Реферат: Комплекс лабораторных работ в среде access microsoft Access является настольной субд реляционного типа, которая позволяет выполнять

Комплекс лабораторных работ в среде ACCESS

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа, которая позволяет выполнять

определение данных (создание таблиц, индексов, связей между таблицами и т.п.),

обработку данных (добавление записей в таблицу, удаление записей, обновления значений полей записей, поиск записей, удовлетворяющих условию и т.п.),

управление данными (поддержка многопользовательского режима, обеспечение целостности данных, защита от несанкционированного доступа и т.п.).

Access имеет простой графический интерфейс и позволяет не только создавать базу данных, но и разрабатывать приложения.

Обозначения в тексте:

Название – заголовок окна или наименование вкладки;

Пункт меню – название пункта меню;

Кнопка – надпись на кнопке;

Ссылка – ссылка в окне;

Таблица – название объекта базы данных или самой базы данных.
^ База данных
База данных состоит из объектов, которые можно разделить на следующие группы: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули, и содержится в одном файле, имеющем расширение "mdb".

Чтобы создать новую базу данных выберите в меню пункт Файл, а затем пункт Создать. В появившемся окне Создание файла выберите ссылку Новая база данных. В появившемся окне выберите папку, в которой собираетесь хранить базу данных, и введите название файла. После нажатия кнопки Создать откроется окно базы данных.

Окно базы данных предоставляет доступ ко всем объектам базы данных и позволяет выбрать режим работы с объектом (создание, изменение, просмотр, запуск и т.д.).

Это окно появляется, когда Вы создаете новую базу данных или открываете уже существующую базу данных. Для открытия базы данных необходимо выбрать в меню пункт Файл, а затем пункт Открыть базу данных. В окне Открытие файла базы данных откройте папку, в которой хранится файл, выделите файл и нажмите кнопку Открыть. Одновременно может быть открыта только одна база данных.

Создайте в Вашей рабочей папке базу данных с именем Univer.mdb.

В окне базы данных объекты распределены по вкладкам и изображаются значками. Для работы с объектом определенного типа необходимо перейти на соответствующую вкладку и выделить требуемый объект. Для создания объекта служит кнопка Создать в окне базы данных, которая открывает окно Конструктора. После закрытия окна предлагается сохранить новый объект и вводится его имя. Модификация объекта возможна в режиме Конструктора, для перехода в этот режим предназначена кнопка Конструктор в окне базы данных. После закрытия окна конструктора предлагается сохранить внесенные изменения или аннулировать их, оставив объект таким, какой он был до перехода в режим Конструктора. Измененный объект можно сохранить под другим именем, выбрав в меню пункт Файл, Сохранить как. Работа с объектом начинается после нажатия кнопки Открыть (для отчета соответствующая кнопка носит название Просмотр, а для макроса – Запуск) в окне базы данных.

Над каждым объектом можно выполнять операции удаления, копирования, вставки, изменения имени используя соответствующие пункты меню Правка (Удалить, Вырезать, Копировать, Вставить, Переименовать).
^ Создание таблицы
Таблица – основной объект базы данных.

Для того чтобы создать таблицу необходимо в окне базы данных переключиться на вкладку Таблицы и нажать кнопку Создать, появится окно Конструктора таблицы.

Верхняя часть окна содержит таблицу, состоящую из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание. Она предназначена для определения полей (атрибутов) реляционной таблицы. Для каждого поля необходимо заполнить одну строку таблицы, т.е. ввести название поля (не более 64 символов), выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут находиться в этом поле, (возможные типы данных приведены в таблице далее по тексту) и ввести описание поля (рекомендуется ввести описание, так как оно выводится в строке состояния приложения и может служить справкой для пользователей приложения).

В таблице перечислены типы данных, определенные в Access

Тип

Размер

Описание

Текстовый

до 255 символов

Символьные или числовые данные, не требующие вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле.

