Реферат: Примірний план роботи архіву організації на рік (штатна чисельність працівників 2) Додаток 2

ПРИМІРНІ НОРМИ ЧАСУ
(виробітку)
на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади,
місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій:
Передмова

Таблиця 1. Організація роботи архівів

Таблиця 2. Складання номенклатур справ організацій

Таблиця 3. Експертиза цінності документів

Таблиця 4. Підготовка і приймання справ до архівів

Таблиця 5. Науково-технічне опрацювання документів

Таблиця 6. Облік документів архівів та створення довідкового апарату до них

^ Таблиця 7. Забезпечення збереженості документів архівів

Таблиця 8. Користування документами архівів

Таблиця 9. Передавання документів на державне зберігання

Таблиця 10. Технічне оформлення робіт

Настанови щодо застосування Примірних норм при складанні планів роботи архівів

Додаток 1. Примірний план роботи архіву організації на рік (штатна чисельність працівників - 2)

Додаток 2. Примірний план роботи архіву організації на рік (відповідальна за архів особа працює 30 % річного робочого часу)

Список законодавчих, нормативних актів та методичних посібників



ПЕРЕДМОВА
"Примірні норми часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах* органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій" (далі - Примірні норми) розроблені на підставі Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", згідно з яким на Головне архівне управління України (з 15 грудня 1999 р. - Держкомархів України) покладено контроль і нормативно-методичне забезпечення ведення діловодства та архівної справи в державі. Примірні норми мають на меті раціоналізацію роботи архівних підрозділів (далі - архівів) державних органів, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій всіх форм власності майна**, призначені для розроблення ними перспективних і річних планів роботи і контролю за їх виконанням. Вони також можуть використовуватися при обрахуванні кількості працівників архівів організацій.

Примірні норми для архівів організацій підготовлені Українським державним науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства за результатами вивчення технологічних процесів в архівах Верховної Ради України, Федерації професійних спілок України, Міністерства культури і мистецтв України, Міністерства зовнішніх економічних зв'язків і торгівлі України, Міністерства охорони здоров'я України, Головного контрольно-ревізійного управління України, Державного комітету статистики України, Державного комітету України по водному господарству.

В процесі розроблення Примірних норм застосовувалися різні методи визначення затрат робочого часу, зокрема, фотографування, самофотографування і хронометраж робочого дня працівників архівів організацій, аналіз пропозицій архівів організацій на основі досвіду їхньої роботи, а також виходячи із середньоарифметичних даних про затрати часу на підставі звітної документації за попередні роки.

Примірні норми розраховані на робочий день тривалістю 8 годин при 40-годинному робочому тижні. Вони враховують підготовчо-заключні, допоміжні процеси технологічних циклів та облаштування робочого місця. При розрахунку норм враховувався час на особисті потреби тривалістю 30 хвилин протягом робочого дня.

Примірні норми встановлені з урахуванням оснащення робочих місць необхідним обладнанням та устаткуванням для проведення виробничих процесів, що відповідають вимогам "Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій".

Вони розраховані на види робіт з управлінською, творчою, науково-технічною (текстовою) документацією та документами особового походження (приймання і зберігання), що виконуються в архівах організацій. В даних Примірних нормах не враховано можливе їхнє коригування внаслідок використання для здійснення робіт комп'ютерної техніки.

Примірні норми згруповані у 10 розділах (у вигляді таблиць), які відповідають основним напрямам роботи архівів організацій. Норми розташовані у логічній послідовності виконання робіт та операцій кожного напряму діяльності. На деякі комплекси робіт, об'єднаних у межах єдиного технологічного процесу, разом з нормами на кожний вид робіт, подаються укрупнені норми на весь технологічний цикл. Зокрема, це стосується складання номенклатур справ (2.1.), науково-технічного опрацювання справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання (5.32., 5.33.), ведення поточного обліку документів (6.1.1.- 6.1.3.). Всі таблиці мають однакову форму. Деякі види робіт повторюються у різних розділах (таблицях), щоб не порушувати логічної послідовності технологічних циклів.

У графі 1 таблиць вказуються індекси видів робіт. У графі 2 подаються назви видів робіт, а також категорії архівів організацій (загальнодержавного; обласного (Автономної Республіки Крим); міського та районного рівня), коли виникає необхідність встановлювати різні норми.

