Реферат: Головне управління юстиції у Донецькій області Державний архів Донецької області

Головне управління юстиції у Донецькій області


Державний архів Донецької області


Примірна номенклатура справ територіальних управлінь юстиції


ПОГОДЖЕНО

Протокол експертно-перевірної комісії держархіву Донецької області

від 22.01.2009 № 2


Донецьк-2009


ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник

Головного управління юстиції

у Донецькій області

____________М.І. Сабардін

____________2009 р.


Примірна номенклатура справ територіальних управлінь юстиції

^ Індекс справи
Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і № статей за переліком


Примітка

1

2

3

4

5


Питання ведення діловодства та архівної роботи – 01


1

2

3

4

5

- 01

Накази начальника управління юстиції з основної діяльності




Постійно

ст. 16 а

Вносяться до опису № 1

-02

Методичні документи з питань ведення діловодства та архівної справи (інструкції, положення, інформації). Копії




^ До заміни новими

ст.18 б




-03

Документи (довідки, інформації тощо) перевірок стану діловодства та архівної роботи




1 р.1

ст. 90

1Після наступної перевірки

-04

Відомості про документообіг управління юстиції




3 р.

ст. 91




-05

Листування з Головним управлінням юстиції у Донецькій області про вдосконалення діловодства та архівної справи




3 р.

ст. 92




-06

Паспорт архіву

управління юстиції




^ До заміни новим

ст.37Д




-07

Описи справ

постійного зберігання




Постійно

ст. 109 а




-08

Описи тимчасового зберігання




3 р.1

ст. 109 б

Після знищення справ

-09

Зведена номенклатура справ





Постійно

ст. 89 а

На державне зберігання не передається

-10

Справа фонду (історична довідка, акти перевірки наявності і стану документів, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, про нестачу й непоправні пошкодження документів, акти прийому – передачі документів та на держзберігання, документи по роботі експертної комісії, архіву)




^ До ліквідації організації
ст. 107
При ліквідації організації передається на державне зберігання


-11

Журнал обліку видачі документів з архіву




1 р.1

ст. 120

1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

-12

^ Журнал реєстрації вхідної кореспонденції




3 р.

ст. 100 б




-13

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності




Постійно1

ст. 100 а

1Зберігаються в організації. Підлягають прийманню в держархіви, якщо можуть бути використані як науково-довідковий апарат

-14

^ Журнал реєстрації вхідних документів з питань легалізації об’єднань громадян та інших громадських формувань




Постійно

ЕК*

На державне зберігання не передається

-15

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції




3 р.

ст. 100 б




-16

Журнал реєстрації внутрішніх (ініціативних) листів




3 р.

ст. 100 б




-17

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження




3 р.1

ст. 552

1Після закінчення журналу

-18

Журнал реєстрації телефонограм, телефаксів




1 р.

ст. 102





^ Питання організації роботи, контролю

за виконанням, роботи зі зверненнями громадян – 02


1

2

3

4

5

-01

Доручення Головного управління юстиції у Донецькій області з питань організації роботи, контролю за виконанням




Постійно

ст. 9

Вносяться до опису № 1

-02

Доручення Головного управління юстиції у Донецькій області з питань розгляду звернень громадян




Постійно

ст. 9




-03

Документи (рішення колегії, накази тощо) з питань діяльності управління юстиції та документи про їх виконання




Постійно

ст. 2Д

Вносяться до опису № 1

-04

Документи (квартальні плани роботи, довідки, тощо) про роботу управління юстиції




5 р.

ст. 153




-05


Протоколи оперативних нарад при начальнику управління юстиції




^ Доки мине потреба

ЕК*




-06


Депутатські запити, звернення та документи по їх виконанню





10 р.

ЕПК

ст. 1 а




-07


Документи (довідки, листування, тощо) перевірок управління юстиції з питань організації роботи, контролю за виконанням, розгляду звернень громадян




5 р.

ст. 29 б

Постійно зберігаються у Головному управлінні юстиції у Донецькій області

-08

^ Листування з Головним управлінням юстиції у Донецькій області з питань організації роботи, контролю за виконанням та розгляду звернень громадян




5 р.

