Реферат: Міністерство юстиції України

Міністерство юстиції України Головне управління юстиції у Полтавській області

НАКАЗ


30 грудня 2011 року Полтава № 797/5


Про затвердження Інструкції з діловодства

в Головному та територіальних управліннях

юстиції у Полтавській області
Враховуючи положення Постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», наказу Міністерства юстиції України від 04.01.1998 № 4/5 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України" із змінами та доповненнями, з метою належного документального забезпечення роботи Головного управління юстиції та територіальних органах юстиції Полтавської області, -
Н А К А З У Ю:


Затвердити Інструкцію з діловодства в Головному та територіальних управліннях юстиції у Полтавській області (додається).

Заступникам начальника Головного управління юстиції, начальникам відділів та завідувачам секторами Головного управління юстиції, начальникам районних, міських, міськрайонних управлінь юстиції забезпечити неухильне додержання Інструкції з діловодства відповідно до розподілу функціональних обов'язків, які належать до їх компетенції.

3. Начальнику відділу організаційної роботи, документування та контролю Різниченко Л.Л. постійно надавати практичну допомогу з питань організації діловодства в Головному управлінні юстиції та підвідомчих органах.

4. Вважати таким, що втратив чинність наказ від 12.06.2009 № 288/5 «Про затвердження Інструкції з діловодства в Головному управлінні юстиції у Полтавській області».

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника начальника управління С.В.Зубарєву.


^ Начальник управління Т.М.Колотілова


Підготовлено __________________Л.Л.Різниченко


__________________ С.В.Зубарєва


__________________Л.М.Маренко


__________________ В.Б.Качмар


__________________ О.В.Кочук








ЗАТВЕРДЖЕНО
^ Наказ Головного управління юстиції у Полтавській області

2011 №


ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства в Головному та територіальних управліннях юстиції у Полтавській області


Загальні положення


1.1. Інструкція з діловодства в Головному та територіальних управліннях юстиції у Полтавській області (далі – Інструкція з діловодства) встановлює правила документування діяльності управління і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до передачі в архів управління.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, у тому числі, створену засобами комп»ютерної техніки. Комп¢ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї інструкції.

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Міністерстві юстиції України, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 08.06.2011 №1536/5.

Порядок ведення діловодства щодо звернень громадян визначається Законом України від 02.10.96 року N 393/96-ВР "Про звернення громадян", Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженою наказом Міністерства юстиції України від 18 березня 2004 року N 26/5.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в управлінні розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N1242 (далі – Типова інструкція).

1.4. Відповідно до документообігу, в управлінні застосовується децентралізована система діловодства, яка передбачає ведення поточного діловодства, формування і зберігання справ в межах кожного структурного підрозділу аж до передачі справ в архів управління

1.5. Відповідальність за організацію і ведення діловодства відповідно до вимог чинного законодавства, державних стандартів та цієї Інструкції з діловодства в усіх ланках управління покладається на осіб, у посадових інструкціях яких передбачені відповідні функції.

Ведення діловодства в структурних підрозділах покладається за вказівкою начальника структурного підрозділу на одного із працівників структурного підрозділу, що затверджується наказом управління.

1.6. Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства, зберігання і використання документів в структурних підрозділах управління покладається на начальників структурних підрозділів, які зобов¢язані:

- вживати необхідних заходів щодо зменшення кількості службового листування;

- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;

- всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів щодо забезпечення оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК ;

- забезпечувати організацію навчання працівників структурного підрозділу з метою підвищення ділової кваліфікації;

- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням в апараті управління та в підвідомчих установах вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та положеннями цієї інструкції.

1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками управлінь. Керівник в межах наданих йому прав зобов¢язаний:

здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем¢єр-міністра України;

вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі - організацій), що належать до сфери управління установи, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю; забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління;

всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;

забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;

здійснювати контроль за обов'язковим додержанням, в апараті установи та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Типовою інструкцією.

1.8. Правила Інструкції з діловодства обов'язкові для всіх посадових осіб управління.

1.9. При звільненні працівника, який виконує діловодні функції в управлінні, а також у разі його відпустки чи відрядження усі невиконані документи передаються особі, що його заступає, з відміткою в реєстраційно-контрольних довідниках, картках.

1.10. Публікація та оприлюднення у інший спосіб службових документів управління - здійснюється відповідно до Закону України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р. із змінами і доповненнями, Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011.

Мовою діловодства і документації, а також взаємовідносин управління є українська мова.


2. Документування управлінської діяльності управління.


2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Створені документи повинні відповідати правовому статусу управління.