Поле МЕМО

до 65 535 символов

Предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов.

Числовой

1, 2, 4, 8 или 16 байт

Используется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов, которые задаются в свойстве Размер поля.

Дата/Время

8 байт

Используется для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год.

Денежный




Предназначен для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков.

Счетчик

4 байта

Автоинкрементное поле, уникальный номер, создаваемый для каждой новой записи автоматически. Значения поля обновлять нельзя.

Логический




Предназначен для хранения двух значений, интерпретируемых как "Да / Нет". Для представления значения "Да" используется 1, "Нет" – 0.

Поле объекта OLE

Ограничивается дисковым пространством.

Содержит ссылку на OLE–объект

В нижней части окна Конструктора таблицы находятся две вкладки, содержащие свойства каждого поля таблицы: вкладка Общие содержит общие свойства поля, вкладка Подстановка" содержит параметры подстановки. Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы, необходимо выделить нужное поле в таблице, расположенной в верхней части окна Конструктора таблицы. Состав свойств определяется типом поля.

В таблице перечислены свойства полей таблицы Access

Свойство

Описание

Подпись

Название столбца таблицы при просмотре ее содержимого.

Обязательное поле

Определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным.

Формат поля

Задает формат ввода данных.

Маска ввода

Задает маску ввода, позволяющую автоматизировать проверку вводимых символов.

Размер поля

Для числовых полей определяет размер и тип чисел (длинное целое, целое, байт, с плавающей точкой, десятичное и др.)

Число десятичных знаков

Определяет число десятичных знаков после запятой.

Индексированное поле

Определяет, является ли поле индексированным.

Значение по умолчанию

Указывает значение, автоматически вставляемое в поле для каждой новой записи, если оно не введено пользователем.

Условие на значение

Определяет ограничения на вводимые в это поле данные.

Сообщение об ошибке

Содержит текст сообщения, который будет выдаваться пользователю, если при вводе данных не соблюдается условие, указанное в свойстве "Условие на значение".

Пустые строки

Для текстового типа определяет, допустимо ли вводить в данное поле пустые строки.

Сжатие Юникод

Для текстового типа определяет, используется ли кодировка UNICODE для данного поля.

Новые значения

Для типа счетчик указывает способ формирования следующего значения счетчика.

Таблица обязательно должна содержать ключ, состоящий из одного поля или комбинации полей. Значение ключа, т.е. комбинация значений полей в него входящих, однозначно определяет каждую запись в таблице. Для создания ключа необходимо выделить строки, содержащие описание полей, которые будут в ключе, и выбрать в меню пункт Правка, Ключевое поле. Слева от названий этих полей появится пиктограмма с изображением ключа.

На рисунке представлено окно Конструктора для таблицы Student



После закрытия окна Конструктора таблицы появляется запрос о сохранении структуры таблицы. Нажав кнопку Да, Вы сможете дать имя новой таблице. После нажатия кнопки Нет созданная структура удаляется.

Создайте таблицы следующей структуры:

^ Таблица Student

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NStudent

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Номер

Номер зачетной книжки студента.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = ФИО

Обязательное поле = Да

Фамилия И.О. студента

NDepartment

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Факультет

Код факультета, на котором учится студент

NIQ

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Интеллект

Показатель интеллекта студента, вычисленный по специальной методике.

NTeacher

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Руководитель

Код преподавателя, руководящего научной работой студента.

OPhoto

Поле объекта OLE

Подпись = Фотография

Графический файл с фотографией студента

^ Таблица Department

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NDepartment

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код факультета.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = Название

Наименование факультета

Таблица Post

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NPost

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код должности.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = Наименование

Наименование должности

^ Таблица Teacher

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NTeacher

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код преподавателя.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = ФИО

ФИО преподавателя.

NDepartment

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Факультет

Код факультета, на котором работает преподаватель.

NPost

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Должность

Код должности, занимаемой преподавателем.

