Реферат: Правительство республики коми постановление от 23 апреля 2010 г. N 114 об организации электронного документооборота в системе исполнительной власти республики коми

ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ КОМИ


ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 23 апреля 2010 г. N 114


ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В СИСТЕМЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ


В целях организации электронного документооборота в системе исполнительной власти Республики Коми Правительство Республики Коми постановляет:

1. Ввести использование электронной цифровой подписи в электронном делопроизводстве и документообороте органов исполнительной власти Республики Коми, государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы Республики Коми).

2. Утвердить:

1) Положение о межведомственном электронном документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми согласно приложению N 1;

2) Правила организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи в системе исполнительной власти Республики Коми согласно приложению N 2;

3) Положение о порядке организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных сотрудников органов исполнительной власти Республики Коми, государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми, согласно приложению N 3;

4) Перечень видов информации (электронных сообщений, документов), используемых в электронном делопроизводстве и документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми, согласно приложению N 4.

3. Возложить на государственное учреждение Республики Коми "Центр информационных технологий" выполнение функций уполномоченной организации (далее - уполномоченная организация) в области использования электронной цифровой подписи при осуществлении электронного делопроизводства и документооборота в системе исполнительной власти Республики Коми, реализуемых посредством информационных систем, вычислительных сетей и сетей связи, включая международную компьютерную сеть "Интернет", с использованием средств криптографической защиты информации.

4. Руководителям государственных органов Республики Коми:

1) до 10 мая 2010 г. определить необходимое для государственного органа Республики Коми количество уполномоченных сотрудников, имеющих право использования электронной цифровой подписи;

2) до 15 мая 2010 г. представить в уполномоченную организацию сведения об уполномоченных сотрудниках для включения в реестр уполномоченных сотрудников (владельцев сертификатов ключей подписей) и получения электронной цифровой подписи;

3) с 24 мая 2010 г. приступить к использованию электронной цифровой подписи в системах электронного делопроизводства и документооборота, в том числе межведомственного.

5. Установить, что использование электронной цифровой подписи в системе ведомственного и межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Коми осуществляется в соответствии с соглашениями, заключаемыми в установленном порядке участниками этой системы с уполномоченной организацией.

6. Установить, что защита информации при электронном документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утвержденной приказом Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13 июня 2001 г. N 152, и иными правовыми актами Российской Федерации.

7. Установить, что уполномоченная организация:

1) определяет порядок организации ведения реестра участников системы электронного документооборота, реестра уполномоченных сотрудников участников системы электронного документооборота, реестра адресов электронной почты, применяемых в электронном документообороте с использованием электронной цифровой подписи, и осуществляет ведение указанных реестров;

2) дает разъяснения по вопросам организации электронного документооборота в государственных органах Республики Коми, включая методические рекомендации.

8. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Первого заместителя Главы Республики Коми Чернова А.Л.


Глава Республики Коми

В.ГАЙЗЕР


Утверждено

Постановлением

Правительства Республики Коми

от 23 апреля 2010 г. N 114

(приложение N 1)


ПОЛОЖЕНИЕ

^ О МЕЖВЕДОМСТВЕННОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

В СИСТЕМЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ


1. Общие положения


1.1. Настоящее Положение определяет организацию информационного взаимодействия систем электронного документооборота органов исполнительной власти Республики Коми, а также иных государственных органов, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы Республики Коми).

1.2. Требования настоящего Положения применяются при организации подключения к системе межведомственного электронного документооборота в системе исполнительной власти Республики Коми (далее - межведомственный электронный документооборот) территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и организаций, финансируемых из республиканского бюджета Республики Коми, заинтересованных в организации обмена электронными документами с использованием средств криптографической защиты информации и электронной цифровой подписи.

1.3. Организатором межведомственного электронного документооборота является уполномоченная организация, определяемая Правительством Республики Коми (далее - уполномоченная организация).


2. Основные определения, используемые в Положении


2.1. В настоящем Положении используются понятия, установленные Федеральными законами "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и "Об электронной цифровой подписи".

