Реферат: Из журнала «Вестник высшей школы», №10 (2008), стр

Из журнала «Вестник высшей школы», № 10 (2008), стр. 12-17

Фельдштейн Д.И.

Организация делопроизводства в диссертационном совете вуза

В статье даются рекомендации эффективного документооборота в диссертационном совете, что позволит руководителям улучшить организацию документооборота, а также исключить ошибки и за­мечания, отмечаемые ВАК.

Повышение уровня организации и эффективности работы диссертационного совета во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство и как профессионально ведется документация.

Замечания Высшей аттестационной комиссии по деятельности диссертационных советов свидетельствуют о серьезных организационных и методических проблемах, которые отражаются на качестве защищаемых в них диссертационных работ. В частности, эти проблемы связаны с состоянием документационного обеспечения деятельности совета, а также качеством ведения и состояния его архива. Вот некоторые из наи­более типичных недостатков, отмеченных ВАК:

недостаточно удовлетворительная организация оформления и хранения аттестационных дел и предварительной экспертизы диссертационных работ;

нормативные документы ВАК, которыми должен руководствоваться и своей работе диссер­тационный совет, малодоступны для членов советов и соискателей и находятся в неполном объеме;

документы, представляемые соискателем в диссертационный совет, не всегда соответствуют предусмотренному перечню. Например, нарушается требование п. 21 Положения о диссертационном совете — сроки процедуры рассмотрения диссертационных работ с момента их подачи к защите не соблюдаются и их трудно проследить, т.к. на заявлениях и протоколах рассмотрения и предварительной экспертизы, как правило, отсутствуют даты;

отсутствует единая система документального контроля в совете за прохождением документов соискателей — от момента представления диссертации в совет до получения диплома (кандидата, доктора наук);

неудовлетворительно ведутся журналы учета выдачи дипломов кандидата и доктора наук;

многочисленные нарушения обнаружены в оформлении отдельных документов в личных делах соискателей: неточное наименование учебных заведений и их подразделений, в том числе подразделений университета, отсутствие заявлений соискателей о приеме диссертации к защите, отсутствие на документах дат и необходимых резолюций, подписи одних должностных лиц вместо других без расшифровки и др.

В этой связи необходимо обобщить и систематизировать перечисленные замечания и разработать специальные рекомендации по организации документооборота диссертационного совета. Следование данным рекомендациям позволит руководителям диссертационных советов улучшить организацию документооборота.


^ Номенклатура дел диссертационного совета


Одним из обязательных элементов информационно-поисковой системы совета является номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве диссертационного совета, с указанием сроков их хранения ни установленной форме (табл. 1).

Номенклатура дел составляется на основе изуче­ния состава и содержания документов, образующихся в деятельности диссертационного совета. В но­менклатуру дел включаются дела с документами, картотеки, учетные журналы, регистрационно-справочные массивы независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности диссертационного совета.

Номенклатура дел диссертационного совета яв­ляется частью общей номенклатуры вуза. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.


^ Пример номенклатуры диссертационного совета

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образовании

«Пензенский государственный университет архитектуры и строительства»

Диссертационный совет

^ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

27.12.2007 N° N-02

ПГУАС

(место составления)

На 2008 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, части)

Кол-во томов

Срок хранения и статья но перечню

Примечание

1

2

3

4

5

11-02/01

Приказы, инструктивные письма Федеральной службы но надзору и в сфере образования и науки, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии




До минования надобности ст. 14 б

На госхранение не передаются

11-О2/-02

Аттестационные дела соискателей, предоставленных к присуждению ученых степеней, бюллетени тайного голосования




Постоянно ст. 654 а




11-O2/-03

Аттестационные дела соискателей, не защитивших диссертации




10лет ЭПК ст.654г




11-02/-04

Книга (журнал) регистрации диссертаций, принимаемых к защите




5лет ЭПК




11-О2/-05

Авторефераты защищенных диссертаций




Постоянно ст. 653




11-02/-06

Списки соискателей, защитивших диссерта­ции, утвержденные Высшей аттестационной комиссией и получившие дипломы канди­дата или доктора наук




5 лет ст. 661

На госхранение

не передаются

11-02/-07

Переписка с Высшей аттестационной комиссией




5 лет ЭПК ст. 662




11-02/08

Годовые отчеты о работе диссертационного совета




Постоянно ст. 293 б




11-02/-09

Журнал выдачи дипломов соискателям, защитившим диссертации




Хранятся в организациях постоянно ст. 660

На госхранение не передаются

II-02/-10

Документация по оформлению командировок членам диссертационного совета




5 лет/ст. 358 з.




11-02/-11

Документация по работе с оппонентами




5 лет/ст. 657




11-02/-12

Раздаточный материал по защищенным диссертациям




5 лет ст. 657




11-02/13

Журнал регистрации входящих и исходящих документов




3 года ст. 106 б




11-02/-14

Описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел




3 года ст. 117 6


В архиве вуза постоянно

11-02/-15














Номенклатуру подписывает руководитель структурного подразделения и лицо, ответственное за архив.


Предложения по внесению изменений в номенклатуру на предстоящий календарный год составляются в последнем квартале текущего года и передаются в службу документационного управления вуза.

Для обеспечения единого подхода к классификации документов и их сохранности в качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий (Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Деятельность диссертационного совета регламентируется Положением о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки работы диссертационного совета.

