Реферат: Умови здійснення ефективного контролю у менеджменті

Тема: Умови здійснення ефективного контролю у менеджменті

Зміст

Вступ 3

1. Сутність і призначення функції ефективного контролю 5

2. Контроль як вид управлінської діяльності 12

3. Процес і принципи контролювання 18

4. Організація і здійснення процесу контролювання 26

Висновки 33

Список використаних джерел 36

Додатки 38



Вступ
Контроль як основна функція менеджменту поєднує види управлінської діяльності, пов'язані з формуванням інформації про стан і функціонування об'єкта керування (облік), вивченням інформації про процеси й результати діяльності (аналіз), роботою по діагностиці й оцінці процесів розвитку й досягнення цілей, ефективності стратегій, успіхів і прорахунків у використанні коштів і методів керування.

Остання стадія контролю пов'язана із з'ясуванням проблем і причин їхнього виникнення, що і є підставою для активних дій по коректуванню відхилень від мети й плану діяльності. Слід зазначити, що всі розглянуті стадії функції контролю здійснюються одночасно, тобто контроль може бути в процесі діяльності й після її завершення, а система організації контрольної діяльності залежить від конкретної ситуації.

У значній мірі ефективність функції контролю визначається методологією, тобто попередніми дослідженнями й розробкою принципів, правил, інструкцій, а також критеріїв оцінки й показників, що вимірюють окремі сторони діяльності й процеси. Крім того, необхідна розробка процедур проведення контрольних операцій, підбор і підготовка управлінського персоналу, здатного до такої роботи.

Виконання функції контролю вимагає високої професійної підготовки, досвіду роботи з людьми. Фахівець в області контролю повинен бути організованим і доброзичливим, що може дати більший ефект, чим твердий контроль і тверді санкції, хоча останнє багато в чому визначається видом робіт, самостійністю виконання й інших ситуаційних факторів. У всякому разі менеджери відповідають за ефективність своїх рішень матеріально, адміністративно, морально, тобто своїм престижем і кар'єрою.

Функцію контролю, виходячи з її ролі в процесі керування, називають функцією зворотного зв'язку менеджменту з об'єктом керування. Значення даної функції обумовлено природою економічної діяльності менеджерів, які здійснюють процес керування цією діяльністю й через діяльність людей відповідно до об'єктивного характеру відтворювальних процесів і з урахуванням суб'єктивних факторів зовнішнього й внутрішнього середовища, що впливають на цей розвиток.

^ Актуальність теми. Контроль потрібний для того, щоб бути упевненим в ефектності діяльності підприємства. Однак сама функція контролю — поняття неоднозначне. Види діяльності, що включаються за функціональною ознакою поділу управлінської праці в контроль, такі широкі, що для того, щоб побачити їх у процесі управління, ми повинні розглянути їх на широкому фоні певних понять і впливів, перш ніж обговорювати основні принципи і цілі.

^ Тема: Умови здійснення ефективного контролю у менеджменті.

Мета: розкрити сутність здійснення ефективного контролю в менеджменті та його роль в розвитку економіки України.

^ Основні завдання:

1. охарактеризувати та розкрити сутність концепцій здійснення контролю у менеджменті;

2. визначити чинники ефективного контролю.

Контролювання — це діяльність управлінських працівників (найчастіше керівників), з встановлення відповідності отриманого результату (факту його появи) плановим стандартам і критеріям або оцінка ступеня відхилення результату від стандарту (критерію).

Для ефективного контролю необхідно дотримуватися принципів результативності, адресності, сприйняття, своєчасності, гнучкості й економічності.


^ 1. Сутність і призначення функції ефективного контролю
Нагальною потребою для менеджерів, що займаються управлінням процесами, є вміння об'єктивно оцінювати факти.

Факти — це інформація, що відображає дійсний стан справ, результати діяльності, стан здійснення процесів (виробничих, підготовки і реалізації управлінських рішень).

Функція контролю служить для оцінки рівня результативності зафіксованих фактів. Адже без оцінки отриманого результату організація не може визначити, наскільки добре вона функціонує і чи забезпечує досягнення поставлених цілей. Час від часу система управління повинна порівнювати відомості про фактичний стан організації з тим станом, де вона має знаходитись відповідно до розроблених планів.

