Реферат: Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»

Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий»

___________________________________________________________________________________



ОГЛАВЛЕНИЕ


1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ .................................................................................

3

2.

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ....................................................................

3




Общие понятия ........................................................................…………..................

3




Виды служебных документов ..................................................................

5




2.2.1. Организационные документы ........................................................

5




Распорядительные документы ......................................................

6




2.2.3. Информационно-справочные документы ...................................




6




2.3. Термины делопроизводства ......................................................................

8

3.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ................................................................................................


9




Общие требования .................................................................................

9




Требования к оформлению реквизитов................................................

9




Требования к бланкам документов.......................................................

24




Требования к составлению служебных документов ............................

25




Согласование, визирование и утверждение служебных документов .

29




Право подписи служебных документов ..............................................

30




Удостоверение служебных документов печатью .................................

31




Порядок подготовки и оформления протоколов, приказов, распоряжений .........................................................................................


32




Рассмотрение и организация исполнения служебных документов ...

37




Контроль исполнения служебных документов ...................................

38




Обращение со служебными документами ..........................................

39

4.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО .................................................................................

40




4.1. Организация и задачи делопроизводства ................................................

40




4.2. Прием и учет служебных документов ......................................................

41




4.3. Отправка служебных документов .............................................................

43




4.4. Хранение служебных документов, оформление и ведение дел .............

45




4.5. Изготовление и размножение служебных документов ...........................

47




4.6. Уничтожение служебных документов и дел ............................................

47




4.7. Учет объема документооборота ................................................................

49




4.8. Контроль состояния делопроизводства ...................................................

49




ПРИЛОЖЕНИЯ







Приложение 1.

Перечень реквизитов документа ......................................

50




Приложение 2.

Образец 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка ............................................


51







Образец 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка .....................................


52




Приложение 3.

Общий бланк ОАО «ЦМД» ..............................................

53




Приложение 4.

Бланк для писем ОАО «ЦМД» с угловым расположением реквизитов ..............................................


54




Приложение 5.

Бланк для писем ОАО «ЦМД» с продольным расположением реквизитов ..............................................


55




Приложение 6.

Перечень документов, подлежащих утверждению .........

56




Приложение 7.

Перечень документов, на которых ставится основная печать ОАО «ЦМД» ..........................................................


57




Приложение 8.

Штамп отметки об исполнении документа и направлении его в дело .....................................................


59




Приложение 9.

Перечень документов, не подлежащих регистрации ......

60




Приложение 10.

Акт об отсутствии документов или других вложений в почтовом отправлении ......................................................


61




Приложение 11.

Образец 1. Штамп входящего номера .............................

62







Образец 2. Штамп исходящего номера ...........................

62





Приложение 12.

Электронная заявка на отправку корреспонденции ......

63




Приложение 13.

Заявка на отправку документов .......................................

64





Приложение 14.

Примерная форма номенклатуры дел .............................

65




Приложение 15.

Заявка-требование на выдачу дел и документов из архива .................................................................................


66





Приложение 16.

Заявка-требование на выполнение работ канцелярией ..

67






Приложение 17.

Акт об уничтожении документов и дел ...........................

68















^ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Правила документооборота в ОАО «Центральный Московский Депозитарий» (именуемые далее - Правила) разработаны в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Правила, являясь нормативным документом, устанавливают обязательные для исполнения требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в структурных подразделениях центрального офиса Общества, в его филиалах и представительствах.


1.3. Правила распространяются на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения с использованием Архивной системы.

1.4. Ответственность за организацию, обеспечение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Обществе возлагается в соответствии с приказом Председателя Правления.

1.5. Ответственность за обеспечение выполнения требований, установленных настоящими Правилами, определенного порядка работы с документами и ведения служебной переписки в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих структурных подразделений.

1.6. Выполнение требований, установленных настоящими Правилами, при подготовке и оформлении документов, а также в процессе их исполнения, обработки, использования и хранения, обязательно для каждого работника Общества.


1.7. Правила разработаны на основании Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Росархив, 2000) и ранее действовавших Правил документооборота в ОАО «ЦМД», утвержденных 14 июня 1998 года.

1.8. Правила не распространяются на процесс подготовки, оформления, сроки и порядок рассмотрения документов, предоставляемых в Общество в соответствии с Правилами ведения реестра владельцев именных ценных бумаг.


^ ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ


Общие понятия Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. Существует следующая классификация документов по внешним признакам:
текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
^ Документ личного происхождения (личный документ) - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

^ Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

^ Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

^ Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

^ Подлинник (официального) документа - первый или единичный экземпляр официального документа.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

^ Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

^ Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

^ Дублетный документ - один из экземпляров копии документа.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере задачами, и расположенных в определенном порядке на носителе информации.



