Реферат: Методика составления описей дел и документов рекомендации для работников муниципальных архивов Составитель

АГЕНТСТВО ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

ПЕРМСКОГО КРАЯ


ОДОБРЕНО


Протокол ЭПМК комитета

по делам архивов

от 28.05.2009 № 5


МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ

ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ


Рекомендации для работников муниципальных архивов


Составитель:

В.Г.Еременко


ПЕРМЬ - 2009





© Агентство по делам архивов Пермского края, 2009 г.

Тираж 50 экз.


О Г Л А В Л Е Н И Е





В в е д е н и е……………………………………………………………..…

4

I

Структура и формы описей дел и документов…………………..……

5

1.1

Описательная статья описи дел ……………………

5

1.2.

Описательная статья описи дел……………………………………………

6

1.3

Заголовок и аннотация фотодокумента в описях…………………………

7

1.4

Формы описей дел и документов………………………………………….

7

II

Отбор документов по номенклатуре дел для включения в описи управленческих документов…………………………………………….


9

III

Составление заголовков единиц хранения…………………………….

14

3.1

Составление заголовков в описях на управленческие документы………

14

3.2

Составление аннотаций в описях на фотодокументы……………………

16

IV

Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу………………………….……………………………….


20

V

Разработка схемы систематизации для составления описей управленческих документов и фотодокументов……………………………..


21

5.1

Систематизация документов постоянного хранения……………………..

21

5.2

Систематизация документов по личному составу………………………..

23

5.3

Систематизация фотодокументов………………………………………….

23

VI

Нумерация дел в описях……………………………………….…………

24

VII

Нумерация описей…………………………….…………………………..

25

VIII

Справочный аппарат к описи……………………………………………

26













ПРИЛОЖЕНИЯ:




1

Форма описи постоянного хранения, составленной в архиве……….….

29

2

Форма описи по личному составу, составленной в архиве…....................

30

3

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения, организации

31

4

Форма годового раздела описи дел по личному составу………..………

32

5

Форма описи фотодокументов организации………….………………….

33

6

Форма описи фотодокументов, составленной в архиве………………….

34

7

Форма описи фотоальбомов организации………………..……………….

35

8

Форма описи фотоальбомов, составленной в архиве…………………….

36

9

Форма листа – заверителя дела…………………………………………….

37




Список рекомендованной литературы…………………………………….

38



В В Е Д Е Н И Е


Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007),1 апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации.

Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.

Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987), а дополняют их.

В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения.

Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях.


^ 1. Структура и формы описей дел и документов


Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.2

^ Состав элементов описи

Содержание элементов описи


1 Описательная статья




Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.



2 Итоговая запись




Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством включенных в опись единиц хранения.



3 Лист – заверитель




Учетный элемент описи для учета количества листов в описи.



4 Справочный аппарат к описи




Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.



^ 1.1. Описательная статья описи дел


Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность/копийность,

6) вид носителя (или способ воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.3

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях):

Описательная статья описи




№

п/п


Индекс

дела /

Делопроизводственные индексы или номера по старой описи

Заголовок

дела

Крайние

даты

Кол – во

листов

Примеча-ние

1

2

3

4

5

6


В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.4


^ 1.2. Заголовок дела


Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных документов;

2) автора(ов) архивных документа(ов);

3) адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы;

4) вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов;

5) даты событий.5

Заголовки дел, включенные в описи, нумеруются в валовом порядке в графе № 1 «№ п/п». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.6

В графе № 2 «Индекс дела/Делопроизводственные индексы или номера по старой описи» в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по индивидуальной номенклатуре организации или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

В графе № 3 «Заголовок дела» указывается заголовок в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела. Исключения составляют однородные заголовки дел. В этом случае в описи полностью указывается заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью)7. Составлению конкретных заголовков дел посвящена глава III «Составление заголовков единиц хранения» настоящих рекомендаций.

Графа № 4 служит для внесения в нее крайних дат документов. Подробно о датировке дел излагается в главе IV «Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу» настоящих рекомендаций.

В графе № 5 «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.