^ Таблица Subject

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

NSubject

Ключевое поле

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Код

Уникальный код предмета.

CName

Текстовый

Размер поля = 25

Подпись = Наименование

Наименование предмета.

NHour

Числовой

Размер поля = Целое

Подпись = Объем

Объем занятий по предмету (часов).

NTeacher

Числовой

Размер поля = Длинное целое

Подпись = Преподаватель

Код преподавателя, ведущего занятия.
^ Изменение структуры таблицы
Для того чтобы внести изменения в структуру таблицы, например, переименовать поле, добавить новое поле, изменить длину поля, необходимо выделить таблицу в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор. После этого откроется окно конструктора таблицы, в котором будут представлены все ранее выполненные настройки и можно внести изменение в любое свойство поля, просто изменив его значение.

Для добавления и удаления полей необходимо воспользоваться пунктом меню Правка, где выбрать Добавить строки или Удалить строки в зависимости от требуемых действий. Изменение ключевых полей выполняется просто установкой новых ключевых полей.

Модифицируйте структуру таблицы Student, добавив в нее поле, указанное ниже.

Имя поля

Тип поля

Значения свойств

Описание

Remark

поле MEMO

Подпись = Примечания

Примечания.
Индексы
Для ускорения поиска и сортировки данных используются индексы. Индекс представляет собой упорядоченный список значений поля или нескольких полей со ссылками на те записи, в которых хранятся эти значения. Индекс, построенный по одному полю, называется простым, индекс, построенный по нескольким полям, называется составным.

Таблица может иметь несколько индексов, каждый индекс обладает уникальным именем. Для ключевого поля индекс создается автоматически и ему присваивается имя PrimaryKey.

Чтобы создать индекс, необходимо открыть окно Конструктора таблицы, выделив таблицу и щелкнув по кнопке Конструктор.

Для создания индекса необходимо выбрать в меню пункт Вид, Индексы. Открывшееся окно Индексы содержит таблицу, в которой представлены все индексы, созданные для таблицы. Таблица состоит из трех столбцов. Первый столбец содержит имя индекса, второй – название поля, по которому построен индекс, третий – порядок сортировки. Каждая строка таблицы описывает один индекс. Если вы определили ключевое поле, то таблица будет содержать строку с именем индекса PrimaryKey.

Для создания нового индекса в первой пустой строке таблицы в первом столбце введите название индекса, во втором столбце из раскрывающегося списка выберите поле, по которому, будет проведено индексирование, и в третьем столбце из раскрывающегося списка выберите порядок сортировки.

Для создания составного индекса в первой пустой строке таблицы в первом столбце введите название индекса, во втором столбце выберите из списка первое поле, входящее в составной индекс, в третьем столбце выберите порядок сортировки. В следующей строке оставьте незаполненным первый столбец, а во втором столбце выберите из списка второе поле составного индекса и настройте для него порядок сортировки. То же самое повторите для остальных полей, входящих в составной индекс: не заполняйте первый столбец, выберите из списка имя поля и настройте порядок сортировки.

После заполнения таблицы можно закрыть окно Индексы.

Простой индекс можно создать, не открывая окно Индексы. Для этого в окне Конструктора таблицы необходимо выбрать поле, которое требуется проиндексировать и установить в свойстве "Индексированное поле" значение "Да (Допускаются совпадения)" или "Да (Совпадения не допускаются)".


Создайте простой индекс для таблицы Student по полю CName.

Создайте составной индекс в таблице Subject по полям CName, NHour.
^ Связи между таблицами
Таблица может иметь внешние ключи, ссылающиеся на другие таблицы. Внешний ключ – это поле таблицы, которое может содержать только те значения, которые находятся в ключевом поле другой таблицы, на которую ссылается внешний ключ. Внешний ключ связывает две таблицы. Обычно такая связь означает, что каждой записи одной таблицы (назовем ее родительской таблицей) соответствует ноль, одна или более записей второй таблицы (назовем ее дочерней таблицей). Тогда, во второй таблице (дочерней) определяется внешний ключ, ссылающийся на первую таблицу (родительскую).