2.2. Для целей реализации настоящего Положения устанавливаются также следующие определения:

1) участник системы электронного документооборота (далее - Участник СЭД) - организация, подключенная к системе электронного документооборота государственных органов Республики Коми. В качестве Участников СЭД могут выступать органы государственной власти Республики Коми, иные государственные органы Республики Коми, органы местного самоуправления в Республике Коми, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, а также организации, финансируемые из республиканского бюджета Республики Коми, изъявившие желание участвовать в межведомственном электронном документообороте в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Положением и Правилами организации электронного документооборота с использованием электронной цифровой подписи в системе исполнительной власти Республики Коми;

2) автоматизированное рабочее место обмена электронными документами (далее - АРМ обмена электронными документами) - комплекс программно-аппаратных средств, а также сертифицированных средств криптографической защиты информации, используемых Участниками СЭД для обмена электронными документами;

3) администраторы обмена электронными документами - уполномоченные сотрудники Участников СЭД, совершающие действия в рамках своих должностных обязанностей для обеспечения эксплуатации программно-аппаратных средств АРМ обмена электронными документами, взаимодействия с уполномоченной организацией в области использования электронной цифровой подписи по вопросам обмена электронными документами, организации защиты информации;

4) операторы АРМ обмена электронными документами - уполномоченные сотрудники Участников СЭД, совершающие действия в рамках своих должностных обязанностей по организации обмена электронными документами с использованием АРМ обмена электронными документами;

5) удостоверяющий центр - юридическое лицо, определенное Правительством Республики Коми, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи".


3. Основные понятия и принципы межведомственного

электронного документооборота


3.1. Под информационным взаимодействием систем электронного документооборота государственных органов Республики Коми понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота.

Обмен электронными сообщениями, используемыми для служебной переписки в электронной форме с электронной цифровой подписью, осуществляется в рамках перечня видов информации (электронных сообщений, документов), используемых в электронном делопроизводстве и документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми, определяемого Правительством Республики Коми.

3.2. При осуществлении межведомственного электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну.

3.3. Основными принципами межведомственного электронного документооборота являются:

1) обеспечение технологической возможности использования системы межведомственного электронного документооборота в зависимости от переменного числа ее участников;

2) применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

3) правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками межведомственного электронного документооборота;

4) обеспечение целостности передаваемой информации;

5) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками межведомственного электронного документооборота;

6) обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.


4. Технико-технологическая инфраструктура

межведомственного электронного документооборота


4.1. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота состоит из следующих элементов:

1) головного узла межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота;

2) узлов участников межведомственного электронного документооборота;

3) защищенных каналов связи.

4.2. Технические средства головного узла межведомственного электронного документооборота включают в себя почтовый сервер, программно-аппаратные средства удостоверяющего центра, средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота.

4.3. Основными функциями головного узла межведомственного электронного документооборота являются:

1) обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при ее нахождении на головном узле межведомственного электронного документооборота и передаче по защищенным каналам связи до узлов участников межведомственного электронного документооборота;

2) обмен электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота.

4.4. Технические средства узла участника межведомственного электронного документооборота включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

4.5. Основными функциями узлов участников межведомственного электронного документооборота являются:

1) обеспечение информационной безопасности, в том числе защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

2) доставка электронных сообщений, полученных из головного узла межведомственного электронного документооборота, в системы электронного документооборота Участников СЭД (адресатам);

3) отправка электронных сообщений из систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота на головной узел межведомственного электронного документооборота;

4) хранение электронных сообщений до передачи на головной узел межведомственного электронного документооборота или в систему электронного документооборота адресата.

4.6. Обмен электронными сообщениями при осуществлении межведомственного электронного документооборота осуществляют операторы АРМ обмена электронными документами.

4.7. Уполномоченная организация осуществляет следующие функции:

1) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

2) формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;

3) обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

4) обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.8. Создание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота осуществляет уполномоченная организация путем организации каналов связи от головного узла межведомственного электронного документооборота до узлов участников межведомственного электронного документооборота и создания узлов участников межведомственного электронного документооборота.

Для организации каналов связи межведомственного электронного документооборота используются каналы связи уполномоченной организации и (или) каналы связи, арендуемые уполномоченной организацией у операторов связи.

4.9. Технические средства узлов участника межведомственного электронного документооборота (включая приобретение оборудования и программного обеспечения, и выполнение специальных работ в помещении) осуществляются за счет средств участника межведомственного электронного документооборота. Технические средства должны быть расположены в помещениях, обеспечивающих сохранность технических средств, сохранность и конфиденциальность закрытых ключей электронной цифровой подписи.

4.10. Поддержание технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в работоспособном состоянии осуществляется уполномоченной организацией и участниками межведомственного электронного документооборота посредством выполнения комплекса работ, включающих:

1) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

2) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

3) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

4) обеспечение соответствующего уровня информационной безопасности.


