Реферат: Основные возможности word

Основные возможности Word
ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ WORD
Текстовый редактор – это инструментальное программное средство, предназначенное для создания и редактирования текстов, не содержащих сложных структур (параграфов, глав и др.), и имеющее малое количество функций. Текстовый редактор работает с текстом как таковым: позволяет набирать текст, редактировать его, сохранять, распечатывать, осуществлять поиск и замену фрагментов текста – но это относится исключительно к тексту, т.е. последовательностям цифр и букв.


^ Текстовый процессор – это инструментальное программное средство, предназначенное для создания и редактирования текстов сложной структуры и имеющее широкое функциональное наполнение. В отличие от редактора, текстовый процессор занимается форматированием текста: распределением его по странице, использованием шрифтов различного размера и начертания, вставкой в документ изображений, таблиц и т.д.


MS Word – текстовый редактор, совмещенный с текстовым процессором.
^ ПРЕОДОЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ НЕСОВМЕСТИМОСТИ
При обмене документами с пользователями, которые используют другие версии Word или другие текстовые редакторы, первая проблема, которая возникает, — это файловая со­вместимость.
^ Использование разных форматов Word
Формат файлов, которые создаются в Word 2002. 2003, полностью совместим с Word 97, 2000, хотя и есть несколько незначительных отличий.

Например, если создать вложенную таблицу в Word 2002 или Word 2003, а потом открыть ее в Word 97, то таблица исчезнет. Данные остаются в отдель­ных ячейках с метками абзацев, которые находятся в этих ячейках, но, если внести какие-либо изменения в документ и сохранить его в Word 97, то вложенная таблица уже не появится в Word 2002, 2003.

Word 95 и Word 6.0 (версии Office 4.x) используют формат, который существенно от­личается от формата документов Word 97/2000/2002/2003.


Если вы используете Word 2003, 2002, 2000 или 97, возникают лишь незна­чительные проблемы несовместимости. А если вы обмениваетесь документами с пользователями Word 6.0/95, то проблемы совместимости немного серьезнее. Ниже приведены некоторые из них.

Некоторые проблемы совместимости:

– Перекрестные таблицы, диагональные линии в ячейках, обтекаемая текстом гра­фика (особенность нового Word 2002) не будут видны после их открытия в Word 97.

– Word 97 не поддерживает 24-битового формата цветов для рамок и заливки, содержи­мого WordArt.

– Word 95 и Word 6.0 недостаточно хорошо сжи­мают графику, так что документ, включающий графику в формате Word 6.0/95, может быть в два раза больше, чем в формате Word 97/2000/2002/2003.

– Документы Word 6.0/95 ограничены размером 32 Мбайт; у файлов Word 97/2000/2002/2003 нет подобных ограничений.

– Word 6.0/95 не поддерживает ни одну из следующих возможностей Word 97/2000/2002.2003: обрамление страниц, добавление тени к тексту, многоуровневые маркеры, внедренные шрифты, текст с анимацией, символы в кодировке Unicode. Им также не удается распознать некоторые типы объединенных ячеек таблицы, абзацы и границы текста, подчер­кивания, гиперссылки, сопровождаемые изменениями и поправками, рисунки и обте­каемые текстом картинки.

При переходе к формату Word 6.0/95 пароль безвозвратно теряется. Защищенные паролем документы более поздних версий Word после сохранения в формате Word 6.0/95 необходимо открыть в последней версии Word и заново защитить паролем (Файл→Сохранить как→Сервис→Параметры безопасности)
^ Стратегия для смешанных сред Word
Обычно в больших компаниях с несколькими десятками или даже сотнями работников используются разные версии Word. Это вызывает некоторые проблемы.

– Пользователи Word 6.0/95 не могут открыть файлы Word 97/2000/2002, если у них нет специального фильтра.

– Если пользователь Word 6.0/95 устанавливает необходимый фильтр, открывает доку­мент Word 97/2000/2002, изменяет и сохраняет его, то документ теряет особенности Word 97/2000/2002.

– Пользователи Word 97/2000/2002 могут открывать документы Word 6.0/95 и сохранят их в формате Word 97/2000/2002, что делает файл недоступным пользователям Word 6.0/95 (пока они не установят нужный фильтр, о котором рассказывается дальше).

Если необходимо использовать Word 6.0 или Word 95, то существует два способа устранения проблем несовместимости.

