Реферат: Подготовка документов к сдаче в архив

Подготовка документов к сдаче в архив


В каждом структурном подразделении в течение делопроизводственного года формируются дела в соответствии с номенклатурой дел четырех групп:

Дела постоянного сроков хранения.

Дела длительного (свыше 10 лет) сроков хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения с отметкой ЭПК.


На все дела должны быть оформлены обложки. Обложка дела оформляется на листе формата А4. При заведении дел в делопроизводстве на обложку выносятся лишь некоторые реквизиты в соответствии с формой и образцом 1. На обложки дел должны быть вынесены заголовки и номера дел строго в соответствии с номенклатурой дел.

При подготовке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу к передаче в архив, обложка оформляется в соответствии с формой и образцом 2.

Обложка личного дела оформляется по образцу 3.


Передаче в архив университета подлежат дела первых двух групп. Для чего они должны быть соответственно подготовлены:

- переплетены в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текстов всех документов, виз и резолюций на них (кафедры свои дела не переплетают);

- пронумерованы, листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом;

- оформлены обложки дел в соответствии с образцом 2;

- оформлена внутренняя опись дела по образцу;

- составлены описи дел отдельно на дела постоянного срока хранения, длительного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, в соответствии с образцами.

- оформлен лист заверитель дела в соответствии с образцом, который подклеивается или подшивается в конце дела. Лист-заверитель дела оформляется на отдельном листе формата А4 или А5. В нем указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера). Литерные и пропущенные номера указываются в листе-заверителе в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Например, если между номерами «14» и «15» был обнаружен еще один лист, то он нумеруется как лист «14а» и выносится как литерный. Таким же образом следует устранить ошибку, если два листа были обозначены под одним и тем же номером. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, поэтому их количество обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс). Оговаривается физическое состояние документов дела. Лист-заверитель дела разборчиво подписывается составившим его сотрудником, с указанием должности, фамилии и даты составления.


Оформление дел и сдача в архив осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, сформированные в 2008 году, должны быть оформлены в течение 2009 года а сданы в 2010 году. Архив принимает от структурных подразделений только правильно оформленные дела.


Документы третьей (временного до 10 лет включительно) срока хранения и четвертой (с отметкой ЭПК) групп подлежат уничтожению в структурных подразделениях после истечения срока хранения в соответствии с номенклатурой дел.

Например, если дела со сроком хранения «3 года» закончены делопроизводством в 2008 году, то они могут быть выделены к уничтожению не ранее 1 января 2012 года, так как исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

При отборе документов к уничтожению должны учитываться такие отметки в номенклатуре дел, как «до минования надобности», «после проведения комплексной налоговой проверки» и т.д.

Отбор документов с истекшими сроками хранения к уничтожению производится только после составления описей и сдачи в архив документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Для уничтожения дел с истекшими сроками хранения составляются акты о выделении документов к уничтожению по образцу.

Акты о выделении документов к уничтожению структурных подразделений должны быть переданы на рассмотрение экспертной комиссией (ЭК) в архив университета. Акты рассматриваются ЭК и утверждаются ректором университета. После чего отобранные к уничтожению и включенные в акт документы должны быть переданы на переработку в организацию ведающую заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемно-сдаточной накладной, которая представляется в бухгалтерию университета.

Отдельный акт составляется на документы с отметкой ЭПК. Отметка ЭПК проставлена в номенклатуре дел. Этот акт согласовывается с ЭК университета и ЭМК государственного архивного учреждения, после чего утверждается ректором.