Реферат: Проект это заимствованный термин, который, согласно «Оксфордскому словарю английского языка»

ЗАНЯТИЕ 1. ВВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ

О проектах вообще…

Проект – это заимствованный термин, который, согласно «Оксфордскому словарю английского языка», означает:

«что-то планируемое и предлагаемое для осуществления (план, схема, цель или какое-нибудь предложение)».

Американский специалист по управлению проектами Фил Бэгьюли считает, что такое определение не вполне ясно раскрывает сущность проекта и поэтому предлагает свое собственное определение:

Проект – это последовательность взаимосвязанных событий, которые протекают в течение установленного ограниченного периода времени и направлены на достижение неповторимого, но в то же время определенного результата.

Проекты бывают разные. Например, первый полет человека в космос или высадка на Луну – это проект. Преобразование предприятия и внедрение на нем новых методов управления – это тоже проект. Наконец, в виде проекта можно представить даже то, что мы привыкли относить к своим домашним и личным делам. Например, прежде чем ехать куда-то в отпуск, лучше все заранее спланировать, и это тоже будет считаться проектом. Даже просто заварить чашку горячего чая можно расписать как отдельный проект, длительность которого, правда, займет у Вас всего лишь 10 минут.

Все перечисленные проекты можно разбить на определенную последовательность действий, которые в итоге приводят к конкретному результату. Хотя проекты в принципе могут быть похожи друг на друга, каждый такой результат уникален и неповторим. Ни одна чашка чая, которую Вы заварили, не похожа на другую чашку чая, заваренного Вами в другое время и при других обстоятельствах. Обязательно можно будет найти какие-нибудь отличия.

^ Классификация проектов

Учитывая такое большое разнообразие проектов, следует определить основные критерии, по которым их можно как-то классифицировать. Изучая какой-либо проект и сравнивая его с другим проектом, постарайтесь провести различия на следующих уровнях:

^ Сфера деятельности. – В принципе, проект может касаться любой сферы человеческой деятельности и любого аспекта нашей жизни. Не следует думать, что они касаются только нашей работы или бизнеса – их достаточно в нашей личной и домашней жизни, хотя они и не такие крупные.

^ Масштаб проекта. – Проекты бывают большие, маленькие или средние. Шкала оценки зависит от того, с чем сравнивать. Конечно, по сравнению со строительством пирамиды Хеопса большинство проектов покажутся маленькими.

^ Бюджет проекта. – Во многом зависит от масштабов проекта. Некоторые проекты тянут на миллиарды долларов.

Длительность проекта. – Если подготовка полета на Марс американцами растянется на несколько лет, то вечеринка с друзьями ограничится одним днем. А бывает так, что и нескольких минут достаточно, чтобы проект завершился.

^ Характер результатов. – Результаты многих проектов вполне осязаемы, потому что представляют собой какой-то материальный продукт. Но если Вы организуете рекламную кампанию, то оценить ее результаты несколько сложнее, поскольку они носят нематериальный характер и сказываются только на поведении людей.

^ Количество участников. – В любом проекте должен участвовать хотя бы один человек. Зато в проекте «Аполлон» по высадке человека на Луну количество участников достигало 40 000 человек.

^ Отличительные черты проекта

Отличительно чертой проекта является то, что он всегда направлен на достижение каких-то изменений. Рутинная, повторяющаяся из раза в раз деятельность не может считаться проектом, поскольку она воспроизводит один и тот же образец деятельности и может так повторяться до бесконечности. Человеку, который занят в такой повторяющейся деятельности, практически не приходится думать. Он выполняет свои действия практически «на автомате».

В отличие от рутины, проект имеет четкие границы – время начала и время завершения. За этот время должны быть получены конкретные и измеримые результаты, появление которых следует трактовать как изменения. Всякое изменение представляет собой что-то новое, раньше не имевшее места, а потому всякий проект в чем-то уникален и неповторим.

Эти особенности проекта делают его особенно важным для бизнеса, который постоянно сталкивается с необходимостью изменений. Есть такие сферы, которые по определению требуют рутины. Например, работа бухгалтерии или серийное производство изделий строится на множестве мелких повторяющихся операций. Однако и здесь постоянно происходят изменения, которые заставляют менять то, что еще совсем недавно признавалось нормой. В бухгалтерии вводят новые стандарты, меняют правила отчетности, привести бухгалтерские проводки с требованиями финансового анализа. В производстве внедряют новые технологии, совершенствуют технику, используют новые материалы. Все это требует серьезного и вдумчивого подхода, а значит и планирования деятельности.

Человечество достигло большого прогресса в плане автоматизации и механизации рутинной, повторяющейся деятельности. Однако никакая машина не способна заменить собой творческие способности человека придумывать и привносить в мир что-то новое. И потому проекты как никакой другой вид человеческой деятельности способствует раскрытию творческих способностей человека.

^ Как управлять проектами

Разумеется, едва кому-либо в голову придет идея специально планировать процесс заваривания чая. Это делается быстро и почти автоматически, потому что мы многократно выполняли это действия и к нему привыкли. Однако бывает и так, что планирование просто необходимо. Никакой крупный космический или научный проект невозможен без специальных методик планирования и его реализации. Чем больше человек задействовано в проекте и чем больше его размеры, тем более настоятельной является потребность все заранее просчитать и продумать.

