Реферат: Комплекс программ Управление персоналом Описание программы АиТ:\кадры версия 8х для Windows

ООО «АиТСОФТ» – Москва,

тел./ факс: (499) 262-74-91, 262-99-83, 975-25-72

e-mail: ait@aitsoft.ru
HTTP:\www.aitsoft.ru


Комплекс программ

Управление персоналом


Описание программы


АиТ:\КАДРЫ


Версия 7.8х для Windows

АиТ:\КАДРЫдля Windows. Профессиональная программа ведения кадрового учета. Описание программы

Издание 9-е, переработанное и дополненное.

Все права защищены. Исключительное право тиражирования программ и документации принадлежит ООО «АиТСОФТ»

«АиТ:\КАДРЫ»является зарегистрированным товарным знаком.

Приобретая программу «АиТ:\КАДРЫ», Вы даете согласие не допускать копирования программ и документации без письменного разрешения ООО «АиТСОФТ», за исключением оговоренных в документации операций создания резервных копий.

Данное Описание непосредственно применимо к программе «АиТ:\КАДРЫ» версии 7.8 для Windows. Оно также может применяться в качестве одной из составных частей комплекта документации по более поздней версии и (или) модификации программы.

Если комплект поставки программы включает кроме данного Описания еще какие-либо документы, Вам следует ознакомиться с ними. Они могут содержать важные дополнения и уточнения к сведениям из данного Описания.

При разработке программы использовано инструментальное средство

Power Builder® Enterprise фирмы Powersoft® (лицензия N E 004975).

Основные разработчики программного продукта:

Екатерина Смолянина

Алексей Клюев

Анна Ходош

Основные разработчики документации:

Анна Ходош

Надежда Акимова

Надежда Аксенова

Валентина Токарева


Компания выражает благодарность всем участникам создания и совершенствования программы и документации