– Пользователи Word 97, 2000, 2002 могут сохранять документы в формате Word 95 или Word 6.O. Это означает, что каждый в рабочей группе сможет открывать и работать файлами, но при этом теряются все особенности Word 97/2000/2002. Можно, так же, сохранять файл в формате .rtf.

– Пользователи Word 6.0 и Word 95 могут установить фильтр импортирования, что позволит им открывать и работать с файлами Word 97/2000/2002. Но как только пользо ватель Word 6.0/95 отредактирует и сохранит файл, все особенности Word 97/2000/2002 исчезают.
^ Изменение формата документа по умолчанию
Чтобы преобразовать файл Word 2003 в другой формат, выберите ^ Файл → Сохранить как → и в поле Тип файла окна сохранение документа выберете нужный формат

Каждый раз при сохранении документа в ином формате в Word 2000/2002 сканируется документ, чтобы определить, какая его особенность будет утеряна. Щелкните на кнопке Продолжить, чтобы сохранить текст в нужном формате.


Можно заставить Word 2002, 2003 изме­нять вид документа в соответствии с текстовым ре­дактором, в котором он в дальнейшем будет откры­ваться. Чтобы сделать это, выберите в меню команду Сервис→ Параметры → вкладка Совместимость→ и в поле Рекомендуемые параметры для выберите другой текстовый редактор -

.
Установка фильтра импортирования документов Word 97/2000/2002 в Word 6.0/95
Чтобы установить фильтр импортирования Word 97/2000/2002, позволяющий пользователям Word 6.0/95 открывать и редактировать файлы, созданные в Word 97/2000/2002 нужно скопировать файл Wrd97cnv.exe (для пользователей Windows3.x) или Wdcnv97 .exe (для пользователей других версий Windows) с Web-узла обновления Office Update компании Microsoft (officeupdate.microsoft.com) во временную папку компьютера, использующего Word 6.0 или Word 95. После запуска фильтра автоматически определяется версия используемого редактора Word, устанавливается соответствующий фильтр и вносятся нужные изменения в реестр Windows. Используя этот фильтр пользователи Word 6.0 и Word 95 могут открывать документы Word 97, 2000 или 2002 (но и не могут сохранять их в формате Word 97/2000/2002).

^ ИСКУССТВО РЕДАКТИРОВАНИЯ ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ДОКУМЕНТУ WORD
Word предоставляет для перемещения по документу массу способов.

Далеко не все возможности перемещения общеизвестны. Более того, некоторые из них не описаны даже в справочной системе Word. Приведем только наиболее важные из них.
^ Использование клавиатуры для перемещения по документу
Кроме обычных клавиш со стрелками, для перемещения по документу можно воспользоваться горячими клавишами, которые позволяют мгновенно поместить курсор в нужное место.

Самые полезные комбинации клавиш

/ перемещает курсор в начало/конец документа (вместо перемещения в начало/конец строки).

/ перемещает курсор на одно слово (вместо перемещения нам символ).

/ перемещает курсор по абзацам (вместо перемещения по строкам


Возможно, наиболее полезной, хотя и довольно странной комбинацией клавиш в Word является комбинация .

При редактировании Word запоминает мес­та проведения трех последних изменений документа. Нажатие последо­вательно помещает курсор в каждое из них. При открытии документа нажатие возвращает курсор в то место документа, которое было текущим при по­следнем закрытии документа.
^ Перемещение по документу с помощью мыши
При работе с мышью в Word используются те же приемы, что и во всех стандартных про­граммах Windows. Кроме того, существуют и специфические возможности перемещения по документу, описанные в табл. 15.2.


Таблица 15.2. Перемещение по документу Word с помощью мыши


Для перехода Щелкните


На один экран назад На полосе прокрутки над бегунком

На один экран вперед На полосе прокрутки под бегунком

К определенной странице Передвигайте бегунок до появления номера

нужной страницы

Если у вас есть мышь с колесиком прокрутки (Microsoft IntelliMouse), то вам доступны не­которые дополнительные возможности перемещения по документу.
^ Перемещение по документу с помощью схемы документа
Для быстрого перемещения по большим документам можно воспользоваться схемой до­кумента, которая после нескольких неудачных преобразований и улучшений наконец-то об­рела надлежащую форму. Думаем, это особенно обрадует опытных пользователей Word, ко­торым приходится работать с документами большого размера (скажем, свыше пяти страниц).

