Реферат: 6. контроль витрат І стимулювання економії ресурсів

ТЕМА 6. КОНТРОЛЬ ВИТРАТ І СТИМУЛЮВАННЯ ЕКОНОМІЇ РЕСУРСІВ


6.1. Облік і звітність як елементи контролю витрат.

6.2. Методи контролю витрат.

6.3. Аналіз відхилень фактичних витрат від нормативних.

6.1. Облік і звітність як елементи контролю витрат

Контроль витрат є важливою складовою системи управління витратами, без якої неможлива повноцінна реалізація інших її функцій. До основних завдань контролю витрат відносять:

моніторинг – систематичне відстежування динаміки витрат і факторів, які на неї впливають;

виявлення відхилень фактичних показників рівня витрат від їх запланованих значень;

аналіз відхилень, обґрунтування необхідності здійснення регулювальних заходів під час виконання планових завдань, участь у їх розробленні.

У системі управління витратами поелементно систему контролю утворюють функції обліку та аналізу.

Система обліку витрат підприємства поєднує в собі три види обліку: оперативний, бухгалтерський та статистичний.

Оперативний облік обслуговує потреби повсякденного управ­ління витратами під час реалізації підприємством його виробни­чої діяльності. Інформація оперативного обліку характеризує окремі господарські операції чи їх комплексні групи: випуск продукції окремими дільницями, цехами, рух деталей, напівфаб­рикатів у виробництві і т. п. Оперативний облік точно і докладно відображує численні якісні та кількісні характеристики господар­ської операції, які є несуттєвими для інших видів обліку і відпо­відно не відображаються в них. Саме ця властивість оперативно­го обліку робить його необхідним незалежно від можливості опе­ративного отримання інформації за іншими видами обліку. Зміст оперативного обліку завжди спрямований на управління конкрет­ними господарськими операціями. Отже, необхідність і викорис­тання інформації оперативного обліку обмежені часом здійснен­ня цих операцій. Для потреб управління різними господарськими операціями застосовують різні спеціальні види оперативного об­ліку: оперативно-технічний; оперативно-виробничий; оперативно-торговий тощо.

У системі бухгалтерського обліку здійснюється суцільне, без­перервне і взаємозв'язане відображення господарської діяльності підприємства, узагальнення всіх господарських операцій у варті­сному вимірі. В загальній системі обліку інформаційним ядром є саме дані бухгалтерського обліку (близько 80 % усього обсягу інформації щодо діяльності підприємства), оскільки в ньому ре­єструються всі без винятку операції.

Процес реєстрації явищ та операцій, які виникають під час проведення підприємством його господарської діяльності, посі­дає особливе місце в будь-якому виді обліку. Для бухгалтерсько­го обліку, враховуючи його завдання (яких нині налічується бли­зько 30), формування обґрунтованої реєстраційної системи, тобто такої, що на належному рівні відповідає потребам господарської діяльності, з мінімальними витратами на її створення та підтри­мування, — питання виключної важливості. Зрозуміло, що якісне вирішення його важливе й для ефективного функціонування СУВ. Матеріальними носіями результатів бухгалтерської реєстраційної діяльності є первинні та вторинні документи. Множина вторин­них документів утворює систему облікових регістрів, з допомо­гою якої відбувається систематизація інформації. У бухгалтерсь­кому обліку при цьому як специфічний обліковий прийом у сис­темі облікових регістрів використовуються бухгалтерські рахун­ки. Розрізняють бухгалтерські рахунки синтетичні та аналітичні. Синтетичні рахунки являють собою узагальнені дані щодо госпо­дарських явищ і процесів. Аналітичні рахунки будуються в рам­ках синтетичних і відображають інформацію за ними в певному розрізі. Варто наголосити, що система бухгалтерських рахунків на підприємстві може будуватися за різними принципами. Це пов'язане з тим, що поряд із веденням обліку для власних потреб підприємство повинне вести облік, зорієнтований головним чи­ном на зовнішніх користувачів. Зазначені види бухгалтерського обліку можна визначити відповідно як внутрішній (управлінсь­кий) та зовнішній (фінансовий) облік. Зрозуміло, що облік у сис­темі функцій управління витратами є внутрішнім. Принципи і методи його ведення обираються підприємством самостійно. На відміну від нього фінансовий облік ведеться із дотриманням пев­них офіційних регламентів. Зокрема, для фінансового обліку в Україні встановлено єдиний національний план синтетичних ра­хунків. Його структура дає змогу господарським структурам досить ефективно реалізовувати інтегрований принцип у побудові системи рахунків бухгалтерського обліку в цілому, коли рахунки внутрішнього обліку кореспондують з рахунками фінансового обліку в межах єдиної системи рахунків.

