Реферат: Ответы на часто задаваемые вопросы

Ответы

на часто задаваемые вопросы



Почему не импортируются РУПы.

Учебные планы формируются факультетами в виде Excel-файлов определенного формата. Формат этих файлов единый и факультетами, в целом, соблюдается. Структура представления информации в таком документе, вероятно, отвечает задачам контроля соответствия учебного плана требованиям действующих стандартов. Однако, сложившаяся практика наполнения этой структуры информацией не позволяет формальным образом сформировать индивидуальные планы студентов по модулям и семестрам, на их основе провести учет и контроль успеваемости, сформировать дипломы. Происходит это по следующим причинам:

Каждый учебный план представляет собой Excel-файл, не связанный на уровне данных с другими такими же файлами и с общими классификаторами. По этой причине связать полученные из такого файла записи с общевузовскими справочниками кафедр и дисциплин представляет проблему. При наличии любой опечатки, пропущенного пробела или несовпадения регистра символов дисциплина не будет идентифицирована с записью справочника. Даже в случае планов, разработанных в автоматизированной системе (разработка ф-та бизнес-информатики) такие расхождения нередки. Эта система хотя и идентифицирует несоответствие, но позволяет сохранить результат. К тому же связь плана со справочником кафедр и дисциплин не осуществляется постоянно. Если план уже сохранен, а кафедра или дисциплина была переименована после этого, на файле с планом это никак не отразится, если пользователи сами явно не осуществят повторный контроль и сверку.

Отнесение дисциплины к тому или иному разделу плана (ОПД, дисциплины по выбору, факультативы) не всегда однозначно говорит о том, является ли дисциплина обязательной для всех студентов. Бывают случаи, когда дисциплины, отнесенные к дисциплинам по выбору или факультативам, на самом деле должны быть назначены всем студентам, обучающимся по плану.

Строка плана в существующем формате соответствует одной дисциплине. Однако для формирования испытаний студентов нужна информация не только о дисциплине, но и об отдельных испытаниях по ней в определенных учебных периодах (например, зачет во 2 модуле + экзамен в 5 модуле). В ходе расчета рейтинга оценка студента должна умножаться не на величину кредита за всю дисциплину, а на часть кредита, приходящуюся на испытание. Информация об испытаниях в существующем формате представлена, однако сложна для анализа в связи с тем, что записывается строкой цифр (цифра обозначает номер модуля или семестра), часто в одной ячейке. В случае описки, пропуска запятой и проч. также может возникнуть неоднозначность автоматизированного толкования записи.

Курсовые работы часто «спрятаны» в записях дисциплин как одна из форм текущего контроля. «Размазанность» курсовой работы по разным дисциплинам обозначается звездочками, формальный анализ которых затруднен. Однако в большинстве случаев по курсовым работам предусмотрена самостоятельная отчетность и отдельная оценка (не поглощаемая оценкой по дисциплине), которая должна быть учтена в анализе успеваемости и попасть в определенный раздел диплома. Иногда же курсовые работы действительно представлены отдельной строкой (например, «Междисциплинарная курсовая»). В этом случае трудно формально идентифицировать, что это именно курсовая работа, а не дисциплина с таким названием.

Записи о практиках и курсовых работах (в случае, если они представлены отдельной строкой), как правило, не снабжены информацией о модуле (семестре), в котором предусмотрен рубежный контроль и выставление оценки. Это не позволяет осуществить контроль возникновения задолженности по практике (курсовой).

Итоговая аттестация в учебном плане выражается одной строкой вида: «Итоговая государственная аттестация, в том числе защита выпускной квалификационной работы (магистерской диссертации)». Однако на самом деле в этом скрывается как минимум два этапа: итоговый госэкзамены (по предмету или по специальности) и подготовка и защита ВКР. Эти этапы могут быть запланированы в разных модулях, студенты получают за них разные оценки, которые отражаются в разных разделах диплома.