^ Схема документа — это отдельная область, которая располагается в подокне вдоль левого края документа и отображает его текущую структуру. Для этого документ должен быть отформатирован с использованием стилей. Тогда, щелкнув на каком-нибудь заголовке, курсор ввода мгновенно переместится к началу указанного заголовка.

Структура схемы документа основана на использовании различных уровней заголов­ков. Если вы придерживаетесь стандартных стилей заголовков— Заголовок 1, Заголовок 2 и т.п., — Word автоматически установит для заголовков соответствующие уровни (уровень 1, уровень 2 и т.п.). Если же при форматировании текста вы используете свои собственные стили, то уровни заголовков определяются по вашему желанию.
^ Использование клавиатуры и мыши для выделения текста
В основном способы выделения текста в Word не отличаются от таковых в остальных приложениях Microsoft Office.


^ Выделение с помощью мыши.

–Выделения одного слова – двойной щелчек на нем.

В Word, PowerPoint, Publisher и текстовом редакторе Outlook после двойного щелчка на слове выделяется также и следующий после слова пробел; в Excel, Access и FrontPage этого не происходит

– Выделения целого абзаца – тройной щелчок внутри абзаца (используется для в Word, PowerPoint, Publisher и Outlook).

–Переместите указатель мыши в левую часть экрана пока вы не выйдете за пределы абзаца. Если при этом:

один раз щелкнуть левой кнопкой мыши, выделится целая строка;

два раза – будет выделен текущий абзац,

три раза – будет выделен весь документа. (В FrontPage тройной щелчок приводит к выделению всего одной строки)


^ Выделение с помощью клавиатуры

Большинство пользователей, особенно профессиональные наборщики текста, предпочитают использовать для выделения текста клавиатуру. Запомнив всего несколько базовых комбинаций клавиш, вы успешно замените мышь клавиатурой и не будете жалеть об этом, поскольку производительность работы с клавиатурой значительно выше. Методы выделения текста с помощью клавиатуры одинаковы во всех приложениях Office (табл. 4.2).


Таблица 4.2. Горячие клавиши, используемые для выделения текста в документах Office

Выделение Комбинация клавиш


Следующий символ

Предыдущий символ

Все символы от текущего до конца слова

Все символы от текущего до начала слова

Все символы от текущего до конца строки

Все символы от текущего до начала строки

Весь документ


Кроме приведенных выше, в Word используются еще две дополнительные комбинации клавиш, о которых нельзя не вспомнить (табл. 4.3). Эти комбинации клавиш нужны для выделени блоков текста в больших документах. В меню и на панелях инструментов нет команд и кнопок позволяющих проводить с текстом аналогичные операции


Таблица 4.3. Горячие клавиши выделения текста, используемые только в Word и Outlook

^ Выделение Комбинация клавиш


От текущего символа до конца документа

От текущего символа до начала документа >


Word позволяет выделять несколько отдельно отстоящих текстовых элементов в виде единого фрагмента, управляемого одновременно. Нажмите клавишу и выделите несколько несмежных текстовых блоков —

вы можете пользоваться как двойным, так и тройным щелчком. Вы можете изменить один выделенный текстовый фрагмент без снятия выделения с остальных. Нажмите и щелкните один раз в предварительно выделенном фрагменте. В этом случае выделение снимается только с этого выделения и никакого другого.


^ Для выделения большого текстового фрагмента выполните следующее.

1. Щелкните в начале фрагмента текста, который вы хотите выделить.

2. Если индикатор ВДЛ, находящийся в правой части строки состояния, окрашен в бледно-серый цвет, дважды щелкните на нем для перехода в режим выделения. (Для этой цели можно использовать и клавишу , о чем мы поговорим чуть позже.)

3. Щелкните в конце фрагмента текста, который вы хотите выделить. Если вы по ошибке щелкнули не в том месте, то отметьте конец блока еще раз.

4. Дважды щелкните на индикаторе ВДЛ для выхода из режима выделения.

Такой способ выделения особенно удобен для выбора больших блоков текста. Для этого, разумеется, можно использовать и обычное выделение с помощью мыши, однако при попытке выделить блок большого размера Word прокручивает документ так быстро, что остановиться в нужном месте очень трудно. Работа в режиме выделения с помощью клавиатуры позволяет передвигаться по документу с любой желаемой скоростью.


Работая в режиме выделения, можно использовать даже такое средство Word, как Найти. Для того чтобы, например,

выделить блок текста от текущего положения курсора до первого появления какого-то слова, дважды щелкните на индикаторе ВДЛ, затем выберите команду Правка → Найти, в появившемся окне набери искомое слово и щелкните на кнопке Найти далее. Необходимый блок текста тут же будет выделен.