Одиницями виміру (графа 3) є план, звіт, доповідь, консультація, засідання, справа, аркуш, стаття, фонд, заголовок, довідка, картка тощо. У більшості позицій одиницею виміру є "справа" з умовним обсягом 150 аркушів (справи з обсягами більше чи менше аркушів відповідно перераховуються на одну умовну справу вказаних вище обсягів). За одиницю виміру обсягу роботи "один друкований аркуш" береться матеріал, який вміщує 40 тис. друкованих знаків або 16,7 машинописних сторінок, надрукованих через 1,5 інтервали з 2400 знаками на кожній сторінці, а надрукованих через 2 інтервали - 24 машинописних сторінок.

Графа 4 вказує кількість робочих днів, які потрібно на виконання окремого виду роботи. Наприклад, на складання історичної довідки фонду організації загальнодержавного рівня за період від 1 до 5 років визначено 4 робочих дні (п. 5.1.1.1.).

У графі 5 визначена норма виробітку на один робочий день. Наприклад, за один робочий день нормою встановлено написання 30 заголовків справ управлінської документації (п. 5.9.1.).

У графі 6 викладено зміст операцій, які необхідно здійснити для виконання того чи іншого виду роботи.

"Настанови щодо застосування Примірних норм при складанні планів роботи архівів" містять стислі практичні поради у визначенні головних завдань архіву на рік, бюджету робочого часу, схеми плану, його форми. У Додатку 1 наводиться приклад плану роботи архіву організації на рік, у штаті якого два працівника. У Додатку 2 - приклад плану роботи архіву організації на рік, де відповідальна за архів особа працює 30 % річного робочого часу.




Таблиця 1
^ Організація роботи архівів
№ п/п

Види робіт

Одиниця виміру

Норма часу у робочих днях

Норма виробітку на один робочий день

^ Зміст роботи

1

2

3

4

5

6

1.1.

Розроблення положень про архіви організацій (на підставі типового)

 

 

 

 

1.1.1.

загально-державного рівня

положення

3 - 4

-

Розроблення положення відповідно до вимог нормативних актів та чинних правил, узгодження з державним архівом, експертною комісією (ЕК), затвердження наказом керівника організації

1.1.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

положення

3

-

Те саме

1.1.3.

міського та районного рівня

положення

2

-

Те саме

1.2.

Розроблення посадових інструкцій працівників архівів

інструкція

3

-

Розроблення посадової інструкції відповідно до вимог чинних правил, затвердження керівництвом організації

1.3.

Складання річних планів роботи архівів

 

 

-

 

1.3.1.

з чисельністю 1 працівник

план

2

-

Визначення видів робіт, що входять до річного плану; показників обсягу та часових показників, узгодження плану із відповідним державним архівом, доопрацювання плану за зауваженнями та його затвердження керівником організації

1.3.2.

з чисельністю від 2 і більше працівників

план

3

-

Те саме

1.3.3.

індивідуальних планів роботи

план

0.5

-

Визначення за річним планом архіву видів робіт, бюджету робочого часу працівника, внесення планових показників у форму плану-звіту роботи виконавця

1.4

Складання звіту про виконання річних планів роботи архіву

 

 

 

 

1.4.1.

з чисельністю 1 працівник

звіт

3

-

Підбиття підсумків та аналіз звітних квартальних даних

1.4.2.

з чисельністю від 2 і більше працівників

звіт

4

-

Те саме

1.4.3.

індивідуальних звітів про виконання планів

звіт

1

-

Підрахунок обсягів робіт та трудовитрат, заповнення звітних граф форми плану-звіту роботи виконавця

1.5.

Участь у службових нарадах

засідання

0.5

-

Ознайомлення з матеріалами, участь у засіданні

1.6.

Підготовка питань на розгляд керівництва організації

доповідна записка, довідка

3 - 5

-

Збір та аналіз матеріалів, складання проекту документа, що подається на розгляд, доопрацювання за зауваженнями

1.7.

Підготовка виступів на засідання колегії, дирекції, правління організації

виступ

1 - 3

-

Збір та аналіз матеріалів, написання та редагування тексту виступу

1.8.

Підготовка робочих інструкцій, вказівок, пам'яток тощо

машинописний аркуш

-

1,5

Опрацювання, аналіз науково-методичної літератури та нормативних документів, аналіз та узагальнення зібраних матеріалів, написання тексту посібника

1.9.