Із загального визначення поняття управління випливає, що управління існує як процес тільки тоді, коли є факт досягнення цілі. Отже, контролювання — це процес людської діяльності, спрямований на встановлення корисності факту, що здійснився, його направленості на досягнення цілі або визначення ступеню відхилення від плану досягнення цілі, допущеного окремою особою, групою осіб або організацією в цілому. У цьому сенсі функція контролю — це здатність організації вчасно сприймати факт досягнення результату (цілі) або встановлювати помилки, що шкодять досягненню цілей організації.

Отже, функція контролю спрямована на встановлення помилок і обмеження їхнього нагромадження в діяльності менеджменту організації.

Невизначеність є основною умовою, у якій менеджерам доводиться приймати рішення. Люди, що беруть участь у підготовці рішення (збір, аналіз, обробка інформації, вироблення варіантів рішення) і його реалізації (виконанні), є основним джерелом невизначеності. їхнє поводження важко спрогнозовувати і воно залежить від багатьох особистісних характеристик і умов роботи. Менеджеру важливо розуміти, що вони можуть досягти яких-небудь результатів, тільки працюючи разом з людьми і за посередництва людей. У цьому процесі функція контролю дозволяє менеджеру переконатися, що люди, які беруть участь у процесі прийняття і виконання рішень, діють так, як потрібно. Крім того, у процесі контролювання менеджер може вчасно виявити проблеми і не дозволити їм перерости в кризу.

Отже, функція контролю допомагає своєчасному подоланню проблем в організації спільної праці на виробництві і в управлінні.

Спілкування з людьми є основним методом у діяльності менеджерів. Комунікації в роботі менеджера будуються на вмінні "говорити мовою" тієї особи, з якою ведеться робота. В організації ефективних комунікаційних зв'язків функція контролю виконує роль зворотного зв'язку.

Отже, контроль, що використовується у процесах комунікацій у формі зворотного зв'язку, дозволяє керівнику переконуватися в тому, що підлеглий правильно зрозумів і сприйняв поставлену перед ним задачу.

Стандарти. Процес контролювання полягає у виявленні відхилень від планованих (заданих) параметрів. Процеси управління протікають в умовах певних норм -стандартів.

Стандарти встановлюють певні обмеження (рамки), у яких повинна виконуватися робота, і конкретні критерії, за якими можна оцінити ступінь виконання роботи. Стандарти відображають умови, що задаються чинниками зовнішнього середовища і можливостями (потенціалом) організації. Вони є результатом процесу планування. Усі стандарти, що використовуються для контролю, відображають системи цілей і стратегій організації. Оскільки цілі і стратегії постійно коригуються внаслідок дії на систему принципу динамічної рівноваги, то і стандарти підлягають зміні.

Отже, правильно організований контроль спрямований на відстеження появи ситуацій, що призводять до зміни стандартів.

Емоції. Оскільки організації змушені працювати в умовах стандартів, то в організаціях і в суспільстві в цілому слово "контроль" має негативне забарвлення і породжує насамперед негативні емоції. Контроль часто сприймається як примус, обмеження, підпорядкування чомусь. Зі словом "контроль" асоціюється почуття невизначеності і занепокоєння.

Звичайно виконавці опираються контролю над своєю діяльністю, особливо як що вони відчувають його невиправданість, надмірність або неправильну спрямованість.

Усе це так. Однак сутність і зміст контролю полягає не стільки в обмеженнях діяльності окремих осіб або організацій, скільки у своєчасному коригуванні діяльності організації до того, як проблеми, що виникли, не перетворяться в кризу. Контроль дозволяє зіставляти реальні результати із запланованими показниками, тобто відповісти на запитання: наскільки ми наблизилися до поставлених цілей? Керівництво організації може визначити, де організація домоглася успіхів, а де зазнала невдачі.