^ Статистичний облік формує дані про масові якісно однорідні явища. Статистичні дослідження дають змогу отримати важливу інформацію про закономірності масових господарських явищ. Щодо управління витратами, то з допомогою статистичного об­ліку отримують відомості стосовно використання робочого часу, виконання норм виробітку, норм витрачання матеріальних ресур­сів та ін. На відміну від бухгалтерського обліку, який є суціль­ним, статистичний облік може бути як суцільним, так і вибірко­вим. Для своїх потреб статистичний облік використовує дані бух­галтерського та оперативного обліку, а також організує самостій­ні спостереження.

Потреби виконання в системі контролю функції аналізу вима­гають певного узагальнення даних обліку у звітності. У звітах вказують планові, фактичні показники за звітний період, підсум­кові дані від початку реалізації плану (початку року, кварталу). У принципі, для різних потреб можуть бути різні узагальнення, як за змістом, так і за періодичністю.


6.2. Методи контролю витрат

Залежно від низки факторів (характер контрольованих показ­ників, ступінь їх календарного узагальнення, призначення ре­зультатів контролю) частота контрольних операцій може бути рі­зною. За цією ознакою розрізняють поточний, періодичний і ра­зовий контроль.

Поточний контроль здійснюється щоденно і являє собою без­перервне відстежування руху матеріальних цінностей, незавер­шеного виробництва і продукції. Його основним засобом є опе­ративний облік. Цей вид контролю дає змогу своєчасно реагувати на небажані відхилення під час виробництва.

Періодичний контроль виконується з установленою регуляр­ністю. Основним інструментом для нього є узагальнення даних бухгалтерського та оперативного обліку контрольованих показ­ників у звітності.

Разовий контроль не має попередньо визначеної регулярності і мети. Його зміст визначається в кожному окремому випадку. Здебільшого він має форму інвентаризації активів (матеріальних, фінансових), ревізії діяльності чи аудиторської перевірки.

За часом здійснення виділяють такі види контролю: поперед­ній; проміжний; підсумковий.

Попередній контроль виконується до початку дій з реалізації планів. Він включає в себе: перевірку планів на внутрішню несуперечність, реалістичність, прогресивність; контроль ресурсів (кадрових, матеріальних, фінансових).

Проміжний контроль проводять безпосередньо під час вико­нання планових завдань. Він спрямований на поточне регулю­вання роботи з виконання планів витрат. Проміжний контроль може бути різним за своєю конкретною метою і відповідно до цього – різним за частотою контрольних операцій. Він повністю охоплює поточний і періодичний види контролю, а також може мати форму разового контролю.

Підсумковий контроль здійснюється на етапі завершення реа­лізації плану. За його проведення оцінюється виконання заплано­ваної роботи в цілому. Такий контроль дає змогу визначити на­прями економії ресурсів. Крім того, він важливий з психологічної точки зору і може свідомо використовуватися як засіб спонукан­ня працівників, задіяних у виконанні планових завдань, до поліпшення використання ними господарських (матеріальних, гро­шових, людських) ресурсів.

Співвідношення видів контролю за різними класифікаційними ознаками наведено на рис. 5.1.

Контроль витрат відповідно до концепції управління витрата­ми за центрами відповідальності ведеться за місцями і центрами їх формування в порядку, який повторює підпорядкованість структурних одиниць підприємства в його організаційній структурі: робочі місця, підрозділи певного ієрархічного рівня, підприємст­во в цілому.




Відповідальність підрозділів за рівень витрат установлюється за тими їх елементами, які залежать від роботи цих підрозділів, тобто є для даних підрозділів регульованими. При цьому важливим є встановлення показників витрат вже на рівні дільниць, бригад. Аналітичний облік за окремими роботами, опе­раціями, функціями всередині підрозділів, що формують центри витрат, дає можливість отримати більше точок контролю.