Кроме всего прочего, в Word существует еще один интересный способ выделения текста помощью клавиатуры, который не имеет аналогов в других приложениях Microsoft клавиша .

Нажмите один раз, и Word перейдет в режим выделения. Нажмите эту клавишу еще раз для выделения текущего слова. Нажатие в третий раз приведет к выбору текущего предложения, а в четвертый раз— к выбору абзаца. Наконец, нажмите в пятый раз и Word выделит весь документ. При работе с клавишей для возврата на шаг назад используется комбинация . Например, если после выделения абзаца вы нажмете , выделенный фрагмент опять сократится до текущего предложения.
Закладки
В повседневной жизни закладкой обычно называют клочок бумаги, которым мы помечаем страницу в книге для того, чтобы позже к ней вернуться.

В терминах Word закладка обознача­ет какой-нибудь элемент документа (фрагмент текста, рисунок или просто позицию курсора), которому присвоено имя.

Давайте рассмотрим два основных способа применения закладок.

1. Закладки можно использовать для быстрого перехода в определенное место докумен­та. Предположим, вы создали закладку под названием Начало_главы_17. Затем вы можете с помощью команды Правка→Перейти выбрать закладку Начало_главы_17, и Word мгновенно переместит вас в соответствующее место докумен­та. Точно так же закладку можно использовать и при создании гиперссылок, устанав­ливая, например, связь с закладкой Сроки_и_условия, находящейся в документе С:\Мои документы\Договор.doc.

2. Word предоставляет несколько возможностей для вставки фрагментов текста с помо­щью закладок. Например, если имени заказчика в договоре назначить закладку Имя_заказчика, то далее можно вставлять соответствующие поля вида {REF Имязаказчика} по всему тексту договора. Везде, где будет вставлено подобное по­ле, появится имя заказчика.


Для того чтобы добавить закладку, выполните следующее.

1. Выделите элемент, которому необходимо назначить за­кладку, или щелкните в том месте документа, куда следует вставить закладку.

2. Выберите команду Вставка→Закладка. На экране появит­ся диалоговое окно Закладка

3. Введите нужное имя закладки. Имя должно начинаться с бу­квы; в нем также могут использоваться цифры и символы подчеркивания, но не должно быть пробелов.

4. Щелкните на кнопке Добавить. Word назначит закладку выделенному элементу.

В ряде случаев возникает необходимость отобразить закладки (которые обычно не видны). Для того чтобы увидеть закладки, вы­берите команду Сервис→Параметры, а затем установите флажок Закладки на вкладке Вид. При этом, на экране текст, обозначенный закладкой, заключается в

[квадратные скобки].

При перемещении фрагмента текста, которому была назначена закладка, она автоматиче­ски перемещается вместе с ним. При удалении фрагмента соответствующая закладка также удаляется. Обратите внимание, что при копировании блока текста, обозначенного закладкой, она остается в старом месте и не копируется.

Возможность непосредственного переименования закладок в Word не предусмотрена. Для того чтобы переименовать закладку, необходимо с помощью диалогового окна Закладка снача­ла удалить ее, а затем добавить новую закладку с необходимым именем.

Будьте внимательны при добавлении или удалении текста возле границ закладки. Текст, который вставляется в начале закладки, добавляется к закладке. Текст, который вставляется в конце закладки, к ней не добавляется.
^ Перемещение по документу путем выбора объектов перехода
В правом нижнем углу окна Word — как раз под нижней стрелкой вертикальной полосы прокрутки — находятся три кнопки, известные под общим названием Средство перехода к объектам.

Вот как можно использовать кнопки перехода.

1. Щелкните на кнопке ^ Выбор объекта перехода (это кнопка с кружочком по-середине) и выберите тип элемента, по которому будет совершаться переход. Например, выбрав тип объекта Рисунки, вы сможете быстро перемещаться от рисунка к рисунку.

2. Щелкните на кнопке Следующий (двойная стрелка вниз) для перехода к следующему объекту указанного типа (например, к следующему рисунку). Для перехода к преды­дущему объекту указанного типа щелкните на кнопке Предыдущий (двойная стрелка вверх). Если же работать с мышью вам уже наскучило и вы предпочитаете старую доб­рую клавиатуру, используйте для перехода быстрые клавиши и .

В качестве объектов перехода можно определять следующие элементы.