Найважливіше значення контролю полягає у виявленні саме тієї поведінки менеджерів і підлеглих, яка найбільш ефективно сприяла досягненню загальних цілей організації. Рівень участі в досягненні цілей організації повинен бути зрозумілим менеджерам і підлеглим, а не тільки керівникам. Таким чином вони розумітимуть зміст контролю над своєю діяльністю.

Отже, створення ефективної організації контролю забезпечує зниження опору контролю з боку підлеглих на підприємстві.

Мінімізація витрат. Контрольна функція - це діяльність не тільки із виявлення відхилень фактичного результату від планових показників, але в той же час і перевірка ефективності, правильності, обґрунтованості раніше прийнятих рішень. Контроль також виявляє фактичну базу, що дозволяє здійснити корекцію раніше прийнятих рішень або ж прийняти нове рішення, більш відповідне фактичному стану, властивому можливостям організації. Постійна перевірка прийнятих рішень і їхнє коригування веде до зниження витрат, запобігання неефективному використанню ресурсів організації.

Отже, функція контролю спрямована на мінімізацію витрат і стимулювання виробництва.

Пристосування до змін зовнішнього середовища. Виживання організації значною мірою залежить від оцінки змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі, і своєчасного пристосування своєї діяльності до цих змін. Правильно спроектована система контролю спрямована на забезпечення роботи менеджерів з моніторингу і вироблення реакції на зміну зовнішнього середовища. Контроль створює організаційно-економічну систему відкритого типу, яка взаємодіє із зовнішнім середовищем.

Контролювання як функція і вид діяльності

Існують різні тлумачення цього поняття. Наприклад, контроль — це функція "безпосереднього і постійного нагляду" (К. Маркс, тв. вид. 2-е т. 23, с 343). Контроль — це "знаряддя вдосконалення державного апарату, викорінювання бюрократизму, своєчасного втілення в життя пропозицій трудящих" (Смирнов Б. В. "Функції управління соціалістичним виробництвом"). Контроль — це "оцінка рішень (у тому числі і рішень про бездіяльність) після того, як вони уже втілені в життя" (Р. Акофф. "Планування у великих економічних системах"). Контроль — це "процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей" (Мескон М. X. та ін. "Основи менеджменту"). Тлумачні словники дають такі пояснення слова "контроль": регулювати, тримати в межах, виявляти владу.

Такі поняття виходять із того, що контроль як вид управлінської діяльності і як функція управління змінює своє значення в залежності від об'єкта контролю і навколишніх умов, а також від поверхневого дослідження даного явища. Це призводить до того, що контролювання дуже часто плутають з такими самостійними функціями як аналізування і регулювання.

Фахівці менеджменту, напевно, погодяться з тим, що поняття "контроль" має три різні значення: 1) контроль як одна із загальних функцій управління; 2) контроль як діяльність або процес виконання управлінської роботи; 3) контроль як спосіб дотримання людьми або організаціями встановлених стандартів (обмежень і критеріїв).

Виходячи з цих передумов, дамо наступне визначення поняттю "контроль".

Контроль — це процес у менеджменті, за допомогою якого особа або організація (колектив людей) встановлює відхилення фактичних результатів віл тих, що інша особа, група або організація в цілому повинна мати для досягнення поставлених цілей.

Тепер, коли в нас є загальне уявлення про те, що таке контроль, ми готові розглянути контролювання як функцію управління і як вид управлінської діяльності.

Контролювання як функція управління

Будучи сполучною і неоднозначною функцією в процесі виробництва і управління, контролювання має безліч цілей. Розглянемо основні цілі контролювання в організації.

1. Забезпечення планового протікання виробничого процесу. Досягнення даної цілі пов'язане в основному з двома видами контролю: експедиторським і диспетчерським.

Експедиторський контроль спрямований на:

а) своєчасність забезпечення виробництва матеріалами, деталями, вузлами;

б) підтримку достатнього, але не надмірного рівня запасів матеріальних ресурсів;

в) підтримку достатнього, але не надмірного рівня запасів готових виробів і такого руху незавершеного виробництва, який дозволяє своєчасно відвантажувати продукт споживачам;

г) виконання календарних програм і зобов'язань з відвантажень.