СОДЕРЖАНИЕ

Введение 5

Глава 1. Принципы работы 7

1.1. Основные понятия и термины 7

1.1.1. Интерфейс 7

1.1.2. Методология работы с программой 9

1.2. Запуск программы. 9

1.3. Меню и Панель Инструментов 11

1.4. Окна 13

1.5. Помощь (Справка) 13

1.6. Фильтр 13

1.7. Архивная копия 14

1.8. Встроенный редактор 14

1.9. Калькулятор 17

1.10. Пути размещения файлов 18

1.11. Подключение справочников ГНИ 18

Глава 2. Настройка и справочники 19

2.1. Общее понятие о справочниках 19

2.2. Справочники 20

2.2.1. Категории 20

2.2.2. Профессии 20

2.2.3. Справочники ГНИ (МНС) 20

2.2.4. Трудовой стаж 22

2.2.5. Национальности 22

2.2.6. Степени родства 23

2.2.7. Образование 23

2.2.8. Иностранные языки 23

2.2.9. Должности 24

2.2.10. Условия труда 24

2.2.11. Категории оплаты 24

2.2.12. Обязанности (должностные инструкции) 25

2.2.13. Плановые графики 25

2.2.14. Тарифные ставки 25

2.2.15. Виды оплат 28

2.2.16. Территории 29

2.2.17. Виды отпуска 29

2.2.18. Праздничные дни 29

2.2.19. Надбавки и отпуск за стаж 30

2.2.20. Трудовые контракты. 30

2.2.21. Аттестация. 31

2.2.22. Надбавок за выслугу лет. 31

2.2.23. Северных надбавок. 32

2.2.24.Шкалы надбавок. 32

2.2.25.Виды надбавок. 32

2.2.26. Виды больничных. 32

2.3. Настройка 34

2.3.1. Настраиваемые таблицы 34

2.3.2. Свободные справочники 34

2.3.3. Создание дополнительных таблиц 35

Глава 3. Персональные данные 37

3.1. Список сотрудников 37

3.2. Кадровая карточка 39

3.2.1. Понятие о кадровой карточке 39

3.2.2. Персоналии 39

3.2.3. Сведения о работе 40

3.2.4. Паспортные данные 41

3.2.5. Отпуска 43

3.2.6. Сведения о стаже 45

3.2.7. Сведения об образовании, знаниях и навыках 47

3.2.8. Воинский учет 48

3.2.9. Адрес, телефон, семья 48

3.2.10. Свободно настраиваемые таблицы 48

3.2.11. Блокнот 48

3.2.12. Личное дело 49

3.2.13. Дополнительная карточка 49

3.2.14. Трудовая книжка 49

3.2.15. Аттестация. 50

3.2.16. Знания. 50

3.2.17. Среднесписочная численность. 51

3.2.18. Надбавки. 51

3.2.19. Инвалидность. 51

3.2.20. Больничные. 52

3.3. Мастера (Wizard) 53

3.3.1. Мастер на прием 53

3.3.2. Мастер на увольнение 54

3.3.3. Мастер на перевод . 55

3.4. График отпусков 57

3.4.1. Карточка планируемого отпуска 57

3.4.2. Графики отпусков (списком) 57

3.4.3. Процедура оформления отпуска 60

3.5. Ведение аттестаций. 60

Глава 4. Ведение приказов 61

4.1. Общее понятие о приказах 61

4.2. Настройка приказов 61

4.2.1. Справочник видов приказов 61

Групповые приказы. 64

4.2.2. Справочник оснований по КЗоТ (Трудовому Кодексу) 64

4.3. Список приказов 65

4.4. Операции с приказами 65

4.4.1. Создание нового приказа (проекта) 66

4.4.2. Присвоение номера («сборка» приказа) 68

4.4.3. Просмотр и редактирование приказа 68

4.4.4. Добавление параграфов в приказ 69

4.4.5. Удаление приказа 69

4.4.6. Подписание приказа 71

4.4.7. Проведение приказа 71

4.4.8. Печать приказа 71

4.5. Реестры приказов 72

4.5.1. Отчеты за период 72

4.5.2. Персональные журналы приказов 72

4.6. Мастер на отзыв из отпуска 73

4.7. Мастер компенсации за отпуск. 74

Глава 5. Штатное расписание 75

5.1. Описание структуры предприятия 75

5.1.1. Структура предприятия 75

5.1.2. Реквизиты предприятия 76

5.2. Штатное расписание 78

5.2.1. Составление штатного расписания 78

5.2.2. Карточка штатной единицы 80

5.2.3. Специфические случаи настройки 83

5.2.4. Изменения в штатном расписании 85

5.2.5. Иерархия штатных единиц 85

Глава 6. Документы и отчеты 87

6.1. Общее понятие о выходных документах 87

6.2. Приказы 88

6.2.1. Генератор приказов 88

6.2.2. Список приказов 89

6.3. Персональные карточки 91

6.3.1. Генератор отчетов 91

6.3.2. Отчеты списком 91

6.3.3. Отпускные записки списком 92

6.3.4. Макет отчета 93

Отчеты в формате MS WORD 93

6.3.5. Ключевые слова 93

6.4. Персональные журналы 98

6.5. Отчеты по штатному расписанию 99

6.5.1. Окно генератора отчетов 99

6.5.2. Макет отчета 99

6.5.3. Ключевые слова 100

6.6. Документы по штатной единице 102

6.6.1. Должностная инструкция 102

6.6.2. Протокол подбора сотрудника и проверки соответствия 103

6.7. Сводные отчеты по сотрудникам 104

6.7.1. Списки 104

6.7.2. Статистика 105

6.7.3. Движение персонала 107

6.8. Реестр документов 109

Указатель 110
Введение
Программа «АиТ:\Кадры» для Windows является частью комплекса «АиТ:\Управление персоналом», состоящего из модулей «АиТ:\Зарплата», «АиТ:\Кадры», «АиТ:\ППУ» (Персонифицированный пенсионный учет), «АиТ:\Учет выполненных работ», «АиТ:\Табельный учет» и других.

«АиТ:\Кадры» для Windows предназначены для ведения кадрового учета персонала на предприятиях и в организациях, ведения личного листка сотрудников, формирования приказов по персоналу и получения сводных отчетов.
^ Варианты поставки
Комплекс «АиТ:\Управление персоналом» использует клиент-серверную архитектуру. Это означает, что он включает в себя два компонента: клиентскую часть (на рабочем месте) и серверную часть (базу данных и средства управления ею). Клиентские части и база данных могут быть расположены на одном компьютере или разнесены в локальной сети на различные компьютеры. Количество рабочих мест, одновременно работающих с базой данных, прописывается в ключе электронной защиты и определяется количеством лицензий на клиентские места, а также максимальным количеством клиентских мест, допустимых для базы данных.