Підготовка лекцій до занять у системі підвищення кваліфікації з діловодства та архівної справи

машинописний аркуш

-

3

Аналіз літератури та збирання матеріалу, складання плану лекції, аналіз та систематизація зібраного матеріалу, написання тексту

1.10.

Надання консультацій з діловодства й архівної справи

консультація

-

6

Консультування з питань організації роботи. щодо застосування методик при виконанні робіт

1.11.

Перевіряння стану роботи з документами у структурних підрозділах

структурний підрозділ

0,5 - 1

-

Обстеження стану дотримання вимог до формування справ, перевірка правильності відбору документів для включення до складу НАФ, визначення ступеня повноти складу справ, якості їхнього описання, правильності оформлення описів, підготовка зауважень, узгодження їх з керівником структурного підрозділу

1.12.

Підвищення фахового рівня працівників архівів

-

10 днів на рік на кож-ного працівника

-

Вивчення наукової літератури, нормативно-методичних посібників, відвідування інших архівів для ознайомлення з досвідом роботи, участь у семінарах

1.13.

Консультування працівників архівів

 

 

 

 

1.13.1.

у державній архівній установі

консуль-тація

0,5

-

Консультування з усіх питань діяльності архіву, участь у семінарах

1.13.2.

по телефону

консультація

-

20

Те саме

1.14.

Приймання-передавання документів при зміні керівників архівів

од. зб.

-

500

Перевіряння наявності і стану документів архіву, облікових документів і науково-довідкового апарату до документів (паспорта архіву, описів справ, аркушів фондів, справ фондів, книг надходження і вибуття документів, довідкових картотек); штампів архіву; протипожежного та охоронного обладнання. Складання акту приймання-передавання за встановленою формою, його оформлення




Таблиця 2
^ Складання номенклатур справ організацій *
№ п/п

Види робіт

Одиниця виміру

Норма часу у робочих днях

Норма виробітку на один робочий день

^ Зміст роботи

1

2

3

4

5

6

2.1.

Складання примірних, типових, індивідуальних номенклатур справ (норма комплексна)

номенклатура на сто статей

18 - 22

-

Складання плану, схеми, визначення строків зберігання документів, складання заголовків, систематизація карток. погодження із спеціалістами, індексування статей, написання вступу, оформлення номенклатури справ

2.1.1.

Складання планів розроблення номенклатур справ організації

 

 

 

 

2.1.1.1.

загальнодержавного рівня

план

5

-

Аналіз науково-методичних і довідкових посібників та документів організації для визначення функцій, структури організації, її специфіки; особливостей діловодства, складу, змісту, обсягу документів. Визначення етапів роботи та складання плану і розрахункової частини

2.1.1.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

план

3

-

Те саме

2.1.1.3.

міського та районного рівня

план

2

-

Те саме

2.1.2.

Розроблення схем побудови номенклатур справ організацій

 

 

 

 

2.1.2.1.

загальнодержавного рівня

схема

5

-

Аналіз структури (функцій) організації, визначення назв розділів і підрозділів схеми, розроблення системи індексування, складання схеми

2.1.2.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

схема

3

-

Те саме

2.1.2.3.

міського та районного рівня

схема

2

-

Те саме

2.1.3.

Визначення строків зберігання документів

 

 

 

 

2.1.3.1.

з поаркушним переглядом справ

справа

20 - 25

-

Вивчення складу і змісту документів за два останніх роки діяльності організації, визначення їх наукового і практичного значення, визначення строків зберігання справ і документів на основі типових і відомчих переліків

2.1.3.2.

без поаркушного перегляду справ

справа

-

80 - 110

Те саме

2.1.4.

Складання заголовків

заголовок

-

25 - 30

Поаркушний перегляд справ, визначення характеру і змісту документів, складання тексту заголовка і написання його на картці

2.1.5.

Групування карток із заголовками справ

картка

-

200

Перегляд карток на документи, групування за ознаками заведення справ

2.1.6.

Систематизація карток за ознаками

 

 

 

 

2.1.6.1.

структурною (напрямами діяльності)

картка

-

400

Групування карток у відповідності з прийнятою схемою побудови номенклатури справ, уточнення розділів і підрозділів схеми

2.1.6.2.

за номінальною і хронологічною ознаками, алфавітом

картка

-

600

Те саме

2.1.7.