Связи между таблицами удобно представлять графически. В Access для этого используется схема данных. Чтобы открыть схему данных, необходимо выбрать в меню пункт Сервис, Схема данных. Вместе с окном схемы данных открывается окно Добавление таблицы, в котором нужно выбрать все таблицы и нажать кнопку Добавить, а затем кнопку Закрыть.

Каждая таблица на схеме изображается в виде небольшого окна, заголовок которого содержит название таблицы, а внутри него перечислены все поля таблицы, ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Чтобы создать связь между двумя таблицами, необходимо перетащить с помощью мыши название поля, являющегося внешним ключом, из дочерней таблицы на название ключевого поля родительской таблицы. В открывшемся окне Связи можно выполнить необходимые настройки: определить поле внешнего ключа в дочерней таблице и поле, на которое ссылается внешний ключ, в родительской таблице, включить режим обеспечения целостности данных, позволяющий выполнять операции обновления и удаления зависимых записей в дочерней таблице при изменении значения ключевого поля или удаления записи из родительской таблицы.

После нажатия кнопки Создать на схеме данных таблицы будут соединены линией. Если был включен режим обеспечения целостности данных, то над линией появятся символы бесконечности (около дочерней таблицы) и единицы (около родительской таблицы).

Access находит связи между таблицами автоматически, если названия и типы данных поля родительской таблицы и поля дочерней таблицы совпадают.

Чтобы изменить связь необходимо выбрать в меню пункт Связи, Изменение связей. После выполнения этих действий откроется окно Связи.

Окно Связи содержит несколько флажков, которые устанавливают различные режимы поведения Access при выполнении операций с данными в связанных таблицах.

Флажок "Обеспечение целостности данных" включает режим, при котором:

Невозможно ввести в связанное поле дочерней таблицы значение, отсутствующее в связанном поле родительской таблицы.

Не допускается удаление записи из родительской таблицы, если существуют связанные с ней записи в дочерней таблице.

Невозможно изменить значение ключевого поля в родительской таблице, если существуют связанные с ним записи в дочерней таблице.

Флажок "Каскадное обновление связанных полей" включает режим автоматического изменения значений связанных полей дочерней таблицы при изменении значения ключевого поля родительской таблицы.

Флажок "Каскадное удаление связанных записей" включает режим автоматического удаления связанных записей дочерней таблицы при удалении записи в родительской таблице.

Чтобы активизировать один или несколько из этих режимов для какой-либо связи, нужно установить соответствующий флажок в окне Связи для выбранной связи.
Пример
Создадим связь между таблицами ^ Student и Department по полю NDepartment. Откройте окно Схемы данных и перетащите с помощью мыши поле NDepartment из таблицы Student на поле NDepartment в таблице Department. В открывшемся окне установите флажок "Обеспечение целостности данных". Теперь в поле NDepartment таблицы Student невозможно внести код, отсутствующий в таблице Department. Невозможно удалить строку из таблицы Department или изменить значение поля NDepartment в этой таблице, если в таблице Student есть хотя бы одна запись с кодом факультета равным коду факультета удаляемой или изменяемой записи.

На рисунке представлено окно Схемы данных
со связью между таблицами ^ Student и Department



Для того чтобы после изменения кода факультета в таблице Department автоматически изменялись соответствующие коды факультета в таблице Student, необходимо установить флажок Каскадное обновление связанных полей. Для того чтобы после удаления записи из таблицы Department удалялись все записи с таким же кодом факультета из таблицы Student, необходимо установить флажок каскадное удаление связанных записей.

Установите еще четыре связи между таблицами, соответствующие содержанию этих таблиц.

