Реферат: Т. В. Пархомчук, зав. Ибо библиотеки Севнту

УДК 025.5:004.4

Т.В. Пархомчук, зав. ИБО библиотеки СевНТУ

Севастопольский национальный технический университет

Студгородок, г. Севастополь, Украина, 99053

ptv@sevgtu.sebastopol.ua

Создание библиографических пособий с помощью АБИС ИРБИС


В практике вузовских библиотек известное место занимает составление библиографических пособий о деятельности своего вуза. Эти библиографические пособия характеризуют научно-педагогическую деятельность вузов и имеют большое значение для создания работ по его истории.

Наиболее распространены библиографические указатели трудов сотрудников вузов. Вышеназванный указатель является источником ретроспективной библиографии и охватывает труды за несколько лет. В нашем случае это период с 2000-го по 2004-ый год.

Если ранее библиографы отдела составляли указатель в карточном виде, затем издавали на печатной машинке, то теперь система автоматизации библиотек ИРБИС значительно облегчает составление указателя трудов, о чем и пойдет речь в представленном докладе.

Возможно, наш опыт может пригодиться другим вузовским библиотекам, которые составляют аналогичные указатели.

Работа по учету трудов сотрудников вуза начинается с составления / редактирования сведений из отдела кадров о профессорско-преподавательском составе вуза. Фиксируются:

- Фамилия, имя, отчество (полностью)

- Место работы (кафедра)

- Ученая степень, звание, должность

В течение года проходит следующий этап работы – отбор материала. Отбираются печатные труды, вышедшие в Украине и СНГ, на русском, украинском и других языках, как впервые изданные, так и переиздания: монографии, учебники, брошюры, лекции, доклады, тезисы научных докладов, статьи в сборниках, продолжающихся изданиях и в журналах. Отбор производится по Книжной летописи, Летописи журнальных статей, а также путем непосредственного просмотра сборников.

Для текущего учета трудов сотрудников вуза информационно-библиографический отдел библиотеки ведет электронную БД «Труды СевНТУ», в которой описаны все отобранные для указателя материалы.

Разработчики системы ИРБИС постоянно подчеркивают свойство системы – возможность настройки и создания словарей, справочников «под себя». Именно это свойство ИРБИСа позволяет нам сформировать в поле # 700/1 словарь «место работы автора – сотрудника».

Рис.1 Подполе»Место работы автора – сотрудника»



То есть независимо от вида Рабочего Листа (РЛ), в поле «Автор» нами заполняются: Фамилия, Инициалы, Расширение инициалов, Дополнение к именам – звание, должность. Обязательно указывается, что данный автор работает в нашей организации на такой-то кафедре (эти сведения, как вы помните, собраны нами предварительно из отдела кадров вуза). При первом введении нашего автора – сотрудника система автоматически формирует словарь авторов. Следовательно, при описании другой работы этого же автора нет необходимости вновь тратить время на ввод этого поля, а необходимо выбрать его данные из имеющегося словаря.

Рис.2 Поле «Автор»




Небольшой нюанс – все записи в БД должны быть выполнены единообразно, в противном случае разночтения не позволят корректно сформировать словарь авторов – сотрудников. Таким образом, после выполнения этой подготовительной работы наши авторы автоматически выстроены системой в строгом алфавите, а вкладка «Поиск» на Виде поиска «Автор-сотрудник» имеет вид:

Рис.3 Вид вкладки «Поиск»




То есть мы видим количество документов, в которых тот или иной сотрудник выступал в роли автора, соавтора или редактора.

В тоже время Вид поиска «Место работы автора/редактора» дает нам представление о том, какое количество документов относиться к конкретной кафедре:

Рис.4





Вузовские библиотеки по-разному группируют материал по трудам сотрудников: по наукам, по факультетам, по кафедрам, в общем алфавитном порядке авторов. Из названных способов расположения наиболее логичным для данного вида библиографических пособий является размещение материалов по факультетам, поскольку именно этот способ в наибольшей степени отражает профиль вуза и научные достижения его коллектива, а также позволяет исключить дублирование записей на соавторов.

Наш университет имеет сложную структуру: несколько кафедр прямого подчинения Ректору университета и несколько факультетов, поэтому структура указателя соответствует структурным подразделениям университета.

Несколько кафедр, входящих в состав одного факультета, отбираем из словаря и формируем текущий запрос, при этом логика отбора - «ИЛИ». Выполняем поиск:

На вкладке Просмотр/Вывод мы можем видеть его результаты:

Рис.5




Результаты поиска выводим на печать выходных форм как библиографический указатель по автору или заглавию и сохраняем как текстовый документ.

После выполнения аналогичной процедуры для всех факультетов в соответствии со структурой университета, приступаем к формированию единого документа. В нем объединяем разрозненные документы в единый указатель.

Если в заголовке описания первым автором указан сотрудник не данной кафедры/факультета, то в сведениях об ответственности жирным шрифтом выделен его соавтор, работающий именно на этой кафедре/факультете.


Например:

^ Веселков К.А.

Некоторые теоремы математической химии/ К.А. Веселков, А.Ф. Хрусталев //Вестник СевГТУ. - Севастополь: Изд-во СевГТУ. - 2004. - Вып.59: Физика и математика. - С.143-147.


Необходимо сказать о том, что из-за соавторства некоторое количество описаний будет дублироваться, к сожалению, нам не удалось полностью этого избежать.

Работы, помещенные в указатель, располагаются по принципу персоналий в алфавитном порядке. Работы каждого автора также размещаются в алфавите заглавий его произведений. Это дает возможность показать развитие научной мысли ученых вуза, направление их исследований.

После редактирования и выверки всего документа каждой записи присваивается свой порядковый номер в документе, а указатель в целом имеет сквозную нумерацию.

Библиографию трудов сотрудников вуза, как правило, оснащают именным указателем, который в значительной мере облегчает дальнейшую работу читателей с библиографическим пособием. На этом этапе работы значительную помощь оказал администратор, курирующий систему ИРБИС, который с помощью специально созданной им программы связал ФИО авторов с номерами их работ в указателе. Единственный недостаток – некоторые работы в соавторстве имеют более 5-ти авторов, а в сведениях об ответственности, как вы помните, указываются 4 первых автора, а остальные в библиографическом описании переходят в категорию «и др.». Такие случаи пришлось отследить и добавить этих соавторов в именной указатель вручную.

Наш указатель снабжен предисловием, в котором изложена цель издания и принципы его составления, а также перечнем просмотренных источников, которые были использованы при его составлении.

После окончательной доработки указатель будет размещен на сайте библиотеки СевНТУ.