В качестве базы данных могут использоваться MS SQL Server 7.0 (2000) и его «облегченный» вариант – MSDE (Microsoft Database Engine). Соответственно и программа может поставляться в нескольких вариантах:

В поставку версии для MSDE входит сервер баз данных MSDE. Управление базами данных на MSDE и работа со списком пользователей осуществляется с помощью модуля «АиТ:\Конфигурация», входящего в поставку. Версия для MSDE поставляется с локальным (на одного пользователя) или сетевым (до пяти пользователей) ключом электронной защиты. В первом случае клиентская часть и база данных устанавливаются на одном компьютере, во втором случае желательно установить базу данных на специально выделенном компьютере (сервере).

Версию для MS SQL Server 7.0 рекомендуется использовать на средних и крупных предприятиях. Для работы комплекса необходимо наличие уже установленного сервера MS SQL Server 7.0. В этом случае число пользователей базы данных определяется условиями договора. Все операции с базами данных осуществляются стандартными средствами администрирования MS SQL Server 7.0.

С техническими требованиями, предъявляемыми к компьютеру для установки комплекса «АиТ:\Управление персоналом», можно ознакомиться в брошюре «Установка и запуск».
Документация
В Описании работы программы представлены основные операции, экранные и выходные формы.

В первой главе описаны общие принципы и правила работы с программой.

Во второй главе рассмотрены основные справочники и классификаторы.

В третьей главе рассказано о технологии ведения персональных данных сотрудников.

В четвертой главе рассмотрены основные операции при работе с приказами.

Пятая глава посвящена описанию структуры предприятия и ведению штатного расписания.

В шестой главе перечислены основные выходные документы и отчеты, указано их предназначение, а также описана возможность изменения и создания новых видов документов (генератор отчетов-карточек, приказов и отчетов по штатному расписанию).

В приложение вынесен глоссарий.

При работе с настоящим Описанием следует иметь в виду, что приводимые в нем изображения экранных форм и выходных документов могут незначительно отличаться от тех, которые пользователь увидит на экране или в сформированных программой распечатках.

Пользователь при освоении программы должен рассматривать фактически выдаваемые ею экранные и печатные формы как самостоятельные источники информации, которые уточняют соответствующие места в настоящем Описании.
^ Линия консультаций и поддержки
Зарегистрированным пользователям комплекса предоставляются бесплатные услуги линии консультаций по телефону (не более 15 минут).

Для пользователей, имеющих абонементный договор, предоставляются неограниченные по времени консультации по телефону, факсу, почте и E-mail.

^ Телефон / Факс:

(495) 262-74-91, 262-99-83, 975-25-72

Адрес офиса:

Москва, 107078, Каланчевский тупик, д. 3/5

E-mail:

ait@aitsoft. ru

Web страница:

HTTP:\\www.aitsoft.ru
^ Глава 1. Принципы работы 1.1. Основные понятия и термины 1.1.1. Интерфейс
Меню программы состоит из нескольких разделов, каждый из которых содержит различное количество пунктов. Панель Инструментов, расположенная вверху Главного окна, содержит кнопки, посредством которых осуществляется быстрый доступ ко многим режимам и функциям пакета. Каждая кнопка соответствует одному из пунктов Меню, однако не все пункты продублированы кнопками основной Панели Инструментов.



Рис. 1.1. Меню и Панель Инструментов.

Выбор одного из пунктов раздела Меню или щелчок по кнопке Панели Инструментов приводит к открытию нового окна и соответственно переходу в новый режим (под которым подразумевается совокупность функций и операций, доступных в данном окне). Свернутое (минимизированное) окно отображается на основном экране программы в виде значка.

Действия в подавляющем большинстве окон происходят по нажатию соответствующих кнопок дополнительной Панели Инструментов, расположенной по умолчанию в левой части экрана программы. Как и кнопки основной Панели Инструментов, они имеют микроподсказку, позволяющую легко определить, какое действие вызывает нажатие этой кнопки. Состав кнопок дополнительной Панели Инструментов изменяется в зависимости от того, какое окно программы является активным и, соответственно, какие действия в нем доступны.