Редагування заголовків

заголовок

-

125

Уточнення повноти та правильності викладеної інформації, уніфікація тексту

2.1.8.

Погодження статей номенклатур справ із спеціалістами організацій

стаття

-

80

Уточнення із спеціалістами формулювань статей номенклатури справ, строків зберігання справ, перехідних і дублетних справ

2.1.9.

Індексування статей номенклатур справ

стаття

-

160

Визначення індексу у відповідності із схемою і його написання на картці

2.1.10.

Складання вступів до номенклатур справ

вступ

1 - 2

-

Написання тексту із поясненням основних принципів побудови номенклатури, формування документів у справи, порядку застосування і особливостей номенклатури справ, назв переліків документів, використаних при складанні номенклатури справ

2.1.11.

Оформлення номенклатур справ

номенк-латура

1-2

-

Складання титульного аркуша змісту, підсумкового запису, нумерація аркушів номенклатури справ

2.2.

Закриття номенклатур справ в кінці року підсумковим записом

стаття

-

100

Збір та узагальнення даних про кількість справ, заведених у структурних підрозділах організації за рік. Складання і оформлення підсумкового запису зведеної номенклатури справ

2.3.

Уточнення та перероблення номенклатур справ у разі змін функцій та структури організацій

стаття

-

40

Визначення змін у складі змісту та обсязі документів. Внесення змін до номенклатури справ, переіндексування статей, переоформлення номенклатури справ

2.4.

Погодження номенклатур у державному архіві

номенк-латура

1 - 3

-

Представлення до державного архіву, доопрацювання відповідно до зауважень

2.5.

Надання допомоги структурним підрозділам у складанні номенклатур

стаття

-

50

Уточнення заголовків справ, строків зберігання документів, повноти складу документів




*Складання номенклатур справ покладається на служби діловодства організацій (управління справами, загальний відділ, канцелярія тощо). Керівники архівів або особи, які відповідають за архівні документи організацій надають допомогу при складанні номенклатур і беруть участь у здійсненні контролю за їхнім впровадження. Тому подається повний перелік робіт, пов'язаних із складанням номенклатур




Таблиця 3
^ Експертиза цінності документів
№ п/п

Види робіт

Одиниця виміру

Норма часу у робочих днях

Норма виробітку на один робочий день

^ Зміст роботи

1

2

3

4

5

6

3.1.

Розроблення положень про експертні комісії організацій (на підставі типового)

 

 

 

 

3.1.1.

загальнодержавного рівня

положення

3 - 4

-

Розроблення положення відповідно до вимог нормативних актів і чинних правил, розгляд ЕК, узгодження з ЕПК державного архіву, затвердження наказом керівника організації

3.1.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

положення

3

-

Те саме

3.1.3.

міського та районного рівня

положення

2

-

Те саме

3.2.

Організація роботи експертних комісій

 

 

 

 

3.2.1.

Підготовка засідань експертних комісій

засідання

2

-

Формування порядку денного засідання, підготовка проекту рішення ЕК, оповіщення членів і запрошених на засідання комісії, організація виступів на засіданні

3.2.2.

Підготовка доповідей, повідомлень

машинописний аркуш

2

-

Вивчення та аналіз матеріалів до доповіді, повідомлення, підготовка тексту виступу

3.2.3.

Участь у роботі експертних комісій

засідання

0,5

-

Ознайомлення з матеріалами до засідання ЕК, підготовка зауважень, висновків до обговорюваних документів, участь у засіданні

3.2.4.

Оформлення протоколів засідань експертних комісій

протокол

0,5

-

Написання тексту, організація друкування, контроль за виконанням рішень ЕК

3.3

Проведення експертизи наукової і практичної цінності

 

 

 

 

3.3.1.

управлінської документації

 

 

 

 

3.3.1.1.

з поаркушним перегляданням документів

справа

-

20-25

Вивчення історії фондоутворювача та історії фонду, примірних переліків документів, які підлягають і не підлягають державному зберіганню, типових (галузевих) переліків із зазначенням строків зберігання документів; номенклатури справ; описів справ; поаркушне переглядання справ та визначення цінності документів; відбір документів, які втратили наукове та практичне значення

3.3.1.2.

без поаркушного переглядання документів

справа

80-110

-

Те саме

3.3.2.

творчої документації

справа

-

15

Те саме

3.3.3.