Установите следующие правила целостности:

а). запрещается удалять информацию о факультете, если на нем учится хотя бы один студент или работает хотя бы один преподаватель;

б). запрещается удалять информацию о преподавателе, если он читает хотя бы один предмет;

в). разрешить каскадное изменение во всех дочерних таблицах при изменении кода преподавателя;

г). при удалении должности разрешить каскадное удаление всех преподавателей, имеющих эту должность;

д). при добавлении нового студента установить проверку на на наличие вводимого кода факультета и вводимого кода преподавателя.
^ Просмотр и редактирование данных в таблице
Для просмотра и редактирования данных в таблице необходимо в окне базы данных выбрать таблицу и нажать кнопку Открыть. Появится окно с содержимым таблицы. В верхней части таблицы располагаются имена полей (или подписи, если они были определены для поля), за которыми ниже следуют строки, в которых находятся данные одной записи таблицы.

Одна запись всегда является текущей, рядом с ней расположен указатель текущей записи в виде стрелки слева от записи. В нижней части окна находятся кнопки для перемещения указателя текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую, на следующую, на последнюю, на новую запись), рядом находится поле номера текущей записи и общее количество записей в таблице. Перемещаться по таблице можно также при помощи клавиш управления курсором клавиатуры.

На рисунке представлено окно просмотра содержимого таблицы Student



Существует три операции с записями: добавление, изменение, удаление.

Чтобы добавить в таблицу новую запись, необходимо выбрать пункт меню Вставка, Новая запись (или нажать кнопку На новую запись, расположенную у нижней границы окна, или перейти на последнюю пустую строку таблицы, отмеченную символом звездочка) и ввести данные в поля новой записи.

Чтобы изменить существующую запись, необходимо переместить курсор в поле, данные в котором требуется изменить, ввести новые данные и нажать клавишу Tab для перехода на следующее поле. Изменения будут записаны только когда указатель на текущую запись будет перемещен на любую другую запись. До тех пор пока работа выполняется над одной записью, все изменения можно отменить, нажав клавишу Esc. Во время редактирования записи указатель на текущую запись имеет вид карандаша. Когда изменения будут зафиксированы указатель снова примет вид стрелки.

При выполнении этих операций отслеживаются установленные ограничения целостности для связанных таблиц. При изменении значений или вводе новых значений в связанные поля выполняется проверка на наличие таких значений в родительских таблицах и при их отсутствии появится сообщение об ошибке, но не ранее чем Вы переместите указатель текущей записи на другую запись. Изменения не будут приняты, пока данные во всех полях не будут удовлетворять установленным ограничениям.

При изменении данных в записи таблицы, являющейся родительской по отношению к другим таблицам, могут быть внесены изменения в связанные с ней записи в дочерних таблицах или наоборот, операция изменения записи не будет выполнена, так как с ней связаны записи в других таблицах.

Ввод значений в поле, имеющее тип Поле объекта OLE, выполняется по команде меню Вставка, Объект. В открывшемся окне можно активизировать радиокнопку Создать новый и, выбрав тип объекта и нажав кнопку ОК, создать объект, или активизировать радиокнопку Создать из файла и, нажав кнопку Обзор, выбрать файл содержащий объект. После выполнения этих действий в таблице появится подпись соответствующая типу объекта, например "Точечный рисунок" для графического файла, или "Лист Microsoft Excel" для листа электронной таблицы.

Изменение объектов происходит посредством пункта меню Правка, Объект, Изменить или Открыть, или Преобразовать. При этом открывается окно приложения, которое работает с объектами этого типа. Если требуется вставить другой объект, то существующий объект нужно удалить и вставить новый.

Чтобы удалить запись необходимо установить указатель текущей записи на удаляемую запись и выбрать в меню пункт Правка, Удалить запись. При удалении записи Access запрашивает подтверждение.

При удалении одной записи в таблице, являющейся родительской по отношению к другим таблицам, могут быть удалены связанные с ней записи в дочерних таблицах или наоборот, операция удаления записи не будет выполнена, так как с ней связаны записи в других таблицах.