Підставою для створення документів в управлінні є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В управлінні визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування його діяльності.

2.2. Управлінська діяльність управління здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять спільний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів у діяльності управління є:

- обов»язок дотримання положень Конституція України, законів України, Постанов Верховної Ради України , указів і розпоряджень Президента України, декретів, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень місцевих органів виконавчої влади, представницьких органів та органів місцевого самоврядування;

- здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання управлінням покладених на нього завдань, що знаходяться у межах його компетенції;

- потреба в правовому врегулюванні діяльності апарату управління.

2.3. Відповідно до чинного законодавства керівник управління юстиції видає накази, надає доручення організовує і контролює їх виконання. Рішення найбільш важливих питань, а також питань, що стосуються всіх або кількох підвідомчих установ, викладаються в наказах. Рішення інших питань повсякденної діяльності - у дорученнях. Керівник управління затверджує положення про структурні підрозділи управління.

2.4. З питань, що становлять обопільний інтерес і належать до компетенції управлінні юстиції та інших органів і громадських організацій, ухвалюються спільні розпорядчі документи.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до управління від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що є під його керівництвом, управління має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери його управління.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що ухвалюються в колегіальних органах, на зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання записані на ній тексти вис­тупів передруковуються і заносяться до протоколу.

2.8. Рішення колегіальних органів управління доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери його управління, шляхом надсилання їм копій рішень.

Рішення колегії управління, впроваджуються в життя наказами начальника.

2.9. Видання розпорядчих документів обов¢язкове:

- з організаційних питань - у разі створення, реорганізації і ліквідації органів, установ і організацій системи управління та структурних підрозділів; визначенні функцій і завдань органів, установ і організацій системи управління; та структурних підрозділів; затвердження їхньої структури; підведенні підсумків діяльності; визначенні прав і обов¢язків посадових осіб; при зміні і припиненні дії нормативно-правових актів;

- з питань планування - при визначенні порядку і строків складання планів; затвердженні перспективних і річних планів; зміни планових показників і встановленні додаткових планових завдань; підведенні підсумків виконання планів;

- з питань праці і заробітної плати - при призначенні працівників на посаду, звільненні з посади і переміщенні по службі; вирішенні питань про заохочення і стягнення, про відрядження працівників; при затвердженні системи оплати праці працівників.

2.10.Розпорядчі документи, що надходять до управління від вищих органів влади, доводяться до підвідомчих установ і організацій шляхом видання самостійних розпорядчих документів (наказів, доручень), в яких викладається зміст документа вищого органу стосовно завдань управління.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

2.11. При здійсненні оперативних зв'язків з установами, громадянами тощо управління надсилає листи.

Як правило, листи складаються у випадках, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією та надати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), інструктування тощо.

2.12. Якщо документ потребує негайного виконання, то передача тексту службового документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу, що оформляється відповідно до правил.


^ 3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції.


3.1. Приймання документів.

3.1.1. Кореспонденція, що надходить до управління, зокрема, створена за допомогою комп»ютерної техніки, приймається працівниками, за якими відповідні функції закріплені наказами управління (далі – відповідальні працівники).

Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата за яку здійснюється на підставі конвертів, де визначена сума оплати.

Працівникам управління, до посадових обов»язів яких не включена відповідна функція, забороняється приймати кореспонденцію безпосередньо від працівників органів зв¢язку, представників інших установ і організацій громадян.

3.1.2. Відповідальними особами управлінь розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають написи «особисто», «цінова пропозиція».

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі. При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в приймальні (додаток 1).

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних заяв, касаційних та в порядку нагляду за скаргами громадян.

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.


3.2. Попередній розгляд документів.

3.2.1. Вся кореспонденція, що надійшла до управління, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Кореспонденція, що надходить до управління, приймається централізовано у Головному, децентарізовано у територіальних управліннях юстиції.

Робота з незареєстрованими документами не дозволяється.

Документи надходять до управління через поштове відділення, електронною поштою (листування між управліннями юстиції) та безпосередньо від адресатів.

Представникам установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів. В реєстрі відповідальним працівником проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

Попередній розгляд документів здійснюється відповідальним працівником.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом управління або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення строків виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

^ Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Термінові доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються й передаються керівництву негайно.

Документи, отримані до 16-00 години реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, отримані після 16-00 години - на наступний день, термінові - негайно.

3.2.4. При попередньому розгляді документів слід керуватися положенням про управління та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

3.2.5. Начальнику управління відразу після реєстрації передаються акти та доручення організації вищого рівня (начальнику ГУЮ – документи Президента України, доручення Прем¢єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України) в папці з грифом "Невідкладно" .

