Реферат: Краткое описание системы электронного документооборота ?Дело?

Краткое описание системы электронного документооборота ?Дело?
версия для печати

1. Назначение.

Система электронного документооборота «Дело» предназначена для управления электронными и бумажными документами и контроля за их прохождением и исполнением в подразделениях администраций (городских, районных, региональных), в том числе отвечающих за работу с обращениями граждан.

2. Функции системы «Дело».

2.1 Регистрация документов с формированием регистрационно-контрольной карточки (РК), поступивших из вне (факс, электронная почта, обычная почта) а также внутренних. Сканирование бумажных документов в электронный вид.

2.2 Контроль исполнения. На контроль ставится исполнение резолюций, исполнение документов в целом. Автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения, формируются и рассылаются напоминания исполнителям сведений об исполнении контрольных документов.

2.3 Работа с проектами документов: создание, согласование, регистрация, маршрутизация.

3. Технология электронного документооборота, реализуемая системой «Дело».

Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой.

Сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии.

Прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа.

Разграничения прав доступа к информации и функциям системы.

Предоставление каждому должностному лицу – участнику делопроизводственного процесса – своего личного рабочего места в системе, что обеспечивает удобство в работе с электронными документами и ограничивает доступ к информации в соответствии с его компетенцией.

Рассылка электронных документов и поручений по ним.

Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск с использование Intranet-Internet технологий.

Отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств.

Архивное хранение электронных документов организации.

4. Системно-программная платформа.

В качестве программной платформы системы «Дело» используется операционная система Microsoft Windows: Windows 2000 Server (для серверов), Windows XP (для рабочих станций) и СУБД Microsoft SQL Server 2000. Данное решение определяется такими свойствами этой операционной системы, как достаточно высокая степень надежности и производительности, отличные эксплуатационные характеристики и оптимальная стоимость.

5. Интеграция с другими системами.

Система «Дело» на основе использования API-интерфейса предоставляет возможность контролируемого доступа к хранимым данным в режиме их чтения другими программами.Такие программы при необходимости могут быть разработаны силами заказчика, если требуется расширение потребительских свойств системы, например:

для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;

для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;

для доступа к данным системы через Internet (Intranet);

для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т.п.;

Система «Дело» тесно интегрировано с пакетом MS Office, что позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

Интеграция системы «Дело» с подсистемой «Архивное дело» - многопользовательской подсистемой, предназначенной для автоматизации подготовки к передаче дел в архив, ведения и учета архивных документов – реализуется в части ведения номенклатуры дел, отслеживания изменений в организационной структуре организации, а также импорта-экспорта электронных документов.

Система «Дело» интегрируется с правовой системой «Референт», что позволяет при работе с текстами обращений граждан в системе «Дело» осуществлять полнотекстовый поиск, атрибутивный поиск, поиск по выделенным словам в тексте, нормативно-правовых актов с их комментариями и разъяснениями в системе «Референт» и прикреплять найденные документы к регистрационно-контрольным карточкам в качестве нормативно-правового обеспечения обращений граждан.

Система «Дело» интегрируется с информационной системой управления контактами с населением «Капелла», что позволяет реализовывать комплексную систему по обработке обращений граждан, поступающих как в письменном, электронном виде, так и по телефону или устно.

6. Состав подсистем.

«Дело» - автоматизация делопроизводства и электронного документооборота

«Поточное сканирование» - предназначена для организации массового перевода бумажных документов в электронные образы, загрузки их в хранилище системы «ДЕЛО» и автоматического установления ссылочной связки между регистрационной карточкой документа и его электронным образом.

«Криптографические опции (опция электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и центр управления ключевой системой (ЦУКС)» - позволяют пользователям: подписывать файлы с помощью ЭЦП; получать информацию о свойствах подписей прикрепленных файлов; проверять подлинность каждой подписи файла;

«eDocLib» – централизованное хранение произвольных электронных документов и предоставление сервисов по их поиску. Позволяет: выделять в рамках единой централизованной библиотеки отдельные области хранения – «читальные залы» со своими группами читателей; классифицировать документы по любому количеству иерархических каталогов и, в том числе, всегда по виду документа; осуществлять оперативный поиск документов по их реквизитам, статистике работы пользователей, рубрикам каталогов или полнотекстовый поиск по содержимому; учитывать версии файлов документов; просматривать содержимое найденных документов вне зависимости от наличия или версии продуктов MS Office – еDocLib; осуществляет автоматическую конвертацию и предоставление документов для просмотра в HTML формате;

«Архивное дело» - предназначена для автоматизации процессов подготовки к передаче дел в архив организации, автоматизированного ведения и учета архивных документов;

«ДЕЛО-WEB», web-интерфейс к системе «ДЕЛО», позволяет включить в систему электронного документооборота пользователей через Интернет-браузер без установки на их компьютеры клиентского программного обеспечения системы «ДЕЛО»;

7. Опыт внедрения.

Система электронного документооборота «Дело» централизованно поставлена в органы государственной власти и органы местного самоуправления согласно распоряженияГубернатора Московской области от 21.01.2002 г. № 31-РГ «О централизованной поставке единой автоматизированной системы делопроизводства в исполнительные органы государственной власти Московской области и государственный органы».

Опыт практического внедрения системы «Дело» в органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области рассмотрен на семинаре 18 ноября 2004 года «Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти Московской области и органах местного самоуправления Московской области», организованном Министерством транспорта Московской области с участием разработчиков и представителей администраций городов и районов Московской области (www.mintransmo.ru, раздел «Информатизация/Семинары»).

Внедрение системы «Дело» в подразделениях органов государственной власти и органов местного самоуправления позволило решить следующие задачи:

Оперативно и качественно обрабатывать большой поток обращений;

Контролировать прохождение обращений на всех этапах прохождения и исполнения и своевременно принимать меры к недопущению нарушений сроков рассмотрения обращений граждан;

Анализировать поток обращений своевременно и более полно для выявления системных проблем и принятия решений.

Опыт внедрения системы «Дело» в федеральных и региональных органах власти, органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области подробно изложен на сайте www.eos.ru

8. Этапы внедрения.

На первом этапе система «Дело» внедряется в структурном подразделении, ответственном за прием и регистрацию документов.

На втором этапе система «Дело» внедряется во всех подразделениях организации.

9. Техническая поддержка системы «Дело» разработчиками:

Горячая линия.

Сопровождение клиентов (account-management).

Информационное обслуживание по e-mail, телефону, факсу.

Конференция на сайте www.eos.ru

Экспертная техническая поддержка.

Обучение.

10. Цены и условия поставки приведены в соответствующем разделе на сайте www.eos.ru

11. Контактная информация.

Компания «Электронные офисные системы»
Адрес: 107023, г.Москва, ул.Электрозаводская, д.52
Тел/факс (095) 580-75-15 (многоканальный)
Служба маркетинга: market@eos.ru
Служба поддержки: support@eos.ru
www.eos.ru