Учебное пособие: Методические рекомендации по проведению ревизии кассы и кассовых операций

Методические рекомендации по проведению ревизии

кассы и кассовых операций

ВВЕДЕНИЕ

Ревизия кассы и кассовых операций подразделения представляет собой существенную составную часть ревизии в целом.

Кассовые операции подразделения являются одним из важнейших участков его финансово-хозяйственной деятельности и учётной работы. Денежные средства, составляющие предмет кассовых операций, используются при расчётах с юридическими и физическими лицами; кассовая наличность подразделения, её размеры и степень сохранности служат своего рода введением в финансовую жизнь подразделения.

Углублённое освоение методики ревизии кассовых операций представляется важным по нескольким причинам:

— денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов подразделения;

— денежные операции носят массовый и распространённый характер;

— подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности подразделения наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

В силу того, что кассовые операции носят массовый характер, этот этап проверки является достаточно трудоёмким.

В то же время кассовые операции однообразны, а методы или процедуры проверки достаточно просты.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССЫ

При проведении инвентаризации денежных средств, бланков строгой отчётности и ценностей следует придерживаться принципа внезапности, который позволяет более объективно оценить состояние кассовой дисциплины в подразделении.

С учётом этого инвентаризацию кассы желательно осуществлять практически сразу с началом ревизии.

Произведя официальное представление ревизионной бригады начальнику ревизуемого органа, следует немедленно направить одного из ревизоров в сопровождении членов (члена) комиссии по проверке кассы, выделенных из числа сотрудников ревизуемого органа, в помещение кассы. При этом в случае возникновения каких-либо задержек, проволочек или признаков намеренного оттягивания начала инвентаризации кассы следует опечатать кассу до начала инвентаризации, что относится к правам ревизора, предусмотренным п. 5.2.2. приказа МВД РФ № 560 — 1997 г.

Собственно инвентаризация кассы проводится комиссией в составе не менее трёх человек (из которых не менее одного человека является членом ревизионной бригады, не менее двух человек является сотрудниками подразделения) при обязательном присутствии материально ответственного лица (кассира). В случае внезапного отсутствия именно на момент инвентаризации кассы кассира по причине, представленной руководством подразделения в качестве уважительной (внезапная болезнь, несчастный случай, смерть и т.д.), инвентаризация проводится в обязательном присутствии руководителя подразделения и начальника финансовой службы или главного (старшего) бухгалтера, или же лиц, официально их заменяющих.

В период с момента начала инвентаризации вплоть до её завершения все кассовые операции прекращаются, посторонние лица в помещение кассы не допускаются.

До начала инвентаризации желательно проверить нормативную сторону материальной ответственности кассира, т.е. удостовериться в том, что от него отобрано обязательство о его полной материальной ответственности.

В начале инвентаризации материально ответственное лицо (кассир) в присутствии комиссии составляет отчёт о денежных операциях, движении бланков строгой отчётности и иных находящихся в кассе ценностей в течение дня или — в случаях более редкой периодичности составления кассовых отчётов — с момента последнего выведения остатка в кассовой книге. При составлении отчёта кассир обязан подсчитать обороты по приходу и расходу денежных средств, бланков строгой отчётности и ценностей и вывести итоговый остаток, указав количество приходных и расходных кассовых документов и их порядковые номера (с № ___ по № ___).

После составления кассиром отчёта и до начала его проверки ревизором и пересчёта кассовой наличности необходимо от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, отобрать расписку в том, что комиссии предъявлены все оправдательные документы, наличные деньги, ценности, бланки строгой отчётности и что других (неучтённых) документов, денег, ценностей и бланков не имеется. Расписка отбирается по форме, определённой приложением 1 к приказу МВД РФ № 560 — 1997 г.

После этого ревизору следует приступить к проверке составленного кассиром отчёта. В процессе такой проверки следует обратить внимание на своевременность отражения денежных операций в кассовой книге, т.е. убедиться, сразу же после получения или выдачи денег были произведены записи в кассовую книгу.

Параллельно с проверкой отчёта ревизором проверяются послужившие основанием для его составления документы, по которым произведены приём и выдача денег, ценностей и бланков строгой отчётности. Особое внимание следует обратить на обоснованность записей в кассовую книгу по расходу денежных средств — такие записи могут производиться кассиром только по так называемым закрытым расходным документам, т.е. по документам, по которым выдана вся предусмотренная ими сумма и проставлены все росписи её получателей (получателя). Записи по расходу признаются ревизором обоснованными также при нижеследующем:

— в том случае, когда в кассе находятся ведомости на выдачу заработной платы, по которым выплата ещё не закончилась и не истёк установленный срок (3 дня, включая день получения денег в банке), кассир в присутствии комиссии должен против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить прочерк, вывести итоги выплаченных сумм по ведомостям и произвести записи в кассовую книгу в тех суммах, которые были выплачены. В конце платёжной (расчётно-платёжной ) ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченной сумме и скрепляет надпись своей подписью, а также ставит на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №__».

