Реферат: Комплектование гбу гано электронными фотодокументами. Опыт работы

Комплектование ГБУ ГАНО электронными фотодокументами.

Опыт работы


С появлением и стремительным развитием в 2000-е годы новых электронных технологий в сфере создания и обработки аудиовизуальной документации доля электронных фотодокументов в общем объёме фотографий, поступающих на государственное хранение в областной архив, неуклонно растёт. Сегодня практически все фотографии, отражающие события второй половины минувшего десятилетия, поступают в архив на электронных носителях.

Электронные фотодокументы обладают специфическими свойствами, присущими разным видам документации. Если рассматривать характеристики, отражающие их функциональный аспект, то, безусловно, можно говорить об электронных фотографиях как разновидности «традиционных» фотодокументов. Если же акцентировать внимание на технических параметрах, то сразу бросаются в глаза их кардинальные различия.

Специфика электронного фотодокумента как подвида электронных документов заключается, прежде всего, в том, что человек не может воспринимать его в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. Фотодокументы, созданные посредством новых информационных технологий, не привязаны жёстко к определенному носителю информации, как это было ранее с фотобумагой, фотопленкой или стеклом. Они могут быть зафиксированы на носителях разных типов. Физическая и логическая структура таких фотографий не только не совпадает с прежними представлениями о фотодокументе, но и зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и технических средств. Еще одна их особенность заключается в том, что электронные фотографии находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать. В этой связи велика опасность утраты доступа к ним, спустя определенный период времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники или программного обеспечения электронную запись невозможно будет прочесть.

В целом, выявляя специфику электронных фотодокументов, можно сделать вывод, что они обладают как характеристиками, присущими аудиовизуальной и электронной документации, так и своими собственными уникальными характеристиками. Это, на мой взгляд, даёт основания выделять их в самостоятельную категорию документов, требующую специального нормативного регулирования. Тем не менее, ни на уровне законодательном, ни на уровне подзаконных актов мы сегодня не встретим терминов типа «электронные фотодокументы» или «электронная аудиовизуальная документация». Соответственно, практически отсутствуют и нормативно-методические разработки, определяющие правила и рекомендации по работе с ними. Такая ситуация порождает определённые трудности в практической работе по комплектованию архивов электронными фотодокументами.

Прежде всего, возникает вопрос, что можно считать единицей хранения и единицей учёта электронных фотодокументов. Если считать электронные фотографии разновидностью традиционных фотодокументов, то, согласно «Правил…», утверждённых в 2007 году Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ, единицей хранения и единицей учёта должен быть фотоотпечаток, сделанный с помощью выводящего устройства. При этом сам файл, содержащий электронный фотодокумент, становится непонятным довеском, информации о котором нет места в стандартной форме № 37описи фотодокументов, утверждённой приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 года № 1273.

Если же считать электронные фотографии разновидностью электронных документов, то в соответствии с теми же Правилами единицей учёта является сам файл, а единицей хранения становится тот носитель, на котором этот файл записан (например, дискета, компакт-диск, винчестер, или флэш-память). В этом случае распечатка на бумаге изображения, содержащегося в файле, необходима лишь для создания обычного контрольного отпечатка. Вместе с тем, и в данном случае стандартная форма № 42 описи электронных документов, утверждённая приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 года № 1273, мало подходит для описания электронных фотодокументов, поскольку в ней нет граф, необходимых при описании любого аудиовизуального документа.

Отсутствие нормативно-методических основ, регулирующих работу с электронными фотодокументами, порождает неопределённость и в ряде других вопросов. Например, нет чёткого представления о существенных технических параметрах, которым должен соответствовать электронный фотодокумент, передаваемый на хранение. Это касается как определения допустимых (или рекомендуемых) графических форматов файлов, так и установления пограничных значений параметров, непосредственно определяющих качество изображения (разрешение фотоснимка, его размер и т. д.).