Заполните таблицы указанными ниже данными. Заполнение таблиц нужно выполнять в указанном порядке. Почему?

Содержимое таблицы Department

NDepartment

CName

100

Математический

200

Физический

300

Экономический

Содержимое таблицы Post

NPost

CName

10

Преподаватель

20

Ст. преподаватель

30

Доцент

40

Профессор

50

Зав. кафедрой

Содержимое таблицы Teacher

NTeacher

CName

NDepartment

NPost

210

Поляков В.В.

100

30

220

Кузнецов В.А.

100

30

230

Бердино Н.Ю.

100

20

310

Стефанович Г.Б.

200

30

410

Дмитриева Л.Н.

300

50

420

Литвинас А.П.

300

40

320

Порывайло К.М.

200

10

Содержимое таблицы Subject

NSubject

CName

NHour

NTeacher

103

Информационные системы

90

210

42

Исследование операций

60

220

111

Практикум на ЭВМ

30

230

201

Физика

30

310

305

Экономическая география

90

420

302

Бухгалтерский учет

50

410

317

Экономическая информатика

80

210

193

Электротехника

60

310

218

Банковские операции

30

410

Содержимое таблицы Student

NStudent

CName

NDepartment

NIQ

NTeacher

3467589

Отличников К.Л.

100

99

210

4678455

Двоечников Н.Е.

300

30

410

5934508

Середняков А.Д.

200

64

310

7459876

Дубинин У.У.

100

41

410

2227778

Мозгов О.Г.

100

100

220

4678466

Хвостов П.П.

300

64

410

5934512

Папуасов М.Ю.

200

58

310

В поле OPhoto вставьте произвольные графические файлы.

В поле Remark введите произвольный текст.

Организуйте одновременный просмотр таблиц Student, Post и Deparment в разных местах экрана дисплея.

Сделайте копию таблицы Student под именами Student0, используя пункты меню Правка, Копировать и Правка, Вставить.

В таблице Student0 удалите одну, текущую, строку, а затем одновременно несколько строк (например, для студентов факультета с кодом 200). Удалите таблицу.

Для проверки работы установленных ограничений целостности попробуйте выполнить следующие операции по редактированию таблиц:

а). удалить информацию о математическом факультете из таблицы Department (невозможно, так как есть студенты, учащиеся на этом факультете);

б). удалить информацию о преподавателе Кузнецов В.А. из таблицы Teacher (невозможно, так как этот преподаватель ведет предметы) и Порывайло К.М. (будет удалена); восстановить информацию о преподавателе Порывайло К.М.;

в). изменить код преподавателя Кузнецова В.А. на 610 в таблице ^ Teacher и просмотреть содержимое таблиц Subject и Student, в которых автоматически изменятся значения столбца NTeacher для предметов, которые вел преподаватель Кузнецов В.А. и студентов, для которых он является руководителем; вернуть прежнее значение кода преподавателя Кузнецова В.А.

г). удалить должность с кодом 10 из таблицы ^ Post и просмотреть таблицу Teacher, в которой будут автоматически удалены преподаватели имеющие код должности 10 (преподаватель Порывайло К.М.); восстановить информацию о преподавателе Порывайло К.М.

д). удалитьдолжность с кодом 30 из таблицы Post (невозможно, так как каскадно вместе с этой записью должны быть удалены все преподаватели, имеющие эту должность, но такие преподаватели являются руководителями студентов, а в этом случае информация о них не может быть удалена);

е). добавить информацию о новом студенте в таблицу Student :

NStudent

CName

NDepartment

NIQ

NTeacher

354625

Куролесов И.И.

600

62

310

Невозможно, так как нет факультета с кодом 600;

ж). добавить информацию о новом студенте в таблицу Student :

NStudent

CName

NDepartment

NIQ

NTeacher

354625

Куролесов И.И.