науково-технічної документації (текстової)

 

 

 

 

3.3.3.1.

з поаркушним перегляданням документів

справа

-

20-25

Те саме

 

без поаркушного переглядання документів

справа

-

80-110

Те саме

3.3.4.

документів з особового складу (в т.ч. особових справ)

 

 

 

 

3.3.4.1.

з поаркушним перегляданням документів

справа

-

45

Те саме

3.3.4.2.

без поаркушного переглядання документів

справа

-

270

Те саме

3.4.

Визначення й уточнення фондової приналежності документів і справ*

справа

-

50

Поаркушне переглядання документів з метою визначення їхньої фондової приналежності; встановлення історичних і логічних зв'язків між документами (групами документів); визначення періоду діяльності фондоутворювача, хронологічних рамок документів; виділення непрофільних документів

3.5.

Оформлення результатів експертизи цінності документів

 

 

 

 

3.5.1.

Систематизація справ, що не підлягають зберіганню

справа

-

160

Групування однорідних справ відповідно до статей переліку

3.5.2.

Складання акта про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню

позиція акта (найменування групи документів)

-

25-35

Написання акта за усталеною формою, його оформлення та затвердження у встановленому порядку

3.5.

Формування справ, що не підлягають збереганню, у в'язки

справа

-

600

Групування справ у в'язки, прикріплення ярлика з номером позиції акта, переміщення справ до спеціального приміщення

3.5.4.

Організація вивезення справ до знищення

справа

-

300

Контроль за навантаженням та вивезенням справ, оформлення документів, які підтверджують знищення справ




Таблиця 4
^ Підготовка і приймання справ до архівів
№ п/п

Види робіт

Одиниця виміру

Норма часу у робочих днях

Норма виробітку на один робочий день

^ Зміст роботи

1

2

3

4

5

6

4.1.

Надання методичної і практичної допомоги працівникам структурних підрозділів в оформленні справ й підготовці описів

 

 

 

 

4.1.1.

справ постійного і довготривалого зберігання

справа

-

20-30

Надання методичної і практичної допомоги в формуванні й оформленні справ, складанні опису

4.2.

Складання графіків передавання справ із структурних підрозділів до архівів

 

 

 

 

4.2.1.

до 10 структурних підрозділів

графік

1

-

Узгодження строків із керівниками структурних підрозділів і затвердження керівником організації

4.2.2.

з 11 до 30 структурних підрозділів

графік

2

-

Те саме

4.2.3.

більше 30 структурних підрозділів

графік

3

-

Те саме

4.3.

Приймання справ архівами від структурних підрозділів

 

 

 

 

4.3.1.

за описом з оформленими обкладинками справ

справа

-

100

Приймання справ поодинично, звіряння заголовків, шифрів, крайніх дат документів за описом та на обкладинках справ, приймання опису, розміщення справ на стелажах, відмітка у топографічному покажчику про розміщення справ

4.3.2.

за описом у діловодних обкладинках

справа

-

80

Приймання справ поодинично, звіряння заголовків, крайніх дат справ, приймання опису, його оформлення за встановленою формою, розміщення справ на стелажах, відмітка у топографічному покажчику про розміщення справ

4.4.

Приймання архівами документів особового походження

документ

-

52

Приймання документів, оформлення приймання документів у встановленому порядку, відмітка у топографічному покажчику про розміщення справ




Таблиця 5
^ Науково-технічне опрацювання документів
№ п/п

Види робіт

Одиниця виміру

Норма часу у робочих днях

Норма виробітку на один робочий день

^ Зміст роботи

1

2

3

4

5

6

5.1.

Складання історичних довідок на фонди організацій

 

 

 

 

5.1.1.

загально-державного рівня

 

 

 

 

5.1.1.1.

за період більше 10 років

іст. довідка

12

-

Аналіз історичної та довідкової літератури, законодавчих актів, історії фондоутворювача та документів фонду для визначення дат виникнення, реорганізації, перейменування та ліквідації фондоутворювача; визначення його структури, функцій та місця у системі установ, характеру та стану документів; написання і редагування довідки

5.1.1.2.

за період від 5 до 10 років

іст. довідка

8

-

Те саме

5.1.1.3.

за період від 1 до 5 років

іст. довідка

4

-

Те саме

5.1.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

 

 

 

 

5.1.2.1.

