Реферат: Канцелярія (загальне діловодство) Індекс 01

ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖГІРПРОМНАГЛЯДУ

У РІВНЕНСЬКІЙ ОБЛАСТІ





ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник

територіального управління

Держгірпромнагляду

у Рівненській області

______________ М. В. Нос

07.02. 2012 № 57

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

____________ № _______

на 2012 рік










Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кіль-кість справ

(томів)

Строк зберігання і

№ ст. за переліком

Примітка

1

2

3

4

5



^ Канцелярія
(загальне діловодство)
Індекс 01









01-01

Накази, вказівки, розпорядження Держгірпромнагляду з питань основної діяльності




Доки не мине потреба – 3б

Що стосується діяльності Управління – постійно

01-02

Накази територіального управління з основної діяльності




постійно – 16а




01-03

Накази про відрядження працівників територіального управління




3 р. ст. 16г





01-04

Розпорядження і рішення начальника (заступника начальника) територіального управління на заборону експлуатації об’єкта




Постійно ст16а




01-05

Листи Держгірпромнагляду України з питань наглядової діяльності




5 р. – ЕПКст.6Д




01-06

Листи, довідки, інформації в Держгірпромнагляд України з усіх питань основної діяльності




5 р. – ЕПК

ст. 6Д




01-07

Листи з облдержадміністрації, міськвиконкому та інших органів державного нагляду з усіх питань діяльності




5 р. – ЕПК

ст. 6Д




01-08

Листи, довідки, інформації в облдержадміністрацію, міськвиконком та інші органи державного нагляду з усіх питань діяльності




5 р. – ЕК – 23




01-09

Листування з органами прокуратури




5 р. – ЕПК

ст. 6Д




01-10

Листування з підприємствами, організаціями з питань основної діяльності




5 р. – ЕПКст.6Д




01-11

Заяви організацій, підприємств, приватних підприємців щодо погодження акту готовності об’єкта до експлуатації




5 р. – ЕПКст.6Д




1

2

3

4

5

01-12

Листування по запитах щодо зареєстрованих технологічних транспортних засобів, їх власників та наявності дозволів на виконання робіт підвищеної небезпеки




5 р. – ЕПКст.6Д




01-13

Листування з експертно-технічними центрами




5 р. – ЕПКст.6Д




01-14

Заяви, скарги, звернень громадян та документи щодо їх розгляду




5 р. – ЕК – 29, 30




01-15

Реєстраційно-контрольні картки по розгляду звернень громадян




3р. – 100б




01-16

Запити на інформацію




5 р. – ЕК – 29, 30




01-17

Журнал реєстрації документів, що знаходяться у володінні Управління Держгірпромнагляду по Рівненській області




Постійно

ст. 16а




01-18

Журнал реєстрації запитів на інформацію




3 р. -100б




01-19

Журнал обліку особистого прийому громадян




5 р. – 95




01-20

Журнал реєстрації скарг, заяв, звернень




5 р. – 95




01-21

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності




постійно – 100а




01-22

Журнал реєстрації наказів про відрядження




3 р. – 100б




01-23

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції




3 р. – 100б




01-24

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції




3 р. – 100б




01-25

Журнал реєстрації рахунків




3р.ст.324




01-26

Повідомлення на проведення перевірок




1р. ЕК




01-27

Журнал обліку повідомлень та направлень щодо проведення перевірок




3р.ст.26




01-28

Журнал реєстрації розпоряджень і рішень начальника (заступника) територіального управління




Постійно ст.100а)




01-29

Журнал обліку видачі справ з архіву




1р.(1)-120

(1) Після закінчення журналу і повернення документів до архіву

01-30

Номенклатура справ територіального управління




Постійно ст..89 а)

На державне зберігання не передається

Заступник начальника відділу бухгалтерського

обліку, персоналу та контролю Н.В. Пєчнікова







Відділ організації державного

нагляду, управління охороною праці, ринкового нагляду та спеціальних розслідувань

Індекс 02










02-01
Положення (про Колегію територіального управління, про відділ), посадові інструкції працівників відділу (копії)



Доки не мине потреба




02-02
Плани роботи та протоколи засідань Колегії територіального управління



постійно

ст. 153, ст.15а




02-03
Плани технічного навчання інспекторів



5р. ст.1380




02-04
Графіки перевірок роботи державних інспекторів



1р. ЕК




02-05
Звіти про наглядову діяльність (ф. № 2-НД) по Управлінню (аналіз по Держгірпромнагляду)



пост. – 298б




02-06
Інформації від державних інспекцій, які надходять в територіальне управління про здійснення наглядової діяльності



Доки не мине потреба




02-07
Акти перевірки наглядової діяльності державних інспекторів



Постійно ст. 24




02-08
Акти комплексних (всебічних) обстежень підприємств



Доки не мине потреба




02-09
Документи щодо реєстрації технологічних транспортних засобів



5р.

