Реферат: Сть организации, ее вы­живаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непре­рывным совершенствованием и развитием

Оглавление
Оглавление 1

Введение 2

Заключение 5

Список литературы 8

Приложение 1 10

Приложение 2 11

Приложение 3 12

Приложение 4 13

Приложение 5 14
Введение
Экономическая стабильность организации, ее вы­живаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непре­рывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществ­ляться по принципу адаптации к внешней среде.

Сегодня четко прослеживаются факторы, опреде­ляющие необходимость постоянного совершенствования и адаптации организации. Это:

рынок сбыта производимой или продаваемой про­дукции и вида услуг;

рынок поставщика или рынок потребителя исход­ных материалов, энергии, товаров и услуг;

финансовый рынок;

рынок труда;

окружающая природная среда.

Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития. Поэтому успех любого предприятия или организации и возможность их выживания зависят от способности быстро адаптироваться к внешним изме­нениям. В постоянном стремлении поддерживать соот­ветствие организации условиям внешней среды заключа­ется принцип адаптивного управления.

В условиях динамичности современного производст­ва и общества управление должно находиться в состоя­нии непрерывного развития, которое сегодня невозмож­но обеспечить без исследования тенденций и возможно­стей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Развитие и совершенствование предприятия базиру­ется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования сис­тем управления.

Дисциплина «Исследование систем управления» за­нимает важное место в Государственном стандарте по специальности «Менеджмент». Важность ее изучения продиктована настоятельной необходимостью построе­ния таких организаций (предприятий, производствен­ных объединений, корпораций, отдельных фирм), ко­торые обеспечат выпуск высококачественной продук­ции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую организацию без проведения исследова­ний невозможно. Особую роль здесь играют исследова­ния систем управления. Эта проблема была актуальной всегда, однако до недавнего времени она в большей степени решалась в рамках математических дисциплин, таких, как теория вероятностей, математическая стати­стика, логика, теория множеств и др.

Система управления предприятиями должна отвечать современным рыночным условиям:

обладать высокой гибкостью производства, позво­ляющей быстро менять ассортимент изделий (ус­луг). Это обусловлено тем. что жизненный цикл продукции (услуг) стал короче, а разнообразие из­делий и объем выпуска разовых партий — больше;

быть адекватной сложной технологии производст­ва, требующей совершенно новых форм контроля, организации и разделения труда;

учитывать серьезную конкуренцию на рынке това­ров (услуг), в корне изменившую отношение к ка­честву продукции, потребовавшую организовать послепродажное обслуживание и дополнительные фирменные услуги;

учитывать требования к уровню качества обслужи­вания потребителей и времени выполнения дого­воров, которые стали слишком высокими для тра­диционных производственных систем и механиз­мов принятия управленческих решений;

учитывать изменение структуры издержек произ­водства;

принимать во внимание необходимость учета не­определенности внешней среды.

Это далеко не полный перечень проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. Для реализации их существует объективная необходимость в исследованиях, анализе существующего положения.

Различного рода нововведения проявляют себя на предприятиях в форме организационного совершенст­вования системы управления, что требует уточнения отдельных связей, параметров системы, применения более эффективных способов их реализации, повыше­ния уровня надежности и т.д. Организационное со­вершенствование системы (ее подсистем или элемен­тов) затрагивает уже не только отдельные связи, но и структуру управления в целом. А это, в свою очередь, требует установления и обеспечения новых связей, устранения излишних связей, существенного изменения.

Рассматривая конкретную организацию как объект исследования, мы всегда должны фиксировать и сравнивать ее системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится.

Чтобы совершенствовать систему управления с ис­пользованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается четкость распределения обязанностей руководителей и исполнителей.

Необходима персональная ответственность руково­дителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно четко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает.

Необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений.

Исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необ­ходимо предусматривать отдел или группу сотрудни­ков, которые должны постоянно прорабатывать техно­логию подготовки новых решений, обусловленных но­выми целями.

Должна существовать четкая документация, регла­ментирующая деятельность организации. Зачастую По­ложения об отделах, должностные инструкции не кон­кретны и не обеспечивают персональной ответственно­сти при принятии управленческих решений.