Ефективність роботи центрів відповідальності суттєво зале­жить від стану технічної складової обліку і контролю витрат. Об­лік і контроль витрачання безперервних ресурсів (електроенергії, тепла, води, стиснутого повітря) має виконуватися з допомогою відповідних технічних засобів (лічильників, витратомірів та ін.).

З допомогою функцій обліку та аналізу СУВ формується ме­ханізм управління за відхиленнями. Управління за відхиленнями характеризується тим, що обернений зв'язок спрямований від ви­ходу системи, що управляється, до органу управління, в якому за фактом недопустимих розбіжностей між запланованими і факти­чними результатами розробляються заходи, спрямовані на при­ведення фактичних результатів функціонування об'єкта управ­ління у відповідність до заданих.


6.3. Аналіз відхилень фактичних витрат від нормативних

Фіксація відхилень фактичних показників від планових у разі управління за відхиленнями потребує вирішення питання про не­обхідність дослідження причин цих відхилень. Економічне об­ґрунтування доцільності досліджень за тими чи іншими відхи­леннями через низку обмежень практичного характеру – не зо­всім проста проблема. В результаті на практиці немає єдиного підходу до її розв'язання. Підприємства можуть вивчати абсолю­тно всі відхилення за контрольованими показниками або вивчати їх вибірково, а іноді й взагалі нехтувати ними. За вибіркового аналізу відхилень використовують експертні оцінки, а також апа­рат статистичних моделей.

Статистичні моделі здатні забезпечувати відносну об'єктив­ність і чутливість оцінювання перебігу господарських проце­сів. Тому їх використання надає досить широкі можливості об­ґрунтованого втручання в господарські процеси під час їх здій­снення. Розглянемо умовний приклад використання статистич­них моделей.

Нехай норма матеріальних витрат на один виріб становить 8 кг. Треба оцінити відхилення у витрачанні матеріалів, на які ва­рто звертати увагу.

Відповідь передбачає проведення певних досліджень. Припус­тимо, результати спостережень показують, що середнє відхилен­ня від норми дорівнює 0,2 кг.

Уважаючи, що щільність розподілу випадкової величини ви­трачання матеріалів на один виріб в умовах дотримання вимог виробничого процесу підпорядковується нормальному закону, можемо констатувати, що можливі відхилення вимагатимуть ви­вчення їх причин і відповідного втручання у випадку, коли пере­витрати матеріалів в розмірі 0,2 кг і більше фіксуватимуться в обсязі продукції, значно більшому за 16 % загального обсягу випуску продукції (наприклад, добового). В основі цього виснов­ку лежить властивість симетричності кривої нормального розпо­ділу, а також той факт, що для розподіленої за ним випадкової величини близько 68 % її значень має знаходитися в межах сере­днього відхилення від її середнього значення.

Для реалізації контрольних операцій шляхом порівняння факти­чних витрат із плановими необхідне виконання умов порівнянності вказаних показників. Це означає, що зміст і методика обчислення планових і фактичних показників витрат мають бути однаковими.

У разі порівняння абсолютних показників витрат забезпечення умови порівнянності передбачає перерахування планових витрат на фактичний обсяг виробництва. Такий перерахунок здійсню­ється з допомогою функції витрат від обсягу виробництва, яка будується на основі розподілу всіх витрат на постійні та змінні, причому всі змінні витрати вважаються пропорційними. Отже, формула функції витрат має такий вигляд:

С = N × Cз.о. + Сп,

де С – загальні витрати за певний період, грн.;

N – обсяг виготовленої продукції у натуральному вимірі;

Cз.о. – змінні витрати на одиницю продукції, грн.;

Сп – постійні витрати за розрахунковий період, грн.


Для потреб обчислення планових витрат на фактичний обсяг формулу функції витрат перетворюють, враховуючи той факт, що в кошторисах змінні витрати наводяться не на одиницю обсягу випуску, а в абсолютній сумі.


Тоді формула функції набуває такого вигляду:

С = Сз × Іпл + Сп

де Сз – змінні витрати, грн;

Іпл – індекс виконання плану (співвідношення фактичного і планового обсягів випуску).