^ 1.3. Заголовок и аннотация фотодокумента в описях


Заголовок фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Заголовок фотодокумента располагается в нескольких графах.8




Заголовок фотодокумента

(в описи фотодокументов)

Аннотация

фотодокумента

Автор съемки

Дата съемки

Место съемки

2

3

4

5


Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенных на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их расположение на документе указывается: «второй слева…» или «в центре группы…». Подробно о правилах составления аннотаций на фотодокументы» излагается в разделе 3.2. «Составление аннотаций в описях на фотодокументы настоящих рекомендаций.

Заголовок фотоальбома включает собственно заголовок или название фотоальбома, фамилию автора(ов), крайние даты фотоотпечатков и место съемки.

Заголовок фотоальбома

(в описи фотоальбомов)

Заголовок

(название)

альбома

Автор съемки

Крайние даты фотоотпечатков

Место съемки

1

2

3

4


^ 1.4. Формы описей дел и документов


Для описания управленческой документации в соответствии с Правилами 2007 г. употребляется 3 формы описей.

1. Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве (Приложение № 1). Она приведена в приложении № «Правил 2007 г.» Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой № 5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложении № 2. Эту же форму описи следует использовать при усовершенствовании и переработке описей в архивах. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе(ах), за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи.

2. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации. Она находится в приложениях № ….. «Правил 2007 г.» и № 1 «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002) (Приложение № 3).

3. Форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации, приведена в приложениях № ….. «Правил 2007 г.» и приложении № 3 «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002) (Приложение № 4).

Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны составляться строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо. Все реквизиты описи следует располагать на определенных для них местах.

При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется форма описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе. На первом листе раздела описи в верхнем правом углу помещается гриф утверждения экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов. Опись подписывается составителем и указывается дата составления. Эта форма не предусматривает согласования с экспертной комиссией администрации и утверждения управляющим делами (руководителем аппарата) администрации.

В заголовке описей постоянного хранения и по личному составу, составляемых в организациях, официальное название организации указывается в верхнем левом углу, под ним располагаются сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе, за который включены дела в опись. Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2005 год, то следующий составляется на 2006 год и т.д.

В соответствии с пунктом 3.7.9 «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.9

В «Правилах 2007 г.» в приложениях № …. и ….. приведены соответственно формы описей фотодокументов и фотоальбомов, предусматривающие их составление в организациях. Но описи фотодокументов составляются, как правило, в муниципальных архивах. Поэтому в данных рекомендациях приведены адаптированные формы описей фотодокументов и фотоальбомов (Приложения № 5 и 6). В них опущены грифы утверждения руководителем организации и согласования с экспертной комиссией, подпись заведующего архивом организации.

В форме описи фотодокументов понятие «кадров панорамной съемки» означает наличие фотодокументов, изображающих один и тот же предмет, событие, факт, лицо(а) на документе с разных точек.


^ II Отбор документов по номенклатуре дел для включения

в описи управленческих документов


По окончании делопроизводственного года10 организации, учреждения, предприятия проводят экспертизу ценности документов, в результате которой осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу для включения в описи дел. Организация и проведение отбора документов и составление описей дел возлагается на экспертную комиссию учреждения. Все вопросы экспертизы ценности документов и отбора их на постоянное хранение должны быть подробно отражены в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации.

Государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов архивного фонда Пермского края осуществляют контроль за отбором документов, составлением описей и подготовкой к передаче дел на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу.

Базисные положения по отбору документов и составлению описей, которые необходимо соблюдать, в настоящей главе выделены жирным курсивом.

Отбор документов осуществляется по номенклатуре дел. При отборе предварительно выясняется, все ли документы взяты для просмотра. Следует иметь в виду, что номенклатура может учитывать не все дела, заведенные в делопроизводстве. Поэтому следует проверить качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, так как за прошедший делопроизводственный год у части документов могли измениться сроки хранения. Кроме того, иногда работники организаций умышленно не отбирают для включения в опись некоторые документы, мотивируя это тем, что они им необходимы для работы, что недопустимо. Наконец, могут быть и такие случаи, что проведенные в течение года различного рода мероприятия, совещания, конференции, не были учтены планом работы, но документы о них необходимо также отобрать для включения в описи. Все эти моменты следует иметь в виду при проведении экспертизы ценности документов и отбора их для последующего внесения в описи дел. В конечном итоге от качественно проведенной экспертизы ценности документов зависит полнота состава описей.