Постанова №8 КМУ

06.01.2010

02-10
Документи (дозвіл, заява про одержання дозволу, висновок експертизи) щодо видачі дозволів на початок (продовження) виконання робіт підвищеної небезпеки



5р. ЕК




02-11
Заява про реєстрацію декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства з питань охорони праці та промислової безпеки



5р. ЕК




02-12
Графіки комплексних (всебічних) обстежень підприємств



3р.ст.26




02-13
Квартальні та річний звіт про травматизм, аварії по територіальному управлінню (аналіз по Держгірпромнагляду)



пост. – 298б




02-14
Повідомлення про нещасні випадки і аварії, які підлягають спеціальному розслідуванню



5р. – 475


з летальним

кінцем - постійно

02-15
Листи, заяви з підприємств, установ, організацій щодо реєстрації (зняття з реєстрації) об’єктів, що підлягають обліку в Держгірпромнагляді



3р. ЕК

1957




02-16
Журнал обліку об`єктів, що підлягають реєстрації в органах Держгірпромнагляду (вантажопідйомних кранів; парових і водогрійних котлів середнього тиску; посудин, що працюють під тиском; трубопроводів пари та гарячої води; ліфтів)



постійно ЕК




1
2
3

4

5

02-17
Журнал реєстрації дозволів, виданих територіальним управлінням Держгірпромнагляду у Рівненській області



Доки не мине потреба

ст. 1419




02-18
Журнал реєстрації дозволів виданих, органами Держгірпромнагляду



10р. ст. 1705




02-19
Журнал реєстрації шифрів тавра



10р. ст. 2105




02-20
Журнал реєстрації об’єктів газового нагляду



Доки не мине потреба

ст. 1419




02-21
Журнал реєстрації технологічних транспортних засобів



Доки не мине потреба

ст. 1419




02-22
Журнал реєстрації великовантажних та інших транспортних засобів



Доки не мине потреба

ст. 1419




02-22
Журнал реєстрації нещасних випадків при використанні газу в побуті



45р. ст. 479

після закінчення

журналу

02-23
Журнал обліку об’єктів підвищеної небезпеки (ОПН)



Доки не мине потреба

ст.1419




02-24
Номенклатура справ відділу



3р.ст.89б)




Начальник відділу О.А. Сказко





^ Відділ бухгалтерського обліку

та господарської діяльності

Індекс 03










03-01
Накази начальника територіального управління (копії)



Доки не мине потреба




03-02
Особові рахунки працівників територіального управління



75 р. ст. 316а)




03-03
Журнал реєстрації довідок про доходи працівників територіального управління



3 р. – 562




03-04
Листування з Держгірпромнаглядом України з питань фінансування, обліку та звітності



3 р. – 242




03-05
Листування з підприємствами, установами, організаціями про фінансово-господарську діяльність (копії)



3 р. – 343




03-06
Листування з органами Держказначейства про поточне фінансування



3 р. – 242




03-07
Штатні розписи територіального управління з усіма змінами і додатками



Пост. – 46 б




03-08
Кошториси видатків територіального управління



Пост – 212




03-09
Бухгалтерські звіти, баланси і пояснювальні записки до них: - річні
- квартальні





Пост. – 308б

3 р. – 308в




03-10
Документи про оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування



Доки

не мине потреба







1
2
3

4

5

03-11
Документи про інвентаризацію (інвентарні відомості і документи до них)



3 р1. – 330

1За умови завершення ревізій державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, – ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

03-12
Журнал-головна



3 р.1 – 321

1За умови завершення ревізій державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, – ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

03-13
Обігові відомості



3 р.1 – 322

1За умови завершення ревізій державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, – ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

03-14
Книга реєстрації платіжних доручень



3 р. – 324




03-15
Книга реєстрації довіреностей



3 р. – 324




03-16
Розрахункові відомості сплати внесків до фонду соціального страхування, Пенсійного фонду, фонду соціального страхування від нещасних випадків, загальнообов`язкового страхування на випадок безробіття



Пост. ст.71Д







1
2
3

4

5

03-17
^ Акти перевірок фінансово-господарської діяльності територіального управління



5 р. - 342

1За умови завершення ревізій державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та організацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, – ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ – зберігаються до ухвалення остаточного рішення

03-18
^ Договори, угоди (господарські, трудові та ін.)