5. Электронное сообщение


5.1. Межведомственный электронный документооборот осуществляется посредством обмена электронными сообщениями.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML. Формат файлов, используемых при осуществлении межведомственного электронного документооборота, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

5.2. Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

5.3. Регистрация (учет) электронных сообщений в системе электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

5.4. Система электронного документооборота участника межведомственного электронного документооборота должна обеспечивать подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений этим участником.


6. Информационная безопасность


6.1. Информационная безопасность при осуществлении межведомственного электронного документооборота обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий, реализуемых участниками межведомственного электронного документооборота и уполномоченной организацией.

6.2. К техническим мероприятиям относятся:

1) организация и использование средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

2) обеспечение целостности обрабатываемых данных;

3) обеспечение антивирусной защиты информации.

6.3. К организационным мероприятиям относятся:

1) контроль выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

2) определение лиц участников межведомственного электронного документооборота и уполномоченной организации, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

3) установление порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, находящихся на головном узле межведомственного электронного документооборота, а также порядка обновления антивирусных баз;

4) установление порядка допуска для проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

5) организация режимных мероприятий в отношении помещений, в которых размещены узлы участников межведомственного электронного документооборота, и технических средств этих узлов.


Утверждены

Постановлением

Правительства Республики Коми

от 23 апреля 2010 г. N 114

(приложение N 2)


ПРАВИЛА

^ ОРГАНИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ

ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ В СИСТЕМЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ

ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ КОМИ


1. Общие положения


1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с федеральными законами "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", "Об электронной цифровой подписи", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области использования электронной цифровой подписи.

1.2. Настоящие Правила определяют порядок работы с электронными документами и использования электронной цифровой подписи в органах исполнительной власти Республики Коми, государственных органах Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми (далее - государственные органы Республики Коми), в том числе в рамках межведомственного электронного документооборота в системе исполнительной власти Республики Коми.

1.3. Электронные документы государственных органов Республики Коми подготавливаются, передаются и обрабатываются в соответствии с настоящими Правилами.

1.4. В настоящих Правилах используются понятия и определения, приведенные в Положении о межведомственном электронном документообороте в системе исполнительной власти Республики Коми.


2. Уполномоченные сотрудники Участников

системы электронного документооборота


2.1. Состав уполномоченных сотрудников, наделенных правом использования электронной цифровой подписи, утверждается правовым актом Участника системы электронного документооборота (далее - Участник СЭД).

2.2. Уполномоченные сотрудники осуществляют формирование и подготовку электронных документов, заверение электронных документов электронной цифровой подписью, отправку (получение) электронных документов, проверку подлинности электронной цифровой подписи в электронных документах, хранение и обработку электронных документов, учет и регистрацию электронных документов.

2.3. Уполномоченные сотрудники обеспечиваются уполномоченной организацией сертификатами ключей подписи в порядке, определенном Положением о порядке организации выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных сотрудников органов исполнительной власти Республики Коми, государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми, утвержденным Правительством Республики Коми.


3. Оформление электронных документов


3.1. Используемые Участниками СЭД электронные документы состоят из содержательной и сопроводительной частей.

3.2. Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части электронных документов регламентируются документами Участника СЭД и аналогичны порядку подготовки документов на бумажных носителях. При этом электронный документ на каждом этапе согласования (визирования) заверяется не собственноручной подписью, а электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника Участника СЭД.

3.3. Сопроводительная часть электронных документов содержит одну или несколько электронных цифровых подписей, заверяющих содержательную часть электронных документов, другую служебную информацию (в том числе отметки о времени, поручения, замечания). Сопроводительная часть является неотъемлемой составляющей электронных документов и обеспечивает подтверждение его подлинности (контроль авторства и целостности).

3.4. Электронный документ, содержательная часть которого оформлена с нарушением установленных требований, к исполнению не принимается. Участник СЭД, на исполнение которому был направлен такой электронный документ, в течение одного часа с момента получения данного документа сообщает об этом Участнику СЭД, подготовившему этот электронный документ. Ответственность за неисполнение или нарушение сроков исполнения электронных документов несет Участник СЭД, допустивший нарушение установленных требований.

3.5. Электронные документы заверяются электронной цифровой подписью уполномоченных сотрудников Участника СЭД, наделенных правом собственноручной подписи аналогичных документов на бумажных носителях.

3.6. Электронные документы, в которых проверка подлинности электронной цифровой подписи в сопроводительной части дала отрицательный результат, к исполнению не принимаются. Участник СЭД, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, в течение одного часа с момента получения данного документа сообщает об этом Участнику СЭД, подготовившему этот электронный документ.