Диспетчерський контроль пов'язаний в основному із наданням інформації прохід процесу виробництва продукції. Він спрямований на:

а) контроль видачі виробничим підрозділам скоординованих календарних планів випуску продукції;

б) підтримку гнучкості у виробничому процесі;

в) контроль процесу виконання календарних планів, обґрунтування необхідних регулюючих впливів у процесі виробництва.

2. Відповідність стандартам якості продукції, що випускається.

Контроль якості продукції проводиться різними способами. Найбільш поширені його види спрямовані на наступні об'єкти:

а) контроль якості сировини, що надходить, матеріалів, деталей. Він називається вхідним контролем;

б) контроль за дотриманням стандартів (технологічних норм, нормативів) у процесі виконання технологічних операцій. Це — виробничий контроль;

в) контроль якості готової продукції наприкінці виробничого процесу. Він має назву фінішний (остаточний) контроль;

г) контроль техніко-хімічних і структурних якостей готової продукції — вибірковий контроль;

д) контроль якості конструкторської і технологічної документації — нормоконтроль.

Ці дві цілі контролю є в той же час елементами процесу виробництва і процесу управління.

3. Забезпечення ефективної діяльності організації. Ціль відповідає одному з найважливіших видів контролю — маркетинговому.

4. Забезпечення фінансової конкурентоспроможності організації. На досягнення даної мети спрямований фінансовий контроль, що включає:

контроль прибутковості (рентабельності);

контроль фінансової стійкості;

контроль кредитоспроможності;

контроль використання капіталу;

контроль рівня самофінансування;

контроль валютної самооплатності.

5. Надання гарантій належного виконання управлінського рішення. Ця ціль спрямована на підвищення ефективності здійснення рішення, прийнятого керівником. Відсутність цього контролю досить часто призводить до того, що рішення не досягають цілі або взагалі не виконуються. Управлінський контроль часто слугує для обмеження влади, що може бути використана менеджерами під час виконання рішення.

6. Установлення зворотного зв'язку в процесі комунікацій. Часто цю ціль поєднують із реалізацією управлінських рішень. Однак зворотний зв'язок існує не тільки для обслуговування процесу прийняття рішень. Зворотний зв'язок, створюваний за допомогою функції контролю, зумовлює взаєморозуміння людей.

Цим переліком, очевидно, не вичерпуються цілі функції контролю. Контроль поширюється і на інші об'єкти. Наприклад, захист активів організації від злочинства, браку, неправильного використання. Контрольна функція здійснюється через інвентаризацію, аудиторські перевірки, встановлення матеріальної відповідальності. Визначаючи цілі контролю в конкретних організаційних формах, керівництво створює правову базу для подальших організаційних рішень. Виконання контрольних функцій, при залученні усіх сфер діяльності, дозволяє визначити, наскільки добре підприємство працює в напряму досягнення своїх цілей.

^ 2. Контроль як вид управлінської діяльності
Контроль як управлінська діяльність зводиться до зіставлення менеджером двох результатів — результату, встановленого планами організації, і фактично отриманого результату. Контрольна діяльність завжди спрямована на ці об'єкти управління. Як нам відомо, діяльність це конкретне завдання управління. Кожна задача контролю має своє призначення й інтегрується з іншими задачами в системі управління. Якби цього не було, то серед працівників апарату управління неможливо було б провести ефективний розподіл праці. А це призводить до дублювання робіт і появи так званих "нічийних" задач.

Контроль над поведінкою об'єкта має як призначення, так і часовий інтервал його здійснення. Тому контроль як вид діяльності може бути класифікований за цими двома ознаками.

За призначенням виділяють такі види контролю:

лінійний;

функціональний;

операційний.

Різняться ці види контролю тільки відношенням до контрольованого об'єкта або процесу.