3 р. 1 - 345

1 Після закінчення терміну угоди

03-19
^ Договори про матеріальну відповідальність



5 р. 1 – 347

1 Після звільнення матеріально-відповідальної

особи

03-20
Відомості про реєстрацію територіального управління (свідоцтво про державну реєстрацію, довідка статистики, реєстрація у фондах соціального страхування)



Постійно ст. 14Д




03-21
^ Номенклатура справ відділу



3р.ст.89б)




Начальник відділу бухгалтерського обліку,

персоналу та контролю В.Л. Ковальчук





^ Сектор правової роботи та запобігання корупції

Індекс 04










04-01

Накази, розпорядження, листи, роз’яснення Державної служби гірничого нагляду та промислової безпеки України (копії)




Доки не мине потреба




04-02


Аналітичні інформації про розгляд скарг та заяв громадян (довідки, службові записки)




5 р. ст. 29б




04-03


Інформації для направлення в органи прокуратури про порушення законодавства з охорони праці




Пост.

10 р. ст. 68




04-04

Акти звірки за направленими матеріалами в органи прокуратури щодо порушення нормативно-правових актів з охорони праці




Пост.

10 р. ст. 68




04-05

Листи, акти звірки та контроль за виконанням примусових стягнень




3 р.1 ст. 80

1 Після прийняття рішення

04-06

Судово-господарські справи (позовні матеріали, ухвали суду, тощо) (копії).




Доки не мине потреба




04-07

Журнал обліку позовних заяв




3 р. ст. 78




04-08

Журнал обліку договорів




3р. ' ст. 86

1Після закінчення строку дії договору

04-09

Документи (лекційні матеріали, інформації, плани) з питань правового навчання




5 р. ст. 565




1

2

3

4

5

04-10

Звіти з організації правової роботи




5 р. ст. 299




04-11

Журнал обліку справ про адміністративні правопорушення




3 р. ст. 78

Після прийняття рішень

04-12

Справи про адміністративні правопорушення




3р. ст. 81




04-13

Листування щодо виконання постанов про накладання адміністративного стягнення




1р. ст. 82




04-14

Журнал обліку наданих консультацій по правих питаннях




3р.ст.89б)




04-15

Плани роботи сектору правової роботи та запобігання корупції




1р. ст. 154




04-16

Номенклатура справ сектору




3р. ст. 89б)




Завідувач сектору правової роботи

та запобігання корупції




^ Державна інспекція нагляду в промисловості та гірничого нагляду

Індекс 05










05-01
^ Положення про інспекцію, посадові інструкції працівників інспекції (копії)



до заміни

новим




05-02
^ Плани роботи інспекції, графіки обстежень підприємств



1 р. – 154




05-03
^ Звіти інспекції про результати наглядової діяльності



5 р. – 299




05-04

Накази теруправління, накази, вказівки, розпорядження Держгірпромнагляду України з питань основної діяльності (копії)




Доки не мине потреба – 16а




05-05

Листи з Держгірпромнагляду України і теруправління з питань наглядової діяльності (копії)




5 р. – ЕК – 23




05-06

Листи, довідки, інформації в теруправління, Держгірпромнагляд України з усіх питань основної діяльності




5 р. – ЕПК /6Д




05-07

Листи з облдержадміністрації, міськвиконкому та інших органів державного нагляду з усіх питань діяльності (копії)




5 р. – ЕК – 23




05-08

Листи, довідки, інформації в облдержадміністрацію, міськвиконком та інші органи державного нагляду з усіх питань діяльності (копії)




5 р. – ЕК – 23




05-09

Листування з підприємствами, організаціями з питань основної діяльності




3 р. – ЕК – 20




05-10

Документи (заява, копії актів гірничих відводів техніко-економічні обґрунтування, погодження планів розвитку тощо) на погодження прав суб’єктів господарювання на користування надрами




20р. ЕК




05-11

Книга реєстрації гірничих відводів




10 р. – ЕК




05-12

Матеріали на погодження прав суб’єктів господарювання на користування надрами




10 р. – ЕК




05-13

Протоколи погодження щорічних планів розвитку гірничих робіт




Пост. ст.11




05-14

Заяви підприємств на проведення вибухових робіт, придбання вибухових матеріалів та реєстрації об’єктів