Виды служебных документов


2.2.1. Организационные документы
Организационные документы - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих внутреннюю деятельность Общества: ее структуру, задачи и функции, организацию работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов. Устав - документ, отражающий основания организации Общества и ее правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, организационную структуру, форму собственности и управления ею, характер взаимоотношений и устанавливаемых связей с партнерами и государственными органами, порядок осуществления производственно-хозяйственной деятельности и ее контроля, а также порядок реорганизации и ликвидации.
Положение – документ, устанавливающий основные правила организации и деятельности Общества, его органов и подразделений.
Структура и штатная численность - определяются в соответствии с Уставом Общества, включает в себя все структурные подразделения Общества, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав Общества с указанием фонда заработной платы. Положение о персонале - документ, отражающий вопросы организации работы Общества, оплаты труда работников, порядок перемещений по должности, предоставления отпусков, командирования работников, права и обязанности работников и администрации и т.п. Правила внутреннего трудового распорядка - документ, регулирующий организацию производственно-хозяйственного процесса в Общества, взаимные обязанности работников и администрации, порядок приема на работу и увольнения, время труда и отдыха, меры поощрения и взысканий. Должностная инструкция - документ, в котором устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, подчиненность, определяются функции, должностные обязанности, права и ответственность работника Общества. Положение о структурном подразделении - документ, определяющий правовой статус подразделения, направления его деятельности, функции, права и обязанности, взаимоотношения с другими подразделениями Общества и сторонними организациями, устанавливающий ответственность руководителя подразделения, организацию контроля и проверки деятельности, реорганизации и ликвидации.
Протокол – организационно-распорядительный документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях органов управления, собраниях, совещаниях, конференциях.


2.2.2.



Распорядительные документы
Решение - правовой акт органа управления (общего собрания акционеров, совета директоров, Правления), принимаемый в целях разрешения наиболее важных финансово-хозяйственных и управленческих вопросов. Приказ - правовой акт, издаваемый Председателем Правления Общества в целях регулирования финансово-хозяйственной деятельности и предполагающий обязательное исполнение заложенных в нем требований. Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов повседневной производственно-хозяйственной деятельности Общества.
Поручение - распорядительный документ, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов, регулирования исполнения приказов, распоряжений и других документов Общества, содержащий определение конкретного задания, ответственного исполнителя и срока исполнения.





^ Информационно-справочные документы



Руководство, инструкция, правила - документы, регламентирующие организационные, технические, хозяйственные, финансовые и иные специальные стороны деятельности структурных подразделений и должностных лиц. Вводятся в действие, как правило, приказами Председателя Правления. Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. План - перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность с указанием сроков исполнения и исполнителей. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему должностному лицу. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Подлежит утверждению должностным лицом в пределах предоставленных полномочий. Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя, ограниченные во времени. Заявление - документ, содержащий просьбу о выдаче информации или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу, например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д. Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, представляемый вышестоящему должностному лицу. Служебная записка - документ, содержащий сведения о необходимости выполнения какой-либо работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу. Объяснительная записка - 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчета, проекта, акта и т.д.); 2) письменное сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт вышестоящему должностному лицу. Служебное письмо - совокупность различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями и должностными лицами. По содержанию в служебной переписке различают следующие основные виды писем:
деловое письмо - документ, применяемый для осуществления связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть юридические и физические лица;

письмо-извещение - письмо, в котором что-либо сообщается или утверждается;

информационное письмо - письмо, своевременно информирующее заинтересованных лиц о свершившемся факте или намечаемом мероприятии;

письмо-напоминание - письмо, в котором вторично содержится информация о каком-либо факте;

письмо-подтверждение - письмо, подтверждающее факт отправки документов, состоявшуюся раннее договоренность и т.п.;

письмо-приглашение - письмо, адресованное конкретному лицу или нескольким лицам и служащее основанием для их участия в каком-либо официальном мероприятии;

письмо-просьба - письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, получении документации или материальных ценностей;

циркулярное (директивное) письмо - письмо, направленное из одного источника (как правило, вышестоящего) в несколько адресов и содержащее рекомендации, указания и т.п.;

гарантийное письмо - письмо, содержащее гарантию или ручательство (например, по оплате услуг, сроков исполнения, качества и т.п.);

сопроводительное письмо - письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и материальных ценностей;

договорное письмо - один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора;

претензионное письмо - документ, отправляемый виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств;

рекламационное письмо - письмо, содержащее заявление об обнаружении недостатков в выполненной работе или полученной продукции;

