Реферат: Основні вимоги до обліку документів в установах нотаріату

Основні вимоги до обліку документів

в установах нотаріату


Складання номенклатури справ


Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків їх зберігання.

Індивідуальна номенклатура справ державної нотаріальної контори (далі за текстом – контора), приватного нотаріуса складається за встановленою формою на підставі Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, затвердженої Міністерством юстиції України (далі – Типова номенклатура справ) з єдиною системою індексації кожної справи та зазначенням строків їх зберігання і є нормативним актом.

Відповідальність за складання індивідуальної номенклатури справ покладається на завідувача контори, приватного нотаріуса (далі за текстом – нотаріус).

Індивідуальна номенклатура справ щорічно не пізніше грудня поточного року складається у двох примірниках строком на один діловодний рік, підписується завідувачем контори, нотаріусом, та вводиться в дію з 1 січня наступного року.

Нотаріуси, які зареєстрували приватну нотаріальну діяльність в поточному році, складають номенклатуру справ з початку нотаріальної діяльності в даному нотаріальному окрузі.


Індивідуальна номенклатура справ після підписання в обов’язковому порядку підлягає схваленню Експертною комісією Головного управління юстиції у Дніпропетровській області:

приватних нотаріусів - один раз на 2 роки;

державних нотаріальних контор - один раз на 5 років.



Для схвалення ЕК завідувач контори, нотаріус не пізніше 01 лютого наступного року надсилає до Державного нотаріального архіву в Дніпропетровській області (далі по тексту – державний нотаріальний архів) обидва примірники номенклатури справ.


Індивідуальна номенклатура справ затверджується завідувачем контори, нотаріусом лише після схвалення Експертною комісією.


При підписанні та затвердженні індивідуальної номенклатури справ відбиток печатки завідувача контори, нотаріуса не проставляється.

Після затвердження перший примірник індивідуальної номенклатури справ контори залишається у справі № 03-07, а другий примірник передається до державного нотаріального архіву.


Після затвердження перший примірник індивідуальної номенклатури справ нотаріуса залишається в справі № 03-07, а другий є недоторканим і в подальшому разом із складеним підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ передається нотаріусом до відповідного державного нотаріального архіву при погодженні ним справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання).


При складанні індивідуальної номенклатури справ: 

з Типової номенклатури справ до індивідуальної номенклатури переносяться заголовки всіх справ (нарядів), реєстрів, книг і журналів обліку;

не включаються до індивідуальної номенклатури справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ;

враховуються всі відмітки, зазначені в графі «Примітка» Типової номенклатури справ.




Індивідуальна номенклатура справ складається з наступних граф:

перша графа — індекс справи, тобто умовне позначення кожної справи арабськими цифрами, який складається з індексу напрямку діяльності і порядкового номеру справи;

друга графа — заголовок справи (тому, частини), відтворює вид документів (договори, свідоцтва, листування) і розкриває їх зміст. Заголовки справ при перенесенні їх з Типової номенклатури справ в індивідуальну номенклатуру справ конкретизуються і уточнюються;

третя графа — кількість справ (томів, частин) заповнюється після закінчення діловодного року, коли відомо, яка кількість справ (томів, частин) фактично заведена у минулому діловодному році. Ці дані обов’язково відображаються у підсумковому запису номенклатури справ, який оформляється після закінчення діловодного року;

в графу четверту — строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком переносяться строки зберігання справ, встановлені Типовою номенклатурою справ, які не можуть бути скорочені або змінені;

п’ята графа — примітка, коментує і уточнює строки зберігання документів та передачі їх до архіву; містить позначку про заведення справ; справи, що переходять на наступний рік.


У кінці діловодного року індивідуальна номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом, в якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ.

Складений підсумковий запис скріплює своїм підписом та печаткою завідувач контори, нотаріус.



Відомості, зазначені в підсумковому запису, мають відповідати кількості і категорії фактично заведених справ, облікованих в графі 3 номенклатури справ, за винятком справ розділу «03 - Архів», які відносяться до довідкового та облікового апарату до архівних документів контори, нотаріуса, і переходять до їхнього архіву окремо від закінчених в поточному діловодстві документів.


Примірник номенклатури справ нотаріуса, закритий підсумковим записом про кількість і категорії фактично заведених за рік справ, надається приватним нотаріусом до державного нотаріального архіву при погодженні ним справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання через два роки після закінчення справ у діловодстві.