Лінійний контроль. Значна частка задач контролю виражена відношенням "підлеглий-начальник". Вони встановлюють зворотний зв'язок після того, як управлінське рішення прийняте і настав час для його виконання. Оцінка результатів прийнятого керівництвом рішення виконується, насамперед, за допомогою задач контролю. Контролю також підлягають дії виконавця, рішення не тільки з погляду ефективності, але і способу виконання цих дій. Виконавці дуже часто під впливом особистих мотивів можуть взагалі не виконувати прийняте рішення. Тому керівник повинен пам'ятати, що "реальна цінність рішення стає очевидною тільки після його здійснення". Кожне прийняте керівником рішення вимагає відповідного контролю над виконанням його підлеглими. А для цього керівник повинен налагодити лінійний контроль.

Функціональний контроль. Організації широко використовують різні види функціонального контролю: виробничий, фінансовий, маркетинговий, нормоконтроль, кадровий, експедиторський.

Функціональний контроль відстежує найважливіші економічні показники, виконання конкретних функцій. Наприклад, при фінансовому контролі враховуються такі показники, як рівень прибутку, витрати виробництва і їхнє співвідношення із чистими продажами, ефективністю капіталовкладень, забезпеченістю власними коштами, фінансовим станом (платоспроможністю і ліквідністю) та ін.

Процес функціонального контролювання полягає в порівнянні певних показників результативності зі стандартами (нормами). Результатом їхнього рішення є встановлення величини відхилення результуючого показника відносно планового стандарту. Більшість задач цього типу вирішується на основі облікової інформації, на відміну від задач лінійного контролю, які в основному використовують інформацію спостереження. Поширення результуючої інформації відбувається як по вертикалі (знизу нагору), так і по горизонталі (об'єкт-контролер).

Операційний контроль. Ціллю операційного контролю є нагляд за рухом продукту у виробничому циклі відповідно до календарної виробничої програми і доставкою продукту споживачеві в обумовлений термін.

Задачі операційного контролю в основному розподіляються на два головних напрями виробничого процесу:

а) контроль протікання процесу виготовлення продукції відповідно до календарних виробничих програм і технологічних параметрів (диспетчерський контроль);

б) контроль якості продукції, що випускається, на всіх стадіях виробничого процесу, починаючи з контролю якості сировини і матеріалів і закінчуючи визначенням відповідності виготовленого продукту технічним характеристикам і параметрам у ході іспитів, експлуатації і післяпродажного обслуговування.

Крім основних видів, операційний контроль використовується і в інших функціональних підсистемах. Наприклад, контроль оплати поточних рахунків, контроль надходження коштів на рахунки підприємства та ін.

Об'єктом контролю є окремі операції якого-небудь процесу, що здійснюється в межах організації.

Час здійснення контролю

За часом проведення контроль поділяється на три основних види:

а) попередній контроль, здійснюваний до початку робіт;

б) поточний контроль, здійснюваний в ході проведення робіт;

в) заключний контроль, здійснюваний або відразу по завершенні контрольованої роботи, або після закінчення періоду часу, визначеного заздалегідь.

Ці види контролю схожі, але різняться часом виконання.

Ця обставина стає більш зрозумілою після короткого ознайомлення з основними видами контролю.

Попередній контроль тісно переплітається з іншими функціями (плануванням, аналізуванням), і тому буває дуже важко визначити перелік задач, віднесених саме до цього виду контролю. Складність постановки задач пояснюється специфікою процесу попереднього контролю, яка виявляється в наступному:

контроль здійснюється не на стадії виконання планових завдань або розпоряджень керівництва, а на стадії планування, організації, розробки проектів та ін.;

контроль виражається не в зіставленні поточного стану зі стандартами, а в дотриманні певних правил, норм, обмежень, вимог, процедур виконання. Суворе їх дотримання при розробці програм діяльності, оргструктур управління тощо — це спосіб контролю за ефективним виконанням усієї роботи;

контроль здійснює не спеціальний контролер або вищий керівник, а безпосередньо виконавець проекту власне дотриманням правил.

На підприємствах попередній контроль використовується при розробці різних проектів (планів, оргструктури управління і т. п.), підборі людських ресурсів, пошуку фінансових і визначенні матеріальних ресурсів. Це, наприклад, проведення співбесід (контроль рівня кваліфікації) при прийманні працівників на підприємство, попередній контроль сировини, матеріалів, що надходять безпосередньо від постачальника, або визначення стандартів на матеріали, що постачаються. Розробка оргструктури управління вимагає дотримання певних правил і норм.