Все случаи выявленного ревизором необоснованного включения в отчёт сумм расхода или прихода немедленно в присутствии комиссии предъявляются кассиру для объяснений с его стороны. При этом указанные суммы исключаются из кассового отчёта, и комиссионно выводится скорректированный итоговый остаток.

По завершении проверки составленного кассового отчёта и приложенных к нему документов отчёт передаётся в финансовую службу (бухгалтерию) для отражения его данных на счетах бухгалтерского учёта и определения книжного остатка денег в кассе на момент проверки.

После этого комиссия приступает к пересчёту наличных денег, бланков строгой отчётности и иных ценностей, хранящихся в сейфе кассы.

Всё то, что подлежит пересчёту, должно предъявляться комиссии лично кассиром.

Фактическое наличие денег устанавливается путём полистного пересчёта всех купюр и монет. Обязательным является полный пересчёт денег вне зависимости от того, находятся ли они в банковской упаковке или нет. Непосредственно сам процесс пересчёта желательно доверить кассиру, внимательно контролируя при этом его действия.

По завершении пересчёта установленное им фактическое наличие денег сопоставляется с учётными данными, по результатам чего или делается вывод о соответствии фактических и учётных данных, или выводится недостача или излишек фактического остатка денег по сравнению с книжным остатком.

Следует иметь в виду, что при подсчёте фактического наличия денег никакие расписки и недооформленные документы в остаток наличности не принимаются, а выданные по ним деньги считаются недостачей, за исключением выплаченных сумм по ведомостям на выдачу заработной платы, по которым выплата ещё не закончилась и не истёк установленный срок.

Пересчёту ценностей и бланков строгой отчётности предшествует проверка отчёта и документов, отражающих их движение и подтверждающих их наличие, производимая в порядке, аналогичном проверке денег.

Проверка наличия хранящихся в кассе пакетов с ценностями, изъятыми при производстве дознания и предварительного следствия, начинается со сверки фактического наличия пакетов с данными книги учёта вещественных доказательств, ценностей и иного имущества, изымаемых органами предварительного следствия и дознания.

Затем производится вскрытие пакетов с ценностями. Само вскрытие целесообразно проводить лично кассиру. Перед вскрытием пакетов необходимо обратить внимание на наличие печати и подписей членов комиссии, в присутствии которых они вложены и опечатаны.

У вскрытых пакетов определяется содержимое, которое сопоставляется с перечнем ценностей, указанных в приёмной квитанции и книге учёта. Далее производится осмотр каждой находящейся в пакете ценности, при котором проверяется соответствие отличительных признаков ценности признакам, указанным в приёмной квитанции.

При большом количестве в кассе пакетов с ценностями допускается их выборочная проверка; при этом рекомендуется проверять пакеты с содержимым, представляющим согласно записям в книге учёта наибольшую ценность.

Проверка бланков строгой отчётности также производится посредством установления фактического их наличия в кассе и сопоставления такого наличия с данными книги учёта.

Следует иметь в виду, что бланками строгой отчётности, которые могут храниться в кассе подразделения, являются: трудовые книжки и вкладыши к ним; перевозочные требования формы №1; талоны на плацкарту; квитанции на приём сумм арестованных; квитанции на приём ценностей арестованных; квитанции на приём прочих сумм; справки на льготы по квартплате; путёвки в санатории, дома отдыха, пансионаты и т.д. При этом на все бланки строгой отчётности должны быть заведены журналы учёта их поступления и расхода.

Необходимо также обратить внимание на то, чтобы являющиеся бланками строгой отчётности квитанции на приём наличных денег и ценностей имели порядковые номера.

При проверке кассы следует иметь в виду, что хранение в кассе наличных денег и ценностей, не принадлежащих данному органу, запрещается. Любые наличные деньги и ценности, не подтвёрждённые приходными документами, проведёнными в установленном порядке по учёту в подразделении, считаются излишком кассы и подлежат оприходованию. В связи с этим представляется целесообразным ревизору тщательно проверить внутреннее пространство сейфа кассы на предмет обнаружения таких денег и ценностей.