Про фактичну наявність заведених за рік справ контори завідувач повідомляє державний нотаріальний архів, надаючи примірник підсумкового запису, яким закрито номенклатуру справ контори, при погодженні ним справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання через два роки після закінчення справ у діловодстві.



^ Організація експертизи цінності документів


Під час підготовки справ (нарядів) до наступного архівного зберігання обов'язково проводиться експертиза цінності документів.

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх для наступного зберігання або знищення.


Експертиза цінності документів у конторі, нотаріуса провадиться:

під час складання номенклатури справ, формування документів у справи і перевіряння правильності віднесення документів до справ;

під час підготовки справ до наступного зберігання у архіві контори, нотаріуса.




Експертиза цінності документів і відбір документів для зберігання і знищення здійснюються щорічно відповідальною за нотаріальне діловодство особою контори чи приватним нотаріусом.

Організація роботи з експертизи цінності документів здійснюється під методичним керівництвом державного нотаріального архіву.


За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню. При цьому враховуються такі примітки, як «Доки не мине потреба», «До заміни новими».

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, здійснюються після підготовки конторою, нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за цей самий період.


Підготовлені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та акт про вилучення справ (документів) для знищення, не внесених до Національного архівного фонду, одночасно розглядаються Експертною комісією Головного управління юстиції у Дніпропетровській області.


Схвалений Експертною комісією акт про вилучення до знищення справ (документів), що не підлягають зберіганню, затверджується завідувачем контори, приватним нотаріусом тільки після затвердження та погодження в установленому порядку описів справ постійного зберігання та з особового складу, після чого фондоутворювачі (контора, нотаріус) мають право знищувати документи.


Справи включаються в акт про вилучення їх до знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2006 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2010 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2012 року з урахуванням приміток, зазначених у Типовій номенклатурі справ.


Акт про вилучення до знищення документів складається в трьох примірниках на всі справи в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, уносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.


Акти про вилучення документів до знищення мають валову нумерацію, починаючи з № 1.


Справи (документи), відібрані для знищення, після погодження та затвердження акта передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів до знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду та зберігаються в архіві контори, нотаріуса.

Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені або знищені механічним способом, про що в акті робиться позначка.


^ 3. Складання і оформлення річних розділів опису справ


Описи справ складаються щорічно за встановленою формою по закінченні діловодного року, не пізніше 01 березня наступного року, за результатами експертизи цінності документів, після завершення формування і оформлення справ.

Описи справ складаються окремо за встановленою формою на справи:

постійного зберігання;

тривалого (понад 10 років) зберігання.

Приватними нотаріусами справи з особового складу включаються в описи справ постійного чи тривалого (понад 10 років) зберігання залежно від відповідних строків їх зберігання за Типовою номенклатурою справ.


Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу й утримання справ, закріплення їхньої систематизації усередині фонду й обліку справ.

Одночасно описування справ є обліковим документом і основним видом науково-довідкового апарата до документів, що забезпечують оперативний пошук справ.


Перед внесенням справ в опис їх систематизують, тобто розмішують в суворо визначеному порядку згідно з номенклатурою справ за цей самий рік. Особові справи систематизуються в алфавітному порядку за прізвищами звільнених працівників.


Відповідальність за своєчасне і якісне складання описів справ несуть завідувач контори, приватний нотаріус.


Описи справ складають особи, відповідальні за діловодство контори, приватний нотаріус за методичною допомогою державного нотаріального архіву з дотриманням таких правил:

описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання складаються окремими справами на кожний діловодний рік;

заголовки справ уносяться до опису у тій послідовності, у якій їх розміщено в номенклатурі справ;

графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, що винесені на обкладинку (титульний аркуш) справи;

у графі опису «Дати справи (тому, частини) зазначаються крайні дати документів – самого раннього і самого пізнього документа, унесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами, скорочення при написанні дат не допускаються, слово „рік” та літера „р” не пишуться. Приклад:8 січня – 16 грудня 2003.

дати планів, звітів, особових справ звільнених працівників, особових рахунків зазначаються у графі «Заголовок справи», при цьому у графі «Дати справи (тому, частини)» вказується тільки рік.