В науке менеджмента существует концепция, согласно которой управление может быть разбито на четыре основные функции: планирование, организация, учет и контроль. Эти четыре функции вполне применимы и к управлению проектами. Кратко концепция четырех функций управления представлена на следующем рисунке:



^ Рис. 1. Схема управления проектом

В центре схемы в кружочке указаны действия, которые совершают отдельные участники проекта. Эти действия направлены на получение конкретного результата. Как это часто бывает, деятельность людей осуществляется нестройно и хаотически, если она не подчинена какому-то плану и логике. Привести действия в соответствие с планом позволяет реализация четырех функций управления, замкнутых в единый цикл.

Планирование. На начальном этапе цикла управления определяется, какие действия и в какой последовательности необходимо выполнить, чтобы достичь желаемого результата. Далее в рамках план определяется, кто будет осуществлять эти действия, каким образом, в какие сроки и какие для этого потребуются ресурсы.

Организация. План является главным ориентиром как для руководителя, так и для конечных исполнителей проекта. Руководитель проекта – это человек, который раздает исполнителям задания и следит за тем, чтобы они их выполняли. Для этого ему нужно постоянно поддерживать связь с подчиненными, мотивировать их деятельность и разрешать конфликты между участниками проекта, если таковые возникают.

Учет. Руководитель не в состоянии уследить за всей многообразной деятельностью своих сотрудников, поэтому ему требуются регулярные проверки того, удается ли соблюсти сроки, бюджет и график реализации проекта. Такие проверки, как правило, осуществляются с определенной периодичностью – например, раз в месяц, неделю или даже раз в день. Цель этих проверок – своевременно выявить отклонения от плана, определить степень и характер отклонения.

Контроль. Если выявлены отклонения, то следует принимать меры по возвращению проекта в плановые рамки. Следует обсудить проблему и определить насколько она является серьезной, провести ее анализ, установить причину отклонения и разработать мероприятия, направленные на его устранение. Все это происходит на рабочих совещаниях или в рамках специальных аналитических групп.

Все эти четыре функции замыкаются в единый цикл, который постоянно воспроизводится на различных уровнях управления проектом. Эти четыре функции будут являться предметом нашего рассмотрения на последующих занятиях.

^ Как измерить эффективность проекта

Как справедливо отмечают, управлять можно только тем, что можно измерить. И результаты, которые будут получены после завершения проекта – не единственный показатель успешности проекта. Не менее важным является то, за какое время удалось выполнить проект и с какими затратами это было связано. Это очень важный момент, поскольку ресурсы и время, как правило, ограничены, и использовать их надо бережно, то есть эффективно. А эффективность определяется как соотношение затрат и результатов.

С точки зрения руководителя, у проекта можно выделить три основных «измерения»:

^ Сроки реализации проекта. Как уже говорилось, проект имеет четкие временные рамки. В этих рамках совершаются определенные действия, последовательность которых должна привести к получению требуемого результата. Эти действия увязываются в определенный график, отклонение от которого служит признаком того, что не все идет, как положено.

^ Затраты на реализацию проекта. Вторым средством измерения проекта является бюджет, который определяет, сколько денег будет потрачено, на что и когда. Превышение бюджета – даже при условии соблюдения сроков, – свидетельствует о том, что руководитель либо недооценил трудности проекта, либо не смог организовать экономное расходование ресурсов.

^ Качество реализации проекта. Даже если соблюдены сроки и бюджет, нельзя еще сказать, что проект выполнен успешно. Требуется еще проверить, какого качества результаты были получены, т.е. соответствуют ли они целям и задачам организатора проекта.

Эти три измерения не существуют сами по себе. Они взаимосвязаны в рамках единого плана проекта и взаимно обуславливают друг друга.

^ Жизненный цикл проекта

Всякий проект имеет начало и окончание. Когда начинается проект? Если брать с самого начала, то жизненный цикл проекта начинается с появления идеи проекта. А далее проект проходит следующие этапы:

^ Обоснование проекта. На этом этапе формулируется идея проекта, рассчитывается его предварительная стоимость, составляется предварительный план и смета расходов, оцениваются риски. Главное, на что необходимо получить ответ на данном этапе – стоит ли браться за осуществление проекта?

^ Разработка проекта. Если принято положительное решение и проект принят к осуществлению, то следует детально спланировать все аспекты реализации проекта. На этом этапе формируется план проекта, составляется проект бюджета, распределяются обязанности и утверждаются сроки, определяются подрядчики и субподрядчики. Этот этап уже требует определенных затрат, поскольку он связан с расчетами и оценками, а также с переговорным процессом, но все же эти затраты на порядок ниже, чем затраты на следующем этапе. Завершением этого этапа считается утверждение проекта инвесторами или главным заказчиком проекта.

^ Реализация проекта. На этом этапе активность в рамках проекта достигает своего пика. Осуществляются запланированные работы, действия и операции, налаживается организация, учет и контроль за ходом процесса, производятся основная часть затрат на привлечение требуемых ресурсов. К моменту завершения этого этапа будут получены практически все запланированные результаты, которые будут готовы для передачи в руки заказчика.

Завершение проекта. На последнем этапе производится завершающая проверка и анализ полученных результатов, оценивается, насколько успешным был проект. Работы сворачиваются, производится окончательный расчет со всеми заинтересованными сторонами. Команду, которая работала над проектом, расформировывают и распускают.