Как же обеспечить эти требования? Как отмечалось выше, это возможно только на основании общей кон­цепции исследования систем управления как систем принятия решений, так как конечным продуктом сис­темы управления является управленческое решение.
Заключение


Развитие и совершенствование предприятия базиру­ется на тщательном и глубоком знании деятельности организации, что требует проведения исследования сис­тем управления.

Дисциплина «Исследование систем управления» за­нимает важное место в Государственном стандарте по специальности «Менеджмент». Важность ее изучения продиктована настоятельной необходимостью построе­ния таких организаций (предприятий, производствен­ных объединений, корпораций, отдельных фирм), ко­торые обеспечат выпуск высококачественной продук­ции (или услуги) в нужном объеме и ассортименте. Создать такую организацию без проведения исследова­ний невозможно. Особую роль здесь играют исследова­ния систем управления. Эта проблема была актуальной всегда, однако до недавнего времени она в большей степени решалась в рамках математических дисциплин, таких, как теория вероятностей, математическая стати­стика, логика, теория множеств и др.

В современном менеджменте рассматривается мно­жество самых разных организаций, которые представля­ют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распре­деления обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-произ­водственные объединения, частные предприятия.

Организации создаются для удовлетворения разнооб­разных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рас­смотрении организации как объекта управления. Множе­ство целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются спе­циальные знания и искусство, методы и приемы, обеспе­чивающие эффективную совместную деятельность работ­ников всех структурных подразделений.

Любая организация, вне зависимости от ее конкрет­ного назначения, может быть описана с помощью рядапараметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Каждая организация имеет конкретную систему управ­ления, которая также является объектом исследования.

Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и пе­реработки информации с целью получения максималь­ного конечного результата при определенных ограниче­ниях (наличия ресурсов, например).

Любая система управления - это, прежде всего сис­тема, имеющая иерархическое строение и опреде­ленные цели.

Деятельность любой системы управления направле­на на достижение поставленных целей. При построении организации необходимо различать глобальную цель и цели функционирования.

Важное значение при проектировании системы управления приобретает определение состава каче­ственных и количественных целей.

Для реализации поставленных целей необходимо осуществлять функции управления. Формирование состава функций управления должно вестись на уровне управленческих решений с уче­том специфики работы подразделений.

Эффективность исследования систем управления определяется выбранными методами исследования. Всю совокупность методов исследования можно структурировать на методы, основанные на исполь­зовании знаний и интуиции специалистов, методах формализованного представления систем, комплек­тированных методах и методах исследования ин­формационных потоков.

Методы, основанные на использовании знаний и ин­туиции специалистов включают методы типа «моз­говой атаки», методы типа «сценариев», методы экс­пертных оценок, методы типа «Дельфи», методы структуризации типа «дерева целей», методы «де­ловой игры», морфологический подход.

Методы формализованного представления систем включают аналитические, статистические, теоретико-множественные, логические, лингвистические, семио­тические, графические, структурно-лингвистические методы, имитационное динамическое моделирование.

Проектирование систем управления - заключи­тельный этап в системном исследовании, поскольку весь комплекс работ по исследованию систем управ­ления направлен в конечном итоге на совершенст­вование уже действующей либо на создание новой системы управления.

Важное значение в современных условиях приобре­тает вопрос проектирования структур управления.

Проектирование любой организационной структуры ведется на основе выбранной типовой схемы управ­ления, приоритетное место среди которых занимает матрично-штабная схема.

При проектировании организационной структуры оп­ределяется состав и взаимосвязь уровней управления, количество структурных подразделений на каждом уровне, численность сотрудников аппарата управле­ния, проектируется управленческая технология.

На завершающем этапе проектирования должна быть разработана документация, регламентирующая деятельность конкретной системы управления.


^ Список литературы



Беляев А.А., Короткое Э.М. Системология. — М.: ИНФРА-М, 2000.

Валуев С.А., Волкова В.Н., Игнатьева А.В. и др. Системный анализ в экономике и организации производства. - Л.: По­литехника, 1991.

Валуев С.А, Игнатьева А.В. Организационный менеджмент. — М.: Машиностроение, 1993.

Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИД995.

Голубков Е.П. и др. Маркетинг: выбор лучшего решения. — М.: Экономика, 1993.

Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

Коротков Э.М. Исследование систем управления. — М.: «ДеКА», 2000.

Коротков Э.М. Концепция менеджмента. — М.: «ДеКА, 1996.

Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Ме­неджмент, М.: ЮНИТИ, 1998.

Ременников В.Б. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

Романов А.И. и др. Маркетинг. - М.: Банки и маркетинг, ЮНИТИ, 1995.

Словарь-справочник менеджера./Под ред. М.Г. Лапусты. — М.: ИНФРА, 1996.

Скоун Т. Управленческий учет./Пер. с англ, под ред. Н.Д. Эриашвили. — М.: ЮНИТИ, 1997.

Справочник директора предприятия. /Под ред. М.Г. Ла­пусты. — М.: ИНФРА, 1998.

Смолкин A.M. Менеджмент: основы организации. — М.: ИНФРА-М, 1999.

Управление организацией. /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. —М.: ИНФРА-М, 1999.
^ Приложение 1


Приложение 2

Последовательность задач организационного проектирования системы управления





Приложение 3
^ Этапы проектирования системы управления методом организационного моделирования



Приложение 4


Приложение 5
^ Исследование и оценка деятельности

конкретного подразделения

в системе управления

В настоящей главе даны практические рекомендации студентам, изучающим курс «Исследование систем управ­ления» для овладения методикой процедурного анализа. Овладев методикой, можно самостоятельно проводить процесс исследования в любом реально действующем подразделении.

Изучив и освоив общую концепцию исследования, изложенную в гл. 3., вы должны уметь:

• проводить анализ конкретной организации (под­разделения) на уровне управленческих решений;

• строить организационные процедуры принятия решений и оптимизировать их;

• разрабатывать схемы принятия решений в кон­кретном подразделении и на основе их анализа проектировать организационную технологию под­готовки конкретных управленческих решений, при необходимости вносить коррективы в существую­щие должностные инструкции;

• при решении общей задачи совершенствования системы управления проектировать структуру управления на основе объемных расчетов загрузки и пропускной способности уровней управления в организации.

Полученные вами знания необходимо уметь приме­нять. С этой целью вам предлагается исследовать содер­жание управленческой деятельности в конкретном подразделении. Предполагается, что именно в этом подраз­делении вы работаете. Работа выполняется в два этапа.

На первом этапе вы самостоятельно изучаете работу выбранного вами подразделения конкретной организа­ции, чтобы осмыслить его место в системе управления этой организации. Для этого изучаются: Положение о подразделении, действующие должностные инструкции, проводятся беседы с сотрудниками (при необходимости и с руководителем) с целью выявления работ (функций), выполняемых в подразделении, но не зафиксированных в действующем Положении о подразделении.

На втором этапе вам необходимо разработать схему принятия решений в выбранном вами подразделении, проанализировать ее и внести свои предложения по совершенствованию действующей схемы принятия ре­шений.

Результатом анализа может служить новый (усовер­шенствованный) вариант схемы принятия решений ва­шего подразделения, а также предложения по корректи­ровке должностных инструкций, перераспределению обязанностей сотрудников, сокращению либо расшире­нию штатов и др.

^ Для выполнения исследования необходимо:

1) сформулировать цели и задачи конкретного подраз­деления;

2) выявить и сформулировать перечень управленче­ских решений, которые готовятся в данном под­разделении;

3) построить действующие процедуры принятия реше­ний, в подготовке которых вы принимаете непо­средственное участие (не менее пяти процедур) и дать их описание (рис 2, табл. 2);

4) построить функциональную блок-схему принятия решений, показывающую взаимосвязь процедур, действующих в данном подразделении (рис. 3);

5) разработать схему принятия решений в данном под­разделении, проанализировать ее и дать неформаль­ное описание, на основании которого внести свои предложения по совершенствованию системы упра­вления подразделением (рис. 4).

Ниже указываются правила для выполнения каждого из этих этапов.
Правила построения организационных процедур
Организационные процедуры определяются Положе­нием об организации, инструкциями, приказами, распо­ряжениями и регламентируют процессы подготовки управленческих решений. Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества до­кументов, необходимых для его утверждения, и количе­ства исполнителей может быть представлен в виде орга­низационной процедуры.