Строки плана часто снабжены сносками (звездочками), которые несут очень важную информацию для формирования индивидуальных планов студентов, но которые практически невозможно проанализировать формально. Например, встречаются сноски следующего содержания:

- студенты выбирают одну дисциплину из четырех трудоемкостью 162 часа и одну дисциплину из шести трудоемкостью 108 часов (кроме дисциплин, относящихся к «своей» специализации);

- студенты выбирают пять дисциплин трудоемкостью 54 часа каждая (кроме дисциплин, относящихся к «своей» специализации) – три в 3 модуле и две в 5 модуле.

Число зачетных единиц (кредитов), выделенных на дисциплину плана, представлено в одном столбце. В случае если дисциплина не учитывается в текущем рейтинге, для нее устанавливается значение 0. Однако бывают случаи, когда дисциплина не учитывается в текущем, но учитывается в кумулятивном рейтинге (например, английский язык). Информация о таких случаях в учебном плане отсутствует.


Все вышеперечисленные проблемы говорят о том, для обеспечения «работы» учебного плана в учебном процессе после его утверждения он должен заноситься в систему более подробно – необходимо наличие дополнительных полей, не предусмотренных действующим форматом. Выгрузить данные из более подробной структуры в требуемый формат не составит проблемы. Обратный же процесс крайне затруднен и нежелателен по причинам:

- очень высокой трудоемкости;

- снижения целостности хранимых данных;

- необходимости процедур дополнительной ручной выверки, которые нуждаются в разработке дополнительных механизмов и регламентации.


В связи с этим в 2006/2007 году учебные планы заносились в систему АСАВ вручную после их утверждения. Опыт 10 факультетов и отделений показал, что эта работа не представляет сложности и не занимает слишком много времени. К ней могут быть подключены технические исполнители.



^ Почему необходима выверка.

Выверка данных должна производиться в случае, когда контингент студентов факультета не заносится в систему АСАВ вручную, а импортируется из внешних систем (Access, Excel). Выверка необходима по следующим причинам:

В системах класса Excel и Access требования к полноте и целостности данных гораздо ниже, чем в системе АСАВ, функционирующей на базе промышленных технологий реляционных баз данных.

В связи с тем, что система АСАВ общевузовская, в ней разработана иная структура справочников и классификаторов, чем в системах, работавших на отдельных факультетах.

Система на базе MS Access, которая разрабатывалась и сопровождалась одним специалистом, несмотря на это не является единой. Каждый факультет имеет базу данных, никак не связанную с другими факультетами. Структура данных в этих базах существенно разнится. Не менее сильно разнятся степень ее наполнения данными, целостность и корректность этих данных. Зачастую требуемых для работы системы АСАВ данных в базах факультетов просто нет.

Учебных планов как таковых в системах на базе Access не хранится. Вместо этого хранится перечень испытаний, которые назначаются студентами. Распределение часов и кредитов по испытаниям осуществлялось пользователями вручную без процедур контроля. По этой причине в базах факультетов присутствуют ошибки, не позволяющие корректно формировать рейтинги, дипломы и прочие отчетные документы. Практика работы пользователей с этой системой зачастую заключалась в правке отчетных документов, а не в исправлении данных в базе, благодаря чему, пользователем было «просто и удобно» в ней работать, но ошибки в данных накапливались в течение нескольких лет.


В ходе внедрения системы мы имели дело как со случаями импорта из Access с дальнейшей выверкой (факультеты ГиМУ, Социологии, Прикладной политологии, Менеджмента, Психологии, Права), так и со случаями ручного ввода информации (факультет Бизнес-информатики, Отделение журналистики). Случаи ручного ввода прошли успешно и не заняли слишком много времени. На сегодня на факультетах БИ и ОДиПЖ мы имеем данные, пригодные как для формирования дипломов, так и для анализа успеваемости и формирования рейтингов за прошлые периоды обучения. На факультетах, шедших по пути выверки данных, удалось добиться полноты данных, достаточной для формирования дипломов (без привязки к периодам обучения). Для анализа успеваемости за прошлые периоды будет необходима дополнительная работа в 2007/2008 учебном году.