Дополнительная Панель Инструментов может содержать следующие кнопки:

Рис.

Действие

Рис.

Действие



вставить



закрыть, убрать в архив



удалить



подписать, оформить



скопировать



рассчитать



перенести



собрать приказ



очистить



рассыпать приказ



экспортировать



добавить параграф



импортировать



найти сотрудника



распечатать



действия с сотрудником



создать отчет



отобрано по фильтру



открыть шаблон отчета



отсутствует фильтр



установить шрифт



показать структуру БД



выбрать все



ОК (закрыть окно)



отменить выбор



отмена (закрыть окно)



отправить



выход из режима



проверить



перечитать



выбрать файл, пролистать



открыть



разбить



закрыть



пересчитать оклады



сохранить



прием



увольнение



виды приказов



данные о предприятии



штатное расписание



сортировка по фамилиям



отпуска



сортировка по подразделениям

В программе используются стандартные элементы графического интерфейса Windows: закладки, переключатели, флаги, списки, поля ввода значения.

Закладки окон. Окна расположены стопкой, одно поверх другого. Перейти на нужное окно можно по выступающей части окна – закладке. Переход с закладки на закладку осуществляется по щелчку мышью на ее заголовке.




Рис. 1.2. Пример использования
закладок окон

Переключатели позволяют производить выбор между параметрами.



Рис. 1.3.
Пример использования переключателей

Переключатели имеют округлую форму и обведены рамкой. При выборе одного из переключателей в округлой форме появляется точка, а с остальных отметка автоматически снимается. Выбор переключателя производится по щелчку мышью.

Флаги. Выбор между использованием или неиспользованием определенного параметра. Флаг имеет форму квадрата. Установка и снятие флага производится по щелчку мышью. Установленный флаг представляет собой перечеркнутый квадрат или галочку в квадрате.



Рис. 1.4. Пример использования флага.



Рис. 1.6. Пример использования поля ввода значения.

Списки – это перечисление записей (строк) в табличной форме. В списке можно выбрать одну или несколько строк. Выбранные строки высвечиваются синим (по умолчанию) цветом. Выбор строки из списка происходит по двойному или одинарному щелчку мышью. Возможен выбор нескольких строк подряд при удержании клавиши Ctrl.

^ Выпадающие списки. Чтобы показать весь список для выбора, необходимо щелкнуть мышью по стрелке справа от списка. Щелчок по элементу списка производит выбор.



Рис.1.5.
Выпадающий список.

Поля ввода значения. В них можно вводить значение как непосредственно с клавиатуры, так и с использованием прокрутки. Щелчок на стрелке вверх увеличивает значение, на стрелке вниз – уменьшает. Если это поле предназначено для ввода даты, то можно выделить один из ее фрагментов (день, месяц, год) и с помощью стрелок изменить только его.


В некоторых окнах (особенно типа «окон диалога») выполнение отдельных действий и функций происходит по нажатию графических кнопок (с картинками). Графические кнопки, как правило, размещены в форме вертикальной панели с левой стороны окна. В нижней части каждого окна имеется текстовая статусная строка; при подведении указателя мыши к графической кнопке в этой строке появляется текстовое описание действий, которые происходят по нажатию данной кнопки. При переводе курсора мыши на графическую кнопку возле нее возникает текст на желтом фоне (микроподсказка), дублирующая данные в статусной строке внизу окна.



На «медленных» компьютерах перерисовка микроподсказки отнимает существенное количество ресурсов системы. Поэтому для опытных пользователей оставлена возможность отключить микроподсказку по своему желанию, указав в секции Start файла staff.ini значение button_microhelp=N
^ 1.1.2. Методология работы с программой
Персональные данные сотрудников хранятся в программе в виде карточек. Группировка карточек осуществляется по подразделениям. Для отбора части карточек по определенному пользователем условию используется фильтр.

Настройка программы происходит с помощью справочников (классификаторов) и настроечных таблиц.

Изменения, связанные со служебными перемещениями сотрудников (прием на работу, увольнение, перевод, изменение оклада, отпуск), осуществляются через систему приказов. Подписанный (подтвержденный) приказ проводится по канцелярии и в дальнейшем блокируется от каких-либо изменений.

Программа позволяет сформировать многоуровневую структуру предприятия. Информация о штатном расписании хранится в виде карточек штатных единиц, сгруппированных по подразделениям.