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

3.2.6. Наслідки розгляду документів керівництвом фіксуються в резолюції.

3.2.7. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівництвом установи, що містить вказівки щодо виконання документа.

Складовими резолюції є: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Як правило, на документі повинно бути не більше однієї або двох резолюцій. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Резолюція повинна проставлятись безпосередньо на документі, нижче від реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту, якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці. У такому разі на цьому аркуші зазначається номер та дата документа.


3.3. Реєстрація документів.

3.3.1. Реєстрація документів - це фіксація факту створення та надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

3.3.2. Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем¢єр-міністра України проводиться централізовано.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні обліково-статистичні бухгалтерські, фінансові тощо), як такі, що створюються і використовуються в управлінні, так і ті, що надходять від інших органів і приватних осіб, а також пропозиції, заяви і скарги громадян.

3.3.3. Не підлягають реєстрації документи що містять інформацію оперативного характеру (додаток 2), та ті, що обліковуються в інших підрозділах.

3.3.4. На всіх вхідних документах проставляється відмітка про надходження (реєстрацію) документа. Вона має вигляд реєстраційного штампа, який проставляється на нижньому полі першого аркуша документа праворуч і містить такі складові: найменування установи, дату надходження документа, індекс документа.

3.3.5. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в управлінні лише один раз: вхідні - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він удруге не реєструється.

3.3.6. При реєстрації вихідним документам надаються позначення - реєстраційні індекси, які складаються з індексу за номенклатурою справ (проставляються співробітникам того управління, в якому створено документ) та порядкового номеру по реєстраційній книзі вихідної кореспонденції, що проставляється відповідальним працівником.

3.3.7. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних управлінням документів у разі, якщо документообіг перевищує 600 документів, застосовується система реєстраційно-контрольних карток, придатних для обробки засобами обчислювальної техніки (додаток 3). Реєстраційні картки на документи виготовляються у двох примірниках. Перший примірник картки приєднується до документа і залишається у структурному підрозділі, де виконується документ, а другий примірник знаходиться у реєстраційній картотеці.

При постановці документа на контроль виготовляється третій примірник картки, що розміщується у контрольній картотеці. Контрольна картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

По мірі виконання документів картки із розділів першої частини з проставленими у них необхідними відмітками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

3.3.8. Картки на пропозиції, заяви і скарги громадян групуються в окрему картотеку.

3.3.9. Всі реєстраційні картотеки створюються окремо на кожний календарний рік.

3.3.10. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано відповідальними особами. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольно картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 4), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата і індекс надходження документа - для документів, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа - відповіді);

3.3.11. У процесі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують інформацією про всі документи і місце їх знаходження працівників апарату за допомогою виводу інформації на дисплей.


^ 4. Складання та оформлення службових документів.


4.1. Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Службові документи розпорядчого змісту (накази) та листи управління повинні оформлятися на бланках управління. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів є припустимим, якщо цих документів створюється понад 200 на рік;

- бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовної частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

- бланки документів повинні мати поля:

ліве - 30 мм; верхнє та нижнє - не менше 20 мм; праве - не менше 10 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше органів, оформляються не на бланках.

Бланки структурного підрозділу можуть створюватися тоді, коли керівник підрозділу має право підписувати відповідні документи в межах своєї компетенції.

4.1.3. Бланки, які використовуються для оформлення листів до Міністерства Юстиції України, інших державних органів окрім територіальних органів юстиції, народних депутатів, листів, які надсилаються за межі України, а також, листів, які мають скріплюватися гербовою печаткою управління підлягають обліку. Зазначені бланки нумеруються відтиском нумератора на нижньому полі зворотного боку аркуша. Облік бланків ведеться у журналі (додаток 5), який заповнюється діловодною службою. Діловоди структурних підрозділів облік використання отриманих бланків ведуть у спеціальному журналі (додаток 5-А). Видача бланків працівникам структурних підрозділів проводиться під розпис і в мінімально необхідній кількості. Невикористані бланки повертаються до діловодної служби, а зіпсовані знищуються, про що складається відповідний акт.

4.1.4. Як правило, для прискорення виконання документів та правильного формування у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів документів, що узагальнюються.

4.1.5. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов¢язаний з виданими раніше щодо даного питання документами.

4.1.6. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:

- на одного із заступників відповідно до розподілу обов¢язків відносно таких документів, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем¢єр-міністра України - за рішенням керівника органу виконавчої влади;

- на керівників структурних підрозділів установи відносно інших службових документів.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

В органах виконавчої влади, з якими погоджуються проекти документів, відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на заступників керівників цих органів.