^ Организация делопроизводства

Делопроизводство диссертационного совета организуется с учетом требований руководящих документов и начинается с формирования дел в соответствии с номенклатурой дел диссертационного совета. Формирование и оформление дел проводится исполнительным (техническим) секретарем диссертационного совета, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем работников отдела архивного хранения документов (ОАХД) управления делами высшего учебного заведения.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и аттестационные дела соискателей (кроме не защитивших диссертации).

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или перелет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (рис. 1), связанное с уточнением названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению:

допускается не проводить систематизацию документов в деле;

листы дела не нумеровать;

заверительные надписи не составлять.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

В соответствии с предложенной номенклатурой дел диссертационного совета (табл. 1) заводятся следующие дела и книги (журналы учета):

приказы, инструктивные письма Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, нормативные документы ВАК;

аттестационные дела соискателей, предоставленных к присуждению ученых степеней, бюллетени тайного голосования;

аттестационные дела соискателей, не защитивших диссертации;

книга (журнал) регистрации диссертаций, принимаемых к защите (табл. 2);

авторефераты защищенных диссертаций; списки соискателей, защитивших диссертации, утвержденные ВАК и получившие дипломы кандидата или доктора наук (табл. 3);

переписка с ВАК;

годовые отчеты о работе диссертационного совета;

журнал выдачи дипломов соискателям, защитившим диссертации (табл. 4);

документация по оформлению командировок членам диссертационного совета;

документация по работе с оппонентами;

раздаточный материал по защищенным диссертациям;

журнал регистрации входящих и исходящих документов (табл. 5);

описи на дела, переданные в архив вуза, акты об уничтожении дел (рис. 2, 3).

При изменении наименования вуза или диссертационного совета в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой вуз (в другой диссертационный сонет) на обложке дела указывается новое наименование вуза или диссертационного совета, а прежнее наименование заключается в скобки.

В дело помешаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Согласно Положению о совете по защите докторских и кандидатских диссертаций вторые экземпляры аттестационных дел соискателей должны храниться в диссертационном совете в течение 10 лет.

Код гос. архива

Код организации



Ф. №____________

Оп. №___________

Д. №____________







(Заголовок дела)

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО № ____ ТОМ №_____


(Заголовок дела)

(Крайние даты)

На _______ листах

Хранить ________


Ф. №____________

Оп. №___________

Д. №____________



Формат А4 (210  297 мм

^ Рис 1.Форма обложки


Таблица 2

Книга (журнал) регистрации диссертаций, принимаемых к защите



№

Ф.И-0

Тема

Дата

Научный

Наличие документов

тентов

п/п

соискателя

диссертации

Подачи заявления

руководитель

Личный листок по учету кадров

Копии диплома о высшем образовании

Удостоверение о сдаче кандидатских экзаменов

Заключение организации, где выполнена работа

Прочие документы (список трудов, справки о внедрении и т.д.)

































Таблица 3

Списки соискателей, защитивших диссертации, утвержденные Высшей аттестационной комиссией и получившие дипломы кандидата или доктора наук



№ п/п

Фамилия, имя отчество защитившегося

Название темы диссертационной работы

Дата защиты

№ специальности

Дата сдачи в экспедицию

№ аттестационного дела

Дата утверждения ВАК

№ диплома кандидата/доктора наук




























^ Таблица 4

Журнал выдачи дипломов соискателям, защитившим диссертации



№

п/п

Фамилия, имя отчество защитившегося

Название темы диссертационной работы

Дата защиты

N° специальности

Дата сдачи в экспедицию

№ аттестационного дела

Дата утверждения ВАК

№ диплома кандидата/доктор наук

Подпись получившего диплом































^ Таблица 5

Журнал регистрации входящих и исходящих документов



Дата отправки

От кого получено

Кому

отправлено

Наименование, N° документа, дата регистрации

Краткое содержание документа

Роспись в получении, дата

Место нахождения документа

Примечание

3

4

5

6

7

8

9

10


^ Порядок передачи документов в архив

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в отдел архивного хранения документов вуза не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в ОАХД вуза осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с учеными

секретарями диссертационных советов и утвержденному ректором вуза.

Прием каждого дела производится сотрудником ОАХД в присутствии секретаря диссертационного совета. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в ОАХД вуза дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за прием дел и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела доставляются в ОАХД вуза исполнительным секретарем диссертационного совета. Вместе с делами передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.


Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

Расшифровка

подписи

Дата

АКТ

__________№_________


Подпись
(место составления)

«О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению»


На основании

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №

(название фонда)

№ п/п

Заголовок дела или группой заголовок документов

Крайние даты

Номера описей

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Количество

Ед.хр.

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

















































Итого за годы годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________годы утверждены, по личному составу

Согласованы с ЭПК _______________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от № ________________________)

Наименование должности

лица, проводившего экспертизу

ценности документов

Дата Подпись Расшифровка подписи


СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От _________ № _______________

Документы в количестве _________________ ед. хр., весом ____кг сданы в ________

(цифрами и прописью) (наимен. организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _______ №________

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменение в учетные документы внесены

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата





(Наименование организации)

(Наименование структурного подразделения)


УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя

Структурного подразделения

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ №________


№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Срок хранения

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Название раздела












































В данную опись внесено _________________________ ед. хр. С №_______________________

(цифрами и прописью)

по № _________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________________

пропущенные номера:_____________________________________________________________

Наименование должности

Составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного

службы ДОУ подразделения

Подпись Расшифровка подписи от _______№_____

Дата


Таким образом, используя приведенные выше рекомендации по ведению делопроизводства в диссертационном совете и опираясь на требования руководящих документов по организации документооборота, можно в работе советов исключить ошибки и замечания, в том числе отмеченные ВАК.