3р. 1072 ЕК





1

2

3

4

5

05-15

Книга реєстрації рішень на право виконання підривних робіт




3 р. – 1703 ЕК




05-16

Книга обліку видачі свідоцтв на придбання вибухових матеріалів




10 р. – 1705




05-17

Книга реєстрації постійних і тимчасових складів вибухових матеріалів




10 р. – 1705 ЕК




05-18
^ Журнал реєстрації нещасних випадків, що стались на підконтрольних підприємствах



45 р. – ст.479

1 після закінчення журналу

05-19
^ Акти перевірки наглядової діяльності державних інспекторів



3р. - ст. 25




05-20

Листування з підприємствами, організаціями щодо участі в перевірках знань та облік викладацької роботи




3 р.- ст. 25




05-21

Номенклатура справ інспекції




3р.ст.89б)




В.о. начальника Державної інспекції О.І. Козоровський




^ Державна інспекція нагляду за об’єктами підвищеної небезпеки та охороною праці

Індекс 06










06-01
^ Положення про інспекцію, посадові інструкції працівників інспекції (копії)



до заміни

новим




06-02
^ Плани роботи інспекції, графіки обстежень підприємств, установ, організацій, об’єктів



1 р. – 154




06-03
^ Звіти інспекції про результати наглядової діяльності



5 р. – 299




06-04

Накази начальника теруправління, накази, вказівки, розпорядження Держгірпромнагляду з питань основної діяльності (копії)




Доки не мине потреба – 16а

Що стосується діяльності ТУ – постійно

06-05

Листи з Держгірпромнагляду і теруправління з питань наглядової діяльності (копії)




5 р. – ЕК – 23




06-06

Листи, довідки, інформації в теруправління, Держгірпромнагляду України з усіх питань основної діяльності




5 р. – ЕПК – 6Д




06-07

Листи з облдержадміністрації, органів виконавчої влади та місцевого самоврядування та інших органів державного нагляду з усіх питань діяльності (копії)




5 р. – ЕК – 23




06-08

Листи, довідки, інформації в облдержадміністрацію, органи виконавчої влади та місцевого самоврядування та інші органи державного нагляду з усіх питань діяльності (копії)




5 р. – ЕК – 23




06-09

Листування з підприємствами, організаціями, суб’єктами підприємницької діяльності з питань основної діяльності




5 р. – ЕПК – 6 Д




06-10

Звернення суб’єктів господарювання про участь у роботі комісій по прийняттю в експлуатацію об’єктів систем газопостачання




3 р. ЕК




06-11

Повідомлення суб’єктів господарювання про початок будівництва систем газопостачання




3 р. ЕК







1

2

3

4

5

06-12

Акти комплексних (всебічних) обстежень піднаглядових підприємств, установ, організацій та інформація про їх виконання




пост. ст. 24а




06-13
^ Журнал реєстрації нещасних випадків, що стались на підконтрольних підприємствах



45р. ст. 479

' після закінчення журналу

06-14
^ Копії актів форми Н-1









06-15
Акти перевірки наглядової діяльності державних інспекторів



3 р. ст.. 25




06-16

Листування з підприємствами, організаціями щодо участі в перевірках знань та облік викладацької роботи




5р.- ЕПК ст.6Д




06-17

Номенклатура справ інспекції




3р.ст.89б)




В.о. начальника Державної інспекції В.І. Ситник




^ Кадрова служба

Індекс 07










07-01

Накази з особового складу




75р. – 16б




07-02

Накази про відпустки




5р. – ст. 16в




07-03

Документи щодо проведення конкурсів на заміщення вакантних посад (порядок проведення конкурсу, іспиту, переліки питань до білетів, білети)




До заміни

новими




07-04

Протоколи конкурсних комісій по заміщенню вакантних посад державних службовців




пост. – 533




07-05

Документи (положення, накази, протоколи, інформації тощо) проведення атестації державних службовців, що не ввійшли в особові справи




5 р. – 652




07-06

Документи (порядок, накази, інформації тощо) проведення щорічної оцінки що не ввійшли в особові справи




3р. – ст. 508




07-07

Документи (плани-графіки, пропозиції, списки) щодо підвищення кваліфікації




5р. – ст.564а




07-08

Документи (положення, інструкції, регламенти тощо) щодо діяльності територіального управліня




постійно – 33





07-09

Посадові інструкції працівників




постійно – 49а




07-10 (1)


07-10 (2)

Документи (накази, списки тощо) про кадровий резерв

Документи (заяви, копії документів, плани роботи, звіти про роботу) про кадровий резерв




5 р. – 536

537




07-11

Посадові картки обліку керівних працівників




75 “в” – 527




07-12

Особові справи працівників




75 р. – В – 513в)




