренних [4].
Внешняя деловая среда (или макросфера) - совокупность экономических и политических субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношения, складывающиеся между ними и предприятием (рис. 1.2).
^ Рис. 1.2- Внешние информационные потоки предприятия
Отношения определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Согласно оценкам экспертов, наибольшие возможности предприятию обеспечивают квалификация персонала и технологическая база, а наибольшая опасность заключается в неожиданных действиях со стороны конкурентов.
^ Внутренняя деловая среда - это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.
Согласно современным оценкам, менеджер в своей деятельности играет три информационные роли:
приемника информации;
распространителя информации;
профессионального представителя во внешнем мире.
От того, как менеджер или предприниматель сыграют свои информационные роли, организовав профессиональные информационные потоки, в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Но производительность предприятия определяется не только количеством информации, но и ее качеством.
Информация- главный ресурс роста производительности предприятия, поскольку именно она позволяет:
устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности;
принимать обоснованные и своевременные управляющие решения;
координировать действия разрозненных подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей.
На любом предприятии должна систематически вестись работа в следующих направлениях:
выявление проблем и определение информационных потребностей;
отбор источников информации;
сбор информации;
обработка информации и оценка ее полноты и значимости;
анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;
разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;
оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управляющих решений для реализации стратегических планов.
Информационное обогащение современного бизнеса - его наиболее характерная черта. Выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию об открывающихся возможностях.
^ 1.3.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ
В качестве внутренних источников информации могут выступать:
транзакционные системы, предназначенные для операционной работы, в том числе с клиентами, включая клиентов филиалов и представительств;
система внутрифирменного электронного документооборота;
документы из электронных хранилищ;
документы на бумажных носителях. Квнешним источникам информации относятся:
материалы и данные информационных агентств как в электронном виде, так и на бумажных носителях;
законодательные и нормативные материалы регулирующих органов;
• материалы и данные, представленные клиентами и партнерами
предприятия в электронном виде или на бумажных носителях.
АИС должна обеспечить возможность комплексного использова
ния всей гаммы информационных источников для решения традици
онных и нерегламентированных аналитических задач. Для этого
система поддержки принятия решений должна базироваться на кон
цепции единого информационного пространства.
Ключевыми направлениями в создании информационной системы, отражающей указанную концепцию, являются внедрение электронного документооборота и возможности работы с электронными образами бумажных документов, а также создание информационного хранилища [4]
^ 1.3.3. ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Стержнем электронного документооборота является система управления электронным документооборотом (СУЭД), предназначенная для достижения следующих целей:
интеграции процессов документационного обеспечения управления предприятием в рамках единой информационной системы;
повышения информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов, подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;
уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;
интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.
Система должна соответствовать существующей информацион
но-организационной структуре предприятия (группы предприятий) и
обеспечивать свою модификацию по мере совершенствования этой
структуры. Система предназначена (рис. 1.3) для автоматизации до
кументационного обеспечения управления предприятием, включая
процессы подготовки, ввода, хранения, поиски и вывода организаци
онно-распорядительных документов и стандартных форм докумен
^ Рис. 1.3 Основные компоненты СУЭД
тов, а также для управления делопроизводством (создание, обработ
ка и систематизация архивного хранения документов)
Объектом автоматизации являются процессы:
создания документов;
подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;
• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Структура, состав и функции типовой системы управления элек
тронным документооборотом рассмотрены в [4].
^ 1.4. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
При формировании информационных хранилищ как базы СППР следует предварительно обследовать потенциально интересные внутренние и внешние источники информации, оценить потенциальный объем и содержание переносимых в информационное хранилище сведений, определить требования к структуризации информации и возможности ее поддержания.
^ 1.4.1. ДОСТАВКА ИНФОРМАЦИИ
Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным каналам, глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и локальным компьютерным сетям. Для работы с бумажными документами целесообразно использовать современные технологии формирования электронных копий для последующего их использования в рамках электронного архива, анализа неструктурированной и слабоструктурированной информации по запросу пользователя. При распределенной архитектуре предприятия и его информационных ресурсов обычно предусматривается возможность получения информации из различных территориально разнесенных источников.
^ 1.4.2. УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ
Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В частности, могут присутствовать следующие этапы преобразования данных:
• проверка корректности- внутренней непротиворечивости данных, безопасности внесения данных и функционирования системы в целом;
приведение к общему формату в соответствии с принципом ин-тегрированности данных и информации;
фильтрация и агрегирование данных;
исключение дублирования данных;
датирование данных (обязательное внесение временной метки в соответствии с принципом историчности).
Для управления информационным хранилищем и его модификацией целесообразно предусмотреть возможность описания различных структур данных (создание и ведение метабазы) как администратором системы, так и конечным пользователем, причем структура данных, видимая с места конечного пользователя, должна быть настраиваема и на конкретную группу пользователей, и на конкретную решаемую задачу.