письмо-факс - документ, предназначенный только к отправке по факсимильному аппарату, оформляемый аналогично служебному письму, за исключением адресата, в котором почтовый адрес не указывается, а только номер факсимильного аппарата получателя.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Запрос - документ, содержащий просьбу о выдаче информации (например, об услугах, работах) и (или) направлении предложений. К прочим служебным документам относятся: курсы, программы, учебные и методические пособия, нормативы, справочники, демонстрационные плакаты, аудио- и видеоматериалы, алгоритмы и программы, эксплуатационная и ремонтно-техническая документация, а также другие документы, регламентирующие служебную деятельность структурных подразделений Общества.



^ Термины делопроизводства
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с официальными документами и представляющий собой процесс обработки носителей информации от момента их возникновения до момента отправки, архивирования или уничтожения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Входящий документ - документ, поступивший в организацию. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.
^ Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы организации, в которой он создан.


Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Контроль исполнения документа - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.


3.














































^




ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ



Общие требования



Составление проекта служебного документа должно начинаться со всестороннего изучения вопроса (проблемы), подлежащего урегулированию. Проекты служебных документов составляются на бумажном носителе или в виде файла на персональном компьютере.


^ Официальные служебные документы составляются от имени юридического лица.


При составлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу и практическую значимость документов, и способствующие оперативному их исполнению. Служебный документ должен отвечать следующим требованиям:
соответствовать действующему законодательству, решениям органов управления и другим руководящим документам;

обеспечивать достоверность и объективность содержания, полноту информации, краткость изложения, однозначность толкования;

содержать конкретные практические предложения или указания;

не дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;

соответствовать утвержденной форме, если таковая предусмотрена;

применяемые термины должны соответствовать терминологии, принятой в Обществе, и употребляться в одном и том же значении.



^ Служебные документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь определенный состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.



Служебные документы, подготавливаемые от имени двух и более организаций (подразделений), оформляются на чистых листах.




Отдельные виды внутренних служебных документов, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).




Обязательными реквизитами, идентифицирующими документ, являются: удостоверение документа, дата удостоверения, регистрационный номер документа, место составления или издания, наименование организации – автора документа, название вида документа (за исключением писем), текст документа, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем), отметка об исполнении документа и направлении его в дело.



3.2. Требования к оформлению реквизитов

Настоящими Правилами определяется следующий перечень реквизитов организационно-распорядительных документов (приведен также в Приложении 1):
01 - товарный знак (эмблема) организации;

02 - код организации /ОКПО/;

03 - код формы документа /ОКУД/;

04 - наименование организации;

05 - справочные данные об организации;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

10 - место составления или издания документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - резолюция;

15 - заголовок к тексту;

16 - отметка о контроле;

17 - текст документа;

18 - отметка о наличии приложения;

19 - подпись;

20 - гриф согласования документа;

21 - визы согласования документа;

22 - печать;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка об исполнителе;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26 - отметка о поступлении документа в организацию;

27 - идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов документа приведено в Приложении 2:

образец 1 - расположение реквизитов на угловом бланке;

образец 2 - расположение реквизитов на продольном бланке.


При составлении документов должны быть выполнены следующие требования по оформлению реквизитов:

Товарный знак (эмблема) организации (реквизит 01) помещается на бланк организации в соответствии с Уставом. Размеры товарного знака (эмблемы) не ограничены. Товарный знак (эмблема) располагается на верхнем поле (на расстоянии не менее 3 мм от верхнего края листа) бланка над серединой наименования организации или на левом поле бланка на уровне названия организации.

Код организации (реквизит 02) проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код формы документа (реквизит 03) проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование организации (реквизит 04). В бланке указывается автор документа. Это может быть как организация или структурное подразделение, так и должностное лицо, имеющее должностной бланк.

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование, закрепленное в учредительном документе организации, помещается ниже полного.

Наименование на иностранном языке, закрепленное в учредительном документе, располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, представительства, структурного подразделения организации или должностного лица указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации (реквизит 05) включают: индекс, почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и www-страницы, номера счетов в банке). При необходимости можно указать номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и др.

Наименование вида документа (реквизит 06) регламентируется Уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

Дата документа (реквизит 07). Основной датой документа является дата его подписания, утверждения или дата события, зафиксированного в нем.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата наиболее позднего подписания.

Датируются все стадии оформления и обработки документа. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, идентификатор электронной копии документа.