Попередній контроль виконує в основному задачі загального характеру, що виявляються в експедиторському, лінійному і функціональному контролі.

Поточний контроль спрямований на виявлення відхилень безпосередньо в ході процесу виконання робіт. Сферою його здійснення є процеси виконання управлінських рішень і нагляд за ходом виробничого процесу. Поточний контроль здебільшого охоплює індивідуальні завдання і є прерогативою начальників, що контролюють роботу своїх підлеглих. Він використовується в таких сферах управління:

контроль виконання рішень;

проведення поопераційного контролю в технологічному процесі виробництва продукції;

забезпечення зворотного зв'язку в комунікаціях;

спостереження за змінами у зовнішньому середовищі — конкуренцією, законодавством, культурним середовищем, економікою та ін.;

процес адаптації організації до змін, що відбуваються, й удосконалення діяльності.

Поточний контроль може проводитися як під час виконання роботи (поопераційний контроль), так і для виміру фактичних результатів, отриманих після проведення цільових робіт (лінійний контроль). Це найбільш поширена і найбільш видима частина контролю, здійснюваного в організаціях.

Заключний контроль містить у собі задачі, що вирішуються тільки після того, як робота виконана. Контроль може виконуватися відразу після завершення роботи в цілому (наприклад, приймання готової продукції технічним контролем) або після закінчення заздалегідь обумовленого часу після виконання роботи.

Виникає питання: для чого потрібний такий контроль, якщо робота вже зроблена і вплинути на неї неможливо. Як аргумент можна навести цитату з мудрої китайської книги "І Цзинь" ("Книги змін"): "Коли розумна людина бачить, чому вона досягла успіху, вона зробить так знову. Коли ж вона бачить свої помилки, вона не повторює їх".

Заключний контроль дозволяє провести глибокий аналіз виконаної роботи для того щоб виявити причини такого виконання роботи. Наприклад, фінішний контроль готової продукції проводиться не тільки для того, щоб бракована продукція не була відправлена споживачеві, але і для виявлення причин появи браку.

Другим важливим напрямом заключного контролю, на думку професора Вільяма Ньюмена, є точний і об'єктивний вимір отриманого результату виконаної роботи для наступної мотиваційної винагороди виконавця.

Розглянута класифікація видів контролю є не що інше, як погляд на ту саму контрольну діяльність з різних боків: призначення, часу здійснення, параметрів контролю, джерел інформації, місця проведення. Для кожної конкретної цілі може бути використана певна класифікаційна характеристика. Наприклад, для розподілу задач по вертикалі при проектуванні оргструктури управління їх потрібно розглядати за ознакою параметрів контролю (загальні і конкретні), а для розподілу по горизонталі — за призначенням контролю (лінійний, функціональний і операційний). Якщо потрібно розробляти схему технології здійснення контролю, то задачі потрібно розглядати з позицій часу контролю (попередній, поточний, заключний).
^ 3. Процес і принципи контролювання
Процес контролювання — це набір процедур вирішення задач контролю, що забезпечують пошук облікової інформації про поведінку об'єктів (осіб, зайнятих у виробничому й управлінському процесах та параметрів знарядь і засобів виробництва) і порівняння її зі стандартами або плановими показниками для визначення розбіжностей між поточним станом і встановленими параметрами. Контроль може здійснюватися щодо діяльності окремого працівника, групи працівників, відділу, служби або всієї організації. Розробка алгоритму (схеми) і вибір методів вирішення задач контролю залежить від цілі контролю. Досягнення цілей забезпечується складом і змістом задач контролю.

Задачі контролювання

Контролювання — це процес вирішення задач управління, спрямованих на одержання інформації про стан контрольованих параметрів об'єкта.

Як нам уже відомо, задачі управління є одним із елементів організаційної структури управління, отже, схема контролю залежить від обраного типу оргструктури управління і є її складовою частиною. Тому схема контролю проектується разом з розробкою оргструктури управління.