Приклад:

Квартальні плани та звіти про їх виконання за 2008 рік;

Особові справи звільнених працівників у 2008 році;

кількість аркушів, вміщених у справу і строк зберігання справи переносяться в опис з обкладинки (титульного аркушу) справи;

графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передання справ, знищення справ тощо;

кожна справа (наряд) вноситься до опису за самостійним порядковим номером. Якщо справа (наряд) складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису справ (нарядів) підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи. На кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю. Приклад:

^ Договори про заставу (іпотеку) майна та документи, на підставі яких вони посвідчувались, т. 1.

Те саме, т. 2.




Описи справ ведуться впродовж кількох років. Справи кожного року складають річний розділ опису. Кожен вид опису справ має валову нумерацію справ. Згідно з встановленими вимогами нормативно-правових актів, які регулюють порядок складання описів справ, нумерація справ в описах справ через дріб не допускається.


При внесенні справ до опису їх треба включати до розділу за той рік, у якому вони розпочаті діловодством, за винятком спадкових справ, які до опису справ вносяться лише після їхнього закінчення. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені в діловодному році (перехідні справи). При цьому в разі їх незавершення вказані справи переходять до наступного діловодного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ___ рік, N ___", а графи 1, 4, 5 опису справ постійного зберігання та графи 1, 4, 6 опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання не заповнюються.


Заголовки справ, включених у річний розділ опису справ нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не досягла за порядковим номером числа 999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до нового опису, що має наступний номер, наприклад, номер 2 або інший валовий номер.


Наприкінці кожного річного розділу опису справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і словами вказується фактична кількість справ з N по N, внесених у цей розділ, у тому числі літерні та пропущені номери.

Опис справ постійного строку, тобто тих, що надалі передаватимуться до державного нотаріального архіву, складається у чотирьох примірниках і підписується укладачем із зазначенням його посади, при цьому відбиток печатки не проставляється.


Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання складається у двох примірниках і підписується укладачем із зазначенням його посади.


Усі примірники описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання через два роки після закінчення справ у діловодстві подаються в обов’язковому порядку на узгодження до державного нотаріального архіву, який після перевірки правильності відбору документів для зберігання та оформлення описів, робить відмітку про їх узгодження і вносить на розгляд Експертної комісії Головного управління юстиції.

На кожному примірнику описів справ проставляється гриф схвалення ЕК та узгодження з державним нотаріальним архівом.

^ Після узгодження з держнотархівом і схвалення ЕК описи справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання затверджуються завідувачем контори, приватним нотаріусом, підпис скріплюється відбитком печатки.


Після затвердження перші примірники описів справ постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання направляються до державного нотаріального архіву і є контрольними.


Другий примірник зберігається як недоторканий в архіві контори, нотаріуса. Третій та четвертий примірники опису використовуються конторою, нотаріусом для поточного пошуку справ (документів) і після передавання справ надходять до державного нотаріального архіву.


Після затвердження річних розділів описів справ контора, нотаріус отримує право у визначеному порядку вирішувати питання про знищення документів, за якими сплинув строк зберігання, встановлений Типовою номенклатурою справ.


Річні розділи описів справ, якщо вони не закінчені, не підшиваються і не оправляються, а зберігаються в папках з клапанами.

Аркуші річних розділів опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються у валовому порядку.


Декілька річних розділів опису справ або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 999, складені до 01.01.2010, а також річний опис справ, складений після 01.01.2010 року, вважаються закінченим описом. Кожному закінченому опису присвоюється номер.


Нумерація описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться окремо у валовому порядку, починаючи з № 1.

Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї літерного індексу «Т». Приклад: Оп. №4-Т.

Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис із зазначенням цифрами і літерами сумарної кількості справ, унесених до річних розділів, першого і останнього номерів цих справ, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).


До закінченого опису цих справ складається засвідчувальний напис на окремому аркуші.


Обов’язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання є титульний аркуш, зміст і передмова..

На титульному аркуші проставляється найменування контори, прізвище, ім’я по батькові нотаріуса із зазначенням нотаріального округу, номери фонду та опису, назва опису та крайні дати документів.

Зміст містить відомості про вміщені в закінчений опис справ передмову та назви річних розділів опису справ. У передмові коротко викладається історія контори чи нотаріуса.


Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього (титульний аркуш, зміст, передмова) і засвідчувальним написом підшиваються і оправляються в тверду обкладинку. Усі аркуші закінченого опису нумеруються валовою нумерацією.


Головний спеціаліст

відділу нотаріату Головного

управління юстиції у

Дніпропетровській області

Щока В. О.