3.7. Электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью до момента ввода в обращение и регистрации соответствующего сертификата ключа подписи либо в период приостановления его действия, либо после окончания срока его действия, к исполнению не принимаются. Участник СЭД, которому на исполнение был направлен такой электронный документ, в течение одного часа с момента получения данного документа сообщает об этом Участнику СЭД, подготовившему данный электронный документ.

3.8. Ответственность за последствия, возникшие в результате исполнения электронного документа, заверенного подлинными электронными цифровыми подписями, возлагается на Участника СЭД, уполномоченные сотрудники которого заверили подготовленный электронный документ.

3.9. При наличии в электронных документах конфиденциальной информации Участники СЭД обязаны соблюдать установленные требования по защите конфиденциальной информации на всех этапах ее обработки, хранения и передачи. Участник СЭД, допустивший нарушения требований по защите конфиденциальной информации, несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.


4. Подготовка электронных документов к отправке


4.1. Подготовленному электронному документу присваиваются реквизиты, однозначно определяющие организацию-отправителя и сам электронный документ (дата, регистрационный номер). Указанные реквизиты могут быть оформлены в виде имени файла содержательной части электронного документа.

4.2. Подготовленный электронный документ, заверенный электронной цифровой подписью уполномоченных сотрудников Участника СЭД, передается оператору АРМ обмена электронных документов.

4.3. Оператор АРМ обмена электронных документов ведет журнал учета отправки электронных документов и получения данных с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить обязательные реквизиты электронных документов, используемых в целях учета и поиска документов согласно приложению к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

4.4. Оператор АРМ обмена электронными документами обязан перед отправкой:

1) проверить подлинность электронной цифровой подписи на электронном документе;

2) проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

3) сверить полномочия сотрудников, сформировавших электронную цифровую подпись в соответствии с реестром уполномоченных сотрудников, находящимся по адресу https://ca.rkomi.ru;

4) сохранить отправляемые электронные документы с электронной цифровой подписью в архиве;

5) заверить (подписать) отправляемые электронные документы своей электронной цифровой подписью, используя свой закрытый ключ электронной цифровой подписи.

В случае положительного результата произведенных проверок оператор АРМ обмена электронными документами в течение пяти минут с момента получения данного документа производит его отправку. В случае обнаружения ошибок при проверке электронного документа оператор АРМ обмена электронными документами в течение одного часа с момента получения данного документа извещает администратора обмена электронных документов и уполномоченных сотрудников Участника СЭД, заверивших данный электронный документ.

4.5. Отправка электронного документа может осуществляться также непосредственно адресатом (исполнителем) электронного документа при условии выполнения им требований пунктов 4.3, 4.4 настоящих Правил.


5. Обработка электронных документов при получении


5.1. Оператор АРМ обмена электронными документами - получатель выполняет процедуру получения направленных ему электронных документов.

5.2. Оператор АРМ обмена электронными документами ведет журнал учета полученных электронных документов и отправленных сообщений с подтверждением их доставки по форме, позволяющей отразить обязательные реквизиты электронных документов, используемых в целях учета и поиска документов согласно приложению к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477.

5.3. Перед направлением электронных документов адресату оператор АРМ обмена электронными документами обязан:

1) проверить подлинность электронной цифровой подписи электронных документов;

2) проверить статус соответствующих сертификатов ключей подписи;

3) сверить полномочия сотрудников Участника СЭД - отправителя, сформировавших электронную цифровую подпись;

4) сохранить полученные электронные документы с электронной цифровой подписью в архиве;

5) удалить электронную цифровую подпись оператора АРМ обмена электронными документами - отправителя;

6) заверить отправляемые электронные документы своей электронной цифровой подписью, используя свой закрытый ключ электронной цифровой подписи.

В случае положительного результата произведенных проверок оператор АРМ обмена электронными документами в течение пяти минут направляет электронные документы адресату. Электронные документы, не прошедшие проверку, сохраняются в оригинальном виде в отдельном архиве на случай разрешения относительно них конфликтных ситуаций.

В случае обнаружения ошибок при проверке электронного документа оператор АРМ обмена электронными документами в течение одного часа с момента получения данного документа извещает администратора обмена электронных документов, а также уполномоченного сотрудника Участника СЭД - отправителя, заверившего данные электронные документы.

5.4. Адресат электронного документа осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи, статуса сертификатов ключей подписи и полномочий их владельцев и по результатам проверки в течение пяти минут принимает либо не принимает электронный документ к рассмотрению (исполнению).