При проведении экспертизы ценности документов по номенклатуре отбираются следующие категории дел.

1. Все документы со сроками хранения «постоянно». Среди них особое внимание следует обращать на документы, заводящиеся при утверждении новых уставов и положений об организациях, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц, составлении актов и справок о проверках организаций, приемо-сдаточных актов при смене руководителей, перспективных планов, целевых программ. Эти документы, как правило, образуются один раз в несколько лет.

Необходимо так же обратить внимание на переходящие дела11, ведущиеся на протяжении нескольких лет, которые включаются в опись по году заведения. Кроме того, для включения в опись дел постоянного хранения, по которой документы хранятся в организации, отбираются утвержденные номенклатуры дел12 организаций и протоколы заседаний экспертных комиссий. Исключение составляют только дела фондов, которые включаются в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации.

Примечание: Уставы, положения, должностные инструкции, инструкции по делопроизводству, перспективные планы, целевые программы, списки комплектования, положения об архиве и экспертной комиссии и др. составляются в двух экземплярах, из которых один передается в архив организации для включения в опись по году заведения, а второй является рабочим экземпляром. При наличии лишь одного подлинника вышеназванных документов для работы следует изготовить рабочую копию.


2. Все документы по личному составу - приказы или распоряжения по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава и личные дела уволившихся13, лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате – со сроком хранения «75 лет», невостребованные трудовые книжки и другие личные документы со сроком хранения «не менее 50 лет» и акты о производственных авариях и несчастных случаях со сроком хранения «45 лет».14


Проводится экспертиза ценности документов временного хранения с отметкой «ЭПК» (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

После отбора документов для включения в описи, в соответствии с инструкцией по делопроизводству и установленными правилами, проводится формирование и оформление единиц хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующее положение: группировать в дела документы одного года15 и описывать их ежегодно.16.

Исключения составляют:

1. Документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются и описываются за период их созыва (от выборов до выборов).

2. Документы учебных заведений (школ, училищ, лицеев, колледжей и др.), характеризующие учебный процесс, формируются и описываются за учебный год.

3. Документы муниципальных театров, характеризующие сценическую деятельность, формируются и описываются за театральный сезон.17

Годовые разделы описей представляются на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии комитета не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в годовые разделы.18

При включении единиц хранения в описи следует иметь в виду, что дела в ежегодные разделы описей вносятся по году их заведения. Например, дела «Приказы начальника отдела по основной деятельности», в котором первый приказ датируется 2002 г., «Протоколы совещаний, проводимых руководителем», где первый протокол датирован 2002 г., уголовное или гражданское дело, начатое в 2002 г., устав или положение организации, должностные инструкции работников, составленные и утвержденные в 2002 г., должны быть включены в хронологический раздел описи за 2002 г.

Заголовки единиц хранения, содержащих документы за несколько лет (переходящие дела), включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов описей за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ________год, дела № _____, которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. 19

Законченные дела, содержащие распорядительную или организационную документацию (постановления, распоряжения, приказы руководителей, протоколы), составляющиеся в книгах и журналах рукописным способом, в описи относятся к тому году, в котором они начали составляться. Книгу приказов по основной деятельности, заведенную в 1995 году в соответствии с существующими правилами следует включить в годовой раздел описи за 1995 год (по году заведения) под литерным номером.20 Приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу, протоколы совещаний и другие распорядительные и организационные документы, составляющиеся в книгах рукописным способом, переходящими делами не являются. Они ведутся с грубым нарушением делопроизводства и ГОСТа Р 6.30 – 2003. Вся распорядительная и организационная документация должна формироваться в дела и включаться в описи за каждый календарный год. Кроме того, не может быть основанием не включения в описи дел из-за малого количества листов.