100

62

780

Невозможно, так как нет преподавателя с кодом 780;

з). добавить информацию о новом студенте в таблицу Student :

NStudent

CName

NDepartment

NIQ

NTeacher

388688




100

62

310

Невозможно, так как поле CName должно быть заполнено.
^ Поиск данных
В режиме Таблицы предусмотрены операции поиска данных по образцу. Чтобы найти требуемые данные, необходимо поместить курсор в поле, в котором будет выполняться поиск (если поиск выполняется по нескольким полям то, где находится курсор, не имеет значения) выбрать пункт меню Правка, Найти, ввести образец поиска и настроить условия поиска (Поиск в:, Совпадение:, Просмотр:, С учетом регистра, С учетом формата полей).

В таблице Student выполните поиск студентов,

а). обучающихся на факультете с кодом 300;

б). фамилии которых заканчиваются на «ов»;

в). фамилии которых начинаются на «Д»;

г). в номере зачетной книжки или в коде факультета, или в уровне интеллекта, или в коде руководителя присутствует значение «22».
Фильтрация
Для отбора записей во время просмотра или редактирования можно воспользоваться фильтром. Чтобы создать фильтр необходимо выбрать пункт меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр.

Окно Фильтра разделено на две области. В верхней области находится окно со списком полей открытой таблицы. В нижней области находится бланк фильтра. Каждый столбец бланка фильтра описывает одно поле таблицы, для которого записываются условия отбора записей или порядок сортировки.

Строка "Поле" предназначена для выбора имени поля таблицы из раскрывающегося списка. В строке "Сортировка" можно указать порядок сортировки значений данного поля. В строках "Условия отбора:", "или:" задаются условия отбора записей в виде логических выражений, например, (>30), (>= «Москва»), (=10).

При задании условия отбора записей можно использовать

операторы сравнения: <, >, <=, >=, =, <>;

логические функции: And, Or, Not, Xor;

арифметические операции: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление), \ (деление нацело), mod (остаток от деления), ^ (возведение в степень);

встроенные функции, например, Date() (текущая дата), Cos() (косинус угла) и др.;

операторы слияния строковых значений – &, например, "Мос" & "ква";

диапазон значений – Between, например, Between 10 and 20;

Is Null – определяет, является ли значение пустым, Is Not Null – не пустым;

список значений – In, например, In("Москва","Саратов","Кострома");

сравнение с шаблоном – Like, например, Like "?а*", означает слова, в которых вторая буква "а". В шаблоне можно использовать символ "?", который замещает только один знак, и символ "*", который замещает любое число знаков.

В выражениях можно использовать имена других объектов базы данных, например, [Student]![CName] – означает поле CName в таблице Student.

Вводить выражения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений, который вызывается нажатием кнопки Построить, расположенной на панели инструментов Конструктор запросов.

Условия, записанные в одной строке, но в разных столбцах, связываются логической функцией «и», т.е. должны выполняться одновременно. Для задания условий, связанных логической функцией «или», необходимо каждое условие записать на отдельной строке.

После заполнения бланка фильтра необходимо выполнить команду меню Фильтр, Применить фильтр. Закрытие окна Фильтра приводит к его уничтожению. Чтобы отменить действие фильтра, необходимо выбрать в меню пункт Записи, Удалить фильтр.

В таблице Student установите фильтр, позволяющий выделить строки, содержащие сведения о студентах, обучающихся на факультетах с кодами 100 и 300 и показателем интеллекта не менее 45. Затем отмените фильтрацию.

В таблице Teacher установите фильтр, позволяющий выделить строки, содержащие сведения о преподавателях, работающих на факультете с кодом 200, или, имеющих должность с кодом 30, или, имеющих фамилию, начинающуюся на букву "Л".
^ Сортировка записей
Когда таблица открывается в режиме Таблицы, то записи упорядочены по возрастанию значений ключевого поля. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, необходимо установить курсор на любую строку соответствующего столбца и выбрать пункт меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию/Сортировка по убыванию. Чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выбрать пункт меню Записи, Удалить фильтр. Процесс сортировки значительно ускоряется, если предварительно по данному полю был построен индекс.

