Лекция: Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
Для создания таблицы с помощью Конструктора таблиц необходимо выполнить следующие действия:
• включить компьютер и загрузить программное обеспечение Windows и Access;
• после загрузки Access в появившемся диалоговом окне дважды щелкнуть кнопкой по меню Файл и выбрать команду Создать;
• в появившемся диалоговом окне Создание активизировать переключатель База данных, а затем щелкнуть мышью по кнопке ОК (рисунок 1.1);
Рисунок 1.1 – Диалоговое окно Создание базы данных
• в следующем появившемся диалоговом окне Файл новой базы данных присвоить имя файлу, указав при этом имя директории (папки), где будет храниться БД; щелкнуть мышью по кнопке Создать (рисунок 1.2).
Рисунок 1.2 – Диалоговое окно указания имени и места файла БД
В следующем появившемся диалоговом окне База данных активизировать закладку Таблица и выбрать команду Создать в режиме конструктора.
В появившемся диалоговом окне Конструктор таблиц создать структуру таблицы в соответствии с установленными составом и характеристиками полей.
Конструктор таблиц (рисунок 1.3) содержит четыре информационных блока:
• имя поля;
• тип данных;
• описание;
• свойства поля.
Рисунок 1.3 – Окно Конструктора таблиц
В блоке Свойства поля имеется два окна (закладки): Общие и Подстановка.
Свойства поля Общие заполняются обязательно. В окне Подстановка можно задать список значений, который будет выводиться при вводе данных непосредственно в таблицу. Пользователь в этом случае должен будет щелкнуть мышью по нужному значению. Такие поля называют полями со списком.
При задании имен полям таблицы необходимо руководствоваться следующими рекомендациями:
• имя поля не должно начинаться с пробела;
• в имени поля не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;
• не допускается повторение имен в таблице;
• имена полей могут содержать до 255 символов. Имя следует задавать имя минимальным числом символов (это необходимо для минимизации объема памяти и времени поиска информации). Желательно, чтобы имя поля представляло аббревиатуру названия признака объекта, которое будет вводиться в ячейки поля.
Технология заполнения данных в строки информационных блоков Конструктора таблиц аналогична технологии работы с таблицами в текстовом редакторе Word.
Заполнение информационных блоков следует производить последовательно для каждого поля. Рекомендуем следующий порядок заполнения информационных блоков:
• ввести имя поля;
• выбрать тип данных;
• ввести в строку блока Описание комментарий, поясняющий характер вводимых значений в ячейку данного поля (в дальнейшем при заполнении таблицы этот комментарий выводится в строку подсказки в нижней части экрана);
• задать свойства поля;
• повторить указанные действия для всех остальных полей таблицы.
После того как имя поля введено в соответствии с изложенными выше рекомендациями, выбираем для него тип данных. В Конструкторе таблиц Microsoft Access выбор типа данных можно осуществить выбором из списка. В списке предлагаются следующие типы данных.
Текстовый. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Это могут быть любые символы, в том числе и цифры. В текстовое поле могут вводиться и одни цифры, если с ними не предполагается производить вычислений.
MEMO. Поле MEMO называют полем текстовых примечаний. Этот тип поля предназначен для ввода в него текстовой информации длиной более 255 символов (в Access 2000 – до 65 535 символов). Этот тип данных отличается от текстового тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, которые хранятся отдельно. Это значительно ускоряет обработку таблиц. Поля MEMO не могут быть ключевыми или индексными.
Числовой. Этот тип данных для характеристик объектов базы данных, которые могут участвовать в математических расчетах.
Дата/Время. Такой тип данных предназначен для указания даты или времени, характеризующих конкретную запись таблицы (например, дата поступления товара на склад или время начала и окончания работы пользователя в сети Интернет). В данное поле можно вводить даты с 100 по 9999 г.
Денежный. Этот тип данных аналогичен числовому. Отличается от него только характеристиками вводимых чисел. Точность числа не превышает четырех знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных разрядов. В конце числа могут быть проставлены обозначения валюты (р. или $).
Счетчик. Поле содержит уникальный (не повторяющийся) номер записи таблицы БД. Значения этого поля не обновляются.
Логический. Тип поля, параметры которого могут принимать только два значения, интерпретированные как ДА или НЕТ (Да/ Нет), Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического тина не могут быть ключевыми, но могут быть индексными.
OLE (OLE-объект). В ячейки поля данного типа вводятся ссылки на приложения, разработанные для Windows. Это могут быть текстовые, графические и мультимедийные файлы. Объем хранимых данных в ячейках данного поля ограничен только дисковым пространством компьютера.
Гиперссылка (Hyperlink). Этот тип данных позволяет вставлять в поле гиперссылку, с помощью которой можно сослаться на любой файл или фрагмент файла, находящегося на том же компьютере, на котором находится таблица БД, или на любом компьютере в локальной сети или сети Интернет. Гиперссылка состоит из трех частей: адрес, указывающий путь к файлу; дополнительный адрес, указывающий положение фрагмента внутри файла или страницы текста; отображаемый текст. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов.