Устанавливаются следующие способы оформления даты:

в организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При этом, день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 марта 2004 года следует оформлять 01.03.2004;

в финансовых и нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, дата может оформляется словесно-цифровым способом, например: 01 марта 2004 г.;

в международных документах дата оформляется в обратной последовательности: год, месяц, день месяца; например, 2004.03.01.

При подготовке документа к подписанию заранее печатается год, иногда и месяц, а день месяца должен проставляться руководителем, подписывающим документ. Дата оформляется без кавычек.

Устанавливаются следующие правила написания дат:

если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово «год» пишется полностью, например: план на 2004 год;

если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала (обозначается римской цифрой) и года, полугодия (пишется полностью) и года, то она имеет следующее написание:

в марте 2004 г.,

в марте-апреле 2004 г.,

в первом полугодии 2004 г.,

в I квартале 2004 г.,

в III-IV кварталах 2004 г.;

календарные сроки в тексте пишутся следующим образом, например: в марте 2004 г., за 3 месяца 2004 г., в 2004 году, с 1994 по 2004 год, в 1994-2004 годах;

все виды календарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год), т.е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2003/2004 отчетном году;

в остальных случаях между годами ставится тире, например: освободить от взимания налога в 2003/2004 гг.

Регистрационный номер документа (реквизит 08) - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Обязательным элементом реквизита регистрационный номер документа является его порядковый номер в пределах делопроизводственного года (с января по декабрь).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 09) включает исходящий регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № __________ от ___________ 2004 г.

Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма-ответа.

Место составления или издания документа (реквизит 10) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам Наименование организации и Справочные данные об организации, например, на бланках ОАО «Центральный Московский Депозитарий» место составления - Москва - не проставляется. На контрактах и договорах данный реквизит рекомендуется указывать.

Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д., например: г. Люберцы, пос. Ивантеевка.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 11) - Для служебного пользования; Конфиденциально; Коммерческая тайна - размещается в правом верхнем углу первого листа документа (без кавычек).

Порядок проставления данного реквизита определяется «Положением о защите коммерческой и служебной тайны ОАО «Центральный Московский Депозитарий».

Реквизит можно дополнять номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. Дополнения проставляются ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала, например:

Конфиденциально

Экз. № 2

Адресат (реквизит 12). Адресование - указание получателя, кому предназначается документированная информация - производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам (письма), представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит Адресат может состоять из следующих частей:

наименование организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия и инициалы (в дательном падеже), инициалы указываются перед фамилией;

почтовый адрес (в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи).

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - между составными частями адресата не ставятся. Допускается центрировать каждую строку реквизита Адресат по отношению к самой длинной строке.

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа:

если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ОАО «Центральный Московский

Депозитарий»

105066, Москва, ул. Ольховская, 22

при адресовании в организацию должность получателя и его фамилия указываются только том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом (если имеется звание, то оно указывается перед фамилией), например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Кафедра истории и архивоведения

Заведующему кафедрой

профессору И.В. Иванову

если документ адресуют должностному лицу или его заместителю, то наименование организации входит в название должности:
Первому заместителю Председателя Правления

ОАО «Центральный Московский

Депозитарий»

г-ну Г.М.Дурневу

для внутренних документов указывается только название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название подразделения входит в название должности:


Начальнику отдела по учету кадров

г-же О.Б.Золотухиной

если документ адресуют частному лицу, то сначала указывается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия:

125252, Москва,

ул. Зорге, д.10, к.1, кв.7

Ю.В.Кабанковой

если документ отправляют в несколько однородных организаций, адресат указывается обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

при направлении документа в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается;

на одном документе указывается не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется;

адресование письма, отправляемого по факсу, выполняется следующим образом:

Председателю Правления ОАО «ЦМД»

г-же Н.В.Агафоновой

ф. (095) 265-43-36

Гриф утверждения документа (реквизит 13) проставляется после подписания некоторых видов документов для придания им юридической силы. Реквизит располагают в правом верхнем углу документа (на месте адресата в бланке письма).

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу:

должностным лицом. В этом случае реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (дата ставится лицом, утверждающим документ), например:



УТВЕРЖДАЮ
Председатель Правления ОАО «ЦМД»


(подпись) Н.В.Агафонова

01.03.2004

изданием соответствующего распорядительного документа (решением, приказом, протоколом).

В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА) (прописными буквами, без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:


УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя Правления ОАО «ЦМД»

от 01.03.2004 № 21





УТВЕРЖДЕНО

решением Правления ОАО «ЦМД»
^ протокол от 01.03.2004 № 21







Если документ составлен на бланке, то в наименование должности не включается наименование организации.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Допускается в реквизите Гриф утверждения документа центрирова