– Поля. Word перемещается от поля к полю, пропуская при этом скрытые поля (такие, например, как {ХЕ} — поле, которое определяет элементы предметного указателя).

– ^ Концевые сноски. Для перехода по концевым сноскам возможны два варианта. Если кур­сор находится в основном тексте документа, то Word последовательно переходит от одного знака концевой сноски к другому. Если же курсор находится в области концевых сносок, то перемещение проводится между самими сносками.

– ^ Сноски. Перемещение от сноски к сноске выполняется точно так же, как и для кон­цевых сносок.

– Примечания. Как ни странно, перемещение по примечаниям выполняется по-другому. Если поместить курсор в текст примечания, а затем щелкнуть на кнопке Следующее примечание, то Word действительно перейдет к следующему примечанию. Однако, щелкнув на кнопке Предыдущее примечание, вы перейдете не к предыдущему примечанию, а к его знаку в основном тексте документа.

– ^ Разделы. Word перемещается от начала одного раздела к началу другого.


– Страницы. Word перемещается от начала одной страницы к началу другой.

–

Рис. 15.2. Команда Перейти позволяет быстро по­местить курсор в определенное место документа, например, на странииу 137, совершить относитель­ное перемещение типа "на 120 строк вперед", перей­ти к необходимой закладке и т.п. Для выполнения этой команды используется кнопка Перейти или команда Правка →Перейти.


– Перейти (или, что то же самое, команда Правка→Перейти). В списке Объектов перехода выберите необходимый объект. Щелкни­те на кнопке Далее.

– ^ Найти. То же самое, что и команда меню Правка→Найти. Подробнее о действии этой команды будет рассказано в следующем разделе. После первого выполнения команды Найти диалоговое окно Найти и заменить можно закрыть, а для продолжения поиска использовать быстрые клавиши и .

– Исправления. Word автоматически запоминает места проведения трех последних из­менений в документе. Эта опция, как и комбинация клавиш , позволяет последовательно перемещаться между ними.

– Заголовки. Word последовательно помещает курсор в начало каждого абзаца, отфор­матированного с помощью одного из стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и так далее до Заголовок 9.

– Рисунки. Переходит к следующему рисунку (связанному или внедренному), пропуская при этом графические объекты, созданные с помощью панели инструментов Рисование.

– Таблицы. Переходит от таблицы к таблице. (Имеются в виду таблицы, созданные с помощью меню Таблица или панели инструментов Таблицы и границы.)
^ ПОИСК И ЗАМЕНА ТЕКСТА И ДРУГИХ ЭЛЕМЕНТОВ ДОКУМЕНТА
Поиск и замена текста в документах проводится одинаково во всех приложениях Office, за редким исключением программы Outlook. Чтобы найти определенный текстовый фрагмент в документе, выполните следующие действия.

1. Выберите Правка→Найти. В появившемся на экране диалоговом окне (рис. 4.5) в поле Найти введите искомый текст.

2. Введите все критерии поиска, называемые еще и условиями.

– Направле­ние поиска (вверх или вниз по документу).

– Учитывать регистр. Если установить флажок этой опции, то при проведении поиска фрагмента текста будет учтен регистр его сим­волов. Все слова, состоящие из тех же символов, но набранных в другом регистре в результате поиска не отображаются.

– ^ Только слово целиком. При установке ее флажка текст, введенный в поле Найти, в документе должен отображаться в виде отдельного слова. Если же этот текст в документе встречается как часть слова, то подобные текстовые фрагменты в результате отображаться не будут.

Есть и другие дополнительные критерии.

3. Указав все условия поиска, щелкните на кнопке Найти далее. При этом будет найден следующий фрагмент текста, удовлетворяющий всем введен­ным выше параметрам.




^ Рис. 4.6. В Access, чтобы указать направление поиска, необходимо в диалоговом окне Найти щелкнуть на кнопке Больше


В Word, Excel и Access в поле Найти допустимо использовать следующие групповые символы (должна быть включена опция ^ Постановочные знаки.):

* заменяет один или несколько символов. Например, м*ка может означать как мука, так и мушка.

? заменяет только один символ. Например, б?т означает бит или бот, но никак не болт.


С помощью обычной команды Найти можно, например, просматривать документ в поисках слова кр?н (Word находит такие слова, как кран, экран, крона, но никак не красный) или слова ми* я (находит миля и имитация, но не магия).