Мастер подстановок. При выборе этого типа имеется возможность создать фиксированный список значений, которые могут принимать данные, заносимые в ячейки поля.
После установления имени и типа данных следует поместить курсор в соответствующую строку блока Описание и ввести комментарий, позволяющий пользователю правильно вводить информацию при заполнении таблицы.
Мы рекомендуем обязательно вводить комментарий, особенно для тех случаев, когда в обозначении имени или подписи поля содержится недостаточно информации для правильного ввода данных.
После ввода комментария необходимо перейти к блоку Свойства поля, разделу Общие и задать полю необходимые свойства. В Конструкторе таблиц каждому ролю в зависимости от типа данных автоматически (по умолчанию) задается определенный набор свойств. Конструируя таблицу, эти свойства можно изменять в соответствии с конкретными требованиями к данным.
В таблице 1.2 перечислены характеристики свойств полей, задаваемые в информационном блоке Свойства поля, Общие.
Таблица 1.2 – Характеристики свойств полей таблиц БД
| Свойство поля | Характеристика |
| Размер поля | Устанавливает максимальный размер данных, вводимых в ячейки данного поля. Размер данных текстовых (символьных) полей не может превышать 255 знаков. Для числовых полей размер водимых данных устанавливается автоматически в зависимости от типа числа: байт – целые числа от 0 до 255 – 1 байт; целое – целые числа от -32 768 до +32 767 – 2 байт; длинное – целые числа от -2 147483 648 до +2 147483 648; целое с плавающей точкой с точностью до шести знаков – числа от -3,4 х 1038 до +3,4 х 1038 – 4 байт; целое с плавающей точкой с точностью до восьми знаков — числа от -1,797 х 10 308 до +1,797 х 10 308 -8 байт |
| Формат поля | Для полей типа Текстовый и MEMO можно задавать формат ввода данных, в соответствии с которым данные будут выводиться на экран дисплея. Для полей типов Числовой, Денежный могут быть выбраны следующие форматы: стандартный – формат, устанавливаемый по умолчанию (отсутствуют разделители тысяч, знаки валют, число десятичных знаков соответствует точности числа); денежный – устанавливается два знака после запятой и выводится символ валюты; фиксированный – как минимум, один знак до запятой и два знака после запятой; с разделителями тысяч – два знака после запятой и разделитель тысяч; процентный – в конце числа выводится знак процента; экспоненциальный – числа выводятся в экспоненциальном виде (например, 1.10 ´ 103). Для полей типа Дата/Время существуют следующие форматы: полный формат даты – устанавливается по умолчанию и имеет, например, следующий вид: 15.04.97.05:30:10 РМ; длинный формат даты, например: Пятница, 13 апреля 1997; средний формат даты, например: 13-апр-97; краткий формат даты, например: 13.04.97; длинный формат времени, например: 14:33:10; средний формат времени, например: 14:33 РМ; краткий формат времени, например: 14:33. Для полей логического типа могут применяться следующие форматы: Да/Нет; Истина/Ложь; Вкл/Выкл |
| Число десятичных знаков (точность поля) | Задается для полей типов Числовой и Денежный. Число знаков – от 0 до 15 |
| Маска ввода | Маска устанавливает шаблон для ввода данных в поля типов Текстовый, Числовой, Денежный, Дата/Время. Маска ввода для полей типа Дата/Время соответствует выбранному формату |
| Подпись поля | Предназначена для более описательного названия поля, которое будет вводиться в заголовки («шапки») таблиц и другие элементы форм, отчетов. Если подпись поля не вводится, то в соответствующих элементах таблиц, форм и отчетов будут вводится имена полей |
| Условие на значение | Устанавливает ограничения на значения вводимых данных. Например, задание условия «<100» для числового поля означает, что в это поле нельзя вводить данные более 100. Условие вида «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск» означает, что вводимые названия городов должны быть только Москва, или Вологда, или.Новосибирск. Условия на значение вводимых данных задаются выражениями, состоящими из операторов сравнения, и значениями, которые используются для сравнения. При задании условий применяются известные операторы: < (меньше); <= (меньше или равно); > (больше); >= (больше или равно) При задании условий применяются известные операторы: = (равно); < > (не равно). В выражениях могут применяться логические операторы: OR (или), AND (и), а также операторы сравнения: BETWEEN, IN, LIKE: BETWEEN – проверяет, что введенное значение поля находится внутри заданного диапазона. Верхняя и нижняя границы диапазона разделяются логическим оператором AND. Например, выражение BETWEEN 20 AND 45 означает, что вводимое значение должно находиться в интервале от 20 до 45. Это выражение также может быть записано в виде: >50 AND < 100; IN – проверяет равенство введенного значения поля любому значению из заданного списка. Например, IN («Москва», «Вологда», «Новосибирск») означает, что это выражение соответствует также выражению «Москва» OR «Вологда» OR «Новосибирск»; LIKE – проверяет соответствие полей Текстовый или Мемо заданному шаблону символов. Например, выражение LIKE «Тех*» означает, что вводимая строка символов должна начинаться с символов «Тех» |
| Сообщение об ошибке | Текст, который будет выводиться на экран при несоответствии заданным условиям значений вводимых данных |
| Обязательное поле | Если поле выбрано обязательным, то это значит, что при заполнении таблицы в ячейки этого поля данные должны вводиться обязательно |
| Пустые строки | Разрешение на ввод пустых строк для полей Текстовый и Мемо |
| Индексированное поле | Рекомендуется устанавливать это значение для полей, по значениям которых предполагается осуществлять поиск данных в таблицах. Задание индекса значительно ускоряет поиск данных |
На рисунке 1.4 показан пример заполнения свойств полей таблицы.
