Реферат: Номенклатура дел, утвержденная ректором Маргу в. И. Макаровым от 24. 06. 2009г

Порядок определения сроков хранения документов,

образующихся в деятельности

Марийского государственного университета


Номенклатура дел, утвержденная ректором МарГУ В.И. Макаровым от 24.06.2009г., предназначена для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения типовых управленческих документов, образующихся в деятельности университета.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найти в номенклатуре заголовок дела (№ 2), срок хранения и статью по перечню (№ 4).

Для отбора дел на хранение или уничтожение провести полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. (Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 году, начинается с 1 января 2011 года.

В архив принимаются документы, законченные делопроизводством структурного подразделения: документы постоянного хранения, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (75 лет). Документы передаются в архив на хранение не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством (до этого документы учитываются и хранятся в структурных подразделениях).

Отметка ДМН «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самим структурным подразделением, но не может быть менее 1 года.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при отсутствии таковых принимаются заверенные копии.

Снижение сроков хранения, установленных номенклатурой , запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных номенклатурой, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы структурного подразделения.

Графа «Примечание» используемая в номенклатуре, комментирует и уточняет сроки хранения документов, уточняет место хранения документов. В других примечаниях указывают признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе № 4.

Уничтожение документов без утверждения экспертной комиссией, а также с нарушением установленных номенклатурой сроков хранения документов, является незаконным.