По данным приказов, персональных карточек и карточек штатных единиц формируются выводимые на печать документы (приказы, личные карточки, списки, статистические отчеты, отчеты по штатному расписанию).
^ 1.2. Запуск программы.
Программа поставляется в аппаратно защищенном от нелегального тиражирования виде. В момент запуска программы в LPT-порте компьютера должен стоять электронный ключ из комплекта поставки.

Запуск программы производится только из операционной среды Windows. Для запуска необходимо активизировать иконку программы , либо запустить на выполнение исполняемый файл aitstaff.exe.



Рис. 1.7. Окно запуска программы.

При запуске программы пользователю предлагается:

выбрать одну базу данных их списка предложенных.

указать системное имя (логин) и пароль для данного пользователя. Проверка логина и пароля осуществляется средствами самого MS SQL сервера. В случае неправильного ввода логина или пароля пользователь не получает возможности пройти далее в главное окно программы. При вводе пароль отражается на экране в шифрованном виде (чтобы его нельзя было увидеть постороннему лицу).

После регистрации появляется основное окно программы, содержащее Панель Инструментов и Меню. В левой части основного окна размещается окно «Список сотрудников».



Рис. 1.8. Основное окно программы.
^ 1.3. Меню и Панель Инструментов
Меню программы состоит из девяти разделов и содержащихся в них пунктов. Отдельные пункты Меню продублированы кнопками Панели Инструментов.

В нижней части основного окна программы при выборе пункта Меню или кнопки Панели Инструментов выводится полное наименование выбранного режима. Если не нажимая установить указатель мыши на одну из кнопок Панели Инструментов, рядом с ней появится краткое наименование режима – микроподсказка.

Ниже описано назначение каждого из разделов и пунктов Меню.

Пункт

Кнопка

Исходные данные, действия и функции

СОТРУДНИКИ

Карточка



Кадровая информация о сотруднике: персоналии, сведения о работе, образовании, паспортные данные и т.п.

Список

сотрудников



Список всех сотрудников организации, упорядоченный по подразделениям для поиска и выбора конкретного сотрудника.

График отпусков



Операции планирования и оформления отпуска списком.

Мастера





Мастера (Wizard) для работы с процедурами приема и увольнения сотрудников.

ОТЧЕТЫ

Списки сотрудников

Настраиваемые отчеты-списки по данным кадровых карточек сотрудников.

Статистика

Настраиваемые статистические отчеты в форме таблиц и диаграмм.

Генератор отчетов по карточкам

Генерация отчетов по данным кадровых карточек сотрудников списком по выбранным подразделениям.

Движение персонала

Отчеты о кадровых перемещениях за период по выбранным подразделениям

Реестр документов

Реестр записей о файлах всех созданных в программе документов.

ПРИКАЗЫ

Настройка
приказов



Настройка видов приказов и их шаблонов для создания печатных форм.

Ведение
приказов



Формирование, хранение, корректировка и печать кадровых приказов.

Реестры приказов

Списки приказов определенного вида за выбранный период. Получение детального отчета по персональным приказам конкретного сотрудника.

Справочники ТК\КЗоТ

Справочники оснований приказов согласно ТК.

^ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Структура
предприятия



Описание структурного деления предприятия по управлениям (филиалам) и подразделениям (отделам). Список подразделений. Настройка реквизитов предприятия и фамилий ответственных лиц.

Должности

Список должностей, имеющихся на предприятии.

Условия труда

Описание особых условий труда, которые могут быть поставлены в соответствие штатной единице.

Категории оплаты

Справочник для группировки сотрудников по оплате (основному окладу) с указанием его верхней и нижней границы.

Обязанности

Справочник должностных обязанностей, которые могут быть указаны в должностной инструкции.

Плановые графики

Справочник графиков работ.

Тарифные ставки

Справочник тарифных ставок, по которым может производиться оплата труда.

Виды оплаты

Справочник видов оплаты, по которым можно произвести начисление приказом.

Территории

Справочник территорий с указанием районных коэффициентов

Виды отпуска

Справочник видов отпусков и настройка алгоритмов расчета отпуска. Используется при работе с приказами и ведении графика отпусков.

Праздничные дни

Список праздничных дней.