за період більше 10 років

іст. довідка

10

-

Те саме

5.1.2.2.

за період від 5 до 10 років

іст. довідка

6

-

Те саме

5.1.2.3.

за період від 1 до 5 років

іст. довідка

3

-

Те саме

5.1.3.

міського та районного рівня

 

 

 

 

5.1.3.1.

за період більше 10 років

іст. довідка

8

-

Те саме

5.1.3.2.

за період від 5 до 10 років

іст. довідка

5

-

Те саме

5.1.3.3.

за період від 1 до 5 років

іст. довідка

2

-

Те саме

5.2.

Підготовка робочих інструкціій з науково-технічного опрацювання документів організацій

 

 

 

 

5.2.1.

загально-державного рівня

робоча інструкція

8

-

Аналіз науково-методичної літератури і документів організації, узагальнення зібраних матеріалів, написання тексту

5.2.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

робоча інструкція

5

-

Те саме

5.2.3.

міського та районного рівня

робоча інструкція

2

-

Те саме

5.3.

Складання плану упорядкування документів і справ організацій

 

 

 

 

5.3.1.

загально-державного рівня

план

3

-

Визначення етапів науково-технічного опрацювання документів і справ, основних принципів експертизи, систематизації і описання документів, складу науково-довідкового апарату до фонду. Написання тексту плану

5.3.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

план

2

-

Те саме

5.3.3.

міського та районного рівня

план

1

-

Те саме

5.4.

Розроблення схем систематизації справ фондів організацій

 

 

 

 

5.4.1.

загально-державного рівня

схема

3

-

Аналіз методичної літератури, структури організації за період опрацювання документів, складу документів, вибір принципів систематизації документів, складання схеми

5.4.2.

обласного (Автономної Республіки Крим)

схема

2

-

Те саме

5.4.3.

міського та районного рівня

схема

1

-

Те саме

5.5.

Систематизація справ до проведення експертизи наукової і практичної цінності документів і справ

 

 

 

 

5.5.1.

за фондами

справа

-

700

Групування справ відповідно до фондової приналежності

5.5.2.

всередині фонду

справа

-

300

Систематизація справ всередині фонду за роками, структурними підрозділами, групами справ

5.5.3.

за алфавітом справ

справа

-

500

Групування справ за алфавітом авторів (імен), кореспондентів, географічних назв тощо

5.6.

Проведення експертизи наукової і практичної цінності документів (див. 3.3.)

 

 

 

 

5.7

Формування справ із розсипу документів і переформування справ

 

 

 

 

5.7.1.

з управлінської документації

аркуш

-

800

Аналіз складу документів, відбір та групування їх за питаннями, систематизація за хронологією, виділення дублетних документів, формування справ; вилучення із раніше сформованих справ документів, що не мають до них відношення, приєднання їх до відповідних справ або формування нових справ з наступною систематизацією в них документів

5.7.2.

з творчої документації

аркуш

-

700

Аналіз складу документів і групування їх відповідно до назв, систематизація за видами, варіантами, частинами, хронологією, виділення дублетних документів, формування справ; вилучення із раніше сформованих справ документів, що не мають до них відношення, приєднання їх до відповідних справ або формування нових справ з наступною систематизацією в них документів

5.7.3.

з документів особового складу

аркуш

-

1000

Систематизація документів за алфавітом, у межах кожної групи за прізвищами, формування справ

5.8.

Систематизація аркушів у справах

 

 

 

 

5.8.1.

машинописний (без правки) або розбірливий рукописний текст

аркуш

-

1200

Систематизація аркушів усередині справи відповідно до вибраного принципу формування справи

5.8.2.

машинописний або рукописний текст із правками та вставками, які ускладнюють читання

аркуш

-

800

Те саме

5.9.

Складання заголовків справ

 

 

 

 

5.9.1.

управлінської документації

заголовок

-

30

Поаркушне переглядання справи, ознайомлення із складом і змістом документів; визначення крайніх дат справи; складання тексту заголовку та написання його на картці

5.9.2.

науково-технічної документації

заголовок

-

40

Те саме

5.9.3.

творчої документації

заголовок

-

15

Поаркушне переглядання справи, визначення авторства рукопису, жанрової приналежності, способу відтворення, автографічності, датування

5.9.4.

на особові справи

заголовок

-

120

Переглядання документів в справі, написання на картці прізвища, імені, по батькові, крайніх дат справи

5.10.