^ 1.4.3. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
Информационное хранилище должно быть построено с учетом предметной ориентации данных, их историчности, интегрированности и неизменяемости во времени. Данные в информационном хранилище структурируются благодаря использованию структурных настроек в метаданных с учетом уровня их агрегирования.
Под агрегированием данных понимается использование механизмов получения системы взаимосвязанных данных различного уровня детализации, например по времени (час, день, неделя, месяц, квартал, год), по региону (отделение, район, город, республика, страна), по подразделению предприятия и т.д.
Максимальный срок хранения информации обычно составляет для агрегированной информации не менее 10 лет, для детализированной информации - до 4 лет. Исторические данные по истечении определенных сроков могут "складироваться" в общесистемном архиве данных, предназначенном для долговременного хранения на различных видах носителей (на магнитных лентах, в оптических и/или магнитооптических библиотеках и др.). Естественно, в случае
необходимости обеспечиваются запрос (например, для ретроспективного анализа временных рядов) данных из архива и добавление их в аналитическую систему, в том числе и в автоматическом режиме.
Для экономии времени пользователя может быть организовано многоуровневое хранение информации. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и агрегированные данные. Ввиду сложности многоуровневой структуры информационного хранилища необходимо поддерживать его целостность, т.е. соответствие данных вышележащих уровней нижележащим, а также детальных данных -данным оперативных и других внешних систем.
Для описания правил функционирования информационного хранилища, ведения журнала операций и реализации доступа к информации требуются развитые программные средства ведения метабазы и поддержания целостности метаданных. Особое значение как в целом для системы подготовки принятия решений, так и для каждой из рассматриваемых автономных задач в рамках многоуровневой организации хранения информации имеет адекватное отражение имеющихся в распоряжении и потенциально доступных данных при описании и согласовании структуры данных и метаданных. Описание указанных структур должно опираться на внутренние стандарты документооборота и представления информации в организации.
^ 1.4.4. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИИ
Как известно, мало собрать информацию и организовать ее хране-'ние, главное уметь эффективно пользоваться ею. История учит* что на базе одной и той же информации могут делаться различные, не исключено что и противоположные выводы.
Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и высшее звено управления, системные аналитики (рис. 1.4). Зачастую это неординарно мыслящие люди, многие из которых достаточно эрудированы в области компьютер- ных технологий и современных аналитических методов. Только небольшая часть их аналитических потребностей может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое место в их работе отводится вопросам анализа, в том числе математической поддержки подготовки принятия решений.
^ Рис.1.4 – Классификация пользователей аналитических систем
Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как совокупности данных о бизнес-объектах. Это чрезвычайно удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как подобные средства позволяют аналитику, а тем более менеджеру воспринимать модель данных в виде списка знакомых и естественных для него объектов, таких, как "Клиенты", "Договоры", "Оплата труда" и др. В то же время более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав -с помощью встроенного механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для использования коллегами [4].
Особо следует отметить, что аналитиков интересуют не только и, быть может, не столько одномерные (одноаспектные) запросы, сколько сложные запросы с несколькими аспектами анализа и множественными связями. Например, в запросе могут быть наложены ограничения на временной период, перечень продуктов и услуг, подвергающихся анализу, региональные ограничения и т.п. Несмотря на то, что подобные запросы могут быть описаны заранее, делать это не всегда удобно из-за непредсказуемости и множественности запросов. Кроме того, анализ только начинается, но никак не заканчивается констатацией и фиксацией фактов, происходивших в прошлом. Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и наличие механизмов моделирования по схеме "что ... , если ...". Именно на эти возможности и ориентированы многие программные продукты, появившиеся на рынке в последнее время.
^ 1.4.5. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
Представление информации - один из наиболее существенных факторов всей концепции СППР. Высшее руководство предприятия зачастую видит только этот компонент информационной системы, поэтому успех СППР во многом связан не только с содержанием, но и с возможностями изобразительного ряда для представления результатов анализа и моделирования, будь то в электронной или бумажной форме.
Обеспечение удобств
еще рефераты
Еще работы по разное
Реферат по разное
Вопросы для собеседования для поступающих на заочное отделение ( сокращенная форма) на базе высшего и средне-профессионального образования
17 Сентября 2013
Реферат по разное
Актуальность темы
17 Сентября 2013
Реферат по разное
Внашем городе ежегодно 5 февраля и 9 мая проходят митинги у памятников воинам, погибшим в годы Великой Отечественной войны
17 Сентября 2013
Реферат по разное
Озерные системы и глобализация. (Поиск аналогий в развитии озерных и социальных систем)
17 Сентября 2013