Мастер создания
штатного расписания

Мастер для создания и изменения численности штатных единиц по подразделениям.

Штатное
расписание



Ведение штатного расписания и карточек на штатные единицы.

Подчинение

Построение и изменение структуры подчиненности штатных единиц предприятия и отдельных подразделений.

Генератор отчетов

Создание настраиваемых отчетов по штатному расписанию.

СПРАВОЧНИКИ

Категории

Данные для группировки сотрудников по произвольно определяемому критерию.

Профессии

Классификатор профессий.

Справочники ГНИ (МНС)

Справочники документов с кодами ГНС, стран мира, сокращенных наименований элементов адреса.

Трудовой стаж

Виды трудового стажа сотрудников (общего, специального, регионального, льготного и т.д.).

Национальности

Список национальностей.

Степени родства

Описание степеней родства (для ведения данных о членах семьи сотрудника).

Образование

Справочник видов образования.

Иностранные языки

Список иностранных языков, информация о владении которыми хранится в кадровой карточке.

Настраиваемые
справочники

Пункты меню, появляющиеся в зависимости от настройки на использование дополнительных справочников.

Настройка

Настройка работы с программой: отображение закладок кадровой карточки, заголовки свободно настраиваемых справочников и строк персонального блокнота.

Дополнительные
таблицы

Создание и настройка дополнительных таблиц для хранения произвольной информации, присоединенных к персональной карточке.

Свободные
справочники

Создание, настройка и заполнение пользователем своих собственных справочников (классификаторов).

СЕРВИС

Фильтр



Установка и изменение условий для отбора информации по отдельным сотрудникам.

Встроенный редактор



Вызов редактора для работы с текстовыми файлами.

Калькулятор



Вызов встроенного строкового калькулятора.

Настройка редактора

Настройка имени редактора, вызываемого по умолчанию: встроенного или произвольного внешнего.

Размещение файлов

Для каждой базы данных, вызываемой с данного рабочего места, можно указать путь по умолчанию для размещения файлов персональной информации: фотографий и документов.

Настройка доступа к справочникам ГНС

Настройка подключения к справочникам ГНИ

ОКНА

Управление расположением на экране отдельных элементов – окон, Панели Инструментов, значков (см. п.1.4.).

СПРАВКА

Справка



Вызов гипертекстовой контекстной Справки.

О программе

Сведения о версии программы и телефоны \ адреса «горячей линии».

ВЫХОД

Выход



Автоматическое закрытие всех активных окон, завершение работы и выход из программы.
1.4. Окна
Управление окнами производится из раздела «Окна» Главного Меню программы. Данная группа функций позволяет переключаться между открытыми в программе в данный момент окнами и выполнять над ними определенные действия.

В нижней части столбца «Окна» Главного Меню выводится список открытых в данный момент окон. Одно и то же окно не может быть открыто дважды. Переключение между открытыми окнами производится мышью или по «горячей» комбинации клавиш Ctrl+Tab.

^ Расположение Окон

Каскад

Упорядочивает окна каскадом

Мозаика

Упорядочивает окна мозаикой

Инструменты

Конфигурирует местоположение панели инструментов

Упорядочить значки

Упорядочивает значки минимизированных окон

Запомнить положение

Запоминает размер и положение текущего окна

^ Расположение Панели Инструментов

Перемещаемая

Разрешает перемещение Панели Инструментов по экрану Главного окна.

Место размещения

Панель может быть расположена сверху / снизу / справа / слева в Главном окне либо в отдельном окне, перемещаемом по экрану.

Скрыть / Показать

Убирает / показывает Панель Инструментов.

Сохранять настройку

Сохраняет при закрытии приложения настройку Панели Инструментов.

Подсказка

Наличие микро-подсказки при Панели Инструментов, которая появляется, если установить на одну из кнопок указатель мыши (не нажимая).
^ 1.5. Помощь (Справка)
Режим «Помощь» может быть вызван:

по кнопке Панели Инструментов,

из пункта «Контекстная справка» раздела «?»Главного Меню,

по «горячей» клавише F1.

Обращение к разделу «Помощь» происходит из любого режима программы. Если вы хотите получить информацию по тому конкретному режиму, с которым работаете в настоящий момент, нажмите клавиши Shift+F1.