Из правила включения дел в описи по году заведения имеются следующие исключения:

1. Единицы хранения, содержащие планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты составления. Например, план работы организации на 2002 г., составленный в конце 2001 г., вносится в раздел описи 2002 года. Так же как и отчет об исполнении бюджета за 2002 г., составленный в начале 2003 г., относится к хронологическому разделу описи за 2002 г.

2. Перспективные (долгосрочные) планы включаются в хронологический раздел описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы – по последнему году отчетного периода. Например, единица хранения «Перспективный план на 2000 – 2002 годы» должны быть внесены в раздел описи за 2000 год, а отчет о его выполнении – за 2002 год.

3. Личные карточки и личные дела работников включаются в описи по году увольнения.21

Кроме этого, следует помнить, что в том случае, если единицы хранения переданы в новое учреждение из ликвидированной или реорганизованной организации для продолжения делопроизводства, то они включаются в новой организации в хронологический раздел описи дел того года, в котором поступили.22

Отбор дел и документов для включения в описи с учетом порядка образования дел отображен в следующей таблице:

пп

По срокам

хранения

Порядок образования дел

Порядок включения дел в опись

1

2

3

4

1

«Постоянно»

1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчетов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов)

Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел




«Постоянно»


2. Планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним

В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления

3. Перспективные планы и отчеты об их выполнении

Перспективные планы включаются в описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы – по последнему году отчетного периода

4. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года – переходящие дела.

Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел


5. Заводятся не ежегодно, а при: утверждении новых положений, уставов, должностных инструкций, инструкций по делопроизводству; проведении проверок, смене руководителей и т.д.

Включаются в разделы описей постоянного хранения по году заведения

2

«Постоянно» со ссылкой «Передаются на государственное/муниципальное хранение при ликвидации организации»

1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно

Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения по которой дела хранятся в организации

2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года – переходящие дела

Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой дела хранятся в организации

3. Дела фондов

Включается в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации

3

^ Временного хранения с отметкой «ЭПК»

В результате экспертизы ценности проводится отбор документов, имеющих историческое значение

Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей постоянного хранения

4

^ Долговременно-го хранения (по личному составу)

1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы и распоряжения, лицевые счета)

Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу

2. Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года – переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)

Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу



III Составление заголовков единиц хранения


^ 3.1 Составление заголовков на управленческие документы


Заголовки дел в номенклатурах и описях дел составляются по одним и тем же правилам. При их составлении субъектом описания является вид23 или разновидность24 документа. Все заголовки, составляемые в номенклатурах и описях дел, в целях их унификации можно разделить на пять типов.

^ ПЕРВЫЙ ТИП

Первый подтип

Единицы хранения, в которых имеются:

- документы одного или двух видов (акты, приказы, распоряжения, протоколы, отчеты и т. д.);


- документы одной или двух разновидностей (годовые отчеты, статистические отчеты, сводные статистические отчеты, квартальные отчеты). Один или два вида документов через союз «и» указываются вначале заголовка.


«Протоколы совещаний, проводимых главой администрации»;

«Отчет по основной деятельности отдела»;

«Приказы начальника управления по основной деятельности»;

«^ Планы и отчеты о деятельности комиссии по благоустройству».

«Сводный статистический отчет по итогам сева по району»(ф. 4-сф);

«Годовой бухгалтерский отчет и документы к нему»;

«^ Квартальный отчет о работе департамента образования»

Второй подтип

Единицы хранения, в которых имеются:

- один документ (альбом, книга, журнал и т.д.).

Название документа указывается вначале заголовка.


«^ Журнал регистрации распоряжений главы администрации города»;

«Книга регистрации несчастных случаев, учета аварий».

^ ВТОРОЙ ТИП

Единицы хранения, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу. В этом случае в заголовке употребляется термин «дело».

^ Дело по организации муниципального учреждения «Архив по личному составу»;

«Личное дело Сергеева Николая Ивановича»

«Уголовное дело по обвинению Сергеева Николая Ивановича по ст. 205 УК РФ».

^ ТРЕТИЙ ТИП

Единицы хранения, содержащих различные по своим видам или разновидностям документы (не менее трех видов), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются виды документов.


«Документы о проведении смотра-конкурса на лучшую школу района (справки, отчеты, переписка)»;

«Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты)».