Задачі контролю є сполучною ланкою між задачами планування, що встановлюють стандарти, задачами обліку, що фіксують стан контрольованого об'єкта і задачами регулювання, що забезпечують коригування в тому випадку, якщо фактичні результати істотно відрізняються від установлених стандартів або планових показників. У практиці трапляється і так, що інформація, використана для контролю, не підлягає облікові (немає потреби). У такому разі контроль являє собою процес спостереження за поведінкою контрольованого об'єкта.

Зрозуміло, що не всі процеси й об'єкти в організації контролюються. Суцільний контроль стримує ініціативу працівників, перетворює організацію на суворо регульовану систему і знижує ефективність її функціонування. Як правило, така система контролю не відповідає співвідношенню — "витрати-прибуток". Необхідно пам'ятати, що кожен контрольований параметр робить систему контролю дорожчою. Щоб цього не сталося, при розробці схеми контролю необхідно чітко визначити перелік задач контролю. Кожна задача, що може або повинна бути включена до схеми контролю, ідентифікується:

з підсистемою (об'єктом або процесом), стан якої необхідно контролювати;

з параметрами об'єктів або процесів, що можливо вимірити;

із впливом варіантів параметрів, від яких залежить досягнення цілей;

зі співвідношенням витрат на збір інформації за кожним контрольованим параметром з очікуваним виграшем.

Для виконання поставлених вимог можна користуватися законом Паретто (20 : 80) або принципом вибірковості.

Суть задачі контролю (вихідна інформація, час, параметри, призначення) визначається ціллю контролю. Важливою характеристикою завдань контролю є їхня орієнтація на середовище (внутрішнє, зовнішнє). Ці характеристики дозволяють умовно класифікувати задачі контролю.

Організація має безліч цілей, параметрів процесу, досягнення яких підлягають вимірові. Ціль контролю — встановити припустимі відхилення планової діяльності від стандартів. У процесі контролю стандарти відрізняються двома дуже важливими особливостями:

часові межі, у яких має бути виконана робота;

критерії, стосовно яких можна оцінити ступінь виконання роботи. Наприклад, знизити витрати праці на 5% у 2007 році.

Бувають цілі, для яких важко встановити кількісні значення параметрів, але контролювати їх досягнення важливо для організації. У цьому випадку слід обрати непрямі показники, що мають відношення до даної цілі і піддаються вимірові. Однак важливо пам'ятати, що на досягнення даної конкретної цілі можуть впливати й інші чинники. Менеджеру потрібно вміти визначати ступінь впливу того або іншого чинника на процес досягнення цілі.

Вихідна інформація для контролю

Для здійснення ефективного контролю необхідно мати два види інформації:

а) стандарти (або планові показники) і критерії, що встановлюють, як повинен протікати процес;

б) результат (проміжний або кінцевий), що показує дійсний стан контрольованих параметрів об'єкта (процесу).

Стандарти і критерії визначаються у процесі вирішення задач планування і випливають з цілей і стратегій організації. їх називають показниками результативності. Контрольовані результати встановлюються функцією обліку і надходять від двох джерел: об'єктів (процесів) усередині організації і чинників зовнішнього середовища. Тому при формуванні переліку задач контролю необхідно детально проаналізувати чинники зовнішнього середовища і визначити внутрішні характеристики контрольованих об'єктів. Важливо усвідомити, що помилки і проблеми, що виникають усередині організації, переплітаються, якщо їх не контролювати і вчасно не виправити, із впливами умов зовнішнього середовища.

В організаціях контроль зовнішнього середовища використовується відносно людських, матеріальних і фінансових ресурсів, а також реалізації готової продукції (маркетинговий контроль).

Параметри контролю

Управління здійснюється щодо процесів, що протікають в об'єктах. Оцінити "правильність" їх здійснення можна тільки на основі обліку і виміру фактичного результату, отриманого на певний момент часу, або після завершення роботи.

Результат виражається значенням одного або декількох параметрів, що описують стан об'єкта або процесу. Наприклад, організація підвищила обсяг продажу на 10%.