ст. 30




-09

Методичні документи з питань організації роботи, контролю за виконанням та звернень громадян (інструкції, методичні рекомендації, інформації) Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції. Копії




^ До заміни новими

ст.18 б




-10


Звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги) особистого та другорядного характеру




5 р.

ст. 28 б


У разі неодноразового звернення – 5 р. після останнього розгляду

-11

Реєстраційно - контрольна картотека вхідних, вихідних та внутрішніх документів




3 р.

ст. 100 б




-12

Журнал (картка) обліку особистого прийому громадян начальником управління юстиції




3 р.

ст. 96




-13

Журнал (картка) обліку особистого прийому громадян спеціалістами управління юстиції




3 р.

ст. 96




-14

Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян




5 р.

ст. 95




-15

Журнал обліку громадян, яким надана правова допомога під час проведення консультативно – правових зустрічей




1 р.

ЕК*





Відділ реєстрації актів цивільного стану – 03


^ Відділ державної виконавчої служби – 04


Питання по роботі з кадрами – 05


1

2

3

4

5

-01

Доручення Головного управління юстиції у Донецькій області з кадрових питань та документи про їх виконання




5 р.

ЕК*




-02

Положення про управління юстиції, посадові інструкції працівників




Постійно

ст.32 а, 49 а

Вносяться до опису № 1

-03

Накази начальника Головного управління юстиції. Копії




^ Доки не мине потреба

ст. 16 б




-04

Накази начальника управління юстиції про прийняття, звільнення, переведення, заохочення, вислугу років




75 р.

ст. 16 б




-05

Накази начальника управління юстиції про надання відпусток, стягнення, відрядження, з адміністративно-господарських питань




5 р.

ст. 16 в, г




-06

Річні статистичні звіти про якісний склад та динаміку кадрів (ф. № 1 кю, № 9 дс)




Постійно

ст. 298 б




-07

Статистичні звіти про наявність вільних робочих місць вакантних посад та потребу в працівниках

(ф. № 3 пн)




5 р.

ст. 298 г




-08

Протоколи засідань конкурсної комісії із заміщення вакантних посад державних службовців




Постійно

ст. 533




-09

Документи (протоколи, списки) про атестацію працівників управління юстиції




5 р.

ст. 652




-10

Документи (плани навчання, протоколи, тощо) з підвищення кваліфікації працівників управління




5 р.

ст. 564 а




-11

Документи (довідки, інформації) перевірок кадрової роботи




5 р.

ст. 504




-12

Особові справи службовців





75 р.-„В”

ст.513 в




-13

Документи (списки, заяви, автобіографія та інші) осіб, зарахованих до кадрового резерву і на заміщення вакантних посад




5 р.

ст. 536,537




-14

Листування з Головним управлінням юстиції у Донецькій області з кадрових питань




3 р.

ст. 502




-15

Журнал обліку руху особових справ державних службовців




75 р.

ст. 521




-16

Журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них




50 р.

ст. 541 а




-17

Журнал реєстрації наказів про прийняття, звільнення, переведення, заохочення, вислугу років




75 р.

ст. 522




-18

Журнал реєстрації наказів про надання відпусток, стягнень, відряджень, з адміністративно-господарських питань




5 р.

ЕК*




-19

Графіки, заяви працівників, списки обліку, надання відпусток працівникам управління юстиції




1 р.

ст. 559




-20

Списки обліку посад присвоєння рангів державних службовців та осіб, які мають право на отримання щомісячної надбавки за вислугу років в органах державної влади




^ Доки не мине потреба

ЕК*

Постійно зберігаються в Головному управлінні юстиції у Донецькій області

-21

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни начальників територіальних управлінь юстиції. Копії





^ Доки не мине потреба

ст. 55 а

Постійно зберігаються в Головному управлінні юстиції у Донецькій області

-22

^ Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені у разі зміни відповідальних працівників та секретарів територіальних управлінь юстиції






3 р.