Написання анотації документа

анотація

-

20

Вивчення і аналіз документа, складання анотації

5.11.

Систематизація карток на справи

 

 

 

 

5.11.1.

за структурою

картка

-

600

Групування карток відповідно до прийнятої схеми систематизації справ за структурними підрозділами

5.11.2.

за тематикою

картка

-

400

Те саме, за запитаннями, темами

5.11.3.

за номіналом, хронологією, алфавітом

картка

-

600

Те саме, за назвами документів, хронологією або алфавітом кореспондентів

5.12.

Редагування заголовків

 

 

 

 

5.12.1.

з частковим перегляданням справ

заголовок

-

125

Уточнення повноти інформації, уніфікація форми викладу відомостей у заголовках справ, внесення змін до тексту заголовка

5.12.2.

без переглядання справ

заголовок

-

250

Те саме

5.13.

Проставлення архівного шифру на картках

картка

-

500

Написання архівних шифрів на відсистематизованих картках

5.14.

Розброшурування невірно сформованих справ

справа

-

50

Розброшурування справ, вилучення скріпок

5.15.

Підшивання справ

 

 

 

 

5.15.1.

кількістю до 25 аркушів

справа

-

60

Складання аркушів, вставлення їх в обкладинку, пробивання 3-4 проколів шилом або свердління отворів для шиття, шиття та закріплення ниток вузлом

5.15.2.

кількістю до 50 аркушів

справа

-

40

Те саме

5.15.3.

кількістю до 100 аркушів

справа

-

25

Те саме

5.15.4.

кількістю до 150 аркушів

справа

-

17

Те саме

5.15.5.

кількістю понад 150 аркушів або з нестандартними аркушами

справа

-

13

Те саме

5.16.

Розміщення справ, що не підлягають підшиванню, у папки з клапанами

справа

-

65

Розміщення справ у папки з клапанами, зав'язування тесьми

5.17.

Нумерування аркушів у справах

 

 

 

 

5.17.1.

обсягом понад 150 аркушів

аркуш

-

1500

Проставлення порядкового номера кожного аркуша у правому верхньому куті справи, складання засвідчувального напису

5.17.2.

обсягом до 150 аркушів

аркуш

-

1400

Те саме

5.17.3.

обсягом до 50 аркушів

аркуш

-

1250

Те саме

5.17.4.

не стандартних за форматом і якістю аркушів, розшитих справ

аркуш

-

1000

Те саме

5.18.

Перенумерування аркушів у справах

 

 

 

 

5.18.1.

обсягом понад 150 аркушів

аркуш

-

1200

Закреслення старих номерів аркушів, написання нових номерів, внесення змін до засвідчувального напису справи

5.18.2.

обсягом до 150 аркушів

аркуш

-

1100

Те саме

5.18.3.

обсягом до 50 аркушів

аркуш

-

1000

Те саме

5.18.4.

не стандартних за форматом і якістю аркушів, розшитих справ

аркуш

-

800

Те саме

5.19.

Перевіряння нумерації аркушів у справах

 

 

 

 

5.19.1.

обсягом понад 150 аркушів

аркуш

-

5000

Поаркушне перевіряння нумерації справи, виявлення недоліків нумерації, складання нового засвідчувального напису справи

5.19.2.

обсягом до 150 аркушів

аркуш

-

4500

Те саме

5.19.3.

обсягом до 50 аркушів

аркуш

-

3000

Те саме

5.19.4.

не стандартних за форматом і якістю аркушів, розшитих справ

аркуш

-

2500

Те саме

5.20.

Складання внутрішніх описів документів у справах

 

 

 

 

5.20.1.

з управлінською, творчою, науково-технічною документацією

заголовок

-

60

Внесення до опису заголовків (найменувань) документів відповідно до їхнього розміщення у справі, зазначення номерів аркушів справи, на яких міститься кожний документ

5.20.2.

з комплексах особових справ, сформованих у одну справу

заголовок

-

80-100

Внесення документо опису прізвищ, ініціалів, номерів аркушів документів

5.21.

Оформлення обкладинок (титульних аркушів) справ

 

 

 

 

5.21.1.

обкладинка друкарська

 

 

 

 

5.21.1.1.

справ з управлінською, творчою, науково-технічною документацією, згрупованими особовими справами

обкладинка

-

60<