Конкретним параметром (у цьому випадку) є кількість проданих одиниць товару. Або виключити порушення норми страхового запасу матеріалу. У цьому випадку контролюється не процес, а об'єкт (страховий запас, що знаходиться на складі). Параметром є кількість одиниць сировини.

Параметри контролю дозволяють особі, що здійснює контроль, зіставити зроблену роботу із запланованим завданням (стандартом).

Задачі контролю залежно від ступеня впливу контрольованого параметра на життєдіяльність організації можна розділити на дві категорії:

загальні задачі, що контролюють стратегічно важливі параметри (прибуток, конкурентоспроможність, бюджет і т. п.);

конкретні задачі, що контролюють конкретні показники (наприклад, кількість тих, хто спізнився на роботу).

Такий розподіл задач полегшує їх розміщення за рівнями ієрархії в оргструктурі управління, тобто обов'язками, відповідальністю і правами кожної посади у структурі апарату управління. Без виділення категорії задач контролю неможливо створити ефективну схему взаємозв'язку задач управління, а отже, забезпечити чітку взаємодію апарату управління. Щоб зробити вагомий внесок в успіх організації, контроль повинен відповідати ряду принципів.

Принципи визначають правила ефективного контролю в організаціях будь-якого типу. На їх основі будуються різні схеми виконання контрольних функцій. Схеми відображають специфічні особливості кожної організації, але в той же час повинні відповідати принципам контролю.

Нижченаведеними принципами слід керуватися при створенні схеми контролю в організації (підприємстві, банку, держустанові).


^ Принцип результативності

Результат — єдине, що має цінність у виробничо-господарській діяльності організації. Створення схеми контролю, яка б дозволяла керівникові одержувати інформацію про всі сфери діяльності підприємства, принесе мало користі. Така схема "засмічує" мозок керівника, оскільки він буде одержувати надлишкову інформацію, а це є серйозною перешкодою для прийняття рішень.

Отже, схема організації контролю повинна охоплювати лише основні сфери діяльності організації. Але необхідно уникати контролю заради контролю. Мати велику і повну інформацію про різні відхилення від стандартів не має сенсу, якщо вона не допомагає коригувати дії. Так само даремно намагатися контролювати результати, яких організація не може досягти або не в змозі вимірити. Результативність контролю забезпечується тільки тоді, коли організація досягає поставлених цілей з мінімальними коригуваннями.

^ Принцип адресності контролю

Інформація про результати контролю важлива тільки за умови потрапляння до тих осіб, які можуть впливати на об'єкт для потрібної, певної зміни параметрів. Схема контролю має забезпечувати одержання інформації, що відповідає контрольованому виду діяльності.

Інформація, отримана в результаті контролю, повинна об'єктивно відображати потрібний стан контрольованого об'єкта.

^ Принцип сприйняття контролю

Контроль не повинен викликати у працівників почуття невизначеності і занепокоєння. Люди повинні знати, що стандарти, за якими контролюється їх діяльність, уся система контролю їхньої праці, всебічно й об'єктивно відображає їх працю. Застосована схема контролю і система стандартів повинні бути зрозумілі особі, результати роботи якої контролюються. Крім того, люди повинні усвідомлювати дійсну ціль контролю. Інакше вони будуть свідомо порушувати або ігнорувати схему контролю. Так, наприклад, водії маршрутних автобусів свідомо ламали штамп-годинник, що фіксує час прибуття і вибуття автобуса з початкового або кінцевого пункту маршруту. Виправити таку ситуацію вдалося лише системою мотивації праці водіїв.

Сприйняття контролю також забезпечується точністю і ясністю стандартів. Стандарт повинен бути мотивуючим чинником. Нереальний або несправедливий стандарт, з погляду контрольованої особи, руйнує мотив до надання достовірної контрольної інформації. Люди мають сприймати стандарти як суворі (інакше вони будуть діяти демотивовано), але справедливі і досяжні.

Однією з важливих умов сприйняття контролю є його простота. Проста схема контролю зрозуміла працівникам і вони підтримують її, вона вимагає менших зусиль і економічніша.

^