07-13

Звіти про роботу з кадрами




5 р. – 299




07-14

Штатні розписи, структура (копії)




доки мине потреба




07-15

Документи до наказів з особового складу (службові, подання, доповідні записки), що не ввійшли в особові справи




3 р. – 508




1

2

3

4

5

07-16

Заяви працівників, що не ввійшли в особові справи




3 р. – 508




07-17

Заяви, документи осіб не прийнятих на роботу




1 р. – 520




07-18

Журнал реєстрації довідок з кадрових питань




3 р. – 562




07-19

Журнал реєстрації наказів з особового складу




75 р. –16б




07-20

Журнал реєстрації наказів про відпустки




5р. ст. 16в




07-21

Журнал реєстрації листків непрацездатності




3р. ' ст. 722

' після закінчення журналу

07-22

Журнал реєстрації заяв з кадрових питань




3р. ст. 100б




07-23

Книга обліку руху особових справ державних службовців (службовців)




50р. ст. 541




07-24

Книга обліку трудових книжок і вкладишів до них




3р. ст. 103




07-25

Дані про використані відпустки




1 р. – 559




07-26

Графіки відпусток




1 р. – 559




07-27

Номенклатура справ сектору




3р.ст.89б)




Заступник начальника відділу

БО, персоналу та контролю Н.В. Пєчнікова




Профком

Індекс 08










08-01

Протоколи профспілкових зборів та документи до них




Постійно ст. 1312а




08-02

Протоколи засідань профспілкового комітету та документи до них




Постійно ст. 1320а




08-03

Документи (постанови, тощо) профспілкових органів вищого рівня (копії)




Доки не мине потреба




08-04

Плани роботи, плани проведення заходів профкому (копії)




Доки не мине потреба

Оригінали зберігаються при протоколах

08-05

Статистичні звіти профкому з питань профспілкової роботи




5 років ст. 299




08-06

Документи (заяви, витяги з протоколів, довідки, листування) про надання матеріальної допомоги членам профспілки




3 роки

ст. 1337




08-07

Заяви про прийняття у члени профспілки




3 роки

ст. 1323




08-08

Заяви членів профспілки про згоду на перерахування членських внесків бухгалтерією Управління




3 роки (після вибуття з первинної профорганізації)

ст. 1330




08-09

Облікові картки членів профспілки




До зняття з обліку або 1 рік після зняття

ст. 1329




08-10

Листування з профспілковими органами вищого рівня та іншими організаціями (установами) з питань діяльності профспілкової організації Управління




3 роки ст. 1321







1
2
3

4

5

08-11

Листування з адміністрацією Управління




3 роки ст.1321




08-12

Звернення (пропозиції, заяви, скарги) членів профспілки та документи стосовно вирішення порушених у них питань




5 років ст. 28

Пропозиції стосовно суттєвих змін у діяльності організації зберігаються постійно

08-13

Журнал реєстрації вхідних документів




3 роки

ст. 100б)

Після закінчення

08-14

Журнал реєстрації вихідних документів




3 роки

ст. 100б)

Після закінчення

08-15

Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг членів профспілки




3 роки

ст. 100б)

Після закінчення

08-16

Річні фінансові звіти




5 років ст. 1332




08-17

Журнал обліку довіреностей на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей




3 роки

ст. 319




08-18

Касова книга




3р. ст. 322

За умови завершення ревізії

08-19

Акти перевірок




5 р. ст. 409




08-20

Номенклатура справ профспілкового комітету




3 р. ст. 89б)




08-21

Документи комісії по соціальному страхуванню (Положення, протоколи тощо)




10 років ЕПК ст. 1338




08-22

Номенклатура справ




3р.ст.89б)







Голова профкому

Н.В. Пєчнікова


Відповідальна за архів

Головний спеціаліст відділу бухгалтерського

обліку, персоналу та контролю Н.І. Шевченко

____ ____________ 2012 р.


^ ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО

Протокол засідання Протокол засідання

ЕПК Держархіву ЕК Територіального управління

області Держгірпромнагляду

у Рівненській області

від ___ __________ № ____ від ___ __________ № _____

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у 20__ році в

територіальному управлінні Держгірпромнагляду у Рівненській області


За строками зберігання

Всього

У тому числі

таких, що

переходять

з позначкою “ЕПК”

Постійного










Тривалого (понад 10 р.)










Тимчасового (до 10 р. включно)










Разом












Заступник начальнику відділу бухгалтерського

обліку, персоналу та контролю Н.В. Пєчнікова

____ _____________ 20___ р.


Підсумкові дані передано в архів територіального управління _______ 20__ р.