Пои построении процедур используются следующие основные понятия.

^ 1. Организационная операция - технологически нерас­членимый процесс обработки экономической информа­ции (документов), осуществляемый конкретным сотруд­ником на рабочем месте.

Примерами операций являются: «утверждение (подпи­сание) приказа», «утверждение отчета по теме», «согласо­вание (визирование) документа», «утверждение сметы рас­ходов», «утверждение финансового плана» и т.д.

2. Комплекс взаимосвязанных организационных опе­раций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.

Примерами организационных процедур могут быть: -«подготовка и утверждение отчета о выполненной ра­боте». В данной процедуре участвуют сотрудники ап­парата управления, которые готовят и оформляют от­чет, руководители или их заместители, которые согла­совывают отчет и руководители подразделений, утвер­ждающие отчет.

Организационная процедура включает 3 элемента:

1. Схему организационной процедуры.

2. Описание организационной процедуры.

3. Перечень документов, действующих в организаци­онной процедуре.

Рассмотрим их подробнее.

Схема организационной процедуры строится на основе изучения регламентирующей документации и сущест­вующего распределения обязанностей в подразделении по следующим правилам (см. рис. 1).




^ Рис. L Схема, иллюстрирующая правила построения организационных процедур

Правило 1. Организационная операция (этап работы) на схеме изображается в виде прямоугольника, располо­женного в разрезе осевой линии.

Правило 2. Наименование подразделения (исполните­ли), выполняющего организационную операцию, пишет­ся слева над осевой линией.

Правило 3. Документы, необходимые для выполнения организационной операции (документ № 1, № 2) изо­бражаются в виде прямоугольников, расположенных в разрезе стрелок, входящих в прямоугольник, изобра­жающий этап работы. Документы, извлекаемые из архи­ва, обозначаются звездочкой (документ № 2).

Правило 4. Итог выполнения организационной опе­рации также оформляется в виде документов, распо­ложенных в разрезе стрелок, выходящих из прямо­угольника изображающего этапы работы (документы № 1, 2, 3).

Правило 5. Если в результате выполнения операции некоторые документы остаются у исполнителя, то они изображаются в виде прямоугольников, расположенных справа под осевой линией (это могут быть документы, отправляемые в архив, например документ № 3).

Описание организационной процедуры выполняется по следующей форме.

Таблица 1

№№


Наименование


Доку-


Испол-


Приме-


п/п


этапов работ


менты


нители


чание





(операций)











1


2


3


4


5

















В гр. I указываются порядковые номера выполняе­мых организационных операций; в гр. 2 — наименова­ния этапов работ и их подробное описание; в гр. 3 — документы, необходимые для выполнения данного этапа работы; в гр. 4 — исполнители, ответственные за подго­товку данного этапа работы.

1. Пример построения действующей процедуры принятия решения

Процедура 1. (ПР-1). «Утверждение отчета о выпол­ненной работе» (см. рис. 2).




Рис. 2. Процедура принятия решений: «Утверждение отчета о выполненной работе»

Описание действующей процедуры принятия решений «Утверждение отчета» производится по форме (см. табл. 2):

Таблица 2

№

п/п



Наименование

этапов работы



Документы



Исполнители



Применение


1


2


3


4


5


1


Подготовка отчета





Старший экономист













экономист





1.1


Принять


3,5


__





1.2.


Извлечь из архива


1,2,4


_





1.3,


Подготовить


6


—





1.4.


Передать на согла-














сование в архив


1,2,3,4,6


—








II

2.1.

2.2.

2.3.



Согласование отчета


Принять

Проверить

Завизировать

Передать на утверждение



1,2,3,4, 6

6

6



Главный

специалист

—

__

—












ждение и в архив


1,2,3,4


—








III.


3.1.

3.2.

3.3.



Утверждение отче-

та

Принять

Утвердить

Передать на офор-

мление




6

6


6


Начальник

отдела

—

—


—








IV.


4.1.

4.2.


4.3.