По завершении проверки кассы её результаты оформляются актом проверки. Акт составляется по форме, определённой приложением 2 к приказу МВД РФ № 560 -1997 г., и подписывается членами комиссии и материально ответственным лицом, работа которого проверялась. Минимальное количество экземпляров акта — два (первый приобщается к акту ревизии, второй остаётся у материально ответственного лица).

Комиссия вносит конкретные предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков их выполнения, которые отражаются в акте проверки.

В случае выявления нарушений комиссия в целях установления их причин и условий возникновения отбирает письменные объяснения у конкретных должностных лиц. В частности, при установлении недостачи или излишка денежных средств, ценностей, бланков строгой отчётности объяснение в обязательном порядке отбирается у материально ответственного лица.

Недостача денежных средств, ценностей подлежит удержанию с кассира в полной сумме, излишек подлежит оприходованию.

В процессе ревизии кассы ревизор также проверяет наличие ключей-дублёров от помещения и сейфа кассы, которые должны храниться у руководителя подразделения в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др.

Необходимо проверить и наличие в подразделении таких документов, как приказ начальника подразделения о назначении работника на должность кассира и расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Особое внимание следует обратить на соответствие оборудования помещения кассы предъявляемым требованиям, к числу которых относятся следующие:

— касса должна быть изолирована от других служебных и подсобных помещений;

— в кассе должен иметься сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикреплённый к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

— касса должна быть оборудована специальным окошком для выдачи денег;

— касса должна располагать исправным огнетушителем;

— касса должна быть оборудована средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации.

Полный перечень предъявляемых требований содержится в приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

Рекомендуется также проверить, не носит ли формальный характер соблюдение ряда вышеназванных требований. Так, возможно проверить факт срабатывания охранной и охранно-пожарной сигнализации — например, посредством нажатия сигнальной кнопки — с целью выяснения промежутка времени, за который к кассовому помещению прибудут сотрудники охраны. Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии возможно также проверить, сдаётся ли под сигнализацию касса в период временного оставления кассиром кассового помещения — например, во время обеденного перерыва. Рекомендуется также, дождавшись транспортировки денежных средств, проверить соблюдение рекомендаций по обеспечению их сохранности при транспортировке, изложенных в приложении 2 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.

Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии, рекомендуется также провести ещё одну внезапную инвентаризацию кассы, в особенности в случае установления в процессе первой инвентаризации нарушений, недостатков, недостач и излишков.

РЕВИЗИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются следующие: кассовая книга; отчёты кассира; приходные и расходные кассовые ордера; журналы (книги) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей; книга учёта выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчёты.

Необходимо иметь в виду, что операции по движению денежных средств проверяются сплошным порядком.

К проверке кассовых операций руководитель ревизионной бригады, исходя из объёма работы, может привлекать ассистентов (членов ревизионной бригады, соответствующих специалистов из других подразделений). В то же время категорически не допускается привлечение к проверке кассовых операций специалистов ревизуемого подразделения и подчинённых ему подразделений.

Для проведения проверки кассовых операций в подразделении запрашиваются кассовые книги за ревизуемый период, а также сшивки всех кассовых документов за этот период.

По получении кассовых книг ревизору следует проверить правильность их оформления и ведения. Необходимо иметь в виду, что учёт кассовых операций в подразделениях ведётся в кассовой книге типовой ф.КО-4 или ф.440. В обязательном порядке обращается внимание на количество кассовых книг, поскольку каждое подразделение должно вести только одну кассовую книгу. Ревизором проверяется соблюдение следующих требований к кассовой книге: она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью; количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера (начальника финансовой службы) подразделения. В кассовой книге не могут допускаться подчистки и неоговорённые исправления; сделанные же исправления должны заверяться подписями кассира и главного бухгалтера (начальника финансовой службы).

При работе с главной книгой необходимо также проверить такие вопросы, как:

— заполнение в ней всех необходимых реквизитов;

— наличие контроля со стороны главного бухгалтера за правильностью её заполнения (т.е. наличие подписей главного бухгалтера);

— правильность ведения кассовой книги автоматизированным способом (п. 25 Порядка ведения кассовых операций в РФ).

Необходимо обратить внимание на то, чтобы записи в главной книге производились ручкой, чётко и разборчиво.