Кроме всего прочего, Word позволяет проводить и поиск специальных символов (знаки табуляции, длинные и короткие тире, разрыв страницы и т.п.) — для этого достаточно щелк­нуть на кнопке Специальный и выбрать в меню подходящий символ. При этом флажок Подстановочные знаки должен быть снят.

В справке Word говорится, что в поле Найти можно вставлять из документа любой выде­ленный текст. На самом деле некоторые символы (например, знаки конца абзаца) вставить нельзя, как бы вы ни старались.


Приведем еще две возможности проведения поиска, к использованию которых нужно подходить с большой осторожностью.

– Опция ^ Произносится как (доступна только для работы с текстом на английском язы­ке). Этот режим позволяет находить некоторые простые омонимы (слова, которые произносятся одинаково, но пишутся по-разному), например new, gnu, knew или fish и f iche. К сожалению, эта опция далека от совершенства. Например, согласно Word, слово rest произносится почему-то как reside. Иногда случаются и более глупые ошибки: согласно Word, oh должно произноситься как а, а вовсе не как owe Более того, согласно Word, Leonard и Leonhard звучат по-разному. Вот бы удиви­лись родители одного из авторов книги.

– Опция ^ Все словоформы (как и предыдущая, доступна только для работы с текстами на английском языке). Предполагается, что этот режим позволяет находить в документе фор­мы множественного числа для существительных, степени сравнения для прилагательных, формы глаголов и т.п. Установив флажок Все словоформы, можно, например, дать ко­манду заменить слово heavy (тяжелый) на light (легкий). При этом слово heavier (тяжелее) Word заменит на lighter (легче), heaviest (самый тяжелый) — на lightest (самый легкий). Однако и здесь не обходится без недоразумений. Например, если устано­вить флажок Все словоформы и дать команду заменить слово bring (принести) на take (взять), фраза I have brought it (я принес это) превратится в I have took it, что не соответствует нормам английского языка (правильно — I have taken it).
^ Замена текста
Правка→Заменить.

Команда Заменить во многом похожа на команду Найти. Отличие состоит только в том, что текст, указанный в поле Найти, удаляется и заменяется текстом, указанным в поле Заменить на (рис. 15.4).

В поле Найти при указании текста часто используются круглые скобки для выделения групп символов, на которые затем можно будет ссылаться в поле Заменить на. Содержимое первой пары скобок в поле Найти обозначается как \ 1 в поле Заменить на, содержимое второй пары скобок обозначается как \2 и т.д. Это пригодится, скажем, если вам необходимо изменить аме­риканский вариант написания даты (месяц-число-год) на европейский (число-месяц-год) по всему тексту документа. Для этого установите флажок Подстановочные знаки, а затем в поле Найти введите следующее выражение:

<([0-9]*)-([0-9]*)-([0-9]*)>

С помощью данного выражения Word сможет найти все введенные даты в документе. При этом месяц (внутри первой пары скобок) будет обозначен как \1, число (вторая пара скобок) -как \ 2 и год соответственно будет обозначен как \ 3. В поле Заменить на введите следующее:

\2-\l-\3

и Word для каждой найденной даты автоматически поменяет местами число и месяц.



Рис. 15.4. Вкладка Заменить диалогового окна Найти и заменить позволяет в полной мере воспользоваться возможностями мини-языка подстановочных знаков
^ Поиск и замена форматирования
Возможности для проведения поиска и замены в Word практически неограниченны. В ка­честве параметра поиска можно указать и форматирование — попробуйте, скажем, заменить слова объем продаж за текущий месяц, набранные курсивом, на число $12,345,678, введенное полужирным шрифтом. Вот как это сделать.

1. Выберите команду Правка→Заменить (или, что то же самое, щелкните на кнопке Выбор объекта перехода, затем на опции ^ Найти и выберите вкладку Заменить). Если в диалого­вом окне не видна кнопка Формат, щелкните на кнопке Больше.

2. В поле Найти введите фразу “объем продаж за текущий месяц”. Затем щелкните на кнопке Формат (курсор при этом должен оставаться в поле Найти) и выберите Шрифт. В поле со списком Начертание выберите курсив и щелкните на кнопке ОК (рис. 15.5).

3. В поле Заменить на введите $12,345,678. Снова щелкните на кнопке Формат (курсор при этом должен находиться в поле Заменить на) и выберите Шрифт. В поле со спи­ском Начертание выберите полужирный и щелкните на кнопке ОК.

