Лекция: Использование базы данных для практических задач.

Ход работы:

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.

· Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления баз данных, в котором появится меню.

· Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами Базы данных.

Замечание. Используем готовые таблицы этой базы дляконструирования новой. Таблицу Группаоставим в прежнем виде, исправив испорченные значения, а из Таблицы Список возьмем только структуру.

Задание 2. Откорректируйте данные в таблице Группы.

Замечание. В предыдущей работе вы удаляли записи изтаблицы Группы. Их следует восстановить.

· Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке – «Открыть».

· Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие.

Таблица должна вы глядеть так, как представлено в таблице 7.

· Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Таблица 7

Задание 3. Удалите все записи таблицы Список, оставив её структуру.

· Откройте таблицу Список.

· Выделите все записи .

· Нажмите клавишу [ Delete ]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении о удалении.(Можно выполнить командуПравка – Удалить запись или щелкните по кнопке Удалить запись).

· Закройте таблицу, сохранив её.

Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был присвоен последней записи.

· Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните командуСервис — Служебные программы – Сжать базу данных. Подождите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 4. Используя Мастер таблиц, создайте таблицуЛичные данные с ключевым полем.

· Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном:Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК, появится диалоговое окно, представленное на Рис.15. В этом окне следует выбрать: в поле Образы таблиц – полеСтуденты; в поле Образы полей – поля Код студента, Адрес, Номер телефона,щелкая после каждого выбора по кнопке. Эти поля попадут в Поля новой таблицы.

Щелкните по кнопке Далее.

Рис.15.

· В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные данные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопкеДалее.

Замечание. Accessпроверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.

· Щелкните по кнопке Далее.

· После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

· Добавьте в таблицу Личные данные еще три поля Word, Excel, Access,в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. ВыберитеКонструктор.

· Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных –числовой.

· Щелкните по кнопке — Сохранить.

· Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке .

Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 5. Исправьте схему данных.

· Щелкните по кнопке -«Схема данных». Появится диалоговое окноСхема данных.

· Щелкните по кнопке – «Добавить таблицу». В появившемся окне Добавление таблице выделите таблицу Личные данные и щелкните по кнопке «Добавить», а затем – по кнопке «Закрыть»окна Добавление таблицы.

· Поставьте мышку на имя поляКод Студента в таблице Личные данныеи, не отпуская кнопку мышки, перетащить ее на поле Кодв таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно.

· Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

· Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к- одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные.

Схема данных представлена на Рис. 16

· Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значение в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствует поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняют таблицы.

Рис.16.

Задание 6. Создайте форму для ввода данных.

· В окне базы данных выберите вкладкуФормы.

· Щелкните по кнопкеСоздать.

· В диалоговом окнеНовая форма выберите Мастер форм.Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использованииМастера формисточник данных для формы следует указать в диалоговом окне Мастера.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм, представленное на Рис.17.

· Выберите все поля из таблицы Список и все поля – из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в полеТабличные/запросы. В результате появляется список полей в окнеДоступные поля. Щелкните по кнопке, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные данные в поле Таблицы/запросыи вновь щелкните по кнопке .

Рис.17.

· Щелкните по кнопке – «Далее».

· Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умолчанию).

· Щелкните по кнопке –«Далее».

· Выберите требуемый стиль (например, Обычный). Щелкните по кнопке — «Далее».

· Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке – «Готово». В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значения будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений – в одну таблицу, часть – в другую).

Задание 7. Заполните таблицы данными.

Замечание.Поля Код и Код студентазаполняются автоматически. Данные таблицы Список приведены в таблице 8, в таблице Личные данные – в таблице 9.

Таблица 8

Таблица 9

· Закройте форму, предварительно сохранив ее.

· Перейдите на закладку Таблицы.

· Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

· Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

Задание 8.Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотографии) в таблицу Список.

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующей таблице. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

· Откройте таблицу Список, если она закрыта.

· Перейдите в режим Конструктора .

· Добавьте еще одно поле ( вводите имя поля ниже поляУчебная группа ), имя которогоПортрет, тип данных – Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.

· Щелкните по кнопке — Сохранить.

· Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке

· Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поляПортрет.

· Выполните командуВставка – Объект – Точечный рисунок Paintbrush – OК.

· Нарисуйте портрет.

· Щелкните по кнопке в правом верхнем углу окна рисунка, в результате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по названию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.