К оглавлению помощи можно обратиться нажатием комбинации клавиш Ctrl+F1.

Система помощи организована по принятому в Windows стандарту, позволяет перемещаться по разделам помощи и обращаться к смежным с данной темой разделам.
1.6. Фильтр
1.Окно установки условия отбора данных (фильтра) вызывается по кнопке «Фильтр» Панели Инструментов или из пункта «Фильтр» раздела «Сервис» Главного Меню программы.



Рис. 1.9. Окно установки фильтра, закладка «Для пользователя».

Фильтр позволяет выбирать сотрудников предприятия по одному или по совокупности нескольких условий.

Наличие установленного в данный момент работы программы фильтра можно определить по состоянию кнопки «Фильтр» Панели Инструментов. В состоянии установленного фильтра фон рисунка кнопки делается желтым, при отсутствии установленного фильтра остается серым.

Чтобы установить фильтр или посмотреть, какой фильтр установлен в текущий момент, нужно из активного режима (предпочтительно, из основного окна программы) перейти в режим установки условий фильтра (см. рис. 1.9).

Список составленных фильтров расположен на левой панели окна «Фильтр». Каждая строка условий отбора имеет свое наименование, в которое, как правило, закладывается смысловое действие фильтра. Например, «Внештатники» – отбор сотрудников, не занимающих штатные должности на предприятии. Установленный в момент открытия окна фильтр выделяется в списке голубой подсветкой фона соответствующей строки.

Окно установки фильтра имеет четыре колонки для ввода данных:

название

Список переменных ограничен и зафиксирован в самой программе. В основном, переменными являются данные кадровой карточки. Пользователь может выбирать необходимую ему переменную из списка щелчком мыши.

условие

Условие может принимать одно из нескольких значений: = (равно),  (не равно),  (больше),  (больше или равно),  (меньше),  (меньше или равно), «включает в себя», «пусто» и «не пусто». Условие выбирается из списка щелчком мыши.

значение

Переменную можно сравнивать либо с одним из фиксированных значений (например, должность – со значением из справочника должностей), либо со свободно определяемым значением (например, фамилия, место рождения и т. п.). Ввод «свободного» значения происходит непосредственно с клавиатуры, выбор одного из фиксированных значений – по щелчку правой кнопки мыши. При выборе условия «включает» в поле «значение» необходимо указать строку для поиска включения в следующем виде: %текст для поиска% или _текст для поиска_, где % заменяет несколько предшествующих / последующих символов, а _ – один символ. Например, для отбора сотрудников, проживающих на Лесной улице, условие фильтра будет выглядеть так: Адрес включает %Лесная%.

расшифровка

Поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при выборе из справочника (выпадающий по правой кнопке мыши список) в поле «значение». В этом случае в поле «значение» будет указан код по справочнику, а в поле «расшифровка» – соответствующее ему наименование. Например, при установке условия отбора по категории плательщиков ПФ (индивидуальный предприниматель) в поле «значение» будет стоять код – ИП, в поле «расшифровка» – инд/предприн.

связка

Если устанавливаемый фильтр содержит одновременно несколько условий, они должны быть объединены логическими связками. Связка «И» означает, что оба условия должны выполняться одновременно (например, ДАТА ПРИЕМА >’01.01.1998’ И ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ =’0001’), а связка «ИЛИ» – что должно выполняться хотя бы одно из условий (ФАМИЛИЯ=’Петров’ ИЛИ ФАМИЛИЯ = ‘Иванов’).

Если между условиями не установлена связка, то выполняется только первое из них, а следующее за отсутствующей связкой – игнорируется.

Число условий (строк) фильтра не ограничено.

Добавлять, удалять и копировать строки фильтра под другим именем можно по нажатию соответствующих кнопок дополнительной Панели Инструментов.

Действие фильтра распространяется на все режимы программы.

Если при установленном фильтре происходит формирование выходных документов, то в первую строку файла этого документа заносится выражение, описывающее условие установленного фильтра, например:

Выбрано по условию: Табельный номер = 0001 и Номер подразделения <> 9999

Установка выбранного в списке фильтра происходит по нажатию кнопки «Установить фильтр» , снятие – по нажатию кнопки «Снять фильтр» .

Если при установке фильтра создаваемому логическому условию не отвечает ни один из сотрудников предприятия или если под действие этого условия подпадают все сотрудники, выдается предупреждение и фильтр не устанавливается.