Сортировка по нескольким полям одновременно выполняется через фильтр.

Выполните сортировку данных в таблице Student сначала отдельно по двум указанным ниже полям, а затем по двум одновременно:

а). по кодам факультетов в порядке возрастания;

б). по показателям интеллекта в порядке убывания.
Запросы
Вторым по значению объектом базы данных является запрос. В Access существует несколько видов запросов: запросы на выборку данных из таблиц, запросы на изменение данных в таблицах, позволяющие удалять, обновлять и добавлять записи, запросы на создание таблицы и другие.

Рассмотрим запросы на выборку данных, соответствующих некоторому условию и их сортировку. Запросы располагаются на вкладке Запросы окна базы данных. Чтобы создать новый запрос, необходимо выбрать вкладку Запросы в окне базы данных и щелкнуть в этом окне по кнопке Создать. Откроется окно Конструктора запроса и вместе с ним окно Добавления таблицы. В этом окне нужно выбрать таблицы, данные из которых потребуются для выполнения запроса, и нажать кнопку Добавить. После добавления всех необходимых таблиц можно закрыть окно Добавление таблицы нажатием кнопки Закрыть.

Окно Конструктора запроса разделено на две области. В верхней области отображена схема данных, состоящая из добавленных в запрос таблиц (если между таблицами установлены связи, то они тоже отображены на схеме), а в нижней области окна находится бланк запроса.

Рассмотрим бланк запроса.

Каждый столбец бланка запроса описывает одно поле таблицы или выражение, являющиеся результирующими полями запроса или входящие в условия отбора записей.

Строка "Поле" предназначена для ввода имени поля таблицы – источника данных (символ звездочка "*" обозначает сразу все поля одной таблицы) или вычисляемого выражения. Полю запроса можно дать собственное название, для этого перед именем поля или выражением, необходимо ввести название поля запроса и двоеточие.

Вторая строка – "Имя таблицы" – предназначена для ввода имени таблицы, которой принадлежит выбранное поле. Эта строка заполняется автоматически при выборе имени поля в первой строке бланка запроса. Для выражений имя таблицы заполнять необязательно.

В строке "Сортировка" можно указать порядок сортировки данного поля.

Строка "Вывод на экран" содержит флажок, который указывает на то, будет ли выводится соответствующее поле запроса на экран при просмотре результатов выполнения запроса.

В строках "Условия отбора", "или:" задаются условия отбора записей из таблиц в виде логических выражений, например, (>30), (>="Москва"), (=10).

Если требуется выполнить групповые операции над записями таблицы, то необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов. После этого в бланке запроса появится строка "Групповая операция". Из раскрывающегося списка можно выбрать тип операции: Sum, Avg, Count, Min, Max и др.

Результат запроса можно просмотреть, не выходя из окна Конструктора запросов, нажав на панели инструментов Конструктор запросов кнопку Вид и выбрав "Режим таблицы". Для того чтобы увидеть как будет выглядеть запрос на языке SQL необходимо после нажатия на кнопку Вид выбрать пункт Режим SQL. В этом режиме можно изменить запрос, составленный с помощью бланка запроса, или ввести новый запрос. После перехода в режим Конструктора запрос на языке SQL будет преобразован в структуру бланка запроса.

При закрытии окна Конструктора запроса будет предложено сохранить запрос как объект базы данных и дать ему имя.

Чтобы выполнить запрос, необходимо выбрать его в окне базы данных и нажать кнопку Открыть, для изменения запроса необходимо нажать кнопку Конструктор. Удалить запрос можно выбрав в меню пункт Правка, Удалить.

При задании условия отбора записей можно использовать операторы сравнения: <, >, <=, >=, =, <>, логические функции: And, Or, Not, Xor