5.5. В случаях обнаружения ошибок при проверке электронных документов адресат обязан в течение одного часа с момента получения данного документа доложить об этом руководителю подразделения Участника СЭД - получателя и администратору обмена электронных документов.


6. Порядок обмена электронными документами,

требующими гарантированной доставки


6.1. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания Участником СЭД факта отправки (получения) электронных документов, используется режим доставки электронных документов, обеспечивающий получение отправителем уведомления о доставке электронных документов.

6.2. Возможно использование следующих типов уведомлений о доставке:

1) техническое уведомление о доставке электронных документов адресату, которое представляет собой сформированный электронный документ, автоматически (средствами системы электронной почты), без участия оператора АРМ обмена электронными документами и заверенный электронной цифровой подписью, которой соответствует обезличенный сертификат ключа подписи, зарегистрированный за АРМ обмена электронными документами;

2) служебное уведомление о доставке электронных документов, которое представляет собой электронный документ, формируемый и заверенный электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника Участника СЭД, получившего электронный документ.

Доставка служебных уведомлений подтверждается техническим уведомлением либо извещением о доставке другим доступным способом.

6.3. Служебные и технические уведомления хранятся в архивах вместе с соответствующими электронными документами. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих электронных документов.


7. Отзыв электронных документов


7.1. Участник СЭД вправе отозвать направленный электронный документ до момента принятия его к исполнению. В случае необходимости отзыва Участник СЭД направляет заверенный электронной цифровой подписью соответствующего уполномоченного сотрудника электронный документ с запросом об отзыве. В запросе указываются основания отзыва и реквизиты, идентифицирующие отзываемый электронный документ.


8. Учет электронных документов


8.1. Учет осуществляется путем автоматизированного ведения электронных журналов учета или ведения бумажных журналов учета установленной формы.

8.2. Учет электронных документов ведется в соответствии с установленными требованиями с обязательным указанием следующих реквизитов: даты и регистрационного номера электронного документа, номеров сертификатов ключей подписи сотрудников, заверивших электронный документ электронной цифровой подписью, времени формирования электронной цифровой подписи, времени отправки (получения) электронного документа, времени отправки (получения) уведомления о доставке электронного документа, результатов проверки электронного документа.

8.3. Учет ведется как оператором АРМ обмена электронными документами, так и адресатами (исполнителями) электронных документов.

8.4. Участники СЭД должны обеспечить защиту учетной информации, содержащейся в электронных журналах учета, от несанкционированного доступа и воздействия, а также обеспечить надежность ее хранения.

Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых электронных документов.

8.5. Особенности учета электронных документов при обмене определяются актами Участника СЭД.


9. Хранение электронных документов


9.1. Все электронные документы, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных актами Участника СЭД. Электронные документы должны храниться в электронных архивах. Копии электронных документов, заверенные в установленном порядке, могут также храниться на бумажных носителях.

9.2. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и контроля за ними, Участники СЭД назначают ответственных сотрудников.

9.3. Если актами Участника СЭД не предусмотрено иное, электронный документ хранится в оригинальном виде, то есть в том, в котором он был сформирован, отправлен или получен, с сохранением всех реквизитов электронного документа, включая все заверяющие электронные цифровые подписи.

9.4. Срок хранения электронных документов соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

9.5. Хранение электронных документов сопровождается хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке электронных документов, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронными цифровыми подписями.

9.6. Для сертификатов ключей подписи оформляются и хранятся в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (в том числе регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи).

9.7. Информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа в соответствии с настоящими Правилами.


10. Конфликтные ситуации, возникающие

при электронном документообороте


10.1. В ходе обмена электронными документами возможно возникновение конфликтных ситуаций в следующих случаях:

1) оспаривание факта отправления и (или) получения электронного документа;

2) оспаривание времени отправления и (или) получения электронного документа;

3) оспаривание содержания отправленного (полученного) электронного документа;

4) оспаривание идентичности экземпляров электронного документа и (или) подлинника и копии электронного документа на бумажном носителе;

5) оспаривание целостности электронного документа;

6) оспаривание идентификации уполномоченного сотрудника, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;

7) оспаривание полномочий уполномоченного сотрудника, заверившего электронный документ электронной цифровой подписью;

8) оспаривание действительности и правомочности использования сертификата ключа подписи, использованного для заверения электронного документа;

9) недоверие к технологии обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

10) недоверие к используемым структурам и форматам электронного документа;

11) недоверие к программно-техническим средствам обеспечения обмена электронными документами и защиты информации при обмене электронными документами;

12) недоверие к уполномоченным сотрудникам удостоверяющего центра;