Рисунок 1.4 — Пример заполнения свойств полей таблицы
После описания характеристик (свойств) всех полей таблицы конструктор закрывают; при этом открываются диалоговые окна, в которых предлагается задать имя таблицы и установить ключевые поля, если они не были заданы.
При задании имени таблицы необходимо учесть следующие рекомендации:
• имя поля должно отражать содержание данных в таблице (класс объектов);
• в имени таблицы не должно быть знаков препинания, скобок, восклицательных знаков;
• имя таблицы не должно начинаться с пробела;
• в одном файле БД не должно быть таблиц с одинаковыми именами.
Ключевые поля устанавливаются в тех случаях, когда данные таблицы БД должны быть связаны с данными других таблиц. Ключевое поле должно однозначно определять каждую запись в таблице. Значения данных ключевого поля не повторяются (не должны повторяться). Ключевым может быть любое поле таблицы, если значения данных этого поля могут однозначно определить всю запись. Если запись нельзя однозначно определить по значению данных одного поля, то устанавливают несколько ключевых полей. В качестве ключевого поля можно выбрать поле типа Счетчик, которое однозначно определяет каждую запись таблицы. Ключевое поле создается при описании свойств полей в Конструкторе таблиц. Для этого необходимо выделить необходимое поле и на панели инструментов щелкнуть по соответствующей кнопке.
Сделаем несколько замечаний по технологии разработки таблиц. Технология работы в Конструкторе таблиц полностью аналогична работе с таблицами в текстовом редакторе Word.
При создании нескольких таблиц, содержащих одинаковые характеристики объектов, следует применять технологию копирования данных. Для этого необходимо:
1) открыть созданную ранее таблицу в режиме Конструктор;
2) выделить поле, которое повторяется в другой таблице;
3) скопировать выделенное поле (со всеми его свойствами) в буфер обмена;
4) при конструировании другой таблицы вставить из буфера обмена характеристики поля в соответствующую строку Конструктора таблиц.
После того как структуры таблиц БД созданы, необходимо установить логические связи между таблицами.
Установление связей между таблицами
Установление связей между таблицами необходимо для обеспечения целостности данных. Целостность данных гарантирует защиту информации от случайных изменений в связанных таблицах. В связанных таблицах одна таблица является главной, а вторая – подчиненной. Главная таблица должна обязательно содержать ключевое поле. Подчиненная таблица должна содержать аналогичное поле, которое не является ключевым.
Для установления связей между таблицами необходимо выполнить следующие действия.
• на панели инструментов окна базы данных активизировать команду (значок) Схема данных;
• в открывшееся окно построителя схемы данных ввести главную и подчиненные таблицы (рисунок 1.5);
• связать таблицы по одинаковому полю (рисунок 1.6) .
В процессе создания связи включен параметр Обеспечение целостности данных. При этом параметре не допускается произвольное удаление или изменение записей в главной таблице. Если установить (включить) параметры связи между таблицами Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей, то при любых изменениях данных в главной таблице произойдет автоматическое изменение связанных данных в подчиненной таблице.
Рисунок 1.5 – Окно построителя схемы данных
Рисунок 1.6 – Пример установления связи «один ко многим»
На рисунке 1.7 показан пример схемы связи базы данных «Учебный процесс».
Рисунок 1.7 – Схема связи базы данных «Учебный процесс»
После того как состав таблиц базы данных установлен, структура каждой таблицы разработана, определены и установлены связи между таблицами, приступают к заполнению таблиц данными.
Технология ввода данных в таблицы производится двумя способами:
• непосредственным вводом данных в ячейки таблицы;
• организацией ввода данных через формы.
При выборе первого способа ввода данных необходимо руководствоваться:
• уменьшением вероятности ошибок оператора;
• удобством организации самого процесса ввода данных.
Если таблица базы данных имеет небольшое число полей, которые размещаются на экране монитора, и не связана с другими таблицами, а также если вы создаете некоммерческую систему, то для ввода данных можно не создавать соответствующей формы.
В остальных случаях рекомендуется разработка формы для ввода данных в таблицы.