Приклад. Нехай планова величина витрат підрозділу на утриман­ня та експлуатацію машин й устаткування становить 17510 грн., у тому числі змінна частина – 7250 грн. Фактична величина вка­заного виду витрат дорівнює 17565 грн. Необхідно встановити відхилення фактичних витрат від планових, ураховуючи той факт, що завдання з виробничої програми підрозділ виконав на 102,5 %. Планові витрати на утримання та експлуатацію машин й устаткування, перераховані на фактичний обсяг виробництва, ста­новлять:

7250 × 1,025 + (17510 – 7250) = 17 691 грн.

Зіставлення фактичних витрат з плановими на фактичний об­сяг виробництва показує, що підрозділ має загальну економію у розмірі 17691 – 17565 = 126 грн. за видом витрат, що аналізу­ється.

В умовах СУВ «стандарт-кост» контроль набуває певних осо­бливостей.

Відповідно до сутності «стандарт-косту» за цієї системи облі­ковується те, що має відбутися, а не те, що реально відбулося, з наступним відображенням відхилень, які виникли.

На практиці застосовують два варіанти облікових записів.

За першим варіантом за дебетом рахунка «Виробництво» ві­дображають фактичні величини прямих витрат і нормативні – для непрямих витрат, списання витрат на готову продукцію з кредиту зазначеного рахунка відбувається за нормативною собі­вартістю.

За другим варіантом за дебетом рахунка «Виробництво» відо­бражаються нормативні витрати; готова продукція також оціню­ється за нормативною собівартістю.

Облік відхилень прямих витрат у системі «стандарт-кост» здійснюється за видами витрат і причинами відхилень з допомо­гою спеціальних рахунків («Відхилення матеріалів за рахунок цін», «Відхилення в заробітній платі за рахунок продуктивнос­ті» тощо).

Постійний пошук і реалізація шляхів зниження витрат на вироб­ництво продукції є важливим аспектом функціонування СУВ, оскільки рівень витрат є одним з головних факторів ефективності функ­ціонування виробничих систем та їх конкурентоспроможності.

Можливості зниження витрат є в усіх підсистемах (сегментах діяльності) підприємства. Тому постає завдання залучення пер­соналу підприємства до пошуку цих можливостей і використання їх шляхом відповідного впливу на поведінку працівників. Фор­мування потрібної поведінки працівників досягається з допомо­гою обґрунтованого механізму стимулювання. В його структурі розрізняють моральні (соціально-психологічні) і матеріальні за­соби стимулювання. При цьому останнім, як більш універсаль­ним, приділяється основна увага.

В умовах ринкової економіки основною формою матеріально­го стимулювання є грошова. Як виняток можуть бути застосовані матеріальні блага чи пільги.

Грошові виплати відповідним працівникам за зниження рівня витрат здійснюються або за рахунок собівартості, у тому числі й у формі додаткової оплати праці, або за рахунок прибутку. Зро­зуміло, що для підприємства будь-які виплати вигідніше розці­нювати як витрати. З фіскальних міркувань держава законодавчо обмежує такий варіант грошових виплат.

Заходи з економії ресурсів, як правило, є комплексними, в їх реалізації беруть участь групи працівників (колективи виробни­чих дільниць, бригад, цехів, служб підприємства). При цьому по­стає питання щодо справедливого розподілу премії за економію витрат між учасниками даного заходу. На рівні бригад, в умовах використання форми оплати праці за кінцевим результатом, воно розв'язується цілком природно. Загальний заробіток за певної форми оплати праці розподіляється між членами колективу (бри­гади) згідно із відпрацьованим часом і коефіцієнтом трудової участі (КТУ). Оскільки премія за зниження витрат є складовою загального заробітку колективу бригади, відбувається відповід­ний розподіл її між членами бригади – учасниками заходу з економії ресурсів. Зрозуміло, що можуть бути використані й інші методики розподілу премії за економію витрат між членами бри­гади. Але всі вони обов'язково мають враховувати внесок кожно­го працівника в її здійснення. Те ж саме стосується й підходів до розподілу премії за економію витрат в інших організаційних лан­ках підприємства.