До начала проверки правильности отражения в кассовой книге сумм, указанных в расходных и приходных кассовых ордерах, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях и других денежных документах, ревизору следует проверить в кассовой книге правильность подсчёта оборотов по приходу и расходу денег, а также выведения итогового сальдо. Такая проверка производится методом простого пересчёта ревизором записанных соответственно по приходу и расходу сумм и итогового сальдо с последующим сравнением полученных результатов с результатами, выведенными в кассовой книге.

Далее, как следует из вышеизложенного, ревизор проверяет правильность отражения в кассовой книге сумм, указанных в расходных и приходных кассовых ордерах, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях и других денежных документах.

Такая проверка проводится посредством сличения сумм, указанных в перечисленных выше документах, которые сброшюрованы в запрошенных ревизором сшивках кассовых документов, с суммами, указанными (с записью операций, произведённых по этим документам) в кассовой книге.

При проверке кассовых ордеров необходимо иметь в виду следующее:

— по приходным кассовым ордерам (ф.КО-1) осуществляется приём денежных средств; ордера должны быть подписаны главным бухгалтером (начальником финансовой службы) или лицом, уполномоченным на это приказом начальника подразделения;

— по расходным кассовым ордерам (ф.КО-2) производится выдача наличных денег; ордера должны быть подписаны начальником подразделения, главным бухгалтером (начальником финансовой службы) или лицами, уполномоченным на это приказом начальника подразделения; в случае наличия на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах разрешительной надписи руководителя подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Все кассовые ордера при приёме или выдаче денег должны быть подписаны кассиром подразделения.

При заполнении кассовых ордеров подчистки, помарки и исправления не допускаются.

При проверке расходных кассовых ордеров необходимо убедиться в заполнении реквизитов, удостоверяющих личность получателя денег.

Особое внимание следует обратить на наличие в расходном кассовом ордере собственноручной расписки получателя в получении денег с указанием их суммы. В случае отсутствия расписки получателя денег в расходном кассовом ордере сумма, показанная как выданная, считается недостачей и подлежит взысканию с кассира, производившего выдачу.

В процессе проверки кассовых ордеров следует охватить такие вопросы, как:

— своевременность и полнота заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов ф. КО-3а;

— правильность и полнота заполнения в кассовых ордерах всех требуемых реквизитов;

— правильность регистрации расходных кассовых ордеров, оформленных на платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях (регистрируются после выдачи денег по ведомостям);

— наличие всех приложений, перечисленных в кассовых ордерах;

— соответствие нумерации предъявленных ревизии кассовых ордеров их нумерации в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;

— наличие штампа или надписи «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) на приложенных к кассовым ордерам документах;

— правильность оформления расходных кассовых ордеров при выдаче денег по доверенности (в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег должна быть указана фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег) и наличие доверенности в приложениях к расходному кассовому ордеру;

— составляется ли на общую сумму выданной заработной платы один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на каждой расчётной (расчётно-платёжной) ведомости (для централизованных бухгалтерий).

В процессе проведения ревизии необходимо также проверить порядок поступления кассовых ордеров из бухгалтерии в кассу, имея в виду, что выдача кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещена.

В процессе ревизии кассовых документов производится проверка платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей. По названным ведомостям ф.427 (ф.49) производятся оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, а также выдача депонированных сумм и денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

При проверке ведомостей ревизору необходимо обратить внимание на:

— наличие на титульном (заглавном) листе ведомости разрешительной надписи о выдаче денег за подписями начальника и главного бухгалтера (начальника финансовой службы) подразделения или лиц, уполномоченных на это приказом начальника подразделения;

— наличие надписи кассира «По доверенности» перед распиской получателя при выдаче денег другому лицу по надлежаще оформленной доверенности (доверенность должна быть приложена к ведомости);

— наличие в ведомости отметок от руки или штампа «Депонировано» против фамилий лиц, которым выплата не произведена;

— наличие в конце ведомости надписи кассира о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, скреплённой его подписью;

— составление реестра депонированных сумм;

— простановку на ведомостях штампа «Расходный кассовый ордер №__».

В процессе собственно проверки ведомостей следует проверить правильность подсчёта общего итога ведомости, итогов выданных и депонированных сумм; учитывая трудоёмкость работы по пересчёту итогов, к ней целесообразно привлекать оговорённых выше ассистентов. Работу по пересчёту итогов целесообразно оформить справкой за подписью производившего пересчёт лица; в справке следует отразить, какие конкретно ведомости подвергались проверке и какие конкретно недостатки были при этом выявлены.