Оформление отче-

та

Принять

Оформить (регист-

рация, размножение)

Отправить по назна-

чению




6


6


6


Старший

экономист

—


—


—









Перечень документов, действующих в процедуре:

№ Документа –

1. План работы отдела -1

2. Отчет о выполненной работе
за прошлый период — 2

3.• Текущая нормативно-справочная
информация (данные для отчета) — 3

4. Инструкции по составлению отчета
(действующая регламентирующая
документация) - 4

5. Распоряжение начальника подразделения о
составлении отчета - 5

6. Отчет о выполненной работе (требуемый) — 6

^ 2. Построение функциональной блок-схемы принятия решений в подразделении

Схема принятия решений должна быть построена для того, чтобы обосновать состав решений, в подготовке которых принимает участие данное подразделение. Если все решения никак не связаны между собой, их можно готовить в любых разных подразделениях. Если решения взаимосвязаны (готовятся на основании одних и тех же документов), то эти связи можно проследить, построив блок-схему процесса принятия решений. Таким образом обосновать список решений, которые готовятся в дан­ном подразделении, можно только построив функцио­нальную блок-схему.

При построении функциональной блок-схемы ис­пользуются следующие правила.

Указанные правила иллюстрирует рис. 3

Правило 1. Организационная процедура как элемент блок-схемы изображается в виде прямоугольника, в ко­тором указывается ее наимен ование.




Рис. 3. Функциональная схема принятия управленческих решений в подразделени


Правило 2. Все действующие в данном подразделении организационные процедуры изображаются на листе бу­маги в виде прямоугольников в порядке возрастания: номера процедуры и стрелки указывают взаимосвязи процедур.

Правило 3. Если для реализации процедуры требуют­ся документы из внешних организаций, то в блок-схеме стрелкой указываются место входа внешнего документа и его наименование или номер.

Правило 4. Если в результате реализации процедуры выявляются документы, отправляемые во внешнюю ор­ганизацию, то в блок-схеме стрелкой указывается место выхода документа и его наименование или номер.

^ 3. Построение схемы принятия решений в подразделении

Схема принятия решений представляет собой струк­турную «фотографию» всех процессов подготовки и при­нятия управленческих решений, которые осуществляют­ся в данном подразделении. Для этого вычерчиваются горизонтальные линии в количестве, равном наименова­нию должностей данного подразделения по штатному расписанию. Каждая линия соответствует определенной должности. Так образуются уровни управления. Затем на эти уровни в порядке, указанном функциональной блок-схемой, наносятся схемы всех организационных проце­дур, действующих в подразделении. В данном случае та­ких процедур будет пять (столько, сколько вы выбрали для анализа), поэтому правомерно говорить о фрагменте схемы принятия решений.

Предположим, в подразделении согласно штатному расписанию существуют следующие должности:

1. Начальник отдела.

2. Заместитель начальника отдела.

3. Главный специалист.

4. Старший экономист.

5. Техник.



Рис. 4. Принятие решений в подразделении (фрагмент)

В порядке примера рассмотрим одну лишь процеду­ру: «Утверждение отчета о выполненной работе». Тогда фрагмент схемы принятия решений в подразделении может быть представлен следующим образом (рис. 4).

^ 4. Анализ схемы принятия решений и разработка предложений по совершенствованию управления в подразделении

На заключительном этапе необходимо произвести неформальную оценку управленческих процессов в под­разделении. Обосновать, кто и как готовит и утверждает конкретные управленческие решения, какие документы необходимы для подготовки каждого решения, каковы уровни их подготовки и уровни окончательного утвер­ждения решений.

Можно говорить о степени загруженности сотрудни­ков и при необходимости внести предложения по пере­распределению обязанностей. Полученный фактологиче­ский материал позволяет судить о необходимости введе­ния дополнительной штатной единицы, либо о ее сокра­щении. В итоге можно дать оценку эффективности функ­ционирования подразделения, определить пути наилуч­шего достижения поставленных целей и грамотно исполь­зовать методы мотивации сотрудников.

Все предложения должны быть отражены в разрабо­танном новом варианте схемы принятия решений и долж­ностных инструкций.

В заключении хочется отметить следующее. Освоение и практическое использование данного подхода поможет вам стать настоящими менеджерами - исследователями своей организации, облегчит поиск путей и методов ее совершенствования и в итоге поможет добиться устой­чивого конкурентного преимущества.


37 страниц