4.1.7. Цілісний текст складних документів може складатись з розділів, підрозділів, повинен мати заголовки і нумерацію, які розміщуються ;у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з надання кожному розділу, підрозділу відповідного числового знака через крапку, наприклад: 1.1.2. 1.1.3. Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому прийнятому для даного виду документа порядку.

Довільне скорочення найменування управління та окремих слів є неприпустимим.

4.1.8. Для заощадження часу на складання службових документів однорідні або близькі за змістом документи повинні уніфікуватися. Цілісний зв¢язний текст документа може складатись на основі трафарету або макета, що містять постійну інформацію і пропуски для внесення змінюваної інформації.

4.1.9. форма анкети використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

4.1.10. Форма таблиці використовується при викладенні цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для обробки засобами обчис­лювальної техніки, об¢єкти, ознаки та їх показники за потреби кодуються.

4.1.11. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на начальників структурних підрозділів управління.

Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами. несуть однаковою мірою всі ці особи.


4.2. Оформлення документів.

4.2.1. Службові документи, що складаються в управлінні повинні мати встановлений комплекс обов¢язкових реквізитів і усталений порядок їх розміщення (додаток 6): найменування управління - автора документа, назва документа (не визначається на листах), дата, індекс, заголовок де тексту, текст, підпис, позначка про виконання документа і направлення його у справу.

При підготовці і оформленні документів склад обов¢язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо того вимагає призначення документа, процес його обробки тощо. Нормативно-правові акти управління, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації у Мін"юсті України, Головному управлінні юстиції в Республіці Крим, Головних управліннях юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, територіальних управліннях юстиції і повинні мати напис за встановленим зразком про державну реєстрацію.

4.2.2. Найменування управління - автора документа вказується відповідно до положення про нього.

4.2.3. Назву виду документа (наказ тощо) друкують великими літерами.

Назва виду документа вказується на бланку друкарським абомашинописним способом і повинна бути відповідною до компетенції управління, змісту управлінської дії.

4.2.4. Заголовок до тексту документа - короткий виклад змісту документа, повинен бути максимально коротким і об¢ємним, локанічно і точно передавати зміст тексту.

Заголовок повинен узгоджуватися із назвою документа і формуватись за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання "про що?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення управління, протокол (чого?) засідання експертної комісії.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, то заголовок може фор­мулюватися узагальнено.

Заголовки до текстів машинограм слід формулювати за тими самими правилами та взірцями.

При складанні документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Дозволяється не складати заголовки до тексу на документі формату А5.

Заголовки до текстів не складаються на телефонограми, телеграми, телефаксограми та повідомлення.


4.3. Датування документів .

4.3.1. Всі службові документи датуються.

Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації, яка оформлюється цифровим способом.

Датування спільного нормативно-правового акта визначається органом, підпис якого стоїть першим.

4.3.2. Документи набувають чинності з моменту їх підписання або затвердження, якщо у тексті або законодавством не передбачено іншої дати. Спільні нормативно-правові акти повинні мати єдину дату підписання документа.

Документи, які підлягають державній реєстрації у Мін¢юсті України, Головному управлінні юстиції Республіки Крим, управліннях юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, набувають чинності через 10 днів після їх реєстрації, якщо в них не встановлено більш пізнього строку набуття ними чинності.

4.3.3. Дати підписання, затвердження документа, а також інші, зазначені у тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 30 грудня 2011 року слід писати: 30.12.11.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними проставляється цифра 0. Наприклад: 3 січня 2012 року слід писати: 03.01.12.

У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 30 грудня 2011 року. При посиланні у тексті на нормативно-правовий акт або інший документ дата оформляється таким чином (наприклад): лист від 30.01.12.

4.3.4. Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, в момент підписання або затвердження.

4.3.5. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов¢язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).

4.3.6. Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці у бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідному грифі.


4.4. Індексація документів.

4.4.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам при реєстрації і вказують на місце (структурний підрозділ) їх складання, виконання та зберігання.

4.4.2. Індекси вхідних і створюваних управлінням документів складаються з порядкових номерів в межах групи документів, що реєструються, які залежно від завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ структурних підрозділів, кореспондентів тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися із індексів органів, що видали його, які проставляються через дріб.

Складові частини індексу відокремлюються одна від одної навкіс рискою, наприклад: 415/01-13/27.


4.5. Погодження документів

4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності до чинного законодавства правових актів здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як у межах управління структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті, так і за його межами.

Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, Постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президе