^ ПРОДОЛЖЕНИЕ ТРЕТЬЕГО ТИПА

Если в деле подшито более трех видов документов – акты, справки, отчеты, переписка, все равно указывается три вида документов:

«Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты и др.)».


^ ЧЕТВЕРТЫЙ ТИП

Единицы хранения, содержащие письма. В данном случае заголовок начинается с термина «переписка».

«Переписка с администрацией города по основным вопросам деятельности»


В отдельных случаях в описи включается печатная продукция фондообразователей. Заголовки к таким единицам хранения составляются по правилам библиографического описания:


Аналогичным образом датировка проводится и в описях по личному составу.

При определении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2. В личных делах крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены;

3. Даты решений, распоряжений, приказов и т.п. определяется по времени их подписания;

4. Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи.


Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании для следующих категорий дел:

1.Распорядительной документации (приказы, распоряжения, постановления, протоколы);

2. Документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином «дело»;

3. Документов по одному вопросу, объединенных термином «документы» с расшифровкой в скобках не менее трех видов документов;28

4. Книг и журналов по учету и регистрации, передающиеся на хранение;

5. Переписки.

Для остальных видов документов и единиц хранения (планов, отчетов и т.п.) полные (крайние) даты не проставляются, а в заголовке указывается только год, например, на 2006 г., за 2006 г.


^ V Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов


5.1 Систематизация документов постоянного хранения


Распределение единиц хранения в описи постоянного хранения проводится по признакам – структурному, хронологическому, функциональному, номинальному и др., применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов. Обычно схема систематизации выбирается при первом описании документов фонда и во многом зависит от того, по какому признаку построена номенклатура дел.

При последующих составлениях годовых разделов описи, как правило, используется одна и та же выбранная схема систематизации.

Порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений отражен в «Правилах работы государственных районных и городских государственных архивов» (М.,1989), пункты 1.2.7 – 1.2.15; «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984), пункты 1.3.6 – 1.3.19; «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), пункт 2.4; «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986), пункты 6.2.7 – 6.2.15. Общий порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений сведен в следующей таблице:




Категории учреждений

Систематизация дел

в описях, состоящих из одного годового раздела

Систематизация

в описях, состоящих из нескольких годовых разделов



Примечание

Структурированные действующие организации и ликвидированные организации с часто меняющейся структурой

^ По структурной схеме, внутри структурных подразделений – по степени важности дел в том порядке, как они расположены в номенклатуре дел.

По хронологически-структурной схеме, при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – названия структурных подразделений


При составлении описей организаций, имевших стабильную структуру, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных учреждений может применяться и структурно-хронологическая схема. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени формирования единиц хранения.

Бесструктурные организации

^ По номинальной схеме (видам единиц хранения): приказы (распоряжения), протоколы, отчеты и т.д. На практике в бесструктурных организациях часто применяется функциональная схема.

^ По хронологически-номинальной схеме, при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – виды (разновидности) единиц хранения.

Применяется также номинально-хронологическая схема, по которой единицы хранения сначала группируются по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), а внутри каждого вида – по хронологии.

Организации с часто меняющейся структурой

^ По функциональной схеме (видам, направлениям деятельности): организация системы управления, планирование, финансирование, учет и отчетность и т.д.

^ По хронологически-функциональной схеме, при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами виды, направления деятельности.

Возможно применение и функционально-хронологическая схемы, в которой единицы хранения вначале группируются по функциям деятельности, а затем – по хронологическому признаку.

Организации, в которых образуется небольшое количество документов

^ По тематической схеме, когда внутри годового раздела единицы хранения систематизируются по отдельным темам (вопросам)

По хронологически-тематической схеме, при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – отдельные темы, вопросы.

Может применяться и тематически-хронологическая схема, в которой единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой схемы по хронологии.


^ 5.2 Систематизация документов по личному составу


Документы по личному составу систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись.29

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности:

№№

пп

Виды документов

1

Приказы (распоряжения) по личному составу

2

Списки личного состава

3

Карточки по учету личного состава

4

Личные дела

5

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате

6