2. В программе есть возможность установки фильтра в ^ Штатном расписании. Чтобы установить фильтр необходимо открыть окно Штатного расписания и по кнопке дополнительной Панели Инструментов вызвать окно, в котором задаются критерии отбора. В строках с условиями по правой кнопке мыши вызывается список возможных значений (с расшифровками) для соответствующего условия. Из списка значений двойным кликом левой кнопки мыши выбирается одно нужное. Фильтрация в Штатном расписании осуществляется по нажатию кнопки «Ok» в окне с условиями отбора.



Для опытных пользователей системы: список полей и таблиц, по которым может быть установлен фильтр, зафиксирован в базе данных. Поэтому для расширения этого списка достаточно выполнить соответствующий скрипт на базе данных с помощью модуля «АиТ:\Конфигурация» или любого внешнего средства исполнения sql-запросов. За подробностями обращайтесь в отдел сопровождения ООО «АиТСОФТ».

Вторая закладка окна «Фильтр», «Для администратора SQL», позволяет устанавливать условие отбора данных непосредственным вводом sql-запроса.



Рис. 1.10. Окно установки фильтра, закладка «Для администратора SQL».

Эта возможность полезна администраторам SQL, консультантам и опытным пользователям. Такого рода запросы позволяют делать выборки более сложного характера, для которых требуется знание основ языка SQL и информация о структуре базы данных «АиТ:\Управление персоналом».

Условия отбора, введенные на второй закладке окна «Фильтр», могут быть сохранены в виде файлов-скриптов *.sql и при необходимости вновь загружены с помощью кнопок дополнительной Панели Инструментов.

Закрытие окна фильтра с сохранением введенной информации происходит по кнопке «Выход» , без сохранения – по двойному щелчку мышью по левому верхнему углу окна.
^ 1.7. Архивная копия
Архивное копирование служит для обеспечения сохранности базы данных.

Для минимизации потери данных необходимо организовать регулярное резервное копирование. Периодичность создания резервных копий базы данных определяется интенсивностью работы с программой.

Обязательно создание резервной копии перед проведением обновления версии.

Для версий под MS SQL и SQL Anywhere архивное копирование производится системным администратором штатными средствами SQL сервера. Для версий под MSDE архивное копирование производит администратор программы из режима «Базы данных» модуля «АиТ:/Конфигурация».

Подробно создание резервной копии базы данных описано в Руководстве пользователя и администратора программы «АиТ:/Конфигурация».
^ 1.8. Встроенный редактор
В программе может использоваться встроенный и внешний редактор.

Пользователь может выбирать тип редактора для работы с формируемыми программой текстовыми документами. Выбор типа редактора производится в режиме, вызываемом из пункта «Выбор редактора» раздела «Сервис» Главного Меню программы.



Рис. 1.11. Выбор редактора.

По умолчанию используется встроенный редактор программы; однако пользователь может выбрать для работы внешний редактор. Для этого необходимо:

установить переключатель в положение «Внешний редактор»,

указать путь доступа к запускаемому файлу внешнего редактора или по кнопке «Пролистать» перейти в стандартный диалог открытия файла и выбрать исполняемый файл искомого редактора (например, notepad.exe).

Встроенный редактор позволяет просматривать, редактировать и печатать документы и шаблоны создаваемых документов.

Встроенный редактор вызывается из пункта «Текстовый редактор» раздела «Сервис» Главного Меню программы.



Рис. 1.12. Меню и Панель Инструментов встроенного редактора.

Он предназначен для работы с текстовыми файлами формата ANSI.

Файлы текстового формата ANSI имеют по умолчанию расширение *.txt. Такой файл может содержать буквы, цифры и символы, но никаких форматирующих текст символов (помимо маркеров конца строки и конца страницы). При экспорте в приложения Windows (например, WinWord) формат ANSI именуется как «текст», при просмотре из DOS – «текст Windows».

Ниже описано назначение пунктов Меню встроенного редактора.

Пункт раздела

Кнопка

Действия и функции

ФАЙЛ

Новый



Открывает новое окно для создания документа

Открыть



Открывает для редактирования файл документа

Закрыть



Закрывает активный документ

Сохранить



Сохраняет открытый до