4. Теперь вы можете провести замену. Щелкните на кнопке Заменить для выполне­ния каждой замены по отдельности или на кнопке Заменить все для обновления всего документа.

Часто удобнее выполнить операцию поиска-замены необходимого фрагмента текста только один раз, а затем закрыть соответствующее диалоговое окно. После этого продолжать поиск или замену можно с помощью кнопки перехода Следующий (двойная стрелка вниз) или комбинации клавиш < Ctrl+Page Down >.

Закрытие диалогового окна избавит вас от загромождения экрана, что позволит вам лучше видеть то, что вы делаете. Теперь вы сможете быстро отредактировать найденный текст прямо в процессе поиска без обращения к диалоговому окну.



Рис. 15.5. О том, что вы проводите поиск или заме­ну отформатированного текста, свидетельствует строка Формат, которая появляется под полями Найти или Заменить на


Кроме того, для поиска или замены форматирования можно также использовать такие опции, как Абзац (поиск абзаца, отформатированного определенным образом), Стиль (знака или абзаца), Табуляция, Язык, Рамка или Выделение цветом.

Для того чтобы снять форматирование поля ^ Найти или Заменить на, достаточно щелк­нуть сначала в данном поле, а затем на кнопке Снять форматирование, расположенной в нижнем углу диалогового окна.

Форматирование, установленное для полей ^ Найти или Заменить на, сохраняется и после окончания поиска. Например, если с помощью команды Найти вы проводили поиск абзаца, отформатированного стилем Заголовок 1, то в следующий раз при выборе команды Найти или Заменить Word снова будет просматривать документ в поисках абзаца, отформатирован­ного данным стилем.

Во избежание подобных ситуаций после того, как вы закончили поиск или замену опреде­ленного вида форматирования, необходимо вручную снять установленные параметры с помощью кнопки Снять форматирование.
^ Вставка сносок
Несмотря на несколько сложную терминологию, работа со сносками в Word не представляет особых трудностей.

Для того, чтобы в документ вставить сноску, выберите команду ^ Вставка→ Ссылка→ Сноска.

При этом на экране появляется диалоговое окно Сноски, которое позво­ляет вам вставить сноску (внизу страницы) или концевую сноску (в конце данного раздела). Для нумерации сносок также предлагаются две возможности: вы можете выбрать автоматиче­скую нумерацию или задать свою собственную.

Текст документа отделяется от текста сносок с помощью короткой горизонтальной линии, которая называется разделителем сноски. Если текст сноски не помещается на странице. Word использует более длинную линию, называемую разделителем продолжения сноски, которая по­зволяет переносить текст сноски на следующую страницу. Внешний вид разделителей сносок допустимо изменять. Для работы с разделителями перейдите в обычный режим и выберите ко­манду Вид→Сноски. В появившемся подокне сносок выберите Разделитель сноски или Разделитель продолжения сноски.
^ ВСТАВКА ТЕКСТА И РИСУНКОВ С ПОМОЩЬЮ СРЕДСТВ АВТОТЕКСТ И АВТОЗАМЕНА
Для автоматической вставки текста и рисунков Word предлагает воспользоваться одним из следующих средств: Автотекст (более старое средство, доступное только в Word) или Автозамена (более новое, доступное и в остальных приложениях Office). Доступ к диалоговому окну Автозамена: Сервис→Параметры автозамены→закладка Автозамена; к диалоговому окну Автотекст: Сервис→Параметры автозамены→закладка Автотекст;


Стоит вам только набрать комбинацию символов — название элемента списка автозаме­ны, а затем ввести пробел, знак препинания или просто нажать клавишу , Word тут же заменит введенный текст на соответствующий элемент автозамены. Например, с помощью средства Автозамена можно сделать так, чтобы слово нпг автоматически превращалось во фразу начало первой главы. При этом никаких предупреждений о замене текста не будет; она просто произойдет, и все.

В отличие от этого, после набора первых четырех букв элемента списка автотекста на эк­ране появляется всплывающая подсказка, которая напоминает вам о существовании данного элемента. Введите, например, октя, и на экране появится всплывающая подсказка со словом Октябрь. Чтобы принять предлагаемый вариант, просто нажмите одну из клавиш , или (какую именно, не имеет значения), и Word введет необходимое слово или фразу целиком.

Кроме того, вставить элемент списка автотекста в документ можно и с помощью команды Вставка→Автотекст, выбрав необходимый элемент непосредственно в подменю (где эле­менты распределены по категориям) или с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена (рис. 15.6). Те же самые операции можно проделать и с помощью панели инст­рументов Автотекст.