В отсутствие методологической определённости архивисты, работающие с электронными фотодокументами, оказываются перед непростым выбором. При обсуждении этих вопросов на ЭПК Управления государственной архивной службы Новосибирской области несколько лет назад было решено, что единицей учёта и единицей хранения применительно к электронным фотографиям необходимо считать не сам файл и его носитель, а сделанный с него отпечаток-позитив на фотобумаге. Соответственно и описание должно производиться по форме, установленной для традиционных фотодокументов. В связи с этим сложилась парадоксальная ситуация. С одной стороны, мы как бы упростили себе задачу, уйдя от многих сложных вопросов, связанных не только с комплектованием, но и с последующим хранением электронных фотодокументов и их использованием. С другой стороны, «расцифровывая», если так можно выразиться, электронный документ, мы невольно делаем шаг назад, отходя от тех уникальных возможностей, которые предоставляют нам новые цифровые технологии. В этом смысле, как мне представляется, можно даже утверждать, что у нас в архиве нет комплектования электронными фотодокументами в полном смысле слова, хотя сами электронные фотографии в архив поступают во всё возрастающем объёме.

Мне как сотруднику, много лет занимающемуся комплектованием архива фотодокументами, более взвешенным и продуктивным представляется синтетический подход, учитывающий отмеченный мною выше своего рода «дуализм» электронных фотодокументов. Поскольку в архив электронные фотодокументы поступают в виде файлов, то и учитываться в описях должны именно файлы вместе с носителями, на которых они записаны. Вместе с тем, пригодная для этих целей форма описи электронных документов № 42 должна быть дополнена графами, выявляющими специфику электронных фотодокументов как разновидности аудиовизуальной документации.

В конце минувшего года я предпринял попытку - может быть, даже в какой-то степени самонадеянную, но вынужденную, - более подробно и структурировано, чем в данном небольшом выступлении, изложить высказанные сейчас подходы, написав с этой целью проект Памятки о комплектовании архивов электронными фотодокументами. В шести её разделах анализируются основные особенности организации работы с этой категорией документов и описываются некоторые её этапы: определение круга источников комплектования, отбор, описание, оформление описей и создание справочного аппарата к ним. В качестве одного из итогов этого небольшого методологического исследования мной предложена «неканоническая», если можно так сказать, форма описи электронных фотодокументов. Первая и вторая графы этой описи, взятые из официальной формы № 42, предназначены для проставления номеров единицы учета и единицы хранения. Третья графа служит для изложения аннотации фотодокумента. Сформулированные мною в Памятке некоторые правила аннотирования, основанные на требованиях нормативных документов, более ранних методических разработках в этой области и личном опыте, несомненно, могут быть полезны для широкого круга архивистов области, занимающихся описанием как традиционных, так и электронных фотодокументов (насколько мне известно, это вообще одна из самых наболевших проблем в комплектовании архивов фотодокументами).

Четвёртая, пятая и шестая графы предложенной формы описи (автор, дата и место съёмки) перекочевали в неё из описи традиционных фотодокументов. Графы с седьмой по десятую призваны отразить основные технические параметры электронного фотодокумента: формат файла, размер, разрешение и цветность хранящегося в нём изображения. Наконец, две последние графы (состав текстовой сопроводительной документации и примечание) также перекочевали без изменений в предложенную мной форму описи из официально утверждённой формы № 37.

В настоящее время проект Памятки изучается специалистами нашего архива и, после доработки, я надеюсь, в скором будущем будет предложен на рассмотрение экспертных комиссий архива и управления. Если предложенные мной «новации» в основе своей будут одобрены нашим архивным сообществом, то придется, конечно, в определённой степени перестраивать не только работу по комплектованию архива электронными фотодокументами, но и все последующие этапы работы с ними после их передачи на государственное хранение. Это, конечно, непростая задача, но предполагаемый результат, по моему мнению, того стоит. Только перестроив свою работу в этой области в соответствии с требованиями новой эпохи цифровых технологий, мы сможем с полным основанием заявлять о комплектовании архива электронными фотодокументами.


Ведущий архивист ОКВАиД И. В. Щеглов