Как и при проверке расходных кассовых ордеров, особое внимание при проверке платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей следует обратить на наличие в них собственноручной расписки получателя в получении денег. В случае отсутствия расписки получателя денег в расходном кассовом ордере сумма, показанная как выданная, считается недостачей и подлежит взысканию с кассира, производившего выдачу.

При проведении ревизии кассовых операций необходимо также проверять отражение их в соответствующих регистрах синтетического учёта и отчётности, дабы при последующей проверке этих регистров — в рамках ревизии ведения и достоверности учёта и отчётности — не перепроверять повторно правильность отражённых в них сумм. К названным регистрам относятся следующие:

— главная книга;

— журнал-ордер №1 и ведомость №1 (для журнально- ордерной формы счетоводства);

— иные регистры синтетического учёта кассовых операций;

— баланс подразделения (форма №1).

В процессе ревизии кассовых операций ревизору необходимо отработать также ещё ряд участков.

В случае выдачи заработной платы в ревизуемом подразделении не только кассиром, но и раздатчиками, следует проверить следующие вопросы:

— наличие приказа начальника подразделения о выдаче заработной платы другими, кроме кассиров, лицами;

— заключение договора о полной материальной ответственности с раздатчиками;

— правильность, полнота и своевременность ведения кассиром журнала учёта выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы ф.320;

— своевременность сдачи раздатчиками полученных ведомостей (3 дня, включая день получения денег в банке);

— наличие в ведомостях, по которым выдача денег производилась раздатчиками, надписи о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, а также надписи «Деньги по ведомости выдавал (роспись)».

Отдельно ревизору следует проверить полноту и своевременность приходования поступающих в кассу денежных средств. Для этого необходимо произвести сплошную сверку данных выписок банка (дата, сумма) с данными в приходных кассовых ордерах, кассовой книге и журнале учёта приходных и расходных кассовых документов (при поступлении денег из банка). Также необходимо сверить данные приходных кассовых ордеров с данными в кассовой книге и журнале учёта кассовых документов (при поступлении денег от физических и юридических лиц).

В связи с тем, что выплата заработной платы может производиться как по расчётным (расчётно-платёжным) ведомостям, так и по расходным кассовым ордерам отдельным лицам, целесообразно проверить количество выплат заработной платы отдельным работникам подразделения в течение ревизуемого периода (т.е. не выдавалась ли заработная плата работнику за один и тот же месяц по ведомости и по расходному кассовому ордеру). Для такой проверки наиболее оптимальной формой чернового документа ревизора представляется таблица, в левой части которой помещаются фамилии лиц списочного состава, вверху — название месяца и года; каждая полученная сумма зарплаты (с указанием суммы) проставляется в соответствующей клеточке. Посредством такой таблицы можно проконтролировать факт, сумму и период выплаты зарплаты каждому сотруднику ревизуемого подразделения.

Ревизору следует иметь в виду, что за несоблюдение условий работы с денежной наличностью к подразделению могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные Указами Президента РФ №1006 от 23.05.94 г. и № 1212 от 18.08.96 г. Вследствие этого при проверке необходимо обратить внимание на следующие вопросы:

— соблюдение лимита хранения денежных средств в кассе (лимит должен быть установлен банком, сверхлимитная кассовая наличность в обязательном порядке должна сдаваться в банк.);

— правильность расчётов наличными денежными средствами с другими организациями (не должны превышать 10 тыс. рублей);

— наличие фактов внесения из кассы наличных денежных средств непосредственно на расчётные счета других лиц (юридических и физических) минуя счёт подразделения, что категорически запрещено.

В процессе ревизии кассовых операций в части проверки кассовых документов ревизору следует подвергать логическому контролю все проверяемые кассовые операции, все приложенные к кассовым ордерам и ведомостям оправдательные документы. Кассовые операции, как правило, отражают хозяйственные, имущественные, расчётные и иные виды действий ревизуемого подразделения. Это делает информацию, получаемую при проверке кассовых операций, важным элементом в дальнейшем проведении ревизии других участков финансово-хозяйственной деятельности подразделения.

Например, при проверке состояния учёта депонированных сумм правильность ведения книги аналитического учёта депонированной заработной платы ф.№441, своевременность внесения в неё записей проверяется посредством стыковки данных ведомостей, по которым депонируется заработная плата, с записями в книге учёта.

В целом следует отметить, что состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок; с другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учёта. Поэтому ревизия кассовых операций включает в себя достаточно широкий спектр вопросов, подлежащих проверке в увязке с вопросами других направлений ревизии.

еще рефераты
Еще работы по остальным рефератам