Такие сведения, как текущая дата, дни недели, месяцы года, названия вашего предприятия, инициалы и имя пользователя к списку элементов автотекста добавляются автоматически.



Рис. 15.6. Кнопка Добавить создает новый элемент списка автотекста. Кнопка Вставить вставляет выбранный элемент списка автотекста в документ

Элементы списка автотекста привязаны к шаблонам. Это означает, что наряду с "глобальными" элементами автотекста, сохраненными в шаблоне Normal .dot, можно ис­пользовать и "локальные" элементы, доступные только для документов, созданных на основе определенного шаблона.


В большинстве случаев функция Автозамена более удобна в использовании, чем Автотекст.

Преимущества Автозамены:

– Элементы списка автозамены (по крайней мере, неотформатированные) доступны и в других приложениях Office.

– При вставке элемента автотекста не обойтись без нажатия клавиши — , или .

Для людей, которым постоянно приходится иметь дело с большими объема­ми текста (например, для машинисток), это дополнительная трата времени.


Тем не менее, функция Автотекст имеет целый ряд преимуществ.

– Использование элементов автотекста предотвращает нежелательную замену. Предполо­жим, вы создали элемент автотекста под названием pater, который соответствует фразе The Paternal Order of Ornery Fellows. Использование функции Автозамена вместо функции Автотекст привело бы к тому, что, например, такая латинская фраза, как pater familias, безо всякого на то согласия с вашей стороны превратится в нечто бес­смысленное The Paternal Order of Ornery Fellows familias.

– Всплывающие подсказки для элементов автотекста информируют вас о характере предстоящей замены.

Для функции Автозамена никаких предупреждений не предусмотрено.

– Элементы списка автозамены носят глобальный характер.

Настолько глобальный, что они действительны для всех приложений Office. В отличие от этого, элементы списка автотекста могут быть локализованы для использования только в документах, откры­тых на основе отдельных шаблонов.


Для создания нового элемента автотекста выполните следующее.

1. Введите и, если сочтете нужным, отформатируйте текст (или рисунок), который будет использоваться в качестве замены.

2. Выделите данный текст. При необходимости в элемент автотекста можно включить знак конца абзаца и соответствующее форматирование абзаца.

3. Выберите команду Вставка→Автотекст→Создать. или Сервис→Параметры Автозамены→вкладка Автотекст. Присвойте новому элементу имя и щелкните на кнопке ОК.

Для того чтобы в документ вставить элемент списка автотекста, просто введите его имя и нажмите <ВВОД>.

Для копирования или перемещения элементов автотекста из одного шаблона в другой исполь­зуйте организатор шаблонов (для этого выберите команду Сервис→Шаблоны и надстройки, щелкните на кнопке Организатор и выберите вкладку Автотекст).


Чтобы добавить новый форматированный элемент в список средства Автозамена, вы­полните следующие действия.

1. Выделите текст, который будет добавлен в список Автозамена. Предварительно при­мените к нему необходимое форматирование.

2. Выберите Сервис→Параметры Автозамены→закладка Автозамена. Выделенный вами текст отобразится в поле На. Ус­тановите переключатель Форматированный текст.

3. В поле Заменить введите текст, который будет заменяться на указанный вами в поле На.

4. Щелкните на кнопке Добавить

Можно просто ввести необходимые слова в поля на и заменить и нажать кнопку добавить.
^ Настройка других параметров средства Автозамена
В диалоговом окне Автозамена выставлен ряд опций.

– Исправлять Две Прописные буквы в начале слова.

Если две первые буквы вве­денного вами слова прописные, то вторая заменяется на строчную. В некоторыхслучаях, например в словах JScript или CDnow, подобную замену проводить не следует. Чтобы указать исключение из правила, щелкните на кнопке Исключения. Для добавления слов в список исключений используется также команда Отменить. Например, если вы ввели слово CDnow и оно автоматически было заменено на Cdnow, щелкните на кнопке Отменить или нажмите . При этом Cdnow не только будет заменено на CDnow, но и добавлено в список исключений. При последующем его введении слово CDnow изменяться не будет.

– Делать первые буквы предложения прописными.

Если вы начнете предложение со строчной буквы, то она автоматически будет заменена на прописную. В качестве признака конца предложения в Office выступает точка в конце предыдущего предложения. Поэтому, если вы часто используете в тексте сокращения, то флажок этой опции лучше снять или создать д