ст. 55 б

Після зміни відповідальних працівників та секретарів

^ Питання систематизації законодавства, правової роботи

та правової інформації – 06


1

2

3

4

5

-01

Доручення Головного управління юстиції у Донецькій області з питань здійснення правової роботи, документи про їх виконання




5 р.
ЕК*
Постійно зберігаються у Головному управлінні юстиції у Донецькій області

-02

^ Доручення Головного управління юстиції у Донецькій області з питань правової освіти, документи про їх виконання




5 р.

ст.9




-03

Річні звіти з питань правової роботи




Постійно

ст. 297 а


Вносяться до опису № 1

-04

Піврічні, квартальні звіти з питань

правової роботи




3 р.

ст. 297 в, г





-05

Річні звіти з питань правової освіти




Постійно

ст. 297 а

Вносяться до опису № 1

-06

Піврічні, квартальні звіти з питань

правової освіти




3 р.

ст. 297 в, г




-07

Документи (протоколи, плани роботи) про діяльність місцевої міжвідомчої координаційно–методичної ради з правової освіти населення




Постійно

ст. 15 а

Вносяться до опису № 1

-08

Методичні розробки Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у Донецькій області з питань правової роботи




^ До заміни новими

ст. 18 б




-09

Методичні розробки Міністерства юстиції України, Головного управління юстиції у Донецькій області з питань правової освіти населення




^ До заміни новими

ст. 18 б




-10

Методичні рекомендації управління юстиції з питань правової роботи




^ До заміни новими

ст. 18 б

Постійно зберігаються в Головному управлінні юстиції у Донецькій області

-11

^ Методичні рекомендації управління юстиції з питань правової освіти населення




До заміни новими

ст. 18 б

Постійно зберігаються в Головному управлінні юстиції у Донецькій області

-12

^ Документи про структуру і штати юридичних служб міста (району) (інформації, відомості, листування)




3 р.

ЕК*




-13

Документи (довідки, листування тощо) перевірки управління юстиції вищими за рівнем органами з питань правової та правоосвітньої роботи, систематизації законодавства




5 р.

ст. 24 б

Постійно зберігаються у Головному управлінні юстиції у Донецькій області

-14

Документи (довідки, рекомендації, узагальнення, листування) перевірок стану правової роботи в органах виконавчої влади, на державних підприємствах, в установах, організаціях




Постійно

ст. 24 а

Вносяться до опису № 1

-15

Документи (довідки, рекомендації, узагальнення, листування тощо) перевірок стану організації правоосвітньої роботи на державних підприємствах, в установах, організаціях, навчальних закладах




5 р.

ст. 565




-16

Документи (протоколи, листування, програми, звіти тощо) щодо підвищення кваліфікації працівників юридичних служб підприємств, установ, організацій




5 р.

ст. 564 а, 554




-17

Документи ( копії наказів, положення, склад, листування тощо) щодо роботи правової громадської приймальні




^ До заміни новими

ЕК*




-18

Листування з установами, підприємствами та організаціями з питань правової освіти




5 р.

ЕПК

ст. 6Д

Вносяться до опису № 1

-19

Доручення Головного управлінням юстиції у Донецькій області з питань систематизації законодавства та передплати періодичних видань




5 р.

ЕПК

ст. 6Д

Вносяться до опису № 1

-20

Письмові роз’яснення чинного законодавства установам, підприємствам, організаціям, громадянам




3 р.

ст.20




-21

Виступи працівників управління юстиції в засобах масової інформації




^ Доки не мине потреба

ЕК*




-22

Книга обліку юридичної літератури




^ До ліквідації організації

ст. 870




-23

Журнал обліку актів законодавства України




^ До ліквідації організації

ст. 70




-24

Журнал обліку міжнародних договорів




^ Доки не мине потреба

ст. 1020




-25

Журнал реєстрації звернень громадян до громадської приймальні




5 р.

ст. 95




-26

Журнал обліку усних роз’яснень чинного законодавства підприємствам, установам, організаціям




1 р.

ст. 896





^ Питання державної реєстрації нормативно - правових акті